Planejamento de Fluxos de Trabalho no Office

SharePoint Server 2007

Microsoft Corporation

Resumo
Um fluxo de trabalho é um recurso do Microsoft Office SharePoint Server 2007 que move
documentos ou itens de uma lista por meio de uma seqüência específica de ações ou tarefas
relacionadas a um processo de negócios. Os fluxos de trabalho podem ser usados para gerenciar
processos comuns de negócios, como revisão ou aprovação de documentos.
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Traduzido por Francisco Baddini, Junho de 2007

Índice
Introdução .................................................................................................... 4
O que são fluxos de trabalho? ......................................................................... 4
Sobre os processos de negócios ................................................................... 4
Fluxos de Trabalho no Office SharePoint Server 2007...................................... 4
Planejamento de fluxos de trabalho: Próximas etapas ........................................ 7
Planejamento de fluxos de trabalho: Próximas etapas ..................................... 7
Introdução
Um fluxo de trabalho é um recurso do Microsoft Office SharePoint Server 2007 que move
documentos ou itens de uma lista por meio de uma seqüência específica de ações ou tarefas
relacionadas a um processo de negócios. Os fluxos de trabalho podem ser usados para gerenciar
processos comuns de negócios, como revisão ou aprovação de documentos.

O que são fluxos de trabalho?

Sobre os processos de negócios
Muitos dos trabalhos em uma empresa são realizados usando processos de negócios que
dependem do fluxo de informações ou documentos. Esses processos de negócios requerem a
participação ativa dos profissionais da informação para concluir tarefas que contribuem para as
decisões ou resultados de seu grupo de trabalho. No Microsoft Office SharePoint Server 2007, tais
processos de negócios são implementados e gerenciados através de fluxos de trabalho.
Alguns exemplos de processos de negócios que podem ser facilitados pelos fluxos de trabalho:
• Aprovação de contratos Orientação sobre um contrato proposto entre os membros de uma
organização, que devem aprová-lo ou rejeitá-lo.
• Relatórios de despesas Gerenciamento da apresentação de um relatório de despesas e seus
respectivos recibos, análise do relatório, aprovação e reembolso ao solicitante.
• Suporte técnico Orientação sobre o progresso de uma ocorrência de suporte técnico, desde
sua abertura pelo cliente, até ser examinada por um engenheiro de suporte, encaminhada aos
especialistas técnicos, solucionada e adicionada a uma base de conhecimento.
• Entrevistas Gerenciamento do processo de entrevista de candidatos a emprego. Inclui
planejamento e acompanhamento das entrevistas, coleta do feedback das entrevistas à medida
que ele se acumula, disponibilidade do feedback aos entrevistadores seguintes e facilidade para
a decisão de contratar ou não contratar.
• Publicação de conteúdo Gerenciamento da aprovação da publicação de conteúdo em um
site da empresa na Internet.
Um dos problemas enfrentados por muitos departamentos de TI quando implementam processos
de negócios que requerem a participação dos profissionais da informação é que tais processos não
se integram à maneira como as pessoas realmente trabalham. Para que um processo de negócios
seja eficaz, ele deve ser integrado às ferramentas e aplicações familiares, do dia-a-dia, usadas no
local de trabalho, de forma que se torne parte da rotina diária dos profissionais da informação. No
local de trabalho eletrônico, isso inclui a integração com e-mails, calendários, listas de tarefas,
sites de colaboração e aplicativos de clientes como o Microsoft Office Outlook 2007 e o Word 2007.
Essa é a abordagem implementada nos fluxos de trabalho baseados no Office SharePoint Server
2007.

