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Ficha Técnica
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Guia de referência rápida para boas práticas arquivísticas
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO .................................................................................... 4
1. CONCEITOS ................................................................................... 5
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INTRODUÇÃO
Cada vez mais, as organizações têm a necessidade de possuir um arquivo bem organizado e
estruturado. A informação tornou-se uma importante ferramenta de gestão, a qual não será
possível sem um arquivo bem organizado.
Os documentos de uma instituição refletem a sua estrutura, as suas atividades e o seu estado de
organização e capacidade de trabalho.
Todavia, uma boa descrição das unidades de instalação (pastas, livros, ficheiros, dossiers, entre
outros), possibilitam uma gestão razoável da documentação, tendo em conta, que o
acompanhamento e controle do ciclo de vida dos documentos é fundamental para a recuperação
da informação neles contida.
Este documento de auxílio à gestão documental das empresas está estruturado nos seguintes
pontos:
1. Conceitos
2. Classificação Documental
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1. CONCEITOS
Neste primeiro ponto esclarecem-se alguns conceitos fundamentais no âmbito da gestão
documental.
1.1. Arquivo
Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for a sua data, forma e suporte
material, acumulados num processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada, no
decorrer da sua gestão.
É conservado respeitando a sua ordem original, para servir como testemunho e informação, para a
pessoa ou instituição que os produz, para os cidadãos ou para servir como fonte para a história.
_ Contém documentos de qualquer data, porque o documento logo que dá entrada na organização
faz parte do seu arquivo e do seu sistema administrativo
_ Informativo.
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Quando os documentos são produzidos por uma pessoa ou instituição no decorrer da sua
atividade e conservados como título de prova ou informação, estamos perante documentos de
arquivo.
A noção de documento de arquivo é independente do suporte que variou muito ao longo dos
tempos: pedra, osso, papiro, tecido, pergaminho, papel, filme, bandas, discos magnéticos, disco
ótico, entre outros. Tendo em conta a forma como o documento pode ser manuscrito,
dactilografado, impresso, ou outro.
Pode ainda tratar-se de um original, de uma cópia, de uma planta, de uma carta, entre outros.
Os novos suportes da informação têm características especiais que o arquivista deve ter em
conta:
_ Menor duração;
Valor Primário
O documento de arquivo ao ser criado tem como finalidade constituir prova e/ou veicular
determinada informação necessária à entidade produtora e/ou recetora.
Valor Secundário
Os direitos e obrigações dos documentos prescrevem, embora possam continuar a ter valor como
fonte de informação histórica. Passam então a ter um valor secundário e devem ser transferidos
para o Arquivo histórico.
Os documentos de arquivo têm uma vida própria. Cumprem um ciclo vital que se inicia com o seu
nascimento e termina com a sua inutilização ou conservação definitiva.
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Na segunda metade do século passado formulou-se a teoria das três idades (tri+âge = triagem)
que deu origem a três categorias de arquivos.
Primeira Idade
É a fase do Arquivo Corrente. Neste período da vida dos documentos, estes são indispensáveis à
organização porque servem de suporte à tomada de decisão e constituem elemento de prova e
informação com grande utilização pela entidade produtora ou detentora.
O arquivo que os contém deve estar nos escritórios ou nos serviços centrais mas sempre próximo
dos funcionários que os utilizam.
Segunda Idade
A utilização dos documentos já não é tão intensa mas devem ser conservados devido ao seu valor
legal ou informativo.
Terceira Idade
Nesta fase os documentos têm uma utilização diminuta ou nula é a fase do Arquivo definitivo.
Processo - Unidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentes a qualquer
procedimento organizacional sujeito a tramitação própria e/ou normalmente regulamentado.
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Dossier - Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos coligidos com o fim de
informar uma decisão pontual.
_ Caixas
_ Maços
_ Livros
_ Microfilme
_ Pastas
_ Disquetes
_ Bobines
_ Cassetes
_ Entre outros.
A ordenação é a disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A
escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. Alguns tipos
possíveis de ordenação dos documentos:
_ Ordenação alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das
letras do alfabeto.
