Arquivologia.

Jônatas B. da Silva.
Aula I
Conceitos básicos.
 Arquivo: conceitos.
• Há vários conceitos para a palavra “arquivo”, variando em função do enfoque.
• Pode ser a instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o
processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.
• Pode se referir às instalações onde funcionam arquivos.
• Pode ser o móvel destinado à guarda de documentos.
• E o conceito mais importante: arquivo é o conjunto de documentos produzidos e
acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no
desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
• O conceito legal dado pelo art. 2º da Lei 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos)
foi: “Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos”.
• o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,
organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por
si e seus sucessores para efeitos futuros.
 Arquivo: função e finalidade.
• Função: Guarda, conservação e disponibilização de documentos.
• “A função básica do arquivo é tornar disponível as informações
contidas no acervo documental sob sua guarda.” (Marilena Leite
Paes)

• Finalidade: Facilitar a consulta.

• “A principal finalidade do arquivo é servir à administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da história.” (Marilena Leite Paes)
 Arquivo Público: conceito da Lei
8.159/1991.
• Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos
públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal
em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias.

• § 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas
encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas
atividades.

• § 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter

público implica o recolhimento de sua documentação à instituição
arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
 Arquivo Federal, Estadual e
Municipal.
•São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo,
e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário.
• São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
• São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o
Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
• São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o
arquivo do Poder Legislativo.
• Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo
com sua estrutura político-jurídica.
Diferenças entre arquivo, biblioteca e
museu.
•O arquivo tem fins funcionais, seus documentos são acumulados
organicamente, com exemplares únicos ou em cópias limitadas e
classificação própria.

• A biblioteca tem fins culturais, seus exemplares são adquiridos por

meio de compra, doação ou permuta, sendo numerosas cópias
(coleção de obras) e classificação padronizada.

• O museu também tem fins culturais, didáticos e de consulta, mas

diferencia-se da biblioteca por ter (em vez de materiais
unicamente impressos) peças, artefatos e objetos de valor cultural.
 Documento, informação e suporte.
•Documento: É toda informação registrada em um suporte material,
suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova
fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada época ou lugar.
•Documento público: documento emanado do poder público.

• Informação: Todo e qualquer elemento referencial (noção, ideia

ou mensagem) contido num documento.

• Suporte: Material físico sobre o qual as informações são

registradas. Exemplo: papel, fita magnética, digital, etc.
 Acervo: conceito.

•Totalidade dos documentos conservados num arquivo. São os

documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade
custodiadora.
 Classificação: conceito.
•Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e
atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um
arquivo.
•O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às
atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre
os documentos. Podemos entender que a classificação é, antes de tudo, lógica: a
partir da análise do organismo produtor de documentos de arquivo, são criadas
categorias, classes genéricas, que dizem respeito às funções/atividades
detectadas (estejam elas configuradas ou não em estruturas específicas, como
departamentos, divisões etc.)
•Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um
plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
•Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.
•Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo,
conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.
•Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam a agrupar os
documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à
subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.
 Protocolo: conceitos.

•Serviço encarregado do recebimento, registro (inserção no

sistema), classificação (triagem), distribuição (para setor interno
competente), controle da tramitação e expedição de documentos
(para órgão ou entidade externa).

•Setor encarregado do recebimento, classificação, registro,

distribuição interna, controle da tramitação, e expedição de
documentos para destinatários externos.
 Processamento técnico.
Tratamento arquivístico.

•Conjunto de operações e tarefas que se aplicam aos documentos

em cada fase de seu ciclo de vida, com o objetivo de garantir sua
conservação, organização, acessibilidade e utilização de acordo
com a finalidade que determinou sua produção.
Tabela de temporalidade: conceitos.
•Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente,
que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a
transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de
documentos.

•Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a

destinação final dos documentos (eliminação ou guarda
permanente), define prazos para a guarda temporária (vigência,
prescrição e precaução), em função de seus valores
administrativos, legais, fiscais e determina prazos para sua
transferência, recolhimento e eliminação.
 Gestão de documentos: conceitos.
•Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
•Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência
na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de
arquivos.
•Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento.
•Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e
reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.
Questão 1: Instituto AOCP – 2019 – Câmara
de Cabo de Santo Agostinho – Arquivista.

