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Noções Básicas de Gestão de Arquivos para A UFFS1
Noções Básicas de Gestão de Arquivos para A UFFS1
NOÇÕES BÁSICAS DE
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
(MINUTA)
APRESENTAÇÃO
Estas orientações são direcionadas aos Servidores da UFFS que tenham como instrumento
de trabalho os documentos, que atualmente servem à administração, e que irão constituir a história
da Instituição, retratando sua fundação, suas atividades e seu contínuo desenvolvimento.
Arquivistas da UFFS.
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ÍNDICE:
Arquivo: conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades,
Arquivo Central: unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos
Arquivo corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para
se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são
Arquivo intermediário: conjunto de documentos originário de arquivos correntes com uso pouco
Avaliação de documentos: processo de análise que permite a identificação dos valores dos
Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos da produção à guarda
permanente ou eliminação.
Classificação: analisa, identifica e codifica o conteúdo dos documentos em fase corrente, de acordo
com as diferentes funções e atividades da instituição, com o objetivo de facilitar a sua captura,
Código: conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, normalmente letras e/ou
Comissões Setoriais de Arquivos das Unidades (CSAU): propõe à CPAD prazos de guarda dos
documentos em função dos valores que apresentem para fins administrativos, legais, fiscais,
nas Unidades.
permanente.
recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, e que
Documento semi-ativo ou intermediário: cuja ação foi encerrada, mas ainda serve ao órgão que o
produziu.
Documento sigiloso: documento que requer medidas especiais de acesso, podendo ser classificado
como ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado, de acordo com o grau de proteção que exige.
de devoluções.
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
previstos em lei.
Série documental: conjunto de documentos de tipo semelhante produzido pelo mesmo órgão, em
pública ou privada que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas
documental público.
Suporte: material sobre o qual as informações são registradas (disco ótico, filme, fita magnética,
Termo de eliminação: reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido
arquivo.
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2 O que é Documento?
minuta, rascunho.
3.3 Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como
foi confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha,
rolo, tira de microfilme, mapa.
3.4 Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza
das informações nele contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado,
requerimento, organograma.
3.5 Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado
na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas);
iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides); textual (de forma geral documentos
escritos/impressos); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (CD-
ROM, DVD, Disco Rígido, etc)
3.6 Tipo de documento: é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a
atividade que a gerou. Exemplos: ata de posse; boletim de notas e frequência de alunos, regimento
de departamento, solicitação de impressos, edital de monitoria, prontuário médico, nota fiscal de
compras.
4 Natureza do Assunto
Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a
instituição, podendo ser de domínio público.
Consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu conteúdo, devam ser de
conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e
divulgação.
O Decreto nº 2.134, de 24 de janeiro de 1997, regulamenta o artigo 23 da Lei nº 8.159 de 08
de janeiro de 1991, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a
eles, e dá outras providências.
Os assuntos sigilosos são classificados de acordo com os seguintes graus: ultra-secreto,
secreto, confidencial e reservado.
O Decreto nº 2.910, de 29 de dezembro de 1998, estabelece normas para a salvaguarda de
documentos, de materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa e dá
outras providências.
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5 O que é Arquivo?
Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são
reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
privadas.
Os conjuntos de atas de reuniões de uma Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de
atividades, mais os dossiês de alunos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem o arquivo
de uma unidade, por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.
Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável
pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.
6 Fundo de Arquivo
É o acervo arquivístico produzido, recebido e acumulado em processo natural, cujo
crescimento se efetua no exercício das atividades de uma mesma instituição, entidade ou pessoa.
O Fundo reúne documentos produzidos e/ou recebidos por entidades físicas ou jurídicas,
necessários a sua criação, funcionamento e exercício das atividades. Não são coleções.
Coleções são reuniões de materiais com fins artísticos, científicos, de entretenimento, ou
qualquer outro que não o fim administrativo. Exemplo:
Arquivo - É o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no
exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.
Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em
que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída
de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação,
diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição
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Os documentos que fazem parte de um mesmo Fundo possuem relação orgânica entre si, não
podendo ser separados.
7.1 Arquivo Corrente – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de
documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que
se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito
usados pela administração.
7.2 Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semi - Ativo. São
Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
Apresentam pequena frequência de uso pela administração.
7.3 Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os
conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é
público.
8 Gestão de Documentos
O Arquivo Nacional, conceitua a Gestão de Documentos como o “conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”.
A Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados foi quem consagrou o termo “Gestão de Documentos”, no seu artigo terceiro.
8.1.1 PRODUÇÃO – ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão
ou setor;
8.1.2 UTILIZAÇÃO – fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua
função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
8.1.3 DESTINAÇÃO – envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão
preservados permanentemente.
10 Fluxo Documental
Os Arquivos Correntes respondem, muitas vezes, pelas atividades de: recebimento, registro,
distribuição, movimentação e expedição.
Nas organizações, há um setor encarregado de receber, registrar, distribuir e tramitar
documentos, chamado PROTOCOLO.
10.1 Protocolo
É o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da
tramitação e expedição de documentos, com a função de controlar a documentação e informar,
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Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são
divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos
numéricos, seguindo-se o método decimal. Assim, tomando-se como exemplo a classe 000,
teremos:
12 Ordenação de Documentos
12.1.1 Método Alfabético: método através do qual as unidades de arquivamento trazem por título
ou entrada NOME DE PESSOAS, ENTIDADES, LUGARES ou ASSUNTOS.
As pastas, fichas ou documentos, são dispostos em rigorosa ordem alfabética, respeitando as
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12.1.2 Método Geográfico: método pelo qual as unidades de arquivamento são ordenadas de
acordo com as unidades territoriais (PAÍSES, ESTADOS, CIDADES, DISTRITOS, BAIRROS E
OUTRAS), podendo tomar por base as divisões espaciais maiores ou menores.
É um método de sistema direto, sendo preferido quando o principal elemento a ser
considerado é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
ATENÇÃO: As pastas devem apresentar sempre os nomes dos estados em segundo lugar, pois há
cidades com mesmo nome em diferentes estados.
Ex.: ITABAIANA – Paraíba
ITABAIANA – Sergipe
12.1.3 Método Numérico: Quando o principal elemento a ser considerado é o NÚMERO, podemos
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12.1.4 Método por Assunto: método através do qual as unidades de arquivamento são dispostas de
acordo com os temas ou assuntos a que se referem. Os métodos por assunto são: alfabético e
numérico.
Neste estudo daremos maior ênfase ao Método por assunto alfabético.
Exemplo: APOSENTADORIAS
FÉRIAS
LICENÇAS
LICITAÇÕES
PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS
b) Método por assunto alfabético enciclopédico: Os assuntos são agrupados sob títulos
gerais e dispostos alfabeticamente, obedecendo à hierarquia dos mesmos.
Exemplo: PESSOAL
aposentadorias
férias
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licenças
gestante
gala
luto
saúde
3 – Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes
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Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se: Vieira, J
Vieira, Jonas
Vieira, José
5 – Os artigos e preposições tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver
também regra nº 9).
6 – Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são
considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação
alfabética.
elemento de distinção.
7 – Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre
parênteses.
8 – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
9 – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é
considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiúscula.
O’Brien, Gordon
Exemplo: Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Ben-Hur
Li Yutang
Exemplo: Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getúlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
13 Avaliação Documental
Atividade essencial do ciclo vital dos documentos, pois define quais documentos serão
preservados para fins administrativos ou de pesquisa e quando poderão ser eliminados, transferidos
ou recolhidos, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os
gerou. Tendo como objetivo determinar qual documentação será de guarda permanente e qual será
de guarda temporária.
até o nível de seção, para identificar as classes documentais geradas no exercício de suas
competências. Conhecer atividades e os documentos resultantes, o fluxo e o arquivamento,
identificar a frequência de uso e os valores dos documentos.
