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Melhorar as organizações
públicas através da auto-avaliação
CAF 2006
CAF 2006
EDIÇÃO PORTUGUESA
Impressão: Notiforma
ISBN: 978-972-9120-73-2
Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Critérios de Meios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Critério 1: Liderança . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Critério 2: Planeamento e Estratégia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Critério 3: Pessoas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Critério 4: Parcerias e Recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Critério 5: Processos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Critérios de Resultados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Critério 6: Resultados orientados para os Cidadãos/Clientes . . . . 30
Critério 7: Resultados relativos às Pessoas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Critério 8: Impacto na Sociedade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Critério 9: Resultados do Desempenho-Chave . . . . . . . . . . . . . . 35
Sistema de Pontuação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Linhas de Orientação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Bench learning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Glossário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
INTRODUÇÃO A versão piloto da CAF foi apresentada em
Maio de 2000 e em 2002 foi apresentada a
primeira versão revista. O Centro de Recur-
Definição
sos CAF (CAF Resource Centre ou CRC) – foi
A Estrutura Comum de Avaliação (Common criado no Instituto Europeu de Adminis-
Assessment Framework ou CAF) é uma fer- tração Pública (European Institute of Public
ramenta da Gestão da Qualidade Total Administration ou EIPA), em Maastricht, de
inspirada no Modelo de Excelência da Fun- acordo com uma decisão dos Directores-
dação Europeia para a Gestão da Quali- -Gerais responsáveis pela AP. Numa decla-
dade (European Foundation for Quality ração estratégica o EIPA especificou qual o
Management ou EFQM) e no modelo da papel que pretende para o Centro Europeu
Speyer, Universidade Alemã de Ciências de Recursos CAF e quais os objectivos que
Administrativas. tem a este respeito.
A CAF baseia-se na premissa de que as Em conjunto com a rede dos correspon-
organizações atingem resultados exce- dentes nacionais da CAF, e com a colabo-
lentes ao nível do desempenho, bem como ração da EFQM e da Universidade de Spey-
na perspectiva dos cidadãos / clientes, cola- er, o Centro de Recursos CAF acompanhou
boradores e sociedade quando têm lide- a implementação do modelo de várias for-
ranças que conduzem a estratégia, o planea- mas e avaliou a sua utilização.
mento, as pessoas, as parcerias, os recursos Entre 2000 e 2005, cerca de 900 serviços
e os processos, pelo que este modelo ana- públicos europeus utilizaram a CAF para
lisa a organização simultaneamente por dife- melhorar o seu desempenho. De igual
rentes ângulos, promovendo uma análise modo, fora da Europa, existe muito inte-
holística do desempenho da organização. resse em utilizar esta ferramenta, desig-
nadamente na China, Médio Oriente, Re-
Origem e evolução
pública Dominicana e Brasil. Mais de 300
A Estrutura Comum de Avaliação resultou utilizadores da CAF reuniram-se no 1.º e 2.º
da cooperação desenvolvida entre os Mi- Evento Europeu da CAF, em Roma, em
nistros da União Europeia (UE) responsáveis 2003 e no Luxemburgo em 2005. Os dois
pela Administração Pública (AP). Foi desen- estudos realizados pelo EIPA no contexto
volvida em conjunto sob a égide do Grupo destes eventos, proporcionam informações
dos Serviços Públicos Inovadores (Innova- detalhadas acerca do uso da CAF na Europa
tive Public Service Group ou IPSG), um tendo inspirado a revisão feita para a CAF
grupo de trabalho de peritos nacionais cria- 2006.
do pelos Directores-Gerais com o objectivo Está em curso, no EIPA, o desenvolvimento
de promover permutas e cooperação onde e aperfeiçoamento de uma base de dados
existam formas de governação e de presta- sobre os casos de aplicação da CAF, de
ção de serviços públicos modernas e ino- modo a poder admitir a integração das
vadoras nos Estados-membros da UE. boas práticas existentes nas administrações
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públicas de toda a Europa e, possivel- pela utilização de técnicas de gestão da
mente, até de fora da Europa. Em breve, qualidade. Baseia-se numa estrutura de
será disponibilizada para a comunidade auto-avaliação conceptualmente seme-
CAF uma ferramenta electrónica da CAF. O lhante aos principais modelos de Gestão da
portal da Internet dedicado à CAF contém Qualidade Total (TQM), particularmente o
toda a informação disponível sobre o mo- da EFQM, embora tenha sido especial-
delo CAF a nível europeu. A versão CAF mente concebida para as organizações do
2002 encontra-se actualmente traduzida sector público, tendo em conta as suas
em 19 idiomas. Também a nível nacional especificidades.
muitos países desenvolveram estruturas de
O modelo CAF tem quatro objectivos prin-
apoio incluindo cursos de formação, ferra-
cipais:
mentas electrónicas, brochuras, eventos
para os utilizadores da CAF e base de dados 1. Introduzir na Administração Pública os
CAF. Todas estas actividades asseguram a princípios da Gestão da Qualidade To-
todos os actores envolvidos neste projecto tal (Total Quality Management / TQM)
que o objectivo de 2000 registos de apli- e orientá-la progressivamente, através
cação da CAF em 2010 — estabelecido da utilização e compreensão da auto-
pela Presidência do Reino Unido — será -avaliação, da actual sequência de
alcançado. actividades «Planear-Executar» para
um ciclo completo e desenvolvido
Os Ministros responsáveis pela Adminis- «PDCA» – Planear (fase de projecto);
tração Pública na UE expressaram, a 8 de Executar (fase da execução); Rever
Junho de 2005, no final da Presidência do (fase da avaliação) e Ajustar (fase da
Luxemburgo, o seu apreço pela proveitosa acção, adaptação e correcção);
troca de ideias, experiências e boas /me-
2. Facilitar a auto-avaliação das organi-
lhores práticas entre as Administrações
zações públicas com o objectivo de
Públicas dos Estados-membros da UE no
obter um diagnóstico e um plano de
seio da Rede Europeia de Administração
acções de melhoria;
Pública (European Public Administration
Network ou EPAN) e pelo desenvolvimento 3. Servir de ponte entre os vários mode-
e uso de ferramentas como a Estrutura los utilizados na gestão da qualidade;
Comum de Avaliação. Os Ministros solici- 4. Facilitar o «bench learning» entre orga-
taram uma integração mais estreita da nizações do sector público.
abordagem à Qualidade com a Agenda de Para tal, foram criados vários suportes apre-
Lisboa. A revisão da CAF 2006 teve em con- sentados ao longo desta brochura: uma
sideração este pedido. estrutura composta por 9 critérios, 28 sub-
critérios com listas de exemplos; painéis de
Fundamentos e principal
avaliação para os critérios de meios e de
finalidade
resultados; linhas de orientação para a
A CAF foi criada como uma ferramenta fácil auto-avaliação, planos de melhoria e pro-
de utilizar para ajudar as organizações jectos de bench learning e, finalmente, um
públicas da UE a melhorar o desempenho glossário.
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Organizações destinatárias Os exemplos apresentados e o proces-
so de auto-avaliação, tal como descrito nas
A CAF foi concebida para ser utilizada em
linhas de orientação, são flexíveis; recomen-
todos os sectores da Administração Pública e da-se, porém, ter em conta os princípios
para ser aplicada em organizações públicas fundamentais das linhas de orientação.
de nível nacional/federal, regional ou local.
Os critérios 1 a 5 dizem respeito aos meios
Pode, também, ser utilizada em diversas cir-
próprios de uma organização e determi-
cunstâncias, nomeadamente como parte de
nam o que a organização faz e como rea-
um programa de reforma sistemático, ou
liza as suas actividades para alcançar os
como forma de alcançar melhorias num
resultados desejados.
serviço público específico. Em alguns casos, e
especialmente em organizações de grande Nos critérios 6 a 9, os resultados alcança-
dimensão, a auto-avaliação pode, ainda, ser dos ao nível dos cidadãos/clientes, pessoas,
realizada numa parte da organização, como sociedade e desempenho-chave são avalia-
por exemplo numa determinada divisão ou dos através de medidas de percepção e
departamento seleccionado para o efeito. indicadores internos.
Cada critério está decomposto num con-
Flexibilidade da ferramenta junto de subcritérios (28) que identificam
Sendo a CAF uma ferramenta modelo, as principais questões a considerar aquan-
recomenda-se o seu uso de forma flexível, do da avaliação de uma organização. Estes,
mas respeitando obrigatoriamente os seus por sua vez, são ilustrados com exemplos
elementos básicos: que descrevem o conteúdo dos mesmos e
sugerem possíveis áreas de abordagem
• Os 9 critérios;
tendo em vista explorar a forma como a
• Os 28 subcritérios; gestão das organizações responde às
• O sistema de pontuação. exigências expressas nos subcritérios.
Estrutura da CAF
MEIOS RESULTADOS
Resultados
Pessoas relativos
às Pessoas
Resultados
Planeamento Resultados do
orientados
Liderança e Processos para os Desempenho-
Estratégia Cidadãos/clientes -chave
Parcerias
Impacto
e
na Sociedade
Recursos
APRENDIZAGEM E INOVAÇÃO
A estrutura com as nove caixas identifica os principais aspectos a ter em conta numa
análise organizacional.
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Principais características tados, focalização no cliente, liderança e
constância de objectivos, gestão por
A utilização da CAF proporciona à organi-
processos e factos, envolvimento de pes-
zação uma poderosa ferramenta de traba-
soas, melhoria contínua e inovação, parce-
lho para iniciar um processo de melhoria
rias com benefícios mútuos e responsabili-
contínua.
dade social corporativa, e visa melhorar o
A utilização da CAF: desempenho das organizações públicas
• Permite uma avaliação baseada em com base nestes conceitos.
evidências através de um conjunto de A gestão pública e a qualidade no sector
critérios amplamente aceites no sector público apresentam um conjunto de condi-
público dos países europeus; ções especiais se comparadas com o sector
• Cria oportunidades para identificar o privado. As organizações públicas pressu-
progresso e os níveis de realização põem pré-condições básicas, comuns à
alcançados; nossa cultura política, social e administra-
• Constitui um meio para alcançar con- tiva europeia: legitimidade (democrática,
sistência de direcção e consenso no parlamentar); imperativo da lei e comporta-
que é necessário ser feito para melho- mento ético baseado em valores e princípios
rar a organização; comuns tais como transparência, respon-
• Proporciona uma ligação entre os dife- sabilidade, participação, diversidade, equi-
rentes resultados a serem alcançados e dade, justiça social, solidariedade, colabo-
as práticas ou meios que os suportam; ração e parcerias.
• Constitui um meio para criar entusias- Embora a CAF se focalize principalmente na
mo entre colaboradores através do avaliação do desempenho da gestão e na
envolvimento destes no processo de identificação das possibilidades organiza-
melhoria; cionais para tornar possíveis as melhorias, o
• Gera oportunidades para promover e seu fim último é contribuir para a boa go-
partilhar boas práticas entre diferen- vernação.
tes sectores de uma organização e
Assim, a avaliação do desempenho reporta-
com outras organizações;
-se às seguintes especificidades de uma
• Permite integrar nos processos normais organização do sector público:
de trabalho as diversas iniciativas para
a qualidade; • responsabilidade democrática/account-
ability;
• Constitui uma forma de medição do
progresso ao longo do tempo através • actuação dentro do quadro legal, legis-
de auto-avaliações regulares. lativo e regulamentar;
• comunicação com o nível político;
Conceitos e princípios da CAF
• envolvimento das partes interessadas
Enquanto ferramenta de Gestão da Quali- e conciliação das necessidades destas;
dade Total, a CAF subscreve os conceitos
• excelência na prestação de serviços;
fundamentais da excelência tal como são
definidos pela EFQM: orientação por resul- • eficiência;
8
• realização dos objectivos; organização, as diferentes causas (meios)
• gestão da modernização, inovação e interagem mutuamente quando produzem
mudança. resultados.
9
frequentemente considerada como sendo Ver o capítulo sobre o sistema de pontua-
uma medição de base zero que indica as ção para informação mais pormenorizada.
áreas nas quais é essencial começar a
medir. Quanto maior for o progresso de Linguagem gestionária e
uma organização no sentido da melhoria glossário
contínua, tanto mais esta receberá e gerirá Muitas organizações do sector público que
informação de forma sistemática e progres- utilizam a CAF pela primeira vez são con-
siva, quer a nível interno, quer externo. frontadas com uma terminologia de difícil
compreensão; a experiência e a formação
O papel do sistema de em gestão pública ajudam certamente a
pontuação vencer este obstáculo, mas algumas pes-
Um dos elementos obrigatórios da CAF é o soas que participam na auto-avaliação com
sistema de pontuação. Embora os pontos base na CAF podem não ter este tipo de
fortes e áreas de melhoria identificadas e as antecedentes. O glossário existente no final
consequentes acções de melhoria sejam os desta publicação tem como objectivo aju-
resultados mais importantes da auto-ava- dar estas pessoas através da apresentação
liação, as organizações, por vezes, centram- de definições mais precisas relativamente
-se demasiado nas pontuações. A atribuição aos principais vocábulos e conceitos.
de uma pontuação a cada subcritério e
Todavia, dada a natureza dos «clientes» no
critério do modelo CAF tem 4 objectivos
sector público, queremos, desde o início,
principais:
esclarecer o que entendemos por cidadão/
1. Dar uma indicação sobre a orientação /cliente. Este termo é usado para realçar a
a seguir para as acções de melhoria; relação dupla existente entre a Adminis-
2. Medir o progresso da organização; tração Pública e
3. Identificar boas práticas tal como indi- • os utilizadores dos serviços públicos, e
cado pela pontuação elevada nos • todos os membros da sociedade que
critérios de meios e resultados; como cidadãos e contribuintes têm
4. Ajudar a encontrar parceiros válidos interesse nos serviços prestados e nos
com quem aprender. seus resultados.
O sistema de pontuação foi revisto para a
nova versão da CAF e uma novidade intro- Principais diferenças entre a
duzida na CAF 2006 é a possibilidade de CAF 2002 e a CAF 2006
pontuar de duas formas: Os utilizadores das versões anteriores da
• Através do «classical CAF scoring», CAF não terão grandes dificuldades em
traduzido para «sistema de pontua- encontrar o seu caminho na nova versão.
ção clássico»; e No contexto da Estratégia de Lisboa é dada
• Com o «fine-tuned scoring», adaptado maior ênfase à modernização e inovação.
para «sistema de pontuação avança- Esta preocupação está presente de forma
do». mais explícita nos critérios sobre liderança e
10
estratégia enquanto que a necessidade de
permanente inovação dos processos é
apresentada no critério 5.
A introdução e reformulação de muitos
exemplos ilustram melhor a contribuição
da gestão da qualidade no sector público
para uma melhor governação.
O sistema de pontuação permite à organi-
zação aprofundar o conhecimento que
resulta da avaliação e focalizar com mais
precisão as acções de melhoria.
As linhas de orientação sobre auto-ava-
liação e planos de melhoria fornecem con-
selhos adicionais.
O recente sucesso do bench learning com a
CAF serviu de inspiração para as novas li-
nhas de orientação nesta área.
Em suma, a auto-avaliação segundo o mo-
delo CAF oferece à organização a oportu-
nidade de aprender mais acerca de si
mesma. Comparada com um modelo de
Gestão da Qualidade Total completamente
desenvolvido, a CAF foi concebida para ser
um modelo introdutório de utilização
amigável. Parte-se do princípio de que
qualquer organização que pretenda ir mais
além irá seleccionar um modelo mais
desenvolvido. A CAF apresenta a vantagem
de ser compatível com esses modelos e, por
conseguinte, ser um primeiro passo para
uma organização que deseje avançar para a
gestão da qualidade.
Nós sabemos que «a CAF resulta!»
A CAF está no domínio público e é gratui-
ta. As organizações são livres de utilizar o
modelo da forma como desejarem.
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Critérios de Meios
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políticos, demonstrando um claro compro- f. Rever, periodicamente, a missão, visão
misso com os cidadãos/clientes, bem como e valores, ajustando-os às mudanças
com as demais partes interessadas. do ambiente externo;
g. Gerir «conflitos de interesse» identifi-
cando as áreas de conflito potenciais
SUBCRITÉRIOS e transmitindo linhas de orientação
Na avaliação deve evidenciar o que a lide- aos colaboradores.
rança da organização faz para: Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
pontuação referente aos meios.
