Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
LEGISLAÇÃO
A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que sobre
a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
O CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da
Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos
públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer
orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas
responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os
decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de
março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de
arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte
dainformação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei,
sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da
sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de
suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de
caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de
suas atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de
sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,
constituam de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência.
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
A solução definitiva para a sua aprovação
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e
social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e
desenvolvimento científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social
poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados
a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do
Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.
CAPÍTULO IV
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas
Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo
e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da
Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da
Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo
do Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob
sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades
regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo
e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.
CAPÍTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na
classificação dos documentos por eles produzidos.
A solução definitiva para a sua aprovação
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas são originariamente sigilosos.
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito
por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um
prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de
situação pessoal da parte.
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposições Finais
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
público e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional,
que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos
(Sinar).
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado
por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
O Valor da Informação
Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir parâmetros capazes de
quantificá-Io, o que não é uma tarefa trivial. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor,
que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva.
Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informação.
Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos:
valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação;
valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de
oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado;
valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;
valor de restrição, que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial, quando o uso
fica restrito apenas a algumas pessoas.
Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma
quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível, o seu valor estará associado a um contexto.
A solução definitiva para a sua aprovação
Assim, os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência
monetária.
Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado
futuro, terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado pais ou
região. Esta empresa, provavelmente, irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de
informação, que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará
decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importância dos valores de uso
e de troca. Considerando que, a partir delas, poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou
de diferencial de mercado, estas informações assumirão um valor de restrição, para que se possa
preservar o sigilo da aplicação.
Por outro lado, uma organização governamental ou não que realize censos demográficos, de estilo de
vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, deverá manter, por razões legais, o
armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso.
Neste caso, a informação terá um valor de propriedade.
O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. No primeiro deles, ela deve
atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilização da informação
deve satisfazer os seguintes requisitos:
• ser enviada à pessoa ou ao grupo certos;
• na hora certa e no local exato;
• na forma correta.
O segundo domínio é o da organização, que introduz questões a respeito da determinação do valor da
informação. Neste contexto, o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório.
A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como
um insumo da tomada de decisão. Entretanto, ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu
papel na tomada de decisão, o produto informacional como um todo também agrega valor a outras
atividades no processamento da informação.
Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando
levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se
em produtos finais, ou seja, aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-
se da oferta e da procura. A porção majoritária, porém, cabe aos bens intermediários, que são aqueles
que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso, o valor estará diretamente relacionado ao dos
bens e serviços que deles se utilizam.
Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização, se ela gerar lucros ou for
alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepção de valor pode ser influenciada
pelos seguintes fatores:
• identificação de custos;
• entendimento da cadeia de uso;
• incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação;
• dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos
específicos;
• tradição de se tratar a informação como uma despesa geral;
• diferentes expectativas e percepções dos usuários;
• fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação.
Para concluir, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas decisões são tomadas com
informação perfeita, devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação
desnecessária. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório.
Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terá valor. Caso contrário, ela terá
pouco ou nenhum valor.
Documento é um termo também polissêmico, posto que se pode considerar documento qualquer
suporte que registre informações. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos, os
A solução definitiva para a sua aprovação
1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado:
A solução definitiva para a sua aprovação
Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme,
mapa.
2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações nesse contidas.
Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)
3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicação de seu conteúdo.
Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias,
negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais
(esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom)
4. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a
gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento,
Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.
É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deve conter as
informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são direcionados aos níveis
hierárquicos da alta gerência.
Equipe de trabalho
A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho, mas por uma equipe
integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a
contribuição profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo é maior que a
soma das partes. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de documentos
estará, com certeza, aquém do desejável.
É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a uma ou
outra área do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das discussões e
definições para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produção,
tramitação e uso corrente dos documentos, podemos supor que é maior a influência do administrador,
A solução definitiva para a sua aprovação
de guarda dos documentos. Portanto, as estratégias da conservação se dão a partir e em conjunto com
o trabalho da gestão.
Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gestão de
documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de
documentos. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom
desempenho da gestão. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão -
agilidade na recuperação das informações, racionalização da massa documental, economia de espaços
físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos operacionais -, demonstrando os
ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da imagem institucional.
Uma vez implementada a gestão de documentos, a estratégia a ser seguida é a disseminação dos seus
objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dos princípios
arquivísticos no trato das informações registradas.
A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na
resistência às mudanças, nos hábitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no tempo.
Considere-se ainda que, no campo específico da gestão, freqüentemente o domínio físico de um
conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos
"arquivos", geram ou são usados nas disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outras
qualidades, além da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão, devem se fazer presente:
a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação ou não das políticas
administrativas pelo conjunto dos funcionários.
O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duas
situações.
- DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? -
PERGUNTOU A SECRETÁRIA.
- ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA,
POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA
MINHA SALA.
- MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO NO
BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO!
- VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ, COM CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO
MATERIAL INTERESSANTE!
Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes,
não é mesmo?
Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço ou
madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para
citar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação
produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal.
E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, pois a
palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados
entre si.
Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar a origem da
palavra, que ainda não está esclarecida.
A solução definitiva para a sua aprovação
Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa palácio dos
registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de guarda e depósito de
documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa,
também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados.
Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:
Arquivo
É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM
GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E
CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.
Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de
um arquivo.
A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua
natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a história
e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior:
servir à história, como fonte de pesquisa.
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas:
guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou
oficiais.
Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes três
estágios:
ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas, disquetes,
fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento
adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registro,
acondicionamento, controle e conservação.
Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de
advocacia.
Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um
grupo? Veja!
. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de âmbito
estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do
estado. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso
seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. Pode ser ainda um arquivo
central, que serve a todos os setores daquela secretaria.
Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns
exemplos de documentos que compõem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento
de um arquivo?
