Curso - ATOES Forma+º+úo Avan+ºada

ARTE E TÉCNICAS DE ORGANIZAÇÃO
DE EVENTOS DE SUCESSO
FORMAÇÃO AVANÇADA
E-Curso
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Ficha técnica
Título: Arte e Técnicas de Organização de Eventos de Sucesso – Formação Avançada
Autores: Nuno Abranja, Ana Ricardo, Joana Gonçalves & Afonso Plácido
Direitos reservados: OMelhorDoTurismo
Carga horária: 12 horas
Enquadramento: É hoje incontornável falar de eventos quando queremos alcançar o sucesso,

independentemente da área em que trabalhamos. A atividade de organização e gestão de eventos deve
no entanto ser entregue a profissionais qualificados e especializados, uma vez que esta indústria
movimenta atualmente milhões de consumidores e de euros. Esta é uma formação avançada que vem
complementar o e-curso anterior.
Requisitos: Realização prévia da formação inicial se não possui experiência na área de eventos
melhordoturismo@gmail.com 2
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Objetivos
Pretende-se que no final do circuito de aprendizagem deste e-curso, o utilizador seja capaz de:
i. Identificar o perfil e as características ideais do Gestor de Eventos
ii. Conhecer a componente formativa ideal para o sucesso na indústria de eventos
iii. Entender os elementos da criação de uma empresa de eventos
iv. Dominar as questões da segurança nos eventos
v. Adquirir domínios de orçamentação de eventos
vi. Conhecer as técnicas de marketing de eventos
vii. Saber gerir os recursos em eventos
viii. Adquirir métodos de avaliação em eventos
ix. Analisar as novas perspetivas e tendências em eventos
x. Identificar os fatores determinantes de sucesso em eventos

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melhordoturismo@gmail.com
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Conteúdos programáticos
I. O perfil e as características ideais do Gestor de Eventos
II. O empreendedorismo (inclui licenciamento) em eventos
III. A segurança nos eventos
IV. A orçamentação de eventos
V. O marketing de eventos
VI. Gestão de recursos humanos em eventos
VII. Avaliação em eventos
VIII. Perspetivas e tendências em eventos
IX. Fatores determinantes de sucesso em eventos
I. O PERFIL E AS CARACTERÍSTICAS
IDEAIS DO GESTOR DE EVENTOS
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PERFIL DO
POR POR
GESTOR DE
VOCAÇÃO NECESSIDADE
EVENTOS
i
PERFIL IDEAL DO
GESTOR DE
EVENTOS
Baseado em: PORTUGAL EMPREENDEDOR. GUIA PRÁTICO SECTORIAL DE EMPREENDEDORISMO E DA PROMOÇÃO DA COMPETITIVIDADE: COMO CRIAR UMA
EMPRESA DE ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS
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1. ATITUDE VISIONÁRIA/PREVENTIVA
 Planear com rigor e monitoriza a implementação do seu projeto
 Vigiar de perto de forma a corrigir eventuais desvios
 Preparar planos B com antecedência
 Antecipar problemas e cenários otimistas, realistas e pessimistas
Esta característica transmite uma elevada probabilidade de sucesso em

negócios.
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2. VISÃO PARA RECONHECER
OPORTUNIDADES DE NEGÓCIO
 Ter uma preocupação constante em identificar novas oportunidades de negócio,
porque os produtos que temos são perecíveis
 Procurar novas oportunidades de negócio para diversificar o leque de produtos e

serviços que oferece
 Procurar novas oportunidades de negócio de forma a poder abrir novos

mercados e conquistar novos clientes
 Reservar uma parte considerável do próprio tempo para visitar feiras, clientes,
parceiros.
i
3. CONTROLO NOS INVESTIMENTOS E NA
CONTENÇÃO DE CUSTOS
 Efetuar um planeamento rigoroso e contido dos investimentos
 Apostar na contenção de custos e reduzir ao máximo as ineficiências e os

desperdícios.
 Maximizar despesa através da celebração de parcerias estratégicas que

permitam atenuar custos fixos (ex. permuta de serviços).
 Motivar todos os colaboradores da empresa à boa gestão dos recursos e à

poupança
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4. ARTE E TÉCNICAS DE NEGOCIAÇÃO
 Assumir um perfil marcadamente comercial, reforçado por competências de

negociação.
 Entender que negociar é um processo dinâmico que envolve cedências de parte

a parte. Uma negociação bem-feita é aquela em que ambas as partes ficam
satisfeitas com as condições acordadas.
 Entender que num processo de negociação um cliente/parceiro satisfeito angaria

gratuitamente muitos outros
 Ter uma visão de médio e longo prazo, resistindo à tentação de querer ganhar
tudo de uma só vez.
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5. CAPACIDADE PARA SE RODEAR DAS
PESSOAS CERTAS E ESTABELECER
PARCERIAS
 Evitar trabalhar com membros da família porque a proximidade familiar
pode constituir um grave obstáculo para a resolução de eventuais atritos
 Associar-se a alguém que constitua uma mais-valia clara para o negócio, por
via do know-how, capacidade financeira, capacidade comercial, capacidade
de gestão, entre outras
 Investigar o histórico (passado) dos colaboradores para compreender o

presente e prever melhor o futuro
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6. CAPACIDADE PARA TRANSMITIR
CONHECIMENTOS E DELEGAR COMPETÊNCIAS
 O segredo nem sempre é a alma do negócio
 Delegar permite acelerar decisões e consequentemente a produtividade
 Determinar deveres e responsabilidades muito claras, de forma a que todos

os colaboradores entendam qual o seu papel na organização, quais os seus
deveres e responsabilidades e quem decide o quê
 Defenda e aposte em canais de comunicação, internos e externos, fluentes,

para que a informação chegue aos destinatários corretamente
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7. EXECUTAR UM BOM E RIGOROSO PLANO
NEGÓCIOS
 O plano de negócio é uma ferramenta dinâmica que permite ao responsável
do evento ter um guia de orientação
 O plano de negócio permite implementar decisões ajustadas às necessidades

do planeamento, adaptando-o e corrigindo-o mediante as alterações que
vão surgindo no mercado
 Um plano de negócios só está fechado depois de executado
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8. CAPACIDADE DE TRABALHO, DE INOVAR E
DE SE ATUALIZAR NA ÁREA DE TRABALHO
 Qualquer profissional deve manter-se informado e formado
 Antecipar decisões estratégicas que permitam estar na vanguarda e à frente

da concorrência.
 Ajustar os produtos/serviços constantemente, sem nunca esquecer de

inovar ou de diferenciar.
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9. SABER TRABALHAR EM EQUIPA E AVALIAR
RISCOS
 Assumir o trabalho em equipa como o segredo do sucesso
 Saber delegar responsabilidades, de forma a que o processo de decisão não

dependa exclusivamente de alguém
 Trabalhar em equipa e delegar responsabilidades é fundamental para gerir

de forma eficiente e reduzir os riscos de gestão
 Defender e fomentar uma comunicação interna fluente e organizada que

suporte a tomada de decisões
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ATIVIDADE
Consulta e analisa a entrevista “As dificuldades do gestor de eventos a
operar em Portugal”, por António Silva e Sousa, Diretor-Geral da
Publihappening e da ExpoEventos, na Revista Festas & Eventos. Retirado
de http://www.festaseeventos.net/home/ver_arquivo.asp?cont=292.
II. O EMPREENDEDORISMO EM
EVENTOS
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Como ser Empreendedor na área de Eventos?

