Apostila Project 2000

Gesto Informatizada de Projetos
Sistema de Aprendizado Rpido Passo a Passo
Carlos Alberto Pereira Soares carlos.uff@globo.com
Sobre o Autor
Carlos Alberto Pereira Soares Arquiteto e Urbanista, Mestre em Engenharia Civil e Doutor em Engenharia de Produo. professor do Programa de Ps-Graduao em Engenharia Civil nos nveis de mestrado e doutorado da Universidade Federal Fluminense - UFF e Assessor de Administrao e Planejamento da Direo do Centro Tecnolgico da UFF. consultor com diversos artigos publicados nas reas de sistemas de gesto empresarial e de empreendimentos, sistemas de gesto da qualidade, segurana e manuteno, sistemas informatizados e sistemas de informaes gerenciais. E-mail: carlos.uff@globo.com
Carlos Alberto Pereira Soares
carlos.uff@globo.com
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Apresentao
Esta publicao tem como objetivo apresentar, de forma prtica e concisa, os conceitos do Microsoft Project 2000 para os profissionais que participam dos cursos ministrados pelo autor. Neste sentido, apresenta uma metodologia formada por uma seqncia de passos logicamente relacionados e de fcil compreenso e assimilao, que acelera o processo de aprendizado. Sua origem fruto da constatao de que o conjunto de informaes disponibilizadas pela Microsoft, por ser muito amplo, dificulta o processo de aprendizado daqueles que desejam obter proficincia na utilizao do Microsoft Project em tempo relativamente curto. Seu contedo baseia-se na experincia do autor em gesto informatizada de projetos e nas informaes disponibilizadas pela Microsoft (em especial as fornecidas com o programa). Com esta publicao esperamos estar contribuindo para tornar sua participao mais agradvel e produtiva, pois um prazer t-lo conosco.
O Autor
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Sumrio
Apresentao _________________________________________________________________3 Sumrio _____________________________________________________________________4 A Importncia da Informatizao do Processo de Gerenciamento de Projetos _______________6 O Microsoft Project 2000 _______________________________________________________7
O Ambiente de Trabalho do Microsoft Project__________________________________________8 Configuraes Iniciais ______________________________________________________________8
Fases do Gerenciamento de Projetos com o Microsoft Project __________________________9 FASE I - Criao do Plano de Projeto ____________________________________________10
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Criar um arquivo de projeto ___________________________________________________10 Definir calendrios ___________________________________________________________11 Inserir tarefas e marcos _______________________________________________________14 Criar a estrutura de diviso do trabalho _________________________________________16 Inserir duraes______________________________________________________________18 Definir dependncias entre tarefas ______________________________________________18 Inserir informaes sobre recursos ______________________________________________21
7.1. Criar uma lista de recursos____________________________________________________________ 22 7.2. Definir taxas de pagamento para recursos ________________________________________________ 22
8. 9.
Atribuir recursos_____________________________________________________________23 Identificar o caminho crtico ___________________________________________________24
10. Definir os volumes de produo_________________________________________________26 11. Gerenciar conflitos de recursos, prazos e custos ___________________________________28
11.1. Solucionar conflitos de recursos _______________________________________________________ 28 11.2. Solucionar conflitos de prazos ________________________________________________________ 33 11.3. Solucionar conflitos de custos_________________________________________________________ 33
12. Adicionar valores de custo fixo e lucro___________________________________________34 13. Salvar uma linha de base ______________________________________________________39
FASE II Controle do andamento do projeto ______________________________________41

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Inserir a data de apropriao dos dados _______________________________________________41 Atualizar como agendado_______________________________________________________42 Inserir as datas de incio e de trmino reais de uma tarefa ___________________________43 Inserir a durao real da tarefa _________________________________________________44 Atualizar o andamento da tarefa como porcentagem __________________________________44 Inserir custos reais das tarefas__________________________________________________45 Verificar se o andamento das tarefas difere do planejado ______________________________47 Verificar se o trabalho das tarefas difere do planejado___________________________________48
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9.
Verificar se o custo das tarefas difere do orado______________________________________48
10. Reagendar as tarefas___________________________________________________________49
Gerenciamento de mltiplos projetos _____________________________________________51

