ARQUIVOLOGIA

1. Arquivística. Princípios e conceitos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01

2. Políticas públicas de arquivo, legislação arquivística.Normas nacionais e internacionais de arquivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01
3. Sistemas e redes de arquivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04
4. Gestão de documentos; implementação de programas de gestão de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07
5. Diagnóstico da situação arquivística e realidade arquivística brasileira. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09
6. Protocolo. Recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
7. Funções arquivísticas. Criação de documentos. Aquisição de documentos. Classificação de documentos. Avaliação de documentos.
Difusão de documentos. Descrição de documentos. Preservação de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
8. Análise tipológica dos documentos de arquivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
9. Políticas de acesso aos documentos de arquivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
10. Sistemas informatizados de gestão arquivística 56 de documentos. Documentos digitais. Requisitos. Metadados. . . . . . . . . . . . . 12
11. Microfilmagem de documentos de arquivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
 ARQUIVOLOGIA
ARQUIVÍSTICA. PRINCÍPIOS E CONCEITOS
Conceitos
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
temos quatro definições para o termo arquivologia:
1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma
entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desem-
penho de suas atividades, independentemente da natureza do su-
porte.
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o
processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.
3. Instalações onde funcionam arquivos.
4. Móvel destinado à guarda de documentos.
Podemos entender ela como um conjunto de princípios, nor-
mas, técnicas e procedimentos para gerenciar as informações no
processo de produção, organização, processamento, guarda, utili-
zação, identificação, preservação e uso de documentos de arquivos.
• Um arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acu-
mulados por uma entidade coletiva, pública e privada, pessoa ou
família, no desempenho de suas atividades, independentemente da
natureza do suporte.
• Um documento é o registro de informações, independente
da natureza do suporte que a contém.
• Já informação é um “elemento referencial, noção, ideia ou
mensagem contidos num documento.
O suporte é o meio física, aquela que o contém o documento,
podendo ser: papel; pen-drive; película fotográfica; microfilme; CD;
DVD; entre outros.
Outros conceitos importantes de se ter claro na mente:
Arquivos: órgãos que recolhem naturalmente os documentos
de arquivo, que são acumulados organicamente pela entidade, de
forma ordenada, preservando-os para a consecução dos objetivos
funcionais, legais e administrativos, tendo em conta sua utilidade
futura.
Bibliotecas: reúnem documentos de biblioteca, que são mate-
riais ordenados para estudo, pesquisa e consulta.
Museus: colecionam documentos (bidimensionais e/ou tridi-
mensionais) de museu, que são criações artísticas ou culturais de
uma civilização ou comunidade, possuindo utilidade cultural, de in-
formação, educação e entretenimento.
Centros de documentação ou informação: é um órgão/insti-
tuição/serviço que busca juntar, armazenar, classificar, selecionar e
disseminar informação das mais diversas naturezas, incluindo aque-
las próprias da biblioteconomia, da arquivística, dos museus e da
informática.
Princípios
A arquivologia possui uma série de princípios fundamentais
para o seu funcionamento. São eles:
• Princípio da proveniência, respeito aos fundos ou método
histórico: fundo é um conjunto de documentos de uma mesma pro-
veniência. Eles podem ser fundos abertos ou fechados.
Fundo aberto é aquele ao qual podem ser acrescentados novos
documentos em função do fato de a entidade produtora continuar
em atividade.
Fundo fechado é aquele que não recebe acréscimo de docu-
mentos, uma vez que a entidade produtora não se encontra mais
em atividade. Porém, ele pode continuar recebendo acréscimo de
documentos desde que seja proveniente da mesma entidade pro-
dutora de quando a organização estava funcionando.
1
• Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: é
necessário manter a integridade do arquivo, sem dispersar, mutilar,
alienar, destruir sem autorização ou adicionar documento indevido.
• Princípio do respeito à ordem original, ordem primitiva ou
“santidade” da ordem original: o arquivo deve conservar o arranjo
dado por quem o produziu, seja uma entidade coletiva, pessoa ou
família. Ou seja, ele deve ser colocado no seu lugar de origem den-
tro do fundo de onde provém.
• Princípio da Organicidade: é o princípio que possibilita a
diferenciação entre documentos de arquivo e outros documentos
existentes no ambiente organizacional.
• Princípio da Unicidade: independentemente de forma, gê-
nero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu
caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
• Princípio da cumulatividade ou naturalidade: seus registros
são formados de maneira progressiva, natural e orgânica em função
do desempenho natural das atividades da organização, família ou
pessoa, por produção e recebimento, e não de maneira artificial.
• Princípio da reversibilidade: todo procedimento ou trata-
mento aplicado aos arquivos poderá, necessariamente, ser rever-
tido, caso seja necessário. Para se evitar a desintegração ou perda
de unidade do fundo.
• Princípios da inalienabilidade e imprescritibilidade: aplicado
ao setor público, estabelecendo que a transferência de propriedade
dos arquivos públicos a terceiros é proibida; e que o direito público
sobre os seus arquivos não prescreve com o tempo.
• Princípio da universalidade: implica ao arquivista uma abor-
dagem mais geral sobre a gestão dos documentos de arquivo antes
que ele possa se aprofundar em maiores detalhes sobre cada natu-
reza documental.
• Princípio da proveniência territorial/territorialidade: es-
tabelece que os documentos deverão ser arquivados no território
onde foram produzidos.
• Princípio da pertinência territorial: afirma que os documen-
tos deverão ser arquivados no local de sua pertinência, e não de
sua acumulação.
POLÍTICAS PÚBLICAS DE ARQUIVO, LEGISLAÇÃO AR-
QUIVÍSTICA. NORMAS NACIONAIS E INTERNACIONAIS
DE ARQUIVO
Os arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos
e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e Municipal em decor-
rência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. (Lei
nº 8.159/91).
Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decor-
rência de suas atividades. Os arquivos privados podem ser identifi-
cados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde
que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para
a história e desenvolvimento científico nacional. (Lei nº 8.159/91).
 ARQUIVOLOGIA
CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos é um órgão colegiado, vin-
culado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei 8159, de 8
de Janeiro de 1991, que dispõe da Política Nacional de Arquivos e
regulamentado pelo decreto n.º 1173 de 19 de Junho de 1994, al-
terado pelo decreto n.º 1491, de 25 de Abril de 1995, que tem por
finalidade:
I - Definir a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;
II - Exercer a orientação normativa visando à Gestão Documen-
tal e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Dentre as competências delegadas ao órgão, destacam-se as
seguintes:
— Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno
funcionamento do SINAR. Visando à Gestão, à preservação e ao
acesso aos documentos do arquivo;
— Promover o inter-relacionamento de arquivos público de
privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das ati-
vidades arquivísticas;
— Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e
legai que preservam o funcionamento e acesso aos arquivos pú-
blicos;
— Estimular programas de preservação e gestão de documen-
tos produzido (orgânicos) e recebidos por órgãos e entidades, no
âmbito federal, estadual e municipal, em decorrência da função
executiva, legislativa e judiciária;
— Subsidiar a elaboração de planos nacionais nos Poderes Le-
gislativo, Executivo e Judiciário, bem como nos Estado, no Distrito
Federal e Municípios;
— Declarar que como de interesse público e social os arquivos
privados que contenham fontes relevantes para a história e o de-
senvolvimento nacionais, nos termos do art. 13 da Lei n.º 8159/91.
SINAR
Sistema Nacional de Arquivos, em 1978, não obstante os es-
forços realizados no sentido de estimular a adoção de políticas que
assegurassem a preservação do patrimônio documental em decor-
rência da implementação do sistema foi bastante prejudicada em
decorrência da concepção estreita que norteou o Governo Feral, à
época, com relação à problemática arquivística.
A promulgação da Lei n.º 8159/91 retorna a questão da Política
Nacional de Arquivos, reconhecendo e legitimando a necessidade
de um Sistema que promova a efetiva integração sistêmica dos ar-
quivos públicos e privados nos moldes legais e tecnicamente corre-
tos, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos
de arquivo.
Legislação Federal
(Caro candidato(a) indicamos a consulta das Leis e decretos
abaixo para aprofundar os estudos)
– Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a
Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.
– Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem
de documentos oficiais e dá outras providências.
– Decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a
Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais.
– Portaria da Secretaria da Justiça nº 58, de 20 de junho de
1996. Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da ativi-
dade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o
parágrafo único do artigo 15 do Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro
de 1996.
2
– Decreto nº 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o
art. 23 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a
categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá
outras providências.
Citamos alguns artigos importantes da Legislação Federal:
– A eliminação de documentos produzidos por instituições pú-
blicas e de caráter público será realizada mediante autorização da
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de compe-
tência (Lei no. 8.159, de 08/01/91, Art. 9°.);
– Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a
critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo
permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final
(Decreto no. 1.799, de 30/01/96, Art. 11);
– A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á
por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida
de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme
cópia (idem, Art. 12);
– A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá
ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada
pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado
o disposto no art. 9° da Lei no. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (idem,
Art. 12 parágrafo único).
Constituição da República Federativa do Brasil (1988)
– É assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o
sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional (Art.5°,
XIV);
– Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações
de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que
serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, res-
salvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da so-
ciedade e do Estado (Art. 5°., XXXIII);
– São a todos assegurados, independentemente do pagamen-
to de taxas, ... b) a obtenção de certidões em repartições públicas,
para defesa de direitos e esclarecimento de situações de interesse
pessoal (Art. 5°., XXXIV);
– A lei só poderá restringir a publicidade dos atos processuais
quando a defesa da intimidade ou o interesse social o exigirem (Art.
5°., LX);
– Conceder-se-á habeas data: a) para assegurar o conhecimen-
to de informações relativas à pessoa do impetrante, constantes de
registros ou bancos de dados de entidades governamentais ou de
caráter público; b) para a retificação de dados, quando não se pre-
fira fazê-lo por processo sigiloso, judicial ou administrativo (Art. 5°,
LXXII);
– É vedado à União, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Muni-
cípios: ... II recusar fé aos documentos públicos (Art.19);
– É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Fe-
deral e dos Municípios: ... V- proporcionar os meios de acesso à
cultura, à educação e à ciência (Art.23);
– Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da
documentação governamental e as providências para franquear sua
consulta a quantos dela necessitem (Art. 216, parág. 2°.);
– A manifestação do pensamento, a criação, a expressão e a
