1 - RACIONALIZAÇÃO DE ESTOQUES

1.1 - INTRODUÇÃO

A meta principal de uma empresa é, sem dúvida, maximinizar o lucro sobre o capital
investido em fábricas e equipamento, em financiamentos de vendas, em reserva de caixa e
em estoques. Para atingir o lucro máximo, ela deve usar o capital, para que ele não
permaneça inativo. Caso haja necessidade de mais capital para expansão, ela tomará
emprestado ou tirará dinheiro de um dos quatro itens acima mencionados.

Espera-se, então, que o dinheiro que está investido em estoque seja o lubrificante
necessário para a produção e o bom atendimento das vendas.

A racionalização de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois

ele é claro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta. Quanto
maior o investimento nos vários tipos de estoque, tanto maior é a capacidade e a
responsabilidade de cada departamento na empresa. Para a gerência financeira, a
minimização dos estoques é uma das metas prioritárias. O objetivo, é otimizar o
investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa,
minimizando as necessidades de capital em estoques.

Os estoques de produto acabado, matérias-primas e material em processo não podem

ser vistos como independentes. Quaisquer que forem as decisões tomadas sobre um tipo
qualquer de estoque, estas terão influência sobre os outros tipos de estoques.

Se o gerente da produção é também o responsável pelos estoques, como muitas vezes é

o caso, então estes estoques serão encarados por ele como meio de ajuda para sua meta
principal: a produção para minimizar o investimento no estoque da matéria-prima. É mais
econômico ficar sem estoque e parar uma linha de produção do que, para cada
eventualidade ocorrida, aumentar o estoque.

1
 O gerente financeiro pressiona os departamento a limitarem os custos a um mínimo,
onde os estoque são indispensáveis.

Existe uma situação conflitante entre a disponibilidade de estoque e a vinculação do

capital, que pode ser visualizada no quadro abaixo. Sob o enfoque de vendas deseja-se um
estoque elevado para atender os clientes. Do ponto de vista financeiro, necessita-se de
estoques reduzidos para diminuir o capital investido.

CONFLITOS INTERDEPARTAMENTAIS, QUANTO A ESTOQUE

DEPTO.DE COMPRAS DEPTO. FINANCIADO

MATÉRIA-PRIMA DESCONTO SOBRE AS CAPITAL
(ALTO-ESTOQUE) QUANTIDADES A INVESTIDO
SEREM COMPRADAS JUROS PERDIDOS
MATERIAL EM DEPTO.DE PRODUÇÃO DEPTO. FINANCEIRO
PROCESSO GRANDES LOTES DE MAIOR RISCO
(ALTO-ESTOQUE) FABRICAÇÃO DE PERDAS
E OBSOLESCÊNCIA
AUMENTO DO
CUSTO DE
ARMAZENAGEM
DEPTO.DE VENDAS DEPTO. FINANCEIRO
PRODUTO ENGREGAS RÁPIDAS CAPITAL INVESTIDO
ACABADO BOA IMAGEM, MAIOR CUSTO DE
MELHORES VENDAS ARMAZENAGEM

A racionalização de estoques deve conciliar da melhor maneira os objetivos dos

quatro departamentos, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. Já é antiga a divisão
da responsabilidade pelos estoques. A responsabilidade de materiais caem sobre o
almoxarife, que zela pelas reposições necessárias.

2
 1 .2 - MINIMIZAÇÃO DOS ESTOQUES

A programação de produção é feita com o objetivo de colocar à disposição um

número suficiente de produtos acabados, para satisfazer a demanda pela previsão de
vendas. Se forem prevista vendas elevadas, o estoque de produtos acabados deve ser alto;
se a previsão de vendas for baixa, o estoque de produtos acabados deve se pequeno, logo a
minimização dos estoques deve auxiliar na minimização dos custos totais da empresa. Logo
a previsão de consumo ou da demanda estabelece as estimativas futuras dos produtos
acabados comercializados pela empresa.