Inove, criando e adequando a oferta para possibilitar experiências distintivas ao
evento.
Inove, apostando forte na estratégia de marketing do evento e em particular nos

elementos diferenciadores.
Inove, reformando o obsoleto e investindo no desejável.
Inove, defendendo a genuinidade inovadora com qualidade certificada.
Inove, utilizando as tecnologias otimizando-as e potencializando-as ao máximo.
i
 Inove, cruzando de forma integrada a indústria de eventos com todas as outras áreas.
 Inove, apostando na formação especializada e adequada dos Recursos Humanos à oferta

e às suas especificidades.
 Inove, fomentando uma cultura de empreendedorismo, inovação e criatividade.
 Inove, estabelecendo um enquadramento mais facilitador da Inovação e do acesso a

fundos.
 Inove, melhorando a relação entre investigação e inovação.
Trata-se acima de tudo de ATITUDE
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Licenciamento
O licenciamento não é obrigatório para a criação de uma empresa de

organização e gestão de eventos. No entanto, os eventos organizados
poderão requerer licenciamento, dada a sua especificidade.
Vejamos em seguida alguns exemplos relativos a diferentes tipos de

eventos.
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- Licenciamento do Exercício da Atividade de Realização de Espetáculos de
Natureza Desportiva e de Divertimentos Públicos: de acordo com o art.º
29 do Decreto-Lei n.º 310/2002, de 18 de Dezembro, os arraiais, romarias,
bailes, provas desportivas e outros divertimentos públicos organizados nas
vias, jardins e demais lugares públicos ao ar livre dependem de
licenciamento da câmara municipal, salvo quando tais atividades decorram
em recintos já licenciados pela Direção-Geral dos Espetáculos.
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- As festas promovidas por entidades oficiais, civis ou militares não carecem
desta licença, mas das mesmas deve ser feita uma participação prévia ao
presidente da câmara local, requerendo as respetivas licenças com a
antecedência mínima de 15 dias úteis.
- Os pedidos dever ser instruídos com os documentos necessários.
- A autorização para a realização de provas desportivas na via pública, por

exemplo, deve ser requerida com antecedência mínima de 30 ou 60 dias,
conforme se desenrole num ou em mais municípios, e está sujeita ao parecer
favorável das entidades legalmente competentes.
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- Licenciamento de Campos de Férias: com vista à atribuição do alvará, a
entidade organizadora de campos de férias deverá formular o pedido junto dos
Serviços Centrais do IPJ, e, entre outras coisas:
 Observar os requisitos exigíveis pela Portaria n.º 586/2004, de 2 de Junho, nos seus precisos
termos, salvo se ocorrer alguma alteração legislativa sobre a matéria que a mesma regulamenta
 Comunicar o início dos campos de férias ao Instituto Português da Juventude (IPJ), às entidades
policiais, aos delegados de saúde e aos corpos de bombeiros
 Celebrar um seguro que cubra acidentes pessoais dos participantes
 Adquirir e ter disponível livro de reclamações em todos os campos promovidos
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Legislação
Dada a diversidade de eventos que uma empresa poderá gerir e organizar, aconselha-se especial
consulta à pesquisa da legislação específica para cada evento, de modo a agir em conformidade
com a lei em vigor.
O exercício de organização de eventos não se rege por um normativo específico. Para a criação da
empresa dever-se-á considerar a seguinte legislação:
-Decreto-Lei n.º 111/2005, de 8 de Julho – Cria a “empresa na hora”, através de um regime especial de
constituição imediata de sociedades;
-Portaria nº 590-A/2005 de 14 de Julho de 2005 – Regulamenta o artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 111/2005, de 8
de Julho, o n.º 1 do artigo 167.º do Código das Sociedades Comerciais e o n.º 2 do artigo 70.º do Código do
Registo Comercial, estipulando que os atos relativos às sociedades comerciais e outras pessoas coletivas sujeitos
a publicação obrigatória passam a ser publicados em sítio da Internet de acesso público;
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- Decreto-Lei n.º 318/2007, de 26 de Setembro – Aprova um regime especial de
aquisição imediata e de aquisição online de marca registada e altera o Código da
Propriedade Industrial, o Código do Registo Comercial, o regime jurídico dos
procedimentos administrativos de dissolução e de liquidação de entidades
comerciais, entre outros. De acordo com o evento em particular deverá atender-se
à legislação correspondente. Os principais normativos legais relacionados com a
atividade de organização de eventos, cuja consulta é necessária para o correto
desenvolvimento legal dos mesmos, são os seguintes:
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 Decreto-Lei nº 310/2002 de 18 de Dezembro de 2002 – Regula o regime jurídico do
licenciamento do exercício e da fiscalização de várias atividades, entre as quais a
realização de espetáculos desportivos e de divertimentos públicos nas vias, jardins e
demais lugares públicos ao ar livre;
 Decreto-Lei n.º 9/2007 de 17 de Janeiro – Aprova o Regulamento de Ruído que se

aplica entre outras a atividades ruidosas permanentes e temporárias, nomeadamente
espetáculos, diversões e manifestações desportivas;
 Decreto-Lei n.º 304/2003, de 9 de Dezembro – Regulamenta a realização de campos

de férias, licenciamento de instalações a afetar a este fim, assim como a criação de
livro de reclamações.
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ATIVIDADE
Lê e analisa o PORTUGAL EMPREENDEDOR. GUIA PRÁTICO SECTORIAL DE
EMPREENDEDORISMO E DA PROMOÇÃO DA COMPETITIVIDADE: COMO CRIAR
UMA EMPRESA DE ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS, retirado de http://
www.anje.pt/system/files/items/9/original/guia_empreendedorismo_eventos.p
df
.
III. A SEGURANÇA NOS EVENTOS
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1. AS PRINCIPAIS PREOCUPAÇÕES COM A
SEGURANÇA
• Criação de sistemas de informação e de boas práticas.
• Fazer a verificação regular da qualidade de utilização da rede de segurança.
• Estabelecer um programa de ação que controle e reduza o impacto das

multidões sobre o uso das infraestruturas.
• Desenhar processos de sensibilização para uma utilização sustentável e

cuidada
• Promover uma cultura de melhoria constante.
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2. AVALIAÇÃO PRIMÁRIA DOS RISCOS
1. Processo de avaliação
a) Identificar os potenciais perigos;
b) Identificar as pessoas que estão expostas aos riscos;
c) Identificar a forma como as pessoas que estão expostas aos riscos podem
ser afetadas
d) Identificar as precauções existentes;
e) Avaliar a probabilidade da extensão dos riscos;
f) Definir medidas para eliminar ou minimizar o risco.
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2. Aplicação da avaliação dos riscos em eventos
a) Identificar os potenciais perigos na Preparação do evento
b) Identificar os potenciais perigos na Implementação do evento
c) Identificar os potenciais perigos na Desmontagem do evento
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ATIVIDADE
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3. PLANOS DE SEGURANÇA PARA EVENTOS
- ESTRUTURA
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1. OBJETIVOS
a)Garantir que todas as infraestruturas do evento estão apetrechadas com um sistema de
deteção rápida de anomalias e de situações extraordinárias
b)Implementar um sistema de controlo vídeo com microcâmaras nos pontos mais centrais
do interior e do exterior do espaço do evento
c)Controlar e registar os fluxos internos e externos de pessoas das infraestruturas do

evento
d)Monitorizar a situação regularmente para garantir a implementação dos atuais

procedimentos de saúde e segurança
i
e) Controlar situações de fogo, de inundação, de vandalismo, de roubo e outras
f) Garantir procedimentos claros e percetíveis para elaborar os relatórios de

monitorização e recomendações
g) Implementar um plano de monitorização que permita detetar rapidamente

quaisquer problemas de segurança reais ou potenciais
h) Melhorar o ambiente de trabalho e as práticas de trabalho
i
2. FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES
a) Trabalho da supervisão (responsáveis)
b) Trabalho dos assistentes (hospedeiras)
c) Barreiras de controlo de multidões
d) Fornecimento de serviços sociais
e) Fornecimento de serviços médicos e de primeiros socorros
f) Fornecimento de serviços de segurança
i
As responsabilidades devem ser delegadas até aos níveis mais baixos.
Garantir que numa situação de emergência cada elemento do grupo de

trabalho tenha um grau de autonomia suficiente para assumir a liderança
e controlo da situação.
Garantir que o centro de controlo de segurança seja informado e mantido

ao corrente dos acontecimentos.
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i
3. INFORMAÇÃO
a) Enquadramento (resumo deste ponto)
b) Divulgação da informação (explanação da forma como passam a
informação)
c) Resposta a incidentes de segurança
d) Layout e facilidades do local (apresentar mapa de zonamento –
indicação dos pontos de informação e outros serviços)
e) Recomendações aos clientes (aos níveis de usos e consumos)
f) Indicação de itens ou práticas proibidas
g) Sinalética (indicações)
h) Procedimentos de emergência (para os colaboradores e para os utentes)
i) Contactos (para mais esclarecimentos e de urgência)
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4. REGULAMENTOS E CÓDIGOS DE CONDUTA

