Planilha eletrônica: compilação de dados

de movimentação e quantidades
No cotidiano das empresas, é fundamental o planejamento e o controle da
operação logística. Compilar os dados referentes à movimentação de
estoque, bem como em relação à gestão das quantidades, faz parte das
atividades que toda empresa precisa realizar.

Uma das formas de compilar dados referentes à movimentação dos

estoques de forma ágil, eficiente e eficaz, pode ser feita por meio do uso de
planilhas eletrônicas. Elas permitem obter informações quantificáveis e
comparáveis para realizar o controle do desempenho da empresa, pois é
por meio dos dados lançados nelas que a organização executa suas
atividades com segurança.

Vale ressaltar ainda que é imprescindível que essas planilhas estejam

parametrizadas corretamente, bem como as informações que estão
contidas nelas, para que os resultados expressem a real situação do
negócio.

Desta forma, antes de realizar o controle das atividades logísticas por meio
das planilhas eletrônicas, é essencial compreender a importância da
compilação dos dados de movimentação de estoque e suas quantidades.

Vamos começar!

A importância da compilação dos dados de

movimentação de estoque

Para garantir o sucesso em seus negócios, as empresas buscam vantagens

e diferenciais competitivos. Mas, para que isso aconteça, é fundamental que
haja uma gestão adequada de todas as áreas, em especial, do estoque.
Este, por sua vez, tem grande participação no patrimônio das empresas,
pois somam custos de capital, armazenagem, mão de obra e transporte, por
exemplo. Em consequência disso, impactam fortemente no resultado
financeiro das organizações.

Diante deste cenário, tal gestão se dá, em especial, por meio de controles
da movimentação interna e externa do estoque.

A conferência dos dados de movimentação faz parte das atividades de

qualquer empresa. Não basta a organização comprar, vender, estocar e
movimentar suas quantidades, é fundamental que haja a compilação dessas
informações para o pleno funcionamento e desenvolvimento de suas
atividades.

A organização das informações reflete a imagem da empresa, pois ao

receber um pedido de um cliente, por exemplo, o primeiro passo para
organiza-lo, é a verificação do estoque.  Tal análise, deve basear-se no
controle pré-existente e que deverá estar de acordo com as quantidades
disponíveis fisicamente em estoque.

Realizar esse planejamento e esse controle garante informações confiáveis

para todos os departamentos da empresa. Por esse motivo que os
profissionais da logística buscam constantemente realizar conferências que
possibilitem traduzir com clareza os dados de movimentação e quantidades.
A realização desse controle auxilia na tomada de decisão, garantindo um
nível de serviço que os clientes desejam.

A relevância da planilha eletrônica no controle do

estoque

iante de um grande número de informações que dizem respeito ao controle

dos estoques das empresas, é de suma importância disponibilizar estes
dados de maneira organizada e eficiente. Neste sentido, a utilização de
planilhas eletrônicas facilita a compilação destas informações de maneira
prática e funcional.

As planilhas eletrônicas são uma evolução daquelas de controle feitas em

papel tempos atrás. Quando bem elaboradas, são ferramentas poderosas
que auxiliam no controle de quantidades do estoque, na entrada e saída de
mercadorias, na localização física dos produtos e propiciam maior agilidade
no atendimento ao cliente, dentre outros.

Outro grande benefício que usufruímos ao utilizar as planilhas eletrônicas,

está na capacidade de realizar cálculos de maneira rápida e fácil. Ao
configurar determinada coluna para somar automaticamente, por exemplo, a
atualização acontecerá sempre que algum valor for alterado, adicionado ou
removido. Ainda, podemos compartilhar informações de maneira dinâmica
quando precisamos atualizar outra pessoa sobre a situação do estoque da
empresa.

São inúmeras as vantagens de se trabalhar com estas planilhas no controle

do estoque. Com elas podemos criar gráficos, a partir dos dados das
tabelas e ordena-los de formas diferentes conforme a necessidade de
apresentação.

Vamos analisar um exemplo:

A Papelaria ABC está localizada nas instalações de uma escola particular

no centro da cidade e tem o intuito de atender o público interno, em sua
maioria, estudantes e funcionários da escola.

Para manter a situação do seu estoque em dia, a planilha é atualizada

diariamente com cada nota fiscal de venda emitida, bem como com as
compras realizadas. Além dessas informações, a Papelaria ABC também
optou por manter em sua planilha eletrônica dados como o indicador de
estoque, valor unitário de cada produto e o valor total do estoque.
 Observe a planilha abaixo com a situação do estoque na data atual, antes
de abrir a loja:

Planilha de controle de estoque

Descrição do Estoque Estoque Entrada Saída Indicador Valor Valor

produto atual ideal total total de estoque unitário total

Apontador de
11 50 0 0 Comprar R$ 7,00 R$ 77,00
lápis

Bloco de R$
84 70 0 0 Acima R$ 12,50
anotações 1.050,00

R$
Borracha 137 100 0 0 Acima R$ 4,70
643,90

Caderno 96 R$
18 50 0 0 Comprar R$ 19,25
folhas 346,50

Caderno 200 R$
33 70 0 0 Comprar R$ 27,50
folhas 907,50
Caixa clipes R$ 6,90
39 20 0 0 Acima 269,10
metálicos R$