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É a parte do processo relacionada com os meios que permitem organizar e tratar, de forma eficaz
e rentável, os arquivos correntes, intermédios e definitivos que uma organização gera no
desenvolvimento da sua atividade.
A identificação das necessidades às quais o exercício de uma boa gestão documental numa
organização, ou seja, a existência de boas práticas arquivísticas podem responder são:
_ Avaliação científica da informação que é cada vez mais efémera. Deve-se estabelecer,
calendários de conservação precisos que evitem a conservação injustificada de informações
inúteis;
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_ O programa de intervenção;
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2. CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL
Pressupõe a reunião de documentos da mesma classe, dispondo-os em grupos e subgrupos, de
acordo com as diversas funções da entidade produtora.
Objetivo: a organização metódica e sistemática por assuntos, visando uma arrumação lógica dos
documentos, partindo do geral para o particular e hierarquizando os conceitos.
_ Os documentos devem ser classificados dentro das pastas e estes devem estar classificados
entre si.
_ Não existem peças isoladas: todo o documento pertence a um conjunto coerente, a pasta.
_ As pastas comportam sempre uma ordem interna: ordem cronológica, alfabética, numérica, etc..
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Para o exercício das boas práticas arquivísticas são necessários instrumentos de gestão, neste
terceiro ponto se apresentam os que consideramos mais relevantes.
_ Hierárquico: porque se subdivide em conceitos, dos mais gerais aos mais particulares;
_ Consistente: porque os critérios não podem variar e as realidades apresentadas em cada nível
devem ser equiparáveis.
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_ Otimização de recursos;
classes,
subclasses e
séries documentais
Ex.:
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A codificação
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É constituído pelo conjunto de normas escritas que define princípios e diretrizes a serem
observadas pela instituição no sentido de prover esta de sistemas de excelência do ponto de vista
arquivística.
_ Apresentação
_ Plano de classificação
_ Glossário
_ Índice remissivo
_ Procedimentos
_ Documentos de Controlo
_ Anexos
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_ assegurar a inutilização da documentação sem valor primário ou secundário com respeito pela
confidencialidade da informação neles contido.
Ex.:
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3.4. Lombadas
Para uma pesquisa mais rápida e eficaz, a correta identificação dos documentos
(independentemente do suporte em que a documentação se encontra), é de extrema importância.
Quer isto dizer, que em documentos em suporte papel, a identificação das lombadas das pastas
tem um caráter muito importante: quanto mais correta for a sua identificação, mais rapidamente se
acede ao documento pretendido.
Assim se apresentam as regras para uma correta identificação de pastas, fornecendo um modelo
que poderá ser alterado e adaptado, conforme as necessidades de cada um, assim:
LOGÓTIPO
O nome ou Logótipo da entidade detentora. É o campo destinado à identificação da entidade
produtora / detentora da Documentação.
Ex.: E.A.D.
ASSUNTO
O título respeitante ao Assunto. Representa o tema principal da documentação em questão,
poderá ser uma entidade, um tema, uma localização, entre outros.
Ex.: Construção da Ponte Vasco da Gama – pontos de luz
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CHAVES
Regista-se neste algumas notas ou referências relativas à documentação nomeadamente
quando se trata de faturas ou outros documentos em que seja importante referir o intervalo da
documentação contido na UI.
Ex.: 101 a 150
DATAS EXTREMAS
Regista-se neste campo as datas limite da documentação.
Ex.: 1990-2010
VOLUMES
Número do volume em numeração romana, quando existir a necessidade de abrir mais do que
uma pasta
Ex.: Vol. I
DATA DE ELIMINAÇÃO
O ano de Eliminação. É o campo destinado à identificação do ano de destruição da
documentação em análise. Caso a documentação seja de conservação permanente, indicar
neste campo: “Não Destruir” ou “Conservação Permanente”.
Ex.: 2017
Assim, se exemplifica:
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OBRAS E
MANUTENÇÃO
10. GESTÃO DE OBRAS
10.02. Gestão e Manutenção
das Infraestruturas das Obras
10.02.01. Processos de Obras
De 1990 a 2010
VOL. XI
Ano de Eliminação:
Conservação Permanente
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