a)Divulgar todos os documentos legais e regulamentos existentes
b)Fornecimento de equipamento de segurança e vestuário de proteção
c)Fornecimento de segurança contra incêndios
d)Utilização segura do equipamento
e)Manuseamento manual de artigos
f)Código de conduta organizacional
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5. AMBIENTE ORGANIZACIONAL, LEGAL E DE SAÚDE
a) Ambiente físico (instalações, dispositivos e aplicações)
b) Equipamento
c) Materiais
d) Práticas de trabalho
e) Requisitos legais (regulamentos e legislação)
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f) Requisitos organizacionais:
i. Formação
Consult
a
ii. Supervisão disponí o documento
link seg vel através do
uinte, a
iii. Sistemas e procedimentos os elem notand
e o
conside ntos que
ras de m
iv. Equipamento destaqu aior
e.
v. Materiais Sistema
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Bosch e ur a
vi. Instalações quipam nça
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vii. Fornecimento de recursos http://w Rio
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i
g) Segurança interna
i. Metodologia de segurança no interior do evento, considerando os

seguintes elementos:
i. Desconcentrar atividades no tempo e no espaço.
ii. Respeitar a capacidade de carga.
iii. Criar fatores que promovam alguma descontração do visitante.
iv. Manter uma apertada vigilância de modo a que rapidamente se percebam os

possíveis focos de desestabilização.
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h) Tipos de apoio para o cumprimento dos requisitos de saúde e
segurança no trabalho:
i. Monitorização do ambiente de trabalho
ii. Reportar defeitos
iii. Implementação dos sistemas e procedimentos para a saúde e segurança
iv. Fornecer instruções aos funcionários
v. Fornecer instruções a outras pessoas envolvidas
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i) Violações das normas da saúde e segurança:
i. Consequências da violação das normas de saúde e segurança
ii. Tratar das questões de violação das normas da saúde e segurança

caso ocorram
iii. Tratar das violações e procedimentos de saúde e segurança de

acordo com os requisitos organizacionais e legais
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6. REGISTOS DE SAÚDE E SEGURANÇA
i.Tipo de registos e relatórios
a) Inspeção do equipamento e arquivo de registos
b) Certificados de segurança emitidos
c) Relatórios de avaliação de riscos
d) Planos de saúde e segurança
e) Políticas e procedimentos de saúde na organização
i
f) Registos de acidente
g) Relatórios de incidentes
h) Certificados de formação
2. Arquivo dos registos de saúde e segurança
a) Organizacionais
b) Legais
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7. PROTEÇÃO DE VIP’s
a) Identificação dos mecanismos de receção de VIP’s e dos seus
responsáveis
b) Definição dos mecanismos de acompanhamento de VIP’s e das

funções dos seus responsáveis
c) Definição do circuito e paragens a seguir pelo VIP dentro do espaço do

evento
d) Determinação dos elementos de segurança destacados para a escolta
i
8. PROTEÇÃO DE INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTO
a) Mecanismos de monitorização da segurança (ex. câmaras de vídeo,

softwares de controlo; controlos de entradas, aparelhos de
comunicação…)
b) Mecanismos e medidas de reação (em caso de violação da segurança)
c) Identificação dos locais de maior importância para a segurança (maior

probabilidade de situações de insegurança), como por exemplo:
i
i. Casas-de-banho (probabilidade de consumos ilícitos)
ii. Áreas de arranjos (probabilidade de práticas sexuais e consumos ilícitos)
iii. Áreas de descanso (probabilidade de práticas sexuais e consumos ilícitos)
iv. Entradas e saídas (probabilidade de conflitos)
v. Espaços de bem-estar (probabilidade de práticas sexuais)
vi. Locais de catering (probabilidade de conflitos)
vii. Pontos de encontro para crianças perdidas (probabilidade de situações de
desespero)
viii. Pontos de encontro para pessoas em geral perdidas (probabilidade de situações de
desespero)
ix. Áreas de entretenimento para crianças (probabilidade de situações de rapto)
x. Ponto de perdidos & achados (probabilidade de conflitos)
xi. Água potável (probabilidade de conflitos)
i
9. CONTROLO E REDUÇÃO DE CONFLITOS
i.Pontos de informação Consultlta o
disponível daocumento
ii.Locais de atendimento policial link seguiin través do
nte, anotan
ementos qu do
os elle
iii.Telefones públicos consideras d e
e maior
destaque.
iv.Abrigo/local de emergência (quando aplicável)
v.Estacionamentos
A ameaça d
o
vi.Principais vias no planeameterrorismo
segurança d nto da
vii.Pontos de 1ºs socorros e grandes
e
http://www ventos
m/tidbits/a-a.tourismandmore.c
viii.Serviços de emergência o-no-planeja meaca-do-terroriso
m m
a-de-gra ndes-eevneto-da-s
ntos/ eguranc
ix.Pontos de combate ao incêndio
i
10. SEGURANÇA EXTERNA
i. Mecanismos de redução das condições para a concentração de pessoas,
gerindo o fluxo de entradas através de um sistema de abertura de
acessos alternativos, de modo a provocar a maior fluidez no acesso
ii. Mecanismos de redução das condições para a concentração de pessoas,

gerindo o fluxo de entradas, determinando no boletim de ingresso a
porta de entrada correspondente
iii. Mecanismos de inibição de venda de produtos geradores de alteração

comportamental (ex. álcool, drogas, etc.)
i
iv. Estratégias dissuasoras de conflito considerando:
a) a informação em permanência ao público (através da instalação sonora,

de uma rede de transmissão radiofónica ou televisiva) sobre o evento,
as entradas abertas, acontecimentos...
b) polos de animação que, associados à informação, canalizarão os grupos

para as melhores entradas através de um processo lúdico
c) sistemas de vigilância (forças da ordem e agentes de segurança do

evento) para ter uma imagem atualizada do fluxo de pessoas
i
11. PLANO DE EVACUAÇÃO
•É um manual de procedimentos para evacuação de pessoas que visa reduzir o

risco de morte, ferimentos ou danos
•Definir os mecanismos de divulgação do manual de procedimentos para

evacuação de pessoas, de forma a garantir que o mesmo será conhecido por
todos os intervenientes (ex: pequena ação de formação antes do início do evento
sobre os modos de atuação e situação de emergência, ou práticas de simulação
imprevistas)
i
iii. O plano de evacuação deverá contemplar:
a) informação escrita e gráfica sobre:
i. O tipo de iniciativas a tomar pelos funcionários do evento
ii. O tipo de iniciativas a tomar pelos participantes do evento
iii. As saídas de emergência e procedimentos a adotar (deverá ser disponibilizada

informação gráfica em cartazes a colocar em locais estratégicos)
i. a identificação dos colaboradores em equipas operacionais, atribuindo

competências específicas a cada um com vista a isolar áreas e evitar
generalizar o pânico
i
c) A localização de saídas de emergência
d) Circuitos de evacuação (várias alternativas)
e) Informação sobre os locais de ligação e corte de água, luz e gás
f) Informação sobre a rede de extintores e bocas de incêndio
g) Informação sobre a localização e acesso à casa de máquinas do

elevador
i
12. PLANO DE EMERGÊNCIA MÉDICA
i.Definir um plano de emergência médica e um plano de evacuação para o

hospital.
ii.Garantir que o centro de controlo de segurança tenha conhecimentos

rigorosos de primeiros socorros.
iii.Garantir que o centro de controlo de segurança tenha acesso qualificado e

rápido aos canais alternativos de comunicação com a polícia, bombeiros,
hospitais e outros canais importantes.
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IV. A ORÇAMENTAÇÃO DE
EVENTOS
O Orçamento é… i
…a estimativa de despesas e receitas de um evento, tendo como principal
função o controlo generalizado de um evento
…fundamental para o bom funcionamento e credibilidade de um evento, e o

seu equilíbrio permite dar a conhecer os seus limites a todas as áreas
operacionais do evento
…permite estabelecer a harmonia entre o capital disponível para o evento e as

despesas que serão efetuadas
…o documento onde se descrevem as despesas e receitas provisórias que

possibilitam a comparação, a posterior, com as despesas e receitas reais
i
…o orçamento deverá ser expresso em várias alternativas para que o
Na negociação…
interessado possa estudar e avaliar as opções que oferecemos e levá-lo à

decisão final.
…é importante considerar as cláusulas de risco correspondentes a serviços

incluídos no cronograma de trabalho que deverão ser executados por
terceiros.
…após definidos os detalhes do evento deve ser feito um contrato de

prestação de serviços, assinado pelas partes, para a formalização das
condições e compromissos assumidos.
i
3 regras para manter o orçamento dentro dos limites
Tudo custa mais do que se espera!
Ser pessimista acerca do número de participantes esperados (público)!
Aumentar 10% ao orçamento para cobrir algum imprevisto!
i
RECEITAS DESPESAS
ORÇAMENTO
Inscrições/bilheteira Honorários dos colaboradores

