ITI 037

ELABORAÇÃO DE DATA BOOK

(X) Qualidade () Segurança Trabalho ( ) Meio Ambiente ( ) Saúde Ocupacional

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Sumário

1 OBJETIVO.....................................................................................................................................................................2

2 ABRANGÊNCIA...........................................................................................................................................................2

3 DEFINIÇÕES................................................................................................................................................................2

4 CONTROLE DAS REVISÕES...................................................................................................................................3

5 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA..........................................................................................................................4

6 DESENVOLVIMENTO................................................................................................................................................4

6.1 Considerações Gerais............................................................................................................................ 4

6.2 Composição do Data Book....................................................................................................................................4

6.3 Organização do Data Book.................................................................................................................... 4

6.4 Controle de Data Book...........................................................................................................................................7

6.5 Transferência e Armazenamento de Data Book.....................................................................................7

7 CONTROLE DE REGISTROS...................................................................................................................................8

APROVAÇÃO

Elaboração: Verificação: Aprovação:

Marcia Dutra Barbosa

Bruno Nunes Ramos
Técnico da Qualidade
Analista de SGI/QSMS Rodrigo Ramos de Lima
Gerente de SGI/QSMS

Data: 12/09/2017 Data: 12/09/2017 Data: 12/09/2017

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1 OBJETIVO

Estabelecer os critérios necessários para elaboração e armazenamento de Data Book dos contratos da IMC
Saste.

2 ABRANGÊNCIA

Esta Instrução de trabalho se aplica a todos os Contratos da IMC Saste.

3 DEFINIÇÕES

Registro: Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades

realizadas.

Data Book: Conjunto de documentos e registros da qualidade que tem por finalidade assegurar
informações relativas à execução do empreendimento, utilizando-se de uma estrutura regular que os
organiza de maneira lógica e/ou predefinida.

Documento em Meio Físico: Aquele gerado em papel;

Documento em Meio Eletrônico: Aquele gerado através de softwares tais como Autocad (DWG),
Adobe Acrobat (PDF), Word (DOC), Excel(XLS), etc.

Siglas:
 SGI - Sistema de Gestão Integrada
 CQ – Controle da Qualidade
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4 CONTROLE DAS REVISÕES

REVISÃ
DATA ALTERAÇÃO
O
00 12/09/2017 Emissão da instrução de trabalho.
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5 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

 Norma ABNT NBR ISO 9001 - Sistemas de gestão da qualidade - Requisitos;

 Diretrizes contratuais.

6 DESENVOLVIMENTO

6.1 Considerações Gerais

Durante a realização dos serviços deverá ser elaborado o Data Book contendo toda a documentação
do controle da qualidade que forneça evidências de atividades realizadas, contemplando os
procedimentos, relatórios de execução das atividades/serviços, testes, inspeções de ensaios, e
certificados de calibração dos instrumentos utilizados nos serviços e qualificação dos executantes dos
serviços e os documentos conforme diretrizes especificas dos contratos/cliente.

6.2 Composição do Data Book

Cada contrato deverá descrever os documentos mínimos que serão inseridos no Data Book do
contrato através do FGI 0141 - Relação de Documentos - Data Book de Qualidade.

Após o levantamento e preenchimento do FGI 0141 - Relação de Documentos - Data Book de

Qualidade o mesmo deverá ser enviado para o sgi@imcsaste.com.br, para o cadastro das pastas
do Data Book do contrato no sistema qualiex.

O Data Book será composto por no mínimo:

 Procedimentos Executivos;
 Certificados de Materiais;
 Certificados de Calibração de Instrumentos/Equipamentos;
 Evidências de Solicitação dos serviços;
 Evidências de Realização dos serviços;
 Evidencias de Conclusão/Fechamento dos serviços.

