Módulo 2 - Como organizar o trabalho - Priorizando Projetos

Teoria das grandes pedras (alegoria)

Se você precisa colocar pedras de tamanhos diversos e areia, por exemplo, em um vidro, é
necessário começar pelas grandes, depois as médias, indo para as menores, por fim a
areia. Se fizer o contrário, ao colocar a areia, já não há espaço para mais nada.
Assim é a priorização, é necessário iniciar pelo que é mais importante.

Os 5 níveis de planejamento (Onion Planning)

● Plano da Estratégia
● Plano Macro - Marcos, Milestones ou Release Plan
● Backlogs - Projeto / Produto / Processo
● Ciclo de Trabalho (sprints)
● Planejamento diário (próximos dias)
A Primeira camada: Plano da Estratégia - OKR

Sugestões:
● Definir de 1 a 3 Objetivos por período (O que queremos realizar)
● Estabelecer de 2 a 5 resultados-chave por objetivo (Como vamos medir nosso
progresso?)
● Iniciativas: O que vamos fazer para alcançar nossos OKR: projetos, tarefas ou
atividades
Exemplo de como construir OKRs para a empresa toda:

Sugestões:
● OKR é um processo empírico - leva um tempo para pegar o jeito
● Inicie com OKR de tempos curtos, mensais, no máximo trimestrais

A Segunda camada de Planejamento: Iniciativas / Projetos

Para atingir os Resultados Chave (KR), o que precisamos fazer?

Desta resposta teremos as Iniciativas, Projetos e Tarefas.
Listar tudo que precisa ser feito

Para então ordenar de forma lógica as iniciativas e projetos (Roadmap dos projetos)

Lembrando que o Roadmap é dinâmico, é vivo.

Outro exemplo de forma de representação é usando milestones (marcas de milha), sem

determinação de datas. Sabemos a ordem, mas não as datas.
A terceira camada: o backlog

Usamos o backlog para produtos e projetos.

Produto tem ciclo de vida e projeto tem uma data de início e fim melhor demarcadas.

Assim como os marcos, o backlog é dinâmico, uma lista viva de tudo que precisa ser feito,
ordenada pela importância.
O que está mais no topo é o que entrega maior valor ao cliente.
Os itens mais da base, menos importantes, são sérios candidatos a não serem feitos!
Por isso, quanto mais no topo, maior o nível de detalhe do item.
O Dono do Produto (Product Owner) cria, mantém, detalha os itens e decide a ordenação.
O PO escuta todas as pessoas que podem ajudar nesta priorização e informações para
detalhar.

Exemplos de Formatos do Backlog:

Para operações contínuas (mapear o fluxo de trabalho) - para o Kanban
Quais são as atividades pelas quais cada tipo de item de trabalho passa?

Sugestão: Primeiro desenha como acontece hoje. Depois pensar como melhorar.

Não importa o formato, importante é ter clareza e organização do fluxo de trabalho.

Continuando com o planejamento - exemplo de OKR
Pegando este exemplo de objetivos para o próximo Trimestre

Como vimos anteriormente, precisamos estabelecer:

● quais os grande objetivos
● quais os resultados-chave, que vão medir para saber se estamos no caminho certo

Todo o trabalho do time, neste trimestre, deve estar atrelado a algum destes objetivos.

Montamos então nosso backlog:

● o que precisa ser feito para atingir todos os resultados-chave (e por consequência os
objetivos)
● listar todas as Entregas e Ações
● A ferramenta onde será listada é o que menos importa. O importante é já começar a
pensar na ordem de importância, para que sejam estabelecidas as prioridades

Com esta lista completa, podemos passar então ao planejamento das Sprints
 ● Quantos ciclos (sprints) teremos até o final do Trimestre? (sugestão de iniciar as
sprints de uma semana)
● Quando mediremos cada Resultado-chave?
● O que conseguimos entregar ao final de cada ciclo (aproximadamente)? (assim
conseguimos ter um cronograma macro)

Assim teremos nosso primeiro Sprint Planning

● quais os itens de backlog (lá do topo) o time consegue fazer nesta próxima semana
(ou tempo da sprint)
● quais as atividades serão feitas para concluir estes itens? (quebrar as
funcionalidades em atividades menores, conforme a granularidade que o time
entender o mais adequado)

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