Um estoque maior de produtos em processo acarreta maiores custos, pois o capital da

empresa está empatado durante um período de tempo mais longo. O ciclo total do estoque,
que vai desde a compra da matéria-prima até a venda do produto acabado, deve ser
minimizado e ao mesmo tempo manter as faltas de estoque ao mínimo possível. Uma
administração eficiente da produção precisa reduzir o estoque dos produtos em processo, o
que deve acelerar a rotatividade do estoque e diminuir a necessidade de caixa.

Existe uma relação direta entre a duração do processo produtivo da empresa e seu nível
médio e estoque de produtos em processo, ou seja, quanto maior for o ciclo de produção,
maior o nível esperado do estoque de produtos em processo. Quanto a minimização de
estoque, quanto menor for o ciclo de produção menor o nível esperado de enfoque esperado
do estoque de produtos em processo.

Para alcançar uma minimização de estoque devemos organizar um setor de controle de

estoques na qual deveremos descrever suas funções principais que são:

- Determinar " o que" deve permanecer em estoque, número de itens.

- Determinar "quanto" de estoque será necessário para um período predeterminado.
- Acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque.
- Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as
necessidades.

3
 - Controlar os estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre
a posição do estoque.
- Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados materiais
estocados.
- Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

A importância do estoque mínimo é a chave para o adequado estabelecimento do ponto

pedido. Idealmente o estoque mínimo poderia ser tão alto que jamais haverá, para todas as
finalidades práticas, ocasião de falta de material em estoque. Entretanto, desde que, em
média, a quantidade de material representada pela margem de segurança não seja usada e,
portanto, torna-se uma parte permanente.

1.3- MATERIAL INATIVO

É o material obsoleto ou sem movimentação, que por falta de um planejamento bem

estruturado, fica estocado, ocupando espaços e aumentando o custo de armazenagem.
Devoluções ao almoxarifados de materiais excedentes ou sem utilização para os
departamentos da empresa, cancelamento de pedidos mas que por força do contrato são
recebidos, concorrência desenfreada fazendo-se que um determinado produto saia de
fabricação, são ocorrências que fazem com que o material fique inativo no estoque.
O estoque imobilizado por longo prazo, dificulta a alavancagem financeira, fazendo,
aumentar o estoque. Em muitos casos é mais econômico ficar sem estoque e parar uma
linha de produção do que, para cada eventualidade ocorrida, aumentar o estoque.
O controle através do inventário físico é muito importante par identificação dos itens
que se tornam inativos e que dificultam o processo de produção. A identificação desses
itens inativos facilita a otimização do sistema, facilitando a tomada de decisão para a
utilização desses itens.

Para a redução do material inativo no almoxarife faz-se necessário tomar algumas

atitudes como, Ter um controle de qualidade que ajuste o lote economicamente. A
estimativa do consumo, através de uma projeção de cálculos estatísticos, facilitaria em

4
muito a redução do estoque de armazenagem. Nestes casos, parte-se do pressuposto de que
parte do consumo deva ser atendido. Esse grau de atendimento, vai depender da política de
estoque empreendida, que nada mais é a relação entre a quantidade atendida do estoque e a
quantidade necessitada.

1.4 - DIVERSIFICAÇÃO DE MATERIAL

No estoque de materiais é importante reduzir a grande diversidade de um item

empregado para o mesmo fim. Assim , no caso de haver duas peças para uma finalidade
qualquer, é aconselhável, a simplificação, a opção pelo uso de uma delas

Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalização, reduzindo as despesas

ou evitando que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com capa, número de folhas e formato
idênticos contribuem para que haja a normalização. Ao requisitar uma quantidade desse
material, o usuário irá fornecer todos os dados (tipo de capa, número de folhas de formato,
o que facilitará sobremaneira não somente sua aquisição, como também o desempenho
daqueles que se servem do material, se este um dia apresentar uma forma e outro dia outra
forma de maneira totalmente diferente, aliado a uma simplificação é necessário uma
especificação do material que é uma descrição minuciosa e possibilita melhor entendimento
entre o consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado.