informação, sob qualquer forma, processo ou veículo, não sofrerão
qualquer restrição, observado o disposto nesta Constituição (Art.
220).
– É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Fe-
deral e dos Municípios: ... III- proteger os documentos, as obras e
outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos,
as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos; IV- impedir
a evasão, a destruição e a descaracterização de obras de arte e de
outros bens de valor histórico, artístico ou cultural (Art. 23);
 ARQUIVOLOGIA
– Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de nature-
za material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto,
portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos di-
ferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se
incluem: ... IV- as obras, objetos, documentos, edificações e demais
espaços destinados às manifestações artístico-culturais (Art. 216);
– O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promo-
verá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inven-
tários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de ou-
tras formas de acautelamento e preservação (Art. 216, parág. 1º.);
Lei no. 8.159, de 08/01/91: dispõe sobre a Política Nacional de
Arquivos Públicos e Privados
– É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como ele-
mentos de prova e informação (Art. 1º.);
– Os documentos de valor permanente são inalienáveis e im-
prescritíveis (Art. 10);
– Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma da legislação em vigor aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou considerado como de interes-
se público e social (Art. 25);
Decreto no. 82.308, de 25/09/78: institui o Sistema Nacional de
Arquivo (SINAR)
– Fica instituído o Sistema Nacional de Arquivo (SINAR) com
a finalidade de assegurar, com vistas ao interesse da comunidade,
ou pelo seu valor histórico, a preservação de documentos do Poder
Público (Art. 1o.);
– Compete ao Órgão Central do Sistema: ... III-supervisionar a
conservação dos documentos sob sua custódia (Art. 4°.);
– Compete aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema: ... III
- preservar os documentos sob sua guarda, responsabilizando-se
pela sua segurança (Art. 5º.); Decreto no. 1799, de 30 de janeiro de
1996: Regulamenta a Lei no. 5.433, de 8 de maio de 1968, que regu-
la a microfilmagem de documentos oficiais, e a outras providências)
– Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda per-
manente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem de-
vendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação
ou preservados pelo próprio órgão detentor (Art.13).
RESOLUÇÃO N.º 4, DE 28 DE MARÇO DE 1996.
Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Ar-
quivo para a Administração Pública.
Levando em consideração que o acumulo da massa docu-
mental é um retrocesso da agilidade da obtenção da informação
o presidente do CONARQ dentro de suas atribuições e baseado na
Resolução 1º (adoção de um Plano de Classificação para arquivos
correntes) resolve aprovar medidas e definir funções.
Para os Arquivos Públicos foi aprovado, para as Atividades-
-Meio, o Código de Classificação da Administração Pública que ser-
ve como modelo. Também foi atribuído que as entidades poderão
adaptar esse Código de Classificação de acordo com a decorrência
de suas atividades, estipulando mudanças nos prazos de guarda, de
destinação (eliminação ou guarda permanente), inserção de novas
classes, subclasses e assim por diante.
3
Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivos Relativos às Atividade – Meio da Administração Pública.
A Política Nacional de Arquivos, de acordo com os princípios
teóricos da moderna Arquivologia, compreende a definição e a no-
ção de um conjunto de normas e procedimentos técnicos e admi-
nistrativos para disciplinar as atividades relativas aos serviços ar-
quivísticos da administração pública, trazendo, por consequência, a
melhoria dos arquivos públicos. A implantação dessa política inclui
necessariamente o processo de restauração da própria administra-
ção pública.
No entanto, com essa modernização, pressupõem novas for-
mas de relacionamento entra máquina administrativa governamen-
tal e seus arquivos, como condição imprescindível para que estes
últimos sirvam como instrumento de apoio à organização do estado
e da sociedade.
O controle sobre a produção documental e a racionalização de
seu fluxo, atreves da aplicação de modernas técnicas e recursos tec-
nológicos, são objetivos de um programa de gestão de documentos,
que levará à melhoria dos serviços arquivísticos, reganhando, com
isso, a função social que os arquivos devem ter, aumentando-lhes
a eficácia garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e
sendo, para o próprio Estado suporte para as decisões políticos-ad-
ministrativas.
Contudo, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo
para a Administração Pública: atividades meio e a tabela básica de
temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos
às atividades meio da Administração Pública foram elaborados por
técnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria de Administra-
ção Federal e do Ministério do Planejamento e Orçamento e cons-
tituem elementos essenciais à organização do arquivos correntes
e intermediários, permitindo o acesso aos documentos através da
racionalização e controlo eficazes das informações neles contidas.
É importante focar que, a utilização desses instrumentos (Tabe-
la de Temporalidade e Destinação), além de possibilitar o controle
e a rápida recuperação de informações, orientará as atividades de
racionalização da produção e fluxo documentais, avaliação e desti-
nação dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a efi-
cácia dos serviços arquivísticos da administração pública em todas
as esferas.
Código de Classificação de Documentos de Arquivo
É o principal instrumento para a classificação dos documentos
no Arquivo Corrente ou na massa documental. A ordem estabeleci-
da é baseada no agrupamento de documentos de um mesmo tema,
com a preocupação de agilizar o recolhimento, transferência e o
acesso ao documento.
Para a administração pública federal o modo de classificação
adotado foi o Método de Classificação Decimal (técnica de Melvil
Dewey). As dez principias são representadas por números inteiros
com três algarismos: Classe 100; Classe 200; Classe 300; Classe 400;
Classe 500; Classe 600; Classe 700; Classe 800; Classe 900.
Essas classes podem ser divididas em subclasses, que podem
ser divididas em grupo, que podem ser divididas em subgrupos. Os
números sempre estarão se submetendo a uma subordinação ao
anterior. Vejamos:
Classe 000
Subclasse 010
Grupo 012
Subgrupo 012.11
 ARQUIVOLOGIA
Neste modelo de Plano de Classificação as classes de 000 e 900
já vem rotuladas com seus respectivos assuntos: Administração Ge-
ral e Assuntos Diversos. Mesmo com essas definições essas duas
classes poderão sofrer alterações no seu contexto de subclasses,
grupos e subgrupos. Alterações que poderão acrescentar ou reduzir
seu volume de informação. Essas duas classes já foram incluídas no
modelo Plano de Classificação porque segundo seus elaboradores
essas são duas classes comuns a toda Atividades-Meio de uma orga-
nização. O restante das classes fica aberto para o uso de acordo com
as atividades documentais executadas pela organização.
Aplicação do Código de Classificação de Documentos de Ar-
quivo
A classificação faz parte do importante processo de Gestão Do-
cumental de Arquivos, pois a classificação faz parte da eficiência, do
controle e da agilidade no gerenciamento das informações.
Duas etapas caracterizam a aplicação do Código de Classifica-
ção: Classificação e Arquivamento.
a) Classificação
Primeiramente, essa etapa deve ser realizada por servidores
treinado e aptos. O processo de classificação é lento pois necessita
da leitura de cada documento com o intuito de aplicar o código de
classificação (ESTUDO). Quando a informação se refere a dois ou
mais assuntos é usado um mecanismo, chamado Referência Cruza-
da, onde é usado uma folha de referência. Essa folha é colocada na
pasta ou nas pastas onde a referência é menor e, consequentemen-
te, o documento vai ocupar o lugar onde ele tem maior importân-
cia. A codificação é importante na classificação pois faz uma revisão
dos códigos utilizados e sua confirmação é feita com o registro do
código na primeira folha do documento.
b) Arquivamento
Com a efetuação da classificação o documento, ele deve ser
encaminhado para o seu destino: a tramitação ou despacho final.
O arquivamento tem o objetivo de preservar a ordem estabelecida
pelos códigos aplicados na fase de classificação (Princípio da Pro-
veniência) visando o acelerar o arquivamento. Uma característica
importante no processo de arquivamento é a preocupação com a
utilização do espaço (hoje em dia praticamente todos os Arquivos
sofrem com esse problema) por isso neste processo há a preocupa-
ção se existem réplicas ou documentos que falam do mesmo assun-
to, havendo isso, serão encaminhados para a eliminação.
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da
Atividades-Meio da Administração Pública
Na necessidade de medidas que definam quais são as atitudes
a serem tomadas com os documentos, em relação a preservação,
destinação intermediária ou permanente de acordo com seu valor
secundário representado para a sociedade, é necessário a elabora-
ção de uma Tabela de Temporalidade.
a) Disposição da Tabela de Temporalidade
Sendo resultante de várias análises a Tabela de Temporalidade
tem os objetivos de definir guarda, destinação e garantir o fácil e
rápido acesso às informações. Em sua estrutura básica são encon-
trados os prazos de guarda na fase corrente e intermediária, e sua
destinação final além de observações para maior entendimento.
4
b) Elaboração da Tabela de Temporalidade
O Princípio das Três Idades é fundamental, pois ele rege toda a
vida da informação, atendendo as necessidades da Tabela de Tem-
poralidade. Para a determinação do caráter primário ou secundário
é necessário a verificação se a informação tem caráter administra-
tivo ou probatório/informativo, respectivamente. Em seguida vem
a formação de uma Comissão Permanente de Avaliação. Essa Co-
missão levantará dados sobre as atividades desenvolvidas pela Ad-
ministração Geral e suas subsidiárias afim de determinar o melhor
período de tempo que documento dever permanecer em cada fase.
Depois de sua elaboração, a Tabela de Temporalidade é en-
caminhada para a instituição arquivística pública responsável pela
área de situação do Arquivo requerente (onde será aprovada ou
não), também há a necessidade de edição da mesma em Diário
Oficial e é esperado 45 dias para possíveis manifestações. Depois
desse processo e com a aprovação, a Tabela de Temporalidade, da
empresa pública ou privada, será implantada com a orientação e
acompanhamento de um Arquivista.
c) Aplicação da Tabela de Temporalidade
O usuário da Tabela de Temporalidade terá a sua disposição,
na própria tabela, as orientações e explicações. A principal preo-
cupação na aplicação da Tabela de Temporalidade é a verificação
da organicidade estabelecida aos documentos de arquivo. Esse é
a principal mudança que os Arquivos estão sofrendo hoje em dia.
A aplicação da Tabela de Temporalidade tem sido comprome-
tida pois muitos Arquivos não têm profissionais com nível superior
de Arquivologia, ou seja, o responsável, que não tem o curso, na
maioria das vezes não é condizente com a utilização do Plano de
Classificação e a aplicação da Tabela de Temporalidade, comprome-
tendo a ênfase da Arquivologia: a organicidade.
A Tabela de Temporalidade é um modo de controlar o fluxo dos
documentos em cada fase. Na fase corrente, o valor primário é o
importante; na fase intermediária, o valor primário perde impor-
tância e é feita uma averiguação do seu valor secundário e é dado
um prazo de precação (para possíveis pesquisas); em seguida é eli-
minado ou passa para a guarda permanente (quando constatado
seu valor secundário). Baseado nesses princípios a Tabela de Tem-
poralidade estipula o tempo que o documento deve permanecer na
fase corrente e intermediária ou se será eliminado ou destinado à
guarda permanente.
Normas
(Caro(a) candidato(a) os arquivos das normas são extensivos e
não tem como serem resumidos, por isso não colocamos os mesmos
em nosso material. Sugerimos para aprofundamento do seu estudo,
a leitura das normas.)
– ISAD(G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivís-
tica
– ISAAR(CPF) – Norma Internacional de Registo de Autoridade
Arquivística para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias
– ISDF – Norma Internacional para a Descrição de Funções
– ISDIAH – Norma Internacional para Instituições com Acervo
Arquivístico.
SISTEMAS E REDES DE ARQUIVO
Sistema “é o conjunto de princípios coordenados entre si, de
modo que concorram para um determinado fim”. Paes (2005) ensi-
na que os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas
classes:
 ARQUIVOLOGIA