6.3 Organização do Data Book

6.3.1 Organização em Meio Físico

a) Os documentos componentes do Data Book deverão ser organizados fisicamente conforme
definido abaixo:
 Os projetos ou croqui devem ser encadernados com 4 furos, podendo ser revestido em plástico
transparente, com ferragem de fixação para quatro, com porta etiquetas lateral e frontal;
 Os documentos em A4 devem ser com furação 4 furos para pasta branca, tipo fichário, e com
furação de 2 furos no caso de pasta AZ;
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Modelo de pasta tipo fichário (4 furos) Modelo de AZ (2 furos)

 Todas as pastas componentes de um mesmo data book devem ter um índice completo de
todas as pastas e cada pasta também seu índice;
 Na primeira pasta componente do respectivo Data Book devem também ser anexados os CDs
dos documentos gerados em meio eletrônico;

b) Os registros componentes do data book deverão internamente ser agrupados em

seções/volumes e/ou de acordo com as diretrizes do contrato.

6.3.2 Organização em Meio Eletrônico

 Os documentos em meio eletrônico serão organizados seguindo a mesma estrutura do data
book produzido em meio físico.

 Essa cópia do Data Book deverá ser inserida no qualiex na pasta de Controle de QSMS >>>
pasta: BOOK DE QUALIDADE e/ou gravado em CD-ROM / DVD’s, e enviado pata o SGI
Corporativo – Sede/SP.

Nota: Deverá conter todos os documentos em formato PDF (Software Acrobat Reader) e
EDITÁVEIS – (DOC, .XLS, .DWG – QUANDO SOLICTADO PELO SGI Corporativo).

6.3.3 Identificação do Data Book

a) A identificação de Data Books em meio Físico (pastas) deverá ser feita da seguinte forma:
 Capa identificadora conforme FGI 0136 – Capa de Data Book
 Número do contrato
 Área ou Unidade
 Título (se houver)
 Identificação de volume
 Tag do equipamento/linha/projeto.
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Obs.: Modelo da Capa de Data Book (FGI 0136)

b) Identificação da Lateral da pasta do Data Book, identificando ao menos:

 Identificação da empresa, conforme FGI 0137 – Identificação da Lateral da pasta do Data
Book.
 Número do contrato
 Área ou Unidade
 Identificação de volume
 Tag

Nota: Devido aos diversos tamanhos das pastas, sempre ajustar a formatação da identificação
lateral (FGI 0137) antes da impressão conforme a pasta utilizada no contrato.

Obs.: Modelo Identificação da Lateral da pasta do Data Book (FGI 0137)

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c) A identificação de Data Books em meio Eletrônico deverá ser feita da seguinte forma:
 Utilizar capa de DVD;
 Capa identificadora com o tipo de Data Book conforme FGI 0138 - Capa de Data Book
Eletrônico.

Obs.: Modelo da Capa de Data Book Eletrônico – Capa DVD (FGI 0138)

6.4 Controle de Data Book

Os Data Books devem ser entregue à Fiscalização através de RDO – Relatório diário de Obra
e/ou GRD (Guia de Remessa de Documentos).

6.5 Transferência e Armazenamento de Data Book

 Serão entregues a Fiscalização em 01 via meio físico (papel), e no mínimo 01 via em meio
magnético (PDF);

 O contrato deverá inserir o Data Book no sistema qualiex (pasta> Controle de Qsms, pasta
Book de Qualidade;

 O contrato deverá enviar ao SGI Sede/SP 01 via em meio magnético (CD/DVD) para arquivo
e consultas quando necessário;

 O contrato deverá enviar ao SGI Sede/SP a via da GRD de entrega do Data Book ao cliente;

 A totalidade desses registros ficará em poder da Empresa por um período mínimo de 10 anos a
partir da data de envio do RDO/GRD e cópia eletrônica do Data Book.
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7 CONTROLE DE REGISTROS

Disposição/
Identificação Responsável Recuperação Tipo Armazenamento Retenção
Descarte

GRD® CQ do Contrato Data Físico Arquivo SGI 10 Anos SGI Sede

FGI 0136® CQ do Contrato Data Físico Arquivo SGI 10 Anos SGI Sede

FGI 0137® CQ do Contrato Data Físico Arquivo SGI 10 Anos SGI Sede

FGI 0138® CQ do Contrato Data Físico Arquivo SGI 10 Anos SGI Sede

FGI 0141® CQ do Contrato Data Físico Arquivo SGI 10 Anos SGI Sede