01/03/2010

Treinamento de Fundamentos

Keller Gomes
Visão geral sobre Fundamentos Técnicos

Março 2010

Conteúdo

Visão Geral

Explicar como o repositório Content Server armazena e gerencia
conteúdos

Descrever os tipos de conteúdos e formatos que podem ser
gerenciados pelo repositório

Explicar os conceitos de Versões e Renditions

Analisar as formas através das quais podemos introduzir novos
conteúdos no repositório

Criar novos conteúdos no repositório

Mover, copiar e estabelecer links de conteúdos no repositório

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Fundamentos: Visão Geral

ECM – Enterprise Content Management

A plataforma Documentum ajuda a gerenciar informações não
estruturadas

Mais de 80% das informações corporativas não são
estruturadas
Não Estruturadas
Problemas associados a conteúdos não
estruturados:
contratos
imagens

Classificações ineficientes Estruturadas
xml
doc’s e-mails

Dificuldade de localização
mensagens

Inseguras manuais páginas
WEB

Difícil de serem autenticadas faturas áudio e
vídeos

Irregulares

Fundamentos: Solução para ECM

Adiciona inteligência ao conteúdo para pesquisas

rápidas,

Gerencia o ciclo de vida do conteúdo de acordo com
regras definidas pelo usuário,

Controla a publicação de conteúdos através de
múltiplos canais e formatos,

Controla o acesso a documentos através de níveis
de segurança,

Reforça regras de negócios e normativas

Suporta colaboração,

Integra-se com ferramentas de criação e aplicações
corporativas.

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Fundamentos: Geral
Publicação
Criação
Gerenciamento Armazenamento
Captura
Segurança e Auditoria
Serviços de Biblioteca
Versionamento
Aplicações Ciclos de Vida
MS-Office
Workflows
Renditions e Transformações

Aplicações
XML, CAD

Aplicações
Corporativas
CRM/ERP,etc
Documentos
Gerados por
Processamento
Plataforma
ECM Documentum

Documentos Arquivo
Digitalizados Armazenamento

Fundamentos: Benefícios do ECM

Vantagens em gerenciar documentos em sistema ECM,

sobre um sistema convencional

Sistema Plataforma ECM

convencional
• Incerteza quanto à última versão
do documento
• Conjunto limitado de permissões
ao nível de documento
• Pesquisa de documentos restrita
a um conjunto limitado de
propriedades
• Formatos diferentes são mantidos
como arquivos separados
• Fluxo de trabalho e roteamento
não estão disponíveis
Documentum
• Acesso sempre à última versão
do documento
• Restrições sobre quem pode ler, editar
ou excluir documentos
• Pesquisa de documentos baseada em
informações descritivas
• Mantém diferentes formatos do
mesmo documento, sem adaptações
• Roteamento de documentos para
revisões e/ou aprovações

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Fundamentos: Benefícios do ECM

Vantagens em distribuir documentos através de

aplicações ECM, sobre um sistema convencional

E-mail
Sistema Plataforma ECM
convencional Documentum

Documentos são referenciados por

Documentos referenciados por sistemas
convencionais:

não garantem acesso a última versão

tornam-se inválidos se o documento for
mudado de lugar
Enviar documentos anexados extrapolam
versionamento e quesitos de segurança

aumentam o uso de espaço em discos
endereços dinâmicos URL que:

Sempre recuperam a última versão
dos documentos

Sempre recuperam o documento
mesmo que ele tenha sido mudado de
lugar

Restringem o acesso ao documento
tendo como base o conjunto de
permissões de acesso

Fundamentos: Repositório Documentum

O repositório do Documentum:

 Armazena conteúdos em um
sistema de arquivos

 Armazena propriedades em um
Sistema de Banco de Dados
Relacional – RDBMS Repositório

 Residente em servidores UNIX,

Linux ou Windows

Nota sobre Terminologia: Os Sistema de Banco de

Arquivos Dados
termos Repositório e Docbase
são usados alternadamente

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Fundamentos: Content Server

O Content Server é um serviço

que gerencia repositórios
Content
 O repositório somente pode Server
ser acessado via Content
Server

 Suporta aplicações
Cliente/Servidor ou baseadas Repositório
em WEB

Sistema de Banco de
Arquivos Dados

Fundamentos: Repositório de Objetos

Conteúdos são armazenados

em um repositório como objetos

Repositório

Um objeto é composto por dois

elementos:
Sistema de Banco de
Propriedades Arquivos Dados
Armazenadas no banco de dados
Arquivo de Conteúdo (opcional) Responsável
Armazenado no sistema de Data Criação
Nome Objeto
arquivos Arquivo de
Conteúdo Propriedades

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Fundamentos: O que são propriedades?

Propriedades são usadas para

descrever objetos em um repositório.

Também usadas em pesquisas e
organização das informações

Propriedades podem ser incluídas no Propriedades

sistema de diversas formas:

Automaticamente pelo Content Server

Automaticamente pela aplicação
cliente

Manualmente pelo usuário

Por programação através de
customizações Terminologia: Os termos Metadados,
propriedades, e atributos serão
usados de forma alternada durante o
curso.

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Fundamentos: O que é Conteúdo?

Quaisquer tipos de dados eletrônicos que podem

ser gerenciados em um repositório:

Documentos

Páginas WEB

Documento XML

Relatórios

Executáveis

Desenhos de Engenharia

Imagens digitalizadas

Arquivos de Vídeos e Áudio

Registros Corporativos

etc...