No sistema direto buscamos os documentos diretamente onde estão localizados, sem o auxílio de instrumentos de pesquisa. Dentro
desse sistema temos os métodos de arquivamento:
- Alfabético: organização dos documentos feita palavra por palavra e letra por letra. Devemos observar as regras de alfabetação para
a utilização desse método.
- Geográfico: a utilização deste método é tomada quando a política de arquivo define como primordial para organização dos docu-
mentos é a procedência local do mesmo.

Método de Arquivamento

CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTO MÉTODO GEOGRÁFICO

Brasília
PATRIMÔNIO Rio de Janeiro
São Paulo
MÉTODO ALFABÉTICO
Aguiar, Celso
PESSOAL - ADMISSÃO Borges, Francisco
Cardoso Jurandir
Castro, Lúcia
MÉTODO (SECUNDÁRIO) CRONOLÓGICO
Jan. a jul. de 1980
DEMISSÃO - FOLHAS DE PAGAMENTO
Ago. a dez. 1980
Jan. a jul 1981

- Correspondência com outros países: alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades
serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.

Regras de alfabetação1
As seguintes as regras de alfabetação obedecem ao seguinte:
O arquivamento de NOMES obedece a algumas regras, denominadas Regras de Alfabetação, que são as seguintes:
- Nos nomes individuais considera-se, primeiramente, o último nome e depois o prenome.

EXEMPLO:
Miguel Soares Brito
Cláudia Regina Vieira
Ivo Pereira da Paz
ARQUIVAM- SE:
1º BRITO, Miguel Soares
2º PAZ, Ivo Pereira da
1 Fonte: Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica

5
 ARQUIVOLOGIA
3º VIEIRA, Cláudia Regina SERAFIM FILHO, Amaury Reis
SILVA JUNIOR, André Luís
– Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfa- SOARES FILHO, Marcos
bética do prenome.
EXEMPLO: – Os títulos são colocados no fim, entre parênteses.
Hermínia Ferreira EXEMPLO:
Ana Lúcia Ferreira Maj Int Sérgio F. Brito
Mauro Ferreira Ministro Moreira Lima Pe. Antônio Vieira
ARQUIVAM- SE: ARQUIVAM-SE:
1º FERREIRA, Ana Lúcia BRITO, Sérgio F. (Maj Int)
2º FERREIRA, Hermínia LIMA, Moreira (Ministro)
3º FERREIRA, Mauro VIEIRA, Antônio (Pe.)

– Nomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou liga- – Os nomes estrangeiros comuns são considerados pelo sobre-
dos por hífen não se separam. nome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.
EXEMPLO: EXEMPLO:
Heitor Villa Lobos John E. Bingham
Elza Campo Verde George Mac Donald
Teobaldo Casa Grande William Outhwaite
ARQUIVAM- SE: ARQUIVAM- SE:
1º CAMPO VERDE, Elza BINGHAM, John E.
2º CASA GRANDE, Teobaldo MAC DONALD, George
3º VILLA LOBOS, Heitor OUTHWAITE, William

