Estruturas e Processos

Organizacionais
Fluxogramas

Desenvolvimento do material
Danielle Stelzer
1ª Edição
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Sumário
Fluxogramas
Para Início de Conversa... ................................................................................ 3
Objetivos .......................................................................................................... 3
1. Mapeamento de Processo ......................................................................... 4
2. Fluxogramas .................................................................................................. 4
3. Vantagens na Utilização de Fluxogramas ............................................. 4
4. Visão Geral da Elaboração de Fluxogramas ......................................... 5
5. Diagrama de Blocos ...................................................................................... 6
6. Diagrama de Blocos para Atividade e Informação ............................. 6
7. Fluxograma Padrão ANSI ............................................................................ 7
8. Fluxograma Funcional ................................................................................ 9
9. Fluxograma Geográfico ............................................................................... 10
Referências .......................................................................................................... 11
Para Início de Conversa...
Com o passar do tempo, as empresas passaram a buscar alternativas
mais ágeis para a apresentação dos seus processos. Pensando na
racionalização e na substituição de relatórios expressos e palavras,
surgiram os fluxogramas, apresentando de maneira esquemática todas
as fases de um evento (CURY, 2012).
Objetivos
▪ Padronizar a representação de processos administrativos;
▪ Representar graficamente os processos operacionais;
▪ Utilizar os fluxogramas para identificar atividades críticas no processo.

Os fluxogramas podem ser definidos como a representação gráfica de

determinado percurso ou caminho percorrido por certo elemento (por
exemplo, um documento), através das unidades organizacionais. Sua
utilização individual nos processos é fundamental para a simplificação e
racionalização do trabalho, permitindo a compreensão e otimização dos
processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização.

Estruturas e Processos Organizacionais 3

1. Mapeamento de Processo
Toda organização é um sistema, ou seja, funciona como um conjunto
de processos. A identificação e o mapeamento desses processos
permitem um planejamento adequado das atividades, a definição de
responsabilidades e o uso adequado dos recursos disponíveis.
O mapeamento das atividades de uma organização é complexo. É
instável, pois os processos são “vivos”, constantemente adaptados ao
ambiente que estão inseridos. É, pelo menos em um primeiro momento,
desorganizado em muitas de suas etapas.
2. Fluxogramas
De acordo com Carreira (2009), fluxograma é um instrumento de
trabalho utilizado pelo administrador para representar graficamente
os processos operacionais de uma empresa, visando à racionalização. É
uma das técnicas de mapeamento de processos. Podemos entendê-lo, na
prática, como a documentação dos passos necessários para a execução
de um processo qualquer. É uma das sete ferramentas da qualidade,
muito utilizada em fábricas e indústrias para a organização de produtos
e processos.

Mapear os processos de uma organização é muito mais do que um

simples retrato da lógica de entradas e saídas entre pessoas, cargos, 3. Vantagens na Utilização de
departamentos, gerências ou áreas.
Fluxogramas
É um exercício de reflexão e debates cujo objetivo é retratar fielmente,
O método do fluxograma facilita a
através de fluxogramas ou qualquer outra ferramenta visual existente,
análise de dados, informações e
como ocorrem os trâmites internos, quais são os seus pontos fracos,
sistemas completos em virtude de seu
onde estão as incongruências pontuais, como ocorrem os fluxos de
alto grau de detalhamento. Segundo
informações (em meio eletrônico e físico), quais são as responsabilidades
Cury (2012) as principais vantagens
por cada etapa, e, principalmente, quais são as entregas efetivas que
encontradas na utilização desse
constituem os produtos dos clientes internos das organizações.
instrumento podem ser citadas
abaixo:

