SUMRIO

1 2 3 4 5 6

INTRODUO ............................................................................................................................................... 3 O QUE O PROCAD II? ............................................................................................................................ 3 QUAL OBJETIVO DO PROCAD II? ....................................................................................................... 3 BENEFCIOS DO PROCAD II ................................................................................................................... 3 ETAPAS DE IMPLANTAO DO SISTEMA ...................................................................................... 3 PR-IMPLANTAO .................................................................................................................................. 3 Requisitos Tcnicos .................................................................................................................... 4 Servidor ....................................................................................................................................... 4 PDAs ............................................................................................................................................ 4 Publicao Site na internet Carga/Descarga Remota ............................................... 5 Requisitos Operacionais ............................................................................................................ 5 Dimensionamentos da Equipe.............................................................................................. 5 Confeco de Etiquetas ......................................................................................................... 7 Comunicao com o Mercado .............................................................................................. 8

6.1.1 6.1.1.1 6.1.1.2 6.1.1.3 6.1.2 6.1.2.1 6.1.2.2 6.1.2.3 7 8 9 10

TREINAMENTO HBSIS .............................................................................................................................. 9 INSTALAO/IMPLANTAO ............................................................................................................. 10 TREINAMENTO REVENDA ETIQUETADOR.................................................................................... 10 Capacitao Equipe Etiquetadores................................................................................... 10 ETIQUETAGEM DO CAMPO ......................................................................................................... 10 Macro-fluxo Processo Etiquetao ................................................................................... 11 Reunio Matinal ...................................................................................................................... 11 Reunio Vespertina ............................................................................................................... 12 Rota Inicial Etiquetadores .................................................................................................... 12 Capacitao Equipe de Vendas......................................................................................... 12 Macro-fluxo Processo Leitura ............................................................................................. 13 Rota Inicial Vendedores ....................................................................................................... 13

9.1.1.1 10.1.1.1 10.1.1.2 10.1.1.3 10.1.1.4 11 11.1.1.1 11.1.1.2 11.1.1.3 12

TREINAMENTO REVENDA EQUIPE DE VENDAS................................................................ 12

EXECUO E ACOMPANHAMENTO ........................................................................................ 14

INTRODUO Este documento foi criado com o objetivo de informar os pr-requisitos para obteno do sistema Procad II e tambm apresentar as melhores prticas identificadas durante o perodo de implantao do piloto.

O QUE O PROCAD II? Sistema de monitoramento da rota do vendedor cruzando informaes de geo-posicionamento e chave de identificao garantindo a presena do vendedor no PDV.

QUAL OBJETIVO DO PROCAD II? Aumento do volume de vendas utilizando ferramenta de monitoramento da rota do vendedor, garantindo a visita em 100% dos PDVs. Otimizao do tempo em rota, indicando o tempo sugerido para atendimento ao PDV e a melhor rota de acordo com o geo-posicionamento. Minimizar riscos de acidentes com a equipe de vendas, e avaliao de desempenho de cada vendedor individualmente.

BENEFCIOS DO PROCAD II Aumento da Positivao Mdia, percebido aps o piloto realizado com 14 Revendas no perodo de Dez/09 a Fev/10. Previso dos tempos de atendimento por PDV Registros precisos para a no positivao atravs de acompanhamento dirio. Baixo custo de aquisio de equipamentos.

ETAPAS DE IMPLANTAO DO SISTEMA

REMOTO

IN LOCO (Centralizado)

REMOTO

PR-IMPLANTAO Na etapa de pr-implantao do sistema, que ocorre o perodo de qualificao da revenda. nesta fase que a revenda estar responsvel por disponibilizar todos os requisitos necessrios para implantao do sistema, onde ser considerada como qualificada para as prximas etapas de implantao.

6.1.1 Requisitos Tcnicos O PROCAD II foi desenvolvido em uma arquitetura Web. O sistema instalado no servidor e far a comunicao com os PDAs utilizados pela equipe de vendas e etiquetadores.