Documento
É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA,
NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE
INFORMAÇÃO. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS
SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER
AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daí eles
serem classificados em dois grupos:
Quanto ao gênero
Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos documentos de
um arquivo, eles podem ser bem variados, como você vê nestas figuras.
É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou
espécies documentais. Alguns deles já foram até lembrados aqui, em exemplos anteriores:
contratos, folhas de pagamento, livros contábeis, requisições diversas, atas, relatórios,
regimentos,regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários e correspondências.
OSTENSIVO - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja;
escala de plantão de uma imobiliária.
A solução definitiva para a sua aprovação
SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para
sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias,
tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular.
ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado
(descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares e políticas;
planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível).
SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoas
funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matéria ultra-secreta
que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão
(planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes de operações econômicas ou
financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado
interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros, e
também, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos (escritos em cifras ou
códigos) importantes e sem classificação anterior.
CONFIDENCIAL - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do
conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços
administrativos.
Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ou um indivíduo, cujo
sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de importância especial ou aquelas
que são usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações
importantes para a segurança nacional.
ORGANIZAÇÃO
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o
desenvolvimento de várias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:
- levantamento de dados;
- análise dos dados coletados;
- planejamento;
- implantação e acompanhamento.
Levantamento de dados
Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública ou
privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade - sua
estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o
verdadeiro significado de sua documentação.
O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser
complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação.
A solução definitiva para a sua aprovação
Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais,
cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais freqüentes (cartas,
faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado de
conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados);
existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquivamentos diários; controle de
empréstimo de documentos; processes adotados para conservação e reprodução de documentos;
existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc.
Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal
encarregado do arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); o
equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação); a localização física (extensão da Área
ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra
incêndio).
Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente)
possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha
em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir.
Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na
estrutura da instituição; centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo;
escolha de métodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de funcionamento;
recursos humanos; escolha das instalações e do equipamento; constituição de arquivos intermediário e
permanente; recursos financeiros.
Centralização
Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em
um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle - recebimento,
registro, distribuição, movimentação e expedição - de documentos de uso corrente em um único órgão
da estrutura organizacional, freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicações e
Arquivo, ou outra denominado similar.
Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento
mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronização de normas e
procedimentos; nítida delimitação de responsabilidades; constituição de conjuntos arquivísticos mais
completes; redução dos custos operacionais; economia de espaço e equipamentos.
A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável
e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas
unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda que
tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As vezes em Áreas geográficas
diferentes - agências, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se
desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.
Descentralização
Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a
descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores.
O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as
grandes áreas de atividades de uma instituição.
Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção, Comercialização e
Transportes, Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses
departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. Uma vez constatada a necessidade da
descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada a nível de
Departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estarão
reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas
divisões e seções que o compõem.. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo
para a documentação dos órgãos administrativos.
A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:
- centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos;
- descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.
Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos.-
de comunicações, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição
dos documentos correntes.
a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema,
todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações, e os arquivos são
localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções
específicas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos
órgãos a que estão subordinadas.
Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus funcionários para
responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operações de arquivamento decorrentes,
tais Como abertura de dossiês, controle de empréstimo, preparo para transferência etc.
Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão central de comunicações designe
um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos
arquivos nos órgãos em que forem localizados.
A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.
A solução definitiva para a sua aprovação
b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser
adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os
parcialmente descentralizados.
O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, Como as demais atividades de controle
já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento
propriamente dito, do registro, classificação, tramitação dos documentos etc.
Neste caso, o órgão de comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona Como agente de
recepção e de expedição, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência
externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação
administrativo da instituição.
A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos
individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da
instituição A qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização
física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros,
enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser
adotada.
Coordenação
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência é
imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercerá
funções normativas, orientadoras e controladoras.
A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais;
estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operação e
eficiência do serviço dos arquivos setoriais; determinar normas específicas de operação, a fim de
atender As peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reorganização dos
arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo
em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço; promover reuniões periódicas com os
encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instruções sobre assunto de interesse do
sistema de arquivos.
Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo
permanente da entidade, pois toda instituição, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos
correntes,. deverá contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, também chamado arquivo
de terceira idade.
Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos
transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a
COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições, a fim de que os documentos
ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos
padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia.
PATRIMÔNIO
Brasília
Rio de Janeiro
São Paulo
PESSOAL
ADMISSÃO
Aguiar, Celso
Bareta, Haydde
Borges, Francisco
Cardoso, Jurandir
Castro, Lúcia
Paes, Oswaldo
Paiva, Ernesto
Séllos, Zilda
Silva, Ana Maria
DEMISSÃO
FOLHAS DE PAGAMENTO
jan. a jul. de 1980
aço. a dez. de 1980
jan. a jul. de 1981
PROMOÇÃO
Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas
anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônio encontra-se um
arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário,
em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo
secundário, em ordem cronológica.
Como se vê, o método principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos métodos geográfico,
alfabético e numérico cronológico, como auxiliares.
Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.
Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por exemplo, a documentação pode
ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento – ordenados e arquivados pelo
número de controle que lhe é atribuído ao dar entrada e que, daí por diante, irá lhe servir de referência -
e o grupo constituído de todo o restante da documentação, ordenada por assuntos.
RECURSOS HUMANOS
Atributos
Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo, são necessárias, além de um
perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de
arquivamento, as seguintes características: saúde, habilidade em lidar com o público, espírito metódico,
discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese,
discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
Material de consumo
Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as guias, as
pastas, as tiras de inserção e outros.
Ficha - é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma
informação. As dimensões variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.
Guia divisória - é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos
arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a
busca dos documentos e o seu rearquivamento.
No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e
funções, conforme veremos em seguida.
Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele ser
aplicada, sendo então de celulóide ou de metal.
A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.
Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilha. Por este orifício passa
uma vareta que prende as guias à gaveta.
