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01/03/2010

Treinamento de Fundamentos

Keller Gomes
Visão geral sobre Fundamentos Técnicos

Março 2010

Conteúdo
 Visão Geral
 Explicar como o repositório Content Server armazena e gerencia
conteúdos
 Descrever os tipos de conteúdos e formatos que podem ser
gerenciados pelo repositório
 Explicar os conceitos de Versões e Renditions
 Analisar as formas através das quais podemos introduzir novos
conteúdos no repositório
 Criar novos conteúdos no repositório
 Mover, copiar e estabelecer links de conteúdos no repositório

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Fundamentos: Visão Geral

ECM – Enterprise Content Management


A plataforma Documentum ajuda a gerenciar informações não
estruturadas
 Mais de 80% das informações corporativas não são
estruturadas
Não Estruturadas
Problemas associados a conteúdos não
estruturados:
contratos
imagens
 Classificações ineficientes Estruturadas
xml
doc’s e-mails
 Dificuldade de localização
mensagens
 Inseguras manuais páginas
WEB
 Difícil de serem autenticadas faturas áudio e
vídeos
 Irregulares

Fundamentos: Solução para ECM

 Adiciona inteligência ao conteúdo para pesquisas


rápidas,
 Gerencia o ciclo de vida do conteúdo de acordo com
regras definidas pelo usuário,
 Controla a publicação de conteúdos através de
múltiplos canais e formatos,
 Controla o acesso a documentos através de níveis
de segurança,
 Reforça regras de negócios e normativas
 Suporta colaboração,
 Integra-se com ferramentas de criação e aplicações
corporativas.

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Fundamentos: Geral
Publicação
Criação
Gerenciamento Armazenamento
Captura
Segurança e Auditoria
Serviços de Biblioteca
Versionamento
Aplicações Ciclos de Vida
MS-Office
Workflows
Renditions e Transformações

Aplicações
XML, CAD

Aplicações
Corporativas
CRM/ERP,etc
Documentos
Gerados por
Processamento
Plataforma
ECM Documentum

Documentos Arquivo
Digitalizados Armazenamento

Fundamentos: Benefícios do ECM

 Vantagens em gerenciar documentos em sistema ECM,


sobre um sistema convencional

Sistema Plataforma ECM


convencional Documentum
• Incerteza quanto à última versão • Acesso sempre à última versão
do documento do documento
• Conjunto limitado de permissões • Restrições sobre quem pode ler, editar
ao nível de documento ou excluir documentos
• Pesquisa de documentos restrita • Pesquisa de documentos baseada em
a um conjunto limitado de informações descritivas
propriedades • Mantém diferentes formatos do
• Formatos diferentes são mantidos mesmo documento, sem adaptações
como arquivos separados • Roteamento de documentos para
• Fluxo de trabalho e roteamento revisões e/ou aprovações
não estão disponíveis

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Fundamentos: Benefícios do ECM

 Vantagens em distribuir documentos através de


aplicações ECM, sobre um sistema convencional

E-mail
Sistema Plataforma ECM
convencional Documentum

Documentos são referenciados por


Documentos referenciados por sistemas endereços dinâmicos URL que:
convencionais:  Sempre recuperam a última versão
 não garantem acesso a última versão dos documentos
 tornam-se inválidos se o documento for  Sempre recuperam o documento
mudado de lugar mesmo que ele tenha sido mudado de
Enviar documentos anexados extrapolam lugar
versionamento e quesitos de segurança  Restringem o acesso ao documento
 aumentam o uso de espaço em discos tendo como base o conjunto de
permissões de acesso

Fundamentos: Repositório Documentum

 O repositório do Documentum:

 Armazena conteúdos em um
sistema de arquivos

 Armazena propriedades em um
Sistema de Banco de Dados
Relacional – RDBMS Repositório

 Residente em servidores UNIX,


Linux ou Windows

Nota sobre Terminologia: Os Sistema de Banco de


Arquivos Dados
termos Repositório e Docbase
são usados alternadamente

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Fundamentos: Content Server

 O Content Server é um serviço


que gerencia repositórios
Content
 O repositório somente pode Server
ser acessado via Content
Server

 Suporta aplicações
Cliente/Servidor ou baseadas Repositório
em WEB

Sistema de Banco de
Arquivos Dados

Fundamentos: Repositório de Objetos

 Conteúdos são armazenados


em um repositório como objetos

Repositório

 Um objeto é composto por dois


elementos:
Sistema de Banco de
Propriedades Arquivos Dados
Armazenadas no banco de dados
Arquivo de Conteúdo (opcional) Responsável
Armazenado no sistema de Data Criação
Nome Objeto
arquivos Arquivo de
Conteúdo Propriedades

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Fundamentos: O que são propriedades?

Propriedades são usadas para


descrever objetos em um repositório.
 Também usadas em pesquisas e
organização das informações

Propriedades podem ser incluídas no Propriedades


sistema de diversas formas:
 Automaticamente pelo Content Server
 Automaticamente pela aplicação
cliente
 Manualmente pelo usuário
 Por programação através de
customizações Terminologia: Os termos Metadados,
propriedades, e atributos serão
usados de forma alternada durante o
curso.

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Fundamentos: O que é Conteúdo?

Quaisquer tipos de dados eletrônicos que podem


ser gerenciados em um repositório:
 Documentos
 Páginas WEB
 Documento XML
 Relatórios
 Executáveis
 Desenhos de Engenharia
 Imagens digitalizadas
 Arquivos de Vídeos e Áudio
 Registros Corporativos
 etc...

