Introduo Informtica

Estudo dirigido de frmulas para Planilhas de Clculo

Jos Lus Carneiro

Introduo
Este exerccio trata do desenvolvimento de uma planilha para o clculo de acrscimos e descontos uma folha de pagamento simplificada. Seu objetivo demonstrar o uso prtico de algumas frmulas bsicas de planilhas de clculos. Cabe observar que as regras para dedues e acrscimos seguem as determinaes do Governo Federal mas apresentam algumas simplificaes de cunho didtico. Por exemplo: a regra de dependncia para clculo do Salrio-famlia difere da regra de dependncia para clculo do Imposto de Renda, entretanto, para simplificar, neste exerccio foram considerados que todos os dependentes seguem a mesma regra.

O problema
Em uma determinada empresa sem a folha de pagamento informatizada, tornou-se necessria uma ferramenta que facilitasse o clculo dos acrscimos e descontos no salrio dos funcionrios. Os acrscimos possveis so:

Horas-extras simples acrscimo de 70% sobre o valor da hora trabalhada do funcionrio; Horas-extras especiais acrscimo de 100% sobre o valor da hora trabalhada do funcionrio; Salrio-famlia os funcionrios tm direito a um adicional por dependente baseado em sua renda bruta mensal: Salrio-base (em R$) Adicional por dependente (em R$) At 449,93 De 449,94 at 676,27 23,08 16,26

Os descontos possveis so:

INSS: Renda bruta mensal (em R$) At R$ 868,29 De R$ 868,30 a R$ 1.040,00 De R$ 1.040,01 a R$ 1.447,14 A partir de R$ 1.447,15 Desconto mximo de R$ 318,37.

Alquota (%) 7,65 8,65 9,00 11,00

IRRF: Base de clculo mensal (em R$) At 1.313,69 De 1.313,70 at 2.625,12 A partir de 2.625,13 Deduo por dependente: R$ 132,05.

Alquota (%) 15,0 27,5

Deduo (em R$) 197,05 525,19

As colunas
A planilha seguir o modelo abaixo: A 1 2 3
Nome Ubirajara

B
Salrio base 6.500,00

C
Dep. IRRF 2

D
70% 7,0

E
100% 10,0

F
Valor horas extras

G
Salrio bruto

H
INSS

I
Outros descontos

J
IRRF Base

K
Desconto

L
Salrio famlia

M
Salrio lquido

Horas extras

Frmulas para Planilhas de Clculo Estudo dirigido

Soluo
possvel resolver essa planilha usando apenas as funes bsicas no uso de planilhas eletrnicas:

SE(...) MXIMO(...) MNIMO(...)

Valor das horas-extras (clula F3) 1. Calcula-se o valor da hora trabalhada de cada funcionrio, dividindo-se seu Salrio-base pelo nmero de horas no ms (o limite mximo permitido pelo Governo Federal 220 horas por ms):
=B3/220

2. Para obter o valor da hora-extra simples, calcula-se acrscimo de 70% sobre o valor da hora trabalhada:
=B3/220*170%

3. Multiplica-se pelo nmero de horas-extras simples trabalhadas:

=B3/220*170%*D3

4. Faz-se clculo anlogo para as horas-extras especiais (acrscimo de 100%):

=B3/220*170%*D3 + B3/220*200%*E3

Salrio-bruto (clula G3) Somam-se o Salrio-base e as horas-extras:

=B3+F3

INSS (clula H3) O desconto do INSS o produto entre o Salrio-base e a alquota:

=B3 * alquota

A alquota determinada por quatro faixas de valores. Como cada faixa determinada por uma condio, possvel usar a funo SE(...). Uma vez que esta funo tem apenas duas sadas, para obter os quatro resultados possveis, sero necessrias trs funes SE(...) aninhadas: 1. Primeira faixa caso o Salrio-base seja menor ou igual a R$ 868,29, a alquota ser de 7,65%:
SE(B3<=868,29;7,65%;

2. Segunda faixa o Salrio-base que no se enquadrar na condio anterior deve ser testados. Inclui-se, ento, uma nova funo SE(...): caso o salrio-base seja menor ou igual a R$ 1.040,00, a alquota ser de 8,65%:
SE(B3<=868,29;7,65%;SE(B3<=1040;8,65%;