Patrocínios Promoção
Publicidade Taxas e impostos
Aluguer de espaços comerciais Secretariado, comunicações e custos
Merchandising administrativos (seguros)
Direitos de transmissão Equipamento (compra e/ou aluguer)
Subsídios públicos Tradução
Doações de entidades privadas Transportes
Contribuições particulares Alojamento
Apoios / Parcerias Alimentação
Cliente (consumos internos durante o Prémios e troféus
evento) Aluguer de espaços
Diversos Diversos
i
Receitas Despesas
Sucesso do
Evento
Orçamento Patrocínios
Ferramenta geral de Importante elemento
controlo e avaliação de angariação de
financeira receitas
i
Passos para orçamentação
1. Estimativa conceptual
Cálculo usado no estágio de desenvolvimento do conceito do evento; precisão na ordem dos
25%
2. Estudo de viabilidade
Compreende a comparação dos custos em eventos similares, dando base negocial ao gestor e
permitindo uma estimativa de orçamento mais realista
3. Estimativa definitiva
Baseia-se em valores concretos
i
 Os custos podem ser fixos ou variáveis, mas têm de estar todos orçamentados num
plano financeiro que os possa prever.
 É importante ter um orçamento de previsão e um orçamento real, de maneira a que

se possa estabelecer a diferença correta entre os custos inicialmente previstos e os
custos reais do evento, o que irá permitir possíveis correções ou reorientações da
planificação financeira.
i
Plano de receitas:
 Deve reunir a informação sobre as verbas que estimamos obter.
 É aconselhável suborçamentar as receitas num orçamento estimativo para
permitir uma margem de atuação mais segura.
 É necessário identificar as fontes de receita e garantir que elas estejam disponíveis
mediante a sua previsão orçamental.
É importante ter sempre a certeza das fontes de financiamento e ‘jogar’ com as que
são seguras, além de ser necessário pensar sempre em deixar alguns fundos de lado
para uma fonte de emergência.
i
Fecho do orçamento
 É a definição da calendarização de pagamentos e recebimentos para

permitir a construção de um cronograma de controlo de todas as
movimentações no orçamento.
 Elemento incontornável nos orçamentos.
i
I O
C ÍN O patrocínio é a principal fonte de receitas dos eventos.
TRO
P A
O Rendimento
Imagem
É também para a empresa uma forma de
comercial obter benefícios comerciais, aumentando as
vendas.
Através dos eventos as empresas utilizam o

A relação entre o patrocinador e
patrocínio como ferramenta de comunicação,
a organização do evento é a
aumentando e reforçando a sua imagem
satisfação dos objetivos
junto do seu público-alvo.
específicos.
i
Captação de Patrocínios
A organização deve adequar a sua proposta ao leque de empresas com potencial interesse
no evento que está a ser realizado, podendo ser esses interesses serem:
 ao nível da imagem do evento
 ao nível do público a que este se destina
 ao nível da projeção mediática que este irá alcançar
 ao nível de presença dos produtos ou serviços do patrocinador no evento
 …
É importante conciliar o nosso evento com o tipo de patrocínios que

tentamos obter, isto é: a oferta tem de estar adequada ao
mercado.
i
Proposta de pedido de Patrocínios
deve ser atraente, realista e viável e possuir os seguintes itens:
1. Análise de evento: missão/objetivos; historial; data e localização;

patrocinadores atuais e anteriores; programa; nível passado e previsto de
cobertura mediática; nível e perfil passado e previsto de público; equipas de
trabalho, organização e contactos.
2. Estratégias de promoção e publicidade do evento.
i
3. Conformidade estratégica entre a proposta e as necessidades da

organização: é importante haver um ajustamento entre aquilo que a
organização pretende do patrocinador e aquilo que pode oferecer.
4. Pacote de patrocínio proposto e custos: aqui poderá haver apenas um pacote

de patrocínio, ou serem criados vários pacotes hierarquizados que permitam
fazer ajustamentos ou combinações. O preço deve estar ajustado à oferta.
i
Atributos para conseguir patrocínios
1.Vender benefícios e não características
2.Satisfazer as necessidades do patrocinador e não do patrocinado
3.Adaptar as propostas de patrocínio consoante a natureza do negócio
4.Demonstrar o efeito das promoções
5.Minimizar o risco
6.Demonstrar mais-valias para a empresa em termos globais e integrados
7. Demonstrar o crescimento do mercado: o investidor vai aumentar as
vendas? Vai conquistar novos mercados? Vai aumentar as vendas no
mercado atual?
8. Demonstrar o valor global: como criar mais valor para o produto/marca?
Quais os novos atributos a serem incorporados no produto e marca do
patrocinador?
9. Demonstrar a relação custo/benefício: provar que o custo do patrocínio
compensa os benefícios obtidos?
10. Demonstrar a exposição do produto/marca: revelar todas as
oportunidades de exposição do produto/marca do patrocinador.
i
Quando se consegue uma proposta de patrocínio e assim captar um patrocinador
é importante saber mantê-lo para garantir a sua satisfação.
Essa satisfação passa não só pelos benefícios diretos fornecidos pelo evento à
empresa, como também em termos de relações de cordialidade estabelecidas
entre a organização do evento e a pessoa responsável pela empresa.
Isto exigirá trabalho e atenção personalizados para o patrocinador, mas

compensa sempre o esforço em eventos futuros.
i
ATIVIDADE
Consulta e analisa o Wedding Workbook – Planner for Guests, retirado
de
http://www.coastlineconventioncenter.com/wp-content/uploads/weddi
ng_workbook.pdf0_.
pdf .
V. O MARKETING DE EVENTOS
i
“É uma actividade humana voltada para satisfazer as
MARKETING?
necessidades e desejos por meio de processo de troca”. (Kotler,

O QUE É
Bowen & Makens, 1999, p.20)
Este conceito foi evoluindo como forma de atender às

necessidades do cliente, através de decisões em relação aos
quatro P’s: Produto, Preço, Distribuição (Placement) e Promoção.
Satisfação das necessidades e desejos do consumidor em troca de bens,

serviços ou ideias por algo de valor.
i
CONSUMIDOR = Primeiro foco do Marketing
Mudanças ao longo do tempo que redefiniram a função do marketing:
1. Crescimento do número e da diversidade de serviços que requerem diferentes

abordagens de marketing
2. Reconhecimento dos requisitos únicos do marketing de organizações sem fins

lucrativos (típico de muitos festivais).
3. A crescente importância dos parceiros que são tão influentes como os consumidores.
4. Desenvolvimento das novas tecnologias.
5. Internacionalização, que criou oportunidades globais de entrar em novos mercados.
i
i
O QUE FAZ O MARKETING
i
1. Uma noção para a tomada de decisões que deverá resultar em
eventos inovadores, criativos e bem-sucedidos.
DE EVENTOS?
2. Faz atender a um segmento-alvo de mercado que clama pela

originalidade e pelo entusiasmo do que é novo.
3. Atrair patrocinadores e dar-lhes certezas que o seu patrocínio será

efectivamente recebido pelo seu público-alvo e que o evento é o
meio mais adequado para isso.
4. Atrai maior apoio do governo central e/ou local.
5. Atrai maior cobertura dos órgãos de comunicação social.
O QUE FAZ O MARKETING
i
6. Maior envolvimento da comunidade local, que enfatiza a
DE EVENTOS? (CONT.)
importância do bem-estar da sociedade.
7. Aposta num posicionamento de diferenciação e unicidade, levando a

persuadir os consumidores pelo nosso evento em detrimento de
muitos outros e cria temas de conversa e partilha.
8. Maior cumplicidade no relacionamento com todos os colaboradores,

parceiros e clientes do evento, reduzindo o risco de conflitos e
aumentando a satisfação e a experiência.
i
Em marketing e gestão de eventos a Estratégia pode ser
A IMPORTÂNCIA
interpretada como a maneira pela qual uma organização conduz