Quanto à normalização, ela se ocupa da maneira pela qual devem ser utilizados os
materiais em suas diversas finalidade e da padronização e identificação do material, de
modo que tanto o usuário como o almoxarifado possam requisitar e atender os itens,
utilizando a mesma terminologia. A padronização é aplicada também no caso de peso,
medida e formato. A diversificação acarreta maior número de itens a controlar, identificar,
codificar e cadastrar, e um maior gasto financeiro e aumentando o pedido de compras. A
padronização, deve se utilizada com a finalidade de obter as especificações que melhor
atendam às necessidades dos serviços e a otimização dos estoque da empresa.
Podemos caracterizar os estoque em 2 (dois) tipos: O DESTINADO AO CONSUMO
DA EMPRESA (PRODUÇÃO, MANUTENÇÃO, SERVIÇOS GERAIS, ESCRITÓRIO) E

5
O ESTOQUE DESTINADO À VENDA. Os artigos de escritório e papelaria, podem deixar
de ser estocados aumentando o espaço de armazenagem, e reduzindo o capital imobilizado.
O material patrimonial pode ser diferenciado entre o material, de uso e o de consumo.
O patrimonial é aquele que, dada a sua duração e valores, destina-se a imobilizações
técnicas de ativo fixo, com duração de vida útil superior a um ano, sem pedra de suas
características de emprego em função de utilização normal de uso.

As matérias-primas são os materiais básicos e necessários para a produção do produto

acabado; seu consumo é proporcional ao volume da produção, as matérias-primas são todos
os materiais que são agregados ao produto acabado, na empresa que fabrica produtos
complexos, o estoque de matérias-primas pode se constituir em itens já processados, que
foram comprados de outras companhias ou transferidos de outra divisão da mesma
empresa.

Os produtos em processo consiste em todos os materiais que estão sendo usados no

processo fabril. Eles são, os produtos parcialmente acabados que estão em algum estágio
intermediário de produção. É considerada produto em processo qualquer peça ou
componente que já foi de alguma forma processada, mas que adquire outras características
no fim do processo produtivo.

O estoque de produtos acabados consiste em itens que já foram produzidos, mas ainda
não foram vendidos. As empresas industriais que produzem por encomenda mantêm
estoque muito baixo de produtos acabados ou, podemos dizer de quase zero, pois
virtualmente todos os itens já foram vendidos antes mesmo de serem produzidos. Par as
empresas que produzem para estoque, corre exatamente o contrário: Os produtos são
fabricados antes da venda. O nível de produtos acaba determinado na maioria das vezes
pela previsão de vendas pelo processo produtivo e pelo investimento exigido em produtos
acabados. A programação de produção é feita com o objetivo de colocar à disposição um
número suficiente de produtos acabados, para satisfazer a demanda pela previsão de
vendas.

6
1.5- OTIMIZAÇÃO DOS ESTOQUES

A otimização dos estoque pode ser alcançada através da ordenação dos itens conforme
a sua importância relativa. Verifica-se que, uma vez obtida a seqüência dos itens e sua
classificação ABC, disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de
gestão administrativa, procurando otimizar o estoque.

A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para a definição de
políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma
série de outros problemas usuais na empresa.

Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva ABC
podem ser definidas das seguintes maneiras.

CLASSE A => Grupo de itens mais importantes que devem ser tratados com uma
atenção bem especial para administração.

CLASSE B => Grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C.

CLASSE C => Grupo de itens menos importantes que justificam pouca atenção por
parte da administração.

Vamos dar um exemplo para ilustrar à otimização de estoques:

O departamento de produção de determinada empresa apresentava um consumo

anual de 9.000 materiais diferentes. Quer-se fazer um estudo para redefinir a sua política de
estoques. Devido ao elevado investimento em estoques, convém identificar os grupos de
materiais que deverão ter controles mais rígidos (classe A), intermediários (classe B) e
mais simples (classe C).

7
 A curva ABC fornece a ordenação dos materiais pelo respectivos valores de consumo
anual. Pela prática, verifica-se que uma pequena porcentagem de itens da classe A é
responsável por grande porcentagem do valor global (investimento anual grande).

Ao contrário, na classe C, poderá haver grande porcentagem de itens responsáveis

apenas por pequena porcentagem do valor global (investimento anual pequeno).

A classe B estará e, situação intermediária.