– Os nomes com SANTA, SANTO ou SÃO seguem a regra dos – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser con-
nomes formados de um adjetivo e um substantivo. sideradas. O mais comum é considera-la como parte integrante do
EXEMPLO: nome, principalmente quando escritas em letra maiúscula.
Vera Maria São Gonçalo EXEMPLO:
Carmem Santo Antônio Francisco Di Cavalcanti
Maria da Paz Santa Cruz Lilian Cruz D’Almada
ARQUIVAM- SE: Maria Luiza O’Hara
1º SANTA CRUZ, Maria da Paz ARQUIVAM- SE:
2º SANTO ANTÔNIO, Carmem 1º D’ALMADA, Lilian Cruz
3º SÃO GONÇALO, Vera Maria 2º DI CAVALCANTI, Francisco
3º O’HARA, Maria Luiza
– As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na clas-
sificação de nomes iguais. – Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobreno-
EXEMPLO: me, que corresponde ao sobrenome da família do pai.
Moacir Moreira EXEMPLO:
Moisés Moreira Angel Del Arco Y Molinero
M. Moreira Juan Garcia Vasques
ARQUIVAM- SE: Antonio de los Rios
1º MOREIRA, M. ARQUIVAM-SE:
2º MOREIRA, Moacir 1º ARCO Y MOLINERO, Agel Del
3º MOREIRA, Moisés 3º RIOS, Antonio de los
2º GARCIA VASQUES, Juan
– As partículas tais como de, d’, da, do, e, não são consideradas.
EXEMPLO: – Os nomes orientais japoneses, chineses, árabes e outros são
Virgínia Souza e Silva arquivados como se apresentam.
Heloísa R. do Amparo EXEMPLO:
Regina Viana d’Almeida Li Yutang
ARQUIVAM- SE: Adib Hassib
ALMEIDA, Regina Viana d’ Al BenHur
AMPARO, Heloísa R. do ARQUIVAM-SE:
SILVA, Virgínia Souza e Adib Hassib
Al BenHur
– Os nomes que exprimem grau de parentesco, como: FILHO, Li Yutang
JUNIOR, NETO, SOBRINHO, são considerados parte integrante do úl-
timo sobrenome, mas não são considerados na alfabetação.
EXEMPLO:
André Luís Silva Júnior
Marcos Soares Filho
Amaury Reis Serafim Filho
ARQUIVAM-SE:

6
 ARQUIVOLOGIA
– Os nomes de firmas e empresas devem ser considerados tais No sistema indireto, para recuperarmos os documentos de que
como se apresentam. necessitamos, temos de nos valer de instrumento (s) de pesquisa
EXEMPLO: (s), como índices e catálogos, os principais métodos deste sistema
Transportadora Americana Ltda são:
Sapataria Dengo e Denga S/A – Numérico: pode ser cronológico, simples ou digital. Precisa-
Rezende Barros & Cia -se de uma espécie sumário ou índice para que possamos recuperar
ARQUIVAM-SE: o documento. Tal método só deve ser utilizado para quantidade pe-
REZENDE BARROS & CIA quena de documentos.
SAPATARIA DENGO e DENGA S/A – Por assunto: método muito utilizado para tratar de grandes
TRANSPORTADORA AMERICANA LTDA massas de documentos. Este método requer, obrigatoriamente, a
elaboração de um alfabético remissivo, além de uma grande espe-
– Os nomes de instituições e órgãos governamentais em portu- cialização do arquivista para atribuir os devidos termos (descrito-
guês, consideram-se como se apresentam. res) aos respectivos documentos.
EXEMPLO:
Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informa-
Banco do Brasil ções contidas nos documentos para a tomada de decisão e com-
Companhia Estadual de Água e Esgoto provação de direitos e obrigações, o que só se efetivará se os do-
ARQUIVAM-SE: cumentos estiverem corretamente classificados e devidamente
BANCO do Brasil guardados.
COMPANHIA Estadual de Água e Esgoto
EMPRESA Brasileira de Correios e Telégrafos – Variadex: Segundo PAES (2002), a Remington Rand concebeu
o método variadex, introduzindo as cores como elementos auxilia-
– Os nomes de instituições ou órgãos de países estrangeiros res para facilitar não só o arquivamento, como a localização de do-
devem ser precedidos pelo nome do país. cumentos. Nesse método, trabalha-se com uma chave constituída
EXEMPLO: de cinco cores.
Public Record Office
Editorial Hispano Europea, S.A LETRAS CORES
United State Air Force
ARQUIVAM-SE: A, B, C, D e abreviações Ouro
ESPANHA Editorial E, F, G, H e abreviações Rosa
Hispano Europea, S.A
I, J, K, L, M, N e abreviações Verde
ESTADOS UNIDOS United
State Air Force O, P, Q e abreviações Azul
INGLATERRA Public R, S, T, U, V, W, Y, Z e abreviações Palha
Record Office
– Automático: É utilizado somente na Europa. Nesse método
– Nos títulos de congressos, seminários, conferências, assem- os papéis são arquivados com guias alfabéticas numeradas uma a
bleias, reuniões e outros eventos. Os números arábicos, romanos uma. Este método é combina letras, números e cores. É considera-
ou escritos por extenso, deverão aparecer no fim, entre parênteses. do um método semidireto porque quando vai numerar é necessário
EXEMPLO: olhar uma tabela antes (indireto), mas o nome é alfabético (direto).
1º Seminário sobre Medicina Aeroespacial – Soundex: Utilizado somente na Europa. Este método utiliza
VII Congresso Brasileiro de Arquivologia a fonética (som das palavras) e não pela ordem alfabética. Método
Quarta Assembleia de Diretores Lojistas soundex: ordenação que tem por eixo a fonética dos nomes que
ARQUIVAM- SE: intitulam os documentos de um determinado arquivo. Usam‐se no-
ASSEMBLEIA de Diretores Lojistas (Quarta) mes para a organização dos arquivos, reunindo‐os pela semelhança
CONGRESSO Brasileiro de Arquivologia (VII) da pronúncia, mesmo que a grafia seja diferente.
SEMINÁRIO sobre Medicina Aeroespacial (1º) – Mnemônico: É considerado um método obsoleto. Busca com-
binar as letras do alfabeto (símbolos) de forma a auxiliar a memória
Estas regras podem ser alteradas para melhor adaptarem-se à na busca da informação no material de arquivo.
empresa, instituição, firma, órgão, desde que o critério escolhido – Rôneo: Também é considerado um método obsoleto. Conhe-
seja uniforme para toda a empresa, e que sejam feitas remissivas* cido como um método híbrido. Ele combina letras, números e cores.
para serem evitadas dúvidas futuras.
ex.: Empresa Brasileira de Aeronáutica S.A.
ver EMBRAER GESTÃO DE DOCUMENTOS; IMPLEMENTAÇÃO DE
PROGRAMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Empresa Brasileira de Infraestrutura Aeroportuária
ver INFRAERO Através da gestão de documentos podemos fazer um correto
arquivamento. Ela surgiu a partir da necessidade das organizações
Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada, vi-
ver CENDOC sando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação.

7
 ARQUIVOLOGIA
Pode ser considerada como um conjunto de soluções utilizadas para assegurar a produção, administração, manutenção e destinação
dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as informações contidas nos documentos de uma maneira conveniente. (SANTOS,
2002).

No Brasil, a gestão documental é regulamentada na Lei nº 8.159/91 que “Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e pri-
vados e dá outras providências”.

A Gestão de documentos trata-se de um conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de
qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência
administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural. Pressupõe-se, portanto, uma inter-
venção no ciclo de vida dos documentos desde a sua produção até serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva.
Um programa geral de gestão compreende todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de arquivamento, o
que garante um efetivo controle da produção documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigência), das transferências aos
arquivos centrais/intermediários (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das
eliminações e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histórico-cultural).

Ciclo de vidas de um documento

• Correntes: conjunto de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes.
• Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários.
• Permanentes: conjunto de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.
O termo arquivo morto, o que caracteriza um erro dentro do estudo da arquivística. Documentos que não são consultados com frequ-
ência, mas que possuem valor, devem ser classificados como Documentos Permanentes.

1ª IDADE
– Documentos vigentes, frequentemente consultados
ARQUIVO CORRENTE
– Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou
2ª IDADE
precaução;
– Raramente consultados;
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E/OU CENTRAL
– Aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.
3ª IDADE
– Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de
valor secundário ou histórico-cultural
ARQUIVO PERMANENTE

IDADE DO DURAÇÃO FREQUÊNCIA DE LOCAL DE

VALOR
DOCUMENTO MÉDIA USO / ACESSO ARQUIVAMENTO
– Documentos vigentes
Imediato – Muito consultados Arquivo Corrente
ADMINISTRATIVA Cerca de 5 anos
ou Primário – Acesso restrito ao organismo (próximo ao produtor)
produtor
– Documentos vigentes
I – Primário – Regularmente consultados Arquivo Central
5 + 5 = 10 anos
reduzido – Acesso restrito ao organismo (próximo à administração)
produtor
INTERMEDIÁRIA II – Primário – Documentos vigentes
10 + 20 = 30 anos
mínimo – Prazo precaucional longo
Arquivo intermediário (exte-
– Referência ocasional
rior à Instituição ou anexo ao
III – Secundário – Pouca frequência de uso
30 + 20 = 50 anos Arquivo Permanente)
potencial – Acesso público mediante autori-
zação
– Documentos que perderam a
vigência Arquivo Permanente ou
HISTÓRICA Secundário Definitiva
– Valor permanente Histórico
– Acesso público pleno