1. 2. 3. 4. Criar o conjunto de recursos ___________________________________________________51 Criar os subprojetos __________________________________________________________51 Criar o projeto mestre e inserir subprojetos. ______________________________________52 Relacionar os subprojetos______________________________________________________53
Emisso de relatrios__________________________________________________________55 Bibliografia _________________________________________________________________56
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A Importncia da Informatizao do Processo de Gerenciamento de Projetos

Projeto pode ser entendido como um empreendimento no repetitivo, caracterizado por uma seqncia clara e lgica de eventos, com incio, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo preciso, de acordo com parmetros pr-definidos de prazo, custo, recursos, qualidade e risco. Assim, gerenciamento de projeto o processo de planejar, organizar e controlar as tarefas e recursos do projeto, em funo de seus parmetros. Um sistema informatizado de gerenciamento de empreendimentos, baseia-se fundamentalmente em um conjunto de informaes, que fluem das frentes de trabalho para a gerncia do empreendimento, permitindo medir o seu progresso em funo de parmetros de custo, tempo e desempenho durante a sua execuo e o atendimento aos padres de qualidade estabelecidos. Segundo Goldhaber1, um Sistema Informatizado para Gerenciamento de Projetos (SIGP) deve atender aos seguintes critrios bsicos: Relevncia por melhor que seja o tipo e a qualidade da informao processada pelo sistema, ele s ser relevante para o gerenciador se a informao for usada; Tempestividade deve permitir, em tempo hbil, anlises da situao e adoo de medidas corretivas, quando necessrias; Confiabilidade para ser vlida a informao processada pelo SIGP tem que ser precisa e confivel; caso contrrio, poder gerar descrdito e a informao no ser usada; Flexibilidade considerando a extraordinria mutabilidade do cenrio da obra ao longo de sua execuo, preciso que o SIGP atenda aos diferentes nveis de gerenciamento, aos diferentes tipos de projeto e aos gerentes funcionais; Economicidade a relao custo/benefcio de um SIGP deve ser compatvel com o tamanho do projeto.
Existem diversos motivos que justifica m a utilizao de softwares de Gerenciamento de Projetos, dentre os quais destacam-se: aumenta a produtividade das equipes de gerenciamento; o conjunto de informaes requisitadas pelos softwares otimizam o processo de gerenciamento; efetuam de forma rpida e precisa os clculos demandados pelo gerenciamento, tais como os relativos ao agendamento, aos custos de tarefas e recursos, ao fluxo de caixa etc.; possibilitam relatrios profissionais, em tempo hbil para a correo de desvios; aumentam a eficincia e eficcia das simulaes de planejamento; melhora a percepo de oportunidade ou necessidade de decidir; minimizam a possibilidade de erros de planejamento e de avaliao das alternativas quanto aos resultados.
GOLDHABER, Stanley. Construction managment, principles and practices. Jonh Wiley & Sons, New York, 1977
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O Microsoft Project 2000

O Microsoft Project o mais popular dentre os softwares de gerenciamento de projetos atualmente existentes. Estima-se um universo de cerca de 5 milhes de usurios em todo o mundo. Dentre as caractersticas apresentadas pelo Microsoft Project, destacam-se: um software de gesto amigvel, sendo facilmente compreendido pelo usurio; dispe dos conceitos e facilidades desenvolvidos pela Microsoft para o Microsoft Office 2000; se adapta adequadamente s necessidades especficas do usurio; possibilita o gerenciamento de projetos complexos, sendo orientado para a tomada de deciso; baseia-se no modelo Diagrama de Precedncias. Portanto, as atividades do projeto so criadas na forma de blocos em vez de setas; possibilita trabalhar com tarefas recorrentes (as que ocorrem periodicamente); permite estabelecer a estrutura de diviso do trabalho - EDT permite trabalhar com diversos subprojetos simultaneamente; permite estabelecer duraes otimistas, pessimistas e esperadas (modelo probabilstico) para as atividades; os custos so alocados diretamente s atividades na forma de custos fixos ou de custos dos recursos; ressalta as partes crticas do projeto, possibilitando controlar e executar aes corretivas a priori; compatvel com a metodologia de gerenciamento de projetos do Project Management Institute2; apresenta preo acessvel.
A seguir apresentamos um resumo das especificaes do Microsoft Project 2000 RESUMO DAS ESPECIFICAES DO MICROSOFT PROJECT 2000 Tarefas por arquivo de projeto 1 milho Recursos por projeto 1 milho Dependncias entre tarefas por arquivo de projeto ilimitadas Predecessoras por tarefa ilimitadas Sucessoras por tarefa ilimitadas Nveis da estrutura de tpicos por projeto 65.535 Projetos consolidados 998 Janelas abertas 50 Tabelas de taxas para dar suporte a diferentes escalas e taxas de pagamento 5 por recurso Taxas variveis por tabela de taxas para dar suporte a aumentos e redues de taxa 25 Valor mximo de custo em um campo de moeda 999.999.999.999 Valor mximo de trabalho 1.666.666.667 horas Valores mximos do trabalho de atribuies para: 999.999.999 minutos Atribuies de trabalho 999.999.999 unid. Atribuies de material variveis 60.000.000 unidades Para atribuies de material fixas
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O PMI, sediado na Pensylvania, Estados Unidos, uma organizao sem fins lucrativos que visa promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos assim como melhorar o desempenho dos profissionais e organizaes da rea.
O Ambiente de Trabalho do Microsoft Project