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Fundamentos: Formatos de Arquivos


 Arquivos contidos em um repositório podem ter diversos formatos
 Arquivos com conteúdos podem ser criados através de qualquer
aplicativo
 Quando um documento é acessado, um visualizador ou aplicação de
edição é automaticamente ativada na estação cliente

MPEG PPT
DOC: Arquivos WORD
MPEG: Arquivos de mídia comprimidos
DOC
PPT: Arquivos Power Point
WAV: Arquivos de Áudio
JPG: Arquivos de Imagem comprimidos
WAV
DWG: Arquivos AutoCad
OCR
OCR: Optical Character Recognition

DWG
JPG

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Fundamentos: Renditions

Um documento também pode ser associado à


Formato
uma ou mais renditions:
Nativo
 Uma rendition é uma representação somente DOC
leitura (read-only) que de alguma forma difere do
documento original
 Diferenças podem ser formato, resolução, etc. PDF
 O conteúdo do documento e suas renditions
são gerenciados como um documento simples
Renditions

no repositório.
HTML
Número de Renditions é ilimitado
Formato Nativo também pode ser
chamado de formato primário ou Traduções
rendition primária

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Fundamentos: Segurança
 O acesso aos objetos no repositório é controlado através das
permissões de acesso
 A flexibilidade da estrutura de permissões é que garante
níveis de acessos específicos a cada um dos usuários
 Permissões podem ser definidas automaticamente ou
manualmente baseadas em requisitos do negócio

Write Read

Write Version

Relate Delete

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Fundamentos: Aplicações Clientes

 Usuários interagem com o repositório Content Server através de


aplicações cliente:
 Clientes Documentum
 Aplicações Integradas
 Aplicações customizadas de clientes Documentum
Webtop

Documentum
Desktop

Integração
MS-Word

Repositório

Content Services
for SAP

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Fundamentos: Gabinetes e Pastas


 O conteúdo de um repositório é apresentado usando-se a hierarquia
de cabinets/pastas
A localização física de conteúdos em um repositório é
transparente para o usuário
 Cada usuário pode ser associado a um gabinete ou pasta, além de
existirem também gabinetes/pastas compartilhados

Operações

Cabinet
compartilhado
para documentos de
operações

Pasta compartilhada
para documentos de
um empreendimento

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Fundamentos: Novos Conteúdos

 Conteúdos podem ser inseridos em um repositório de


algumas maneiras:
 Criados por aplicações externas
 Conteúdos já existentes e importados através do
Cliente Documentum
 Criados e armazenados em um repositório através
de aplicações integradas

Webtop
MS-Word

Repositório

Conteúdo
Existente

Aplicações
Integradas

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Fundamentos: Ceck Out

 Quando um documento é editado ele fica em Check Out


 Uma chave é colocada no documento, permitindo que somente
um usuário possa fazer alterações no mesmo
 O conteúdo então é copiado para a estação cliente, onde é
inicializada a aplicação necessária para a edição

Luiza
Não pode Editar

Maria
Repositório
Pode Editar Carla
Não pode Editar

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Fundamentos: Check in

 Quando alterações em um documento são salvas no repositório,


o documento está em Check in
 A versão editada do documento é copiada do cliente para o
repositório e removida da máquina cliente,
 Outros usuários podem agora ver a versão editada do documento
 A trava é removida, permitindo que outros usuários autorizados
possam também editar o documento

Luiza
Vê as Alterações

Maria
Repositório
Salva as Alterações Carla
Vê as Alterações

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Fundamentos: Versões
 Quando um documento é modificado, ele retorna
ao repositório como uma nova versão
 Cada versão é representada por um único
conjunto de propriedades e conteúdo 1.0

 Cada versão possui uma única identificação


 O número inicial de uma versão será
sempre 1.0 1.1

 Por default, usuários acessam automaticamente


a versão mais recente do documento, também
chamada Current (corrente)
 Somente existe uma versão current do 2.0 current
documento
 É possível retornar a versões anteriores
quando for necessário.

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Fundamentos: Versões Ramificadas


 Quando uma versão não corrente é modificada, uma nova
ramificação (branch) desta versão é criada durante o check in.
 Não pode ser salva como a mesma versão

1.0

1.1 1.1.1.0

2.0 1.1.1.1 CURRENT

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Fundamentos: Movendo Conteúdos

Para mover conteúdos usando o Webtop:


1. Selecione o documento a ser movido
2. Selecione Edit >Add to Clipboard do menu
3. Navegue até o pasta de destino
4. Selecione a opção Move here no menu Edit
O documento será movido de sua localização
original para a pasta de destino.

X
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Fundamentos: Associando Conteúdo


Para ter o mesmo conteúdo apresentado em múltiplas localizações
usando o Webtop:
1. Selecione o documento a ser associado
2. Selecione do menu Edit > Add to Clipboard
3. Navegue para uma ou mais pastas de destino
4. Em cada um das pastas selecione Edit >Link here

 O documento selecionado
será apresentado em todas as Versão 2.1
pastas de destino
 Qualquer alteração em
qualquer um dos links afetará
todos os outros pois todos Versão 2.1
pertencem a um mesmo
documento
Versão 2.1

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Fundamentos: Copiando Conteúdos

Para copiar conteúdos para uma pasta usando o Webtop


1. Selecione o documento a ser copiado
2. Selecione no menu Edit >Add to Clipboard
3. Navegue até a pasta de destino
4. Selecione Edit >Copy here
Original

 O documento selecionado
Versão 2.1
será duplicado na pasta de
destino como um novo
documento
Ex.: Versão 1.0
Versão 1.0
 Alterações na cópia não Cópia

afetam o original

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Perguntas

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