Fluxos de Trabalho no Office SharePoint Server 2007

O Office SharePoint Server 2007 inclui os seguintes fluxos de trabalho padrão que abrangem as
necessidades básicas dos negócios:
• Coleta de Feedback Envia um documento para revisão. O criador escolhe os revisores, envia
instruções e verifica o progresso do fluxo de trabalho. Os revisores recebem uma notificação
por e-mail e uma atribuição para uma tarefa com um link para o documento a ser revisado. De
forma opcional, os participantes podem delegar suas tarefas ou recusá-las completamente.
• Aprovação Envia um documento para aprovação. A aprovação é, com freqüência, um pré-
requisito para outra tarefa de gerenciamento de documentos, como a publicação de um
documento em um site ou a apresentação de uma proposta de negócios a um cliente. Como no
fluxo de trabalho de Coleta de Feedback, os criadores escolhem os aprovadores, enviam
instruções e monitoram o status do fluxo de trabalho. Por padrão, a Aprovação é um fluxo de
trabalho seqüencial – a ordem em que os aprovadores visualizam o documento é especificada
pelo criador. (Em contraste, a Coleta de Feedback é um fluxo de trabalho paralelo – os
revisores podem fornecer feedback em qualquer ordem.)
• Aprovação de Disposição Permite aos participantes aprovar a disposição de documentos
expirados.
• Coleta de Assinaturas Encaminha um documento ao conjunto de participantes que devem
assinar aquele documento.
• Tradução Gerencia a tradução de um documento para uma ou mais línguas. Esse fluxo de
trabalho cria documentos com espaço reservado e monitora as tarefas de tradução para cada
língua do documento de origem. Se houver mudanças no documento de origem, o fluxo de
trabalho atribui tarefas para atualizar as versões traduzidas.
• Monitoramento de Problemas Encaminha um problema aos membros da equipe para
resolução.
• Aprovação de Documentos do Extremo Oriente Encaminha um documento para
aprovação usando carimbos de assinatura digital e um processo consensual orientado a grupos.
Esse fluxo de trabalho está disponível somente em versões e pacotes de línguas do Extremo
Oriente.
No Office SharePoint Server 2007, os criadores de sites podem associar os fluxos de trabalho a
bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo, para que os fluxos de trabalho possam executar
documentos ou itens de uma lista. O progresso de um fluxo de trabalho é gravado numa lista de
histórico do fluxo de trabalho, e as tarefas são atribuídas aos participantes por meio de uma lista
de tarefas.
À medida que se tornam parte da rotina diária dos profissionais da informação, os fluxos de
trabalho estão estreitamente integrados ao Office SharePoint Server 2007 e ao sistema Microsoft
Office 2007, permitindo que os profissionais da informação participem facilmente deles. As
seguintes tarefas podem ser executadas através da interface baseada na Web do Office SharePoint
Server 2007 ou dos programas clientes do Office 2007:
• Visualizar os fluxos de trabalho disponíveis para executar um documento ou item de uma lista.
• Iniciar um fluxo de trabalho.
• Visualizar e iniciar uma tarefa do fluxo de trabalho.
• Concluir uma tarefa do fluxo de trabalho e preencher o formulário de conclusão da tarefa.
Os fluxos de trabalho no Office SharePoint Server 2007 são construídos no componente Windows
Workflow Foundation do Microsoft Windows, e os desenvolvedores de software podem criar fluxos de
trabalho personalizados com o Windows Workflow Foundation Designer no Microsoft Visual
Studio 2005. Depois que um fluxo de trabalho construído no componente Windows Workflow
Foundation do Microsoft Windows é instalado e ativado pelo administrador, os usuários podem
associá-lo a uma ou mais bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo.
Os usuários também podem criar fluxos de trabalho personalizados com o Microsoft Office
SharePoint Designer 2007. Cada fluxo de trabalho criado com o Office SharePoint Designer 2007
pode ser associado a uma única biblioteca ou lista. Com o Microsoft Visual Studio 2005, você pode
criar ações de fluxos de trabalho personalizadas, que podem ser disponibilizadas no Office
SharePoint Designer 2007. O Office SharePoint Designer 2007 inclui um ambiente de projeto
visual de fluxo de trabalho e um conjunto de ações que podem ser adicionadas aos fluxos de
trabalho pelos usuários, sem a necessidade de escrever o código de origem, incluindo:
• Configurar a lista de metadados
• Criar, copiar, excluir ou alterar itens de uma lista (inclusive documentos)
• Fazer check-in ou check-out de itens
• Dar pausa, iniciar ou interromper o fluxo de trabalho
• Enviar mensagens de e-mail
• Configurar o status de moderação de um item
• Configurar os metadados de um item
• Atribuir tarefas
Planejamento de fluxos de trabalho: Próximas etapas
Utilize os links abaixo para tópicos que irão ajudá-lo em seu planejamento de fluxos de trabalho.

Planejamento de fluxos de trabalho: Próximas etapas

Para continuar o planejamento de fluxos de trabalho no contexto de gerenciamento de
documentos, formulários ou publicação, consulte um dos seguintes tópicos (em inglês):
• Planejamento de fluxos de trabalho para gerenciamento de documentos
http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/34bc3a16-91f6-4c62-ae09-
821cb941552d1033.mspx
• Planejamento de fluxos de trabalho para modelos de formulários
http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/76b6409f-d38b-438c-af0a-
d8d0a6da95681033.mspx
• Planejamento para programação e aprovação de conteúdo
http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/b43e9421-66b8-4cfc-ba06-
f772ae7420e81033.mspx