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g. Promover a utilização de ferramentas d. Ajudar os colaboradores a realizarem
apropriadas para a gestão de projec- os seus deveres, planos e objectivos
tos e para o trabalho em equipa; na prossecução dos objectivos globais
h. Aplicar de forma permanente os prin- da organização;
cípios da Gestão da Qualidade Total, e. Estimular, encorajar e criar condições
como são exemplos o Modelo CAF ou para a delegação de poderes, respon-
o Modelo de Excelência da EFQM; sabilidades e competências, incluindo a
i. Desenvolver um sistema de medição prestação de contas (empowerment);
do desempenho estratégico e opera- f. Promover uma cultura de inovação e
cional da organização (ex. Balanced melhoria encorajando e apoiando os
Scorecard); colaboradores a apresentarem suges-
j. Implementar sistemas de gestão da tões para a inovação e melhoria e a
Qualidade, tal como a ISO 9001-2000, serem proactivos no dia-a-dia de tra-
Service Level Agreements (SLA)1 ou balho;
outro tipo de certificações; g. Reconhecer e premiar os esforços indi-
k. Identificar e estabelecer prioridades viduais e das equipas;
para as mudanças necessárias tendo h. Respeitar e gerir as necessidades indi-
em conta o desenho organizacional e viduais e as situações pessoais dos
o tipo de serviço; colaboradores.
l. Comunicar as iniciativas de mudança Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
pontuação referente aos meios.
e as razões para a mudança aos cola-
boradores e às partes interessadas.
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
1.4. Gerir as relações com os
pontuação referente aos meios. políticos e com as outras
partes interessadas de
forma a assegurar uma
1.3. Motivar e apoiar as pessoas
responsabilidade partilhada
da organização e servir de
modelo Exemplos:
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sadas relevantes (cidadãos, organizações çando por recolher informação sobre as
não governamentais, grupos de interes- necessidades presentes e futuras das partes
se, outros organismos públicos, etc.); interessadas e também acerca dos resul-
e. Promover o envolvimento dos políticos tados e impactos, com o objectivo de
e de outras partes interessadas na fi- fornecer informação destinada ao processo
xação de resultados e impactos a atin- de planeamento. Isto implica a utilização
gir e no desenvolvimento do sistema de informação credível, incluindo a per-
de gestão da organização; cepção de todas as partes interessadas para
contribuir para a formulação das políticas
f. Procurar a divulgação pública, a repu-
operacionais, do planeamento e orientação
tação e o reconhecimento da organi-
estratégica. O feedback ou informação de
zação e dos seus serviços;
retorno de um processo de análise interno
g. Desenvolver o conceito de marketing é igualmente fundamental para o planea-
(produtos e serviços-chave) e divulgá- mento da melhoria do desempenho orga-
-lo junto das partes interessadas; nizacional.
h. Participar em actividades de associa-
Identificar os factores críticos de sucesso —
ções profissionais, organizações repre-
condições que devem ser reunidas para se
sentativas e grupos de interesse.
alcançarem os objectivos estratégicos — e
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de fixar objectivos, é crucial para assegurar o
pontuação referente aos meios. acompanhamento eficaz e a medição dos
resultados. Os objectivos devem ser formu-
lados de tal forma que seja possível distin-
CRITÉRIO 2: PLANEAMENTO guir os resultados dos impactos.
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ressadas, respectivas necessidades e e. Avaliar a necessidade de reorganizar e
expectativas; melhorar as metodologias e estraté-
c. Recolher e analisar regularmente a infor- gias de planeamento.
mação, as fontes, o rigor e a qualidade Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
da mesma. Pode incluir informação pontuação referente aos meios.
sobre variáveis importantes, tais como
alterações sociais, ecológicas, econó-
2.3. Implementar o planeamento
micas, jurídicas e demográficas; e a estratégia em toda a
d. Analisar de forma sistemática os pon- organização
tos fortes e os pontos fracos internos
Exemplos:
(ex. diagnósticos TQM com os modelos
CAF ou EFQM; análises SWOT). a. Implementar o planeamento e a estra-
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de tégia através da negociação e do con-
pontuação referente aos meios. senso, da fixação de prioridades, do
estabelecimento de calendários, de
2.2. Desenvolver, rever processos adequados e de uma estru-
e actualizar o planeamento tura organizacional apropriada;
e a estratégia tendo em b. Envolver as partes interessadas no pro-
conta as necessidades das cesso de implementação do planea-
partes interessadas e os mento e estratégia e dar prioridade às
recursos disponíveis suas necessidades e expectativas;
c. Materializar os objectivos estratégicos e
Exemplos:
operacionais da organização em planos
a. Desenvolver e utilizar metodologias para e actividades relevantes para as unidades
monitorizar, medir e/ou avaliar o de-
orgânicas e pessoas da organização.
sempenho da organização a todos os ní-
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
veis, assegurando o acompanhamen-
pontuação referente aos meios.
to da implementação da estratégia;
b. Analisar sistematicamente os riscos e
as oportunidades (ex. análises SWOT) e 2.4. Planear, implementar
identificar os factores críticos de su- e rever a modernização
cesso através da avaliação regular e a inovação
destes factores no ambiente da organi-
Exemplos:
zação (incluindo mudanças políticas);
c. Avaliar as actividades existentes em a. Criar e desenvolver uma nova cultura —
termos de saídas (resultados) e efeitos aberta à inovação — através de for-
(impactos) e a qualidade dos planos mação, acções de benchmarking e
estratégicos e operacionais; bench learning, criação de laboratórios
d. Articular actividades e recursos, pres- de aprendizagem e pela focalização na
sões de curto e longo prazo e exigên- importância do planeamento estratégi-
cias das partes interessadas; co;
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b. Monitorizar de forma sistemática os tar o planeamento e a estratégia e a asse-
indicadores / condutores internos da gurar o eficaz funcionamento dos proces-
mudança e as exigências externas sos.
para a modernização e inovação;
Principais implicações
c. Planear as mudanças conducentes ao
processo de modernização e inovação O critério 3 avalia se a organização alinha
(ex. criação de serviços on-line) com os objectivos estratégicos e os recursos
base no diálogo com as partes inte- humanos de que dispõe, ou seja, se os
ressadas; objectivos estão identificados, desenvolvi-
dos, desdobrados e tratados de forma a se
d. Utilizar ferramentas de gestão e indi-
atingir uma utilização óptima dos recursos
cadores (ex. utilização dos princípios
e o sucesso da organização. A gestão das
da Gestão da Qualidade Total);
pessoas deve ser alargada de forma a se
e. Assegurar o desenvolvimento de um obterem vantagens para ambas as partes: a
sistema de gestão da mudança efi- organização e os seus colaboradores. As
ciente, que inclua a monitorização do pessoas devem ser apoiadas para desen-
progresso ao nível da inovação; volverem todo o seu potencial. Cuidar do
f. Assegurar a disponibilidade dos recur- bem-estar dos colaboradores constitui um
sos necessários para implementar as aspecto importante da gestão de pessoas.
mudanças planeadas.
Quando as organizações criam sistemas
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de para permitir que os trabalhadores desen-
pontuação referente aos meios.
volvam continuamente as suas competên-
cias, assumam mais responsabilidades e
CRITÉRIO 3: PESSOAS tenham mais iniciativa, os colaboradores
contribuem para o desenvolvimento do
Definição posto de trabalho. Isto pode ser possível se
a organização conseguir assegurar que os
As pessoas são a organização e constituem
colaboradores alinhem o seu desempenho
o seu activo mais importante. A forma
individual com os objectivos estratégicos da
como os colaboradores interagem uns com
organização e, também, pelo envolvimento
os outros e gerem os recursos disponíveis
destes na fixação de políticas relacionadas
influencia decisivamente o sucesso da orga-
com o recrutamento, formação e recom-
nização. O respeito, o diálogo, o empower-
pensa das pessoas.
ment, bem como um ambiente seguro e
saudável são fundamentais para assegurar Finalmente, o critério 3 sublinha a capaci-
o empenho e a participação das pessoas no dade dos gestores / líderes e colaboradores
caminho da organização para a excelência. cooperarem activamente no desenvolvi-
A organização gere, desenvolve e utiliza as mento da organização, quebrando bar-
competências e todo o potencial dos seus reiras organizacionais através do diálogo,
colaboradores, tanto ao nível individual dando espaço à criatividade, inovação e
como organizacional, de forma a implemen- sugestões para a melhoria do desempenho.
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Tal contribui, igualmente, para aumentar a b. Desenvolver e divulgar a política de
satisfação dos colaboradores. gestão de recursos humanos baseada
no planeamento e estratégia da orga-
A execução das políticas de recursos hu-
nização;
manos não diz apenas respeito ao depar-
tamento de recursos humanos, dependen- c. Assegurar que a gestão previsional dos
do, também, de todos os líderes, gestores e recursos humanos (selecção, recruta-
responsáveis pelos departamentos em toda mento, integração, desenvolvimento
a organização, os quais devem demonstrar a de carreiras) seja adequada à realiza-
ção das actividades, e caracterizada
sua preocupação com os assuntos rela-
pelo equilíbrio entre as actividades e
cionados com as pessoas, e promover, acti-
respectivas responsabilidades;
vamente, uma cultura de comunicação
aberta e de transparência. d. Monitorizar os recursos humanos res-
ponsáveis pela concepção e desen-
As organizações, na avaliação do seu volvimento de serviços on-line;
desempenho, podem ter em consideração
e. Desenvolver e acordar uma política
quaisquer restrições sobre a sua liberdade
clara que contenha critérios objectivos
de acção resultantes de políticas públicas
nos domínios do recrutamento, pro-
de pessoal de âmbito nacional / regional /
moção, remuneração, avaliação e dele-
/local, políticas remuneratórias, etc., e indi-
gação de competências;
car a forma como lidam com estas restrições
f. Assegurar boas condições de trabalho
para optimizar o potencial dos seus cola-
em toda a organização, incluindo o
boradores.
respeito pelas exigências ao nível da
saúde e da segurança;
SUBCRITÉRIOS g. Gerir o recrutamento e o desenvolvi-
mento das carreiras com respeito pela
Na avaliação deve evidenciar o que a orga-
equidade no emprego, igualdade de
nização faz para:
oportunidades e diversidade (género,
orientação sexual, deficiências, idade,
3.1. Planear, gerir e melhorar os
raça e religião);
recursos humanos de
h. Assegurar que as condições existentes
forma transparente em
sintonia com o planeamento permitem aos colaboradores conciliar
e a estratégia a vida profissional e familiar;
i. Prestar particular atenção às necessi-
Exemplos:
dades dos colaboradores desfavoreci-
a. Analisar, regularmente, as carências dos e com deficiências ou incapacida-
actuais e futuras de recursos humanos, des.
tendo em conta as necessidades e Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
expectativas das partes interessadas; pontuação referente aos meios.
20
3.2. Identificar, desenvolver e multimédia, formação profissional no
usar as competências das posto de trabalho, e-learning);
pessoas, articulando os h. Planear acções de formação e desen-
objectivos individuais e volver técnicas de comunicação sobre
organizacionais o risco e a gestão de conflitos de
Exemplos: interesse;
i. Avaliar os impactos dos programas de
a. Identificar as competências actuais das
formação e de desenvolvimento de
pessoas no plano individual e organi-
zacional, em termos de conhecimen- competências e o custo das acções,
tos, habilitações e atitudes; através de análises custo / benefício.
21
f. Assegurar que os colaboradores te- nizações públicas têm necessariamente de
nham oportunidade de fornecer infor- se relacionar com outras organizações,
mação de retorno ou feedback sobre tanto do sector público como do privado
os respectivos gestores /dirigentes de de modo a realizarem os seus objectivos
primeiro nível; estratégicos.
g. Consultar os representantes dos tra- Uma outra consequência desta complexi-
balhadores (ex. sindicatos). dade é a necessidade de aumentar o papel
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de activo dos cidadãos/clientes enquanto par-
pontuação referente aos meios. ceiros-chave. O termo cidadão /cliente é atri-
buído ao cidadão que pode ser utilizador
do serviço ou mera parte interessada. Neste
CRITÉRIO 4: PARCERIAS critério, a CAF focaliza-se no envolvimento
E RECURSOS dos cidadãos nos assuntos de natureza
pública e no desenvolvimento das políticas
Definição públicas, bem como na receptividade das
Como a organização planeia e gere as organizações públicas às suas necessidades
parcerias-chave — especialmente com os e expectativas.
cidadãos /clientes — de forma a apoiar o Quando se trata de gerir recursos finan-
planeamento e a estratégia, bem como o ceiros, as organizações públicas estão
eficaz funcionamento dos processos. Deste geralmente sujeitas a vários constrangi-
modo, as parcerias são importantes recursos mentos e pressões muito superiores às que
para o bom funcionamento da organização. vigoram no sector privado. A capacidade
Para além das parcerias, as organizações das organizações públicas para gerar recur-
necessitam dos recursos tradicionais — tais sos financeiros adicionais pode ser limitada,
como recursos financeiros, tecnologia, sendo igualmente limitada a sua liberdade
infra-estruturas — para assegurar o seu de afectação ou reafectação de verbas para
funcionamento eficaz. Estes são utilizados os serviços que deseja prestar. Assim, é
e desenvolvidos para apoiar a estratégia da essencial que as organizações públicas
organização e os seus processos mais meçam a eficiência e eficácia dos serviços
importantes, tendo em vista atingir os que são pagos para serem prestados. Os
objectivos da organização da forma mais sistemas de controlo interno e de contabili-
eficiente possível. Funcionando de forma dade de custos são a base de uma gestão
transparente, as organizações podem asse- financeira sã. Embora as organizações
gurar aos cidadãos /clientes que a utilização públicas muitas vezes tenham pouco a
legítima dos recursos disponíveis se faz de dizer sobre a afectação de recursos, a
forma responsável. demonstração de que estas têm capaci-
dade para prestar «mais e melhores serviços
Principais implicações a um custo inferior», cria oportunidades
Numa sociedade marcada pela constante para introduzir mais rapidamente serviços
mudança e crescente complexidade, as orga- ou produtos inovadores.
22
É importante identificar os conhecimentos e. Promover e organizar parcerias para
e a informação de que a organização dis- tarefas específicas, bem como desen-
põe, devendo estes contribuir para os volver e implementar projectos conjun-
processos de revisão do planeamento e da tos com outras organizações públicas;
estratégia. A organização deve assegurar
f. Criar condições para o intercâmbio de
que a informação e o conhecimento apro-
colaboradores com os parceiros;
priado é disponibilizado em tempo útil e de
forma acessível, para permitir aos colabo- g. Estimular actividades na área da res-
radores realizarem as suas tarefas eficaz- ponsabilidade social corporativa.
mente. Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
pontuação referente aos meios.
A organização deve, também, assegurar a
partilha de informação e conhecimentos
importantes com os seus parceiros-chave e 4.2. Desenvolver e implementar
com outras partes interessadas em função parcerias com os
das suas necessidades. cidadãos/clientes
Exemplos:
23
e. Incentivar os cidadãos /clientes a se or- j. Assegurar a gestão flexível de verbas
ganizarem, a expressarem as suas ne- orçamentais (ex. reforço e anulação
cessidades e exigências e apoiar a cons- de verbas);
tituição de comissões de utentes. k. Incluir nos documentos orçamentais
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de dados sobre o desempenho não
pontuação referente aos meios. financeiro da organização;
l. Introduzir análises comparativas (ex.