8
 ARQUIVOLOGIA
Os três momentos de gestão são fáceis de serem reconhecidos
e não são consecutivos. Eles são:
1. Produção dos documentos: elaboração de formulários, im-
plantação de sistemas de organização da informação, aplicação de
novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
2. Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo, se-
leção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobi-
liário, materiais, local.
3. Destinação final dos documentos: programa de avaliação
que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor perma-
nente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de
valor probatório e informativo.
A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva
no processo de implantação de políticas de gestão de documentos,
tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas. Con-
siste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de
guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu
suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco
ótico ou qualquer outro.
Para a implantação do processo de avaliação de documentos é
necessário seguir os seguintes passos:
1) Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documen-
tos, para garantir a legitimidade e autoridade à equipe responsável;
2) Elaboração de textos legais ou normativos que definam nor-
mas e procedimentos para o trabalho de avaliação;
3) Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das
competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades;
4) Levantamento da produção documental: entrevistas com
funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção,
para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas
competências e atividades;
5) Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação
e encerramento do trâmite;
6) Identificação dos valores dos documentos de acordo com
sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico;
7) Definição dos prazos de guarda em cada local de arquiva-
mento.
Gestão eletrônica de documentos (GED)
A gestão eletrônica de documentos (GED) surge como mais
uma ferramenta considerada importante e imprescindível para o
gerenciamento da massa documental. Ela gerencia não apenas do-
cumentos digitais, e sim todo e qualquer documento, independente
do suporte físico.
Para sua implantação, o primeiro passo é criar a infraestrutura
necessária: cabeamento, aquisição de servidor, microcomputado-
res, instalação de redes, aquisição de softwares específicos para
cada área etc. Em seguida treinar toda a equipe de usuários, para
enfim, proceder aos trabalhos de recebimento, registro, indexação,
controle e arquivamento dos documentos.
Vantagens da GED:
– Interação entre sistemas como correio eletrônico e mensa-
gens instantâneas;
– Aumento da disseminação da informação, através do acesso
múltiplo a um documento digitalizado;
– Redução de custos com reprografia, duplicidade e extravio;
– Rapidez no acesso à informação;
– Agilidade no atendimento;
– Informações mais precisas;
– Redução da área física.
9
DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ARQUIVÍSTICA E
REALIDADE ARQUIVÍSTICA BRASILEIRA
Nos últimos anos vêm sendo ampliados no Brasil os debates so-
bre a formulação, desenvolvimento e avaliação de políticas públicas
arquivísticas. Essas reflexões a respeito do tema, revelam cada vez
mais a complexidade de elementos envolvidos no desenho e imple-
mentação das políticas públicas no campo dos arquivos.
A produção de conhecimento arquivístico não está mais, espe-
cialmente a partir dos anos 1990, restrita às instituições arquivís-
ticas. É também um dever das universidades. Possivelmente essa
atribuição das universidades será mais eficazmente cumprida se
resultar de diálogos permanentes com os arquivos públicos. Tais di-
álogos são ainda raros e pouco densos no caso brasileiro.
A produção de conhecimento arquivístico que emerge das ins-
tituições arquivísticas – historicamente um lócus privilegiado de
produção de saber arquivístico – não se faz acompanhar de sufi-
ciente difusão desse saber. Os arquivos públicos brasileiros ainda
difundem muito pouco o saber que, supõe-se, emerge das práticas
arquivísticas que desenvolvem.
Outras questões que envolve este tema é a quantidade de
Universidades que ministram o curso de arquivistas, obras literá-
rias que abordam sobre o assunto, concurso público para a área
pouco realizado. Muitas são as variantes que interferem na reali-
dade arquivística brasileira que contribuem para um diagnóstico da
situação. Segundo artigo publicado pela UFBA2 foi levantado essas
variantes que se seguem:
O perfil da atividade arquivística
Quais os profissionais que atuam no desenvolvimento de prá-
ticas arquivísticas?
Quantos são arquivistas graduados? Em quais universidades?
Qual tipo de formação contínua esses profissionais desenvol-
vem? Quantos possuem pós-graduação lato sensu e stricto sensu?
Em quais áreas? Quais são suas fontes de informação profissional?
Qual a distribuição regional dessa comunidade profissional?
Quais as faixas salariais?
Qual o gênero?
Qual a idade?
Quantos atuam no setor público? Quantos atuam no setor pri-
vado?
Que relações mantêm com as associações profissionais?
Associativismo
Quantas são, como estão distribuídas regionalmente e como
funcionam as associações profissionais da área? Quantos são os as-
sociados? Qual o perfil dos associados e dos quadros dirigentes?
Quais a atividades desenvolvidas?
Docência e docentes em Arquivologia
Quantos são? Desde quando atuam na docência? Quantos
possuem graduação em Arquivologia ou em outras áreas? Quantos
possuem pós-graduação? Em quais áreas? Quais as experiências
prévias no campo dos arquivos? Qual a distribuição regional dessa
comunidade profissional? Quais as faixas salariais? Qual o gênero?
Qual a idade? Quais as linhas de pesquisa?
Quais os temas arquivísticos com maior ou menor incidência
de professores? Como e em quais unidades acadêmicas se inserem
os cursos de Arquivologia? Qual a relação acadêmica desses cursos
de Arquivologia com cursos de Biblioteconomia, História, Adminis-
tração etc.?
2 Ponto de Acesso, Salvador, v. 3, n. 1, p. 46-59, abr. 2009.
 ARQUIVOLOGIA
Usos e usuários da informação arquivística
Quais são os usos e quem são os usuários dos arquivos? Como
se estruturam esses usos em diversos contextos? Qual o grau de sa-
tisfação dos usuários com os arquivos? Quais as demandas dos usu-
ários em relação aos arquivos? Quais as alterações no atendimento
ao usuário com o acesso a informações arquivísticas na internet?
Os setores de atendimento aos usuários estão se modificando em
função da internet? Quem é o arquivista de referência hoje? Quais
as características da relação arquivistas-usuários em variados con-
textos institucionais? Quais os usuários potenciais, porém não aten-
didos pelos arquivos? Por que e como tal situação ocorre?
Quais as ações desenvolvidas pelos arquivos públicos, asso-
ciações profissionais e universidades para ampliar o uso social dos
arquivos?
Quais as ações que podem favorecer o uso social dos arquivos?
Quais os obstáculos e aspectos favoráveis ao uso social dos ar-
quivos?
Produção e difusão de conhecimento
Qual a quantidade e o universo temático de trabalhos finais de
graduação, dissertações, teses, anais de congressos, artigos de pe-
riódicos, livros etc.?
Qual é a produção de conhecimento arquivístico da universida-
de e das instituições arquivísticas? Quais os temas mais pesquisa-
dos? Quais os mecanismos de difusão desse conhecimento?
Qual a atuação das agências governamentais de apoio à pes-
quisa em relação à produção de conhecimento arquivístico?
Arquivos públicos (Serviços arquivísticos e instituições arqui-
vísticas governamentais)
Quantos são? Qual é a distribuição regional? Qual a distribui-
ção por segmentos do Estado brasileiro (União, Estados e Muni-
cípios / Executivo, Legislativo e Judiciário)? Quais os desenhos de
estrutura organizacional? Quantos são e quais as condições de con-
servação dos acervos? Qual o grau de autonomia financeira? Qual é
o orçamento? Quais instrumentos garantem respaldo legal? Qual é
a infraestrutura física, tecnológica e humana? Quais os instrumen-
tos de pesquisa? Qual o grau de normatização? Quais as normas
arquivísticas utilizadas?
Percepção social dos arquivos, da Arquivologia e dos arqui-
vistas
Como são visualizados os arquivos e os arquivistas pela so-
ciedade brasileira? Quais as ações desenvolvidas pelos arquivos
públicos, associações profissionais e universidades para ampliar a
percepção social dos arquivos, da Arquivologia e dos arquivistas?
Prospecção (construção de cenários e identificação de ten-
dências com base em pesquisas)
Como se dá a ampliação crescente dos usos de tecnologias da
informação? Em quais bases? Em consequência, há mais atendi-
mentos remotos a usuários nos arquivos?
Quais as perspectivas de efetiva ampliação de um Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos, preconizado pelo e-ARQ Brasil?
Como desenharmos hoje nossos programas de gerenciamento
arquivístico, considerando essas tendências?
Quais as perspectivas concretas de ampliação da formação de
arquivistas em níveis de graduação e pós-graduação? Quais as ten-
dências na pesquisa na área?
Quais as tendências do nosso associativismo?
Quais as tendências na forma pela qual os arquivos são visuali-
zados pela sociedade brasileira?
10
Quais os instrumentos para minimizarmos as nossas desigual-
dades arquivísticas num quadro de diversidade?
PROTOCOLO. RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUI-
ÇÃO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS
O protocolo de um arquivo é um serviço auxiliar responsável
pelo controle tanto das correspondências recebidas por uma insti-
tuição tanto pelo trâmite dos documentos produzidos pela mesma.
Não há um padrão para a execução da função exercida pelo
protocolo. No entanto, alguns parâmetros são utilizados para a ges-
tão desse serviço. No que tange às correspondências temos as se-
guintes atividades:
Recebimento: receber a correspondência ou outros materiais,
separar os particulares dos oficiais, distribuir as correspondências
particulares, separar as correspondências oficiais ostensivas das si-
gilosas. Abrir, ler, verificar a existência de antecedentes, analisar e
classificar as correspondências ostensivas;
Classificação: analisar ou interpretar o conteúdo do documen-
to, determinar o assunto do mesmo e enquadrá-lo no plano de clas-
sificação de documentos adotado pela instituição;
Registro: colocar o carimbo com a data, número e outras infor-
mações que o documento deve receber;
Recibo de entrega: entregar as correspondências ou outros
materiais mediante recibo;
Expedição: receber a documentação expedida pelos setores da
instituição para envio, datar original e cópias, expedir o original e
devolver a cópia ao setor responsável;
Atendimento: prestar informações de sua área de competên-
cia, bem como realizar empréstimos.
No que se refere aos documentos produzidos e recebidos pela
instituição em decorrência de suas atividades, são atribuições do
protocolo:
Análise do conteúdo: verificar a existência de despachos em
todos os documentos que chegar ao setor;
Conservação para preservação: retirar o excesso de objetos
metálicos (grampos, clips) e se for imprescindível o uso dos mes-
mos, tentar, dentro do possível substituir todos os objetos metáli-
cos por objetos de plásticos;
Análise da classificação: avaliar se a classificação atribuída está
correta (principalmente em caso de pedido de arquivamento defi-
nitivo) retificando-a, se for o caso;
Arquivamento: arquivar o documento de acordo com os crité-
