Guia rpido de Administrao do Sistema

SPED (EB) SIGADAer (FAB) 1. Objetivo. a. Fornecer um guia rpido de administrao das Contas e Usurios do sistema. 2. Procedimentos para utilizao do sistema. Para a utilizao do sistema, este guia parte do princpio que a aplicao foi instalada corretamente. importante que a sequncia a seguir seja executada na ordem em que aparece, a fim de facilitar os trabalhos de administrao, por parte da equipe de suporte da OM. a. Planejamento do Workflow o primeiro e mais importante passo para a correta utilizao do sistema! Consiste em planejar, em papel, como ser o fluxo documental entre as diversas sees da OM. Quanto mais apurado for esse planejamento, mais perfeito ser o fluxo documental da OM e menos retrabalho de cadastro de usurios nas sees haver. Normalmente, um bom ponto de partida para essa atividade o Organograma da OM. Contudo, embora ele consolide a grande maioria das informaes necessrias, importante ressaltar que, durante o processo de planejamento, alguns ajustes sero necessrios. Vale ressaltar que, atualmente, existem trs tipos de contas (funes de usurio) no sistema: 1) Administrador o usurio responsvel por funcionalidades bem especficas do sistema, como: a) cadastrar/editar/desativar/reativar novas Pessoas (usurios) e Contas (funes); b) alterar a senha de qualquer Pessoa; c) arquivar documentos antigos, retirando-os da base de dados do SPED e gravando-os em CD-ROM ou FITA DAT; d) configurar os parmetros da aplicao; e e) demais tarefas administrativas. 2) Protocolista o usurio que inicia o processo de cadastro de documentos externos no sistema. Dentre suas funes, podemos citar: a) protocolar documentos; b) importar documentos - inserir os documentos que foram expedidos para a sua OM e que chegaram via correio eletrnico; c) operar o livro de protocolo; e d) outras funes de protocolo geral da OM. necessrio esclarecer que, com o uso do sistema, DESAPARECE a figura do(s) protocolista(s) de seo(es), permanecendo apenas a do(s) protocolista(s) geral(is) da OM. 3) Convencional So a grande maioria dos usurios do sistema. Suas principais funes so:

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pesquisar os documentos, dos quais participou do fluxo documental; visualizar os detalhes do documento; redigir novos documentos; encaminhar/despachar documentos, quando possuir permisso para tal; aprovar (assinar e protocolar) documentos, quando possuir permisso para tal; f) resolver providncias em relao a despachos; g) arquivar um documento, quando possuir permisso para tal; h) realizar anotaes em documentos; e i) outras operaes referentes ao trmite documental. 4) Algumas sugestes: a) Informe aos responsveis por planejar o workflow sobre os tipos de contas do sistema (Administrador, Protocolista e Convencional) e suas respectivas funcionalidades. b) Inicie o planejamento do tipo down-top (de baixo para cima), ou seja, os chefes de subsees planejam: i. Quem dever ter acesso ao sistema. ii. Quais contas (funes) devero existir para a subseo (inclusive a nomenclatura de cada conta). iii. Que militares devero possuir mais de uma conta no sistema e quais sero essas contas. iv. Outros fatores julgados pertinentes, de acordo com as particularidades da OM. c) Cada chefe de seo rene esse planejamento das subsees e o consolida no planejamento da seo, realizando, se for o caso, as correes necessrias. Algumas observaes: i. Os integrantes de uma subseo j trocam, por padro, documentos entre si. ii. Os chefes (em cada nvel) devem verificar os erros e inconsistncias, aproveitando a ocasio para efetuar as correes necessrias. iii. Os chefes (em cada nvel) devem levantar os militares que precisam trocar documentos entre si, mas no pertenam mesma seo. Ex.: os chefes de subsees de uma determinada seo, normalmente, precisam trocar documentos entre si. Embora pertena, mesma Seo, esto em Subsees diferentes. d) Por fim, os Chefes de Seo renem-se com o Estado-Maior e realizam a consolidao dos dados, exemplo do que foi feito nos subitens acima. Essas etapas so demoradas. importante entender que quanto mais minucioso for esse planejamento, melhor ser a implantao!
Planejamento da Subseo Estado-Maior

a) b) c) d) e)