Estruturas e Processos Organizacionais 4

 Preparação para o aperfeiçoamento de processos
empresariais (é preciso conhecer para melhorar).
Preparação para o aperfeiçoamento de processos
empresariais (é preciso conhecer para melhorar).
Conhecimento da sequência e encadeamento das
atividades dando uma visão do fluxo do processo.
Documentação do processo para análises futuras,
adequação a normas e certificações e esclarecer
sobre o funcionamento para pessoas
recém-admitidas na organização.
Fortalecimento do trabalho em equipe quando o
desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a
participação de todos os envolvidos.
Figura 1:Vantagens na Utilização de Fluxogramas. Fonte: Elaborado pelo autor.
Estruturas e Processos Organizacionais
4. Visão Geral da Elaboração de Fluxogramas
A elaboração de fluxograma de um processo, até o nível das tarefas
individuais, forma a base da análise e do aperfeiçoamento do processo.
A atribuição de partes do processo a membros específicos da equipe
acelera a execução das tarefas que, de outra forma, demandaria muito
tempo. Toda situação e/ou processo apresentará problemas específicos
de mapeamento. Por exemplo, a documentação disponível raramente
é suficiente para mapear todas as atividades e tarefas, sem falar nas
pessoas que executam essas tarefas. Tenha cuidado com aquilo que
a documentação determina como deve ser feito e como as coisas são
feitas na realidade.
Ao elaborar um fluxograma, é preciso focar no processo exatamente
como ele é, e não em, como ele deveria ser ou como gostariam que fosse.
Somente com um cenário realista é possível na identificação dos pontos
a melhorar
Há muitos tipos diferentes de fluxograma, sendo cada um para cada
aplicação específica. As quatro técnicas mais utilizadas são:
5
 Decide-se fazer Prepara-se a lista Preparar um menu
Fluxograma Convidar pessoas
um churrasco de convidados

Preparar a comida Comprar a comida e

Diagrama de blocos Fazer a comida Preparar o local
para cozinhar os materiais
Fluxograma padrão

Comer a comida Lavar a louça Limpar o local

Fluxograma
funcional Fluxograma 2: Diagrama de Blocos. Fonte: Elaborado pelo autor.

6. Diagrama de Blocos para Atividade e

Fluxograma geográfico
Fluxograma 1: Técnicas. Fonte: Elaborado pelo autor.
5. Diagrama de Blocos
É o mais simples dos fluxogramas, indicando apenas as atividades
realizadas sem diferenciá-las por tipos, como os organogramas. Devem
ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas.
Informação
É muito provável que o processo também disponha de um sistema
de informação, com seu fluxo separado e distinto, superposto sobre
o fluxo de atividades. Esse sistema de comunicações precisa ser
reconhecido, mapeado e entendido como uma parte das operações
do processo. Um organograma é um tipo de diagrama de bloco. Nesse
caso, mostra a estrutura de subordinação, ou seja, como a autoridade, as
responsabilidades e as atividades são delegadas pela organização.

Estruturas e Processos Organizacionais 6

A figura abaixo apresenta um organograma típico. O fluxo da organização
é representado pelas linhas contínuas. O fluxo de comunicações da
maioria das organizações é uma parte essencial, mas complexa da
estrutura da organização.
DEPARTAMENTO
Um bom sistema de comunicação flui para cima, para baixo e para os
lados. Frequentemente, uma linha de fluxo de comunicação possui setas
nas duas extremidades, significando comunicação nos dois sentidos.
Uma comunicação de dois sentidos típica é o caso de uma reunião em
que todos são convidados a dar sua contribuição para a discussão.

7. Fluxograma Padrão ANSI

Um fluxograma padrão ANSI (American National Standard
Depto. A1 Depto. A3 Institute — Instituto Nacional Americano de
Depto. A2
Padrões) fornece uma compreensão
detalhada de um processo, que excede,
e em muito, aquela dada por um
diagrama de blocos (HARRINGTON,
1993).

Na verdade, o diagrama de
blocos é usado como ponto
de partida e um fluxograma
padrão é usado para detalhar
Depto. A4 Depto. A5 Depto. A6 Depto. A7
as atividades dentro de cada
bloco, até o nível desejado do
Figura 2: Fluxo da organização. Fonte: Elaborado pelo autor.

Estruturas e Processos Organizacionais 7

detalhe. Cada tarefa do processo pode ser detalhada até o TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA
ponto em que o fluxograma padrão pode ser usado como parte
Terminal Ponto de início e término do fluxo
do manual de treinamento de um novo funcionário.

A elaboração do fluxograma detalhado só é feita quando Processamento Operações manuais

o processo se aproxima de uma qualidade de padrão
internacional, para assegurar que os aperfeiçoamentos não se Relatórios, formulários, documentos,
Documento fichas, etc.
deteriorem com o tempo.

Espera Espera, demora ou atraso.

O American National Standard Institute é uma organização Possibilidade de alternativas

Decisão
particular sem fins lucrativos que busca facilitar a padronização (sim/não, +/_ etc.)
do trabalho, melhorando a qualidade dos negócios nos Estados
Pr. Predefinido Ponto limitrofe e de interseção entre
Unidos. Seu equivalente no Brasil é a ABNT. pessoas.