4.3. Gerir os recursos financeiros benchmarking) entre diferentes unida-
Exemplos: des da organização e entre diferentes
organizações.
a. Articular a gestão financeira com os
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
objectivos estratégicos da organização; pontuação referente aos meios.
b. Assegurar a transparência financeira e
orçamental; 4.4. Gerir o conhecimento e a
c. Assegurar a eficiência na afectação informação
dos recursos financeiros;
Exemplos:
d. Introduzir sistemas inovadores de pla-
a. Desenvolver sistemas para recolher,
neamento orçamental e de custos (ex.
armazenar, avaliar e divulgar a infor-
orçamentos plurianuais, orçamentos-
mação e o conhecimento na organi-
-programa);
zação em conformidade com os objec-
e. Monitorizar sistematicamente o custo
tivos estratégicos e operacionais;
padrão dos produtos e serviços pres-
b. Assegurar que a informação relevante
tados pela organização incluindo as
disponível no exterior seja obtida,
despesas com recursos materiais e
processada e utilizada eficazmente;
humanos envolvidos;
c. Monitorizar regularmente a infor-
f. Delegar e descentralizar as respon-
mação e o conhecimento da organi-
sabilidades financeiras de forma equi-
zação, assegurando a relevância,
librada com o controlo centralizado;
exactidão, fiabilidade e segurança dos
g. Basear as decisões de investimento e o mesmos. Articulá-los, ainda, com o
controlo financeiro em análises de planeamento estratégico, tendo em
custo-benefício; conta as necessidades actuais e fu-
h. Desenvolver e introduzir um controlo turas das partes interessadas;
financeiro moderno (ex. através de d. Desenvolver canais internos para a di-
auditorias financeiras internas, etc.) vulgação em cascata da informação
e divulgar junto dos colaboradores dentro da organização de forma a
a informação relativa ao controlo assegurar que todos os colaboradores
financeiro; tenham acesso à informação e ao
i. Criar, em simultâneo, sistemas de con- conhecimento necessários para o cum-
tabilidade financeira e orçamental primento das suas tarefas e objec-
incluindo balancetes orçamentais; tivos;
24
e. Assegurar o acesso e a permuta de in- b. Assegurar a utilização segura, eficien-
formação relevante com todas as par- te e ergonómica dos materiais e equi-
tes interessadas e apresentar a infor- pamentos, tendo em conta: os objec-
mação e os dados de forma amigável; tivos estratégicos e operacionais da
f. Assegurar, na medida do possível, que organização; as necessidades pessoais
a informação e os conhecimentos- dos colaboradores; a cultura local; os
-chave dos colaboradores perma- constrangimentos do espaço físico
neçam na organização, na eventuali- (ex. espaços abertos com múltiplas
dade dos colaboradores deixarem a secretárias versus gabinetes indivi-
organização. duais) e os equipamentos técnicos
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de necessários (ex. número de computa-
pontuação referente aos meios. dores pessoais e fotocopiadoras por
serviço);
4.5. Gerir os recursos tecnológicos c. Assegurar uma eficiente, eficaz, pla-
Exemplos: neada e sustentável manutenção dos
a. Desenvolver uma política integrada de edifícios, escritórios e equipamentos;
gestão das tecnologias em conformi- d. Assegurar uma eficiente, eficaz e sus-
dade com os objectivos estratégicos e tentável utilização dos recursos ener-
operacionais da organização; géticos e meios de transporte;
b. Utilizar eficientemente tecnologias e. Assegurar a existência de acessos
apropriadas para:
adequados aos edifícios, tendo em
— Gerir tarefas; conta as necessidades e expectativas
— Gerir o conhecimento; dos colaboradores e cidadãos /clientes
— Apoiar as actividades de apren- (ex. acesso de deficientes a parques
dizagem e de melhoria; de estacionamento ou a transportes
— Apoiar a interacção com as partes públicos);
interessadas e os parceiros; f. Desenvolver uma política integrada
— Apoiar o desenvolvimento e a ma- para a gestão dos recursos materiais,
nutenção de redes de trabalho incluindo a reciclagem / tratamento
internas e externas.
de resíduos, por exemplo através de
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de gestão directa ou subcontratação.
pontuação referente aos meios.
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
pontuação referente aos meios.
4.6. Gerir os recursos materiais
Exemplos:
CRITÉRIO 5: PROCESSOS
a. Gerir de forma eficaz e eficiente os
espaços físicos, tendo em conta as
Definição
necessidades e expectativas dos utiliza-
dores (ex. centralização versus descen- Como a organização identifica, gere, me-
tralização dos edifícios/serviços); lhora e desenvolve os seus processos-chave
25
de modo a implementar o planeamento e a lação das actividades económicas, até
estratégia. A inovação e a necessidade de actividades muito concretas relacionadas
gerar valor acrescentado para os cidadãos / com a prestação de serviços. Em qualquer
/clientes e outras partes interessadas são caso, uma organização deve ser capaz de
dois dos principais impulsionadores no identificar os processos-chave que executa
desenvolvimento dos processos. de forma a produzir os resultados e im-
pactos esperados, tendo em conta as expec-
Principais implicações tativas dos cidadãos /clientes e bem assim
As organizações que funcionam correcta- de outras partes interessadas.
mente são geridas por inúmeros processos,
O papel dos cidadãos / clientes pode ser
cada um deles constituído por um conjun-
desenvolvido a 3 níveis:
to de procedimentos que transforma os
recursos ou inputs em resultados ou outputs • Envolvimento de representantes de
e em impactos ou outcomes, proporcio- cidadãos / clientes, associações ou
nando assim valor acrescentado. Os proces- painéis de referência de cidadãos/
sos podem ser de natureza variada: /clientes para a concepção dos produ-
• Os processos-chave — essenciais para tos e serviços de uma organização;
prestação de serviços ou fornecimen- • Colaboração dos cidadãos/clientes na
to de produtos; implementação de serviços e produtos;
• Os processos de gestão — conduzem • Atribuição de poderes aos cidadãos/
a organização e apoiam os processos- /clientes (empowerment) com o intuito
-chave; de eles próprios realizarem ou pro-
• Os processos de suporte — fornecem porem serviços e produtos.
os recursos necessários. Existem processos transversais comuns na
Somente os processos mais importantes, os Administração Pública, sendo vital uma
processos-chave, são objecto de avaliação integração bem sucedida da gestão desses
através da CAF. A chave para a identifica- processos, visto que dessa integração
ção, avaliação e melhoria dos processos- depende muito a eficiência e eficácia dos
-chave está em saber como estes contri- referidos processos. Para atingir esse fim,
buem efectivamente para o cumprimento devem ser introduzidas formas de inte-
da missão da organização. Envolver os gração organizacional testadas com suces-
cidadãos / clientes nas diferentes fases da
so, tais como a criação de equipas transver-
gestão do processo e ter em linha de conta
sais para a gestão de processos com
as suas expectativas contribui para a sua
coordenadores designados.
qualidade global.
Seguem-se alguns exemplos de processos
A natureza dos processos nas organizações
da Administração Pública:
de serviço público pode variar muito,
abrangendo desde actividades relativa- • Processos-chave:
mente abstractas, como as que suportam — Prestação dos serviços essenciais rela-
as políticas de desenvolvimento ou regu- cionados com a natureza e a missão
26
da organização. Por exemplo: co- b. Identificar os “donos” dos processos e
brança de impostos; pagamento de atribuir-lhes responsabilidades;
benefícios da segurança social; c. Envolver os colaboradores e as demais
— Prestação de serviços aos clientes partes interessadas externas na con-
através do esclarecimento de questões; cepção e desenvolvimento dos proces-
— Formulação e implementação da polí- sos-chave;
tica legislativa;
d. Afectar recursos aos processos com
• Processos de gestão: base na importância relativa do seu
— Avaliação da qualidade do serviço de contributo para os objectivos estraté-
cobrança de impostos;
gicos da organização;
— Processos de tomada de decisão;
e. Recolher, registar e compreender os
• Processos de suporte:
requisitos legais e outros mecanismos
— Orçamentação e planeamento; de regulação relevantes para os pro-
— Processos para a gestão de recursos cessos da organização, analisá-los e
humanos.
elaborar propostas para agilizar os
Nas unidades de apoio, os processos-chave procedimentos legais integrados nos
são ligados às funções de suporte da orga-
processos de forma a eliminar bar-
nização que é responsável pela actividade
reiras administrativas desnecessárias e
principal.
as disfunções da burocracia;
A revisão contínua dos processos é essen-
cial, uma vez que a inovação e as novas tec- f. Definir indicadores para os processos e
nologias surgem no mercado a um ritmo estabelecer objectivos de desempe-
acelerado. De forma a tirar partido das me- nho orientados para os cidadãos/
lhorias potenciais, as organizações públicas /clientes;
têm de assegurar mecanismos que permi-
g. Coordenar e sincronizar os processos
tam receber das partes interessadas infor-
da organização;
mação de retorno ou feedback sobre o
valor dos produtos e serviços. h. Monitorizar e avaliar os impactos dos
serviços on-line nos processos da
organização (ex. eficiência, qualidade,
SUBCRITÉRIOS eficácia);
27
k. Identificar, conceber e implementar de responder às necessidades dos
mudanças nos processos que con- cidadãos /clientes;
duzam os serviços para a filosofia do f. Promover mecanismos de acessibili-
«quiosque único» (one-stop-principle dade na organização: horários de
services); abertura flexíveis e documentos em
l. Medir e rever a eficácia das mudan- diversos formatos e suportes (ex.
ças introduzidas nos processos e diferentes línguas, disponíveis na
desenvolver processos de benchmark- Internet, cartazes, brochuras, Braille);
ing e bench learning para conduzir as g. Promover a comunicação electrónica e
melhorias. a interacção com os cidadãos/clientes;
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de h. Desenvolver mecanismos de resposta
pontuação referente aos meios.
automática a dúvidas e procedimen-
tos, e sistemas de gestão das recla-
5.2. Desenvolver e fornecer mações.
produtos e serviços orientados
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
para os cidadãos/clientes
pontuação referente aos meios.
Exemplos:
a. Envolver os cidadãos/clientes na con- 5.3. Inovar os processos
cepção e melhoria dos serviços e pro- envolvendo os cidadãos /
dutos (ex. através de sondagens; infor- /clientes
mação de retorno/feedback; grupos de
Exemplos:
controlo; inquéritos para averiguar a
conformidade dos serviços e produtos a. Aprender com as inovações de outras
com os padrões de qualidade e para organizações nacionais e internacio-
averiguar se os mesmos salvaguardam nais, demonstrando disponibilidade e
as questões relacionadas com o género iniciativa;
e a diversidade); b. Envolver as partes interessadas na ino-
b. Envolver os cidadãos / clientes e outras vação dos processos, por exemplo
partes interessadas no desenvolvi- através da avaliação de novos serviços
mento de padrões de qualidade para e soluções de administração pública
os serviços, produtos e informação electrónica;
disponibilizada aos mesmos; c. Envolver os cidadãos/clientes na ino-
c. Elaborar orientações e legislação sim- vação dos processos;
ples e clara utilizando linguagem d. Afectar os recursos necessários para a
acessível; inovação dos processos;
d. Envolver os cidadãos / clientes na con- e. Identificar, analisar e superar constan-
cepção e desenvolvimento de canais e temente os obstáculos para a ino-
fontes de informação; vação.
e. Assegurar a existência de informação Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
adequada e rigorosa com o objectivo pontuação referente aos meios.
28
Critérios de Resultados
A partir do critério 6 o enfoque da avaliação desloca-se dos meios para os resultados. Nos
critérios de resultados medem-se as percepções, ou seja, o que os colaboradores, cida-
dãos / clientes e sociedade pensam da organização. Existem igualmente indicadores inter-
nos de desempenho que demonstram a forma como a organização está a actuar em
relação às metas fixadas — os resultados e impactos. A avaliação dos resultados exige um
conjunto de respostas diferente. Assim, a partir deste ponto, a avaliação do diagnóstico
será baseada no Quadro de Pontuação dos Resultados.
CRITÉRIO 6: RESULTADOS ou não, ser orientados para os cidadãos /
/clientes. A avaliação do grau de satisfação
ORIENTADOS PARA OS
dos cidadãos /clientes baseia-se, geral-
CIDADÃOS/CLIENTES mente, em áreas consideradas importantes
pelos clientes e naquilo que é susceptível de
Definição ser melhorado pela organização no âmbito
do serviço específico que presta.
Que resultados a organização atinge em
relação à satisfação dos cidadãos /clientes É importante para todos os tipos de orga-
com os produtos /serviços que presta. nizações do sector público medir directa-
mente a satisfação dos cidadãos /clientes
Principais implicações acerca da imagem global que têm da orga-
As organizações do sector público têm uma nização, dos produtos e serviços que pres-
relação complexa com o público, caracte- ta, do grau de receptividade da organiza-
rizando-se, por vezes, como uma relação ção e de envolvimento dos mesmos. As
de clientela — em particular, no caso dos organizações utilizam, geralmente, ques-
serviços prestados directamente por orga- tionários ou inquéritos para medir os níveis
nismos públicos; noutros casos deve ser de satisfação, podendo, contudo, utilizar
descrita como uma relação com os outros instrumentos complementares co-
cidadãos pelo facto da organização parti- mo, por exemplo, grupos focalizados ou de
cipar na determinação das condições em controlo ou painéis de referência.
que é conduzida a vida económica e social.
Como estas duas situações nem sempre são Alguns exemplos de informação que pode
dissociáveis, esta relação complexa é descri- ser recolhida incluem dados sobre os pro-
ta como uma relação com o cidadão/ dutos e serviços, a imagem da organização,
/cliente. Os cidadãos/clientes são os recep- a afabilidade, disponibilidade e cortesia dos
tores ou beneficiários das actividades, pro- colaboradores.
dutos ou serviços prestados pelas organiza-
ções do sector público. É necessário definir
quem são os cidadãos /clientes, embora SUBCRITÉRIOS
estes não se restrinjam aos utilizadores
Na avaliação tenha em consideração os re-
primários dos serviços prestados.
sultados que a organização atingiu para
As organizações públicas prestam serviços satisfazer as necessidades e expectativas
em função das políticas definidas pela dos cidadãos/clientes através de:
administração central, regional ou local, e
são responsáveis pelo seu desempenho
6.1. Resultados de avaliações
face aos seus interlocutores políticos. O da satisfação dos
desempenho relativo às exigências legais é cidadãos /clientes
avaliado no âmbito dos resultados organi-
zacionais do critério 9. Os objectivos da Exemplos:
política pública são fixados pela adminis- a. Resultados relativos à imagem global
tração central, regional e local e podem, da organização (ex. cortesia e igual-
30
dade no tratamento; flexibilidade e Indicadores relativos ao envolvimento:
autonomia para resolver problemas
f. Grau de envolvimento das partes inte-
extraordinários / situações invulgares);
ressadas na concepção e modo de
b. Resultados relativos ao envolvimento e prestação dos produtos e serviços
participação; e /ou na concepção dos processos de
c. Resultados relativos à acessibilidade tomada de decisão;
(ex. horários de abertura e tempos de g. Sugestões recebidas e registadas;
espera; quiosque único);
h. Implementação e grau de utilização
d. Resultados relativos aos produtos e de meios inovadores para lidar com os
serviços (ex. qualidade, fiabilidade, cidadãos /clientes.
conformidade com padrões de quali-
Indicadores relativos aos produtos e serviços:
dade, tempo de resposta às solici-
tações, qualidade dos esclarecimentos i. Respeito pelos padrões de qualidade
prestados aos cidadãos /clientes). do serviço (ex. cartas do cidadão ou
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
cartas da qualidade);
pontuação referente aos resultados. j. Número de produtos devolvidos ou
serviços prestados incorrectamente
6.2. Indicadores das medidas e/ou situações que implicaram a
orientadas para os repetição do processo ou a compen-
cidadãos/clientes sação pelos erros cometidos;
31
de satisfação dos colaboradores, contudo, 7.1. Resultados das medições
podem, também, utilizar outras ferramen- da satisfação e motivação
tas complementares tais como grupos foca- das pessoas
lizados ou de controlo, entrevistas e avalia- Exemplos:
ções. Podem, ainda, analisar o desempenho
Resultados relativos à satisfação global com:
das pessoas e o nível de desenvolvimento
de competências. a. A imagem global e o desempenho
global da organização (para a socie-
Os constrangimentos externos limitam
dade, cidadãos/ clientes, outras partes
muitas vezes a liberdade de acção das
interessadas);
organizações neste domínio; por isso, os
esforços internos visando superar ou influ- b. O nível de percepção dos colaborado-
enciar essas limitações devem ser clara- res (no sentido de tomada de cons-
mente apresentados. ciência) relativamente aos conflitos de
interesse;
É importante para todos os tipos de orga-
c. O nível de envolvimento das pessoas
nizações do sector público registar directa-
na organização e na respectiva missão.
mente os resultados relativos às pessoas no
Resultados relativos à satisfação com a
que respeita à imagem que os colabo-
gestão e sistemas de gestão:
radores têm da organização e da respectiva
missão, do ambiente de trabalho, da lide- d. Capacidade da gestão de topo e de
rança e sistemas de gestão da organização, nível intermédio para conduzir a or-
do desenvolvimento de carreiras, do desen- ganização (ex. estabelecer objectivos,
volvimento das competências individuais, e afectar recursos, etc.) e para comu-
dos produtos e dos serviços que a organi- nicar;
zação presta ou disponibiliza. e. Recompensa dos esforços individuais e
de grupo;
As organizações também devem ter um
conjunto de indicadores internos relaciona- f. Postura da organização face à inova-
dos com as pessoas, através dos quais ção.
podem medir os resultados que alcançam Resultados relativos à satisfação com as
em relação aos objectivos e expectativas condições de trabalho:
nas áreas que englobam a satisfação glo- g. Clima organizacional e a cultura da
bal das pessoas, o desempenho, o desen- organização (ex. como lida com os
volvimento de competências, a motivação e conflitos, queixas ou problemas pes-
o grau de envolvimento na organização. soais);
h.Tratamento de questões sociais (ex. fle-
xibilidade do horário de trabalho de for-
SUBCRITÉRIOS ma a conciliar o trabalho com assuntos
Na avaliação tenha em consideração os re- pessoais e questões de saúde);
sultados que a organização atingiu para i. Igualdade de oportunidades e o senti-
satisfazer as necessidades e expectativas do de justiça no comportamento da
dos seus colaboradores através de: organização.
