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WORKFLOW E AUTOMAO DE TAREFAS DE ESCRITRIO

Fabiano Nascimento de Carvalho
Recife, PE fcarvalho@unibratec.com.br

RESUMO A necessidade de uma maior eficincia nos processos empresariais tem mudado a opinio de muitos profissionais e estudantes acerca das ferramentas de produtividade. Comercialmente conhecidos por pacotes Office, estes programas esto deixando de ser encarados como meros utilitrios e vistos como solues na integrao de dados e de processos no mbito do escritrio. Os profissionais que utilizam estas tecnologias podem verificar o ganho significativo de eficincia em suas tarefas, obtendo destaque em suas reas de atuao. Com qualquer pacote disponvel no mercado possvel construir um complexo mecanismo de automao de tarefas de escritrio, baseado na tecnologia Workflow, permitindo a perfeita comunicao entre processos e pessoas neste ambiente.

ABSTRACT The necessity of a larger efficiency in the enterprise processes has changed the opinion of many professionals and students relating to the productivity tools. Commercially known for Office packages, these programs are leaving of be seen as simple utility and visas as solutions in the data and processes integration in the scope of the office. The professionals who use these technologies can verify the significant profit of efficiency in its tasks, getting prominence in its areas of actuation. With any available package in the market its possible to construct a complex office tasks automation mechanism, based in the Workflow technology, allowing a perfect communication between processes and people in this background.

PALAVRAS-CHAVE Workflow, Pacotes Office, Tarefas de Escritrio, Automao.

1.

INTRODUO

No preciso ir longe para perceber mudanas no ambiente empresarial, no que concerne s tarefas bsicas de um escritrio, onde algumas habilidades esto se tornando crticas no processo seletivo e conhecimentos em ferramentas de produtividade,

comercialmente conhecidas por Office, podem fazer a diferena na hora da contratao. Muitos profissionais e estudantes por ignorarem o espectro de possibilidades oferecidas por estes produtos minimizam sua importncia. No entanto, os analistas, tcnicos, gestores e facilitadores que lidam diariamente com estas tecnologias podem constatar o aumento da eficincia em suas tarefas e vm obtendo destaque sobre os demais colaboradores. O fato que de posse de algumas destas ferramentas possvel construir um complexo mecanismo de automao de tarefas de escritrio, baseado na tecnologia Workflow, permitindo a integrao de processos e pessoas neste ambiente. Podemos definir Workflow como um conjunto de ferramentas que possibilita a anlise pro ativa, compresso e automao de atividades e tarefas baseadas na informao1.

2.

TAREFAS DE ESCRITRIO E WORKFLOW

Para ilustrar situaes bastante tpicas, tomemos como exemplo quatro casos corriqueiros em um ambiente empresarial. Para implementar as solues propostas, faremos uso do Microsoft Office, um dos pacotes Office mais conhecidos comercialmente.

2.1. Caso 1: Processo de monitoramento de vendas

Um gerente de vendas precisa, em tempo real, ser informado sobre o desempenho de sua equipe, devendo ser imediatamente avisado toda vez que algum vendedor de seu time atingir sua meta diria. Para desenvolver esta soluo utilizaremos duas ferramentas do Microsoft Office: O Microsoft Access, um gerenciador de banco de dados muito eficiente para

KOULOPOULOS apud CRUZ, 2000, p.75

este cenrio, onde h um volume de registros possvel de se manipular sem comprometer seu desempenho; e o Microsoft Outlook, uma ferramenta de trabalho em grupo que permite o envio e o recebimento de mensagens eletrnicas, entre outras funcionalidades. Com o Access possvel criar um banco de dados com os registros de vendas de cada um dos membros do time de vendas. A partir deste banco de dados ser definido um procedimento onde ao realizar uma venda, seja verificado se o vendedor atingiu sua meta. Se esta condio for atendida, ento ser enviada uma mensagem pelo Outlook para o gerente, atravs de um comando no ambiente de programao do Access. Tambm ao fim de um perodo (dia, semana, ms, etc.), esse banco de dados pode notificar o gerente sobre os membros da equipe no conseguiram atingir a cota mnima de vendas para o perodo.

Vendedor

Banco de Dados

Correio Eletrnico

Gerente

1. Processo de monitoramento do time de Vendas

2.2. Caso 2: Processo de criao de consultas analticas

Outro exemplo prtico parte da necessidade do gerente de vendas acompanhar as vendas de diversos produtos realizadas por sua equipe ao longo do tempo. Para esta anlise necessria a criao de consultas analticas, sendo utilizado para tal o Microsoft Excel, que capaz de gerar estas consultas a partir de um banco de dados do Microsoft Access, ou de outros bancos de dados como o Microsoft SQL Server ou ORACLE, ou ainda a partir da combinao destas fontes de dados.

