Como emitir notas fiscais

como Microempreendedor
Individual (MEI)
Introdução
As pequenas empresas e empreendedores podem
automatizar todo seu ciclo de cobrança, inclusive
emitindo automaticamente notas fiscais de serviços para
seus clientes. Aproveite este conteúdo, produzido por
especialistas que lidam com o processo de emissão de
nota fiscal e ajudam empresas que precisam realizar essa
tarefa diariamente.

A Nota Fiscal foi criada em 1970 com o objetivo de

regularizar as transações de compra e contratação de
serviços, recolher impostos corretamente e evitar a
sonegação fiscal.

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A utilização desse documento passou a oferecer
benefícios para as empresas e para os clientes. De
um lado, o cliente consegue provar que pagou por um
serviço e, se tiver problemas com um produto, basta
apresentar a nota fiscal para ter seus direitos atendidos.
A empresa, por sua vez, se mantém em dia com
suas obrigações fiscais e diminuiu os casos de golpe
cometidos por pessoas mal intencionadas.

Com o passar dos anos, a nota fiscal passou a ser exigida

por quem queria realizar uma compra ou contratar um
serviço, isso fez com que profissionais autônomos,
liberais e microempresas buscassem a formalização para
oferecer esse direito ao contratante ou consumidor.

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 O MEI e a Nota Fiscal
A figura do Microempreendedor Individual (MEI) foi uma iniciativa
do Governo Federal para formalizar os profissionais que trabalhavam
de forma autônoma, oferecendo mais segurança, oportunidade de
crédito e de concorrer em um mercado mais competitivo.

A emissão da nota fiscal é uma ação que transmite profissionalismo

ao cliente, oferece segurança ao MEI, oportunidade de crescimento
para a empresa e maior controle sobre suas vendas.

Apesar dos benefícios, muitos microempreendedores ainda têm

dúvidas sobre como é esse processo e se são obrigados a emitir suas
notas. Este material tem o objetivo solucionar todas essas questões e
ajudar o profissional com essa tarefa! Aproveite a leitura.

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Como um MEI
pode emitir
notas fiscais
Os microempreendedores individuais podem oferecer
uma gama diversificada de serviços para pessoas físicas ou
jurídicas. No segundo caso, no entanto, as empresas exigem
que os serviços sejam acompanhados de notas fiscais. Para
os MEIs, isso representa segurança e proporciona maior
controle de vendas. Além disso, oferecer a nota fiscal dá a
oportunidade de crescimento para a empresa, uma vez que
grandes companhias tendem a exigir esse documento aos
prestadores de serviços.

A organização financeira do MEI pode ser um desafio, caso

ele não esteja familiarizado com esse assunto. O Sebrae/
SC oferece diversos materiais informativos no blog, além de
cursos e trilhas de aprendizagem.

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Caso o MEI tenha um contador, é importante compartilhar com ele as notas
emitidas, a fim de ter um histórico do que foi recebido para anexar junto a
relatórios de balanço anual — como a Declaração Anual do Simples Nacional
(DASN), caso seja optante por este regime.

De qualquer forma, ter este histórico ajuda o MEI a fazer o fechamento

de caixa mensal, analisar os ganhos e se planejar. Todos as notas fiscais
emitidas devem ser guardadas por, no mínimo, cinco anos.

O processo de emissão de nota, no entanto, pode ser um pouco complicado

para quem não está familiarizado. Cada estado e município tem autonomia
para adequar as regras de emissão de nota fiscal de acordo com os seus
processos. Em Santa Catarina, a emissão de NF de prestação de serviços
é de responsabilidade da prefeitura. Agora, para a emissão de nota para o
comércio ou indústria, quem deve fornecer informações e legislar sobre o
assunto é o Governo do Estado.