3. Terceira faixa o Salrio-base que no se enquadrar na condio anterior deve ser testados. Inclui-se, ento, uma nova funo SE(...): caso o Salrio-base seja menor ou igual a R$ 1.447,14, a alquota ser de 9%:
SE(B3<=868,29;7,65%;SE(B3<=1040;8,65%;SE(B3<=1447,14;9%;

4. Quarta-faixa o Salrio-base que no se enquadrar na condio anterior ter alquota de 11%:

SE(B3<=868,29;7,65%;SE(B3<=1040;8,65%;SE(B3<=1447,14;9%;11%)))

At o momento, a frmula desta clula :

=B3*SE(B3<=868,29;7,65%;SE(B3<=1040;8,65%;SE(B3<=1447,14;9%;11%)))

Frmulas para Planilhas de Clculo Estudo dirigido

Entranto, segundo as regras do Governo Federal, o desconto mximo permitido R$ 318,87. Assim, ser necessrio acrescentar a funo MNIMO(...), que retornar o menor de dois valores o limite (318,87) ou o valor calculado:
=MNIMO(B3*SE(B3<=868,29;7,65%;SE(B3<=1040;8,65%;SE(B3<=1447,14;9%;11%))); 318,37)

Outros descontos (clula I3) Esta clula ser preenchida com outros descontos que o funcionrio possa sofrer (penso alimentcia, adiantamentos, etc.). IRRF Base de clculo (clula J3) A base de clculo do IRRF ser o Salrio-bruto menos o desconto do INSS, os Outros descontos e a deduo por dependente permitida pelo Governo Federal (R$ 132,05) multiplicada pelo nmero de dependentes:
=G3-H3-I3-(132,05*C3)

Entretanto, para evitar que funcionrios com salrio muitos dependentes fiquem com base de clculo negativa, ser necessrio acrescentar a funo MXIMO(...), que retornar o maior de dois valores o desconto ou zero:
=MXIMO(G3-H3-I3-(132,05*C3); 0)

IRRF Desconto (clula K3) O desconto do IRRF o produto entre a base de clculo e a alquota menos o desconto-padro dado pelo Governo Federal:
=J3 * alquota - desconto-padro

A alquota determinada por trs faixas de valores. Como cada faixa determinada por uma condio, possvel usar a funo SE(...). Uma vez que esta funo tem apenas duas sadas, para obter os trs resultados possveis, sero necessrias duas funes SE(...) aninhadas: 1. Primeira faixa caso a base de clculo seja menor ou igual a R$ 1.313,69, a alquota ser de 0% (contribuinte isento):
SE(J3<=1313,69;0%;

2. Segunda faixa a base de clculo que no se enquadrar na condio anterior deve ser testada. Inclui-se, ento, uma nova funo SE(...): caso a base de clculo seja menor ou igual a R$ 2.625,12, a alquota ser de 15%:
SE(J3<=1313,69;0%;SE(J3<=2625,12;15%;

3. Terceira faixa a base de clculo que no se enquadrar na condio anterior ter alquota de 27,5%:
SE(J3<=1313,69;0%;SE(J3<=2625,12;15%;27,5%))

At o momento, a frmula desta clula :

=J3*SE(J3<=1313,69;0%;SE(J3<=2625,12;15%;27,5%))

necessrio fazer testes semelhantes para determinar o desconto-padro a ser aplicado: 1. Primeira faixa caso a base de clculo seja menor ou igual a R$ 1.313,69, o desconto-padro ser zero (contribuinte isento):
SE(J3<=1313,69;0;

2. Segunda faixa a base de clculo que no se enquadrar na condio anterior deve ser testada. Inclui-se, ento, uma nova funo SE(...): caso a base de clculo seja menor ou igual a R$ 2.625,12, o desconto-padro ser de R$ 197,05:

Frmulas para Planilhas de Clculo Estudo dirigido

SE(J3<=1313,69;0;SE(J3<=2625,12;197,05;

4. Terceira faixa a base de clculo que no se enquadrar na condio anterior ter desconto-padro de R$ 525,19:
SE(J3<=1313,69;0;SE(J3<=2625,12;197,05;525,19))

Assim, a frmula desta clula passa a ser:

=J3*SE(J3<=1313,69;0%;SE(J3<=2625,12;15%;27,5%))SE(J3<=1313,69;0;SE(J3<=2625,12;197,05;525,19))

Salrio-famlia (clula L3) O Salrio-famlia o produto entre o nmero de dependentes e o adicional por dependente determinado pelo Governo Federal:
=C3 * adicional por dependente

