GUIA DEFINITIVO DA

CONTABILIDADE EM NUVEM
A TECNOLOGIA A FAVOR
DO PROFISSIONAL CONTÁBIL!
3 INTRODUÇÃO

5 O QUE É CONTABILIDADE EM NUVEM?

9 COMO MIGRAR PARA A CONTABILIDADE EM NUVEM?

14 POR QUE OPTAR POR UM SISTEMA DE CONTABILIDADE EM NUVEM?

19 A CONTABILIDADE EM NUVEM É ADEQUADA PARA A MINHA EMPRESA?

22 CONCLUSÃO

24 SOBRE A FORTES TECNOLOGIA

INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO
A oferta de software como serviço
em nuvem tem transformado a maneira
como as empresas realizam seus
trabalhos. Livres das preocupações com
suporte e manutenção de equipamentos,
as empresas agora podem direcionar
seu foco para o que é mais importante,
que são a sua atividade fim e a atenção
ao cliente. Nesse contexto,
a contabilidade em nuvem oferece
mais segurança, praticidade e agilidade
na prestação de serviços contábeis.
A contabilidade em nuvem permite
acessar informações da sua empresa
independentemente do local onde
você esteja, utilizando PC, tablet
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ou praticamente qualquer outro
dispositivo com acesso à internet. É tudo
em tempo real, o que agiliza a troca
de informações e a interação entre
os setores da empresa e entre a empresa
e seus clientes.
Neste e-book, vamos explicar melhor o
que é a contabilidade na nuvem e por
que ela pode ser transformadora para
empresas de qualquer porte. Também
mostraremos como é fácil e rápido
migrar sua contabilidade para a nuvem
e as vantagens desse novo modelo
comparado ao uso de softwares locais.
Boa leitura!
O QUE É CONTABILIDADE
EM NUVEM?
O QUE É CONTABILIDADE EM NUVEM?

Computação em nuvem é o uso de sistemas

e de dados instalados fisicamente em um
local remoto, mas que estão acessíveis
de qualquer lugar do mundo pela internet.
Na verdade, não é necessário conhecer
a localização exata desses recursos nem
tampouco o maquinário empregado,
pois tudo é variável e dimensionado
dinamicamente para atender à demanda
de quem o utiliza.

Mais especificamente, a contabilidade

em nuvem é a disponibilização de sistemas
especializados para a prestação de serviços
contábeis de forma integrada, em um
ambiente seguro e de alto desempenho.

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O QUE É CONTABILIDADE EM NUVEM?
A contabilidade sempre foi uma área pioneira
na adoção de novas tecnologias e um celeiro para o
desenvolvimento de soluções inovadoras. Vale citar,
como exemplos, o ganho de produtividade trazido pelos
primeiros sistemas informatizados de contabilidade,
ainda na era MS-DOS; em seguida, a modernidade e
a usabilidade melhorada das aplicações Windows, e
a integração com serviços governamentais on-line,
entre outras. A contabilidade em nuvem representa o
próximo passo de uma evolução natural nesse setor.
Como os sistemas e dados estão disponíveis
na internet, os profissionais não ficam presos a
uma mesma estação de trabalho nem a um local
específico, sendo necessários apenas uma conexão
e um dispositivo de navegação, que pode ser um PC
ou Mac, ou mesmo um tablet.
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O uso de software em nuvem tende a baratear o
custo total de operação de um escritório, uma
vez que dispensa o investimento em servidores
e permite utilizar como terminais equipamentos
antigos e de baixa capacidade, o que reduz custos
de TI. Como não há instalação de software específico
nos terminais, a troca de um terminal por outro
não representa perda de continuidade do trabalho.
Outros custos, como a aquisição de licenças de banco
de dados e de sistema operacional, já estão incluídos
na mensalidade do serviço.
No modelo nuvem, tanto equipamentos quanto
sistemas são oferecidos como serviço, o que, além
de dispensar os custos de aquisição, também facilita
a atualização constante de modelos e versões,
evitando que eles se tornem obsoletos e ineficientes.
O QUE É CONTABILIDADE EM NUVEM?

Aplicações em nuvem devem ser consideradas bem mais

seguras em comparação com aplicações locais. As plataformas
de serviços em nuvem têm como parte essencial do seu modelo
de negócio a segurança dos dados dos seus clientes e, para
isso, investem muitos recursos em tecnologia, monitoramento e
atualizações constantes.

Os data centers, onde ficam armazenados os dados, contam

com redundâncias no fornecimento de energia e comunicação,
resfriamento de equipamentos, proteção contra incêndios,
enchentes e descargas elétricas, vigilância e acesso restrito
ao local. Seria necessário um grande investimento para atingir
em sua própria empresa um nível de segurança comparável
ao fornecido por essas plataformas.

Por tudo isso, pode-se dizer que a contabilidade em nuvem

permite às empresas agilizar seus procedimentos, reduzindo
custos de forma segura.
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COMO MIGRAR PARA
A CONTABILIDADE
EM NUVEM?
COMO MIGRAR PARA A CONTABILIDADE EM NUVEM?