A definição de arquivo para Marilena Paes (2005) é a acumulação

ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criadas por uma
instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservadas para a
consecução dos seus objetivos, visando à utilização que poderá oferecer
no futuro. O termo arquivo não pode ser usado para designar:

A. um móvel para a guarda de documentos.

B. o local onde o acervo documental arquivístico deverá ser conservado.
C. um conjunto de documentos.
D. uma coletânea dos livros de Machado de Assis.
Questão 1: Instituto AOCP – 2019 – Câmara
de Cabo de Santo Agostinho – Arquivista.

A definição de arquivo para Marilena Paes (2005) é a acumulação

ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criadas por uma
instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservadas para a
consecução dos seus objetivos, visando à utilização que poderá oferecer
no futuro. O termo arquivo não pode ser usado para designar:

A. um móvel para a guarda de documentos.

B. o local onde o acervo documental arquivístico deverá ser conservado.
C. um conjunto de documentos.
D. uma coletânea dos livros de Machado de Assis.
 Questão 2: Instituto AOCP – 2019 –
UFPB – Arquivista.
Tendo como base a terminologia arquivística, assinale a alternativa que
apresenta o conceito que define o que é documento público.

A. É o documento emanado do poder público.

B. É o documento cujo teor é de caráter estritamente particular.
C. É o documento que serve à identificação de uma pessoa.
D. É o documento em linguagem não textual, em suporte não
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões
excepcionais.
E. É o conjunto de documentos de uma mesma proveniência.
 Questão 2: Instituto AOCP – 2019 –
UFPB – Arquivista.
Tendo como base a terminologia arquivística, assinale a alternativa que
apresenta o conceito que define o que é documento público.

A. É o documento emanado do poder público.

B. É o documento cujo teor é de caráter estritamente particular.
C. É o documento que serve à identificação de uma pessoa.
D. É o documento em linguagem não textual, em suporte não
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões
excepcionais.
E. É o conjunto de documentos de uma mesma proveniência.
 Questão 3: Instituto AOCP – 2019 –
UFPB – Arquivista.
Relacione as colunas, que tratam sobre Arquivos, Bibliotecas e Centros de Documentação, e assinale a alternativa com a sequência
correta.
1. Arquivo. 2. Biblioteca. 3. Centro de Documentação.
( ) Reúne documentos por compra, doação, permuta ou recolhimento obrigatório de reproduções (de documentos, por sua vez,
múltiplos ou únicos), originados por fontes múltiplas.
( ) Frequentemente não reúne materialmente os documentos: referencia-os através de catálogos coletivos ou similares.
( ) Reúne materiais de gama variável, oriundos de atividade funcional ou intelectual de instituições ou de pessoas, produzidos no
decurso de suas funções.
( ) O acervo é resultante da atividade cultural, seja ela a criação artístico-literária ou a pesquisa de divulgação técnico-cientifica à
humanística.
( ) Reúne organicamente os documentos. Seu acervo faz-se natural e cumulativamente.

A. 1 – 2 – 1 – 3 – 2.
B. 2 – 2 – 3 – 1 – 3.
C. 2 – 3 – 2 – 1 – 3.
D. 3 – 2 – 1 – 3 – 1.
E. 3 – 3 – 1 – 2 – 1.
 Questão 3: Instituto AOCP – 2019 –
UFPB – Arquivista.
Relacione as colunas, que tratam sobre Arquivos, Bibliotecas e Centros de Documentação, e assinale a alternativa com a sequência
correta.
1. Arquivo. 2. Biblioteca. 3. Centro de Documentação.
( ) Reúne documentos por compra, doação, permuta ou recolhimento obrigatório de reproduções (de documentos, por sua vez,
múltiplos ou únicos), originados por fontes múltiplas.
( ) Frequentemente não reúne materialmente os documentos: referencia-os através de catálogos coletivos ou similares.
( ) Reúne materiais de gama variável, oriundos de atividade funcional ou intelectual de instituições ou de pessoas, produzidos no
decurso de suas funções.
( ) O acervo é resultante da atividade cultural, seja ela a criação artístico-literária ou a pesquisa de divulgação técnico-cientifica à
humanística.
( ) Reúne organicamente os documentos. Seu acervo faz-se natural e cumulativamente.