Notação - é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica.
A notação pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o início da seção, e
fechada quando indica o princípio e o fim.
Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade
da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí a denominação de: primeira posição, segunda
posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição.
Quanto à sua função, a guia pode ser ainda:
- primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo;
- secundária - indica uma subdivisão da primária;
- subsidiária - indica uma subdivisão da secundária;
- especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.
O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção.
O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as secundárias em
segunda posição e assim por diante.
Guia-fora - é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo.
Tira de inserção - é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações.
Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.
Pasta - é uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e
proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter projeção. Elas se dividem
em:
- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem
cronológica;
- miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em
ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.
Material permanente
O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o
mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os
seguintes requisites:
- economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências);
- conveniência do serviço (arrumação racional);
- capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades);
- invulnerabilidade (segurança);
- distinção (condições estáticas);
- resistência (conservação).
A solução definitiva para a sua aprovação
Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas
especializadas, uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. As
mais tradicionais são os arquivos, fichários, caixas de transferência, boxes, armários de aço etc. As
mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos, bem como as
estantes deslizantes.
Armário de aço - é um móvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes
encadernados.
Arquivo - móvel de aço ou de madeira, com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas
dimensões, onde são guardados os documentos.
Arquivo de fole - é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram
guardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente.
Arquivos horizontais antigos
- pombal (em forma de escaninhos);
- sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha).
Box - pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para lembretes.
Caixa de transferência - caixa de aço ou papelão, usada especialmente nos arquivos permanentes.
Estante - móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde são colocadas as
caixas de transferência. Modernamente, é utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas
suspensas laterais.
Fichário - É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ou conjugado
com gavetas para fichas e documentos.
Fichário horizontal - aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal, umas sobre as
outras - modelo KARDEX. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas.
Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente
visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra,
e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que
aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas as notações.
Fichário vertical - aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, umas atrás das outras,
geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou
bandejas comportam grande número de fichas.
Suporte - armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio
para as pastas suspensas.
As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no caso de
instituições de grande porte, com filiais, escritórios, representações ou similares, disperses
geograficamente e detentores de grande volume de documentação.
Recursos financeiros
Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para
instalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção.
Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a
importância dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a tais
serviços. Toma-se necessária, então, uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los.
Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em condições de elaborar o projeto
de organização, a ser dividido em três partes. A primeira constara de uma síntese da situação real
encontrada. A segunda, de análise e diagnóstico da situação. A terceira será o plano propriamente dito,
contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se,
inclusive, as prioridades para a implantação.
SERVIÇOS DE PROTOCOLO
Observe este ofício:
Senhor Diretor,
Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e análise, cópia do Balanço Patrimonial de
nossa empresa...
Este ofício, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na
empresa. Depois foi distribuído, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.
Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles específicos do
órgão e encaminhou-o ao diretor. Esse, após conhecer o teor do ofício, despachou-o para um dos
assessores, solicitando-lhe análise e parecer.
Concluída a solicitação, o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que, após
analisar, pediu algumas providências, dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo
S.A. Finalmente, ele devolveu a documentação à sua secretária - ofício, despachos, parecer -,
solicitando-lhe o arquivamento.
A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de
Arquivo da empresa.
Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefas que
constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuição e
movimentação; expedição de correspondência.
PROTOCOLO
É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO,
REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM O
NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO
DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.
E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles
cumpram suas finalidades com eficiência?
Rotinas de expedição
Em geral, são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa:
- Recebimento da correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas cores e
quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta imediata,
devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem, após a
expedição.
- Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.
- Numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias.
- Separação do original das cópias.
- Expedição do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.
- Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes
deram origem.
SERVIÇOS DE ARQUIVO
Preste atenção a esta situação, bem comum em uma empresa:
- FLÁVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS
QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO.
- MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVE
ESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DE
ARQUIVO?
Como você vê, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do arquivo,
no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de empréstimo.
E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa. Depois de tramitar
pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, é arquivada. No arquivo fica guardada, podendo ser
emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituição.
Vemos, assim, que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o arquivamento
propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta, sempre que necessário.
E o que compreende cada uma dessas atividades?
Arquivamento da documentação
Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, já deve haver a
preocupação com o seu possível arquivamento. Por isso é que a classificação dada ao documento no
serviço de protocolo, quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. E como esses
documentos são classificados?
Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os
documentos.
Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos técnicos
responsáveis, em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. E esses métodos de
arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os métodos
mais indicados e adequados às suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a
sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de empréstimos e consultas aos
funcionários e setores da empresa.
Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. Desde o recebimento da
documentação até o seu arquivamento, o trabalho arquivístico precisa ser feito de modo a possibilitar a
recuperação rápida e completa da informação.
Logo, é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso, facilitando o empréstimo
e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles precisarem. Essa é
uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança, para que nenhum documento seja
divulgado indevidamente ou mesmo que se perca.
Assim, as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:
- Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores.
- Preencher o formulário de recibo de documentação, em duas vias cujo modelo pode ser:
Esse recibo é muito importante, já que registra a saída do documento, permitindo informar, com
segurança, onde ele se encontra.
- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo,
juntamente com a guia-fora.
- Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes, em ordem cronológica, do
mais atual para o mais antigo.
- Preencher o formulário de cobrança da documentação, sempre que a pasta emprestada não for
devolvida no prazo estipulado.
Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra, embora
possamos recomendar um período em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua
reapresentação ao setor.
- Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante.
- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar
da pasta retirada).
- Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinada
pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:
- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sistemas de arquivamento
Como é afirmamos anteriormente, a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas arquivar,
mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicitadas.
A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras preocupações
que deve ter a secretaria, unia vez que é sua responsabilidade assessorar a chefia. Para tanto,
necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve, como: tipos
físicos de documentos, clientela a que se destinam, grau de sigilosidade, volume, assuntos de que
tratam etc.