A rea de trabalho do Microsoft Project assemelha-se s dos programas do Microsoft Office. Alm da Barra de Menu, da Barra de Ferramentas, da rea de Edio e das Barras de Rolagem, contm: Barra de Modos: contm cones de visualizao das tabelas utilizadas com mais freqncia pelo usurio. Pode ser exibida ou ocultada selecionando o menu Exibir e clicando em Barra de modos. Tabelas de Entrada e Visualizao de dados: nesta rea so apresentadas as tabelas que possibilitam a entrada e visualizao de dados. Cada tabela formada por um conjunto de dados logicamente relacionados (agendamento, custos etc.) rea de Visualizao Grfica: destina-se a apresentao dos grficos disponibilizados pelo Microsoft Project (Grfico de Gantt, Gantt de Controle etc) Barra Separador Vertical (Cortina): separa a rea de tabelas da rea grfica. Para mov-la para a esquerda ou para a direita basta apontar o mouse, pressionar o boto esquerdo e moviment-la.
Barra de Menu
rea de Edio Barra de Modos Tabelas de Entrada e Visualizao de Dados rea de Visualizao Grfica
Barra de Ferramentas
Barra de Rolagem Vertical
Barra Separadora Vertical (Cortina) Barras de Rolagem Horizontal
Configuraes Iniciais
Aps a instalao do Microsoft Project recomendamos que sejam efetuadas as seguintes configuraes: 1 2 3 4 5 No menu Ferramentas clique em Opes e em seguida OK. Selecione a ficha Agenda Na caixa Mostrar unidades de atribuio como, selecione Decimal Desmarque a caixa As novas tarefas so controladas pelo empenho Clique em Definir como padro e em seguida em OK..
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Fases do Gerenciamento de Projetos com o Microsoft Project

FASE I Criao do Plano de Projeto 1 2 3 4 5 6 7
Criar um arquivo de projeto
FASE II Controle do andamento do projeto 1 2 3 4 5 6 7 8

Inserir a data de apropriao dos dados
Definir calendrios
Atualizar como agendado
Inserir tarefas e marcos
Inserir as datas de incio e de trmino reais de uma tarefa
Criar a estrutura de diviso do trabalho
Inserir a durao real da tarefa
Inserir duraes
Atualizar o andamento da tarefa como porcentagem Inserir custos reais das tarefas
Definir dependncias entre tarefas Inserir informaes sobre recursos
Verificar se o andamento das tarefas difere do planejado Verificar se o trabalho das tarefas difere do planejado
Atribuir recursos
9 10
Identificar o caminho crtico
custo das 9 Verificar se o do orado tarefas difere
Definir os volumes de produo Gerenciar conflitos de prazos, recursos e custos
10
Reagendar as tarefas
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Adicionar custos fixos
Salvar uma linha de base

FASE I - Criao do Plano de Projeto

O Microsoft Project trata o plano de projeto como um modelo informatizado que gerencia o que ser feito, quando ser feito e por quem ser feito. A seguir sero apresentados os principais passos para a elaborao do plano de projeto.
1. Criar um arquivo de projeto

