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Manual de
Gestão
do Tempo
Avenida Júlio Dinis, 14 - 2º B
1050-131 Lisboa
963 069 527
O TEMPO!
Índice
Introdução.....................................................................................................................................3
Noção de tempo............................................................................................................................4
Ocupação e aproveitamento do tempo......................................................................................5
Aproveitamento eficaz do tempo................................................................................................6
As tecnicas individuais de trabalho...........................................................................................7
Ganhar tempo...............................................................................................................................9
Determinar as nossas prioridades..............................................................................................9
Analizar as actividades a hierarquizar......................................................................................10
Pontos chave para construir um método pessoal..................................................................10
A organização practica das tarefas de gestão de tempo........................................................11
A organização dos trabalhos pessoais....................................................................................12
A organização da documentação.............................................................................................12
A organização das relações com os outros............................................................................13
Organização da utilização do tempo........................................................................................13
Organização do local de trabalho.............................................................................................14
Factores de desperdício de tempo...........................................................................................15
Acções para organizar o dia......................................................................................................16
Planificar.....................................................................................................................................17
Planear.........................................................................................................................................18
Planificar actividade / Tempo....................................................................................................18
A Agenda.....................................................................................................................................19
Exemplo practico de gestão semanal......................................................................................20
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LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempo
Introdução
Uma das preocupações das pessoas que desejam melhorar a sua eficiência é, sem dúvida, a
rentabilização do tempo. Esta rentabilização passa, também pela própria organização que
conjuntamente com alguns métodos, conduzem a uma boa e eficaz, gestão do seu tempo.
Prática e esforço constante são os grandes meios para atingirmos a nossa meta. Prática
consiste em testar aquilo que preconizam os métodos de eficiência, adaptá-los ao nosso caso
pessoal ou, até, fazer o contrário do que eles indicam, mas praticar, praticar sempre!
Esforço constante: a dificuldade de aplicação destes métodos não reside na sua
complexidade, mas no facto de exigirem um mínimo de esforço para serem postos em
prática. É preciso recomeçar continuamente para preencher a distância em relação aos
objectivos que nos propomos. Devemos traçar objectivos e controlá-los. Para isso é
indispensável preencher mapas diários e semanais da actividade.
Uma das causas do insucesso é a falta de programação do trabalho. Podemos imaginar o que
sucede ao mediador que inicia o dia sem saber com quem vai contactar: sem entrevistas
marcadas e sem ter rentabilizado o percurso geográfico desse dia. A falta de organização
leva à desorientação e muitos mediadores não conseguem recuperar de algumas falhas
cometidas por esse facto e abandonam a actividade.
Qual o tipo de influência que ele (factor tempo) tem em cada um de nós? Com que
profundidade ou intensidade condiciona a nossa vida? Como afecta o desempenho das
tarefas diárias? De que forma ocupamos o tempo? Será que podemos fazer mais coisas
ocupando menos tempo?
Conhecendo um pouco mais, todos estes condicionalismos e o grau de influência que eles
podem exercer sobre a nossa vida, podemos tentar responder a todas estas perguntas e,
assim, tentar rentabilizar a forma como ocupamos o tempo.
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Noção de tempo
É extraordinariamente difícil, senão impossível, tentar definir O TEMPO, se não o fizermos
em relação a qualquer coisa. Ora, se repararmos bem, toda a nossa vida está balizada em
função do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem uma certa duração (muito ou pouco), e
pode ser situado no tempo (antes, depois ou durante qualquer coisa).
Se a noção de tempo só pode ser compreendida, em relação a qualquer coisa, resulta daqui
um facto, fácil de constatar, mas muito importante para acentuar a dificuldade da sua
compreensão. A noção de tempo é RELATIVA e também profundamente VARIÁVEL.
Tudo isto significa que, por ser relativa a qualquer coisa, este relativismo varia de pessoa
para pessoa e, também, de ocasião para ocasião, de acordo com a forma como o indivíduo
percepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. Esta situação é facilmente detectável,
quando nós sentimos que determinado espaço de tempo passou muito depressa e, ao nosso
lado outra pessoa sentiu, precisamente o contrário. Por isso, temos de distinguir duas ideias
ou conceitos de tempo:
Se o tempo astronómico está rigidamente imposto pelos ciclos da natureza, que se sucedem
ininterruptamente, uns após outros, sempre da mesma forma, dia após dia, ano após ano, nós
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Se, por um lado, não há dúvida sobre a exactidão do tempo de tipo astronómico, os nossos
problemas começam quando pensamos na forma como sentimos que esse mesmo tempo é
preenchido.
