MÉTODO GTD

APLICADO AO ASTREA

  1
Tempo estimado de leitura: 20 minutos

Os itens do índice são todos clicáveis. Ao clicar

no assunto de interesse, você será redirecionado
para o início do capítulo correspondente.

Quando o texto estiver assim, significa que ele

é um link que levará para uma página externa.
Pode clicar sem medo!

Está vendo esses botões aqui embaixo? São

para compartilhar o eBook nas principais mídias
sociais! Se você gostou do conteúdo, não deixe
de clicar e compartilhar ;)

 

2
Índice

Etapa 1: Como coletar no Astrea 8

Etapa 2: Processando Informações 11
Etapa 3: Organizar 14
Etapa 4: Revisar 18
Etapa 5: Fazer 19

 
Introdução

Getting Things Done. Essas três palavras dão nome ao livro de David Allen
e, abreviadas para GTD, também nomeiam o método de organização em
prol da produtividade criado pelo autor. Em português o título da obra
ficou como “A Arte de Fazer Acontecer”. Embora não seja uma tradução
literal das palavras, é uma boa definição da ideia.

O GTD funciona como um poderoso processo de organização e

gerenciamento de tarefas e, consequentemente, do tempo. Todos os
seus projetos, compromissos, ideias, informações, planos e sonhos
podem ser gerenciados - e, mais importante, concretizados - com base
na metodologia.

Esse método tem um princípio simples: as pessoas precisam extrair

as informações da cabeça e registrá-las em algum lugar. Pode ser o
agendamento daquele processo novo que entrou na empresa, um caso
antigo que precisa de registro das atualizações e um longo histórico
salvo, a reunião com o potencial cliente, o acompanhamento do caso
que outra equipe está cuidando. Tudo isso pode ser organizado em um
fluxo de trabalho adequado para você ou para sua empresa através do
GTD.

Além disso, a metodologia de Allen enfatiza a criação de listas de tarefas

por contexto e a priorização por demanda de tempo para cumprir cada
uma delas. Dessa forma, cada uma das suas tarefas está organizada dentro
de um contexto. Por exemplo: se sua tarefa pode ser resolvida em até
dois minutos - como enviar um email - ela deve ser feita imediatamente.
O restante, entra para a lista de tarefa adequada.

A ideia é transformar o processo de arquivamento, busca e recuperação de

todas as informações relacionadas às tarefas diárias em algo fácil e sem estresse.

  4
 David Allen comenta em suas obras que muitos dos bloqueios mentais
que ocorrem com as pessoas ao realizarem algumas atividades são
causadas pela falta de planejamento. Partindo dessa premissa, para
realizar cada atividade é necessário estabelecer inicialmente quais
resultados se pretende atingir e quais ações devem ser tomadas para
alcançar esse objetivo.

Todas essas tarefas podem ser administradas e geridas em diferentes

aplicativos e ferramentas, digitais ou analógicos. O que iremos propor neste
ebook é que você consiga fazer tudo isso com um só software: o Astrea.

Aproveite a leitura! Ela só vai lhe tomar alguns minutos, mas as dicas
podem salvar horas do seu dia ;)

  5
 Aplicando o método GTD ao Astrea

O Astrea é um software que tem como característica aliar o gerenciamento jurídico

à produtividade do advogado.

O Astrea permite que você gerencie processos, clientes, finanças, controle de

documentos, cadastro automático de processos, agenda, etiquetas de categorização,
alertas e outras funções. Por isso, ele se mostra uma ferramenta perfeita para
implementar o método GTD no seu escritório de advocacia.

Através do software você pode criar todo um fluxo de trabalho, como por exemplo:

1. Cadastrar um processo automaticamente através do seu número da OAB ou

pelo tribunal associado;
2. Criar uma lista de tarefas;
3. Programar todos os compromissos relacionados na sua agenda;
4. Agregar uma equipe específica que terá acesso a essas informações;
5. Etiquetar cada uma das etapas de forma personalizada para o seu escritório, e;
6. Contar com uma área de alertas que mostra os andamentos, impedimentos,
atrasos e etc de forma automática

Nesse ebook vamos focar então no uso do Astrea seguindo as 5 fases do GTD.

  6
  7
Etapa 1: Como coletar no Astrea

Nessa fase é importante anotar toda as solicitações que chegam até você e ao seu
escritório: nada pode ficar para trás. Para isso, existem três ferramentas principais
para coletar.

Lista ‘Caixa de Entrada’

Para anotar tudo, nossa sugestão é que antes de qualquer coisa, você crie uma
lista chamada Caixa de Entrada. Dentro dela, você pode alocar todas as tarefas a
serem realizadas e etiquetá-las (iremos ensinar logo abaixo como fazer isso).