neste momento que so inseridas as informaes iniciais sobre o projeto, tais como ttulo, objetivo, nome do gerente do projeto etc. , alm de sua data de incio ou de trmino. O Microsoft Project permite agendar o projeto de duas formas: a partir da data de incio ou a partir da data de trmino. Na primeira (mais usual) o Microsoft Project calcula a data de trmino do projeto a medida que so inseridas informaes sobre o projeto. Na segunda o Microsoft Project calcula a data de incio do projeto de modo a que cada tarefa termine o mais tarde possvel e a data de trmino ainda seja cumprida. 1 2 No menu Arquivo clique em Novo e em seguida OK. Na caixa Data de incio, digite ou selecione a data em que voc deseja iniciar o projeto e clique em OK (se desejar agendar a partir da data de trmino, na caixa Agendar a partir de, clique em Data de trmino do projeto e na caixa Data de trmino, digite ou selecione a data de trmino a partir da qual o projeto ser agendado e clique em OK).
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Gesto Informatizada de Projetos No menu Arquivo, clique em Propriedades e, em seguida, clique na guia Resumo. Digite as informaes relevantes sobre o projeto nas caixas de propriedades de arquivo.
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No menu Arquivo clique em Salvar. . Digite um nome para o projeto na caixa Nome do arquivo e clique em Salvar.
Observao: se necessrio, as informaes iniciais sobre o projeto podero ser alteradas a qualquer momento clicando em Informaes sobre o projeto no menu Projeto, ou em Propriedades no menu Arquivo.
2. Definir calendrios
Os calendrios so conjuntos de dias e perodos de trabalho e de folga que definem como os recursos alocados s tarefas (e as prprias tarefas) so agendados, assegurando que os recursos sejam agendados somente quando estiverem disponveis para o trabalho. Neste sentido, os calendrios se aplicam apenas aos recursos de trabalho e no aos recursos materiais. O Microsoft Project possibilita a utilizao de trs tipos de calendrios: Calendrio do projeto: determina a forma como todas as tarefas so agendadas; Calendrio de tarefa: possibilita que algumas tarefas tenham um calendrio diferente do calendrio do projeto; Calendrio de recursos: possibilita a determinao de um calendrio para cada recurso ou categoria especfica de recursos;
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Gesto Informatizada de Projetos Os calendrios de tarefas e de recursos so excees a forma padro de agendamento das tarefas (com base no calendrio do projeto). Assim, possibilitam a definio de calendrios especficos para o agendamento de tarefas ou recursos individuais, como, por exemplo, um recurso que necessite trabalhar durante o perodo de folga. Os calendrios-padro disponibilizados pelo Microsoft Project so: Padro - De segunda-feira a sexta-feira das 9:00 s 13:00 e das 14:00 s 18:00; 24 horas - Diariamente de 00:00 s 00:00; Turno da noite - De segunda-feira a sbado, de 23:00 s 03:00 e de 04:00 s 08:00. 1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Ferramentas, clique em Alterar perodo de trabalho. Clique em Opes, efetue as alteraes necessrias e, quando terminar, clique em OK: Especifique quando a semana e o ano fiscal do projeto iniciam. Especifique o horrio de incio e de trmino padro para as datas de restrio de tarefas em que voc insere uma data, mas no inclui um horrio. Especifique quantas horas h em um dia e em semana e quantos dias h em um ms. Estes valores sero utilizados quando da definio das duraes das tarefas (vide item 5 Inserir duraes) Para tornar essas alteraes permanentes para todos os novos projetos do Microsoft Project, clique em Definir como padro. Clique em Ok para retornar a janela Alterar perodo de trabalho
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Gesto Informatizada de Projetos Selecione no campo Para o tipo de calendrio base a ser adotado como padro para o projeto (so fornecidos trs calendrios base). Caso seja necessrio um calendrio diferente dos fornecidos pelo Microsoft Project Clique em Novo. Na caixa Nome, digite um nome para o novo calendrio. Para comear com um calendrio padro, clique em Criar novo calendrio base. Para criar um novo calendrio base a partir de outro existente, clique em Criar uma cpia do e, em seguida, clique no nome do calendrio na caixa de calendrio e, em seguida, em OK. Efetue as alteraes necessrias no calendrio: Para alterar dias especficos do calendrio, selecione os dias que voc deseja alterar no calendrio. Para selecionar dias no-adjacentes, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique nos dias. Para selecionar dias adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique no primeiro e no ltimo dia que voc deseja alterar no calendrio. Para alterar um dia da semana para todo o calendrio, por exemplo, para que as sextasfeiras terminem s 16:00, clique na abreviao do dia na parte superior do calendrio. Para alterar todos os perodos de trabalho, por exemplo, para iniciar os dias de trabalho das teras s sextas-feiras s 9:00, clique na abreviao (como T para Tera) do primeiro dia de trabalho da semana. Pressione a tecla SHIFT e clique na abreviao do ltimo dia de trabalho da semana (como S para Sexta-feira). Em Definir a(s) data(s) selecionada(s) como, clique em Usar padro, Perodo de folga ou Perodo de trabalho no padro. Para alterar o Perodo de trabalho no padro, digite as horas em que o trabalho dever iniciar e terminar nas caixas De e At, respectivamente. Em seguida clique em Ok.
Observaes: se o calendrio foi criado visando uma tarefa ou recurso, voc precisar atribu-lo a tarefa ou recurso; a alterao das opes da caixa de dilogo Opes (item 3) no afeta o calendrio do projeto nem os calendrios de perodos de trabalho dos recursos. Ela afeta somente o modo como o Microsoft Project converte as duraes nas quantidades de tempo relacionadas usadas no
Gesto Informatizada de Projetos projeto. Por exemplo, se na caixa Horas por dia for informado 8 horas e voc inserir 3d no campo Durao, as barras de Gantt mostraro 24 horas de durao. Se voc definir Dias por semana como 5 e inserir uma durao de 1 semana, esse valor ser convertido em uma durao de 40 horas.
3. Inserir tarefas e marcos