rios adotados;
Empréstimo: talvez a mais “especial” das atividades arquivísti-
cas, afinal, essa é uma das essências da criação dos arquivos.
Controle de empréstimo: controlar através de ficha manual ou
sistema.
 ARQUIVOLOGIA
FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS. CRIAÇÃO DE DOCUMEN-
TOS. AQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS. CLASSIFICAÇÃO
DE DOCUMENTOS. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS.
DIFUSÃO DE DOCUMENTOS. DESCRIÇÃO DE DOCU-
MENTOS. PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Funções arquivísticas
Criação de documentos: etapa de determinação de sistemas
de normas, trâmites, formatos, modelos e conteúdo, com a finali-
dade de garantir total rigor na geração de documentos de arquivo,
incluindo a integridade e da autenticidade em caso de arquivo ele-
trônico. É importante que o profissional arquivista preze pela racio-
nalização, produzindo somente documentos fundamentais, além
da elaboração de modelos de formulários a serem aplicados pela
organização e conforme as necessidades de seus departamentos e
órgãos.
Aquisição de documentos: etapa de arquivamento corrente e
de recolhimento e transferência de arquivo. Em suma, consiste na
admissão de documentos nos principais arquivos (correntes, inter-
mediários e permanentes), de modo que garanta que o documen-
to adquirido é íntegro, autêntico e genuíno. A microfilmagem dos
documentos de propriedade de outras organizações faz parte des-
sa etapa, na qual também estão envolvidos os procedimentos de
empréstimo temporário, depósito, dação e doação. Tratando-se de
documentos arquivísticos digitais, o rigor n processo de aquisição
deve ser redobrado, devido às necessidades de validação e verifica-
ção, autenticidade e integridade do documento.
Classificação de documentos: a classificação conduz a ordena-
ção intelectual de todo o acervo de modo que represente o sistema
decisório e organizacional da instituição, além de para simplificar o
acesso aos documentos gerados. É a etapa de criação e aplicação de
planos que contemplem as tarefas e as ações da instituição arma-
zenadora dos documentos nos estágios corrente e intermediário,
assim como a estruturação de quadros no arquivo permanente. O
arquivista é responsável pela monitoração e pelo controle de utili-
zação do plano, assim como pelo contato com as repartições pro-
dutoras, tendo em vista a identificação de potenciais necessidades
de revisão do instrumento e sua execução, sempre que considerar
cabível. Os documentos arquivísticos podem ser classificados quan-
to a: natureza assunto, tipologia, gênero, espécie, formato e forma.
Avaliação de documentos: etapa efetuada com base em parâ-
metros predeterminados e no estabelecimento de prazos de guarda
e destinação (preservação permanente ou eliminação) dos docu-
mentos arquivísticos. A avaliação requer a atuação de profissionais
arquivistas na criação e na execução da tabela de temporalidade,
assim como dos editais e das listas de eliminação e descarte de do-
cumentos arquivísticos no âmbito de sua alçada e também no de-
sempenho da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
A avaliação compreende, ainda, as atividades de microfilmagem,
de digitalização de documentos e de fiscalização (para prevenir que
documentos arquivísticos sejam eliminados sem autorização); para
documentos arquivísticos digitais, evita-se a sobrecarga, garantindo
que documentos que possam ser descartados não permaneçam no
ambiente eletrônico.
11
Difusão de documentos: trata-se da democratização do acer-
vo, abrangendo não só a acessibilidade aos documentos arquivísti-
cos, mas também à propagação de seu conteúdo. É uma ação que
requer integração de setores distintos, assim como de diferentes
conhecimentos e profissionais. Nesse contexto, os documentos ar-
quivísticos digitais têm maior vantagem, pois sua transmissão entre
os interessados é mais simplificada.
Descrição de documentos: grupo de procedimentos que abor-
da os aspectos formais e de conteúdo dos documentos para a
criação de ferramentas de pesquisa. A descrição é resultante dos
processos de classificação e de avaliação. Aliás, é a etapa da descri-
ção que viabiliza que a classificação dos documentos atinja integral-
mente suas finalidades. Para isso, é necessário que esteja associada
a um grupo de metadados que reproduzam todo o conteúdo de
identificação do acervo do arquivo, além de explicar a sua estru-
turação. Os instrumentos de pesquisa que sustentam a descrição -
índices, guias, inventários, catálogos, etc. - ilustram os documentos
arquivísticos no que se refere à sua identificação, localização e ge-
renciamento, além de sinalizar o pesquisador quanto aos sistemas
arquivísticos que os gerou quanto ao contexto local.
Indexação: elemento importante da descrição de documentos
e necessária nas três fases documentais, trata-se do sistema de de-
finição de pontos de acesso para simplificar a recuperação dos do-
cumentos ou das informações neles contidas. Abrange a elaboração
e o uso de índices e de vocabulários controlados (feita no Brasil pela
NOBRADE - Norma Brasileira de Descrição Arquivística). Os docu-
mentos digitais devem ser indexados da mesma forma.
Preservação de documentos: conjunto de ações e medidas re-
lacionadas à manutenção da integridade física e da logicidade dos
materiais no passar do tempo. Em outras palavras, a preservação
de condimentos visa à ampliação da vida útil do documento, bem
como proteger o seu conteúdo de prováveis danos. É uma medida
de ordem operacional, administrativa e política, pois muitos docu-
mentos expressam um registro cultural de um lugar ou período es-
pecíficos, podendo ser valiosos para pequenos grupos ou mesmo
para a Humanidade. Para a preservação do documento arquivístico,
deve-se observar os procedimentos aplicados nas etapas de pro-
dução, tramitação e armazenamento. Tais procedimentos são pro-
postos em detalhes pelo Conselho Nacional de Arquivos, nas Reco-
mendações para a Produção e Armazenamento de Documentos de
Arquivo.
Etapas da preservação/conservação de documentos: higieni-
zação, estabilização, acondicionamento, área de armazenamento,
plano de emergência, manuseio e deslocamento dos documentos.
ANÁLISE TIPOLÓGICA DOS DOCUMENTOS
DE ARQUIVO
Tipologia Documental: etapa integrante da identificação Arqui-
vística que consiste no tratamento de documentos, conhecimentos
e informações para identificação do documento arquivado (papel,
microfilme, digital, etc.). Tem como objetivo os tipos documentais,
bem como a configuração de sua espécie documental conforme a
atividade que o originou, a natureza de suas informações método
de registro.
 ARQUIVOLOGIA
Objetivos da análise documental arquivística: estabelecer a
lógica orgânica dos conjuntos documentais; aprimorar as diversas
ações arquivísticas, como a descrição, avaliação e a classificação.
O objetivo pode ser de natureza probatória, dispositiva ou infor-
mativa.
Percurso: deve-se iniciar, obrigatoriamente, pela identificação
da instituição produtora. A partir disso, a análise deverá percorrer:
1. da sua competência à sua estrutura
2. da sua estrutura ao seu funcionamento
3. do seu funcionamento à atividade refletida no documento
4. da atividade ao tipo do documento
5. do tipo à espécie do documento
6. da espécie ao documento
7. finalmente, chega-se alcançar o ponto de encontro pretendi-
do entre documento (meio, suporte, contextualização) e sua função
a finalidade da emissão do documento).
Sequência: deve-se identificar e/ou determinar:
8. origem / entidade geradora
9. vinculo à competência e as funções da instituição acumula-
dora
10. a relação entre espécie em foco e tipo do documento
11. conteúdo
12. datação
Elementos importantes na análise tipológica (Grupo de Traba-
lho dos Arquivistas de Madri):
• Tipo espécie do documento + atividade relacionada: designa-
ção a ser pesquisada na legislação, em dicionários terminológicos,
em glossários, em manuais de rotinas burocráticas, ou a partir do
documento em si; caracteres externos (formato, forma, gênero, su-
porte).
• Código da série que referente ao tipo no plano de classifica-
ção.
• Instituição produtora acumuladora (se houver subdivisões,
estas serão funções)
• Destinatário (se houver)
• Legislação: que estabelece a instituição e a atividade gerado-
ra da série
• Tramitação: conjunto de sequência das medidas e trâmites
definidos para progresso de documentos de cunho administrativo
• Documentos básicos que integram o processo
• Ordenação: localização do documento dentro do acervo
• Conteúdo: informações recorrentes na tipologia analisada
• Vigência: período de arquivamento do acervo no setor
• Prazos: período de permanência no acervo setorial (preserva-
ção em acervo permanente ou eliminação). Não se aplica na análise
de documentos de guarda permanente
POLÍTICAS DE ACESSO AOS DOCUMENTOS
DE ARQUIVO
Definição: instrumento fundamental para o aprimoramento
da utilização do conteúdo dos mais diversas bases e também para
reduzir os potenciais danos que o descarte de tais suportes possa
ter sobre o meio ambiente. As políticas públicas de acesso aos do-
cumentos arquivísticos são propostas pelo poder público e também
pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
12
Pilares:
1) direito do cidadão à informação;
2) suporte à administração, à preservação das memórias e ao
progresso da Ciência;
3) especificamente no Brasil, as políticas de acesso aos arqui-
vos estão alicerçadas na proteção das informações, com destaque
para conteúdos sigilosos.
Objetivos: elaborar estratégias e objetivos para normatização
das etapas de produção, organização, utilização, preservação e
acesso dos materiais documentais gerados no contexto das atribui-
ções administrativas, seja no contexto público ou privado.
Decreto nº 79.099/1977: com base na legislação pós-guerra,
o regime militar procurou preservar a privacidade governamental
brasileira, aprovando a regulamentação de proteção de conteúdos
confidenciais, o que explica a eliminação de documentos concer-
nentes ao período da ditadura.
Constituição Federal de 1988: garantiu aos cidadãos a prerro-
gativa de obter das instituições públicas as informações de seu inte-
resse, com exceção àquelas indispensáveis à proteção da sociedade
e do Estado. A CF determina, também, a obrigação da administra-
ção pública de gerenciar os documentos oficiais.
Conselho Nacional de Arquivos e Arquivo Nacional: garantem
a salvaguarda e o acesso à informação dos arquivos da administra-
ção pública nacional, sendo responsáveis pelo planejamento e pela
implementação da política federal de arquivos.
Arquivo Nacional: estabelecido em 1938, é o principal órgão
do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), tem o
objetivo implementar e acompanhar a política nacional de arqui-
vos, determinada pelo CONARQ. Atua por meio do gerenciamento,
da coleta do tratamento técnico, da preservação e da difusão do
patrimônio documental federal, visando à garantia do acesso à in-
formação, o suporte às decisões do governo de cunho político-ad-
ministrativo e a defesa dos direitos do cidadão, além de estimular a
produção de conhecimento cultural e científico.
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) / Lei nº 8.159/1991:
é um órgão federal colegiado que, constituído por representantes
governamentais e da sociedade e associado ao Arquivo Nacional do
Ministério da Justiça, tem a missão de desenvolver a política fede-
ral de arquivos públicos e privados, sendo responsável, também,
pela orientação das normas, prezando pelo gerenciamento dos do-
