Tarefas da Mariana

1) Programação de HDR
1.1 Clientes Novos
 Em geral, durante o processo de negociação do serviço o Comercial faz contato para saber sobre datas de
serviços na Agenda de HDR.
 Com a informação data, o Comercial negocia com o cliente.
 Fechando o contrato, é criada uma PTC para o serviço e, enviado um e-mail solicitando agendamento da
atividade (pode ocorrer a demora na aprovação da PTC, controlar semanalmente esta parte com o
consultor)
 Juntamente, deve constar na solicitação o checklist do cliente em anexo (caso não tenha, solicitar ao
consultor).
 Analisar o checklist para verificar a descrição dos volumes de reservatórios e demais dados para avaliar as
seguintes situações:
 Volume (m³): de acordo com as normas de segurança os reservatórios com volumes de até 10m³
podem ser higienizados por 02 técnicos e acima deste volume necessita-se de uma equipe com 03
técnicos.
 APR e demais documentos para SEGTRAB: Caso haja necessidade, alguns documentos necessitam
de solicitação prévia para emissão.
 Estrutura: dificuldade de acesso, distância de ponto de energia e voltagem, local de descarte, se
haverá etapas etc.
 Integração: verificar com o cliente antes de executar o serviço.
 De acordo com cada informação do checklist pode-se avaliar como o serviço será agendado.
 Comparar alguns dados do checklist com o escopo do cliente, caso haja alguma informação distinta,
solicitar esclarecimento ao consultor.
 Solicitar ao consultor um telefone de contato para repassar ao técnico no dia da execução do serviço.
 Após avaliar estas informações verificar junto ao cliente se o checklist está de acordo ou não.
 Verificar a necessidade do cliente quanto a dias e horários específicos para o atendimento.
 Se este necessitar de etapas, verificar com o cliente sobre o intervalo entre as mesmas e, caso este
intervalo influencie no prazo da coleta, este deve ser informado ao cliente (descrição detalhada sobre
laudos no item 3)
 Informar a data e horário agendados na planilha de Excel AGENDA VENCIMENTO HDR.
 Após o agendamento pode-se informar por e-mail ao cliente a data e horário agendados, as medidas
preventivas a serem consideradas previamente e o pedido de liberação de acesso da equipe técnica ao
local.
 Caso se faca necessário, enviar os documentos de toda a equipe técnica, até mesmos os que não estão
previsto para trabalharem no dia, e da ASA RIO caso o cliente solicite.
 Aguardar retorno do cliente quanto a confirmação do agendamento.
 Com proximidade de uma semana pode-se solicitar certeza na confirmação do serviço e também analisar se
há PTC no sistema, caso não haja solicitar ao consultor.
 Caso o cliente demore em retornar a confirmação por e-mail, informar ao mesmo que em caso de não
confirmação dentro de 48h a 72h antes do serviço agendado, este será reprogramado.
 Havendo reprogramação, informar nova data ao cliente solicitando novamente confirmação.
 Enviar semanalmente no grupo de HDR a programação da semana (print da agenda de HDR) para que os
técnicos possam estar ciente dos serviços que estão sendo planejados.
 Incluir as Ordens de Serviços dividindo entre as tecs 5 e 47 (em alguns casos os técnicos de HDR terão
suporte de outros técnicos, o que deve ser informado na OS)
 Conferir se as OSs foram dispostas conforme os dias e horários agendados e confirmados.
 Enviar o checklist, contato do cliente e/ou responsável pela Manutenção, para a equipe técnica. Esta em
posse das informações deve planejar a atividade em conformidade às normas de segurança da empresa.
 Após conclusão do serviço, verificar se foi feita a baixa correta, se os técnicos chegaram no horário
agendado, se a execução descrita na baixa está de acordo com o escopo. Em caso de divergências destas
informações verificar dados e informar ao gestor de planejamento.
 Verificar se os registros fotográficos foram enviados do serviço executado (INEA, foto antes e depois de
cada reservatório).