O adicional por dependente calculado com base no Salrio-base do funcionrio, classificado em duas faixas. Como cada faixa determinada por uma condio, possvel usar a funo SE(...). Uma vez que esta funo tem apenas duas sadas, para obter os trs resultados possveis, sero necessrias duas funes SE(...) aninhadas: 1. Primeira faixa caso o Salrio-base seja menor ou igual a R$ 449,93, o adicional por dependente ser de R$ 23,08:
=SE(B3<=449,93;23,08;

2. Segunda faixa o Salrio-base que no se enquadrar na condio anterior deve ser testado. Incluise, ento, uma nova funo SE(...): caso o Salrio-base seja menor ou igual a R$ 676,27, o adicional por dependente ser de R$ 16,26:
=SE(B3<=449,93;23,08;SE(B3<=676,27;16,26;

3. Terceira faixa o Salrio-base que no se enquadrar na condio anterior ter adicional por dependente de zero (sem direito a Salrio-famlia):
=SE(B3<=449,93;23,08;SE(B3<=676,27;16,26;0))

Assim, a frmula para esta clula ser:

=C3*SE(B3<=449,93;23,08;SE(B3<=676,27;16,26;0))

Salrio lquido (clula M3) Ser igual ao Salrio-bruto menos o desconto do INSS, os Outros descontos e o IRRF e acrescido do Salrio-famlia:
=G3-H3-I3-K3+L3

Soluo alternativa
possvel, mais prtico e mais previdente substituir a funo SE(...) pela funo PROCV(...) permitindo que a planilha de clculo procure automaticamente, em tabelas auxiliares (representaes das tabelas de INSS, IRRF e Salrio-famlia apresentadas anteriormente), faixas correspondentes a valores como Salrio-bruto, Salrio-base e base de clculo, retornando as alquotas, descontos e adicionais adequados. A funo PROCV(...) A funo PROCV(...) procura por um valor num intervalo de clulas (uma matriz). Uma vez encontrada a linha com a faixa de valores correpondente, uma das suas clulas (indicada por um ndice) retornada. Seu funcionamento similar a procurar por um valor numa tabela usando uma coluna como ndice de pesquisa e as demais como dados desejados. Sua sintaxe : 5

Frmulas para Planilhas de Clculo Estudo dirigido

=PROCV(Critrio de pesquisa;Matriz;ndice;Ordem de classificao) Onde: Critrio de pesquisa o valor procurado na primeira coluna da matriz. Matriz o intervalo que contm os dados pesquisados, deve abranger pelo menos duas colunas. ndice o nmero da coluna da matriz que contm o valor a ser retornado (a primeira coluna corresponde ao ndice 1). Ordem de classificao um parmetro opcional que indica se a primeira coluna do vetor deve ser classificada em ordem crescente. Insira o valor Booleano FALSO se no desejar que a primeira coluna seja classificada em ordem crescente. As colunas classificadas podem ser pesquisadas mais rapidamente e a funo as considerar como uma faixa de valores, retornando sempre um valor (mesmo que o valor pesquisado no possua um correspondente exato). Folhas de clculo auxiliares Os programas de planilha de clculo mais modernos permitem diversas "folhas de clculo" num mesmo arquivo de planilha de clculo. As folhas de clculo podem ser observadas no parte inferior da planilha:

Portanto, por razes de organizao, as tabelas auxiliares sero criadas numa folha auxiliar, devidamente renomeada (usando o boto da direita do mouse) para "Tabelas". A folha Tabelas seguir o modelo abaixo: A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
I N S S

B
Renda bruta mensal 0,00 868,30 1.040,01 1.447,15 Desconto mximo

C
Alquota 7,65% 8,65% 9,00% 11,00% 318,37

I R R F

Base de clculo Alquota 0,00 0,0% 1.313,70 15,0% 2.625,13 27,5% Deduo por dependente Salrio-base 0,00 449,94 676,28 Adicional 23,08 16,26 0,00

Deduo-padro 0,00 197,05 525,19 132,05

F a m l i a

As frmulas afetadas De posse destas novas ferramentas (folhas de clculo auxiliares e funo PROCV(...)), verifica-se que as alteraes, na folha de clculo principal, sero nas clulas INSS (clula H3) , IRRF Base de clculo (clula J3), IRRF Desconto (clula K3) e Salrio-famlia (clula L3).