32
Resultados ao nível da motivação e satis- inquéritos de pessoal, número de pro-
fação das pessoas com o desenvolvimento postas para a inovação, participação
da carreira e das competências: em grupos internos de discussão);
j. Capacidade da gestão para promover h. Quantidade/frequência de reconheci-
uma estratégia de gestão de recursos mento individual e das equipas;
humanos e o sistemático desenvolvi- i. Número de casos de conflito de inte-
mento de competências, bem como o resse registados.
conhecimento dos objectivos da orga- Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
nização pelos colaboradores; pontuação referente aos resultados.
k. Resultados relativos à disponibili-
dade dos colaboradores para aceitar
mudanças. CRITÉRIO 8: IMPACTO NA
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de SOCIEDADE
pontuação referente aos resultados.
Definição
7.2. Indicadores de resultados
Os resultados que a organização atinge na
relativos às pessoas
satisfação das necessidades e expectativas
Exemplos: da comunidade local, nacional e interna-
a. Indicadores relativos à satisfação (ex. cional. Este critério inclui a percepção da
níveis de absentismo ou doença; sociedade relativamente à conduta da
rácios de rotação de pessoal; número organização e contributo para a qualidade
de reclamações); de vida, a preservação do meio ambiente e
b. Indicadores relativos ao desempenho dos recursos globais, bem como os indi-
(ex. medidas de produtividade; resul- cadores internos da própria organização
tados de avaliações);
sobre a eficácia do seu contributo face à
c. Níveis de utilização das tecnologias de sociedade.
informação e comunicação pelos
colaboradores; Principais implicações
d. Indicadores relativos ao desenvolvi-
As organizações do sector público têm um
mento de competências (taxas de par-
ticipação e de sucesso nas actividades impacto na sociedade em que se inserem
de formação, eficácia da utilização devido à natureza da sua missão ou estatu-
dos orçamentos de formação); to legal e pelo facto dos resultados das suas
e. Evidências da capacidade para lidar actividades principais terem beneficiários
com os cidadãos /clientes e responder directos e indirectos. As análises dos efeitos
às suas necessidades; imediatos sobre os beneficiários devem ser
f. Grau de mobilidade de pessoal dentro apresentadas no âmbito da satisfação dos
da organização; cidadãos/clientes (critério 6) e no critério
g. Indicadores relativos à motivação e dos resultados do desempenho-chave (cri-
envolvimento (ex. taxas de resposta a tério 9).
33
O critério 8 mede os impactos intencionais, empregadora /contribuinte para a so-
ou não, na sociedade, como por exemplo ciedade local /global);
os efeitos globais das políticas da organi- c. Impacto económico na sociedade a
zação para além da sua missão essen- nível local, regional, nacional, e inter-
cial /mandato legal ou actividades princi- nacional;
pais. Neste sentido, a análise irá considerar
d. Percepção quanto à conduta da orga-
os impactos provenientes de objectivos
nização relativamente às questões
planeados, bem como as consequências
ambientais (ex. protecção contra a
não pretendidas, como por exemplo efeitos
poluição sonora e atmosférica);
secundários que podem ter implicações
positivas e/ou negativas na sociedade. e. Impacto ambiental na sociedade nos
planos local, regional, nacional e inter-
As medições abrangem medidas qualitativas
nacional;
de percepção e indicadores quantitativos.
f. Impacto na sociedade relativamente à
Estas podem ser relacionadas com: sustentabilidade a nível local, regio-
• Impacto económico; nal, nacional e internacional;
• Dimensão social; g. Impacto na sociedade relativamente à
• Qualidade de vida; qualidade da participação democrática
a nível local, regional, nacional e inter-
• Impacto ambiental;
nacional;
• Qualidade da democracia.
h. Percepção quanto à receptividade e
transparência da organização;
SUBCRITÉRIOS i. Percepção quanto ao comportamento
Na avaliação tenha em consideração os re- ético da organização;
sultados que a organização atingiu no que j. A tendência dos artigos /comentários
respeita ao impacto na sociedade, com da imprensa / comunicação social.
referência a:
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
pontuação referente aos resultados.
8.1. Percepções das partes
interessadas relativamente 8.2. Indicadores de desempenho
aos impactos sociais
social estabelecidos pela
Exemplos: organização
a. Percepção relativamente ao impacto Exemplos:
de como o desempenho da organiza-
ção afecta a qualidade de vida dos a. Relações com entidades relevantes,
cidadãos /clientes; grupos e associações representativas;
34
c. Apoio destinado a cidadãos social- ção alcança no que respeita à respectiva
mente desfavorecidos/excluídos; gestão e processos de melhoria (resultados
d. Apoio à integração e aceitação das internos).
minorias étnicas;
Principais implicações
e. Apoio a projectos internacionais para
o desenvolvimento; Este critério relaciona-se com tudo o que a
organização definiu como sendo resultados
f. Apoio à participação cívica dos
mensuráveis essenciais para o sucesso da
cidadãos /clientes e colaboradores;
organização, no curto e longo prazo.
g. Intercâmbio profícuo de conhecimen-
to e informação com outros; Os resultados representam a capacidade
h. Programas para prevenção de riscos das políticas e dos processos para alcan-
de saúde e acidentes destinados aos çarem os objectivos, incluindo as metas
cidadãos /clientes e colaboradores; específicas definidas politicamente (agenda
política, estratégia dos governos).
i. Resultados das acções para preservar
e sustentar os recursos (ex. grau de Os resultados do desempenho-chave
compromisso com padrões ambien- podem ser divididos em:
tais; utilização de materiais reciclados;
1. Resultados externos — os resultados
utilização de meios de transporte ami-
das avaliações da eficácia das políticas
gos do ambiente; redução dos incó-
e dos serviços /produtos no que respei-
modos, danos e ruídos; redução do
ta à capacidade para melhorar as
consumo dos recursos energéticos e
condições dos beneficiários directos: a
naturais, como por exemplo água, gás
realização dos objectivos das activi-
e electricidade).
dades principais em termos de resul-
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
pontuação referente aos resultados. tados — serviços e produtos — e
impactos — efeitos das actividades
principais da organização ao nível das
CRITÉRIO 9: RESULTADOS DO partes interessadas externas (eficácia).
DESEMPENHO-CHAVE 2. Resultados internos — os resultados
das avaliações do funcionamento
Definição interno da organização: a sua gestão,
Os resultados que a organização atinge re- melhoria e desempenho financeiro
lativamente ao planeado no que respeita à (eficiência e economia).
realização dos objectivos e satisfação das Estes resultados devem apresentar uma
necessidades e expectativas das diferentes relação estreita com a política e estratégia
partes interessadas externas (resultados (critério 2), parcerias e recursos (critério 4)
externos); e os resultados que a organiza- e processos (critério 5).
35
SUBCRITÉRIOS c. Evidências da capacidade da organiza-
ção em satisfazer e conciliar as neces-
Na avaliação deve evidenciar o cumprimento sidades de todas as partes interes-
dos objectivos definidos pela organização sadas;
em relação a:
d. Evidências do sucesso das estratégias
de melhoria e inovação organizacio-
9.1. Resultados externos
nal, estruturas e /ou processos;
Exemplos: e. Evidências da melhor utilização de
a. Grau de cumprimento dos objecti- tecnologias de informação (na gestão
vos em termos de resultados (forneci- do conhecimento interno e /ou no tra-
mento dos produtos ou prestação de balho em rede e comunicação interna
serviços); e externa);
b. Melhoria da qualidade do produto f. Resultados de inspecções e auditorias;
fornecido ou serviço prestado tendo g. Desempenho dos processos.
em conta os resultados de avaliações;
Resultados financeiros:
c. Eficiência (resultados conseguidos ao
menor custo possível); h. Graus de realização dos objectivos
financeiros e/ou orçamentais;
d. Resultados de inspecções e auditorias;
i. Número de sectores da organização
e. Resultados da participação em concur-
financiados por recursos provenientes
sos, prémios de qualidade e certifi-
de: receitas fiscais; taxas; venda de
cação do Sistema de Gestão da Qua-
produtos/serviços;
lidade (Prémios de Excelência);
j. Evidências da capacidade para satis-
f. Resultados de acções de benchmark-
fazer e conciliar os interesses finan-
ing / bench learning;
ceiros de todas as partes interessadas;
g. Custo-eficácia (impacto alcançado ao
k. Medidas relacionadas com a utilização
menor custo possível).
eficaz dos recursos financeiros /orça-
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
pontuação referente aos resultados. mentais;
l. Resultados de inspecções e auditorias
9.2. Resultados internos financeiras.
Atribuir a pontuação utilizando o quadro de
Exemplos: pontuação referente aos resultados.
Resultados na área da gestão e inovação:
36
SISTEMA DE PONTUAÇÃO Como pontuar?
DA CAF A novidade da CAF 2006 consiste na
apresentação de duas modalidades de
Porquê pontuar? pontuação:
37
QUADRO 1
Instruções:
• Escolher o nível alcançado: Plan, Do, Check • Pontuar entre 0 e 100 cada subcritério de
ou Act. Esta forma de pontuação é cumula- acordo com o nível alcançado dentro de
tiva: é necessário ter realizado a fase ante- cada fase. A escala de 100 permite especi-
rior (ex. Check) para se poder alcançar a fase ficar o grau de realização e implemen-
seguinte (ex. Act). tação das acções.
No quadro de pontuação dos resultados, deste sistema, é feita uma distinção entre a
tendência dos resultados alcançados e a concretização das metas.
QUADRO 2
Instruções:
• Atribuir uma pontuação entre 0 e 100 a pontuação dos resultados da CAF 2002).
cada subcritério de acordo com a escala • Para cada nível é possível ter em conta quer
composta por 6 níveis (correspondendo a tendência, quer o resultado alcançado,
aos níveis apresentados no quadro de ou ambas as possibilidades.
38
2. Sistema de pontuação pode ser representado como uma espiral
avançado (CAF fine-tuned onde, em cada curva deste ciclo, podem ser
scoring) encontradas todas as fases: Plan, Do, Check
e Act.
O sistema de pontuação avançado constitui
uma forma de pontuar mais próxima da As acções de bench learning são geral-
realidade, uma vez que avalia situações em mente realizadas quando todas as fases do
que, por exemplo, as organizações estão a ciclo têm o mais elevado nível de pontua-
implementar acções (Do) carecendo, por ção.
vezes, de suficiente planeamento (Plan). Esta forma de pontuar proporciona mais
No quadro de pontuação dos meios so- informação sobre as áreas onde as melho-
bressai a importância do ciclo PDCA. Neste rias são mais necessárias.
contexto, o ciclo de melhoria de uma acção
QUADRO 3
Total /400
Pontuação /100
* Para cada acção, devem ser ponderados pela equipa de auto-avaliação quem são as partes interessadas relevantes.
Se para alguns casos estes compreendem os cidadãos/clientes, noutros casos apenas serão relevantes os gestores e
colaboradores da organização; noutros casos ainda podem incluir, também, os parceiros e/ou os fornecedores.
39
Instruções: Foram solicitadas pelo director-geral
• Ler a definição de cada fase (Plan, Do, e a discussão envolveu todos os diri-
Check e Act). gentes de primeiro nível. Foi dis-
tribuído a todos os colaboradores
• Encontrar evidências dos pontos fortes
um cartão com um grafismo estético
e áreas de melhoria e proceder a uma
e colorido contendo as declarações
apreciação global para cada fase na
de missão e visão.
caixa apropriada (linha/coluna). Esta
apreciação pode ser ilustrada por 1.1.b. Até ao presente, nada foi feito no
alguns exemplos de acções/evidências que respeita aos valores e código
de forma a não complicar demasiado de conduta.O Gestor de Recursos
Humanos desenvolveu um projecto
o exercício de pontuação. Contudo,
para criar os valores e códigos de
aqueles que pretenderem ser mais
conduta da organização. A gestão
exaustivos podem registar todas as de nível intermédio será convidada a
acções e evidências encontradas para participar num seminário para re-
as diferentes caixas das 4 fases e cal- flectir em conjunto sobre os valores
cular a média para cada fase. da organização. Os valores serão
• Calcular o somatório das pontuações exemplificados em práticas concre-
tas que ajudem a organização a
das quatro fases e dividir por 4 de
tomar posições em situações compli-
forma a obter uma pontuação sobre
cadas.
100 para cada subcritério. Esta pon-
tuação deve ser fiável e consistente, 1.1.c. Os colaboradores, cidadãos/clientes
por exemplo: o total da pontuação e outras partes interessadas não
não deve exceder 40 pontos se algum foram, até à data, envolvidos no
dos 4 critérios de avaliação (Plan, Do, processo de definição da missão e
Check e Act) for inferior ou igual a 20; visão. Contudo, a consciência da
não deve exceder 60 pontos se algum importância desse tipo de envolvi-
dos 4 critérios for inferior a 30. mento surgiu há dois anos, quando
alguns dos gestores da nossa organi-
zação participaram em seminários
Exemplo de uma pontuação obtida sobre Gestão da Qualidade Total, em
pela aplicação do sistema de pon- particular o que foi dedicado ao mo-
tuação avançado delo CAF. Foi adoptada, na altura, a
Meios – Subcritério 1.1: decisão de realizar inquéritos inter-
Dar uma orientação à organização nos e externos para recolher a per-
desenvolvendo e comunicando a mis- cepção dos colaboradores e dos
são, visão e valores. cidadãos. Os resultados indicaram
que os gestores de nível intermédio
e os colaboradores consideraram
Diagnóstico da organização (ponto
que a visão e a missão constituem
de partida para plano de melhorias
declarações «de fachada» completa-
e base para pontuação).
mente afastadas da realidade e que
1.1.a. A visão e a missão para a organiza- os objectivos, na maioria das vezes,
ção foram definidas há 3 anos. não se relacionam com tais decla-
40
rações. Quanto às preocupações dos 1.1.d. Os questionários acima referidos
clientes, os inquéritos indicaram que devem garantir que, no futuro, as
é necessário um alinhamento entre a declarações de missão e visão serão
percepção dos gestores e a per- revistas periodicamente e actua-
cepção dos cidadãos. Foram planea- lizadas tendo em conta as necessi-
das reuniões entre os gestores e os dades e expectativas dos clientes/
colaboradores com os represen- /partes interessadas; e que o envolvi-
tantes dos cidadãos, as quais irão
mento dos colaboradores irá au-
decorrer em breve. Foi também
mentar, assim como a comunicação
tomada a decisão de realizar inquéri-
no seio da organização.
tos para colaboradores e cidadãos
todos os anos. Também está planea- As acções encontradas e acima referidas
da uma auto-avaliação alargada a foram registadas no quadro de pontuação
toda a organização. dos meios que se apresenta em seguida
QUADRO 4
41
para ajudar a encontrar uma pontuação quadro devem ser utilizadas como um guia
global para o subcritério. que permite fazer a ponte entre as evidên-
cias recolhidas durante a auto-avaliação e a
Nota: o registo das acções na grelha não pontuação global do subcritério; constitui,
significa necessariamente que a pontuação também, uma forma de orientar a dis-
deva ser atribuída a cada um dos exemplos cussão da equipa de auto-avaliação no
do modelo CAF. As caixas em branco no processo de obtenção de consenso.
Pontuação
Não há resulta- Os resultados Algumas metas Algumas metas A maior parte Todas as metas
dos avaliados não foram relevantes das metas rele- relevantes
METAS e/ou não há alcançaram as alcançadas foram vantes foram foram
informação metas alcançadas alcançadas alcançadas
disponível
Pontuação
Total /200
Pontuação /100
Instruções:
• Considerar separadamente a tendên- • Calcular o somatório das pontuações
cia dos resultados dos últimos 3 anos atribuídas à tendência e às metas
e as metas alcançadas no ano anterior. alcançadas e dividir por 2 de forma a
• Atribuir uma pontuação para a ten- obter uma pontuação sobre 100 para
dência entre 0 e 100 com base numa cada subcritério de resultados.
escala dividida em 6 níveis.
• Atribuir uma pontuação para as
metas alcançadas entre 0 e 100 com
base numa escala dividida em 6 níveis.