Se alguma tarefa estiver ligada a um caso ou processo, você pode ligá-la diretamente
a ele. Dessa forma, quando você acessar a área de Processos e Casos, terá ali também
todas as tarefas sendo realizadas ou a serem realizadas que são relacionadas a esse
caso ou processo.

  8
O mais importante dessa fase é que essa forma de coleta esteja disponível o tempo
todo, pois as solicitações aparecem de todos os lados e a todo momento. Se você
estiver em seu escritório, pode usar a versão web, mas se estiver no fórum, em
um cliente ou no trânsito, você pode usar o Astrea Mobile, que é compatível tanto
para IOS quanto para Android.

2. Alertas do Astrea
A área de alertas é uma caixa de entrada automática do Astrea. Nessa área chegam
para você publicações, andamentos automáticos, tarefas delegadas ao seu usuário,
tarefas atrasadas ou tarefas que você delegou a outra pessoa e ficaram prontas.

  9
Eles serão tratados individualmente na fase de processamento do Get Things Done.

3. Email
Outra forma de coletar suas pendências é incluir na sua rotina a checagem de
emails. Se algum deles tiver tarefas que possam ser resolvidas em até 2 minutos, já
sabe: tratar imediatamente! Se não for o caso, pode ser transformado em tarefas
na sua lista de Caixa de Entrada do Astrea.

  10
Etapa 2: Processando Informações

Você deve percorrer suas caixas de entrada e tratar item por item.

Pensando no Astrea, temos que tratar a lista de tarefas chamada aqui de Caixa de
Entrada, as solicitações recebidas na área de Alertas e a sua caixa de email.

Para cada item coletado, a linha de pensamento deve ser:

‘Há algo a ser feito', ou seja, é um item de ação? Se a resposta for negativa, há três
opções: descartar, arquivar ou colocar em um backlog.

Se for uma informação relevante e que você não

quer que se perca, arquive e organize de forma que
O backlog é o lugar onde
possa encontrar com facilidade depois.
você vai alocar todas
Caso esta tarefa seja uma anotação de algum as suas tarefas que são
importantes, porém
documento físico, busque-o e coloque na pasta não urgentes. Pedidos
correta. Você pode adicionar esse tipo de informação pendentes, demandas
em forma de comentário dentro das suas tarefas no não atendidas, projetos
que ainda levarão algum
Astrea - assim você tem isso arquivado de forma tempo para serem
digital e física. colocados em prática,
mas que não podem ser
Já se for um documento virtual que não tem esquecidos: tudo isso
prioridade no momento, você pode armazenar no cabe no backlog.
Astrea. Aqui também vale etiquetar, organizar em
lista e incluir em algum momento da sua rotina uma
olhadinha nessa área - o backlog.

Agora, se a resposta for ‘sim’, o primeiro passo é definir qual a primeira ação a ser
feita para que seja possível concluir essa tarefa.

Caso a ação demande mais que dois minutos, temos algumas opções. Você pode
desmembrá-la em pequenas tarefas criando uma lista para ela, delegando cada uma
delas para seus respectivos responsáveis e categorizando-as em etiquetas adequadas.

  11
Por exemplo: existem 10 casos antigos que sua empresa precisa que estejam
cadastrados no Astrea. Você pode criar uma lista - que ficará visível na sua área
de trabalho - com o nome ‘Cadastro de casos antigos’ e, dentro dessa lista, criar
algumas tarefas: cadastrar casos, transcrever anotações, recriar histórico, agendar
reunião com cliente, e designar uma pessoa ou um time para cada uma delas.
Simples, não? E fica tudo bem visual e de acesso e gerenciamento intuitivos.

Processamento de alertas

O processamento de alertas é semelhante ao processamento da lista Caixa de

Entrada, porém com a vantagem de que o Astrea prevê ações que você pode fazer a
cada alerta. Por exemplo, se você tem um alerta de tarefa atrasada, o Astrea permite
que você marque a tarefa como concluída ou remarque para uma nova data.

Se o alerta for sobre uma audiência, por exemplo, você deve criar um evento na
agenda, pois é um compromisso com data e hora definidos.

Se o aviso for o prazo para uma contestação, você pode criar uma tarefa relacionada
a isso e marcar um prazo final, podendo também pedir para que o Astrea lhe avise
quando estiver próximo do fim.

As tarefas delegadas também são processadas através do alerta. Quando uma

  12
tarefa é concluída, o Astrea lhe manda um aviso e, dessa forma, você já pode
imediatamente designar novas, sem atrasar o fluxo de trabalho por falha de
comunicação interna.