O MARKETING
ESTRATÉGICO:
e utiliza os seus recursos para atingir os seus objetivos.
O processo estratégico é vinculado à função do marketing com o

propósito de mostrar a estrutura na qual os gestores de eventos
desenvolvem os objetivos e estratégias de marketing para
satisfazer as necessidades dos consumidores.
i
1. É de longo prazo e não tático – uma vez decidida a
estratégia de marketing não se pode mudar a sua direção,
PONTOS CHAVE
O MARKETING
ESTRATÉGICO:
pois isso pode significar perder recursos humanos e falhar os

objetivos.
2. Baseia-se na análise cuidadosa dos recursos internos e do

ambiente externo – não é uma reação impetuosa às
mudanças do mercado.
3. É essencial para a sobrevivência – uma vez que estratégias

bem definidas permitem atingir os objetivos do evento.
i
1. Pesquisa e análise do ambiente macro, incluindo as forças C-PEST
competitivas, políticas, económicas, sociais e tecnológicas
O MARKETING
ESTRATÉGICO:
2. Pesquisa sobre o comportamento e características dos

PROCESSO
consumidores de eventos
3. Segmentação, definição do público-alvo e posicionamento
4. Estabelecimento de objetivos de marketing
5. Tomada de decisão sobre estratégias gerais de marketing e o mix de

marketing de serviços do evento
i
A trilogia de serviços
de um evento
Baseado em Allen, et al. (2008)
i
1. Segmentação de mercado e definição do público-alvo

O MARKETING
ESTRATÉGICO:
2. Posicionamento
ETAPAS
3. Definição de objetivos
4. Escolha de estratégias
5. Marketing mix
i
Quando se projeta um evento, é essencial identificar os segmentos de

O MARKETING
ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
consumidores cujas necessidades correspondem mais precisamente

à experiência do evento. Os segmentos de mercado devem ser:
 Mensuráveis: as características do segmento devem estar

acessíveis ao profissional de marketing do evento
 Substanciais em tamanho: deve valer a pena analisá-los
i
1. Segmentação de mercado e definição do público-alvo (cont.)
O MARKETING
ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
Acessíveis: pelos canais normais de promoção
Viáveis: para a organização do evento, perante o orçamento de

marketing e outros recursos
O processo de segmentação segue o conceito de tomada de decisão de

compra por parte do consumidor. Pode-se segmentar geográfica,
demográfica, comportamental e/ou psicograficamente.
i
1.1 Segmentação de mercado GEOGRÁFICA

O MARKETING
ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
1. Divisão do mercado por áreas geográficas
2. Um determinante da segmentação geográfica é o potencial de atração do

evento
3. Se um evento mostrar a sua capacidade de atrair mercados externos, a

expansão geográfica potencial será maior
4. Exemplo de segmentação:
Primeiro segmento – população urbana litoral
Segundo segmento – população urbana interior
Terceiro segmento - população rural litoral
Quarto segmento – população rural interior
i
1.1 Segmentação de mercado DEMOGRÁFICA

O MARKETING
ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
 Divisão do mercado por áreas mais ‘pessoais’

 Interessa-se pelas características mensuráveis das pessoas, tais como: Idade,
Sexo, Ocupação, Rendimento, Instrução/Formação, Grupo cultural,
Religião…
 Exemplo de segmentação:
Primeiro segmento – pessoas solteiras com menos de 34 anos
Segundo segmento – casais jovens, sem filhos, com menos de 34 anos
Terceiro segmento – casais jovens, com filhos jovens, com menos de 34 anos
Quarto segmento – casais com filhos mais velhos, com idades entre os 34 e 54 anos
Quinto segmento – casais sem filhos acima dos 54 anos
Sexto segmento – pessoas solteiras com mais de 54 anos
i
1.1 Segmentação de mercado COMPORTAMENTAL

O MARKETING
ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
1. Divisão do mercado por atitudes e comportamentos
2. Avaliam-se as ocasiões de consumo, os benefícios procurados, as

frequências de uso, entre outros
3. É uma variável interessante porque estão diretamente relacionadas com a

procura, mas de difícil medição
Primeiro segmento – pessoas que reagem de maneira agitada, incomodada…
Segundo segmento – pessoas que reagem de maneira calma, serena…
i
1.1 Segmentação de mercado PSICOGRÁFICA

O MARKETING
ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
1. É uma técnica de segmentação muito útil ao gestor de eventos e está

relacionada com: Estilo de vida, Valores, Classe social, Personalidade…
2. Este tipo de segmentação pode ser, no entanto, muito limitado porque não
é mensurável, mas oferece outro tipo de compreensão dos tipos de
experiência que os grupos esperam de acordo com o estilo de vida que têm
e com os seus padrões de consumo.
Primeiro segmento – pessoas alocêntricas (mais aventureiras)
Segundo segmento – pessoas psicocêntricas (menosaventureiras)
i
2. Posicionamento
O posicionamento representa aquilo que se pretende atingir na
mentalidade do consumidor e a forma como o evento é definido pelos
O MARKETING
consumidores. Vejamos pelo menos 10 maneiras diferentes:

ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
1.A reputação existente ou imagem do evento – ex.: Jogos Olímpicos

2.O carisma de um gestor ou líder – ex.: The Sydney Festival’s Director
•Foco no programa do evento
•Foco nos artistas
•Ênfase no local ou nas instalações
•Os consumidores do evento
•Preço ou qualidade
•Propósito ou aplicação do evento
•Categoria do evento ou classe do “produto”
•Atributos diversos
i
3. Definição de Objetivos
O MARKETING
Após as fases anteriores, o gestor de marketing está em condições de decidir os

ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
objetivos e as táticas do marketing de eventos.

Os objetivos são as metas que a empresa pretende alcançar num determinado
período de tempo e que nos indica o caminho para onde queremos ir.
Esta fase é decisiva na medida em que define as atitudes fundamentais no
andamento dos negócios.
Estabelecer objetivos nesta fase é fundamental, na medida em que inicia o
processo da estratégia de comunicação e determina a sua direção.
i
3. Definição de Objetivos (cont.)
É importante que os objetivos sejam definidos de forma correta e
apresentem as seguintes características:
O MARKETING
ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
– sem qualquer tipo de ambiguidade;

– compreensíveis e concretos;
– mensuráveis e controláveis;
– calendarizados;
– pontos de avaliação e de comparação de performance para avaliar a
evolução e o seu desempenho no passado, presente e futuro;
– claros e precisos;
– reais e realistas;
– estimulantes/ambiciosos, mas alcançáveis;
– que exijam empenhamento e esforço;
– que motivem a melhorar os resultados.
i
Vejamos os exemplos nos quais devem ser enquadrados os objetivos de marketing e
vendas
OBJETIVOS DE COMUNICAÇÃO OBJETIVOS DE VENDAS

• Aprimoramento e aumento da imagem; Crescimento de vendas;
• Aumento da consciencialização; Aumento de participação de mercado;
• Estabelecimento de cortesia; Aumento de participação de
• Criação e melhoria de relacionamento; distribuição
• Mudança de posicionamento;
• Aprimoramento e aumento das relações
corporativas e institucionais;
• Geração de vendas potenciais;
• Boas relações públicas;
• Obtenção do reconhecimento e da credibilidade da
marca ou imagem.
i
4. Escolha de Estratégias
O MARKETING
Os profissionais de marketing de eventos devem escolher muito bem as

ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
estratégias gerais para o futuro do evento, antes de iniciarem as tarefas mais

precisas do marketing, a escolha do programa, do preço de ingresso e outras
variáveis.
Várias estratégias estão disponíveis para um evento, dependendo dos seus

recursos, da concorrência e dos seus objetivos.
i
Produtos atuais Novos produtos
Mercados atuais
Novos mercados
MATRIZ PRODUTO-MERCADO DE ANSOFF