Dessa maneira, do caso do nosso exemplo resultou:

CLASSE A: 8% dos itens (720) corresponderão

A 70% do valor anual do consumo

CLASSE B: 8% dos itens (1.800) corresponderão.

A 20% do valor anual do consumo

CLASSE C: 72% dos itens (6.480) corresponderão a

10% do valor anual consumo.

Podemos concluir que a partir da análise ABC, podemos utilizar técnicas para a
otimização dos estoques, com a minimização dos estoques de segurança dos itens da classe
C conseguimos reduzir os custos operacionais.

Para se obter um levantamento dos dados a serem utilizados na confecção da curva

ABC deveremos providenciar.

- Pessoal treinado e preparado para fazer levantamento;

- Formulário para a coleta de dados
- Normas e rotinas para o levantamento.

8
2 - INVENTÁRIO DOS ESTOQUES

2.1- INTRODUÇÃO

Uma empresa de porte, decididamente organizada em moldes modernos tem uma

estrutura de administração de materiais com políticas e procedimentos claramente
definidos. Uma das suas funções é a precisão nos registros de estoques; logo toda a
movimentação do estoque deve ser registrada pelos documentos adequados. Considerando-
se que o almoxarifado ou depósito tem como uma das funções principais o controle efetivo
de todo estoque, sai operação deve vir de encontro aos objetivos de custo e de serviços
pretendidos pela alta administração da empresa.

O levantamento físico dos estoques é uma decisão da administração, em decorrência

das diferenças dos registros em relação aos estoques existentes, que podem ocorrer ao
longo do exercício.

Periodicamente a empresa deve efetuar contagens físicas de seus itens de estoque e

produtos em processo para verificar:

- Discrepâncias em valor, entre o estoque físico e o estoque contábil

- Discrepâncias entre registros (Kardex) e o físico (quantidade real na prateleira)
- Apuração do valor total do estoque (contábil) para efeito de balanços ou balancetes.
Neste caso o inventário é realizado próximo ao encerramento do ano fiscal.

Os inventários nas empresas podem ser:

INVENTÁRIOS GERAIS:

São efetuados ao final do exercício, eles abrangem todos os itens de estoque de uma
só vez. São operações de duração relativamente prolongada, que por incluir quantidade

9
 elevada de itens, impossibilitam as reconciliações, análise das causas de divergências e
consequentemente ajustes na profundidade.

INVENTÁRIOS ROTATIVOS

Visando distribuir as contagens ao longo do ano, com maior freqüência, porém

concentrada cada mês em menor quantidade de itens, deverá reduzir a operação de duração
unitária e dará melhores condições de análise das causas de ajustes visando ao melhor
controle. Abrange através de contagens programadas todos os itens de várias categorias de
estoque e matéria-prima, embalagens, suprimentos, produtos em processo e produtos
acabados.

GRUPO 1 - São enquadrados os itens mais significativos, os quais serão

inventariados três vezes ao ano; por representarem maior valor em
estoque e serem estratégicos e imprescindíveis à produção.

GRUPO 2 - Serão constituídos de itens de importância intermediária quanto ao

valor de estoque, estratégia e manejo. Estes serão inventariados duas
vezes ao ano.

GRUPO 3 - Será formado pelos demais itens característicamente, será composto de

muitos itens que representam pequeno valor de estoque- os materiais
deste grupo serão inventariados uma vez por ano.

Um bom planejamento e preparação para inventário é imprescindível para a

obtenção de bons resultados. Deverão ser providenciados.

- Folhas de convocação e serviços, definindo os convocados, datas, horários e locais

de trabalho.
- Fornecimento de meios de registro de qualidade e quantidade adequada para uma
correta contagem.

10
 - Reanálise de arrumação física.
- Método da tomada do inventário é treinamento.
- Atualização e análise dos registros
- Cutt-off para documentação e movimentação de materiais a serem inventariados.

2.2 - APURAÇÃO FÍSICA DOS ESTOQUES

As área e os itens a serem inventariados deverão ser arrumados da melhor forma

possível, agrupando os produtos iguais identificando todos os materiais com seus
respectivos cartões, deixado os corredores livres e desimpedidos para facilitar a
movimentação, isolando os produtos que não devam ser inventariados se for o caso. Deverá
também ser providenciado com antecedência todo o equipamento necessário para a tomada
do inventário como balanças aferidas, escadas, balança contadora, equipamentos de
movimentação.