42
administração sobre os resultados de desem-
Exemplo de uma pontuação obtida penho-chave do ano anterior de forma a
pela aplicação do sistema de pontua- optimizar o planeamento estratégico para o
ção avançado ano seguinte. As conclusões do relatório
Resultados — Subcritério 9.1:
são claras: o grau de realização dos objec-
Resultados de desempenho-chave —
tivos excedeu os 50% e, em comparação
— Resultados externos.
com o ano anterior, foi conseguido um pro-
gresso de 10%. A apreciação deste resulta-
Diagnóstico da organização (ponto do não foi consensual e gerou intensas dis-
de partida para plano de melhorias cussões entre os membros do conselho.
e base para pontuação).
Durante a preparação da reunião estra-
tégica, no início do novo ano de trabalho, foi
elaborado um relatório para o conselho de
QUADRO 6
Pontuação 45
Não há resulta- Os resultados Algumas metas Algumas metas A maior parte Todas as metas
dos avaliados não foram relevantes das metas rele- relevantes
METAS e/ou não há alcançaram as alcançadas foram vantes foram foram
informação metas alcançadas alcançadas alcançadas
disponível
Pontuação 65
Total /200 110/200
Pontuação /100 55/10
43
LINHAS DE ORIENTAÇÃO que a decisão da gestão seja clara e toma-
da com base num processo consultivo de
PARA MELHORAR AS
auscultação junto das partes interessadas
ORGANIZAÇÕES ATRAVÉS da organização. A decisão deve ilustrar
DA CAF claramente a vontade da gestão em estar
activamente envolvida no processo, reco-
Um processo de melhoria contínua pode nhecendo a mais-valia da auto-avaliação e
ser planeado e levado a cabo de inúmeras garantindo uma abertura de ideias, res-
formas. A dimensão da organização, a cul-
peito pelos resultados e prontidão para ini-
tura e a experiência prévia com ferramentas
ciar as acções de melhoria subsequentes.
de Gestão da Qualidade Total constituem
Inclui, ainda, o compromisso para reservar
alguns dos parâmetros que ajudam a deter-
os recursos necessários à concretização do
minar a forma mais apropriada para intro-
processo de forma profissional.
duzir um processo TQM na organização.
Os potenciais benefícios de uma auto-ava-
Neste capítulo estão identificados os 10
liação com base na CAF, bem como infor-
passos do processo de melhoria contínua
mação sobre a estrutura do modelo e sobre
com a CAF, que podem ser considerados
relevantes para a maioria das organizações. o processo são elementos que devem ser
fornecidos à gestão como base para o
É importante sublinhar que as recomen- processo de tomada de decisão. É muito
dações aqui apresentadas se baseiam na importante que todos os gestores tenham
experiência das inúmeras organizações que a convicção destes benefícios desde o início.
já aplicaram a CAF. Contudo, cada processo
de melhoria é único, pelo que esta des-
crição deve ser entendida como uma inspi- Estudo 2005 — os principais benefí-
ração para as pessoas responsáveis pelo cios da auto-avaliação com base na
processo de auto-avaliação e não como se CAF
de um rigoroso manual ou de uma cartilha O inquérito aplicado em 2005 aos utiliza-
se tratasse para o processo. dores da CAF demonstrou que os principais
benefícios incluem:
FASE 1 — O INÍCIO DA CAMINHADA — A identificação clara dos pontos fortes da
organização e das áreas onde é necessário
Passo 1
melhorar;
Decidir como organizar e
— Identificação de acções de melhoria rele-
planear a auto-avaliação
vantes;
Um elevado grau de envolvimento e — Aumento do grau de consciencialização e
responsabilidade partilhada entre a lide- de comunicação na organização;
rança de topo e as pessoas da organização — As pessoas começaram a ficar atentas e
constituem os elementos mais importantes interessadas pelos assuntos relacionados
para assegurar o sucesso do processo de com a Qualidade;
auto-avaliação. — Em relação a outros instrumentos TQM, os
Para se obter envolvimento e responsabili- utilizadores consideraram a CAF mais sim-
dade partilhada, a experiência de inúmeras ples de utilizar, com um custo reduzido e
organizações demonstra que é necessário bem adaptada ao sector público.
44
Nesta fase, é vital que uma ou mais pessoas desta colaboração resultam potenciais van-
da organização assumam a responsabili- tagens no que respeita às acções de melho-
dade de assegurar o arranque do processo. ria que possam vir a ser identificadas.
Poderá ser interessante contactar a organi-
zação responsável no país por divulgar a Planeamento inicial da
auto-avaliação
CAF (ver esta informação em www.eipa.eu)
solicitando a colaboração para a apresen- Depois de tomada a decisão de desenvolver
tação do modelo CAF, ou recolher infor- um processo de auto-avaliação, pode ini-
mação junto de outras organizações que já ciar-se o planeamento. Um dos primeiros
utilizaram o modelo e que manifestem von- aspectos a definir — e que pode estar
tade de partilhar a respectiva experiência. incluído na decisão da gestão — é a identi-
ficação do âmbito e metodologia da auto-
Para que os colaboradores da organização
-avaliação.
apoiem o processo de auto-avaliação é
importante que a consulta ocorra antes de Uma questão recorrente consiste em saber
ter sido tomada a decisão final relativa à se a auto-avaliação tem de abranger toda a
implementação de um processo de auto- organização ou se a CAF pode ser aplicada
sectorialmente, isto é, ao nível apenas de
-avaliação. Para além dos benefícios gerais
divisões ou departamentos. A resposta é
que resultam da auto-avaliação, a experiên-
afirmativa; contudo, para uma avaliação
cia demonstra que a maior parte das pes-
substancial de todos os critérios e sub-
soas vêem na CAF uma excelente oportu-
critérios, a unidade avaliada deve ter
nidade para estreitarem a relação com a
autonomia suficiente para ser considerada
organização e se envolverem activamente
uma organização quase autónoma, com a
no seu progresso.
sua própria missão e com responsabili-
Para algumas organizações pode também dades significativas ao nível dos recursos
ser relevante procurar a aceitação ou humanos e processos financeiros. Neste
aprovação de partes interessadas externas tipo de situações, as relações clientes /forne-
antes de decisão de desenvolver um proces- cedores mais relevantes, bem como as
so de auto-avaliação. Esta necessidade po- relações de parceria entre a unidade selec-
de surgir quando se trata de políticos ou cionada e as restantes unidades da organi-
gestores de topo de organizações de um zação devem ser avaliadas.
nível hierárquico superior que estão tradi- Recomenda-se, ainda, incluir na decisão da
cionalmente envolvidos, de forma estreita, gestão a escolha do sistema de pontuação
no processo de decisão da gestão, sendo a ser utilizado.
necessário obter o apoio institucional antes
Existem duas modalidades de pontuação, e
de iniciar o processo.
a organização deverá optar tendo em conta
As partes interessadas relevantes podem ter o tempo disponível para investir na pontu-
um papel a desempenhar, particularmente ação e o respectivo nível de experiência e
na recolha e tratamento da informação e maturidade.
45
Uma acção de extrema importância nesta muito longe da experiência dos serviços, o
fase por parte da gestão de topo é a desig- que dificulta a compreensão pela leitura
nação de um líder do projecto para o directa do modelo. Se este problema não
processo de auto-avaliação cujas tarefas for resolvido na fase de compreensão do
incluem, de um modo geral: modelo, posteriormente poderá transfor-
1. Planeamento detalhado do projecto, mar-se num obstáculo à auto-avaliação. O
incluindo o plano de comunicação; que pode ser feito nestes casos, como com-
2. Comunicação e consulta de todas plemento às acções de formação referencia-
as partes interessadas relativamente das mais adiante, é «adaptar» o modelo à
ao processo; linguagem da organização; porém convirá
previamente aferir se esta adaptação já foi
3. Preparação da formação da equipa de
auto-avaliação; feita por outra organização idêntica. Esta
aferição pode ser feita através da organiza-
4. Recolha de documentos de apoio e de
ção responsável por divulgar a CAF a nível
evidências;
nacional ou através do Centro de Recursos
5. Participação activa na equipa de auto-
CAF existente no EIPA.
-avaliação;
6. Facilitação do processo de obtenção Passo 2
do consenso; Divulgar o projecto de
7. Elaboração do relatório de auto-ava- auto-avaliação
liação;
Uma vez definidas as linhas gerais do pro-
8. Apoio à gestão na prioritização das jecto, e ainda no âmbito das actividades de
acções de melhoria e elaboração do planeamento, é muito importante elaborar
esboço do plano de melhorias. um plano de comunicação que deve incluir
Ao líder do projecto são exigidas elevadas a comunicação dirigida a todas as partes
competências; deverá possuir cumulativa- interessadas, com particular ênfase à ges-
mente um elevado grau de conhecimento tão de nível intermédio e colaboradores da
organização.
da organização, do modelo CAF e do modo
de orientação do processo de auto-avalia- A comunicação é uma área-chave em todos
ção. Saber designar um líder de projecto os processos de mudança, mormente
que reúna estes conhecimentos e que seja quando a organização está a desenvolver
da confiança da gestão e das pessoas da um processo de auto-avaliação. Se a comu-
organização, é uma das decisões-chave da nicação sobre os objectivos e as actividades
gestão que pode afectar a qualidade e os relacionadas com a auto-avaliação não for
resultados da auto-avaliação. Existe for-
clara e adequada, o processo será entendi-
mação adequada para líderes de projecto,
do como «mais um projecto» ou «apenas
tanto a nível nacional como europeu.
um exercício da gestão». Corre-se o risco de
Para algumas organizações, a linguagem e que essas apreciações sejam profecias auto-
os exemplos de práticas apresentados no destrutivas/demolidoras da realização ou
modelo CAF não são familiares e estão desempenho do processo e que a gestão
46
de nível intermédio e as outras pessoas da Assim, uma comunicação clara e coerente
organização deixem de estar empenhadas e visando todas as partes interessadas du-
envolvidas no projecto de aplicação da CAF. rante as principais fases do projecto é a
chave para o êxito do processo e das acções
subsequentes. O líder do projecto, junta-
Estudo 2005 — A importância da mente com a gestão de topo da organi-
comunicação para criar uma partilha zação, deve garantir que a política de
de responsabilidades é geralmente comunicação se centralize nos seguintes
desvalorizada objectivos:
1. Como a auto-avaliação pode fazer a
Uma importante conclusão do último inqué-
diferença;
rito aos utilizadores da CAF é que estes con-
sideram não ter dado a prioridade necessá- 2.Porque razão foi considerada uma
ria à comunicação com os colaboradores
prioridade;
durante o processo. 3. Como está relacionada com o planea-
As lições aprendidas demonstram que um mento estratégico da organização;
dos maiores benefícios da CAF é o aumento 4. Como está relacionada com o esforço
do nível de consciencialização e de comuni- global para melhorar o desempenho
cação pela organização. Mas isto apenas da organização (por exemplo, como
pode ser conseguido se a gestão e as pessoas primeiro passo para), designada-
responsáveis pela auto-avaliação actuarem, mente através da implementação de
desde o início do processo, no envolvimento
um programa inovador de reforma
operacional.
dos colaboradores e da gestão de nível inter-
médio, e na comunicação sobre os objectivos O plano de comunicação deve ser autono-
e os potenciais benefícios da auto-avaliação. mizado e conter os seguintes elementos:
grupos-alvo; mensagens; meios de comuni-
cação; responsáveis; frequência de envio e
Um dos objectivos de uma comunicação instrumentos utilizados.
activa desde o início do processo consiste
em desenvolver o interesse de alguns dos FASE 2 — O PROCESSO DE AUTO-
colaboradores e gestores a participarem -AVALIAÇÃO
directamente na equipa de auto-avaliação.
Passo 3
Desejavelmente este envolvimento deve ser
Criar uma ou mais equipas
conseguido através da motivação individual de auto-avaliação
— elemento base que une as pessoas ao
A equipa de auto-avaliação deverá ser,
processo de auto-avaliação. As pessoas
tanto quanto possível, representativa da
devem ter uma visão totalmente clara do
organização. Geralmente, incluem-se pes-
objectivo da auto-avaliação: a melhoria
soas de diferentes sectores, funções, expe-
do desempenho global da organiza- riências e níveis hierárquicos da organiza-
ção. A política de comunicação durante o ção, sendo o objectivo criar uma equipa
processo de auto-avaliação deve focalizar eficaz e simultaneamente apta a transmitir
os ganhos para todas as partes interes- uma perspectiva tão exacta e detalhada
sadas, colaboradores e cidadãos/clientes. quanto possível da organização.
47
A experiência dos utilizadores da CAF ser incluída na equipa de auto-avaliação. A
demonstra que as equipas são constituídas resposta dependerá da cultura e tradição
entre 5 e 20 participantes. Contudo, para da organização. O envolvimento da gestão
assegurar um trabalho eficaz e relativa- poderá traduzir-se num contributo de infor-
mente informal, deverá preferir-se equipas mação adicional e incrementar o empenho
com cerca de 10 pessoas. da gestão na fase posterior de implemen-
tação de acções de melhoria identificadas,
Tratando-se de uma organização complexa
alargando, ainda, a diversidade /representa-
e de grande dimensão, pode ser necessário
tividade da equipa. Contudo, se a cultura
constituir mais do que uma equipa de auto-
não está preparada para este tipo de envol-
-avaliação. Neste caso é muito importante
vimento, a qualidade da auto-avaliação
que o projecto tenha em consideração
pode ser posta em causa se um ou mais ele-
como e quando terá lugar a coordenação
mentos da equipa se sentirem inibidos e
das equipas.
incapazes de contribuir ou de falar aberta-
Os participantes devem ser seleccionados mente.
com base no conhecimento que têm da
organização e nas respectivas compe- Passo 4
tências pessoais (ex. capacidade analítica e Organizar a formação
comunicativa) mais do que nas competên-
cias profissionais individualmente conside- Formação e informação da
radas. Poderão ser seleccionados de forma gestão
voluntária, embora o líder do projecto e a
Pode ser útil a participação da gestão de
gestão continuem responsáveis pela quali-
topo e de nível intermédio, bem como de
dade, diversidade e credibilidade da equipa
outras partes interessadas numa acção de
de auto-avaliação.
formação sobre auto-avaliação, de forma
O líder do projecto também poderá ser o voluntária, para aumentar o conhecimento
líder da equipa, o que facilitará a condução e a compreensão sobre os conceitos da
do processo; contudo deverá ter-se o cuida- Gestão da Qualidade Total (TQM), em
do de evitar conflitos de interesse. O impor- geral, e sobre a auto-avaliação com base
tante é que o líder da equipa tenha a con- no modelo CAF, em particular.
fiança de todos os elementos do grupo
para liderar as discussões de forma justa e Formação e informação da
eficaz e permitir que todos dêem o seu con- equipa de auto-avaliação
tributo. O líder da equipa pode ser desig-
O modelo CAF deve ser apresentado à
nado pelo próprio grupo e é fundamental a
equipa, bem como devem ser explicados os
constituição de um secretariado eficiente
objectivos e a natureza do processo de
para o apoiar e organizar as reuniões, pre-
auto-avaliação. Se o líder do projecto já
vendo as instalações e tecnologias de infor-
recebeu uma formação antes desta fase é
mação e comunicação adequadas.
fundamental que este tenha um papel pri-
Uma questão que frequentemente se le- mordial na formação. Como complemento
vanta é a de saber se a gestão de topo deve às apresentações teóricas a formação deve
48
incluir exercícios práticos para abrir os hori- Passo 5
zontes dos participantes aos princípios da Realizar a auto-avaliação
Qualidade Total e também para experimen-
tar a construção do consenso uma vez que Concretizar a avaliação
os conceitos e práticas associados à CAF individual
podem ser estranhos à maior parte dos par-
A cada membro da equipa de auto-avalia-
ticipantes.
ção é solicitado que, utilizando os docu-
O Centro de Recursos CAF, no EIPA, organi- mentos e informação relevante fornecida
za, anualmente, acções de «formação de pelo líder do projecto, proceda a uma ava-
formadores», bem como são realizadas liação rigorosa da organização com base
acções deste tipo em diversos países em cada subcritério. Esta avaliação é basea-
europeus. da no conhecimento e experiência indivi-
dual de trabalho na organização. Cada ele-
Deve ser disponibilizado pelo líder de pro- mento regista de forma sintética os pontos
jecto à equipa de auto-avaliação um conjun- fortes e as áreas de melhoria suportadas nas
to de documentos e informação relevantes evidências das acções e resultados encon-
necessários para avaliar a organização de trados na organização. Recomenda-se que
forma eficaz. as áreas de melhoria sejam formuladas,
tanto quanto possível, de forma precisa
Pode ser avaliado em comum um subcri-
para facilitar, posteriormente, a identifi-
tério dos meios e outro dos resultados. Esta
cação de acções de melhoria. Após o regis-
acção conferirá ao grupo um melhor conhe-
to, cada elemento deve rever os pontos
cimento de como a auto-avaliação se execu- fortes e áreas de melhoria identificadas e
ta. Deve ser definido o modo de avaliar as pontuar cada subcritério de acordo com o
acções, resultados, pontos fortes e áreas de sistema de pontuação que foi escolhido.
melhoria e como atribuir a pontuação.
