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Unidade 3 Controles Internos1611093658
Unidade 3 Controles Internos1611093658
GINEAD
Moreno, Fernanda Gualda; Pereira, Beatriz da Silva
SST Unidade 3 - Controles internos /
Fernanda Gualda Moreno;
Beatriz da Silva Pereira
Ano: 2020
nº de p.: 19
Objetivo específico
• Entender os procedimentos, métodos e rotinas do controle interno, além da
sua contribuição na condução da auditoria contábil.
Apresentando a Unidade
Frequentemente, quando estudamos sobre estratégias, usamos a expressão
“análise de ambiente”. Obviamente, estamos nos referindo ao ambiente
organizacional, ou seja, em quais condições a empresa está e o que pode afetá-la.
Essa análise é dividida em análise do ambiente interno (forças e fraquezas) e em
análise do ambiente externo (oportunidades e ameaças). As variáveis que afetam
o ambiente interno podem ser plenamente gerenciadas, porém não é de controle
dos gestores o fato de haver (ou não) novos concorrentes, novas regulações
governamentais que influenciem os resultados do negócio, como o aumento
da carga tributária, por exemplo. É dever do auditor independente conhecer e
compreender o ambiente de controle.
Conceitos
A palavra controle deriva de duas palavras do latim: contra e rotulus, que significa
“rolo, escrito, registro”. Em outras palavras, significa o ato de verificação dos
escritos ou as contas dos rolos ou pergaminhos’ O termo se referia, primeiro, à
atividade da entidade controlada, que deveria ser sempre registrada, mas também
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se referia a livros comerciais, como o livro diário, cujos registros poderiam ser
comparados com os registros do livro original. Esse foi um método de contabilidade
desenvolvido no século XIV pela família Médici, em Florença, e consistia na dupla
entrada para o acompanhamento de débitos e créditos em seus negócios.
Controle Descrição
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O controle interno, a partir dessa definição, deve ser planejado, implementado e
mantido com a finalidade de encarar os riscos do negócio que ameacem a sua
continuidade e para que sejam atingidos os seus objetivos institucionais. Conforme
a NBC TA 315 (CFC, 2016), esses objetivos são classificados nas seguintes
categorias:
Podemos interpretar, a partir dessa definição, que o controle interno é uma ação
que promove a prática para que as políticas da companhia sejam atendidas com
eficiência nas atividades operacionais, certificando-se de que as informações
enviadas para a contabilidade sejam registradas de forma exata e completa,
garantindo, assim, a existência dos bens e direitos (os ativos) da organização.
Figura 3.1: O controle interno deve garantir o fornecimento de informações exatas e completas
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• o plano de organização, que é o modo pelo qual se organiza um sistema,
composto por elementos concretos e/ou abstratos;
• o estabelecimento, por meio de métodos e medidas, dos caminhos e dos
meios de comparação e julgamento para se chegar a determinado fim, ainda
que não tenham sido preestabelecidos formalmente;
• a proteção ou salvaguarda do patrimônio, que compreende a forma pela qual
são protegidos e defendidos. Compreende tanto os bens quanto os direitos
da empresa;
• a exatidão e a fidedignidade dos dados contábeis, que devem corresponder
tanto à precisão quanto à observância dos registros e livros contábeis e fis-
cais;
• a eficiência operacional, que compreende a ação ou energia a ser posta em
prática nos acordos comerciais realizados pela empresa; e
• as políticas administrativas, que compreendem o conjunto de regras referen-
tes ao comando dos negócios e à prática dos valores, normas e funções para
o cumprimento da missão.
E o que é necessário para que o controle interno exista? O COSO (2013) definiu
cinco componentes integrados ou inter-relacionados para os controles internos,
cuja síntese podemos ver no Quadro 3.2:
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Quadro 3.2: Componentes de controle interno
Item Descrição
Portanto a função do controle interno é evitar e apontar falhas nas operações que
possam ocorrer nos procedimentos e objetivos estabelecidos pela companhia. Para
isso, é fundamental que a empresa crie uma cultura organizacional, na qual todos
os seus funcionários conheçam e cumpram as políticas de conduta de negócios
estabelecidas.
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preventivo, como, por exemplo, a falta de atividades de conciliação ou reconciliação
de lançamentos contábeis ou a ineficiência na correta e adequada classificação de
contas.