cumentos e pela salvaguarda aos materiais arquivados (Decreto nº
4.073/ 2002).
SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍS-
TICA 56 DE DOCUMENTOS. DOCUMENTOS DIGITAIS.
REQUISITOS. METADADOS
SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA
DE DOCUMENTOS (SIGAD)
Definição: conjunto de operações especializadas, próprio do
sistema de gerenciamento arquivístico de documentos, processado
pela computação. Pode englobar desde um software específico a
uma determinada quantidade de softwares conectados, ou a uma
conciliação destes.
 ARQUIVOLOGIA
É executável em sistemas que fazem uso de documentos digi-
tais ou físicos (sistemas híbridos) e suas principais operações são:
controle de versões, captura de documentos, controle sobre a des-
tinação e os prazos de guarda, aplicação do plano de classificação,
armazenamento seguro e garantia ao acesso e à preservação a mé-
dio e longo prazo de arquivos físicos e digitais autênticos e confiá-
veis.
Documentos digitais: um SIGAD compreende todos os tipos
de documentos arquivísticos digitais de uma instituição, como ar-
quivos de imagens (fotografias e vídeos), textos, registros sonoros,
correspondência eletrônica, banco de dados e páginas da Internet.
Requisitos:
▪ captura, armazenamento, indexação e recuperação integral
dos elementos digitais do documento de arquivo como uma unida-
de complexa
▪ captura, armazenamento, indexação e recuperação integral
dos documentos de arquivo
▪ gerenciamento dos documentos arquivísticos com base do
plano de classificação para sustentar o vínculo orgânico entre do-
cumentos
▪ exportação dos documentos para transferência e recolhimen-
to
▪ armazenamento confiável para assegurar a autenticidade dos
documentos
▪ implementação dos metadados relacionados aos documen-
tos para descrever as circunstâncias desses próprios documentos
▪ integração entre documentos convencionais e documentos
digitais
▪ armazenamento confiável para assegurar a autenticidade dos
documentos
▪ aplicação de tabela de destinação e periodicidade
▪ ferramentas para gerenciamento de estratégias de preserva-
ção dos documentos
▪ análise e triagem dos documentos para recolhimento e pre-
servação dos materiais de valor permanente
METADADOS: em uma simples definição, metadados consti-
tuem dados sobre outros dados. Em outras palavras, são informa-
ções ordenadas que dão suporte à identificação, à descrição, ao
gerenciamento, à localização, ao entendimento e à conservação de
documentos digitais, além de simplificar a interação e comunicação
entre sistemas armazenadores. Os metadados são fundamentais
para a comunicação entre computadores, mas também podem ser
decifrados pela inteligência humana. Quaisquer dados descritivos
de um documento convencional ou eletrônico, sobre autor, data
e local de criação, informação contida, dimensões e forma, cons-
tituem os metadados. Podem ser dados acessíveis sobre uma de-
terminada obra registro de uma biblioteca, ou mesmo informações
técnicas subtraídas de uma fotografia digital (data da criação, tipo
de câmera utilizada, formato, tamanho do arquivo, diagrama de co-
res, entre outros).
13
MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Definição: técnica de captação de imagem fotográfica, empre-
gada para a preservação dos arquivos e dos dados neles contidos.
A partir da redução considerável dos arquivos, constitui uma me-
todologia de armazenamento eficiente e prática. A microfilmagem
também executa a indexação automática online por meio da leitura
de código de barras.
Lei 5.433/68: em 1968, foi promulgada a Lei da Microfilmagem,
dispositivo fundamental para a prática da microfilmagem no Brasil.
A Lei autoriza a atividade e assegura a autenticidade do microfilme,
atribuindo às imagens valor legal equivalente ao documento origi-
nal. Outros tipos de computação não contam com essa cobertura.
A Lei exige que, para fins de segurança, sejam conservados em lo-
cais diferentes os originais dos documentos microfilmados e seus
microfilmes.
EXERCÍCIOS
1. (CÂMARA DE BELO HORIZONTE/MG - ARQUIVISTA – CON-
SULPLAN /2018) O princípio arquivístico segundo o qual o arquivo
deve conservar o arranjo dado pela entidade que o produziu é en-
tendido como
(A) organicidade.
(B) ordem original.
(C) cumulatividade.
(D) territorialidade.
2. (FITO - ANALISTA DE GESTÃO - SERVIÇOS DE APOIO - VU-
NESP – 2020) O arquivo corrente representa o conjunto de docu-
mentos estreitamente vinculado aos objetivos imediatos para os
quais foram produzidos ou recebidos, de uso frequente, normal-
mente mantidos com seus produtores, com valor administrativo,
fiscal e legal. O valor legal representa
(A) o que o documento significa para a atividade administrativa
do órgão ou entidade, na medida em que informa, fundamenta
ou prova seus atos.
(B) o valor que o documento possui perante a lei para compro-
var um fato ou constituir um direito.
(C) o próprio valor atribuído a documentos ou arquivos para
comprovação de operações financeiras ou fiscais.
(D) a importância de documentos registrados no passado que
ajudam a formalizar e a identificar a história de uma pessoa, de
uma cidade, de um país.
(E) tudo o que ser humano produziu desde os seus primórdios.
3. (CRMV-AM - AUXILIAR ADMINISTRATIVO – FINANCEIRO -
QUADRIX – 2020) Quanto ao serviço de protocolo e arquivo, julgue
o item.
Os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos
e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em de-
corrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
( ) CERTO
( ) ERRADO
 ARQUIVOLOGIA
4. (CRN - 2° REGIÃO (RS) - SECRETÁRIA ADMINISTRATIVA -
QUADRIX – 2020) Julgue o item no que se refere à organização e às
noções de arquivamento.
Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumu-
lados por uma entidade coletiva, pública ou privada, que tem por
finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o
acesso a documentos.
( ) CERTO
( ) ERRADO
5. (CÂMARA DE MAUÁ - SP – ARQUIVISTA - VUNESP – 2019)
No que concerne ao previsto na Lei de Acesso à Informação, Lei no
12.527/11, é correto afirmar:
(A) quando não for autorizado acesso integral à informação por
ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não
sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação
da parte sob sigilo.
(B) a acesso à informação de que trata a Lei compreende, entre
outros, os direitos de obter informação contida em registros
ou documentos, produzidos ou acumulados por órgãos ou en-
tidades, com exceção dos documentos recolhidos aos arquivos
públicos.
(C) os procedimentos previstos pela Lei destinam-se a assegu-
rar o direito de acesso à informação e devem ser executados
em conformidade com os princípios da administração pública
com a diretriz básica da publicidade e do sigilo como preceito
geral, sem exceções.
(D) às entidades privadas sem fins lucrativos, não são aplica-
das as disposições desta Lei, quando recebem para realização
de ações de interesse público, recursos públicos diretamente
do orçamento ou mediante subvenções sociais e contratos de
gestão.
(E) o Estado deve garantir o direito de acesso à informação, que
será franqueada, mediante pedidos devidamente justificados e
comprovados pelo solicitante, através de procedimentos obje-
tivos, de forma transparente e clara.
6. (PREFEITURA DE SÃO BENTO DO SUL - SC - AUXILIAR
ADMINISTRATIVO - INSTITUTO AOCP – 2019) Conforme a Lei nº
8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos
e privados, é/são considerado(s) Arquivo(s) Municipal(is):
(A) o Arquivo do Poder Executivo e o do Poder Judiciário.
(B) o Arquivo do Poder Executivo e o do Poder Legislativo.
(C) o Arquivo do Poder Legislativo e o do Poder Judiciário.
(D) o Arquivo Nacional.
7. (CÂMARA DE CABO DE SANTO AGOSTINHO - PE – ARQUI-
VISTA - INSTITUTO AOCP – 2019) Conforme a Lei n° 8.159/1991,
assinale a alternativa INCORRETA.
(A) Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal.
(B) Os documentos de valor intermediário são inalienáveis e
imprescritíveis.
(C) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder
Público como de interesse público e social.
(D) A administração da documentação pública ou de caráter
público compete às instituições federais.
14
8. (CREFONO-5° REGIÃO - AUXILIAR ADMINISTRATIVO -
QUADRIX – 2020) A respeito do arquivamento de documentos,
julgue o item.
No método alfabético de arquivamento, os nomes estrangeiros
são considerados pelo último sobrenome, com exceção dos espa-
nhóis e dos orientais.
( ) CERTO
( ) ERRADO
9. (CREFONO-5° REGIÃO - AUXILIAR ADMINISTRATIVO -
QUADRIX – 2020) O protocolo faz parte das rotinas relacionadas à
gestão de documentos. Acerca desse assunto, julgue o item.
A distribuição de documentos, que é uma atividade de proto-
colo, não é exercida de forma exclusiva, pois se trata de tarefa de
todos os setores da organização.
( ) CERTO
( ) ERRADO
10. (CISPAR - PR - AUXILIAR ADMINISTRATIVO - FAFIPA –
2020) A gestão de documentos compreende três fases (Produção,
Utilização e Destinação). Assinale a alternativa que apresenta uma
atividade que pertence à fase Utilização:
(A) Determinar o prazo de guarda.
(B) Definir os documentos que serão objeto de arquivamento
permanente e os que deverão ser eliminados.
(C) Elaborar normas de acesso.
(D) Criação de documentos.
(E) Prevenir para que documentos não essenciais não sejam
produzidos.
11. (CECULT-CE - BIBLIOTECÁRIO - UECE-CEV - 2018) É IN-
COMPATÍVEL com as melhores práticas de preservação digital do
conhecimento em biblioteca:
(A) o caráter obrigatório da existência de uma política de pre-
servação.
(B) a garantia de autenticidade dos documentos digitais
(C) a confiança no equipamento, hardware, atualmente possu-
ído.
(D) a replicação de documentos em locais fisicamente separa-
dos.
12. (SE-DF - ANALISTA EDUCACIONAL-ARQUIVOLOGIA -
CESPE - 2017) Julgue o seguinte item, relativo à análise tipológica
dos documentos de arquivo.
Para se proceder à análise tipológica do acervo de documentos
de uma entidade, é fundamental que se tenha conhecimento pré-
vio da estrutura organizacional dessa entidade e de suas sucessivas
alterações.
( ) CERTO
( ) ERRADO
13. (IPHAN - AUXILIAR INSTITUCIONAL - CESPE - 2018) A
política de acesso aos documentos de arquivo no Brasil é recente,
tendo sua normatização passado a ser mais efetiva a partir do início
da década de 90 do século passado. No que se refere à política de
acesso aos documentos de arquivo, julgue o item que se segue.
A devida implantação das normas legais sobre políticas de
acesso aos documentos de arquivo em níveis federal, estadual ou
municipal exige respaldo em políticas arquivísticas institucionais.
( ) CERTO
( ) ERRADO
 ARQUIVOLOGIA
14. (IPHAN - AUXILIAR INSTITUCIONAL - CESPE - 2018) Acer-
ca da gestão eletrônica de documentos arquivísticos e de sistemas
ANOTAÇÕES
informatizados de gestão arquivística, julgue o item subsecutivo.
O uso de sistemas informatizados de gestão arquivística de do- ______________________________________________________
cumentos supre a carência de gestão documental.
( ) CERTO ______________________________________________________
( ) ERRADO
______________________________________________________
15. (SE-DF - ANALISTA DE GESTÃO EDUCACIONAL-ARQUI-
VOLOGIA - CESPE - 2017) A respeito dos sistemas informatizados ______________________________________________________
de gestão arquivística de documentos, julgue o item seguinte.
______________________________________________________
O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
(SIGAD) é aplicado em ambientes digitais, com repositórios digitais. ______________________________________________________
( ) CERTO
( ) ERRADO ______________________________________________________

