Programa CIEE de Educação a Distância

Aula 5 – Formatando dados no Microsoft Excel

Olá estudante!

Nessa aula estudaremos alguns recursos de formatação de dados que o Microsoft

Excel disponibiliza.

Esses recursos são extremamente importantes em qualquer documento a ser realizado

no Microsoft Excel e com certeza será de grande valia em seus trabalhos.

Bons estudos!

Classificar
Nosso primeiro assunto a ser abordado nesse tópico é o recurso de classificar.

Esse recurso nos auxilia na ordem dos dados apresentados em uma planilha (ordem
numérica, alfabética etc.)

Vamos exemplificar o gerenciamento de dados com as informações da planilha abaixo:

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Em alguns casos, a ordem em que os dados são representados em sua planilha não
tem importância alguma. Mas, em outras situações, pode ser necessário ordená-los
para facilitar uma pesquisa. Por exemplo, uma lista de preços que possua seus
produtos em ordem alfabética é muito mais fácil de ser consultada. Listas de contas a
pagar e a receber ficam mais fáceis quando classificadas por data de pagamento.
Para essas e outras situações, o Excel possui a ferramenta classificar que possibilita
ordenas os dados em crescente e decrescente.

Imagine a seguinte situação: vamos organizar os carros por marca e por preço,
começando pelo carro mais caro de cada marca.

Como podemos realizar essa atividade no Microsoft Excel? É muito simples, selecione
o intervalo de dados dos preços (A5:F22).

No menu “Dados”, clique em “Classificar”, surgirá a caixa de diálogo “Classificar”. No campo

“Classificar por” selecione a coluna “Marca e ordem crescente”. Deste modo o Excel vai
reorganizar as linhas para que os carros da mesma marca fiquem juntos. No campo “Em
seguida por” selecione a coluna “Preço em real e ordem crescente”. Deste modo, depois de
organizar por marca o Excel vai organizar pelo preço, começando pelo menor. Clique em
OK.

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Você ainda pode realizar uma classificação simples, clicando nos botões Classificação

Crescente ou Classificação Decrescente na barra de ferramentas.

Veja como ficará:

Muito fácil não é mesmo?

Procure sempre que possível treinar seus conhecimento no próprio Microsoft Excel, ok?
Somente dessa forma conseguirá conciliar melhor o que aprendeu.

Agora vamos conhecer a ferramenta de filtragem do Microsoft Excel.

Filtragem
A ferramenta de filtragem é boa para selecionar dados numa lista grande. Filtrar é exibir
dados que atendem uma certa condição e ocultar os demais.

Vamos filtrar a planilha “preços de automóveis” exibindo apenas as linhas dos carros da
categoria Sedan. Faça assim: selecione o intervalo de dados (A4:F21).

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No menu “Dados”, clique em “Filtrar” e em “Autofiltro”. Surgirão botões ao lado de cada título
de coluna.

Clique no botão do título “Categoria” e selecione a opção “Sedan”. Pronto o Excel exibirá
apenas as linhas dos carros Sedan.

Para exibir as linhas ocultas pela filtragem, acesse no menu “Dados”, “Filtrar” e em
seguida a opção “Mostrar tudo”.

Pronto! Operação realizada.

Vamos fazer mais uma filtragem de modo diferente. Vamos exibir apenas os carros que
custam menos de R$ 20.000,00. Faça assim:

Primeiramente mostre todos os dados da tabela, conforme explicado acima. Clique no

botão da coluna Preço em real. Escolha a opção “Personalizar”.

Na caixa de diálogo “Personalizar AutoFiltro”, selecione no primeiro campo “é menor do

que” e no segundo campo digite 20.000,00. (colocar ponto final) e clique em OK.

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Para remover um filtro, acesse no menu “Dados” o item “Filtrar” e desmarque a opção
“AutoFiltro”.

Você acabou de aprender mais um recurso no Microsoft Excel, agora vamos aprender
como os gráficos são inseridos em uma planilha do Excel.

Inserindo gráficos
Para criar gráficos no Excel o primeiro passo é digitar numa planilha os dados que
servirão de base para a montagem do gráfico.

Exemplo de um gráfico usando os dados da planilha abaixo.

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Depois de digitar os dados podemos iniciar a criação do gráfico que será orientado pelo
assistente de gráfico.

Selecione os dados para construir o gráfico e acesse no menu “Inserir” o item “Gráfico”.

Será aberta a janela do assistente de gráfico, nela teremos 4 etapas a serem seguidas.

Na 1ª etapa, selecione um tipo e um subtipo para o gráfico.

Caso queira visualizar o seu gráfico, antes de publicado, mantenha pressionada a tela
“manter pressionado para exibir exemplo”.

Se o gráfico escolhido não lhe agradou, altere o tipo e subtipo de gráfico.

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2ª etapa - Intervalo e Seqüência

Aqui você especifica as células que contém os dados e rótulos que deseja ver em seu
gráfico. Se a visualização do gráfico tiver a aparência que você deseja, o intervalo de
dados já está correto.