Tecnicamente, o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a
finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser:
• Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada.
• Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice
e posteriormente no local arquivado.
• Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma
tabela.
acesso a qualquer pessoa; os sistemas indiretos, como necessitam de índice para a localização dos
documentos, resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos
onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa, mas de uma tabela
disposta no arquivo de forma a auxiliá-los.
Métodos de arquivamento
Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A
facilidade de guarda e pesquisa. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas, o
que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam.
Tanto na organização de arquivos como na de fichários, os elementos a serem considerados nos
documentos, para efeito de classificação, são:
• Nome (do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem).
• Local (de expedição ou recebimento dos documentos).
• Data (de elaboração, validade ou referência dos documentos).
• Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos).
• Número (de ordem, código etc.).
A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo,
respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados.
No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comum são:
• Alfabético.
• Geográfico.
• Numérico (simples, cronológico, decimal...
• Por assuntos.
Método alfabético
Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do
documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de
classificação) e depois colocado em seqüência alfabética.
As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de alfabetação,
separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. O número e o tipo de guias a serem
utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados.
A confecção do arquivo é simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para
cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser ordenados
cronologicamente.
Além das pastas individuais, utilizam-se também as pastas miscelâneas, para agrupar correspondentes
avulsos. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada
miscelânea. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta individual. A ordenação
interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética de nomes e, dentro
desta, pela ordem cronológica.
O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é efetuada
diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu perfeito funcionamento
esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinações que comandam
a ordenação alfabética de nomes de pessoas, firmas e instituições no arquivo, solucionando os casos
duvidosos. Essas regras têm por finalidade:
• Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critérios que facilitem o arquivamento e a
consulta.
• Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo, evitando entradas múltiplas e a conseqüente
perda de informações.
A - Regras
A solução definitiva para a sua aprovação
1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o último nome,
depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a
ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corrêa, Antônio
Corrêa, João Carlos
Correa, Paulo
2. As partículas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden,
Van der, Von, Vonder etc.), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante
do nome.
Exemplos:
Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Vonder Blun, Eduardo
3. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo, ligados ou não por hífen, não são separados.
Exemplos:
Castelo Branco, Sérgio
Villa-Lobos, Heitor
5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na
ordenação alfabética. Exemplos:
Freitas Jr., Ary
Ribeiro Neto, Henrique
Vasconcelos Sobrinho, Alcides
Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de
elemento de distinção. Exemplos:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6. Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do
nome e não são considerados na alfabetação.
Exemplos:
Araújo, Paulo (General)
Estado de São Paulo (O)
Pinto, Antônio Eduardo (Dr.)
7. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome, que corresponde ao da família do pai.
Exemplos:
Cervantes y Saavedra, Miguel de
Hemandes Xavier, José
A solução definitiva para a sua aprovação
8. Os nomes orientais, japoneses, chineses, Árabes etc. são registrados na ordem em que se
apresentam. Exemplos:
Al Ben Abib
Li Yutang
Mao Tsé Tung
9. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra. Exemplo:
Sant'Ana, Armindo, lê-se e arquiva-se Santana
10. Os sinais gráficos, como crase, til, cedilha etc., não são considerados na alfabetação. Exemplos:
Campanha, Clodoaldo
Campanhã, Raul
12. As expressões usadas no comércio, como Sociedade, Companhia, Empresa etc., devem ser
consideradas na alfabetação. Exemplos:
Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril Ltda.
Sociedade Espírita Alan Kardec
13. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras, devem
ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Exemplos:
CEEE
UFRGS
14. Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além de seu nome por extenso, também por
uma sigla, o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades de seus
consulentes, fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no arquivo.
Exemplo:
ADVB... ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil
• Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a remissiva em:
ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil
• Se arquivado pela sigla, coloca-se a remissiva em:
Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB
15. A correspondência recebida de seção, divisão ou departamento de uma empresa ou instituição deve
ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento, divisão, seção. Exemplos:
UFRGS - Departamento de Pessoal
UFRGS - Escola de Engenharia
16. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos Estados
em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades. Se estiverem localizadas em uma
mesma cidade, são colocados os endereços. Exemplos:
União S.A. - RJ, Rio de Janeiro
A solução definitiva para a sua aprovação
18. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser precedidos
do nome do país, em língua portuguesa. Exemplos:
Estados Unidos - The Library of Congress
Inglaterra - Red Cross
19. Nos títulos de congressos, conferências, simpósios etc., os números arábicos, romanos ou escritos
por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada.)Exemplos:
Conferência Latino-americana de Pediatras (II).
Seminário Francês de Patologia (13º).
Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo).
20. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas; quer no inicio, meio ou fim, devem ser
alfabetados como se estivessem escritos por extenso.
Exemplos:
Ferragem 2 (dois) irmãos
Inseticida mata 7 (sete)
3 (três) M do Brasil
O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente, normalmente, para organizar arquivos comerciais.
Contudo, dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados, pode haver
dúvidas. Neste caso, podem ser adotadas regras mais extensas, ou pode-se ampliar e modificar as já
existentes, para atender a casos específicos, desde que sejam redigidas em linguagem clara e simples
e que fiquem registradas por escrito.
B - Ordenando alfabeticamente
Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios
para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos são corretos. Daí
surgirem as confusões na busca e no arquivamento.
A definição de um único critério de alfabetação, com a conseqüente exclusão do outro, é de
fundamental importância para o trabalho de arquivo. São eles:
Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários do seu
arquivo se você misturar os dois critérios!
Método numérico
A solução definitiva para a sua aprovação
A - Simples
Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de chegada
destes ao arquivo, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, pois teremos um índice para
auxiliar na localização.
Este arquivo vai exigir como controles:
- Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de duas
ou mais pastas para o mesmo correspondente.
- Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do
correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. O índice é, indispensável, pois, com o
crescimento do arquivo, toma-se impossível localizar os documentos.
Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples, pode-se reaproveitar o número de
uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente, o que já não
deve ocorrer no serviço público, rede bancária, arquivos hospitalares etc., onde o número atribuído a
um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas, pois nesses casos o número
passa a identificar permanentemente um cliente.
O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos, sendo
utilizado em larga escala na indústria, comércio, escolas, rede bancaria etc.
Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está matriculado,
nos clubes que freqüenta, na empresa em que trabalha? Tudo isso é método numérico de
arquivaniento!
B - Cronológico
Neste método numera-se o documento, e não a pasta. É o que ocorre nas repartições públicas - o
documento, depois de receber uma capa, onde são colocados o número de protocolo e outras
informações, passa a formar um processo. Este processo será acompanhado durante a tramitação, por
uma ficha numérica (ficha de protocolo), onde será indicada toda a movimentação do documento dentro
da repartição. Paralelamente, são confeccionados índices alfabéticos para os nomes dos envolvidos,
assunto e procedência dos documentos, a fim de agilizar as buscas.
Método geográfico
Neste método, o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da
informação. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de uma
estrutura geográfica bem definida, como, por exemplo:
a) Vários países: nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos
procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo, após
a capital. Exemplos:
- ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Nunes Caldera, Manoelito
Córdoba
Hotel Las Palmas
Valdez Miranda, Carlos
A solução definitiva para a sua aprovação
Corrientes
Del Vale, Luis
Sanches de Vidal, Emílio
- BRASIL
Brasília
Ministério da Educação
Ministério do Interior
Campinas
Delgado, Carlos
Monteiro, José Olalvo
Cuiabá
Chardon, Carlos Manuel
Santi, Manuel
Curitiba
Rosado, José (Dr.)
Transportes Valverde Ltda.
b) Um país: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem
alfabética.
c) Estados: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes, também em ordem
alfabética.
d) Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades com o
mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes.
e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes dos
correspondentes em ordem alfabética.
Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no arquivo. É
muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários
Estados, cidades e países, e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de
cargas e mercadorias etc.
Uma vez elaborada a tabela de classificação, pode-se organizar um arquivo alfabético de assuntos de
duas maneiras: a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados,
considerandose simplesmente a seqüência das letras. Exemplos:
• Artigos para calçados
• Calcados ortopédicos
• Calçados para crianças
• Calçados para homens
• Calçados para senhoras
• Calçados sob medida
• Conserto de calçados
• Fábricas de calçados
• Lojas de calçados
b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de suas
subdivisões, também em rigorosa ordem alfabética. Exemplos:
CALÇADOS
• Artigos
• Consertos
• Fábricas
• Lojas
• Ortopédicos
• Para crianças
• Para homens
• Para senhoras
• Sob medida
2. NÚCLEO DE EXTENSÃO
2.1 Cadastro de professores
2.2 Certificados
2.3 Cursos
2.3.1 Atendente de livraria
A solução definitiva para a sua aprovação
A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada. O plano de classificação inicial
pode ser de apenas cinco assuntos. De acordo com as necessidades da empresa e a expansão das
classes de assuntos, a numeração crescera também.
b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey, que o criou para ser aplicado
abibliotecas. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey). Esta
classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes:
0 - Obras gerais
1 - Filosofia
2 - Religião
3 - Ciências Sociais
4 - Filologia
5 - Ciências Puras
6 - Ciências Aplicadas
7 - Belas Artes
8 - Literatura
9 - História e Geografia.
Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez, sucessivamente (partindo sempre do geral
para o específico). Tomemos a classe é, de Ciências Aplicadas, como exemplo:
610 - Medicina
620 - Engenharia
630 - Agricultura
640 - Ciências e Artes Domésticas
650 - Serviços gerenciais
660 - Indústrias químicas
670 - Manufaturas
680 - Manufaturas, Miscelânea
690 - Construção
611 - Anatomia
612 - Fisiologia humana
613 - Higiene pessoal
614 - Saúde pública
615 - Terapêutica
616 - Clínica médica
617 - Cirurgia
618 - Ginecologia
619 - Pediatria
616.1 Cardiologia
616.2 Sistema respiratório
616.3 Sistema digestivo
616.4 Sistema endócrino
616.5 Dermatologia
A solução definitiva para a sua aprovação
616.6 Urologia
616.7 Sistema muscular
616.8 Neurologia
616.9 Doenças diversas
e assim por diante.
Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização dos itens
desejados.
A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações. Requer o estudo detalhado sobre
a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de assuntos e
suas subdivisões.
A confecção de tal instrumento é complexa. Supõe uma identificação preliminar das funções
desempenhadas, principalmente no nível formal/legal, para, a partir daí, identificar nos documentos as
espécies presentes em cada função principal, bem como determinar outras funções além do nível
formal/legal; com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e, por
extensão, séries tipológicas.
Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituições (ou
pessoas) ao longo da sua existência, revalorizando, para isto, os elementos informais, ao lado dos
normativos, como único meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produção.
Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua diferença em
relação às espécies documentais, já que essas características, muitas vezes, tendem a se assemelhar,
podendo causar alguma confusão na organização arquivística. Assim, por exemplo, panfleto refere-se a
uma espécie e não a um formato.
Este último pode variar desde um folheto, um cartaz a, até mesmo, um livro. Tome-se como exemplo
um manifesto contra a carestia, assinado por algum comitê municipal de Partido X, que foi amplamente
difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. Qual a espécie de tal documento?