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Fundamentos: Formatos de Arquivos

Arquivos contidos em um repositório podem ter diversos formatos

Arquivos com conteúdos podem ser criados através de qualquer
aplicativo

Quando um documento é acessado, um visualizador ou aplicação de
edição é automaticamente ativada na estação cliente

MPEG PPT
DOC: Arquivos WORD
MPEG: Arquivos de mídia comprimidos
DOC
PPT: Arquivos Power Point
WAV: Arquivos de Áudio
JPG: Arquivos de Imagem comprimidos
WAV
DWG: Arquivos AutoCad
OCR
OCR: Optical Character Recognition

DWG
JPG

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Fundamentos: Renditions

Um documento também pode ser associado à

Formato
uma ou mais renditions:
Nativo

Uma rendition é uma representação somente DOC
leitura (read-only) que de alguma forma difere do
documento original

Diferenças podem ser formato, resolução, etc. PDF

O conteúdo do documento e suas renditions
são gerenciados como um documento simples
Renditions

no repositório.
HTML
Número de Renditions é ilimitado
Formato Nativo também pode ser
chamado de formato primário ou Traduções
rendition primária

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Fundamentos: Segurança

O acesso aos objetos no repositório é controlado através das
permissões de acesso
 A flexibilidade da estrutura de permissões é que garante
níveis de acessos específicos a cada um dos usuários
 Permissões podem ser definidas automaticamente ou
manualmente baseadas em requisitos do negócio

Write Read

Write Version

Relate Delete

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Fundamentos: Aplicações Clientes

Usuários interagem com o repositório Content Server através de

aplicações cliente:
 Clientes Documentum
 Aplicações Integradas
 Aplicações customizadas de clientes Documentum
Webtop

Documentum
Desktop

Integração
MS-Word

Repositório

Content Services
for SAP

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Fundamentos: Gabinetes e Pastas

O conteúdo de um repositório é apresentado usando-se a hierarquia
de cabinets/pastas
A localização física de conteúdos em um repositório é
transparente para o usuário

Cada usuário pode ser associado a um gabinete ou pasta, além de
existirem também gabinetes/pastas compartilhados

Operações

Cabinet
compartilhado
para documentos de
operações

Pasta compartilhada
para documentos de
um empreendimento

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Fundamentos: Novos Conteúdos

Conteúdos podem ser inseridos em um repositório de

algumas maneiras:
 Criados por aplicações externas
 Conteúdos já existentes e importados através do
Cliente Documentum
 Criados e armazenados em um repositório através
de aplicações integradas

Webtop
MS-Word

Repositório

Conteúdo
Existente

Aplicações
Integradas

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Fundamentos: Ceck Out

Quando um documento é editado ele fica em Check Out

 Uma chave é colocada no documento, permitindo que somente
um usuário possa fazer alterações no mesmo
 O conteúdo então é copiado para a estação cliente, onde é
inicializada a aplicação necessária para a edição

Luiza
Não pode Editar

Maria
Repositório
Pode Editar Carla
Não pode Editar

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Fundamentos: Check in

Quando alterações em um documento são salvas no repositório,

o documento está em Check in
 A versão editada do documento é copiada do cliente para o
repositório e removida da máquina cliente,
 Outros usuários podem agora ver a versão editada do documento
 A trava é removida, permitindo que outros usuários autorizados
possam também editar o documento

Luiza
Vê as Alterações

Maria
Repositório
Salva as Alterações Carla
Vê as Alterações

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Fundamentos: Versões

Quando um documento é modificado, ele retorna
ao repositório como uma nova versão
 Cada versão é representada por um único
conjunto de propriedades e conteúdo 1.0

Cada versão possui uma única identificação

 O número inicial de uma versão será
sempre 1.0 1.1

Por default, usuários acessam automaticamente

a versão mais recente do documento, também
chamada Current (corrente)
 Somente existe uma versão current do 2.0 current
documento
 É possível retornar a versões anteriores
quando for necessário.

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Fundamentos: Versões Ramificadas

Quando uma versão não corrente é modificada, uma nova
ramificação (branch) desta versão é criada durante o check in.
 Não pode ser salva como a mesma versão

1.0

1.1 1.1.1.0

2.0 1.1.1.1 CURRENT

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Fundamentos: Movendo Conteúdos

Para mover conteúdos usando o Webtop:

1. Selecione o documento a ser movido
2. Selecione Edit >Add to Clipboard do menu
3. Navegue até o pasta de destino
4. Selecione a opção Move here no menu Edit
O documento será movido de sua localização
original para a pasta de destino.

X
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Fundamentos: Associando Conteúdo

Para ter o mesmo conteúdo apresentado em múltiplas localizações
usando o Webtop:
1. Selecione o documento a ser associado
2. Selecione do menu Edit > Add to Clipboard
3. Navegue para uma ou mais pastas de destino
4. Em cada um das pastas selecione Edit >Link here

O documento selecionado
será apresentado em todas as Versão 2.1
pastas de destino

Qualquer alteração em
qualquer um dos links afetará
todos os outros pois todos Versão 2.1
pertencem a um mesmo
documento
Versão 2.1

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Fundamentos: Copiando Conteúdos

Para copiar conteúdos para uma pasta usando o Webtop

1. Selecione o documento a ser copiado
2. Selecione no menu Edit >Add to Clipboard
3. Navegue até a pasta de destino
4. Selecione Edit >Copy here
Original

O documento selecionado
Versão 2.1
será duplicado na pasta de
destino como um novo
documento
Ex.: Versão 1.0
Versão 1.0

Alterações na cópia não Cópia

afetam o original

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Perguntas

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