Vendedor

Gerente

2. Fluxo de informaes entre o time de vendas e o gerente

As consultas analticas, ou OLAP (Online Analytical Processing), permitem a criao de relatrios consolidados que so de grande valia para a gesto empresarial. So

caracterizadas pela definio de um cubo, onde em cada aresta temos a viso de uma dimenso, ou seja, de um aspecto do processo de negcio a ser analisado, tais como tempo, espao, categoria, entre outros. Os dados so calculados dinamicamente, de acordo com a disposio das dimenses no cubo. O Excel disponibiliza recursos para a vinculao da fonte de dados s planilhas, de modo que os dados possam estar sempre sincronizados. A partir destes dados podem tambm ser definidos grficos analticos no suporte tomada de deciso.

Produto

Cubo OLAP Cidade Tempo Grficos

Relatrios

3. Processo de criao de consultas analticas

2.3. Caso 3: Processo de aprovao de compras

Um outro caso seria o processo de aprovao de compras para o departamento. A partir do Microsoft Word, criaremos um formulrio para entrada de dados de um pedido de compra. Este formulrio ir buscar os dados dos itens a serem comprados em um banco de dados Access, alimentado previamente com valores pesquisados no mercado. Ao preencher o formulrio ser criada automaticamente uma nota de pedido para o fornecedor, caso o total da compra no exceda a cota permitida para o usurio. Este programa ir verificar o total da compra e consultar o banco de dados se o usurio possui permisso para autorizar a referida compra. Caso o valor total exceda sua cota, ser encaminhada uma mensagem pelo Microsoft Outlook para o Gerente do setor requerendo a autorizao, em um e-mail com botes de votao2 no cabealho da mensagem. Caso a resposta seja negativa, o sistema rejeitar a compra. Caso contrrio, o documento com o pedido de compras ser gerado normalmente e em seguida, encaminhado para o fornecedor por e-mail. Em ambos os casos o usurio ser comunicado do resultado do pedido atravs de mensagem pelo correio eletrnico.
Botes personalizveis que podem ser inseridos no cabealho de uma mensagem no Microsoft Outlook e apresentam respostas para confirmao, negao, entre outras. Utilizado em comunicados de reunies e aprovaes de processos.
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Aprova

Vendedor

Formulrio

Banco de Dados

Correio Eletrnico

Gerente

Fornecedor

Nota de Pedido 4. Processo de aprovao de compras

Reprova

2.4. Caso 4: Gerenciador Eletrnico de Documentos (GED)

Um ltimo exemplo um sistema gerenciador eletrnico de documentos, que permita a gesto de documentos em um ambiente de rede, supervisionado por um administrador, que pode aceitar ou rejeitar as operaes sobre estes documentos. A partir de qualquer uma das ferramentas do Microsoft Office pode-se construir um formulrio que apresente um menu com as opes Adicionar, Substituir, Eliminar e Consultar sobre os documentos de um departamento, armazenados em uma pasta pblica na rede. Caso seja escolhida a opo Adicionar, o usurio deve determinar o tipo de documento que deseja incluir (documento texto, planilha eletrnica, apresentao ou banco de dados) e indicar onde est este arquivo. Em seguida, o pedido deve ser submetido aprovao do administrador do sistema, que ser notificado por e-mail, sendo anexado o arquivo requerido, e exibido os botes de votao no cabealho da mensagem, solicitando a aceitao ou no do pedido de incluso. Se aprovado, o documento ser salvo na pasta da rede. Se no for aceito, o documento ser desprezado. Caso tenha sido escolhido Substituir, o usurio dever selecionar o documento a ser substitudo, bem como dever indicar o documento novo que o substituir. O documento selecionado ficar indisponvel (oculto) para os outros usurios enquanto submetido aprovao do administrador do sistema, que ser notificado por e-mail, sendo anexado o documento novo e exibido no cabealho da mensagem os botes de votao. Se for aprovado,

o novo documento substituir o original, ficando novamente disponvel. Se no for aceito, o novo documento ser desprezado e o original voltar a ficar disponvel. Caso tenha sido escolhido Eliminar, o documento selecionado ficar indisponvel (oculto) para os outros usurios e ser submetido aprovao do administrador. Se for aprovado, o documento ser eliminado definitivamente. Se no for aceito, o documento estar novamente disponvel. Em todos os casos acima o usurio que fez o pedido de adio, substituio ou excluso tambm ser notificado do resultado do pedido por e-mail. Caso tenha sido escolhida uma Consulta, o documento selecionado ser aberto como somente-leitura, sem a necessidade de aprovao neste caso.

Aprova Usurio A Adicionar

Substituir Usurio B

Correio Eletrnico

Administrador

Eliminar Reprova

Usurio C

Consultar

Ao sobre documento 5. Sistema Gerenciador Eletrnico de Documentos

Para desenvolver esta soluo deve ser utilizado o Microsoft Outlook para enviar os e-mails de notificao, bem como qualquer um dos programas deste pacote Office, para criar o formulrio com o menu deste aplicativo, assim como para editar os documentos a serem publicados. O Microsoft Access pode ser utilizado tambm para a criao de um banco de dados com informaes sobre as operaes realizadas para auditorias futuras. Estes exemplos so possveis graas integrao entre os produtos deste pacote, como parte da tecnologia Workflow desenvolvida com o propsito de aumentar a produtividade dos processos de trabalho.