Mas, nós não podemos reduzir o aproveitamento rentável dos períodos de tempo a uma
simples dicotomia, caracterizada pela ocupação ou não ocupação do tempo. Na verdade, o
facto de ocuparmos o tempo não significa, sempre, que o façamos de forma rentável. Muitas
vezes, "perdemos" tempo com tarefas inúteis, esquecendo ou descurando aquilo que é
realmente necessário fazer.
Quando, afirmamos expressões do tipo: "hoje a manhã rendeu-me!", ou "a tarde nunca
mais passa...", estamos a constatar duas formas diferentes de ocupar o tempo e,
principalmente, de o aproveitar em termos psicológicos.
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Muitas vezes, tendemos, de forma não consciente, a preencher o tempo de trabalho com
tarefas mais agradáveis, em vez das mais desagradáveis. Outras vezes, escolhemos para
fazer o que já é conhecido, em vez de encarar o desconhecido. Duma forma ou de outra,
tendemos a fazer bem e depressa aquilo que gostamos mais, deixando para mais tarde, e
fazendo-o com mais lentidão, aquilo de que não gostamos, ou que nos parece mais difícil.
Deste modo, importa pois aprender a fazer uma correcta gestão do tempo pessoal, para
assim rentabilizar a ocupação dos períodos de tempo, com tarefas mais produtivas, por
norma a alcançar os objectivos de vida e, particularmente, da vida de trabalho.
Porque cada ano tem quatro estações, caracterizadas por tempo quente ou por tempo frio,
por dias claros e mais compridos, ou então dias escuros e pequenos, nós podemos distribuir,
de forma diferenciada, os vários tipos de trabalhos. Vejamos como os agricultores
condicionam as suas tarefas de acordo com esta calendarização, tendo, como é óbvio, um
conhecimento prévio quer dos ritmos naturais do calendário, quer dos objectivos agrícolas a
atingir.
Mas, também o dia tem, ou pode ter, pelo menos sete ou mais horas úteis de trabalho, que
podem, e devem, ser preenchidas de forma rentável. Devemos procurar racionalizar as
nossas tarefas, não só de acordo com o horário do dia, considerando horas de início e de
fim, horas de intervalo, etc., mas também temos de entrar em conta com a dimensão
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psicológica do tempo. Isto é, porque nos conhecemos, devemos saber qual o período do dia,
em que trabalhamos melhor, ou quais as horas mais próprias para fazer certo tipo de tarefas.
Assim, procurando rentabilizar o tempo útil de que dispomos, devemos pois estabelecer
PRIORIDADES no trabalho, com base no conhecimento e análise das diferentes tarefas a
executar. Melhor será começar pelas mais difíceis e pelas menos agradáveis, sabendo-se que
de manhã temos mais energias e estamos menos cansados, e deixando, para o fim do dia as
tarefas mais simples e mais rotineiras.
Na verdade, há múltiplas tarefas repetitivas que podemos anular, há também trabalho que, se
for bem feito uma vez, fica feito para sempre. Mas, ao contrário, há também tarefas que,
pelo reduzido grau de importância, não devem exigir de nós, tanta dedicação como outras.
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-A OPTIMIZAÇÃO DE UM TRABALHO.
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Ganhar tempo
COMO MELHORAR A ORGANIZAÇÃO PESSOAL E GERIR O PRÓPRIO TEMPO
Existem três perspectivas diferentes relativamente à gestão do tempo:
A primeira perspectiva sugere que se alargue as horas de trabalho até onde for possível.
Isso poderia trazer como consequência uma grave depressão, esgotamento e falta de
eficiência.
A segunda perspectiva está virada para o trabalho e para os métodos. Requer uma mente
orientada de forma mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite para esse tipo de
treino. Em caso extremo, poderia converter a pessoa num perito em eficiência e em gestor
de métodos em vez de melhorar a sua tomada de decisões, relações humanas e qualidades de
liderança.
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2. Estabelecer nessa lista uma "ORDEM DE PRIORIDADES", sem esta ordem, qualquer
lista é inútil.
Como estabelecer as prioridades? Formulando, para cada caso as perguntas: "Isto é urgente
e importante? Ou simplesmente urgente? Ou pode esperar em relação ao resto por ser
importante mas não urgente?".
1. Gravidade.
2. Repercussão sobre outras actividades ou problemas.
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2. URGÊNCIA 2. IMPORTÂNCIA
Critério básico das Critério básico das
prioridades. prioridades.