6.1.1.1

Servidor

Os requisitos necessrios para instalao do sistema so: Sistema Operacional Windows Server 2003 1 Processador Dual Core 2.5 2 GB Memria Ram 60 GB de HD As tecnologias utilizadas pelo sistema so: Framework 3.5, Banco de Dados FireBird 2.1, PHP 5.0, Flash Player. Estes softwares sero instalados pela HBSIS na fase de instalao. Quando disponibilizado o servidor para instalao do sistema este deve estar com: Windows Instalado Todos os Up-dates do Windows atualizados Antivrus instalado e atualizado IIS instalado

6.1.1.2

PDAs

Os PDAs que sero utilizados pela equipe, possuem a seguinte configurao: Sistema operacional Windows Mobile 6.0 Display mnimo 2,8 64Mb RAM Conexo USB GPS SIRF STAR III ou similar

Somente os dispositivos homologados pela HBSIS podero ser utilizados no Procad II. Atualmente os modelos disponveis so:

6.1.1.3

Publicao Site na internet Carga/Descarga Remota

Para as unidades que utilizam o processo de carga e descarga remota no sistema de vendas, ser possvel configurar o sistema Procad II para utilizao remotamente. Neste caso ser utilizada a conexo de internet da revenda. O procedimento para criao do site do Procad ser realizado com o acompanhamento da Hbsis. A publicao do site ser realizada pelo administrador do provedor de internet da revenda. Neste caso, ser necessrio: CHIP de Telefone com pacote de dados Firewall para publicao do Site Conhecimentos em IIS Conhecimentos no Roteador de Internet Conhecimentos em Firewall. A publicao do site do Procad II na internet de responsabilidade da revenda. 6.1.2 Requisitos Operacionais Para obter sucesso na implantao do PROCAD II so necessrios alguns requisitos operacionais. 6.1.2.1 Dimensionamentos da Equipe a) Mister Procad O projeto prev a figura de um responsvel para conduo das atividades relacionadas ao sistema Procad II. Seu envolvimento ser do incio ao fim da implantao do projeto. Ser o canal direto de comunicao entre HBSIS e AmBev.

Dentre os papeis e responsabilidades do Mr. Procad destacam-se: Treinamentos (replicao dos conhecimentos adquiridos - utilizao do sistema, gerenciamento de informaes); Carga e descarga de PDAs; Gesto da equipe de etiquetadores (gesto de tarefas, definio de roteiros, matinal, vespertina); Gesto das etiquetas; Gesto de Produtividade; Auditoria em rota (realizar a dupla checagem das inconsistncias apresentadas); Acompanhamento dos indicadores em conjunto com rea de vendas; b) Etiquetadores A etiquetao nos pontos de venda e cadastro das coordenadas de GPS dever ser realizada por uma equipe especfica, sem vnculo com a equipe de vendas, a fim de garantir a confiabilidade das informaes no sistema.

QLP Implantao: Base PDVs ativos da revenda: xxxx Prazo de etiquetao: 14 dias Meta etiquetao dia: 25 visitas Exemplo: 2000 PDVs /14 /25 = 5,71 Etiquetadores ( mnimo 6 etiquetadores).

QLP Manuteno: Na segunda fase do projeto (leitura das etiquetas), ser necessrio manter um QLP de etiquetadores para realizao de manuteno na base cadastral. 3% de novos cadastros por ms 3% de substituies aleatrias por ms 5% de etiquetas danificadas por ms Mdia etiquetao dia: 15 visitas Mdia de dias no ms: 26 dias teis Exemplo: Base PDVs: 4000 3% = 60 Cadastros novos + 3% = 60 substituies aleatrias + 5% = 100 etiquetas danificadas 120+120+200 = 440 PDVs / 15 visitas / 26 dias = 1,1 = (mnimo 1 etiquetador) Perfil da Equipe No momento da contratao da equipe que realizar o trabalho de campo, considera-se importante a verificao do perfil dos colaboradores que executaro as atividades junto ao Ponto de Venda. O etiquetador ser a imagem da revenda no Ponto de Venda. Dever estar devidamente uniformizado e com identificao da revenda; Cordialidade e agilidade no atendimento; Facilidade de comunicao;

6.1.2.2 Confeco de Etiquetas No processo de cadastramento dos pontos de venda ser utilizada uma etiqueta padro a qual de responsabilidade da revenda providenciar a confeco das mesmas. Aps a instalao do sistema ser gerado uma carga de dados com a informao das etiquetas. Essa carga ser disponibilizada em arquivo PDF o qual dever ser impresso individualmente.