Uma tarefa representa uma quantidade de trabalho (possui uma durao), enquanto um marco uma tarefa sem quantidade de trabalho associada (no possui uma durao) utilizada para identificar eventos significantes, como a concluso de uma certa fase do projeto. O Microsoft Project trabalha com dois tipos de tarefas: tarefas que ocorrem uma vez e tarefas recorrentes. Tarefa que ocorre uma vez: normalmente, um projeto consiste em uma srie de tarefas relacionadas, que constituem a agenda do projeto, sendo normalmente inseridas na ordem em que elas provavelmente ocorrero. Tarefa recorrente (tarefa que ocorre em intervalos previsveis): uma tarefa pode ser configurada para ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Tambm pode ser especificada a durao de cada ocorrncia, quando a tarefa ocorrer e por quanto tempo ela dever se repetir (um perodo de tempo ou o nmero especfico de ocorrncias). No Microsoft Project h vrias maneiras de se inserir tarefas. A mais usual e prtica atravs da Tabela de Entrada, formada pelos seguintes campos: Indicadores coluna utilizada pelo Microsoft Project para informar ao usurio sobre especificidades de agendamento ou qualquer outra informao sobre a tarefa julgada importante. Nome da Tarefa - nome pelo qual a atividade conhecida. Durao - durao da atividade. Incio - data de incio da atividade. Trmino - data de trmino da atividade. Predecessoras - atividades que se inter-relacionam com a atividade em questo. Nomes dos Recursos - nome dos recursos alocados atividade.
Inserir uma tarefa.

1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Exibir, clique em Tabela e em seguida em Entrada. No campo Nome da tarefa, para cada tarefa digite o nome e pressione ENTER.
Observaes: uma tarefa pode ser inserida entre tarefas existentes selecionando-se a linha abaixo da qual a nova tarefa dever aparecer. No menu Inserir, clique em Nova tarefa e insira o nome da tarefa na linha inserida; as identificaes das tarefas so automaticamente renumeradas depois que uma tarefa inserida;
Gesto Informatizada de Projetos no insira datas nos campos Incio e Trmino de cada tarefa. O Microsoft Project calcula as datas de incio e de fim com base em como as tarefas so relacionadas (o que ser visto mais adiante).
Inserir uma tarefa recorrente.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 No campo Nome da tarefa, selecione a linha abaixo da qual a tarefa recorrente dever aparecer. No menu Inserir, clique em Tarefa recorrente. Na caixa Nome da tarefa, digite o nome da tarefa. Na caixa Durao, digite a durao de uma nica ocorrncia da tarefa. Em Padro de recorrncia, clique em Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente. direita de Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente, especifique a freqncia da tarefa. Em Intervalo de recorrncia, digite uma data de incio na caixa Incio e selecione Termina aps ou Termina em. Se tiver selecionado Termina aps, digite o nmero de ocorrncias da tarefa. Se tiver selecionado Termina em, digite a data em que a tarefa recorrente dever terminar. Clique em OK.
Observaes: as identificaes das tarefas so automaticamente renumeradas depois que uma tarefa inserida; se no for inserida uma data na caixa Incio, o Microsoft Project usar a data de incio do projeto; se a tarefa recorrente ocorrer em dias de folga, o Microsoft Project perguntar se voc deseja reagendar essas ocorrncias; para exibir todas as ocorrncias de uma tarefa recorrente, clique no sinal de mais ao lado da tarefa recorrente principal.
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Inserir um marco.
1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No campo Nome da tarefa, digite o nome do marco. No campo Durao, digite 0 e pressione ENTER.
4. Criar a estrutura de diviso do trabalho