(Ansoff, 1957, citado por Allen, et al., 2008)
i
5. Marketing Mix
A experiência do produto do evento (o serviço principal), a sua

O MARKETING
ESTRATÉGICO:
programação (componentes diferentes dos eventos, a sua qualidade ou

ETAPAS (CONT.)
o seu estilo) e os seus pacotes (o conjunto de oportunidades

proporcionados pelo evento ou marketing do evento com outras
atrações externas, alojamento ou transportes)
O local (onde se realiza o evento e onde os ingressos serão
distribuídos), o estabelecimento (a preparação do local em relação às
necessidades do consumidor) e os processos no local do evento
i
5. Marketing Mix (cont.)
Pessoas (colaboradores, público, anfitriões e convidados) e parcerias

O MARKETING
ESTRATÉGICO:
(como patrocinadores e os media)

ETAPAS (CONT.)
O preço, ou a troca de valor para aproveitar o evento
Material de marketing integrado (a media e as mensagens utilizadas

para construir relacionamentos com os mercados do evento e com o
público).
i
Produto - Os eventos contêm três elementos essenciais como

O MARKETING
ESTRATÉGICO:
experiências de produto (Lovelock, Patterson & Walker, 2001):

ETAPAS (CONT.)
 O serviço e os benefícios essenciais que o cliente experimenta
 O produto “esperado” tangível
 O produto valorizado ou recursos adicionais que diferenciam um

evento dos seus concorrentes
i
Produto (cont.):
O MARKETING
ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
 Produto de um Evento = conjunto de experiências de lazer

intangíveis e bens tangíveis voltados para satisfazer as
necessidades do público-alvo. O desenvolvimento de um evento
pode ter como modelo os processos utilizados para planear, criar
e oferecer serviços, apresentado em seguida
i
DESENVOLVIMENTO DO EVENTO
(Ansoff, 1957, citado por Allen, et al., 2008)
i
Produto (cont.):
O MARKETING
ESTRATÉGICO:
ETAPAS (CONT.)
 A criação de um programa atraente e adequado ao público-alvo,

capaz de transmitir os objetivos, a missão e o nível de qualidade
que satisfaça os consumidores é determinante para o sucesso de
qualquer evento.
 Robyn Archer e vários outros produtores de eventos em reflexão

sobre a sua experiência apontaram quatro elementos-chave
para o sucesso de uma programação (Theatre Shop Conference,
2002).
i
1. A necessidade de um conceito essencial diferenciador no programa – o

que se está a apresentar tem realmente significado para o público?
2. A necessidade de integrar o programa do evento ao seu ambiente físico

ou local – que tipo de actuações serão realmente atraentes no cenário
escolhido? Quais os artistas e as estruturas que brilharão no ambiente
seleccionado?
i
3. O papel e a abordagem operacional do director/produtor artísticos –

têm dois papéis fundamentais: “porteiros” do programa (selecção dos
participantes) e “caça talentos” (procuram os melhores artistas);
4. Critérios estabelecidos para o conteúdo do programa – os critérios

incluem a compatibilidade das escolhas das atuações/atividades com o
público-alvo.
i
O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO DO
CONSUMIDOR
O processo de tomada de decisão do Problem Recognition
consumidor é fundamental em marketing.
Information Search
Após uma boa análise da envolvente do
mercado e da definição das estratégias a aplicar
Evaluation of alternatives
para atingir os objectivos delineados no plano
Choice of purchase
de marketing de eventos, é necessário perceber
como é o processo de tomada de decisão do Evaluation of post-purchase experience
consumidor alvo do evento e como ele reage.
Explicação em português a seguir
i
P.I.E.C.E.
1. Reconhecimento do problema – a diferença entre o estado atual e o
desejado de alguém em relação ao consumo de lazer
2. Pesquisa de informação – processos de pesquisa limitados ou extensos,

interna e/ou externa, para soluções de eventos
3. Avaliação e selecção de alternativas de eventos
4. Decisão – escolha sobre comparecer ou não a um evento e que compras

opcionais fazer no evento.
5. Avaliação da experiência pós-evento.
i
ATIVIDADE
VI. GESTÃO DE RECURSOS
HUMANOS EM EVENTOS
i
Conceito ou propósito da oferta PROCESSO DE
PLANEAMENTO DO EVENTO
Estudo de viabilidade
Decisão de prosseguir ou parar Preparação da

oferta e da sua
Planeamento e implementação
• Análise situacional aprovação
• Fixação de objetivos
• Escolha de estratégias
• Desenvolvimento de planos operacionais
(financeiro, organização, marketing,
recursos humanos) Sucesso do evento
Evento
Finalização Avaliação
115
i
RECURSOS PRESENTES NO
EVENTO
1. Recursos Financeiros
1. Orçamento
2. Patrocínio
2. Recursos Humanos
3. Recursos Logísticos e Materiais
4. Recursos Legais e de Risco
i
RECURSOS HUMANOS (RH)
DETERMINANTES DO SUCESSO DO EVENTO
Seleção Contratação Formação Motivação
Múltiplos Desafios
i
Os recursos humanos envolvidos num evento determinam o seu sucesso. É por isso
fundamental escolher as pessoas certas, treiná-las e motivá-las para o alcance dos
objetivos propostos. A organização deve então informar a equipa de colaboradores
dos seguintes elementos:
Visão/Missão do evento;
Objectivos;
Estratégias e planos.
Faz a equipa trabalhar no sentido do propósito do evento
i
1. ESCOLHA DA EQUIPA
119
i
2. ATIVIDADES ENVOLVIDAS NO PLANEAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
:
120
i
3. RESPONSABILIDADES DO GESTOR DE EVENTOS
121
i
3. RESPONSABILIDADES DO GESTOR DE EVENTOS (CONT.)
122
i
4. FORMAÇÃO DOS RECURSOS HUMANOS
A organização poderá
atribuir um kit a cada
colaborador, com todos os
materiais/ informações
necessárias
123
i
Tipos de formação para as equipas de eventos:
1. Formação desejável
Melhora as habilidades pessoais (ex: tomada de decisões e criatividade)
2. Formação essencial
Garante que os colaboradores estejam cientes das exigências legais
O gestor do evento deve ter consciência que uma equipa bem formada não terá
tanta tendência a gerar crises e estará mais habilitada para gerir as que ocorrem.!
i
Um colaborador bem formado consegue gerir qualquer crise da seguinte forma:
1. Analisa friamente a situação
2. Reexamina os objetivos estabelecidos anteriormente
3. Examina as possibilidades
4. Avalia as consequências das diversas soluções
5. Escolhe a melhor opção (menos prejudicial)
6. Implementa a ação adequada
7. Monitoriza convenientemente para evitar a repetição
i
Planeamento de recursos humanos Fonte: Allen et al. (2003, p.76)
i
5. AVALIAÇÃO DOS RECURSOS HUMANOS
127
i
ATIVIDADE
Consulta e analisa o documento A Planning Guide for Accessible
Conferences - How to organize an inclusive and accessible event,
retirado de http://
www.accessiblecampus.ca/wp-content/uploads/2013/09/A-Planning-Gui
de-for-Accessible-Conferences.pdf
.
VII. AVALIAÇÃO EM EVENTOS
i
 Avaliar significa:
 Determinar o valor de
 Compreender
 Apreciar
 Na organização e gestão de eventos a avaliação torna-se extremamente

importante, uma vez que é através desta que se podem identificar as
falhas e as razões delas e, naturalmente, permitir a melhoria.
 A avaliação do evento permite divulgar os resultados obtidos e, através de

uma análise rigorosa, valoriza a notoriedade dos eventos e dos seus
próprios gestores.
i
Objetivos da avaliação de eventos
1. Aprofundar o conhecimento dos clientes, identificando as preferências, frequência e
duração da permanência no evento;
2. Identificar e avaliar os produtos mais rentáveis, apurando a influência das promoções;
3. Fazer previsão de vendas, de custos e de lucros esperados;
4. Melhorar o posicionamento da empresa;
5. Reforçar os laços com o parceiros, aumentando consequentemente o nível de fidelização
para com a empresa;
6. Apresentar novos produtos;
7. Melhorar o planeamento do próximo evento.
i
O processo de gestão de eventos é um circulo, na medida em que as avaliações do evento de hoje

ajuda a melhorar o de amanhã, através da análise e melhoria das tomadas de decisão e do
planeamento de futuros eventos.
i
3 momentos de avaliação obrigatórios