As grficas que realizam este tipo de impresso so as que executam trabalhos de OFFSET. Papel: adesivo fasson. Dimenses do adesivo individual: 152x49mm
152 mm

Em vermelho recorte para destaque do adesivo. Em preto recorte de segurana. Cada impresso deve seguir um arquivo, impresso apenas uma vez e descartado em seguida, pois no poder ser impresso novamente. Lote conter uma numerao de cdigo de barra que permitir a validao das etiquetas. A quantidade de etiquetas que devero ser impressas depender da quantidade de PDVs da revenda. Dever ser considerando uma quantidade extra para reposio (manuteno, prospeco de clientes, possvel desperdcio ocasionado no inicio do processo). Exemplo: Base PDVs: 2000 50% para reposio: 1000 Na cotao com grfica, dever ser observado o prazo de entrega, a fim de garantir a entrega com prazo inferior ao incio da fase de etiquetao. O controle e armazenamento das etiquetas so de responsabilidade do Mister Procad. Dever ser considerado como falta grave o fornecimento de etiquetas para qualquer funcionrio que no pertena a equipe de vendas. A conferncia das etiquetas dever ser realizada no ato do recebimento, confrontando com o arquivo PDF que foi enviado para a grfica com o lote impresso. 6.1.2.3 Comunicao com o Mercado Para facilitar o acesso ao responsvel pelo ponto de venda, faz-se necessrio comunicar ao mercado a existncia de uma equipe terceirizada realizando o trabalho de etiquetao nos PDVs. Essa comunicao dever ser realizada uma semana antes do incio das rotas de etiquetao e poder ser feita atravs de carta modelo entregue pelo vendedor.

49 mm

Exemplo carta modelo:

Caro Cliente, Estamos iniciando a partir da prxima semana uma validao dos Pontos de Vendas junto a nossa base cadastral. Essa validao muito simples e ser realizada por uma equipe terceirizada contratada pela AmBev. Este trabalho consiste em validar os endereos em nossa base e garantir a colagem de uma etiqueta de controle. O terceiro contratado se apresentar como servio da AmBev e ter em seu uniforme o nome da empresa prestadora de servio e tambm as marcas da AmBev. Essa validao ser bem rpida e seguir alguns pontos importantes: Apresentao ao dono do ponto de vendas; Validao dos dados cadastrais Colagem da etiqueta em local seco, visvel e na parte interna do PDV Cadastro das coordenas de GPS

Certos de sua colaborao e da continuidade da nossa parceira. Agradecemos, Nome da Revenda Data, Local

TREINAMENTO HBSIS Dando continuidade as fases de implantao do sistema, a prxima etapa, ser realizado treinamento pela HBSIS, conforme cronograma previamente definido. No treinamento os representantes da revenda sero capacitados para implantar o projeto, devendo disseminar o conhecimento adquirido aos demais colaboradores da revenda. Dentre os assuntos abordados constaro: Regras de negcio, Usabilidade (utilizao do PDA, coleta de GP, assepsia e colagem da etiqueta); Fluxo operacional (Fase I Etiquetao e Fase II Leitura); Anlise dos relatrios; Configurao e requisitos tcnicos. Em virtude da importncia dos assuntos repassados no treinamento, torna-se imprescindvel a participao dos responsveis pela implantao do projeto na revenda: Mister Procad; TI; Gerente Comercial /Gerente Administrativo (Padrinho) O material utilizado no treinamento ser disponibilizado para a revenda aps o trmino do mesmo.

INSTALAO/IMPLANTAO Para o incio da instalao do sistema imprescindvel que os requisitos tcnicos tenham sido cumpridos. nesta fase que ser realizada a instalao do sistema no servidor e gerado o arquivo de etiquetas para envio a grfica. A instalao ser realizada conforme data e horrio previamente agendado. Para que no ocorra atraso no cronograma de implantao, na data agendada o TI responsvel, dever estar com as premissas de instalao atendidas:

o o o

Servidor para instalao do sistema com Windows Instalado, Up-dates do Windows atualizados; Antivrus instalado e atualizado IIS instalado Logo aps ser realizada a configurao do sistema e instalao dos PDAs. Para que o processo ocorra de forma gil, recomendamos providenciar:

Relao colaboradores que utilizaro o sistema (Administrador, Mister Procad, Etiquetadores) Relao de ID/Serial de cada aparelho de PDA (informao consta dentro do aparelho) Validar com a operadora de telefonia o pacote de dados contratado 9 TREINAMENTO REVENDA ETIQUETADOR O conhecimento adquirido no treinamento ministrado pela Hbsis dever ser repassado aos demais colaboradores da revenda, conforme cronograma de implantao. 9.1.1.1 Capacitao Equipe Etiquetadores Dever ser ministrado treinamento para a equipe de etiquetadores, juntamente com os SVs enfatizando os seguintes pontos: a) Abordagem no Ponto de Venda a correta abordagem no ponto de venda facilitar o contato com o responsvel pelo estabelecimento. Sua abordagem deve ser breve e cordial. b) Rotina Diria Etiquetador todos os procedimentos que sero realizados pelo etiquetador, devero ficar bem esclarecidos a toda a equipe. Todas as situaes que podero ser encontradas do dia a dia devem ser mencionadas. c) Utilizao do equipamento O modo de operar o PDA deve ser explicado no detalhe, lembrando os cuidados necessrios com o equipamento; Para reforar o conhecimento adquirido, imprescindvel a realizao de treinamento prtico (PDV Simulado) com todos da equipe. 10 ETIQUETAGEM DO CAMPO O passo seguinte aps o treinamento da equipe de etiquetadores o a etiquetao nos pontos de vendas.

10.1.1.1

Macro-fluxo Processo Etiquetao

07h45min 08h Mister Procad

08h 08h15min Mister Procad

8h15min 08h45min Mister Procad /Etiquetadores/ GV

16h 16h15min Mister Procad /Etiquetadores

8h45min 16hmin Mister Procad

08h45min 16h Etiquetadores

16h15min 17h Mister Procad /Etiquetadores/ GV

10.1.1.2

Reunio Matinal

Durao 20 min

10.1.1.3

Reunio Vespertina

Durao 20 min

10.1.1.4

Rota Inicial Etiquetadores

A 1 rota deve ser realizada, obrigatoriamente, com a presena do Supervisor de Vendas. O SV conduzir os 3 etiquetadores, no seu carro, ao mercado com o intuito de trein-los na abordagem ao PDV e na aplicao da etiqueta Durante a 1 semana, a equipe de superviso deve realizar rota diariamente com a equipe de etiquetadores. Devem ser visitados 5 PDVs de cada etiquetador. Enquanto um etiquetador realiza o seu trabalho, os demais devem estar atentos ao processo. O SV deve dar o feedback aps a sada do PDV. O SV deve interferir, imediatamente, sempre que identificar uma anomalia na realizao do trabalho por parte do etiquetador.

Em hiptese alguma o etiquetador poder iniciar o seu trabalho sem que seja realizada a rota inicial com o SV.
11 TREINAMENTO REVENDA EQUIPE DE VENDAS Aps o trmino da fase de etiquetao do campo, a equipe de vendas estar apta para utilizar o Procad II na sua rotina de vendas. 11.1.1.1 Capacitao Equipe de Vendas

Para que o sistema seja utilizado corretamente, a equipe de vendas deve estar plenamente capacitada. Neste sentido, os principais pontos que devem ser observados: d) Benefcios do sistema - reforar a mensagem do projeto. Relao GANHA GANHA: Melhor nvel de servio = satisfao dos clientes = MAIOR volume de vendas

e) Rotina diria Vendedor - todos os procedimentos que sero realizados pelo etiquetador, devero ficar bem esclarecidos a toda a equipe. Todas as situaes que podero ser encontradas do dia a dia devem ser mencionadas. f) Carga e Descarga PDA processo de carga e descarga dos PDAs (na base e remota);

g) Relatrios Leitura e interpretao dos relatrios 11.1.1.2 Macro-fluxo Processo Leitura

11.1.1.3

Rota Inicial Vendedores

Para facilitar a adaptao da equipe na utilizao do sistema Procad II, recomendamos proceder com a implantao de forma gradual, a fim de minimizar as possveis dificuldades que podem ocorrer com o inicio do processo. Sugesto de estratgia de implantao: 1 Dia Treinamento com toda a equipe. Eleger 1 vendedor snior para utilizao do projeto em forma de PILOTO 1. Acompanhase carga, rota e descarga do vendedor. 2 DIA 1 vendedor de cada mesa de PILOTO 2. Acompanha-se carga, rota e descarga dos vendedores. 3 DIA Disseminar entre toda a equipe. O SV e Mister Procad devem acompanhar as primeiras rotas com os vendedores, e atuar sempre que identificar uma anomalia na realizao do trabalho.

12 EXECUO E ACOMPANHAMENTO Na implantao da fase de Leitura das etiquetas o ponto chave do projeto realizar o acompanhamento dos indicadores e atuar no tratamento das anomalias. O acompanhamento dirio dos indicadores poder ser realizado nas matinais e vespertinas, atravs dos relatrios.