Processamento de email

O processamento de emails segue o mesmo procedimento anterior. Caso o email

exija uma ação, siga os passos acima e crie tarefas conforme o contexto de cada uma.

  13
Etapa 3: Organizar

Para fazer o processamento explicado acima, é necessário que uma estrutura de

organização seja criada para receber as tarefas coletadas, os projetos que você
esteja envolvido, ideias e planos que serão feitos eventualmente, enfim, todas as
demandas do escritório.

Cada um tem uma forma de organizar suas atividades. Aqui, apresentamos uma
recomendação que acreditamos se encaixar na rotina do advogado.

No Astrea você pode criar diversas listas de tarefas, dando a elas os nomes que
mais fazem sentido para sua organização.

Para ficar compatível com o método GTD, sugerimos a criação das seguintes listas:

Caixa de Entrada
Essa é a lista onde serão armazenadas todas as solicitações que você recolhe ao
longo do dia, dentro ou fora do escritório, e que deverão ser processadas em um
momento oportuno.

Tarefas Ativas
Essa é a lista onde serão colocadas todas as tarefas que requerem que você faça
algo, ou seja, as tarefas que precisam ser realizadas.

Aguardando
Nessa lista é onde serão colocadas todas as tarefas que forem delegadas para
outra pessoa, mas que seja importante estar registrado para não ser esquecida.

Backlog
Aqui você vai guardar todos os planos, ideias, informações interessantes que podem
ser úteis no futuro e que você não quer perder.

  14
Projetos
Para o GTD, as atividades complexas, que devem ser divididas em várias tarefas
mais simples, devem ser tratadas como projetos. Se você anota uma tarefa complexa
na lista de Tarefas Ativas, elas ficarão perdidas no meio de outras e podem acabar
adiadas por um longo período por não serem necessariamente prioridade ou
demandarem muitos braços para ser realizada.

Portanto, a ideia é olhar para esta atividade, verificar a próxima coisa que precisa
ser feita para mantê-la em andamento, anotá-la na lista de Tarefas Ativas e,
desmembrando dessa forma, ir realizando esse projeto em etapas.

Para aplicar isso dentro do Astrea, há algumas opções:

Se a tarefa for muito complexa que possa ser tratada como um projeto, podemos
criar um “Caso”. Nessa área pode-se atrelar diversas tarefas, o que é perfeito para
gerenciar várias atividades simultaneamente.

Exemplo: Fazer um contrato de venda de uma casa, onde você precisa cumprir
várias pequenas atividade até finalizá-lo. A primeira tarefa poderia ser criar a
minuta do contrato de venda. Para isso, você pode criar o caso “Contrato de venda
de casa”, cria uma tarefa dentro dela chamada ‘elaborar minuta do contrato’ e
aloca em ‘Tarefas Ativas’. Pronto! Tudo fica documentado e pode ser gerenciado e
acompanhado sem estresse.
Agenda

  15
Seguindo as recomendações do GTD, devemos marcar compromissos com data e
hora específica em uma agenda. A agenda do Astrea apresenta algumas vantagens
para o advogado, já que pode ser integrada a ferramentas já amplamente conhecidas
como o calendário do Google ou da Apple.

Os compromissos podem ser associados à Casos ou Processos e passam a fazer

parte do histórico dessa atividade.

O recurso ‘Compromissos’ na agenda também tem disponível alertas por email

para lembrá-lo com antecedência.

Alguns exemplos do que pode ser marcado na sua agenda são audiências e reuniões
com clientes.

16
Prioridades e etiquetas

Embora o GTD não tenha como foco principal a priorização de ações, o Astrea
permite que uma tarefa seja marcada como sendo ‘alta’, ‘média’ ou ‘baixa’ prioridade.

Depois de organizar suas tarefas em listas, marcar a prioridade pode ajudar no

momento de decidir o que deve ser feito primeiro.

Outro recurso muito usado no Astrea são as etiquetas. Elas funcionam como
marcadores que podem ser usados em várias partes do sistema, inclusive nas
tarefas e compromissos da agenda.

Elas ainda ajudam a organizar as tarefas, casos e processos, pois com essas
marcações você pode organizar por assunto, dificuldade ou tipo de atividade.

Um bom exemplo de uso é criar uma etiqueta do tipo ‘Prazo’, para que compromissos
mais urgentes possam ter ainda mais destaque. Lembrando que tudo isso pode ser
administrado e exibido da forma como você preferir na sua área de trabalho no Astrea.

As etiquetas acompanham o seu modelo

mental e o workflow do escritório. Se você
já usa etiquetas de papel para sinalizar
documentos, pode descobrir como estender
essa organização para o seu software jurídico
em detalhes no webinar que fizemos em
parceria com o advogado Leonardo Lanzini da
ASC Advogados.