Pesagem e medição são utilizadas no caso de itens adquiridos ou fornecidos a quilo,

a litro, em unidades cúbicas, etc.

O cut-off é um do procedimentos mais importantes do inventário; se a sua

organização não for bem feita, corre-se o risco de o inventário não corresponder à
realidade.

Deverá consistir em um mapa com todos os detalhes dos três últimos documentos
emitidos antes da contagem (notas fiscais, notas de entrada, requisição de materiais,
devolução de materiais).

Não se recomenda que haja movimentação de materiais na data da contagem e que o

departamento de compras instrua os fornecedores para que não sejam entregues materiais
nesta data o departamento de produção deverá requisitar com antecedência os suprimentos
necessários à produção do dia do inventário e também a transferência, em tempo hábil, de
produtos acabados para o almoxarifado.

11
2.3- APURAÇÃO DOS ESTOQUES

Todo item do estoque, sujeito ao inventário será contado necessariamente duas

vezes. A primeira contagem será reduzida pela 1º equipe, a qual poderá efetuá-la
imediatamente após Ter fixado ao lote o cartão de inventário. Feitas as anotações de
contagem na primeira parte do cartão. O executor da contagem o entregará ao
responsável pela primeira contagem, o qual os entregará, por sua vez, ao responsável
pela Segunda contagem. A Segunda equipe analogamente registrará o resultado de sua
contagem na Segunda parte do cartão, entregando-o depois ao coordenador de
inventário se a primeira contagem conferir com a Segunda contagem, o inventário para
este item está correto; no caso de não conferir faz-se necessário uma terceira contagem
por outra equipe, diferente das que contaram anteriormente . A tala identificadora do
lote permanecerá afixada ao material como prova de que ele foi contado. Esta poderá
ser retirada somente após o término do inventário.

Depois das anotações de quantidades, colocada nas etiquetas, deve-se colocar as

observações relativas ao estado dos materiais e aos itens obsoletos ou em fase de
recuperação.

No caso de inventário a portas abertas, as etiquetas são emitidas em duas vias. A

primeira é recolhida logo após a contagem ter sido concluída, mas os canhotos
(segundas vias) permanecem junto aos materiais para que neles sejam anotados as
movimentações à medida que forem ocorrendo.

2.4 - AJUSTES DOS ESTOQUES

Os setores envolvidos nos controle de estoque deverão providenciar justificativas para

as variações ocorridas entre o estoque contábil e o inventariado. O departamento de
controle de estoque providenciará a valorização do inventário em um mapa chamado
"controle das diferenças de inventário", sendo efetuada a somatória dos valores contábil,

12
físico, diferenças " a mais" diferenças " a menos" e diferença global. Dentro da política da
empresa, os percentuais de diferenças podem ser aceitos ou não, como regra geral para os
itens classe A, não devem ser aceito ajustes de inventários, procurando sempre justificar o
motivo da diferença.
Após aprovado o ajuste do inventário, o controle de estoques emitirá relação
autorizando os ajustes devidos.

2.5 - ROTINA DE INVENTÁRIO

Apresentamos uma rotina simplificada de inventário, hipoteticamente realizado " a

portas abertas", que dará de forma prática, uma idéia geral de como se processa uma
apuração.

EXECUTANTE FASES / PASSOS DESCRIÇÃO

Identificadores I 01 - Recebem dos fiscais as etiquetas de inventário

em blocos com jogos de duas, sendo a 1ª na cor
branca e a 2ª na cor azul.

02 - Preenchem, nos campos próprios das etiquetas,

em ambas as vias, os dados de identificação dos
materiais, com base nas fichas de estoque ou em
listagens de computador emitidas como instrumento
de auxílio.