1. Avaliação Pré-Evento
2. Monitorização do Evento (durante)
3. Avaliação Pós-Evento
i
1. Avaliação do Pré-Evento
 Os fatores que permitem determinar a realização do evento ocorrem na fase do
planeamento
 Considera-se esta fase como a do estudo da viabilidade, usada para verificar o nível de
recursos que o evento requer, podendo mesmo indicar se a organização deverá ou não
avançar com a sua realização
 Esta avaliação tem geralmente em conta a comparação com eventos similares, procurando
recolher informações sobre a adesão ao evento e a previsão do número de participantes
 A comparação com outros eventos poderá resultar na fixação de metas ou padrões, em

relação aos quais o sucesso do evento será medido
134
i
2. Monitorização do Evento
 Envolve o acompanhamento dos resultados quantitativos de todo o processo
que caracteriza o evento
 É um acompanhamento constante
 A observação do desenrolar do evento é fundamental de forma a perceber, por
exemplo, se terá de haver controlo orçamental e reorganização das verbas. Esta
observação poderá ainda permitir alterações que melhorem o evento (ex.:
sistema de som, segurança, higiene);
135
i
3. Avaliação Pós-Evento
 Nesta fase surge a avaliação dos dados estatísticos e informativos sobre o evento
 As reuniões de feedback com os intervenientes (colaboradores, parceiros e
participantes) têm grande importância para discutir as forças e as fraquezas do
evento.
 Aplicação de questionários ou da realização de estudos para sondar e perceber a
opinião dos participantes.
136
i
Parâmetros de Avaliação de um Evento
 Benefícios Concretos: que benefícios concretos existiram para o patrocinador?
 Resultados: os resultados são mensuráveis?
 Definição do público: o público do evento é o mercado alvo do patrocinador?
 Divulgação: houve divulgação suficiente e exposição das marcas dos

patrocinadores?
 Melhoramento da imagem: houve algum melhoramento da imagem
institucional?
 Participação dos patrocinadores: contribuíram para o sucesso do evento?
i
Instrumentos de Avaliação de um Evento
 Questionário
 Observação direta (adequação do serviço, qualidade de atuação, reações…)
 Entrevistas
 Análise de imprensa ou de internet (blogs, websites, newspapers, redes sociais…)
 Sondagens
 Reuniões para recolha de informação
 Estudos que permitam quantificar e recolher os dados acerca do padrões usados

pelos participantes do evento
 Relatórios
i
 Relatórios aos parceiros do Evento
 Que informações deverão conter os relatórios?
 Quais as realizações do evento? Cumpriu-se o orçamento e prazo estipulado?

Os objetivos foram atingidos? O número de participantes presente e as suas
expectativas foram atingidas?
 Os patrocinadores quererão perceber de que forma o seu produto ou serviço
aumentou? Que cobertura foi dada pelos meios de comunicação social?
 Para além dos resultados mensuráveis existem os que não são quantificáveis,
sendo por isso necessário, por vezes, recorrer ao registo no formato narrativo
ou expositivo. Exemplo: a descrição do impacto sociocultural na comunidade.
i
As instituições financeiras poderão querer uma auditoria financeira dos eventos no que se
refere às despesas e receitas
Os organismos públicos como autarquias ou governo poderão ter interesse em conhecer o

impacto do evento no sector económico da comunidade.
Após reunida toda a informação relevante devem selecionar-se os destinatários de cada

tipo de informação e preparar o relatório final de avaliação de evento. Um relatório sobre o
desempenho final de um evento poderá não ser o mesmo para um patrocinador e uma
autarquia.
Os relatórios servem de base para futuros eventos, nomeadamente na captação de

patrocinadores
i
A AVALIAÇÃO DA SATISFAÇÃO, QUALIDADE DO
SERVIÇO E RETORNO DO VISITANTE
Ocorre quando as expectativas do evento
Serviço de
correspondem às perceções do serviço
Qualidade experimentado.
O objectivo principal do profissional de marketing de eventos é então perceber

como ocorre a percepção de qualidade do serviço prestado. Tanto os
consumidores atuais como os potenciais consumidores têm esta perceção através
da:
 experiência do evento
 divulgação boca a orelha
 comunicação a partir do marketing
i
A avaliação da qualidade técnica – SERVQUAL (Parasuraman, Zeithaml &
Berry, 1988) – mostra os aspetos funcionais dos serviços:
1.Garantia – os colaboradores mostram que têm conhecimento, são

prestáveis e amáveis e os consumidores têm a garantia do seu bem-estar.
2.Empatia – os colaboradores mostram entender as necessidades dos

consumidores.
3.Prestável – os colaboradores respondem às necessidades dos

consumidores.
i
4.Confiança – tudo acontece no evento tal como prometido no

material de comunicação do marketing.
5.Aspectos tangíveis – a aparência física do equipamento do evento,

de figurinos/apresentação, os artistas e as instalações físicas
correspondem às expectativas dos consumidores.
i
O questionário SERVQUAL utiliza estes cinco parâmetros para medir a

diferença entre as expectativas e as perceções do consumidor do evento.
Quando as percepções correspondem ou excedem as expectativas é sinal que

a experiência oferecida foi de qualidade.
Quando é ao contrário significa que o gestor do evento deve mudar a sua

estratégia num próximo evento.
i
ATIVIDADE
Consulta e analisa os exemplos simples de questionários de satisfação em relação a
determinados eventos que apresentamos a seguir, para te ajudar a construíres um próprio.
Retirados de:
http://www.enquetefacil.com/RespWeb/Cuestionarios.aspx?EID=388174&MSJ=NO#Inicio.
http://
www.cm-estarreja.pt/ficheiros/balcao_virtual/1132/Avaliacao_Satisfacao_Colaboracao_Evento
s.pdf
.
VIII. PERSPETIVAS E TENDÊNCIAS
EM EVENTOS
i
Para que um processo de elaboração de evento resulte

eficazmente é imperativo que o ‘injetemos’ constantemente com
informações atualizadas e pertinentes sobre os feedbacks obtidos
em termos de satisfação, bem como com a evolução do contexto
e das tendências.
i
Preocupações vitais
Antecipar as grandes tendências e modas do mercado de eventos e afins
Determinar a posição do destino do evento relativamente às tendências estudadas
identificar os novos perfis dos visitantes e os seus comportamentos
Descobrir as novas expectativas dos visitantes efetivos e potenciais
Avaliar a qualidade dos contratos de trabalho e das perspetivas de carreira abertas
aos profissionais da área
Avaliar os efeitos socioeconómicos, a criação de postos de trabalho e de receitas
(riqueza), as novas infraestruturas, equipamentos e serviços públicos
Avaliar as tendências em relação a clientes, mercado, finanças, RH, fornecedores,
processos relativos ao produto, organizacionais e de apoio, à sociedade…
i
Como analisar as perspetivas e tendências da área de eventos?
Analisar os comentários realizados pelos líderes de opinião
Analisar as avaliações feitas pelos operadores e vendedores à região do
evento
Analisar as tendências das correntes turísticas e de visitantes de um dia
Análises estatísticas e estudos de mercado
Análises de imprensa e online
Sondagens, questionários, entrevistas e observação
i
As tendências em eventos em relação à oferta
Foco em Recursos Humanos especializados
Conhecer bem o mercado e responder em antecipação
Incrementar as parcerias estratégicas e ‘coo-petição’
Permutas de serviço estratégicas
Aposta na inovação e nas tecnologias
Reforço local e regional e consolidar a sua posição e marca na sociedade
i
 Defesa ambiental e promoção da sustentabilidade e acessibilidade
 Aposta na responsabilidade social
 Investir na inovação, espírito empreendedor e criativo
 Apostar na surpresa e no inesperado pelo cliente
 Flexibilidade de preços e perspetiva do all inclusive
 Produtos e serviços flexíveis e adaptáveis a cada cliente
i
As novas tecnologias como tendência principal do mercado
Porque permite a redução de custos
Porque permite o aumento da produtividade
Porque permite ganhar tempo
Porque permite reduzir o erro
Porque permite gerir melhor cada cliente
Porque permite melhorar o processo de venda
Porque permite prestar mais e melhor informação, mudando-a a qualquer
momento
i
As tendências em eventos em relação à procura
Quanto mais aumenta o ritmo de vida a níveis alucinantes (internet, ligações