Caixa clipes
0 25 0 0 Comprar R$ 5,90 R$ 0,00
plásticos

R$
Caneta 72 200 0 0 Comprar R$ 4,70
338,40

R$
Cola bastão 31 50 0 0 Comprar R$ 4,30
133,30

R$
Cola líquida 32 30 0 0 Acima R$ 3,30
105,60

R$
Giz de cera 30 30 0 0 Ideal R$ 10,90
327,00

R$
Lápis 112 250 0 0 Comprar R$ 2,50
280,00

Pasta arquivo 25 25 0 0 Ideal R$ 23,00 R$

 575,00

R$
Pasta plástica 19 35 0 0 Comprar R$ 7,90
150,10

Régua
22 50 0 0 Comprar R$ 4,00 R$ 88,00
plástica 30cm

Tesoura R$
47 40 0 0 Acima R$ 14,90
grande 700,30

Tesoura
0 60 0 0 Comprar R$ 8,90 R$ 0,00
pequena

Toner de R$
5 25 0 0 Comprar R$ 42,75
impressora 213,75

R$
Total
6.205,45

Figura 1 – Planilha de controle de estoque

Observe que existem vários produtos com o estoque abaixo do ideal, que
estão destacados na cor azul e localizados na coluna Indicador de estoque.
 Alguns deles, como caixa de clipes plásticos e tesoura pequena, têm zero
unidades para venda neste momento. Desta forma, podemos constatar que
a papelaria precisa ter uma atenção especial em repor seu estoque para
atender a demanda com excelência.

Planilha de controle de estoque

Descrição do Estoque Entrada Saída Indicador Valor Valor

Estoque atual
produto ideal total total de estoque unitário total

Apontador de
9 50 0 2 Comprar R$ 7,00 R$ 63,00
lápis

Bloco de R$
84 70 0 0 Acima R$ 12,50
anotações 1.050,00

R$
Borracha 132 100 0 5 Acima R$ 4,70
620,40

Caderno 96 R$
52 50 35 1 Acima R$ 19,25
folhas 1.001,00

Caderno 200 73 70 40 0 Acima R$ 27,50 R$

folhas
 2.007,50

Caixa clipes R$
39 20 0 0 Acima R$ 6,90
metálicos 269,10

Caixa clipes R$
25 25 0 0 Ideal R$ 5,90
plásticos 147,50

R$
Caneta 60 200 0 12 Comprar R$ 4,70
282,00

R$
Cola bastão 50 50 20 1 Ideal R$ 4,30
215,00

R$
Cola líquida 32 30 0 0 Acima R$ 3,30
105,60

R$
Giz de cera 30 30 0 0 Ideal R$ 10,90
327,00

R$
Lápis 262 250 150 0 Acima R$ 2,50
655,00
 R$
Pasta arquivo 25 25 0 0 Ideal R$ 23,00
575,00

R$
Pasta plástica 19 35 0 0 Comprar R$ 7,90
150,10

Régua
plástica 18 50 0 4 Comprar R$ 4,00 R$ 72,00
30cm

Tesoura R$
47 40 0 0 Acima R$ 14,90
grande 700,30

Tesoura R$
60 60 0 0 Ideal R$ 8,90
pequena 534,00

Toner de R$
5 25 0 0 Comprar R$ 42,75
impressora 213,75

R$
Total
8.988,25

Outro ponto que merece atenção especial está centralizado nos produtos
com estoque acima do ideal, destacados com a cor amarela na planilha.
Talvez a Papelaria ABC precise adotar alguma estratégia para fazer com
que estes girem no estoque.

Figura 2 – Planilha de controle de estoque

Você notou a diferença?

Após um dia de vendas na papelaria, o estoque mudou e a

planilha eletrônica sofreu alterações consequentemente.

Foram vendidos dois apontadores de lápis, por exemplo,

restando apenas 9 unidades no estoque. Como este item ainda
não foi comprado para reposição, seu indicador de estoque
continua sinalizando o item comprar.

Nesta data foram vendidas também 5 borrachas, mas como havia

no estoque 37 unidades a mais do que o ideal, o indicador de
estoque permanece acima.

Com relação à cola bastão, que no início do dia estava com

estoque abaixo do ideal, foram adquiridas 20 unidades e apenas
1 unidade vendida, ficando então o indicador de estoque como
ideal.

Desta forma, ao manter a planilha eletrônica com as informações

atualizadas diariamente, a Papelaria ABC controlará o seu
estoque de maneira eficiente e organizada. As informações que
dizem respeito à necessidade de repor produtos, bem como o
valor de patrimônio parado no estoque estarão sempre ao
alcance dos profissionais. Por fim, com estes procedimentos,
será possível garantir, de forma descomplicada, o nível de
serviço esperado pelos clientes.