Frmulas para Planilhas de Clculo Estudo dirigido

INSS (clula H3) O desconto do INSS o produto entre o Salrio-base e a alquota:

=B3 * alquota

A alquota determinada por quatro faixas de valores. Ser usada a funo PROCV(...) sobre a tabela auxiliar contendo os dados do INSS. A tabela correspondente ao INSS est localizada na folha de clculo Tabelas, da clula B2 at a clula C5. A nomenclatura para essas coordenadas : Tabelas.B2:C5 Como essas coordenadas sero as mesmas para todas as referncias a essa tabela, deve-se usar Referncias Absolutas. Portanto as coordenadas devero ser escritas como: Tabelas.$B$2:$C$5 Assim, a frmula para essa clula, at o momento :
=B3*PROCV(B3;Tabelas.$B$2:$C$5;2)

Entranto, segundo as regras do Governo Federal, o desconto mximo permitido R$ 318,87. Assim, ser necessrio acrescentar a funo MNIMO(...), que retornar o menor de dois valores o limite (localizado em Tabelas.C6 observar a referncia absoluta) ou o valor calculado:
=MNIMO(B3*PROCV(B3;Tabelas.$B$2:$C$5;2);Tabelas.$C$6)

IRRF Base de clculo (clula J3) A base de clculo do IRRF ser o Salrio-bruto menos o desconto do INSS, os Outros descontos e a deduo por dependente permitida pelo Governo Federal (localizada em Tabelas.D12, novamente com referncia absoluta) multiplicada pelo nmero de dependentes:
=MXIMO(G3-H3-I3-(Tabelas.$D$12*C3);0)

IRRF Desconto (clula K3) O desconto do IRRF o produto entre a base de clculo e a alquota menos o desconto-padro dado pelo Governo Federal:
=J3 * alquota - desconto-padro

A alquota determinada por trs faixas de valores. Ser usada a funo PROCV(...) sobre a tabela auxiliar contendo os dados do IRRF (localizada em Tabelas.B9:D11 no esquecendo o uso de referncias absolutas):
PROCV(J3;Tabelas.$B$9:$D$11;2)

O desconto-padro determinado de forma anloga, mudando apenas o ndice da coluna retornada que passa a ser 3:
PROCV(J3;Tabelas.$B$9:$D$11;3)

Portanto, a nova frmula para o clculo do desconto do IRRF ser:

=J3*PROCV(J3;Tabelas.$B$9:$D$11;2)-PROCV(J3;Tabelas.$B$9:$D$11;3)

Salrio-famlia (clula L3) O Salrio-famlia o produto entre o nmero de dependentes e o adicional por dependente determinado pelo Governo Federal:
=C3 * adicional por dependente

O adicional por dependente calculado com base no Salrio-base do funcionrio, classificado em duas faixas. Ser usada a funo PROCV(...) sobre a tabela auxiliar contendo os dados do Salrio-famlia (localizada em Tabelas.B15:C17 sempre usando referncias absolutas): Frmulas para Planilhas de Clculo Estudo dirigido 7

PROCV(B3;Tabelas.$B$15:$C$17;2)

Substituindo na frmula geral, tem-se:

=C3 * PROCV(B3;Tabelas.$B$15:$C$17;2)

Concluso
Como pde-se observar, o uso da funo PROCV(...) simplificou bastante as frmulas usadas. Esse mtodo tambm concentrou as alteraes numa folha de clculo auxiliar, permitindo a atualizao da planilha sem alterao nas frmulas, em caso de mudanas da legislao. H diversas maneiras de resolver um problema usando planilhas de clculo. Desde o uso de funes bsicas, at o uso de funes mais rebuscadas que permitam uma ferramenta mais verstil e com frmulas mais fceis de entender e manter. O objetivo deste exerccio no foi esgotar todos as variaes possveis das funes usadas, mas apenas apresentar aos alunos uma aplicao prtica das funes apresentadas. importante lembrar, porm, que esta planilha tem algumas simplificaes adotadas por questes de simplificao didtica. Diversas outras melhorias podem ser implementadas neste exemplo, gerando ferramentas cada vez mais completas para a confeco de folhas de pagamento. Uma sugesto seria a contagem de horas extras ao informarem-se os horrios de entrada e sada...

Referncias bibliogrficas
CARNEIRO, Jos Lus. Introduo s frmulas para Planilhas de Clculo. Disponvel em <http://www.jlcarneiro.com/wp-content/uploads/File/fssa_inf/formulas.doc>. Acesso em: maio 2007.

Frmulas para Planilhas de Clculo Estudo dirigido