Nº 0001

1 NEE ÓRGÃO EMITENTE 4 DATA DE EMISSÃO 4 QUANTIDADE

9910-421.0881 2 SIGLA 3 CODIGO

SUSP 2 31.200

6.NOMENCLATURA BÁSICA E INFORMAÇÕES ADICIONAIS

CAPACITOR DE CERÂMICA 1.000

7.NOME FABRICANTE DO COMPONENTE

7.NOME
LCC 8.CÓDIGO
01 A 808

FABRICANTE DO EQUIPAMENTO
9.NOME 10.CÓDIGO
THOMBOM
01 A 201206
MOVIMENTAÇÃO

11-DATA 12-ENTRADA 13-SAÍDA 14-SALDO 11-DATA 12-ENTRADA 13-SAÍDA 14-SALDO

13
 Fiscais II O3 - Entregam aos fiscais de inventário as etiquetas
preenchidas.

CONFERÊNCIAS DAS ETIQUETAS

02 - Recebem as etiquetas emitidas pelas equipes,

conferem preenchimento e seqüência numérica atribuída
por equipe e por área, rubricando-as (As etiquetas
referentes ao último item de cada lote devem ser
numerosas em vermelho.
02 - Distribuem lotes de etiquetas pelas equipes
responsáveis por área de apuração.

APURAÇÃO DE ESTOQUES
Equipes III
01 - Recebem as etiquetas, em duas vias, e iniciam a
apuração do físico.

02-À medida que forem terminando a contagem de um item,

transcrevem, para o campo próprio, a quantidade apurada e
a data correspondente em ambas as vias do bloco ou
talonário.

Revisores IV 01 - Quando do recebimento das primeiras vias das

etiquetas, procedem à separação, por área e por seqüência
numérica, formando lotes distintos.

02 - Verificam se todos os lotes estão completos

03-Conferem o preenchimento e a legibilidade das

transcrições, separando as vias que devem ser
substituídas.

05 - Em seguida, rubricam as primeiras vias prontas para

processamento e encaminham-nas ao revisor do estoque.

Revisores V AJUSTES DOS ESTOQUES

01-RcebemMOVIMENTAÇÃO
as primeiras vias das etiquetas
DURANTE e conferem a
O INVENTÁRIO
formação dos lotes, verificando se estão completos.
01 - Registram a entrada ou a saída na Segunda via da
02etiqueta
- Localizam asdafichas
e a data de estoque
movimentação correspondente
na presença e da
do fiscal
confrontam
área. o saldo registrado antes da palavra.

0302-Atualizam
- Estando oossaldo,
dados coincidentes,
subtraindo lançamao, saldo
ou somando após físico
a
palavra o saldo apurado pelas etiquetas
apurado as quantidades movimentas. de contagem.
Identificadores
VI 04 - Assinalam, nas etiquetas, a condição de lançadas.

05 - Não coincidindo as posições de estoque, procedem à

análise dos lançamentos anteriores com vistas a identificar
a diferença verificada.

PROCESSAMENTO DOS DOCUMENTOS DE MOVIMENTAÇÃO

14
01 - Assinala na via do formulário da transação a informação
que se refere a 1ª movimentação, ocorrida durante o
inventário, do item já contado.
 MOVIMENTAÇÃO
11-DATA 12-ENTRADA 13-SAIDA 14-SALDO
22/12/85 5 25
23/01/86 10 35
31/01/86 5 30

PROCESSAMENTO DOS DOCUMENTOS DE MOVIMENTAÇÃO

01 - Assinala na via do formulário da transação a informação que se refere a 1ª

movimentação, ocorrida durante o inventário, de item já contado.

02 - Coloca o número de ordem da etiqueta no formulário de movimentação do estoque.

03 - Encaminha-o ao revisor de estoque.

15
 BIBLIOGRAFIA

MANUAL DE MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAS. CURSO DE

MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS DA CONVENÇÃO DE VENDAS
HYSTER

MOURA, REINALDO SISTEMAS E TÉCNICAS DE MOVIMETNAÇÃO E

ARMAZENAGEM DE MATERIAIS. SÃO PAULO, IMAM, 1969.

DIAS, MARCO AURÉLIO P. ADMINSITRAÇÃO DE MATERIAIS. SÃO

PAULO, EDITORA ATLAS, 1995.

16