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A emissão de nota pode ser feita em três categorias:
de bloco, eletrônica e avulsa eletrônica.
NF de bloco: para retirar as notas impressas, o MEI precisa
ir até a Secretaria da Fazenda do seu estado ou município
— depende do perfil do empreendimento, como falamos
anteriormente — e solicitar uma autorização de impressão
de nota fiscal. Depois disso, basta imprimi-las em uma
gráfica especializada e preenchê-las à mão, uma a uma.
NFA-e: a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é o modo mais
fácil de emissão de nota. Além disso, é gratuita — apesar
da NF-e não ter custo, o processo para a documentação
necessária pode ser oneroso. Porém, para tirar uma NFA-e
é preciso ter inscrição estadual. Uma nota NFA-e comporta
a listagem de apenas 10 itens. Caso a venda englobe mais
produtos do que isso, é necessário emitir duas NFA-e.
NF-e: a Nota Fiscal eletrônica digitaliza e simplifica
este processo. As prefeituras disponibilizam uma página
onde é possível gerar a nota. Para isso, no entanto, é
necessário um certificado digital que servirá de subsídio
para a autenticação do documento.
A identidade digital é obtida a partir de uma autoridade
certificadora. O MEI deve apresentar, na maior parte
das vezes:
• o registro comercial; • ato constitutivo;
• estatuto ou • CNPJ e documentos
contrato social; pessoais.
Além disso, deve preencher um formulário e escolher
a forma de pagamento. Feito isso, basta ir em uma
Autoridade de Registro para autenticação dos
documentos. Para os MEIs com inscrição estadual, esta
opção não é apta.
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Tipos de Nota
Fiscal para MEI
Existem dois tipos de notas fiscais que o MEI pode
emitir: para a venda de produtos ou mercadorias
e para a prestação de serviços. Entenda cada uma
delas a seguir:
Notas Fiscais de Venda de
Produtos ou Mercadorias
Nesse caso, a nota fiscal deve ser de bloco e pode
ser usada para a comprovação de venda direta ao
consumidor ou para pessoa jurídica. Esse tipo de
nota conta com dois modelos:

Venda direta ao consumidor – Modelo D1 ou Nota Fiscal de Balcão.

Venda para Pessoa Jurídica – Modelo A1 ou Nota Fiscal modelo grande.

Atenção: o estado de Santa Catarina não autoriza a utilização

de notas fiscais eletrônicas para quem é Microempreendedor
Individual, exceto a utilização de notas fiscais avulsas eletrônicas –
que poderão ser utilizadas para vendas interestaduais, para órgãos
públicos ou para empresas que não aceitem notas fiscais em bloco.

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Notas Fiscais para
Prestação de Serviços
O MEI pode emitir notas fiscais de prestação de serviços no
modelo de bloco ou eletrônicas. Fica a critério da Prefeitura
Municipal, onde a empresa está registrada, determinar o modelo
que deve ser utilizado. Nesse caso, não há uma regra, o MEI
deverá consultar a legislação municipal.

Na cidade de Florianópolis, o MEI pode emitir sua nota fiscal

de prestação de serviços por meio do site da prefeitura. Veja, a
seguir, o checklist com o passo a passo para executar essa tarefa.

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Como emitir nota fiscal de prestação
de serviços no site da Prefeitura
Municipal de Florianópolis:
Acesse o site da Prefeitura de Florianópolis;
Entre com as suas informações de acesso (login);
Clique em “criar nova nota”;
Preencha os campos, conforme solicitado;
Clique em “Prosseguir”;
Selecione uma das três opções de código fiscal de
prestação de serviço;
Clique em “adicionar serviço”;
Clique em “adicionar”;
Em seguida, clique em “prosseguir”;
Por último, clique em “emitir”;
Depois entre em “consultar” para encontrar a nota
fiscal emitida, baixar ou enviar para o cliente.

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Integração
de sistemas
A nota fiscal, geralmente, é o processo final da
venda. Antes dela, vem a prospecção de clientes,
alinhamento de ações, execução do serviço e,
em alguns casos, o pagamento. Por ser uma ação
repetitiva, a emissão de NFs pode se tornar um
gargalo na rotina do MEI. Para facilitar e imprimir
mais automação nesta ação, alguns softwares, como
o Asaas, ajudam o empreendedor nesta tarefa.
Por meio do Asaas, é possível gerar um boleto para cobrar
determinado serviço e vincular uma nota fiscal a ele.

Funciona assim: caso o MEI queira gerar a Nota Fiscal para

um boleto específico, deve preencher os dados necessários
para emitir a nota fiscal pelo software. Depois, escolhe
a data de emissão de nota de acordo com o pagamento.
Dessa forma, não é necessário preencher todos os campos
que são pedidos no site da prefeitura a cada nota emitida.

Neste vídeo, é possível conferir o passo a passo.

Importante salientar que as autenticações com a prefeitura
descritas anteriormente precisam estar em dia para a
emissão de nota pelo Asaas.

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Outra vantagem é a integração dos processos, que dá ao MEI mais
tempo para executar outras funções e proporciona mais segurança,
evitando a inadimplência. É possível, pela plataforma, anexar um
documento junto com o envio de nota fiscal. Um exemplo dessa
facilidade é o caso de profissionais como os designers, que podem
enviar a peça gráfica em alta qualidade junto com a nota apenas
após o pagamento do boleto, ou em alguma outra data específica.

Esse processo evita que o empreendedor precise fazer o controle

dos recebimentos para, após a efetivação do pagamento pelo seu
cliente, enviar o trabalho completo e a Nota Fiscal.

Cada nota emitida pelo Asaas tem o custo fixo de R$ 1. Para usar o
serviço, é preciso criar uma conta gratuitamente, sem a necessidade
de nenhuma instituição financeira para ser movimentada.