Panfleto?... volante?... folheto?... ou será manifesto? Segundo o Dicionário do livro, folheto é apenas o
formato documental ("documento constituído por uma folha simples ou dobrada" ou "publicação
impressa, não periódica, (...) constituída por poucas folhas"); volante é tão-somente uma peça do
maquinário da gráfica; porém nada impede, ainda de acordo com o Dicionário, que um manifesto
("escrito de natureza expositiva ou doutrinária que pode assumir caráter polêmico" ou "programa político
ou religioso") possa ser também um panfleto ("pequeno folheto, normalmente de natureza controversa,
política e escrito em tom satírico ou injurioso"). Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de
a tipologia documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica, as espécies
documentais (do mesmo modo que as funções) também serão, o que levou a um trabalho de definição
terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. No caso específico dos arquivos de
partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como
um folheto (formato) cuja espécie, manifesto ou panfleto, será determinada de acordo com a função
documental. Assim poderemos ter, se for o caso, um panfleto de agitação política (tipo documental) cujo
conteúdo é um manifesto.
A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções de partidos
e associações políticas complexas, hierarquizado por níveis de atuação; e uma relação das funções e
espécies documentais encontradas. O quadro de funções é uma mescla das possibilidades arroladas no
nível teórico, somadas às verificadas empiricamente durante a coleta, a análise dos dados e o arranjo
dos documentos de um acervo documental específico. O resultado mais significativo do
estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade de visualizar o modo de implantação da
tipologia documental nas atividades de arranjo e descrição de um fundo arquivístico. O quadro permite
traçar a correspondência entre a entidade e o fundo, entre o nível hierárquico e o grupo, entre o
organismo e o subgrupo e, por fim, entre o tipo documental e a série.
* ofícios.
Processos administrativos referentes:
* à convênios
* à cessão de equipamentos.
Processos administrativos referentes:
* à cessão de instalações para eventos.
Registros técnicos e políticos denominados:
* moção;
* voto aberto e ético.
Formulários de gestão administrativa interna denominados:
* controle de trâmite de processos.
Processos administrativos referentes:
* à prestação de contas ao TCT;
* ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF;
Processos administrativos referentes:
* á cessão de equipamentos e instalações.
Processos legislativos denominados:
* mensagens.
Registros técnicos e políticos:
* dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo do Estado.
SUPORTE FÍSICO (Meio e Mensagem)
SUPORTE
Material sobre o qual as informações são registradas: papel, filme, fita magnética, cisco ótico, disquete
etc.
É a parte visível e manipulável do documento, ou o documento propriamente dito, no senso comum. É a
sua coisificação ou expressão física como produto, mas que compreende todas as características
constitutivas já discutidas anteriormente. Um mesmo documento original - digamos uma tese - pode
apresentar-se em diferentes suportes, como sejam no suporte impresso, na microficha, no CD-ROM ou,
mais recentemente, em rede eletrônica. E comercializável, armazenável, transferível e sujeito a todos os
procedimentos administrativos, legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado
editorial.
Tradicionalmente, mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. Desde a antiga
Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem.
O suporte físico mais largamente utilizado é o papel (antigamente o pergaminho e anteriormente o barro
cozido). Sobre ele são registradas informações (mensagens) diversas.
Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo, ilustrações que
serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas não há muita
preocupação em registrar a rotina de trabalho, as aulas, as reuniões, as discussões, as etapas do
trabalho de construção de um aparelho, as tentativas intermediárias, o grupo de trabalho, etc. Algumas
vezes, faz-se gravações em vídeo de situações muito especiais (como cerimônias ou eventos) . Mas se
alguém quiser saber, daqui a 50 ou 100 anos, como era o ambiente de trabalho, aulas em nossas
universidades, como os professores interagiam com seus estudantes, etc., será impossível encontrar
mesmo uma pequena amostra de gravações das aulas ministradas em nosso país.
É importante chamar a atenção, especialmente, para um tipo de suporte que ainda não tem sido
trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). É claro que um
arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados
informatizados para a organização de seus arquivos. Mas ele ainda não pensa nas informações digitais
como um objeto a ser preservado pelo arquivista. No entanto, em todas as grandes instituições,
universidades e empresas, o papel da informatização é cada vez maior, e se não houver uma maior
preservação das informações registradas, e se sob essa forma, serão totalmente perdidas muitas
informações que não existem sob outra forma.
Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um
disquete e também sob a forma de uma listagem, impressa, em papel. As duas formas contêm as
mesmas informações, nos seus respectivos suportes. Mas o disquete permite a localização e
manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. Através de diversos tipos de
programas, as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localização
quase instantânea das informações buscadas.
Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro;
podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. Através de fitas magnéticas de "back up", pode-se
armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas de megabytes) em um único
cartucho, a um preço de uma fração de dólar por megabyte. Um megabyte é, aproximadamente, o
equivalente a 500 páginas de texto datilografado. Portanto, o custo da conservação das informações em
fita magnética já é bastante inferior ao preço do papel em que essas informações poderiam ser escritas.
Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia, que
se dedica essencialmente a documentos únicos. Um arquivo digital copiado em uma fita magnética ou
CD pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de um arquivista, pois é uma mera cópia
(como uma fotocópia). De fato, a comparação com a fotocópia é bastante boa e pode ser utilizada. A
fotocópia de um livro, por exemplo, não tem muito valor. Mas a fotocópia de um manuscrito perdido
pode ter valor inestimável. Da mesma forma, a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma
entrevista pode parecer "apenas" uma cópia, sem importância. Mas se o original desaparecer, essa
"mera" cópia pode perfeitamente substituir o original. O mesmo se aplica a fotografias. E ninguém
questiona a validade de preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas.
Certamente a preservação de cópias de registros digitais será uma das principais atividades
arquivísticas do futuro próximo.
A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos conteúdos
dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgão públicos, das universidades e
instituições, e sua conservação, eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que não foram alterados
entre duas operações de "back up" sucessivas) .
Isso é perfeitamente factível, com tecnologia atual e baixo custo. Como no caso de documentos em
papel (suporte papel) , é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem dos
arquivos digitais, destruição de uma parte deles, organização e preservação dos demais.
1. Fatores ambientais
Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo:
Temperatura, Umidade Relativa do Ar, Radiação da Luz, Qualidade do Ar.