Uma estrutura de diviso do trabalho (EDT) criada no momento que o projeto dividido em fases e subfases usando uma estrutura de tpicos hierrquica. No Microsoft Project, as fases ou subfases so representadas por tarefas de resumo. Uma tarefa que representa uma fase ou subfase recuada para a esquerda, enquanto as tarefas que constituem a fase ou a subfase encontram-se recuadas para a direita, ou rebaixadas, sob ela. 1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. Selecione as tarefas que devero fazer parte da fase ou da subfase. Para selecionar vrias tarefas, pressione CTRL e clique em cada tarefa. Clique em Recuo para recuar a(s) tarefa(s) para a direita abaixo da fase ou da subfase. Para desfazer o recuo clique em .
A estrutura de diviso de trabalho pode ser representada por uma srie de nmeros, letras ou uma combinao de ambos. Um cdigo de EDT identifica a posio exclusiva de uma tarefa na estrutura do projeto. Para trabalhar com cdigos de EDT, voc poder adicionar uma coluna a um modo de exibio de planilha. 1 Para exibir cdigos de EDT, selecione um modo de exibio de planilha que exiba tarefas. Para exibir a Planilha de tarefas, no menu Exibir, clique em Mais modos de exibio. Na caixa Modos de exibio, clique em Planilha de tarefas e, em seguida, clique em Aplicar. Para exibir o Grfico de Gantt, no menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. Clique no campo direita do qual voc deseja inserir uma coluna para o cdigo de EDT, como o campo Nome da tarefa, para inserir cdigos de estrutura de tpicos imediatamente esquerda dos nomes de tarefa. No menu Inserir, clique em Coluna. Na caixa Nome do campo, clique em EDT e em seguida OK.
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Observaes: no Microsoft Project, todas as subtarefas de uma fase ou subfase devem estar diretamente abaixo da tarefa de resumo para serem includas na fase ou na subfase; para desfazer a estrutura de tpicos, recue todas as subtarefas e as tarefas de resumo do prximo nvel para a esquerda at que todas as tarefas retornem ao mesmo nvel da estrutura de tpicos; a colocao das tarefas em ordem hierrquica no cria automaticamente dependncias entre tarefas. Para criar dependncias, necessrio vincular as tarefas.
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5. Inserir duraes
Voc pode inserir as duraes em minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (s) ou meses (me). O Microsoft Project adota como padro, 1 dia de trabalho = 8 horas; 1 semana = 5 dias de trabalho. 1 ms de trabalho = 20 dias de trabalho Voc pode alterar estas informaes acessando o menu Ferramentas Alterar o perodo de trabalho Opes (vide item 2 - Definir calendrios). O Microsoft Project no permite que sejam digitadas duraes nas atividades-resumo (em negrito), uma vez que estas duraes so calculadas pelo programa atravs de suas atividades constituintes. 1 2 4 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No campo Durao, da tarefa a ser alterada, digite a durao desejada. Pressione ENTER.
Observao: quando as atividades forem executadas em perodos corridos de tempo (utilizando os perodos e dias de folga), devemos colocar o sufixo dd aps a durao da atividade. Exemplo - 5 dias corridos = 5dd.
6. Definir dependncias entre tarefas