3ª etapa - Opções do Gráfico

Nesta etapa temos as opções de gráficos onde podemos inserir título, eixo, linhas de
grade, legenda, rótulos de dados e tabela de dados.

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Título: nessa guia você poderá nomear o gráfico, o eixo das categorias x (valores
expressos na vertical do gráfico) e o eixo dos valores Y (valores expressos na horizontal
do gráfico).
Eixo: nessa guia você poderá apresentar ou ocultar os valores do eixo dos valores (Y)
e apresentar ou ocultar as informações do eixo das categorias (x).
Linhas de grade: nessa guia você poderá ajustar as linhas que aparecem ao fundo do
gráfico.
Legenda: nessa guia você poderá ocultar a legenda ou apresentá-la à direita,
esquerda, em baixo etc.
Rótulo de dados: nessa guia você poderá apresentar no gráfico:
- nome da série (dado apresentado na legenda)
- nome da categoria (dado apresentado na categoria X).
- valor (dado apresentado na categoria y).
- porcentagem (cálculo de porcentagem sobre o valor apresentado).
Tabela de dados: nessa guia você poderá apresentar todos os dados da tabela em um
quadro.

4ª etapa - Local do Gráfico

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Nessa etapa definiremos o local do gráfico, se será em nova planilha, renomeando

automaticamente para o gráfico e assim sucessivamente ou se será como objeto. Nesta
opção o Excel irá posicionar o seu gráfico na planilha de origem, ou seja, na planilha
onde estão os dados do gráfico.

Gráfico final

COLOCANDO EM PRÁTICA

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Vamos criar um gráfico utilizando os conceitos apresentados em aula.

1) Abra o documento “carros” e selecione o intervalo entre as células B7 a D13.

2) Clique no assistente de gráfico na barra de ferramentas ou acesse no menu “Inserir”
o item “Gráfico”.
3) Crie um gráfico com as seguintes configurações:
- tipo de gráfico: colunas
- subtipo de gráfico: colunas agrupadas
- intervalo de dados: colunas
- título: tabela de preços de carros importados
- eixo x: carros
- eixo y: valores
- legenda: abaixo
- rótulo de dados: selecione “valor”
O gráfico deverá ficar na mesma planilha.
Ajuste o tamanho do gráfico e coloque o tamanho de todas as fontes para 8.

Para ajustar o tamanho do gráfico: dê um clique sobre o gráfico e altere o tamanho pela
abas.
Para ajustar o tamanho da fonte: dê um duplo clique sobre a fonte desejada, altere o
tamanho da fonte.

Veja o resultado.

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TABELA DE PREÇOS DE CARROS IMPORTADOS

180000
R$ 168.750,00

160000
R$ 147.375,00

140000 R$ 135.000,00

120000

100000
VALORES

R$ 79.503,75
80000 $75.000,00
R$ 66.370,50 $65.500,00
$60.000,00
60000 R$ 54.762,75

40000 $35.335,00
$29.498,00
$24.339,00

20000

0
Corolla LE Accent GLS 626 Cherokee C280 735i
CARROS

Preço em US$ Preço em R$

Muito bem! Vamos agora conhecer o recurso de hiperlink.

Hiperlink
Com o Excel, como em qualquer outro programa do pacote Office, podemos utilizar o
recurso de Hiperlink, esse recurso permite usar uma palavra ou frase como link para
qualquer outro arquivo tanto do Excel como de qualquer outro programa do pacote
Office. Exemplo:

1. Ative a célula A.
2. Clique no menu “Inserir” / “Hiperlink”

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3. Clique no botão PROCURAR

4. Selecione a planilha que você deseja

criar o link.

Pronto! O hiperlink foi criado.

Proteção de dados
Muitas vezes criamos planilhas para outras pessoas usarem. A proteção de dados evita
que outros usuários altere o nosso trabalho. Às vezes protegemos dados para que nós
mesmos não os alteremos por engano. A proteção pode bloquear alterações na pasta
de trabalho inteira, numa planilha específica ou apenas em algumas células.

O padrão do Excel é iniciar uma pasta nova com a proteção desativada. Para ativar a
proteção. Faça assim:

Acesse no menu “Proteger” o item “Proteger”.

Escolha a opção de proteção. Por exemplo: Proteger planilha...

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Logo após, selecione o tipo de informação que será protegida: conteúdo, objetos e cenários.
Digite, se quiser, uma senha. Ela é pedida quando alguém quiser desativar a proteção.
Clique em OK.

Pronto! A proteção está ativa. Se alguém tentar alterar os dados receberá a mensagem
que os dados estão protegidos. Algumas células, porém, podem ter ficado de fora do
bloqueio. Isso é interessante quando queremos deixar algumas células liberadas para
digitação.

Para definir que uma ou mais células não

fiquem travadas quando a planilha for
protegida faça assim:

Antes de ativar a proteção selecione as

células.
No menu “Formatar” escolha “Células”.

Surgirá a caixa de diálogo Formatar Células.

Na guia “Proteção” desmarque a opção “travar”. Deste modo, quando a planilha for
protegida, estas células não ficarão travadas. Clique em OK.

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