  17
Etapa 4: Revisar

Como apresentamos no nosso ebook “GTD: conheça o método simples e altamente

eficiente de organização pessoal e profissional”, a metodologia não prescreve uma
periodicidade fixa para revisão. Contudo, o usual é realizar ao menos uma revisão
semanal. Nessa revisão, você pode seguir os seguintes passos:

• Recolha documentos e outros materiais como cartões de visitas,

recibos e outros papéis que devem ser processados e que por acaso
não estejam ainda na sua Caixa de Entrada.

• Processe suas caixas de entrada (email, alertas e listas) do Astrea

como no processamento diário para ter certeza que nada ficou sem
tratamento.

• Esvazie a mente: essa é a hora de escrever e processar todos os

projetos que não foram capturados. Não deixe nada importante sem
anotar!

• Revise sua lista de ‘Tarefas Ativas’. Dê baixa em tarefas que já foram

concluídas ou que não tem mais necessidade de existir.

• Revise sua agenda no Astrea. Verifique se todos os compromissos

foram cumpridos, se há necessidade de mudar a data de algum deles
e se há algum que ainda não esteja registrado.

• Avalie o status de projetos - aqueles mais complexos e que demandam

mais ações, lembra? - em andamento e verifique se há tarefas que
podem ser criadas para dar fluxo no andamento deles.

• Dê atenção para suas ideias. Olhe seu backlog e veja se há espaço

na sua rotina para tirar as ideias dali e transformá-las em projetos e
tarefas.

  18
Etapa 5: Fazer

Fazer, como o próprio nome indica, é a fase que trata de realizar as tarefas que
foram previamente processadas.

A partir da lista de ‘Tarefas Ativas’, trate de realizá-las, uma por vez.

Um recurso do Astrea que ajuda muito no momento que você precisa percorrer suas
listas e efetivamente fazer as tarefas, são as etiquetas e o controle de prioridades
que explicamos acima.

O importante aqui é perceber que você é responsável em definir as prioridades

e ordem apropriada para a realização das ações. O Astrea fornece as ferramentas
para marcar, organizar e enxergar o fluxo de trabalho para realizar tudo de forma
simples, fácil e prática.

Sabemos que ao longo do dia, enquanto você percorre suas listas e agenda, novas
demandas surgirão. Não esqueça de coletá-las à medida que aparecem. Isso é
fundamental para confiar e usufruir ao máximo desse método de organização.

  19
Conclusão

Lembramos que tudo que foi explicado nesse ebook são apenas algumas
sugestões de como aplicar o método GTD através do Astrea. O nosso
software é versátil justamente para que qualquer escritório possa
gerenciar da forma que achar mais adequada à sua rotina de trabalho.
Mas essa é uma boa base para começar ;)

  20
Para saber mais

Quando olhamos para todas essas etapas, o processo pode parecer

complicado e torna mais difícil ter uma perspectiva real de como o
método e o software funcionam na prática. Pra isso, batemos um papo
com o advogado Geazi Viégas, da Viégas Advocacia & Consultoria para
entendermos como funciona essa rotina no escritório dele. Falamos sobre
as principais funcionalidades, a implementação do GTD e do Astrea no
negócio e muito mais! Quer saber mais? Então confere a nossa conversa
lá no blog da Aurum :)

  21
 A Aurum é uma empresa de tecnologia para
advogados. Estamos no mercado desde 1993,
hoje com unidades em Florianópolis, São Paulo
e Rio de Janeiro.

Tendo em mente sempre a nova forma de

advogar, nos posicionamos como uma empresa
de tecnologia focada em pessoas, que tem
como objetivo entregar produtos de qualidade e
atendimento mais próximo e ágil.

Contamos com times multidisciplinares, que

trabalham em conjunto para garantir que nossos
produtos e serviços cheguem aos clientes com
altíssima qualidade e atendam às suas reais
necessidades. Para isso, mergulhamos de cabeça
no universo dos advogados autônomos e dos
escritórios de advocacia e buscamos, por meio
da tecnologia, do entendimento do mercado e do
conhecimento sobre a rotina jurídica, oferecer as
melhores experiências para os nossos usuários.

  22
 Astrea é um software moderno voltado para profissionais
autônomos e pequenos e médios escritórios de advocacia.
Com ele, é possível acompanhar casos e processos,
gerenciar equipes, agendar compromissos e eventos e
controlar todos os prazos que você precisa acompanhar.
O nosso objetivo é ajudar você a melhorar a organização
da rotina do seu escritório e aumentar a produtividade.

Teste o Astrea grátis!

  23