1.2 Clientes Existentes

É feito o mesmo processo descrito acima para clientes novos, as diferenças são:
 Enviar checklist anterior para o cliente, solicitando atualização;
 Caso necessite de atualização de APR, informar ao cliente e a técnica SEGTRAB Sra. Bruna
Cerzonimo.
 Verificar a da última limpeza e agendar o serviço observando a validade do anterior.

1.3 Clientes com Cronogramas

 Alguns clientes precisam de criação de cronogramas com várias etapas.
Exemplos: PETROBRAS, ODEBRECHT, FLEURY, GPA, PANCO, HALLIBURTON etc.
 PETROBRAS: Semestralmente o cliente informa ao consultor os reservatórios que serão feitos por
semestre, são cerca de 40 a 50 reservatórios, estes são agendados semanalmente toda quinta-
feira.
Criar uma planilha de cronograma com as datas a serem agendadas especificando quais serão os
reservatórios por dia de serviço. Após elaboração deste, enviar para aprovação do cliente.
 Os certificados e laudos são emitidos por dia de limpeza e conforme descrição específica de área
higienizada e ponto de coleta.
 ODEBRECHT: Cronograma trimestral, cerca de 45 reservatórios, elaboração e envio de laudo
técnico. Com elaboração de planilha de controle de atividades executadas para medição.
 FLEURY: Cronograma semestral com cerca de 90% dos serviços noturnos agendados entre 19h e
23h. Elaboração e envio de laudo técnico de cada uma das 75 unidades. Enviar planilha de
requisição de laudo para as clinicas dentro de condomínios.
 GPA: Cronograma semestral para 66 mercados, com elaboração e envio de laudo técnico por
unidade.
 PANCO: Cronograma semestral de todas as unidades com elaboração de planilha de controle de
atividades executadas para medição.
 HALLIBURTON: Cronograma semestral, cerca de 60 reservatórios, programar as limpezas
obedecendo os prazos de coleta pois as limpezas são feita com 8 a 11 visitas divididas em cerca de
3 dias de atendimento por semana . Com elaboração de planilha de controle de atividades
executadas para medição.

Exemplo de Cronograma enviado ao cliente:

2) Envio de certificados de limpeza de reservatórios/navios (Fora do SIS)

O certificado é enviado 01 (um) dia útil após a conclusão do serviço, ou parcialmente conforme a necessidade do
cliente.
Os dados são extraídos do SIS (razão social, endereço, CNPJ, reservatório higienizado e dia executado).
Este pode ter informações abrangentes para todos os reservatórios em um único documento ou pode ser emitido
por descrição de reservatório/área.
Exemplo: Panco Seropédica (Fábrica)
Reservatório de água: Cisterna de 15.000L (Refeitório ADM – RES12)

3) Obtenção e envio de laudo de potabilidade e contato com o fornecedor

3.1 Serviço de 01 (uma) única etapa
 Verificar no escopo do cliente a quantidade de laudos a serem considerados.
 Após conclusão do serviço verificar o prazo legal para solicitar a coleta de amostra, que deve ser do 4® ao 8®
dia após a data de execução (dias corridos).
  Avaliar a localidade do cliente, pois o laboratório não coleta amostras em Itaboraí, Sepetiba, Volta Redonda,
Vassouras, Seropédica, Vassouras, Região Serrana, Região dos Lagos, Xerém.
 Neste caso e necessário suporte técnico para coletar nestas regiões. O técnico da região coleta a
amostra e entrega na Sede (Benfica).
 Preencher a planilha de REQUISICAO DE LAUDOS com os dados do cliente, tipo de laudo (bacteriológico ou
microbiológico), informar período de prazo para coleta, quantidade de amostras conforme escopo.
 Enviar para o e-mail do laboratório e solicitar confirmação.
 Em alguns casos existem clientes que exigem liberação de acesso do coletor mediante apresentação prévia
de documento de identificação enviado por e-mail.
 Mas na maioria dos casos as coletas não precisam ser agendadas com o cliente.
 Em casos que a coleta é feita por um dos nossos técnicos esta pode ser conservada refrigerada na Base
(Benfica) e é feito um agendamento com o laboratório para retirada da amostra na ASA RIO. O coletor retira
a amostra e envia uma foto dos frascos para a Mariana encaminhar, por e-mail, com os dados do cliente para
o responsável pelo cadastramento no laboratório.
 Caso os técnicos entreguem diretamente no laboratório, estes devem preencher um formulário informando
os dados do cliente e os dados da coleta.