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Atenção:
A emissão de notas fiscais deve ser feita apenas
por um meio. Isso porque as notas seguem
uma numeração vinculada ao MEI. Então, se o
empreendedor utilizar o Asaas e o site da prefeitura,
por exemplo, para emitir notas, esta numeração
pode sair do padrão.

Para evitar que isso aconteça, preste sempre

atenção na configuração correspondente a isso. No
site da prefeitura, não é possível fazer alterações
neste número, mas no Asaas, é possível indicar qual
a numeração atual para não haver confusão.

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MEI é obrigado a
emitir nota fiscal?
O microempreendedor individual não é obrigado a
emitir nota fiscal para todos os serviços que executa.
A emissão é obrigatória apenas para serviços
prestados a empresas, ou seja, pessoas jurídicas.
Neste caso, o valor do serviço, a periodicidade
ou o valor não influenciam na obrigatoriedade.
O MEI está dispensado da emissão de nota apenas para serviços prestados a pessoas físicas,
portanto. De acordo com a Resolução CGSN nº140, o MEI não é obrigado, também, a emitir
Nota Fiscal Eletrônica, mesmo quando as vendas forem interestaduais.

Porém, é recomendado que, mesmo nestes casos, seja feito este tipo de controle. Isso porque,
como falamos, a emissão de nota facilita a organização financeira e burocrática do MEI.

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É importante ficar atento ao faturamento total. O
MEI só pode se enquadrar neste modelo de negócio
se seu faturamento anual for de até R$ 81 mil.

Aqui falamos especificamente de serviços, mas para

os MEIs que trabalham com comércio ou indústria,
a regra permanece a mesma: vendas para empresas
necessitam de nota, obrigatoriamente, e vendas para
pessoas físicas não necessitam de nota por lei.

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Conclusão
O processo para emissão de nota fiscal não é tão
simples, pois varia de acordo com a prefeitura e o
estado em que o MEI está registrado. Apesar do
processo ser diferente em cada região, após ter
o seu cadastro realizado, o processo de emissão
passa a ser mais fácil.
A maior dificuldade está na tarefa da emissão. Em geral,
o Microempreendedor Individual realiza todas as tarefas
da empresa, desde a venda até o fechamento de caixa.
São muitas atividades que acabam tomando todo o
tempo e a atenção do profissional e gerando gargalos
para o negócio.

O MEI não é obrigado a emitir notas fiscais para a venda

de produtos ou serviços para pessoa física. Porém, essa
ação é uma das formas de mostrar para o cliente que a
empresa está formalizada e atende todos os critérios e
exigências para atendê-lo.

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A melhor forma de contornar esse problema e evitar que o
processo atrapalhe a rotina do empreendedor, é investindo em
soluções que ajudem a automatizar a tarefa e criar padrões de
comportamento. O empreendedor pode criar uma rotina de
emitir suas notas fiscais sempre ao final do dia, sempre que
uma venda é fechada ou ainda no final de cada mês.

O desenvolvimento de algumas habilidades também pode

ajudar com esse processo. Desde gestão do tempo até sobre
planejamento financeiro. No site do Sebrae/SC você encontra
uma série de cursos e materiais que podem te ajudar com
todas as etapas e desafios do seu negócio. Acesse e confira!

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Autores
O Sebrae (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) atua no
apoio ao desenvolvimento sustentável de pequenos negócios. Para
isso, promove cursos de capacitação, facilita o acesso a serviços
financeiros, estimula a cooperação entre as empresas, organiza feiras
e rodadas de negócios e incentiva o desenvolvimento de atividades
que contribuem para a geração de emprego e renda.
Todos os empreendedores encontram no Sebrae uma fonte
de informação e orientação para tirarem suas ideias do papel,
começarem seus negócios e estimularem o crescimento de suas
empresas. O Sebrae atende quem pensa em abrir seu próprio
negócio, quem já tem um, não importa o ramo da empresa ou há
quanto tempo está no mercado, quem busca a formalização e quem
quer ir mais longe.
Além disso, incentiva a cooperação entre empresas e
empreendedores, pois acredita que a união fortalece os
pequenos negócios, por torná-los mais competitivos. Por
isso, convidou a Asaas para fazer parte desse projeto, com o
objetivo de orientar os Microempreendedores Individuais a
profissionalizar seus negócios.
A Asaas é uma plataforma que possibilita a empresários
individuais, pequenos negócios e pessoas físicas receberem
dinheiro de seus clientes através de boleto bancário, cartão de
crédito, cartão de débito, transferência e depósito. Com o saldo
é possível realizar transferências para outros bancos e pagar
contas, além da opção de emitir um cartão de crédito pré-pago
vinculado ao saldo em conta.