Na contabilidade, já existem Uma vez que essa avaliação seja realizada,

diversas ferramentas e serviços que é possível identificar as principais atividades
podem simplificar e automatizar realizadas no setor de contabilidade e suas
parte desse processo. demandas tecnológicas mais relevantes.

O primeiro passo para migrar a Nesse momento, é necessário também

contabilidade para a nuvem é fazer um bom entender quais são as políticas da empresa e
planejamento. O ideal é que a empresa já tenha necessidades do negócio que possam interferir
a contabilidade informatizada. Nesse caso, o na solução de contabilidade na nuvem
processo de migração deve ser bem mais simples. que será adotada pela organização.

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COMO MIGRAR PARA A CONTABILIDADE EM NUVEM?

Com todas essas informações reunidas, é possível

elaborar um planejamento estratégico que destaque
as soluções que serão importantes para dimensionar
a estrutura de contabilidade na nuvem da empresa e
os melhores serviços que poderão ser adotados.

Uma dica é buscar um sistema que seja capaz de escalar

bem com o crescimento da empresa e que possa ser
contratado em módulos, como o Fortes Contábil Web.

Dessa forma, só são gastos recursos com os serviços

que serão efetivamente utilizados pela empresa e,
caso existam mudanças decorrentes de oportunidades
ou do crescimento do negócio, é fácil adaptar-se.
Esse tipo de software é extremamente escalável
e capaz de atender tanto demandas pequenas
de empresas menores como as necessidades de uma
grande corporação.
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COMO MIGRAR PARA A CONTABILIDADE EM NUVEM?
Depois de escolher as ferramentas
de contabilidade na nuvem que serão utilizadas,
é hora de começar a configuração do sistema,
que envolverá algumas adaptações no serviço
contratado até que ele fique totalmente
adequado para receber a contabilidade
da empresa.
Após essa etapa, a migração dos dados é
finalmente realizada. Como isso, muitas vezes,
envolverá uma transição entre sistemas
diferentes, é muito importante que exista
um cuidado especial com a formatação e a
preservação da integridade desses dados.
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Uma vez que o sistema na nuvem esteja
alimentado pelos dados antigos, é preciso realizar
a homologação e testes das suas funcionalidades.
Isso deve vir acompanhado de treinamentos para
que os colaboradores não tenham dificuldades
em aprender a nova ferramenta.
Uma dica é realizar uma transição do modelo
antigo para o novo em etapas, de forma que o
impacto da mudança seja mínimo no desempenho
do time de contabilidade. Fazer a mudança toda
de uma vez é um risco desnecessário e, com uma
divisão cuidadosa, é possível minimizar bastante
esse tipo de ameaça.
COMO MIGRAR PARA A CONTABILIDADE EM NUVEM?

Ainda assim, é normal que, no começo, existam

alguns tropeços, mas com um bom planejamento eles
serão inexpressivos.

Por fim, quando todo o setor de contabilidade já estiver

utilizando a nuvem em suas rotinas de trabalho, é
hora de desativar os sistemas antigos, certificando-se
mais uma vez de que os dados não serão perdidos. Em
alguns casos, pode ser interessante manter o sistema
local para consultas posteriores, mas se a migração for
completa isso não é necessário.

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POR QUE OPTAR
POR UM SISTEMA
DE CONTABILIDADE
EM NUVEM?
POR QUE OPTAR POR UM SISTEMA DE
CONTABILIDADE EM NUVEM?

Como já foi explicado nos capítulos

anteriores, sobram razões para migrar para
um sistema de contabilidade na nuvem.

Os principais motivos para aderir a essa

tendência são a disponibilidade e a
segurança. Um sistema de contabilidade
na nuvem pode ser acessado
de praticamente qualquer dispositivo
e qualquer lugar do mundo, o que faz
com que seja muito mais prático para a
equipe do setor realizar qualquer ação
relacionada ao trabalho. A praticidade
da nuvem é incomparável com estruturas
de TI anteriores.

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POR QUE OPTAR POR UM SISTEMA DE
CONTABILIDADE EM NUVEM?
Além disso, como os arquivos estão
centralizados em um único local, eles podem
ser editados por colaboradores diferentes
ao mesmo tempo, sem o risco de conflitos
de versões.
Os sistemas na nuvem também são muito
seguros: bem mais seguros que praticamente
qualquer solução local. Na verdade, de acordo
com a consultoria Gartner, não existe caso
de um provedor de serviços na nuvem que
tenha sido atacado.
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Como todo o negócio depende
dessa reputação, as empresas que
disponibilizam serviços na nuvem
fazem investimentos enormes em
segurança para garantir isso.
Também vale destacar que, além
de segurança, a nuvem entrega mais
privacidade: todos os dados são
criptografados, o que impede que eles sejam
acessados por qualquer um que não tenha
acesso a eles.
POR QUE OPTAR POR UM SISTEMA DE
CONTABILIDADE EM NUVEM?