Segundo a NBC TA 265 (CFC, 2010), o auditor tem o dever de fazer essa
comunicação. Ele deve incluir, na comunicação por escrito, as deficiências
consideradas significativas de controle interno, com a respectiva descrição do que
julga deficiente e expor os seus possíveis reflexos nas demonstrações contábeis.
Complementarmente, ele deve justificar que essa etapa do processo de auditoria
tem como finalidade o planejamento de quais procedimentos de auditoria são
adequados e apropriados nas circunstâncias, porém não cabe a ele expressar uma
opinião sobre a eficácia (gestão) do controle interno.
Reflita
A fraude é uma questão ligada à ética e à moral, conceitos
relacionados, porém diferentes.
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• aumento da independência do auditor externo;
• definição do papel crítico dos controles internos por meio de certificações e
declarações;
• penalidades criminais para diretores e administradores.
A SOX (USA GOVERNMENT, 2002) prevê, em suas Seções 302 e 404, as exigências
com relação ao controle interno:
Observamos que a seção 404 da SOX não especificou qual metodologia de controle
interno deve ser adotada, mas, nos EUA, ficou definido, pela maioria das empresas,
que a metodologia a ser implantada deva ser a que foi preconizada pelo Coso.
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Curiosidade
Uma entidade que presta serviços de formação, capacitação e
certificação (com reconhecimento internacional) para profissionais
que atuam em auditoria interna é o Instituto dos Auditores Internos
do Brasil (IIA Brasil).
Como você deve ter observado, a lei SOX criou uma série de exigências não apenas
para as empresas norte-americanas e suas filiais espalhadas pelo mundo, mas
também para empresas estrangeiras que operam no mercado de capitais norte-
americano, privilegiando, de forma significativa, a transparência da informação para
a sociedade.
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relações com investidores. No nível Novo Mercado, as empresas se comprometem a
adotar práticas consistentes de governança e transparência (disclousure), além das
exigidas pela legislação brasileira.
Controles administrativos
Os controles administrativos são parte do plano de organização, ou seja, o que é
necessário para o início e o gerenciamento da empresa. Além disso, compõem,
ainda, todos os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência
operacional e à decisão política traçada pela administração.
Controles contábeis
Os controles contábeis, assim como os controles administrativos, também
são parte do plano de organização. Entretanto eles contemplam os métodos e
procedimentos diretamente relacionados com a proteção do patrimônio (bens,
direitos e obrigações) e com a fidedignidade dos registros contábeis.
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classificação, por exemplo, no plano de contas em uma classe, grupo ou subgrupo
de uma operação mercantil, irá gerar outputs (relatórios) distorcidos.
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No estudo sobre controle interno, também seguimos algumas regras básicas.
Os principais princípios do controle interno, segundo Almeida (2010), são:
responsabilidade, rotinas internas, acesso aos ativos, segregação de funções,
confrontos dos ativos com os registros, amarrações do sistema, auditoria interna,
controle de custo x benefícios e limitações do controle interno. Vamos ver cada um
deles em detalhes?
Responsabilidade
Cada funcionário deve ser instruído de forma clara e objetiva sobre quais são as
atividades de sua competência, suas funções na empresa (ALMEIDA, 2010). Pode
ocorrer a delegação de competência, por substituição em férias ou licenças, com o
objetivo de assegurar mais rapidez e objetividade ao processo decisório, que será
cessada sempre que não mais se justificar. Assim sendo, em qualquer setor, divisão
ou departamento deve ser observada a existência do regimento e do organograma
da empresa.
Rotinas internas
Os colaboradores devem ser instruídos a seguir os manuais de rotinas/
procedimentos. Para tanto, é preciso que tenham qualificação adequada e, quando
preciso, ações de capacitação. Essas medidas são fundamentais para que se
evitem erros capazes de gerar distorções relevantes em objetos de controles
administrativos e contábeis.
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Um empregado pode ser responsabilizado pelos bens patrimoniais móveis de
que se utiliza, por exemplo. Ele tem acesso a um computador, uma mesa, uma
impressora, mas apenas limitados aos do seu setor.