3.2 Serviço de 02 (duas) etapas ou mais

 Verificar no escopo a quantidade de laudos a serem considerados.
 Tentar agendar as etapas dentro do intervalo de coleta, mas em alguns casos o cliente precisa de um
intervalo maior entre as limpezas e também depende da disponibilidade de agenda.
 Em caso de ser somente 01 laudo, deve-se informar durante o processo de agendamento sobre a coleta ser
realizada somente após a conclusão da última etapa.
 Caso o cliente escolha um laudo por etapa executada, deve-se informar sobre a cobrança de um custo
adicional por laudo, haja vista que o serviço dá o direito a somente um laudo (encaminhar para o consultor
esclarecer junto ao cliente e atualizar a proposta).
 Se a PTC do cliente constar somente um laudo e o cliente estiver ciente das informações, pode-se solicitar a
coleta da amostra obedecendo as mesmas diretrizes acima quanto a localidade e prazo de coleta.

3.3 Os resultados tem previsão de entrega do 3® ao 5® dia útil a contar após a entrada da amostra no laboratório.
Os resultados são verificados pelo portal da ACQUAAIR através de um login e senha de acesso. Pode-se realizar o
download dos resultados em PDF.

3.4 Em alguns casos existem clientes que solicitam o laudo impresso pelo laboratório, nestes casos deve-se solicitar
por e-mail informando o nome do cliente, dia da coleta e código do laudo. Pedir para enviar o documento para a
Base (Benfica) para planejar a entrega deste ao cliente.

4) Cálculo e conferência de medição de laudos enviados no mês para faturamento

 O laboratório envia uma Fatura mensal com a lista de laudos a serem pagos do mês anterior.
 Feita anotação em planilha aonde deve-se constar os dados dos laudos requisitados no mês e conferir no
sistema quais foram feitos pela RENTOKIL e quais foram feitos pela ACQUAAIR. Em caso de coleta feita pela
RENTOKIL o valor e diminuído R$ 2,00 por laudo.

 Em casos de coletas feitas em Niterói o valor aumenta cerca de 10,00 por laudo. Cerca de 62,00 a 65,00 por
laudo.

 Coletas Trimestrais e Microbiológicas custam cerca de 80,00 a 83,00 por laudo.

 Também há laudos específicos como de Nivel 4 (Analise de Poço) que o valor e de 450,00 (neste caso so
tivemos um cliente, e este foi especificado no escopo)

 Verificar se os laudos constantes na fatura foram todos baixados e entregues aos clientes.

 Então são analisadas as seguintes variáveis: Responsável pela Coleta, Região Coletada, Tipo de Laudo,
Quantidade, Escopo do Cliente, Planilha de Laudos, Laudos Baixados.

 Após analise, havendo divergência, informar a mesma ao financeiro do laboratório para revisar a fatura,
estando tudo OK informar a Jennifer, Dayanne e Pricilla que a fatura esta em conformidade.

5) Registro fotográfico na nuvem dos serviços realizados/envio de relatório fotográfico

As fotos de todos os serviços executados são baixados com os seguintes parâmetros por reservatório
(RESERVATORIO VISTO DE FORA, ANTES, DEPOIS, DANOS e DEMAIS OBSERVACOES IMPORTANTES).
 Exemplo de registro por cliente:

6) Insercoes de OSs no sistema e programações

7) Reprogramacoes/Transferências
8) Confirmacao de clientes
9) Integracao/Gestão de documentos funcionais
10) Criacao de cronograma após renovação da PTC