3. AUTOMAO DE DOCUMENTOS

Alm da integrao entre seus produtos, como possvel perceber nos casos exibidos, cada pacote Office permite que sejam feitas automaes nas suas tarefas, realizadas atravs de um ambiente e de uma linguagem de programao especfica. Estas automaes so conhecidas por macros, que ficam armazenadas em mdulos dentro de cada documento, em forma de procedimentos estruturados. Estes procedimentos podem ser acionados atravs de botes personalizados na barra de ferramentas, teclas de atalho, ou formulrios criados no ambiente de programao existente em cada programa do pacote.

6. Ambiente de programao VBA

No caso do Microsoft Office a linguagem utilizada o VBA (Visual Basic for Applications), linguagem de alto nvel, orientada a eventos, capaz de realizar atravs de comandos estruturados todas as tarefas pertinentes s suas ferramentas, tornando possvel acessar e manipular objetos em documentos texto, planilhas eletrnicas, bancos de dados, apresentaes, e-mails, entre outros documentos. Por exemplo, usando o cdigo VBA no Access possvel editar um documento no Word ou uma planilha no Excel. A integrao entre

8 os documentos do Microsoft Office nos permite enviar comandos entre estes programas3, permitindo automatizar e aperfeioar o fluxo de processos em um escritrio. No somente o Microsoft Office apresenta-se como uma soluo eficiente. O Open Office, um pacote gratuito4, tambm traz caractersticas semelhantes, como a criao de macros atravs de um ambiente de desenvolvimento prprio, de maneira que pode ser utilizado como soluo alternativa de baixo custo para implementar as solues propostas. Assim, os programas Word, Excel e Access do Microsoft Office podem ser substitudos pelos produtos Writer, Calc e Base do Open Office.

Word

Writter

Excel

Calc

Access

Base

7 Equivalncia entre alguns programas do Microsoft Office e do Open Office

O Open Office tem uma vantagem sobre o Microsoft Office por permitir o uso de mais de uma linguagem de macro, entre as quais podemos destacar o BASIC, linguagem de programao estruturada e o JAVASCRIPT, variante do JAVA, linguagem orientada a objetos muito difundida. Existe tambm um ambiente de programao especfico para cada linguagem.

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CALLAHAN, 1998, p. 322 Pode ser encontrado para download gratuito em www.openoffice.org

8 Exemplo de programa BASIC no Open Office

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CONSIDERAES FINAIS

Apesar das vrias possibilidades vistas o Microsoft Office apresenta-se mais eficiente (menos sujeito a erros) com relao integrao entre os seus programas. Alm disso, o Microsoft Outlook (programa de correio eletrnico) no possui um similar no Open Office, obrigando o desenvolvedor a mesclar programas de pacotes diferentes, ou ainda, a utilizao de um programa de correio eletrnico separado do pacote Office, aumentando o grau de complexidade da soluo. natural que as solues propostas estejam sujeitas s limitaes pertinentes a cada produto Office. Por exemplo, no caso do Microsoft Office, existem limites de armazenamento em banco de dados que podem comprometer o desempenho da soluo, conforme enfatizamos anteriormente, de maneira que no recomendado que o banco Access exceda os 100 MB de espao em disco. Outra limitao do Microsoft Office est ligada segurana da soluo. Os documentos e suas respectivas macros e dados devem estar protegidos por senha e armazenados em locais com acesso restrito. Estas restries devem ser impostas pelo sistema operacional uma vez que a maioria dos programas do Microsoft Office no oferece restrio de acesso por login e senha (exceto o MS Access), podendo ser manipulado por terceiros. O mesmo ocorre com o Open Office e o Star Office. Vale ainda salientar que independente da plataforma escolhida essencial que os usurios adquiram habilidade para lidar com as macros que sero criadas. Quanto aos desenvolvedores da soluo ser importante uma formao complementar na linguagem de programao do pacote Office a ser utilizado. Tanto para o Office da Microsoft quanto para o Open Office possvel encontrar literatura abrangente e cursos de formao no mercado voltados para suas linguagens de macro. Este tipo de investimento, conforme mencionamos anteriormente, assegura um diferencial competitivo para o profissional moderno que quer sobreviver num mercado cada vez mais exigente. Finalmente, a fim de aumentar ainda mais a eficincia dos processos acima, recomendamos a aplicao de um sistema de Workgroup robusto, como o Microsoft Exchange, Lotus Notes, Daemon Mail, ou outro que oferea a possibilidade de gerenciar domnios, contas

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de correio, grupos e listas de discusso, bem como o NetMeeting, um programa para realizao de conferncias que traz tambm recursos avanados como a edio compartilhada de documentos, permitindo que vrios usurios possam editar um mesmo documento em conjunto em tempo real.

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REFERNCIAS

1. CALLAHAN, Evan, 1998. Microsoft Access/Visual Basic passo a passo. Makron Books, So Paulo. 2. CRUZ, Tadeu, 2000. Workflow A tecnologia que vai revolucionar processos. Atlas, So Paulo. 3. OPEN OFFICE. Disponvel em http://www.openoffice.com. Acesso em 29/05/2006.