A. 1 – 2 – 1 – 3 – 2.
B. 2 – 2 – 3 – 1 – 3.
C. 2 – 3 – 2 – 1 – 3.
D. 3 – 2 – 1 – 3 – 1.
E. 3 – 3 – 1 – 2 – 1.
Questão 4: Instituto AOCP – 2017 – Câmara
de Maringá – Assistente Legislativo.
A Tabela de temporalidade é um instrumento, aprovado por
autoridade competente dentro de uma instituição, no âmbito
documental de:

A. notação.
B. acumulação.
C. destinação.
D. produção.
E. descrição.
Questão 4: Instituto AOCP – 2017 – Câmara
de Maringá – Assistente Legislativo.

A Tabela de temporalidade é um instrumento, aprovado por

autoridade competente dentro de uma instituição, no âmbito
documental de:

A. notação.
B. acumulação.
C. destinação.
D. produção.
E. descrição.
Questão 5: Instituto AOCP – 2017 – Câmara
de Maringá – Assistente Legislativo.
O instrumento utilizado pelos arquivistas, definido por um esquema
de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos
de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por
ela produzido, é denominado
A. planificação.
B. plano de armazenamento.
C. plano de classificação.
D. plano de emergência.
E. plano de destinação.
Questão 5: Instituto AOCP – 2017 – Câmara
de Maringá – Assistente Legislativo.
O instrumento utilizado pelos arquivistas, definido por um esquema
de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos
de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por
ela produzido, é denominado
A. planificação.
B. plano de armazenamento.
C. plano de classificação.
D. plano de emergência.
E. plano de destinação.
 Questão 6: Instituto AOCP – 2017 – Prefeitura
de Pinhais – Assistente Administrativo.
Assinale a alternativa que apresenta algumas cautelas que devem ser observadas no ato do
recebimento de processos, expedientes e/ou documentos.

A. Conferir o documento ou processo recebido conforme consta na relação ou livro de remessa

quanto a divergências e verificar quem expediu a relação ou livro de remessa, no que se refere à
autenticidade e legibilidade do nome.
B. Digitalizar o documento ou processo recebido para a formação do arquivo eletrônico
sequencial e anotar a origem e a destinação do mesmo em livro próprio destinado para essa
finalidade específica e cronológica.
C. Fazer a microfilmagem do documento ou do processo recebido, evidenciando os elementos
mais importantes, e conferir a correta ortografia e gramática necessárias para o completo
entendimento dos documentos.
D. Elaborar a leitura atenta e cuidadosa do documento ou processo recebido, certificando-se que
se trata de documento ou processo originado em órgão compatível e anotar de forma legível o
nome do entregador.
E. Anotar o assunto e a data do documento ou processo recebido para assegurar o
encaminhamento correto e registrar, em livro próprio, o número do documento ou processo
recebido conforme sua destinação.
 Questão 6: Instituto AOCP – 2017 – Prefeitura
de Pinhais – Assistente Administrativo.
Assinale a alternativa que apresenta algumas cautelas que devem ser observadas no ato do
recebimento de processos, expedientes e/ou documentos.

A. Conferir o documento ou processo recebido conforme consta na relação ou livro de remessa

quanto a divergências e verificar quem expediu a relação ou livro de remessa, no que se refere
à autenticidade e legibilidade do nome.
B. Digitalizar o documento ou processo recebido para a formação do arquivo eletrônico
sequencial e anotar a origem e a destinação do mesmo em livro próprio destinado para essa
finalidade específica e cronológica.
C. Fazer a microfilmagem do documento ou do processo recebido, evidenciando os elementos
mais importantes, e conferir a correta ortografia e gramática necessárias para o completo
entendimento dos documentos.
D. Elaborar a leitura atenta e cuidadosa do documento ou processo recebido, certificando-se que
se trata de documento ou processo originado em órgão compatível e anotar de forma legível o
nome do entregador.
E. Anotar o assunto e a data do documento ou processo recebido para assegurar o
encaminhamento correto e registrar, em livro próprio, o número do documento ou processo
recebido conforme sua destinação.
 Questão 7: Instituto AOCP – 2019 – Câmara de
Cabo de Santo Agostinho – Auxiliar Administrativo.