Durante a avaliação individual, o líder da
Outra acção relevante que posteriormente — equipa deve estar disponível para respon-
— durante a fase de obtenção de con- der às questões dos membros da equipa de
senso — poderá economizar tempo consiste auto-avaliação. O líder pode também
em elaborar um esquema das principais apoiar a preparação da reunião de consen-
partes interessadas da organização, aque- so na fase de identificação das acções e
las que têm mais interesse nas actividades resultados.
da organização: cidadãos /clientes; políti-
cos; fornecedores; parceiros; gestores e Alcançar o consenso na equipa
colaboradores. Também devem ser clara- Depois da avaliação individual, e logo que
mente identificados os serviços /produtos possível, a equipa deve reunir e chegar a
mais importantes fornecidos e recebidos acordo sobre os pontos fortes, as áreas de
pelas partes interessadas identificadas, bem melhoria e a pontuação de cada sub-
como os processos-chave que os suportam. critério. É necessário um processo de diálo-
49
go e discussão como parte essencial do
processo de aprendizagem, para alcançar o Estudo 2005 — O valor acrescentado
das discussões
consenso, assim como é muito importante
No geral, a prática para chegar aos resultados
compreender porque é que existem dife-
finais foi a mesma que a observada em 2003:
renças relativamente aos pontos fortes, a maioria das equipas alcançou o consenso
áreas de melhoria e pontuação. depois da discussão. A discussão por si só é
muitas vezes vista como o valor acrescentado
A sequência para avaliar os 9 critérios
efectivo da auto-avaliação: quando o con-
pode ser estabelecida pela equipa de auto- senso é alcançado, os resultados finais são
-avaliação, não sendo necessário respeitar a mais que a mera soma das opiniões indivi-
ordem numérica. duais. Estes reflectem a visão comum de um
grupo representativo e desta forma corrigem
O processo de obtenção de e ultrapassam a subjectividade das opiniões
individuais.
consenso
Como pode ser alcançado o consenso?
O líder da equipa é o responsável e tem um
No processo de obtenção do consenso papel fundamental na condução deste pro-
pode ser utilizado o seguinte método de 4 cesso de obtenção do consenso. Em todas
passos: as situações, a discussão deve ser baseada
em evidências claras sobre as acções
1. Apresentar os pontos fortes, as áreas planeadas ou implementadas e os resul-
de melhoria e as evidências por sub- tados alcançados. No modelo CAF, está
critério identificado por cada elemento; incluída uma lista de exemplos relevantes
2. Obter o consenso sobre os pontos for- para ajudar a identificar as evidências apro-
tes e áreas de melhoria. Este é geral- priadas. Esta lista não é exaustiva nem é
necessário encontrar acções /resultados
mente alcançado depois de considera-
para todos os exemplos, mas apenas para
da alguma evidência ou informação
aqueles que são considerados relevantes
adicional; para a organização. A equipa deve ser esti-
3. Apresentar a escala de pontuação mulada a encontrar outros exemplos adi-
atribuída individualmente a cada sub- cionais que sinta que são relevantes para a
critério; organização.
50
Como pontuar lização no processo. Demorando mais
tempo, corre-se o risco da diminuição da
O modelo CAF apresenta duas formas de
motivação e do interesse de todas as partes
pontuar: o sistema clássico e o sistema
envolvidas. Acresce que a situação da orga-
avançado. Os dois sistemas de pontuação
nização pode ter sido modificada entre o
são explicados em detalhe nesta publi-
início e o fim do processo de auto-avalia-
cação. Recomenda-se que seja utilizado o
ção. Neste caso, a avaliação e a pontuação
sistema clássico quando a organização não
podem deixar de ser exactas. Isto demonstra
está familiarizada com o processo de auto-
que melhorar uma organização usando
-avaliação e /ou não possui qualquer expe-
CAF é um processo dinâmico, de melhoria
riência com as técnicas da Gestão da Qua-
contínua, pelo que actualizar os dados e a
lidade Total.
informação faz parte do processo.
Duração do exercício de
auto-avaliação
Passo 6
Elaborar um relatório que
Comparando a realidade e o desejável, com descreva os resultados da
base no Estudo de 2005, 2 a 3 dias é con- auto-avaliação
siderado pouco para realizar uma auto-
-avaliação credível, enquanto que 10 dias Um relatório de auto-avaliação comum
ou mais é um período demasiado longo deve respeitar a estrutura da CAF (como
para a fase do diagnóstico da equipa. É apresentado na Grelha A) e contém, no
difícil sugerir um período ideal para uma mínimo, os seguintes elementos:
auto-avaliação com o modelo CAF, uma vez 1. Os pontos fortes e as áreas de melho-
que existem inúmeras variáveis em causa, rias para cada subcritério suportadas
designadamente os objectivos da gestão, o em evidências relevantes;
tempo, recursos e competências disponí-
2. Uma pontuação justificada por sub-
veis para investir no processo, a disponibi-
critério;
lidade dos dados, a informação e prazos
3. Tópicos /sugestões para as acções de
dos parceiros e as pressões políticas. Contu-
do, para a maior parte das organizações a melhoria.
norma é uma duração até 5 dias. Este perío- De forma a utilizar o relatório como base
do inclui a avaliação individual e a reunião ou para as acções de melhoria, é fundamental
reuniões de consenso. que a gestão de topo receba oficialmente o
relatório e aprove o mesmo. Se o processo
A grande maioria das organizações inquiri-
de comunicação funcionou correctamente,
das para o referido estudo completou todo
este procedimento não constituirá proble-
o processo de aplicação da CAF em 3
ma. A gestão de topo deve reconfirmar o
meses, incluindo a preparação, a auto-ava-
seu compromisso em implementar as
liação, a elaboração das conclusões e a for-
acções de melhoria. Também é essencial,
mulação do plano de melhorias.
nesta fase, comunicar os resultados aos
Três meses parecem ser o período de tempo colaboradores da organização bem como
ideal para que se mantenha o grau de foca- às restantes partes interessadas.
51
FASE 3 — PLANO DE MELHORIAS/ 3. Realça as forças, aponta as fraquezas
/PRIORITIZAÇÃO da organização e responde a cada
uma destas com acções de melhoria
Passo 7 apropriadas.
Elaborar o plano de melhorias
Prioritizar as áreas de melhoria
Estudo 2005 — Falta de medições / Na preparação do plano de melhorias, a
/avaliação
gestão pode considerar a utilização de
Muitas organizações encontraram obstáculos
uma abordagem estruturada, incluindo as
durante a primeira aplicação da CAF. A re-
duzida prática de avaliação e a consequente seguintes questões:
inexistência de medidas do desempenho — Onde queremos estar daqui a 2 anos
foram obviamente o maior problema em
na prossecução da visão e estratégia
muitas organizações públicas que realizaram
geral da organização?
uma auto-avaliação pela primeira vez, resul-
tando, muitas vezes, na implementação de — Quais são as acções necessárias para
sistemas de medição como a primeira acção alcançar estes objectivos (estratégia/
de melhoria. /definição de actividades)?
O processo para a criação de um plano de
O processo de auto-avaliação deve ir além
melhorias pode ser estruturado da seguinte
do relatório final dos resultados de modo a forma:
realizar o objectivo da implementação da
CAF. Este deve conduzir directamente ao A equipa responsável pela elaboração do
plano de acções para melhorar o desem- plano — auscultando as partes interes-
sadas relevantes:
penho da organização.
1. Extrai do relatório de auto-avaliação as
O plano de melhorias é um dos principais
sugestões de melhoria e agrega essas
objectivos da auto-avaliação com a CAF e é
sugestões por temas mais abrangentes;
também uma forma de recolher infor-
mação vital para o planeamento e estraté- 2. Analisa as áreas a melhorar e as suges-
tões de melhoria e formula acções de
gia da organização. Deve ser elaborado um
melhoria, abrangentes e relevantes,
plano integral para a organização melhorar
tendo em conta os objectivos estra-
todo o seu funcionamento. A lógica funda-
tégicos da organização;
mental deste plano reside no seguinte:
3. Prioritiza as acções de melhoria — uti-
1. Integra um plano de acções sistemáti- lizando os critérios acordados para
cas para melhorar a funcionalidade e calcular o seu impacto (baixo, médio,
operatividade de toda a organização; alto) nas áreas de melhoria, tais
2. Surge como resultado do relatório da como:
auto-avaliação, baseando-se, assim, — Importância estratégica da acção
em evidências e dados provenientes (uma combinação do impacto
da própria organização e, sobretudo, junto das partes interessadas, nos
na perspectiva das pessoas da organi- resultados da organização e na
zação; visibilidade interna e externa);
52
— Capacidade de implementação das
acções (com base no nível de difi- Estudo 2005 — Os membros das
culdade, nos recursos necessários equipas de auto-avaliação (EAA)
Os membros da EAA investiram muita ener-
e no prazo da realização);
gia no exercício, muitas vezes fora dos
4. Atribui responsabilidades para cada respectivos horários de trabalho. Frequente-
acção, bem como um calendário e mente, começam o seu trabalho na EAA com
alguma desconfiança acerca da utilidade do
identifica os recursos necessários (ver
exercício, do empenho da gestão, dos peri-
Grelha B).
gos de serem abertos e honestos, etc. Após
Pode também ser necessário relacionar as algum tempo, quando vêem que tudo está
acções de melhoria em curso com os cri- a ser feito com seriedade, cresce a motivação
térios da CAF, com o objectivo de manter e até algum entusiasmo, e no final, apode-
ram-se dos resultados. Os membros da EAA
uma visão geral clara.
têm potencial para se tornarem nos can-
Uma das formas para prioritizar consiste didatos mais motivados para equipas de me-
em combinar: lhoria e devem ser tratados como tal.
Recomendações Passo 8
Apesar de se reconhecer que a auto-ava- Divulgar o Plano de Melhorias
liação com a CAF constitui o início de uma Tal como mencionado anteriormente, a
estratégia de melhoria de longo prazo, comunicação é um dos factores críticos de
inevitavelmente, a avaliação vai identificar sucesso da auto-avaliação e também da
algumas áreas que podem ser melhoradas fase de implementação das acções de me-
no curto prazo e de forma simples. Investir lhorias que lhe segue. As acções de comu-
nestas acções irá contribuir para dar credi- nicação devem fornecer a informação apro-
bilidade ao plano de melhorias e constitui priada, do modo apropriado, para o
um retorno imediato do investimento em grupo-alvo apropriado e no momento
termos de tempo e formação realizada,
apropriado: não apenas antes ou durante a
constituindo, também, um incentivo para
auto-avaliação, mas também após a
continuar – o sucesso gera sucesso.
mesma. A organização deve decidir indivi-
É importante envolver as pessoas que con- dualmente se quer ou não disponibilizar o
duziram a auto-avaliação nas acções de relatório de auto-avaliação e plano de me-
melhoria. Isto é pessoalmente gratificante lhorias; contudo, constitui uma boa prática
para a equipa de auto-avaliação e aumenta informar todos os colaboradores acerca
a sua confiança e moral. Estes elementos dos resultados da auto-avaliação, desig-
podem também transformar-se em coorde- nadamente as principais conclusões da
nadores de outras acções de melhorias. auto-avaliação, as áreas nas quais é mais
53
importante intervir e as acções de melhoria muito importante. Muitos dos exemplos
planeadas. Caso contrário, a possibilidade constantes no modelo da CAF podem ser
de se criar uma plataforma de entendimen- considerados como sendo a primeira inspi-
to para mudar e melhorar corre o risco de ração para as acções de melhoria. As boas
se perder. Em qualquer comunicação acer- práticas e ferramentas de gestão existentes
ca dos resultados é sempre boa prática podem ser relacionadas com os diferentes
destacar o que a organização faz bem e critérios do modelo. Apresentam-se, no
como pretende melhorar ainda mais — quadro abaixo, exemplos destas ligações.
— existem muitos exemplos de organiza-
A implementação destas acções de melho-
ções que tomam por garantidos os seus
ria deve ser baseada numa abordagem ade-
pontos fortes e, por vezes, esquecem-se, ou
quada e consistente, num processo de
até desconhecem, como é importante cele-
monitorização e avaliação; os prazos e os
brar o sucesso.
resultados esperados devem ser claros;
Passo 9 deve ser atribuído um responsável para
Implementar o Plano cada acção (o «dono» ou coordenador da
de Melhorias acção), assim como devem ser considera-
Tal como foi descrito no passo 7, a elabo- dos diferentes cenários para as acções mais
ração do plano de melhorias prioritizado é complexas.
Acções de Melhoria
Desenvolvimento Manual Inquéritos Inquéritos
Balanced de competências do de de satisfação do
Scorecard dos colaboradores ISO 9000 Utilizador Pessoal Cidadão/Cliente Auditorias
Estrutura da CAF
MEIOS RESULTADOS
Gestão Resultados
das das
Pessoas Pessoas
Gestão Resultados
dos Resultados do
Planeamento orientados
Liderança e Processos para os Desempenho-
Estratégia e da Cidadãos/clientes -chave
Liderança
Parcerias Impacto
e
Recursos na Sociedade
APRENDIZAGEM E INOVAÇÃO
54
Qualquer processo de gestão da qualidade Passo 10
deve ter por base uma monitorização regu- Planear a próxima
lar da implementação e a avaliação dos auto-avaliação
resultados e impactos. Através da monito-
rização é possível ajustar o que foi planea- Utilizar o ciclo PDCA para gerir o plano de
do no decurso da implementação e poste- melhorias implica uma nova avaliação com
rior avaliação (resultados e impactos), e o modelo CAF.
verificar o que foi alcançado e qual o seu
impacto total. Para melhorar, é necessário Monitorizar o progresso
estabelecer formas de medir o desempenho e repetir a avaliação
das acções (indicadores de desempenho, Uma vez formulado o plano de melhorias e
critérios de sucesso, etc.). As organizações iniciada a implementação das mudanças, é
podem utilizar o ciclo Plan-Do-Check-Act importante ter a certeza de que essas
(PDCA) para gerir as acções de melhoria. mudanças têm um efeito positivo e de que
Para retirar o máximo proveito das acções não irão ter o efeito oposto nas acções que
de melhoria estas devem ser integradas nos a organização tem vindo a fazer bem.
processos habituais da organização.
Algumas organizações integraram auto-
Tendo por base a auto-avaliação realizada -avaliações regulares no planeamento dos
com o modelo CAF, cada vez mais países seus processos-chave: as avaliações são
estão a organizar esquemas de reconheci- agendadas de forma a contribuir para o
mento. A auto-avaliação com a CAF pode estabelecimento de objectivos anuais e de
também servir de base ao reconhecimento recursos financeiros a afectar.
através dos Níveis de Excelência da EFQM
(www.efqm.org).1 Os quadros de pontuação da CAF são sim-
ples, sendo embora poderosas ferramentas
A implementação de planos de melhoria na avaliação intercalar do plano de melho-
promove a utilização permanente de ferra- rias.
mentas de gestão, como o Balanced Score-
card, inquéritos de satisfação dos clientes e
Estudo 2005 — A CAF é geralmente
colaboradores, sistemas de gestão do
repetida de 2 em 2 anos
desempenho, entre outros.
As organizações concordam que para ser
realmente efectiva, a CAF deve ser aplicada
Estudo 2005 — A CAF como uma várias vezes. Existe uma preferência para uti-
introdução à TQM lizar a CAF de 2 em 2 anos (44%). Os investi-
O estudo mostra que a utilização de instru- mentos no exercício e o tempo necessário
mentos de gestão ou de qualidade era limita- para gerar resultados na melhoria de acções
do antes dos utilizadores aplicarem a CAF. Os são a base para esta visão.
instrumentos mais utilizados são os inquéritos
de satisfação dos clientes e colaboradores,
auditorias internas e externas, Norma ISO
9000:2000 com e sem certificação, gestão
de projectos e Balanced Scorecard. A am-
bição para uma maior utilização destas ferra-
mentas no futuro é muito elevada.
1
Nota do tradutor: o parceiro nacional da EFQM é a Associação Portuguesa para a Qualidade (www.apq.pt).