Arquivos na nuvem não podem ser

fisicamente destruídos por acidentes
ou funcionários desastrados.

Além dessas vantagens, a contabilidade

na nuvem também se destaca pela
organização aprimorada dos dados,
o que simplifica o trabalho da equipe
e agiliza os processos do setor. Isso
não só maximiza a produtividade
da contabilidade como também permite
mudanças estruturais no setor.

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POR QUE OPTAR POR UM SISTEMA DE
CONTABILIDADE EM NUVEM?
Como cada colaborador precisará investir
esforço significativamente reduzido para cumprir
com suas tarefas, será possível aproveitar melhor
o talento e a técnica da equipe para atividades
mais estratégicas que vão gerar ainda mais valor.
A contabilidade na nuvem também é responsável
por elevar o nível de serviço oferecido
pelos contadores. Com um sistema mais
inteligente, prático e capaz de registrar todas
as movimentações financeiras de imediato,
os prazos da contabilidade podem ser menores,
assim como os erros.
18
Outra vantagem da contabilidade
na nuvem é que, como ela é capaz
de centralizar totalmente as
informações contábeis da empresa
em um único sistema com interface
unificada, a complexidade das
rotinas do setor é reduzida.
Não é preciso lidar com múltiplas ferramentas
para executar as tarefas de contabilidade,
armazenar dados e acessar informações
relevantes. Tudo é feito em uma única
plataforma on-line versátil e prática.
A CONTABILIDADE EM
NUVEM É ADEQUADA
PARA A MINHA EMPRESA?
A CONTABILIDADE EM NUVEM É ADEQUADA
PARA A MINHA EMPRESA?

A contabilidade em nuvem é adequada para

negócios de qualquer tamanho ou área de atuação.

Uma das principais vantagens desse modelo

é a sua escalabilidade: como as plataformas
de contabilidade na nuvem são oferecidas
como serviço, a sua cobrança é feita de forma
proporcional ao que é utilizado.

Logo, uma empresa menor que não gera tantos

dados financeiros e não precisa de muitos
módulos para manter a contabilidade em dia
gasta proporcionalmente pouco contratando
esse tipo de plataforma, enquanto organizações
maiores pagarão mais, de acordo com
as suas demandas.

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A CONTABILIDADE EM NUVEM É ADEQUADA
PARA A MINHA EMPRESA?

Isso é muito diferente de um modelo tradicional A contabilidade em nuvem

em que a contabilidade fica presa em licenças também é recomendada para
de softwares que se tornam obsoletos com rapidez qualquer empresa que queira
e estruturas de TI que exigem investimentos
maximizar os seus resultados
iniciais bem significativos, precisando ser
e ficar à frente em seu mercado.
totalmente revitalizadas quando o negócio cresce.

A tendência de computação em nuvem já é

Como a estrutura de TI é mais enxuta, os gastos
com manutenção também são menores. Por
isso, a contabilidade na nuvem sempre será mais
barata que os modelos tradicionais, em empresas
de qualquer porte.
amplamente adotada, e quem não se adaptar
a essa nova realidade será superado pela
concorrência em agilidade e eficiência
de processos contábeis.

21
CONCLUSÃO
CONCLUSÃO
A contabilidade na nuvem é uma evolução
natural nesse setor, e reduz custos,
aumenta a segurança e potencializa a
produtividade da equipe. Com sistemas
e dados hospedados em servidores
remotos, a estrutura de TI da empresa
se torna mais enxuta e inteligente,
ao mesmo tempo que a disponibilidade
das aplicações é aprimorada.
Sobram razões para optar
o mais cedo possível por um
sistema de contabilidade
na nuvem, e o processo de
migração é relativamente
simples e rápido.
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Vale a pena destacar que a contabilidade
na nuvem é adequada para empresas
de todos os tamanhos e áreas
de atuação: como os investimentos são
escaláveis e totalmente proporcionais
à utilização, eles atendem a negócios
pequenos e a grandes corporações com
a mesma eficiência e custo-benefício.
O objetivo deste e-book é solucionar
dúvidas comuns e explicar melhor como
funciona a contabilidade em nuvem.
Acreditamos que com este conteúdo
seja possível entender as vantagens
da tendência e saber como ela pode
ser transformadora para o setor.
 rockcontent.com
A Fortes Tecnologia em Sistemas, empresa do Grupo Fortes de
Serviços, atua há 30 anos na área de Tecnologia da Informação.
Desenvolve soluções para gestão empresarial e abrange as
seguintes áreas: gestão contábil, gestão financeira, gestão de
pessoas e gestão de transporte e logística.

A empresa conta com uma carteira de milhares de clientes em

todo o Brasil e uma rede de atendimento que inclui franquias e
representações em vários estados das regiões Norte, Nordeste,
Centro-Oeste e Sudeste.

O objetivo é oferecer um serviço dinâmico, moderno, de alto

padrão e simples, sempre contando com a experiência de
profissionais que entendem as necessidades dos negócios.

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Uma empresa do Grupo Fortes: 30 anos de inovação.