aéreas, serviços 24h…), mais as pessoas sentem necessidade de abrandar e
viver momentos de lazer de qualidade. Vejamos algumas tendências:
Participação ativa nos eventos
Iniciativas sensoriais e ecológicas para contemplar, desfrutar, sem pressa

nem poluição
Flexibilidade no produto e serviço, adaptado à necessidade de cada cliente
i
 Valorização do corpo e o self-love em autênticos cultos do corpo e opções
bio e vegan. Healthy lifestyle
 Experiências novas para o cliente poder partilhar no seu ciclo de amigos e

familiar
 Vivências duradouras para bel-prazer do participante
 Diferenciação de produto/serviço para gerar emoções fortes no cliente
 Reservas de last minute e low cost, mas sem abdicar da qualidade
i
ATIVIDADE Clica n
visuali
a imag
em e
Se o seguin z aov
vídeo
nã o te e re ídeo
auto urgir
s as tend flete sobre
ê
evento ncias em
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I. C a
surta aso não
e
clica feito,
abaix no link
o
o e c ou copi
ola-o a-
brow no te
ser. u
Consulta e analisa o artigo Especialistas falam sobre as

tendências e o futuro dos eventos publicado no PortalEventos:
http://www.revistaeventos.com.br/Forum-Eventos/Especialistas-f
alam-sobre-as-tendencias-e-o-futuro-dos-eventos
. Retirado de: https://youtu.be/cdtaLlfUSmc
155
Se o
víde
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auto surgir ão Visualiza o vídeo seguinte e reflete
e, p maticam sobre a importância da segurança
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surt Caso nã a
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Retirado de: https://youtu.be/cdtaLlfUSmc
IX. FATORES DETERMINANTES DE
SUCESSO EM EVENTOS
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ATIVIDADE
Consulta e aprofunda as seguintes fontes:
APECATE - http://www.apecate.pt/pt/
ExpoEventos - http://www.expoeventos.org/eeventos/
EventPoint http://www.eventpoint.com.pt/
FIL - http://www.fil.pt/
EFAPCO - European Federation of the Associations of Professional Congress Organisers - http://www.efapco.eu/
EC-OE - European Confederation of Outdoor Employers - www.ec-oe.eu
EXCEL PARA EMPRESAS
MARKETING TURÍSTICO, TERRITORIAL E EMPRESARIAL
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CONSTRUÇÃO, NEGOCIAÇÃO, VENDA E RESERVA DE PRODUTOS E SERVIÇOS TURÍSTICOS, com a Refª 17PST – €11,90
DESENHO E ORGANIZAÇÃO DE PROGRAMAS TURÍSTICOS, com a Refª. 18DOPT – €11,90
PLANEAMENTO DO TURISMO, com a Refª. 19PDT – €11,90
AVIATION, FARES E TICKETING & NORMAS INTERNACIONAIS DE TRANSPORTE, com a Refª. 20AFTN – €16,00
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PROCURA E MOTIVAÇÕES TURÍSTICAS, com a Refª. 22PMT – €9,00
ORGANIZAÇÃO DA INDÚSTRIA TURÍSTICA, com a Refª. 23OIT – €10,00
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A QUALIDADE NOS DESTINOS TURÍSTICOS, com a Refª. 27QDT - €19,00
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TIC APLICADAS AO TURISMO, com a Refª. 28TICAT - €12,00
Car@ Formand@
Muito obrigado por teres realizado este e-curso. Se o concluíste e

realizaste as atividades/exercícios formativos recomendados
parabéns porque estás preparado(a) para a avaliação final!
Podes sempre, em qualquer altura, contactar-nos para

melhordoturismo@gmail.com.
Até muito breve!

Curso - ATOES Forma+º+úo Avan+ºada

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ARTE E TÉCNICAS DE ORGANIZAÇÃO

Direitos reservados: OMelhorDoTurismo

Carga horária: 12 horas

Enquadramento: É hoje incontornável falar de eventos quando queremos alcançar o sucesso,

i. Identificar o perfil e as características ideais do Gestor de Eventos

ii. Conhecer a componente formativa ideal para o sucesso na indústria de eventos

iii. Entender os elementos da criação de uma empresa de eventos

iv. Dominar as questões da segurança nos eventos

v. Adquirir domínios de orçamentação de eventos

vi. Conhecer as técnicas de marketing de eventos

vii. Saber gerir os recursos em eventos

viii. Adquirir métodos de avaliação em eventos

ix. Analisar as novas perspetivas e tendências em eventos

x. Identificar os fatores determinantes de sucesso em eventos

II. O empreendedorismo (inclui licenciamento) em eventos

III. A segurança nos eventos

IV. A orçamentação de eventos

VI. Gestão de recursos humanos em eventos

VII. Avaliação em eventos

VIII. Perspetivas e tendências em eventos

IX. Fatores determinantes de sucesso em eventos

 Planear com rigor e monitoriza a implementação do seu projeto

 Vigiar de perto de forma a corrigir eventuais desvios

 Preparar planos B com antecedência

 Antecipar problemas e cenários otimistas, realistas e pessimistas

Esta característica transmite uma elevada probabilidade de sucesso em

 Procurar novas oportunidades de negócio para diversificar o leque de produtos e

 Procurar novas oportunidades de negócio de forma a poder abrir novos

 Efetuar um planeamento rigoroso e contido dos investimentos

 Apostar na contenção de custos e reduzir ao máximo as ineficiências e os

 Maximizar despesa através da celebração de parcerias estratégicas que

 Motivar todos os colaboradores da empresa à boa gestão dos recursos e à

 Assumir um perfil marcadamente comercial, reforçado por competências de

 Entender que negociar é um processo dinâmico que envolve cedências de parte

 Entender que num processo de negociação um cliente/parceiro satisfeito angaria

 Investigar o histórico (passado) dos colaboradores para compreender o

 Delegar permite acelerar decisões e consequentemente a produtividade

 Determinar deveres e responsabilidades muito claras, de forma a que todos

 Defenda e aposte em canais de comunicação, internos e externos, fluentes,

 O plano de negócio permite implementar decisões ajustadas às necessidades

 Um plano de negócios só está fechado depois de executado

 Qualquer profissional deve manter-se informado e formado

 Antecipar decisões estratégicas que permitam estar na vanguarda e à frente

 Ajustar os produtos/serviços constantemente, sem nunca esquecer de

 Assumir o trabalho em equipa como o segredo do sucesso

 Saber delegar responsabilidades, de forma a que o processo de decisão não

 Trabalhar em equipa e delegar responsabilidades é fundamental para gerir

 Defender e fomentar uma comunicação interna fluente e organizada que

Como ser Empreendedor na área de Eventos?

Inove, apostando forte na estratégia de marketing do evento e em particular nos

Inove, reformando o obsoleto e investindo no desejável.

Inove, defendendo a genuinidade inovadora com qualidade certificada.

Inove, utilizando as tecnologias otimizando-as e potencializando-as ao máximo.

 Inove, apostando na formação especializada e adequada dos Recursos Humanos à oferta

 Inove, fomentando uma cultura de empreendedorismo, inovação e criatividade.

 Inove, estabelecendo um enquadramento mais facilitador da Inovação e do acesso a

 Inove, melhorando a relação entre investigação e inovação.

Trata-se acima de tudo de ATITUDE

O licenciamento não é obrigatório para a criação de uma empresa de

Vejamos em seguida alguns exemplos relativos a diferentes tipos de

- Licenciamento do Exercício da Atividade de Realização de Espetáculos de

Natureza Desportiva e de Divertimentos Públicos: de acordo com o art.º

29 do Decreto-Lei n.º 310/2002, de 18 de Dezembro, os arraiais, romarias,