55
10 PASSOS PARA MELHORAR
AS ORGANIZAÇÕES COM A CAF
56
Grelha A — Pró-forma da grelha de AA para apresentação de resultados
Critério 1. Liderança
Avaliação do Critério 1
O que a liderança da organização faz para:
Subcritérios
1.1. Dar uma o orientação à organização, desenvolvendo a sua missão, visão e os valores
1.2. Desenvolver e implementar um sistema para a gestão, desempenho e mudança da organização
1.3. Motivar e apoiar as pessoas da organização e agir como um modelo de conduta
1.4. Gerir as relações com o nível político e outras partes interessadas com o objectivo de assegurar a partilha
de responsabilidades
1.1
1.2
1.3
1.4
Total
(0- 400)
Média
57
BENCH LEARNING As boas práticas estão frequentemente
associadas, de modo intrínseco, ao bench
learning. Os parceiros escolhidos para o
Definição
bench learning devem ser organizações
O principal objectivo para desenvolver que têm boas práticas que — quando
actividades de bench learning e /ou bench- adaptadas e implementadas na organiza-
marking é o de encontrar melhores formas ção — conduzem à melhoria do desem-
de fazer as coisas, com a finalidade de me- penho. É importante notar que quando se
lhorar o desempenho global da organiza- procura um parceiro para bench learning, a
ção, tendo por base geralmente melhores escolha não se deve limitar a organizações
resultados alcançados por outras organiza- similares. Na verdade, a inovação é inspira-
ções. De forma simples, o benchmarking é da frequentemente através da aprendiza-
um processo pelo qual uma organização gem com parceiros de outros sectores. Ao
encontra outras organizações com as quais implementar, na organização, aquilo que
pode comparar, ou benchmark, o desem- aprendeu através do processo de bench
penho da sua organização. Esta técnica learning, está inevitavelmente a criar as
pode ser uma ferramenta poderosa e eficaz suas próprias boas práticas.
para o progresso da organização, pois
CAF e Bench learning
explora princípios básicos como «não rein-
ventar a roda» e «aprender com os outros». A auto-avaliação é o primeiro passo para o
A CAF, bem como outras ferramentas de processo de bench learning e para as
análise organizacional, pode ser utilizada mudanças subsequentes a serem imple-
com esta finalidade. mentadas, que resultaram do diagnóstico
da organização o qual permite compreender
Contrariamente ao benchmarking clássico, e conhecer os pontos fortes e as áreas a
o bench learning não inclui necessaria- melhorar. Antes de introduzir o bench
mente a procura de organizações com- learning é importante ter uma visão clara
paráveis e a utilização de indicadores para do desempenho geral da organização de
estabelecer comparações directas. O bench modo a decidir as áreas /critérios que serão
learning enfatiza mais o processo de apren- utilizados como base para o processo de
dizagem do que o estabelecimento de melhoria.
comparações com outras organizações. O
O bench learning através da CAF implica
objectivo do bench learning é aprender que uma organização tenha avaliado o seu
com os pontos fortes de outras organiza- desempenho em pelo menos quatro áreas-
ções, aprender com estas aquilo que fazem -chave:
bem, é procurar inspiração para o seu
1. As pessoas da organização;
próprio trabalho e aprender com os erros,
evitando os erros cometidos pelas outras 2. Os clientes;
organizações. É um processo activo e con- 3. O ambiente no qual a organização
tínuo e não apenas uma comparação de actua;
indicadores: factos e medidas. 4. O desempenho total da organização.
58
Uma avaliação dos resultados nestas áreas- de melhoria do desempenho a longo
-chave dar-nos-á uma visão detalhada prazo.
sobre o que a organização está a alcançar e
Dado o crescimento da utilização da CAF
fornecerá dados e indicadores de desem-
na Europa, tornou-se mais fácil encontrar
penho apropriados.
parceiros para bench learning com a CAF. O
No entanto, e tendo em vista aproveitar Centro de Recursos CAF do EIPA, com a
todos os benefícios que podem ser obtidos ajuda dos correspondentes nacionais e as
através da actividade de bench learning, é respectivas redes de organizações, segue os
também necessário considerar a questão passos dos utilizadores da CAF no espaço
da governação e a forma como é gerida a europeu e convida a introduzir as suas boas
organização. Estas questões estão reflecti- práticas na base de dados especialmente
das nos critérios de Meios do modelo CAF, criada para os casos de aplicação da CAF.
que descrevem a abordagem da organiza- Quando as organizações se registam como
ção relativamente a estas questões, desig- utilizadores da CAF no sítio Web do Institu-
nadamente a definição de objectivos, o to Europeu de Administração Pública (EIPA)
desenvolvimento dos recursos humanos, as — www.eipa.eu — têm a possibilidade de
funções da liderança, a gestão de recursos registar informações detalhadas sobre a
e processos, entre outros. organização, as pontuações da auto-ava-
liação (opcional e confidencial) e infor-
Todas as funções, processos e actividades
mações acerca das suas boas práticas.
de uma organização podem ser objecto de
bench learning. A vantagem de fazer a liga- Através da cedência da informação-chave a
ção entre as iniciativas de bench learning e base de dados pode ajudar as organizações
a CAF reside no facto da estrutura da CAF públicas a identificar possíveis parceiros de
com 9 critérios e 28 subcritérios poder ser bench learning, como por exemplo permite
utilizada para identificar as áreas pro- a pesquisa de utilizadores da CAF num país,
blemáticas da organização e para procurar sector ou actividade em particular, ou por
áreas de boas práticas.
parceiros de bench learning adequados que
tenham tido um bom desempenho nas
Ciclo e projecto bench learning
áreas em causa.
Esquematicamente, o bench learning pode
A utilização da auto-avaliação através da ser apresentado como um ciclo de 5 pas-
CAF deve conduzir à elaboração de um sos:
plano de acção que incida nas áreas que
1. Planeamento
requerem melhorias. O bench learning com
2. Recolha, medição e comparação
outras organizações é apenas uma das for-
mas de realizar essas acções de melhoria. É 3. Análise
inerente ao bench learning, assim como à 4. Adaptação
auto-avaliação, a ideia de continuidade e 5. Avaliação e repetição
59
1. Planeamento também elaborar um código de conduta
que pode incluir acordo sobre os prazos,
No primeiro passo dos projectos bench
regras de confidencialidade, gestão e segu-
learning – o planeamento – a organização
rança de informação.
tem de procurar, identificar e contactar os
possíveis parceiros. Os projectos bench
2. Recolha, medição
learning podem ser desenvolvidos por dois
e comparação
ou mais parceiros. É muito importante desig-
nar, em cada organização, um gestor do Durante a segunda etapa, recolhem-se pro-
projecto. Entre os vários participantes no cedimentos e sugestões importantes das
projecto deve ser escolhido um coorde- organizações parceiras para colmatar os
nador. Os parceiros devem chegar a acordo problemas identificados, assim como os
sobre as áreas e/ou resultados em que resultados alcançados em áreas relevantes.
incidirá o projecto tendo em conta os Esta recolha pode ser feita através de ques-
papéis e os contributos dos vários par- tionários, reuniões e consulta de websites.
ceiros. Devem ter sempre em mente o equi- Toda a informação recolhida — informação
líbrio entre os contributos dados e os bene- acerca dos sucessos e fracassos — deve ser
fícios recebidos pelos parceiros, de modo a comparada e/ou medida, e devem ser iden-
criar situações win-win (vencer-vencer) para tificadas as diferenças e os requisitos para o
todos os participantes. Os parceiros devem sucesso.
5. AVALIAR OS 1. IDENTIFICAR AS
RESULTADOS E ÁREAS A MELHORAR E
REPETIR A PLANEAR O BENCH
AUTO-AVALIAÇÃO LEARNING
2. RECOLHER, MEDIR
4. ADAPTAR E E/OU COMPARAR
IMPLEMENTAR procedimentos
boas práticas na interessantes, pontos
organização fortes e resultados
3. ANALISAR
as causas dos
problemas e as
soluções para o sucesso
60
3. Análise avaliação dos resultados do projecto bench
learning e tomam-se decisões sobre os pas-
O terceiro passo é a análise. É solicitado às
sos seguintes. Estes passos podem incluir a
organizações participantes que definam as
melhoria de processos em curso, incluindo
causas dos problemas que ocorreram em
novas sugestões e ideias. A questão funda-
cada área. É também solicitado às organi-
mental, nesta fase, é que a melhoria con-
zações que, na medida do possível, deter-
tínua é um processo dinâmico que afecta
minem a origem desses problemas e perce-
— e por isso necessita do seu envolvimen-
bam como essas razões podem ser a chave
to — todas as partes interessadas. Para
para o sucesso dos primeiros passos na reso-
fazer o acompanhamento das melhorias
lução dos problemas. Uma vez determi-
alcançadas é importante avaliar o progres-
nadas as causas dos problemas, é neces-
so, pelo que se recomenda que as organi-
sário escolher ou adaptar boas práticas ou
zações repitam a auto-avaliação com base
identificar outras soluções possíveis para o
no Modelo CAF.
sucesso. É, também, recomendado que os
participantes no projecto determinem o 6. Potenciais armadilhas
porquê de alguns procedimentos, resulta-
dos e métodos serem mais apropriados e • Procurar parceiros de bench learning
mais bem sucedidos do que outros, deven- apenas no sector da organização.
do registar as conclusões. Alguns processos, tais como a avalia-
ção da satisfação dos clientes ou dos
4. Adaptação e implementação colaboradores — apesar de diferentes
sectores — são comuns e podem
A quarta etapa é a implementação. Inclui a
efectivamente ser comparados com
selecção de boas ideias, sugestões, proce-
diferentes tipos de organizações. É
dimentos, soluções e a sua adaptação e
como «alargar os horizontes».
introdução nas práticas diárias da organiza-
ção. O acordo total, envolvimento e parti- • Focalizar apenas as medidas de com-
cipação dos colaboradores nesta fase é cru- paração do desempenho, sem ter em
cial para o sucesso da implementação. Os conta os processos e as actividades
colaboradores devem igualmente ter o co- que levam à realização de boas práti-
nhecimento acerca do progresso do projecto cas.
durante todas as fases, através dos canais • Esperar que o bench learning seja
de comunicação existentes na organização. rápido e fácil.
Deve ser redigido um relatório final que • Despender demasiado tempo e recur-
inclua uma lista com as sugestões de boas sos numa fase específica do processo.
práticas, a sua implementação e os resulta- • Ter a expectativa de que todas as áreas
dos /impactos esperados. da organização podem ser compara-
das com outras organizações.
5. Avaliação e repetição
• Solicitar informações e dados sem
A última etapa consiste na avaliação dos estar preparado para partilhar as suas
resultados do projecto. Procede-se a uma próprias informações com os outros,
61
e, inversamente, esperar que as outras lho com um verdadeiro espírito de
organizações vão partilhar aberta- parceria é fundamental para o suces-
mente a informação que lhes é so dos projectos bench learning.
valiosa. De acordo com a nossa expe-
• Quanto mais longos forem os proces-
riência, a maioria das organizações
sos de bench learning, mais difícil é
deseja partilhar a maior parte da
informação quando é estabelecida manter o entusiasmo e o compro-
uma verdadeira parceria desde o iní- misso das pessoas responsáveis pela
cio. O respeito pelos outros e o traba- sua promoção e implementação.
62
GLOSSÁRIO Auditoria
Acto de apreciação independente que visa
Accountability analisar e avaliar as actividades e os resul-
tados de uma organização. As auditorias
É a obrigação de prestar contas pelas
mais comuns são: auditoria financeira,
responsabilidades assumidas e de justificar auditoria operacional, auditoria às tecnolo-
a utilização e gestão dos recursos gias de informação e comunicação, audito-
empregues. As pessoas que aceitam esta ria de gestão, etc.
obrigação são responsáveis pelos recursos e
Existem 3 níveis de controlo das activi-
operações que controlam perante quem
dades:
tem a competência de fiscalizar esta obri-
gação. Assim cada uma das partes é • Controlo interno realizado pela gestão;
responsável pelo seu dever. • Auditoria interna realizada por uma
unidade independente da organiza-
Ambiente de aprendizagem ção. Entre outras funções, deve con-
trolar a eficácia da gestão interna;
O ambiente no interior da organização
• Auditoria externa realizada por uma
onde a aprendizagem assume um lugar de
entidade externa independente.
destaque através da aquisição de compe-
tências, partilha de conhecimentos, troca Avaliação
de experiências e diálogo sobre as melhores Acto de examinar se as acções desenvol-
práticas. vidas tiveram os resultados esperados e se
outras acções podiam ter tido melhores
Análise SWOT resultados e a mais baixo custo.
Análise dos pontos fortes (Strengths), dos
Avaliação do desempenho
pontos fracos (Weaknesses), das oportu-
nidades ou vantagens potenciais (Opportun- A avaliação do desempenho necessita de
ities) e das ameaças ou dificuldades poten- ser entendida no contexto da gestão.
Geralmente, o sistema de gestão de uma
ciais (Threats) de uma organização.
organização inclui a avaliação do desem-
Aprendizagem penho individual dos colaboradores. Esta
prática ajuda a monitorizar o desempenho
A aquisição e compreensão de conheci- do departamento e da organização medi-
mento e informação que podem conduzir à ante a agregação do desempenho indivi-
melhoria ou mudança. Como exemplos de dual pelos diferentes níveis de gestão da
actividades de aprendizagem organiza- organização. A entrevista de avaliação indi-
vidual entre o colaborador e o seu/sua direc-
cional temos o benchmarking, o bench
tor/a é a forma mais comum de fazer a ava-
learning, avaliações externas e internas
liação. No decorrer da entrevista, como
e /ou auditorias e estudos de boas práticas. complemento à avaliação do desempenho,
Os exemplos de aprendizagem individual podem ser avaliados outros aspectos dos
incluem a formação e o desenvolvimento colaboradores, incluindo o nível de conheci-
de competências. mentos e competências relativas à actividade
63
desempenhada, podendo ser identificadas junto de indicadores quantitativos que per-
aqui as necessidades de formação. mitem avaliar a capacidade da organização
Numa abordagem TQM, que visa a melho- para cumprir a sua missão e objectivos
ria contínua, é possível utilizar o ciclo PDCA estratégicos. Estes indicadores estruturam-
a nível individual: -se em torno de 4 perspectivas: inovação e
liderança; processos internos; clientes e
• Planeie o trabalho para o ano seguinte
gestão financeira. Os indicadores de cada
(PLANEAR);
uma das perspectivas estabelecem entre si
• Realize o trabalho (EXECUTAR); relações de causa-efeito, as quais são
• Faça uma revisão do trabalho realizado baseadas em hipóteses que permanente-
durante a entrevista de avaliação mente têm de ser revistas.
(REVER), e
O Balanced Scorecard é também muito útil
• Adapte, se necessário, para o próximo
como uma ferramenta de comunicação da
ano, os objectivos, os meios e as com-
gestão, como via para informar os colabo-
petências (AJUSTAR). radores da organização e outras partes
Existem várias formas de aumentar a objec- interessadas em que medida a organização
tividade da avaliação do desempenho: está a cumprir o planeamento estratégico.
• Avaliação da gestão, onde estes são O Balanced Scorecard é cada vez mais uti-
avaliados directamente pelos colabo- lizado no sector público da Europa. É
radores que dirigem; importante salientar que o Balanced Score-
card pode ser utilizado no contexto da
DIRECTORES- avaliação com o modelo CAF.
CLIENTES
-GERAIS
Benchmark
Um resultado alcançado com elevada pon-
tuação (por vezes definida como sendo
GESTOR
«best-in-class /melhor prática», ver Bench-
marking em seguida); referência ou medida
padrão para comparação; ou um nível de
desempenho que é reconhecido como
PARES/COLEGAS COLABORADORES sendo o padrão de excelência para um
processo específico.
Benchmarking
• Avaliação a 360 graus onde os ges-
tores são avaliados mediante diferen- Existem inúmeras definições de bench-
tes pontos de vista: directores-gerais, marking mas as palavras-chave são «com-
pares ou colegas na gestão da organi- parar com os outros».
zação, colaboradores e clientes. O benchmarking consiste simplesmente em
«fazer comparações com outras organiza-
Balanced Scorecard
ções e depois aprender as lições retiradas
O Balanced Scorecard é um instrumento de dessas comparações». (Fonte: European
gestão que visa a construção de um con- Benchmarking Code of Conduct).