Num levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo, é possível
identificar facilmente as conseqüências desses fatores, quando não controlados dentro de uma margem
de valores aceitável.
Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto.
Sem a pretensão de aprofundar as explicações científicas de tais fatores, podemos resumir suas ações
da seguinte forma:
Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que podem ter duas origens:
os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente.
Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2), óxidos de nitrogênio (NO e NO2)
e o Ozônio (O3). São gases que provocam reações químicas, com formação de ácidos que causam
danos sérios e irreversíveis aos materiais. O papel fica quebradiço e descolorido; o couro perde a pele e
deteriora.
As partículas sólidas, além de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e desfiguram os
documentos.
Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do acervo, como no caso de aplicação de
vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc., que podem liberar gases prejudiciais à conservação de todos
os materiais.
2. Agentes biológicos
Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas,
cupins), os roedores e os fungos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condições
ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentação. O
conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade
relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene etc.
2.1 Fungos
Os fungos representam um grupo grande de organismos. São conhecidos mais de 100.000 tipos que
atuam em diferentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de bibliotecas e
arquivos, são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos.
Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida
dentro de determinadas condições. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento e umidade
para sobreviver e proliferar. O alimento provém dos papéis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos
etc. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferação. Essa
umidade é encontrada na atmosfera local, nos materiais atacados e na própria colônia de fungos. Além
da umidade e nutrientes, outras condições contribuem para o crescimento das colônias: temperatura
elevada, falta de circulação de ar e falta de higiene.
Os fungos, além de atacarem o substrato, fragilizando o suporte, causam manchas de coloração
diversas e intensas de difícil remoção. A proliferação se dá através dos esporos que, em circunstâncias
propícias, se reproduzem de forma abundante e rápida.
Se as condições, entretanto, forem adversas, esses esporos se tornam “dormentes”. A dormência
ocorre quando as condições ambientais se tornam desfavoráveis, como, por exemplo, a umidade
relativa do ar com índices baixos.
Quando dormentes, os esporos ficam inativos e, portanto, não se reproduzem nem atacam os
documentos. Esse estado, porém, é reversível; se as condições forem ideais, os esporos revivem e
voltam a crescer e agir, mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem.
Os esporos ativos ou dormentes estão presentes em todos os lugares, em todas as salas, em cada
peça do acervo e em todas as pessoas, mas não é tão difícil controlá-los.
As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são:
1. estabelecer política de controle ambiental, principalmente temperatura, umidade relativa e ar
circulante, mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações
acentuadas;
2. praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e técnicas
adequadas;
3. instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras de
higiene do local;
A solução definitiva para a sua aprovação
4. manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água, secando-os
imediatamente caso ocorram.
Observações importantes:
O uso de fungicidas não é recomendado; os danos causados superam em muito a eficiência dos
produtos sobre os documentos.
Caso se detecte situação de infestação, chamar profissionais especializados em conservação de
acervos.
Não limpar o ambiente com água, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do ar, favorecendo a
proliferação de colônias de fungos.
Na higienização do ambiente, é recomendado o uso de aspirador.
2.2 Roedores
A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados
acima. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. As iscas são
válidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. O produto deve
ser eficiente, desde que não provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia se faz nos mesmos
moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas, além de higiene periódica.
A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de conservação dos
documentos e, assim, detectar a presença dos insetos.
Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo exemplar que for
incorporado ao acervo, seja ele originário de doação, aquisição ou recolhimento.
Quando o ataque se torna uma infestação, é preciso buscar a ajuda de um profissional especializado.
A providência a ser tomada é identificar o documento atacado e, se possível, isolá-lo até tratamento. A
higienização de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante, devido ao risco de
espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente.
Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam
as larvas e resíduos, corre-se o risco de não eliminar totalmente os ovos. Portanto, após a higienização,
os documentos devem ser revistos de tempos em tempos.
Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados, pois o uso de qualquer
produto químico pode acarretar danos intensos aos documentos.
Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não só para as coleções como para o prédio em si.
Vivem em sociedades muito bem organizadas, reproduzem-se em ninhos e a ação é devastadora onde
quer que ataquem. Na grande maioria das vezes, sua presença só é detectada depois de terem
causado grandes danos.
Os cupins percorrem áreas internas de alvenaria, tubulações, conduítes de instalações elétricas,
rodapés, batentes de portas e janelas etc., muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos.
Chegam aos acervos em ataques massivos, através de estantes coladas às paredes, caixas de
interruptores de luz, assoalhos etc.
Os ninhos não precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifícios das bibliotecas e arquivos.
Podem estar a muitos metros de distância, inclusive na base de árvores ou outros prédios.
Com muita freqüência, quando os cupins atacam o acervo, já estão instalados em todo o prédio. Da
mesma forma que os outros agentes citados anteriormente, os cupins se instalam em ambientes com
índices de temperatura e umidade relativa elevados, ausência de boa circulação de ar, falta de
higienização e pouco manuseio dos documentos.
No caso de ataque de cupim, não há como solucionar o problema sozinho. O ideal é buscar auxílio com
um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentos
atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão na parte física
do prédio. O tratamento recomendado para o extermínio dos cupins ou para prevenção contra novos
ataques é feito mediante barreiras químicas adequadamente projetadas.
4. 1 Furto e vandalismo
Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e vandalismo.
A falta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre.
Além do furto, o vandalismo é muito freqüente. A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a
dia. Esse é o tipo de dano que, muitas vezes, só se constata muito tempo depois. É necessário
implantar uma política de proteção, mesmo que seja através de um sistema de segurança simples.
Durante o período de fechamento das instituições, a melhor proteção é feita com alarmes e detectores
internos. O problema é durante o horário de funcionamento, que é quando os fatos acontecem.
O recomendado é que se tenha uma só porta de entrada e saída das instalações onde se encontra o
acervo, para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionários.