No que se refere à gestão, à classificação e à avaliação de

documentos, assinale a alternativa que apresenta um conceito de
gestão de documentos.

A. Constitui um referencial para a recuperação dos documentos.

B. Consiste basicamente na análise e na identificação dos valores
dos documentos.
C. É o conjunto de documentos de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas.
D. São procedimentos para eliminação ou recolhimento para guarda
permanente dos documentos.
 Questão 7: Instituto AOCP – 2019 – Câmara de
Cabo de Santo Agostinho – Auxiliar Administrativo.

No que se refere à gestão, à classificação e à avaliação de

documentos, assinale a alternativa que apresenta um conceito de
gestão de documentos.

A. Constitui um referencial para a recuperação dos documentos.

B. Consiste basicamente na análise e na identificação dos valores
dos documentos.
C. É o conjunto de documentos de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas.
D. São procedimentos para eliminação ou recolhimento para
guarda permanente dos documentos.
 Questão 8: Instituto AOCP – 2019 – Câmara
de Cabo de Santo Agostinho – Arquivista.
Assegurar de modo eficiente a produção, a administração e a destinação
de documentos; garantir que a informação arquivística esteja disponível
em tempo hábil; assegurar o uso adequado da reprografia,
processamento automatizado de dados; assegurar a eliminação dos
documentos que não apresentem valor primário e contribuir para o
acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda
permanente por seu valor histórico e científico são objetivos da:

A. administração de arquivos.
B. reprografia.
C. gestão de documentos.
D. expedição de documentos.
Questão 8: Instituto AOCP – 2019 – Câmara
de Cabo de Santo Agostinho – Arquivista.
Assegurar de modo eficiente a produção, a administração e a destinação
de documentos; garantir que a informação arquivística esteja disponível
em tempo hábil; assegurar o uso adequado da reprografia,
processamento automatizado de dados; assegurar a eliminação dos
documentos que não apresentem valor primário e contribuir para o
acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda
permanente por seu valor histórico e científico são objetivos da:

A. administração de arquivos.
B. reprografia.
C. gestão de documentos.
D. expedição de documentos.
Questão 9: Instituto AOCP – 2019 – Câmara
de Cabo de Santo Agostinho – Arquivista.
A complexidade do processo de avaliação de um acervo documental
exige conhecimento específico e apoio em ferramentas arquivísticas.
Sobre avaliação documental, é correto afirmar que são:

A. operações que distribuem em classes os documentos do arquivo.

B. procedimentos que identificam os documentos e elaboram
instrumentos de busca.
C. processos desenvolvidos por uma instituição com competências
específicas.
D. processos relacionados à análise de documentos, com vistas a
estabelecer sua destinação. em conformidade com os valores que lhes
foram atribuídos.
Questão 9: Instituto AOCP – 2019 – Câmara
de Cabo de Santo Agostinho – Arquivista.
A complexidade do processo de avaliação de um acervo documental exige
conhecimento específico e apoio em ferramentas arquivísticas. Sobre
avaliação documental, é correto afirmar que são:

A. operações que distribuem em classes os documentos do arquivo.

B. procedimentos que identificam os documentos e elaboram
instrumentos de busca.
C. processos desenvolvidos por uma instituição com competências
específicas.
D. processos relacionados à análise de documentos, com vistas a
estabelecer sua destinação. em conformidade com os valores que lhes
foram atribuídos.
 Questão 10: Instituto AOCP – 2019 –
UFPB – Arquivista.
Assinale a alternativa que apresenta o conceito de Tabela de Temporalidade,
conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.

A. Instrumento no qual consta o registro de informações sobre documentos

eliminados após terem cumprido o prazo de guarda.
B. Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao
arquivo permanente.
C. Instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos ao
arquivo intermediário.
D. Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que
determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o
recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.
E. Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos permanentes.
 Questão 10: Instituto AOCP – 2019 –
UFPB – Arquivista.
Assinale a alternativa que apresenta o conceito de Tabela de Temporalidade,
conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.

A. Instrumento no qual consta o registro de informações sobre documentos

eliminados após terem cumprido o prazo de guarda.
B. Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao
arquivo permanente.
C. Instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos ao
arquivo intermediário.
D. Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que
determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o
recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.
E. Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos permanentes.
Fim.