64
Na prática, o benchmarking geralmente Bottom-up
engloba:
Direcção do fluxo da informação ou da
• Comparação regular de aspectos do decisão, no seio de uma organização, dos
desempenho (funções ou processos) níveis hierárquicos inferiores para os níveis
com as organizações que se conside-
hierárquicos superiores. O oposto designa-
ram ter boas práticas. Por vezes, essa
-se por top-down.
referência é feita para best in class/me-
lhor prática, mas como nunca se pode
Brainstorming
ter a certeza de qual a melhor, é prefe-
rível a expressão «boa prática»; Ferramenta para trabalho em equipa que é
• Identificação de deficiências no de- utilizada para gerar ideias, de forma livre,
sempenho; num curto período de tempo, provenientes
• Procura de novas abordagens para de um grupo de pessoas. A regra mais
introduzir melhorias no desempenho; importante é evitar qualquer tipo de críticas
• Implementação de melhorias; durante a fase de produção de ideias.
• Monitorização do progresso alcança-
Ciclo PDCA
do e avaliação dos benefícios.
Nas administrações públicas europeias, o É um ciclo de quatro fases que têm de ser
benchmarking centra-se geralmente nos ultrapassadas para se conseguir a melhoria
aspectos da aprendizagem, sendo hoje em contínua, tal como Deming descreve:
dia mais comum falar-se em «Bench learn- Plan- Planear (fase do projecto)
ing» como sendo uma forma de aprender a
melhorar através da partilha do conhe- Do- Executar (fase da execução)
cimento, da informação e, por vezes, dos Check- Rever (fase do controlo)
recursos. Reconhece-se que constitui um
modo eficaz para introduzir a mudança Act- Ajustar (fase da acção, adap-
organizacional. Reduz os riscos, é eficiente tação e correcção)
e poupa tempo. Estas quatro fases reforçam a ideia de que
os planos de melhoria devem começar com
Benchmarking estratégico um planeamento cuidadoso que deve
O benchmarking estratégico é utilizado resultar numa acção eficaz que deve ser
quando as organizações procuram melho- revista e eventualmente ajustada, e por últi-
rar o seu desempenho global através da mo deve voltar à fase de planeamento ini-
análise de estratégias de longo prazo e ini- cial, dando continuidade ao ciclo.
ciativas gerais que tenham conduzido a ele-
vados níveis de desempenho e sucesso. Cidadão/Cliente
Envolve a comparação de aspectos funda-
mentais, nomeadamente as competências A expressão «cidadão /cliente» é utilizada
essenciais; o desenvolvimento de novos para realçar o relacionamento duplo que
produtos e serviços, a mudança nas activi- existe por um lado: entre a Administração
dades ou a melhoria da capacidade para Pública e os utilizadores dos serviços públi-
lidar com mudanças no ambiente envol- cos; e, por outro lado, entre a Adminis-
vente. tração Pública e todas as pessoas, que
65
enquanto cidadãos e contribuintes, têm com a definição da pontuação e avaliação
interesse nos serviços e nos seus resultados. global da organização.
66
Na Administração Pública, uma organiza- • Construção da visão do processo: Qual
ção caracterizada pela diversidade é consi- a visão a longo prazo do processo e o
derada uma organização que reflecte a que é que a organização necessita de
sociedade que serve. fazer para alcançar esse cenário?
RELAÇÃO CUSTO-EFICÁCIA
RESULTADOS
ALCANÇADOS
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consideradas como um único conceito. A morais, as normas estabelecem, também, o
produtividade deve ser medida de forma a que é legal e moralmente correcto numa
incluir quer os custos de todos os factores determinada situação.
de produção (produtividade total dos fac-
tores), quer apenas os custos de um factor
Evidência
específico (produtividade do trabalho ou Informação que comprova uma declaração
produtividade do investimento). ou um facto. As evidências são conside-
radas essenciais na formação de conclusões
Empowerment e julgamentos correctos/objectivos.
É o processo pelo qual se atribui autoridade A evidência pode ser obtida através de
ou poder acrescido a um indivíduo ou grupo pesquisa documental, observação ou con-
senso1.
de pessoas no processo de tomada de
decisão. Pode aplicar-se a cidadãos/clientes
Excelência
ou colaboradores através do envolvimento
de uma pessoa/grupo e da garantia de um Práticas de gestão da organização, bem
grau de autonomia nas suas acções/decisões. como resultados alcançados de grande
relevância, com base nos conceitos funda-
Estratégia mentais da Gestão da Qualidade Total, tal
como formulados pela EFQM. Inclui a ori-
Um plano de longo prazo de acções priori- entação por resultados, a focalização no
tizadas para alcançar os objectivos globais cliente, a liderança e constância de propósi-
ou cumprir a missão de uma organização. tos, a gestão por processos e factos, o
envolvimento das pessoas, a melhoria con-
Estrutura organizacional
tínua, inovação, parcerias com benefícios
A forma como a organização está estrutu- mútuos e, ainda, a responsabilidade social
rada, como por exemplo a divisão por áreas corporativa.
de trabalho ou funções, vias formais de
comunicação entre gestores e colabo- Factores críticos de sucesso
radores, e a forma como as actividades e
As principais condições que têm de ser
responsabilidades estão divididas pela
preenchidas para que os objectivos estra-
organização.
tégicos possam ser alcançados. Apontam
Ética as actividades ou resultados-chave em que
o bom desempenho é essencial para o
Por ética no serviço público entende-se o
sucesso da organização.
conjunto de valores e normas comuns que
devem reger a actividade do funcionário
Follow-up
público no desempenho das suas funções.
A natureza moral desses valores /normas, Na sequência do processo de auto-ava-
que podem ser declaradas ou implícitas, liação e das mudanças da organização, o
referem-se ao que é considerado ser correc- follow-up consiste na verificação do grau
to, errado, bom ou mau comportamento. de realização dos objectivos préviamente
Enquanto os valores definem os princípios estabelecidos. Desta análise deve resultar o
1
Nota do tradutor.
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lançamento de novas iniciativas, o ajusta- organização (geralmente impulsionadas
mento da estratégia e, ainda, o planeamen- pelas Agendas da Modernização e Refor-
to de acordo com as novas circunstâncias. ma) e liderar a dinâmica da mudança
através da preparação, implementação e
Fornecedor apoio à mudança.
Organização ou pessoa que fornece um
Gestão da Qualidade
produto ou serviço1.
Método para assegurar que todas as activi-
Gestão do conhecimento dades necessárias à concepção, desenvolvi-
A gestão do conhecimento é a gestão mento e implementação de um produto ou
explícita e sistemática do conhecimento serviço são eficientes e eficazes, respeitan-
vital, que está associada aos processos de do o sistema da qualidade.
criação, organização, difusão, utilização e
exploração do conhecimento. Gestão de recursos humanos
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melhorar os serviços públicos e os processos Indicadores de desempenho-
democráticos, servindo também de apoio -chave
às políticas públicas. O governo electróni- São as medidas mais críticas e as medidas de
co é visto como um meio para realizar e desempenho dos processos-chave, essen-
tornar mais eficiente a gestão. Pode melho- cialmente apresentados nos critérios 4 e 5
rar o desenvolvimento e a implementação da CAF, que são capazes de influenciar
das políticas públicas e ajudar o sector grandemente a eficiência e a eficácia dos
público a dar resposta às exigências para a resultados do desempenho-chave.
prestação de mais e melhores serviços com
Um bom exemplo de indicadores de satis-
menos recursos.
fação do cidadão /cliente podem ser os
Impacto (ver outcome) resultados das medições do desempenho
dos processos relativos aos cidadãos/clientes
Indicadores que a organização põe em prática para
prestar os serviços aos cidadãos.
Medidas que são indicativas, ou seja, que
demonstram os resultados de uma acção.
Inovação
Indicadores de desempenho Inovação é o processo de transformação de
novas ideias em novos serviços, processos,
São as diversas medidas operacionais uti-
ferramentas, sistemas e relações humanas.
lizadas pela Administração Pública para
Uma organização pode ser considerada
ajudar as organizações a:
inovadora quando realiza uma actividade já
• Monitorizar existente de uma forma diferente / inova-
• Compreender dora para esse local de trabalho, ou quan-
• Prever do a organização oferece aos clientes um
serviço novo ou presta o mesmo serviço
• Melhorar
mas de uma forma diferente, como por
o modo como funcionam e o desempenho exemplo via Internet.
que alcançam.
Input (entrada)
São utilizados vários conceitos para medir o
desempenho da organização: resultados, Qualquer tipo de informação, conhecimen-
medidas, indicadores, parâmetros. No en- to, matéria ou outro tipo de recursos uti-
tanto, a terminologia sobre as medições é lizado na produção de bens ou serviços.
pouco importante, pelo que devemos usar
termos que nos sejam familiares. Se seguir- ISO
mos o princípio de Pareto, apercebemo-nos ISO ou Organização Internacional para a Nor-
de que 20% do que fazemos irá produzir malização (International Organization for
80% dos nossos resultados. Por isso, é Standardization) é uma rede global que:
importante medir pelo menos o desem- identifica as normas internacionais exigidas
penho dos processos que são essenciais às empresas, governos e sociedade; as
para a produção dos resultados esperados. desenvolve com os contributos nacionais
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em parceria com os sectores que as adop- através do benchmarking. É preferível uti-
tam mediante procedimentos transpa- lizar a expressão «boa prática» quando não
rentes; e as divulga para serem implemen- é possível assegurar que não existe uma
tadas em todo o mundo. melhor.
Líder Missão
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Objectivos operacionais Outcome (impacto)
A formulação mais concreta de um objecti- São todos os efeitos que os resultados (out-
vo estratégico, como por exemplo ao nível puts) provocam nas partes interessadas ou
da unidade orgânica. Um objectivo opera- na sociedade.
cional pode ser imediatamente transforma-
do num conjunto de actividades e acções. Output (resultado)
É o resultado imediato da produção, que
Objectivos SMART pode incluir bens ou serviços. No entanto,
Os objectivos definidos pela organização há que ter em conta a distinção entre resul-
devem ser SMART: tados intermédios e finais. No primeiro
caso, os produtos ou serviços são forneci-
• Specific — devem ser precisos quanto
dos por um departamento a outro departa-
ao que a organização visa alcançar;
mento, na mesma organização; no segun-
• Measurable — devem poder ser medi- do caso, o resultado tem como destinatário
dos/quantificáveis; uma entidade externa à organização.
• Achievable — devem ser atingíveis;
Exemplo de Output e Outcome: elevadas
• Realistic — devem ser exequíveis e reais; restrições no acesso às licenças para posse
• Timed — devem ser calendarizados. de armas de fogo. O output /resultado final
é a redução do número de armas em circu-
Organização aprendente
lação, o qual conduz ao outcome / impacto
Uma organização onde as pessoas aumen- que se consubstancia no sentimento colec-
tam continuamente as suas capacidades tivo de maior segurança.
para alcançar os resultados pretendidos,
onde novos e elevados padrões de pensa- Parcerias
mento são estimulados, onde as aspirações Colaboração com outras entidades, numa
colectivas emergem e onde as pessoas se base comercial ou não, e que visa um objec-
encontram em aprendizagem contínua no tivo comum, criando assim uma mais-valia
contexto da própria organização. para a organização, para os seus clientes e
outras partes interessadas.
Organização pública
A organização pública é qualquer institui- Partes interessadas
ção, serviço ou sistema dirigido e controla- Designa todos aqueles que têm um inte-
do politicamente pelo governo eleito (na- resse, financeiro ou não, nas actividades da
cional, federal, regional ou local), incluindo, organização, por exemplo os decisores
também, organizações que lidam com o políticos, os cidadãos / clientes, os colabo-
desenvolvimento das políticas e aplicação radores, o público em geral, as entidades
da lei, como por exemplo assuntos que reguladoras, os meios de comunicação social,
não podem ser considerados estritamente os fornecedores, etc. As organizações gover-
como serviços. namentais também são partes interessadas.
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Pessoas pactos e, deste modo, acrescentam valor.
A natureza dos processos nas organizações
Todos os colaboradores da organização,
de serviço público podem variar muito,
incluindo os que trabalham a tempo inteiro,
abrangendo desde actividades relativa-
a tempo parcial e temporariamente.
mente abstractas, como as que suportam
Plano de Acção as políticas de desenvolvimento ou regu-
lação das actividades económicas, até
Documento no qual se indicam o plano das actividades muito concretas relacionadas
actividades, a definição das responsabili- com a prestação de serviços. Podemos dis-
dades, os objectivos para implementação tinguir entre:
do projecto (ex. metas /prazo limite) e os
recursos necessários (ex. recursos humanos, • Os processos-chave, essenciais para
materiais e financeiros). prestação de serviços ou fornecimen-
to de produtos;
Política pública • Os processos de gestão, que con-
Designa a orientação seguida pelos orgãos duzem a organização e apoiam os
políticos na resolução de problemas ou processos-chave;
matérias de interesse público, nomeada- • Os processos de suporte, que forne-
mente acções e omissões, decisões e não cem os recursos necessários.
decisões, o que implica escolhas entre De entre os anteriormente referidos, os
várias alternativas. processos-chave são os mais importantes
para a organização.
Prazo
Período de tempo em que os resultados Processo de melhoria contínua
devem ser alcançados:
Trata-se da melhoria sistemática dos
• Curto prazo — refere-se, geralmente, a processos de trabalho em termos de quali-
um período inferior a 1 ano; dade, economia ou duração. O envolvi-
• Médio prazo — refere-se, geralmente, mento de todas as partes interessadas de
a um período compreendido entre 1 e uma organização é, geralmente, um pré-
5 anos; -requisito neste processo.
• Longo prazo — refere-se, geralmente,
Qualidade
a um período superior a 5 anos.
A qualidade no sector público está rela-
Procedimento
cionada com a maximização do valor dos
Descrição objectiva e detalhada de como as produtos e serviços para todas as partes
actividades devem ser executadas. interessadas no âmbito de uma estrutura
política e financeira. A Gestão da Qualidade
Processo Total (TQM) centra-se nos procedimentos e
Conjunto de procedimentos que transfor- processos que são considerados instrumen-
mam as entradas em resultados ou im- tais na promoção da qualidade.
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Recursos contribuírem para o desenvolvimento sus-
tentável, trabalhando com os seus colabo-
Os recursos incluem o conhecimento, o tra-
radores, as suas famílias, comunidades locais
balho, o capital, os equipamentos, as insta-
e com a sociedade em geral para melhorar
lações e as tecnologias que a organização
a qualidade de vida. O objectivo é trazer be-
utiliza para desenvolver as suas actividades.
nefícios, tanto para as organizações como
para sociedade.
Reengenharia de Processos
(BPR — Business Process Re-engineering)
Resultado (ver output)
Podemos sempre fazer melhorias num
processo existente através de pequenas Resultados de desempenho-
adaptações (abordagem Kaizen). Em alguns -chave
casos, esta abordagem deixa de ser ade- Os resultados que a organização atinge em
quada para a realização dos objectivos e relação ao planeamento e estratégia na sa-
poderá ser necessário redesenhar todo o tisfação das necessidades e expectativas
processo. Chama-se a esta abordagem BPR das várias partes interessadas (resultados
(Business Process Re-engineering) ou sim- externos); e os resultados que a organiza-
plesmente reengenharia de processos. A ção alcança no que respeita à respectiva
ideia do BPR é a de redesenhar totalmente o gestão e processos de melhoria (resultados
processo, permitindo dar um grande passo internos).
em frente ou realizar grandes rupturas.
Uma vez implementada a mudança, deve- Sistema de Gestão da Qualidade
-se retomar o processo de procura de opor- O sistema que define as políticas e os pro-
tunidades para a introdução gradual de cedimentos necessários para melhorar,
melhorias contínuas para optimizar o avaliar e integrar os processos que podem
processo. conduzir a um melhor desempenho.
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Transparência
A transparência implica receptividade,
comunicação e prestação de contas. É uma
expressão metafórica do significado utiliza-
do nas ciências sociais: um objecto «trans-
parente» significa que se consegue ver
através do mesmo. Procedimentos trans-
parentes incluem reuniões abertas, divul-
gação de relatórios financeiros, acessibili-
dade da informação e da legislação,
publicação do orçamento, auditorias, etc.
Valores
Este conceito refere-se aos valores culturais,
morais e de bem-estar. Os valores morais
tendem a ser universais, enquanto que os
valores culturais podem mudar de organi-
zação para organização e de país para país.
Os valores culturais de uma organização
devem ser transmitidos e postos em prática
e devem ainda estar relacionados com a
respectiva missão. Podem ser muito dife-
rentes entre organizações sem fins lucra-
tivos e empresas privadas.
Visão
É a fotografia do futuro. É o sonho alcan-
çável ou aspiração do que uma organiza-
ção pretende fazer e onde pretende chegar.
O contexto deste sonho e aspiração é
determinado pela missão da organização.
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