As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. Nas áreas destinadas aos usuários, o
encarregado precisa ter uma visão de todas as mesas, permanecendo no local durante todo o horário
de funcionamento. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponíveis apenas a
um número restrito de funcionários. É importante que os pertences dos usuários e pesquisadores, como
casacos, bolsas e livros, sejam deixados fora da área de pesquisa.
Todo pesquisador deve apresentar um documento de identidade, para controle da instituição.
Um livro de entrada deve ser assinado e a requisição de documentos também deve ser feita por escrito.
Caso o pedido compreenda vários volumes, estes devem ser cuidadosamente contados pelo
funcionário na frente do usuário, antes e depois de consultados.
Na devolução dos documentos, é preciso que o funcionário faça uma vistoria geral em cada um.
Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deterioração que
progressivamente vai levá-los a um estado de perda total. Para evitar esse desfecho, interrompe-se o
processo através de intervenções que levam à estabilização do documento.
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou
seus agregados, através de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo:
estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deterioração.
No capítulo anterior, vimos os fatores de deterioração e seus efeitos nos documentos. O segundo passo
será a intervenção nesse processo de deterioração, através de estabilização dos documentos
danificados.
Para se fazer qualquer intervenção, deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos no
tratamento dos acervos: de coleções gerais ou de obras raras, no caso de bibliotecas, de documentos
antigos ou mais recentes, no caso de arquivos.
Antes de qualquer intervenção, a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-la. Alguns de
nós seremos capazes e muitos outros não. Esse é o primeiro critério a seguir.
Caso não nos julguemos com conhecimentos necessários, a solução é buscar algum especialista da
área ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir.
8. Higienização
A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. A sujidade não é inócua e,
quando conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os
suportes num acervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na
manutenção de bibliotecas ou arquivos, razão por que é considerada a conservação preventiva por
excelência.
Durante a higienização de documentos, procedemos também de forma simultânea a um levantamento
de dados sobre suas condições de conservação, para efeitos de futuras intervenções. É hora Durante a
higienização de documentos, procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados
sobre suas condições de conservação, para efeitos de futuras intervenções. É hora também de executar
os primeiros socorros para que um processo de deterioração em andamento seja interrompido, mesmo
que não possa ser sanado no momento.
7. pesos;
8. poliéster (mylar);
9. folhas de papel siliconado;
10. microscópios;
11. cola metilcelulose
12. lápis HB etc.
encadernações. Nos livros mais frágeis, deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durante a
operação para evitar danos na manipulação e tratamento.
Todo o documento que contiver gravuras ou outra técnica de obra de arte no seu interior necessita um
cuidado redobrado. Antes de qualquer intervenção com pincéis, trinchas, flanelas, é necessário
examinar bem o documento, pois, nesse caso, só será recomendada a limpeza de superfície se não
houver nenhum risco de dano.
No caso dos documentos impressos como os livros, existe uma grande margem de segurança na
resistência das tintas em relação ao pincel. Mesmo assim, devemos escolher o pincel de maciez
adequada para cada situação.
Em relação às obras de arte, as técnicas são tão variadas e as tintas de composições tão diversas que,
de modo algum, se deve confiar na sua estabilidade frente à ação do pincel ou outro material.
9. Pequenos reparos
Os pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos executar visando interromper um
processo de deterioração em andamento. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios
rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o estado de conservação dos documentos.
Caso esses critérios não sejam obedecidos, o risco de aumentar os danos é muito grande e muitas
vezes de caráter irreversível.
Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da área.
Os demais documentos permitem algumas intervenções, de simples a moderadas. Os materiais
utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivística e de caráter reversível. Da mesma forma,
toda a intervenção deve obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis. Isso significa que, caso seja
necessário reverter o processo, não pode existir nenhum obstáculo na técnica e nos materiais
utilizados.
papel mata-borrão;
entretela sem cola;
placa de vidro;
peso de mármore;
espátula de metal;
espátula de osso;
pincel chato;
pincel fino;
filme de poliéster.
10. Acondicionamento
O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas
condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados, armazenando-os de forma segura.
Para cumprir sua função, que é a de proteger contra danos, o acondicionamento deve ser
confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o
fim a que se destina.
A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento, pois esse material está
em contato direto com os documentos.
Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são:
1. papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas;
2. papelões de diversas gramaturas;
3. filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia);
4. fita adesiva dupla neutra;
5. tiras ou cadarços de algodão;
6. tubos de PVC;
7. tecido de linho etc.
11. Armazenamento
A solução definitiva para a sua aprovação
O armazenamento é o sistema que recebe o documento, acondicionado ou não, para ser guardado.
Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes, arquivos e armários.
Móveis impróprios para o armazenamento são amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas:
armários, estantes, mapotecas e arquivos confeccionados em madeira, fórmica ou metal sem
tratamento.
Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de fórmica não é
recomendada, pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. O mesmo tratamento
se aplica aos móveis de madeira ou ferro.
Glossário
ACIDEZ – Condição do suporte em que a concentração de íons de hidrogênio excede a de íons de
hidroxil numa solução aquosa.
ACONDICIONAMENTO – Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.
ARMAZENAMENTO – Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios, em áreas que
lhes são destinadas.
PAPEL NEUTRO – Papel não ácido ou ligeiramente alcalino e que, portanto, não se deteriora com
facilidade.
pH – Medida da acidez ou alcalinidade de uma substância. A escala de pH varia de pH 1 (acidez
máxima) a pH 14 (alcalinidade máxima), sendo o pH 7 considerado neutro.
QUALIDADE ARQUIVÍSTICA – Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a
guarda indefinida dos documentos, sob determinadas condições de controle.
SUPORTE – Material sobre o qual as informações são registradas (papel, disco, fita magnética, filme,
pergaminho etc.)
UMIDADE RELATIVA – Relação expressa em % entre a quantidade de vapor d’água contida no ar e a
quantidade máxima que o ar poderá conter, à mesma temperatura.