Microcomput Entrada/saída de dados de

mini/microcomputadores
Simbologia Padrão ANSI
Arquivo permanente de materiais ou
Para preparar um fluxograma e entender o seu funcionamento, Arq. definitivo
documentos.
é necessário conhecer os símbolos utilizados em sua
construção, bem como o significado de cada um deles. Os Arquivo temporário de materiais ou
Arq. provisório documentos.
fluxogramas mais eficazes usam os símbolos padronizados
mais conhecidos (HARRINGTON, 1993), de acordo com as
representações a seguir: Quadro 1: Símbolos padronizados. Fonte: adaptado de Carreira (2009).

Estruturas e Processos Organizacionais 8

 TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA

Indica o fluxo de informação e de Materiais, peças e outros tipos de volumes

Fluxo do processo Volume em geral
operações que fazem parte de um processo

Arquivo magnético em fita (Digital

Conector de fluxo Conexão do fluxo na mesma página Fita magnética
Áudio Tape, Digital Linear Tape etc.)

Conexão de fluxo de uma página para Arquivo em disco (óptico, CD-ROM, DVD
Conector de página Disco
outra página etc.)

Conector de x Conexão de fluxos para páginas Informações Observações, explicações ou algo

página/fluxo y diferentes adicionais inserido no processo.

Teleprocessamento Comunicação, via teleprocessamento

Quadro 3: Símbolos para maior detalhamento. Fonte: adaptado de Carreira (2009).

Atenção Falhas e possibilidades de

8. Fluxograma Funcional
racionalização

Quadro 2: Símbolos. Fonte: adaptado de Carreira (2009).

A elaboração do fluxograma detalhado só é feita quando o processo se
aproxima de uma qualidade de padrão internacional, para assegurar que
os aperfeiçoamentos não se deteriorem com o tempo.
O fluxograma funcional mostra um determinado processo e quem são
os indivíduos ou áreas envolvidas em cada etapa e como cada etapa
do processo se relaciona com as demais, tendo as linhas horizontais ou
verticais definindo as fronteiras de responsabilidade. Através dele, pode-
se identificar facilmente qual a fase do processo que toma mais tempo e
quem são os responsáveis por cada etapa.

Estruturas e Processos Organizacionais 9

 SÍMBOLO 9. Fluxograma Geográfico
INÍCIO Um fluxograma geográfico ou superposto ao layout físico tem como
objetivo analisar o fluxo físico das atividades, contribuindo na
INSERIR INSUMOS identificação do tempo desperdiçado entre o trabalho realizado e os
NA MÁQUINA
recursos envolvidos dentro das atividades. (HARRINGTON, 1993) Irá
INICIAR A OPERAÇÃO representar o fluxo de um processo entre localidades como uma espécie
DA MÁQUINA de mapa desenvolvido sobre uma planta baixa de uma indústria, por
exemplo.
N
ATENDE A DESCARTAR O PRODUTO E
REGISTRAR NÃO CONFORMIDADE SETOR DE SETOR DE SETOR DE
ESPECIFICAÇÃO PRODUTO
RECEBIMENTO ESTOQUE PROCESSAMENTO
S

SETOR DE
EMBALAR O PRODUTO QUALIDADE

SETOR DE SETOR DE
TRATAMENTO MEDIÇÃO
REMETER PARA O
CLIENTE

SETOR DE SETOR DE
EXPEDIÇÃO EMBALAGEM
FIM

Fluxograma 4: Fluxograma geográfico. Fonte: adaptado de Carreira (2009).

Fluxograma 3: Fluxograma funcional. Fonte: adaptado de Carreira (2009).

Estruturas e Processos Organizacionais 10

Neste conteúdo, estudamos os fluxogramas relacionados à representação
gráfica de um determinado processo ou fluxo de trabalho, apresentados
através de figuras geométricas e setas unindo essas figuras.
Através dessa ferramenta é possível compreender de forma rápida e
fácil a transição de informações ou documentos entre os elementos
que participam no processo. A existência de fluxogramas para cada
um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização
do trabalho, permitindo uma melhor compreensão e identificação dos
pontos críticos de cada processo.
Estruturas e Processos Organizacionais
Referências
CARREIRA, D. Organização, Sistemas e Métodos: ferramentas para
racionalizar as rotinas de trabalho e a estrutura organizacional da
empresa. São Paulo: Saraiva, 2009.
CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística (perspectiva
comportamental e abordagem contingencial). 8. ed. São Paulo: Atlas,
2012.
HARRINGTON, H. Aperfeiçoando processos empresarias. São Paulo:
Makron, 1993
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