Segregação de funções
Um dos mais relevantes, o princípio da segregação de funções diz respeito à
estrutura organizacional e deve prever a separação entre as funções de quem
autoriza ou aprova e de quem opera, executa, controla e contabiliza. Segundo Attie
(2010), ninguém deve ter, sob sua inteira responsabilidade, todas as fases de um
processo. Cada uma dessas fases deve, preferencialmente, ser executada por
pessoas e setores independentes entre si.
Na medida do possível, quem autoriza não deve ser quem aprova, para não expor
a risco os interesses da empresa. Imagine alguém que receba um material de um
fornecedor, faça a conferência, ateste a nota fiscal, pague o fornecedor e ainda seja
usuário final desse material. Tal situação até pode ocorrer em empresas muito
pequenas, mas em grandes corporações haveria um risco enorme de se fraudar o
processo.
Observamos que esse procedimento de controle deve ser efetuado por outros
colaboradores que não tenham acesso aos ativos inventariados. Esse fato é
evidente, já que o empregado responsável (pela guarda ou utilização) poderia
desviar o bem e informar à administração da empresa que os ativos existentes
concordam com os registros contábeis (ALMEIDA, 2010).
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Figura 3.2: Nas entidades, é necessário realizar um confronto periódico entre os ativos e os registros
Amarrações do sistema
Relacionado ao princípio de rotinas internas, o princípio das amarrações do sistema,
na medida do possível, deve automatizar e/ou parametrizar as operações repetitivas
e criar mecanismos para barrar inputs (entradas) inconsistentes. Devem ser criados
controles sobre as transações, ou seja, o acompanhamento dos registros de fatos
contábeis, financeiros e operacionais, objetivando que sejam efetuados mediante
atos legítimos, relacionados com a finalidade do setor e autorizados por quem de
direito, conforme o seu nível de acesso.
Auditoria interna
Conforme Almeida (2010), não adianta a empresa implantar um excelente sistema
de controle interno sem que alguém verifique, periodicamente, se os colaboradores
estão ou não cumprindo o que foi determinado no sistema e nas políticas da
empresa, ou ainda se o sistema ou as políticas não deveriam ser adaptados às
novas exigências ou circunstâncias.
Um setor de auditoria interna, para executar sua tarefa, não deve ser subordinado a
nenhum departamento, mas ser um órgão de assessoria à alta administração.
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Custos do controle x benefícios
Também conhecida como relação custo versus benefício, consiste no cálculo
do custo de um controle em relação aos benefícios que ele possa proporcionar.
Será que um determinado controle é demasiadamente custoso em relação aos
benefícios que pode trazer? Inclui uma questão de bom senso e de se verificar a
materialidade ou relevância desse controle para a administração. Por exemplo,
os organogramas nas empresas são cada vez mais horizontais, pois funções de
encarregado ou supervisor, em alguns casos, foram suprimidas. As pessoas devem
ser responsáveis por suas atividades e não necessariamente ser vigiadas todo
o tempo. Pagar alguém para apenas vigiar outro alguém? Não faz sentido, não é
mesmo?
A empresa deve assegurar que todos observem as diretrizes, planos, normas, leis,
regulamentos e procedimentos administrativos, bem como que os atos e fatos de
gestão sejam efetuados mediante atos legítimos.
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Saiba mais
Publicado no periódico “Sociedade, Contabilidade e Gestão”, em
2017, o artigo “Comitê de auditoria e gerenciamento de resultados
em empresas reguladas e empresas não reguladas”, de Alessandra
Carvalho de Vasconcelos, David Stanhy de Carvalho Silva e Márcia
Martins Mendes De Luca, destaca que um comitê de auditoria deve
ser constituído por membros independentes, para inibir a prática
de gerenciamento de resultados. Leia-o na íntegra acessando:
<https://revistas.ufrj.br/index.php/scg/article/view/14164/pdf>.
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Referências
ALMEIDA, M. C. Auditoria: um curso moderno e completo. 6. ed. São Paulo: Atlas,
2010.
CREPALDI, S. A. Auditoria Contábil: teoria e prática. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2009.
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UNITED STATES GOVERNMENT. SOX. Act, an. Be it enacted by the Senate and
House of Representatives of the United States of America in Congress assembled,
Sarbanes-Oxley Act of 2002. Public Law, v. 107, 2002.
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