4. ORDENAÇÃO DA LISTA
(Decidir; fazer; delegar)
Atribuir um número de ordem a cada
actividade. É aqui que é necessário pôr o
problema da delegação ou do adiamento da
actividade; neste último caso, é imperativo
prever uma data limite.
5. CONTROLO
(Diferença entre previsto e realizado)
A simples verificação e, melhor ainda, a análise
"previsto/realizado" é o ensinamento mais rico,
indispensável para quem quer progredir.
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Todos os documentos podem passar de uma pasta para outra de acordo com as
circunstâncias.
A organização da documentação
Para o desempenho das funções de qualquer profissional existe, ou pode ser utilizada,
documentação de dois tipos:
1. "Documentação interna"-a que diz directamente respeito á empresa e também ás
funções normalmente exercidas e pode revestir o aspecto de normas, informações,
circulares, etc. Deve ser arquivada:
Esta documentação deve ser organizada de forma adaptada à função exercida e aos métodos
de trabalho na empresa.
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A não organização de entrevistas ou reuniões, significa que se deixa a iniciativa á parte mais
agressiva ou influente.
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-Sonhar acordado.
-Comunicação confusa.
2. ORGANIZAÇÃO. -Não se manter informado.
-Correspondência
-Burocracia. 5. DECISÃO.
-Leitura. -Indecisão.
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12-TRACE UM RISCO sobre as actividades à medida que as for executando e não se prive
do sentimento positivo que se tem no fim do dia ao verificar que todas ou quase todas
elas foram riscadas.
13-FAÇA O PONTO DA SITUAÇÃO E PERGUNTE, no fim, em que actividade poderia
ter ganho tempo.
14-TRANSFIRA para o plano de trabalho do dia seguinte as tarefas inacabadas.
Planificar
1-Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. E fazer figurar neles tempos
fortes, tempos para respirar, tempos de repouso. Evitar estar sob pressão.
2-PLANIFICAR é ter uma visão de conjunto das tarefas a cumprir, atribuir-lhes um tempo
razoável e prever uma margem para os imponderáveis. Para isso é indispensável ter sob os
olhos todo o período que se pretende planificar.
3-PLANIFICAR O QUÊ?
3.3.Os projectos.
4-Planificar não é por algemas. Se uma planificação fosse sentida deste modo, melhor seria
renunciarmos a ela.
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7-Utilizar símbolos e cores, sim, mas com moderação (o planeamento tem de ser legível sem
termos de recorrer a um "modo de emprego" complicado).
Planear
1- De véspera, as actividades do dia seguinte na agenda.
serem respeitados.
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A Agenda
Não existe uma agenda ideal, porque certas exigências são contraditórias. As respostas às
questões que se seguem permitem uma escolha melhor porque é feita com conhecimento de
causa.
A agenda deve acompanhar-nos de 24 h em 24 h, facto que devemos ter em conta ao
escolher o seu tamanho.
Pode ser importante ter a possibilidade de ler num único relance o plano do dia ou da
semana.
Não nos devemos esquecer de programar encontros connosco próprios (ler, reflectir, redigir,
etc.).
Usar lápis ou caneta? A vantagem de um lápis munido de uma pequena borracha é que nos
permite sempre alterar.
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Tomando por base uma semana tipo, de segunda a sexta com oito horas de trabalho diário,
temos 40 horas úteis, que podemos dividir da seguinte maneira:
1- 12 Primeiras entrevistas (1ª E) com uma duração aconselhada de 15 minutos cada perfaz
3 horas por semana.
2- Telefonemas: 7 horas por semana.
(Pt1) -Primeiro período telefónico, das 10 horas até às 12 horas, para marcar entrevista na
quinta/sexta/segunda/terça.
(Pt2) -Segundo período telefónico das 15 horas até às 18 horas, para marcar entrevista na
segunda/terça/quarta/quinta.
É preferível um período telefónico compacto para não quebrar o ritmo de trabalho.
3- Deslocações: 6 horas por semana.
4- Assistência a clientes e segunda entrevista: 9 horas por semana.
5- Reuniões e organização: 8 horas por semana. Devem sempre que possível ser remetidas
para as zonas sombreadas na vertical para não prejudicar o tempo útil em que existe mais
hipóteses de se poder estar ou contactar com potenciais clientes.
6- Imprevistos: sobra 7 horas que devem ser reservadas para este fim.
7- Almoço das 13 horas até às 14 horas.
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