- Definição de prazos de guarda para o arquivamento corrente e intermediário dos
documentos e sua destinação final, considerando os critérios utilizados no processo de
avaliação: identificação dos valores e uso dos documentos de acordo com os quais os
mesmos devem ser preservados (fase de construção da tabela de temporalidade);
- Documentar o processo de avaliação: atas (registrar reuniões em cada unidade e da
Comissão Permanente de Avaliação), normas, Tabela de Temporalidade de Documentos
(resultado do processo) e demais documentos que testemunhem o processo e permitem sua
aplicação;
- Apreciação, aprovação e publicação da Tabela de Temporalidade de Documentos:
Comissão de Avaliação de Documentos e demais órgãos competentes.
- Em órgãos públicos, a T.T.D. deve ser aprovada pela instituição arquivística pública em sua
esfera de competência, de acordo com a legislação vigente no país, devendo ser publicada
em diário oficial;
- Aplicação da Tabela de Temporalidade: registrar todas as atividades referentes à aplicação
da T.T.D nos devidos instrumentos.
{administrativo
PRIMÁRIOS {jurídico
(imediato) {fiscal
É o valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade
produtora e acumuladora, levando-se em conta sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais.
Os documentos de valor primário são aqueles que os órgãos precisam para cumprir suas
funções e devem conservar-se nos arquivos correntes e intermediários enquanto possuem este valor.
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É necessário saber:
- Se o ato jurídico específico a que se refere os documentos já se concretizaram;
- Se a prova já atingiu seu objetivo principal;
- Se os direitos do órgão foram devidamente resguardados;
- Se os direitos de qualquer cidadão foram devidamente protegidos;
- Se o documento existe em algum outro lugar, isto é, trata-se de duplicata.
* Se as respostas forem SIM, o valor está esgotado.
ou fiscais. Está ligado a operações financeiras, comprovação de receita e despesa (notas, recibos,
faturas).
Perdem este valor quando:
- A transação financeira específica já foi concluída?
- O objetivo pelos quais os documentos foram criados já foi atingido?
- Os direitos de qualquer cidadão envolvido com a operação foram protegidos?
- Pode-se encontrar esses mesmos documentos em outro lugar, em forma de duplicata?
* Se as respostas forem SIM, o valor está esgotado.
É o valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os
quais foi originalmente produzido. Refere-se ao uso dos documentos para outros fins que não
aqueles para os quais foram criados. Interessa aos investigadores de informação do passado ou
retrospectiva. É o valor que aflora ou aparece uma vez esgotado o valor primário, porque com
frequência coexistem.
É a finalidade do documento baseada na sua utilidade de segunda ordem, ligado à
informação e ao testemunho que proporciona o documento em relação à pessoa ou organismo que
criou ou recebeu, por um lado, e em relação à sociedade em geral por outro.
13.2.2.1 Valor Histórico Probatório: inerente aos documentos decorrentes da prova que contém da
organização e funções do órgão.
Os documentos de valor probatório devem ser conservados sem considerar se há uso
específico imediato ou remoto dos mesmos. Pois evidenciam a origem, o desenvolvimento e
desaparecimento dos órgãos.
13.2.2.2 Valor Histórico Informativo: inerente aos documentos devido à informação que contém.
Relacionam-se a pessoas (físicas ou jurídicas), coisas (lugares, edifícios, objetos, bens materiais) ou
fenômenos (o que aconteceu às pessoas, lugares ou coisas). Estes derivam da informação contida
nos documentos que dizem respeito a determinado órgão. Neste caso não são consideradas as
origens e atividades do órgão e sim a informação que contém.
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São aqueles de interesse passageiro, de trato e efeito imediato, isto é, sem valor
administrativo, fiscal, jurídico ou histórico, não constituindo, portanto, potencial de informação.
Incluem-se neste grupo:
de peças de processos.
14 Conservação de Documentos
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo / Ieda Pimenta Bernardes. −
São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. 89 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer ; v. 1)
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro. FGV, 2004