16. (UFG - BIBLIOTECÁRIO DOCUMENTALISTA - CS-UFG - ______________________________________________________

2017) O padrão de metadados considerado simples e não estrutu-
rado, com propósitos gerais e de semântica reduzida com domínio ______________________________________________________
de aplicação web, é denominado de:
______________________________________________________
(A) Dublin Core
(B) MARK XML ______________________________________________________
(C) OAIS
(D) MetaTag(s) HTML ______________________________________________________

17. (SDE-DF - SECRETARIO ESCOLAR - CESPE - 2017) A res- ______________________________________________________

peito da microfilmagem de documentos de arquivo, julgue o item
subsequente. ______________________________________________________
Após a microfilmagem, os documentos de arquivo podem ser
eliminados, salvo os de valor permanente. ______________________________________________________
( ) CERTO
______________________________________________________
( ) ERRADO
______________________________________________________

GABARITO ______________________________________________________

______________________________________________________
1 B ______________________________________________________
2 B
______________________________________________________
3 ERRADO
4 CERTO ______________________________________________________
5 A ______________________________________________________
6 B
_____________________________________________________
7 B
8 CERTO _____________________________________________________
9 ERRADO ______________________________________________________
10 C
______________________________________________________
11 C
12 CERTO ______________________________________________________
13 ERRADO ______________________________________________________
14 ERRADO
______________________________________________________
15 ERRADO
16 D ______________________________________________________
17 CERTO ______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

15
 ARQUIVOLOGIA
______________________________________________________ ______________________________________________________

______________________________________________________ ______________________________________________________

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