Planejamento Consolidado da Seo

Seo

Subseo

1 Sgt Joo Aux_01 2 Sgt Paulo Sv_Ger Cb Emanuel - Digitador

Subseo Planejamento da Subseo

2 Ten Aroldo Almox 2 Sgt Dias Aux_Almox

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b. Cadastro das Contas e Pessoas Algumas definies: 1) Contas a) So as funes de cada usurio (pessoa) no sistema. b) Uma conta s pode estar associada a um nico usurio, por vez. 2) Pessoas a) So os usurios do sistema. b) Uma pessoa pode ter mais de uma conta no sistema. c) Um usurio (pessoa) sem uma conta no sistema no pode redigir documentos. No h uma regra sobre iniciar o cadastro primeiro pelas contas ou pelas pessoas. O que recomendamos que, iniciado um tipo de cadastro, conclua-o e depois passe ao outro. Com isso, se a opo for cadastrar todas as contas e depois as pessoas, proceda ao cadastro das contas at a ltima e, s a partir da, cadastre as pessoas. Isso vai facilitar o trabalho. 3) Sugestes: a) Para agilizar o cadastro, lance mo de mais de um usurio administrador. b) Imprima os dados a serem cadastrados e confira atentamente, aps cadastrar. 4) Procedimentos para cadastro de Pessoas: a) Clique no menu Cadastro => Pessoas e no boto Nova Pessoa (veja passos 1, 2 e 3 da figura a seguir:

b) Preencha os dados relativos pessoa a ser criada, dando especial ateno aos seguintes detalhes: i. Login Procure usar o nome de guerra, combinao de nomes da pessoa. Evite logins que usem o posto/graduao (tipo sgt_fulano ou maj_joao). Lembre-se: militares sofrem promoes! ii. Senha Por padro, a senha igual ao login. Logo, se voc cadastrar o usurio claudiolobo, a senha ser claudiolobo, por padro. Voc pode mudar cada senha, se quiser. iii. Imagem da Assinatura Manuscrita Se for cadastrar a imagem da assinatura da pessoa (ISSO NO A ASSINATURA DIGITAL!!!), cadastre apenas o DESENHO da assinatura! No coloque outros dados na imagem da assinatura, como Posto/Graduao, Funo, etc. O sistema se encarrega disso. iv. Nas Permisses Gerais (que englobam Permisses de Execuo no Sistema e Permisses de Visualizao no Sistema), voc deve ter em mente que est permitindo (se marcar) ou negando (se deixar
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desmarcado) permisses que afetam TODO o sistema, para aquele usurio. Planeje, pense e teste! v. As Permisses Especficas (que englobam Documentos que o usurio pode aprovar separadamente e Documentos que o usurio pode arquivar separadamente), servem para permitir que determinados usurios tenham permisses sobre documentos de forma diferenciada. Ex.: Supondo que o usurio joao no tenha permisso (Geral) de protocolar documentos, mas a seo a que ele pertence precisa que aquele militar protocole FAX e MDO. Basta dar a esse usurio a permisso ESPECFICA de protocolar FAX e MDO. 5) Procedimentos para cadastro de Contas: a) Clique no menu Cadastro => Contas e no boto Nova Conta (veja passos 1, 2 e 3 da figura a seguir:

b) Preencha os dados relativos conta a ser criada, dando especial ateno aos seguintes detalhes: i. Funo Essa ser a descrio (texto) que ir aparecer no campo Do ou Ao Sr dos documentos. Logo, preencha-a da maneira mais correta possvel. ii. Cor Serve para identificar, visualmente, as abas, para quem possui mais de uma conta. iii. Perfil Aqui, voc seleciona o perfil que aquela conta ter (Administrador, Convencional ou Protocolista) c. Associar Pessoas a Contas. Nesta fase feita a ligao das Pessoas (usurios) s Contas (funes) no sistema. importante ressaltar que uma pessoa criada no sistema s pode editar documentos quando est associada a uma conta e a uma seo (tambm). Para associar uma pessoa a uma conta, basta seguir a numerao dos passos mostrados na figura a seguir, clicando nos itens marcados nos retngulos.

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d. Cadastrar o Workflow propriamente dito. nessa fase que, aps cadastradas as Pessoas e Contas e de posse do planejamento do workflow, que voc deve cadastrar o workflow propriamente dito. Para isso, voc deve ir, como administrador, no menu Cadastro => Seo (Ateno! No Cadastro => Workflow!) e clicar no boto Adicionar Seo.

Preencha os dados referentes Seo a ser criada, escolhendo: 1) A seo pai a qual ela est subordinada (por exemplo, uma subseo estar subordinada sua respectiva seo) ou no. 2) A abreviatura da Seo, que ser usada nos documentos. 3) A descrio da Seo. 4) Os usurios integrantes daquela seo. Os usurios de uma seo, por padro, trocam documentos entre si automaticamente. 5) O tipo de numerao: a) Prpria Quando a numerao de uma seo independe de outra. b) Dependente Quando sua numerao depende da numerao de uma seo a que est subordinada. Repita esse processo para todas as sees/subsees a serem criadas.

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