Aps inserirmos as duraes das tarefas, devemos determinar como essas tarefas esto relacionadas entre si. H vrios tipos de relaes entre tarefas, como vnculos que mostram uma tarefa iniciando enquanto outra termina. No Microsoft Project, esses vnculos so descritos como dependncias entre tarefas. Tambm existem diferentes tipos de restries que podem associar a data de incio ou de trmino de uma tarefa a uma data especfica. Geralmente, as tarefas ocorrem em uma seqncia linear: as paredes so preparadas, pintadas, etc. No entanto, h excees em qualquer projeto. Por exemplo, enquanto uma pessoa prepara as paredes para pintura, outra poder pint-la. Para criar uma seqncia, vincule tarefas dependentes e informe ao Microsoft Project o tipo de dependncia entre elas. Normalmente, tambm necessrio definir o tempo de avano ou de retardo entre tarefas, pois, algumas vezes, um vnculo de tarefa por si s no suficiente para mostrar com preciso a relao entre as tarefas.
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Exemplo de relacionamentos entre tarefas:
B inicia aps o trmino de A B inicia ao mesmo tempo que A B termina ao mesmo tempo que A B inicia 1 dia aps o trmino de A B inicia quando faltar 1 dia para o trmino de A B inicia quando A estiver 50% concluda
O Microsoft Project cria um vnculo de trmino a incio entre as tarefas, por padro. Voc pode alter-lo para um vnculo de incio a incio, trmino a trmino ou trmino a incio e tambm definir o tempo de avano ou de retardo entre tarefas.
Criar dependncias utilizando a coluna predecessoras

1 2 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No campo Predecessoras digite para cada tarefa o nmero da atividade predecessora e, quando for o caso, o tempo de avano ou retardo entre tarefas (conforme exemplo acima).
Para desvincular as tarefas basta apagar a informao contida no campo Predecessoras utilizando a tecla Backspace, pois a tecla Delete apaga a linha inteira.
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Criar dependncias utilizando o cone

1 2 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que voc deseja vincular na ordem desejada. Para selecionar tarefas no-adjacentes, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique no nome da tarefa. Para selecionar tarefas adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na primeira e na ltima tarefa que voc deseja vincular. Clique em Vincular tarefas
Para desvincular as tarefas, selecione as tarefas desejadas no campo Nome da tarefa e clique em Desvincular tarefas ..
Criar dependncias utilizando o Grfico de Gantt

1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. Clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora; Arraste at a barra da atividade sucessora;
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Gesto Informatizada de Projetos Para desvincular as tarefas ou alterar o tipo de relacionamento basta clicar duas vezes na seta que une duas barras e clicar em excluir, ou modificar o relacionamento no campo Tipo.
Observao: todas as atividades que no tenham sucessoras devem ser ligadas ao marco de fim. (a dica verificar no Grfico de Gantt quais as barras que no possuem setas de ligao do lado direito e liglas ao marco de fim).
7. Inserir informaes sobre recursos

Os recursos so responsveis pela realizao efetiva das tarefas do projeto. H dois tipos de recursos: recursos de trabalho e recursos materiais. Os recursos de trabalho so as pessoas e os equipamentos que concluem as tarefas dedicando tempo (ou trabalho) s mesmas. Os recursos materiais so suprimentos, estoques ou outros itens consumveis usados para concluir as tarefas no projeto. Dentre os exemplos de recursos materiais esto concreto, ao, madeira, papel, canetas, produtos qumicos etc. Os recursos materiais diferem dos recursos de trabalho de vrias formas: Os campos de taxa de horas extras e de grupo de trabalho encontram-se desativados. No possvel especificar a disponibilidade da unidade. Os recursos materiais no so redistribudos. Os recursos materiais no utilizam calendrios de recursos. O custo por uso funciona de forma diferente que nos recursos de trabalho Depois de ter identificado o escopo e as tarefas do projeto, devemos criar uma lista de pessoas, equipamentos e materiais necessrios materializao do projeto. Isto feito atravs da Planilha de Recursos, formada pelos seguintes campos:
Nome do Recurso: digite o nome do recurso (pintor, ajudante, Joo, tinta PVA, betoneira etc.); Tipo: defina se o recurso do tipo trabalho ou material; Iniciais: automaticamente o Microsoft Project atribui iniciais. Altere se desejar; Grupo: se desejar digite o nome do grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, etc) Mximo: quantidade mxima de recursos disponveis; Taxa Padro: custo do recurso por hora de trabalho normal; Taxa Hora Extra: custo do recurso por hora extra de trabalho; Custo por Uso: custo por utilizao de uma unidade de recurso; Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, incio e fim); Calendrio: calendrio de atividades do recurso.
7.1. Criar uma lista de recursos

1 2 3 4 No menu Exibir, clique em Planilha de recursos. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada. No campo Nome do recurso, digite um nome de recurso. Se desejar designar grupos de recursos, no campo Grupo do nome do recurso, digite o nome do grupo.
Recursos humanos e equipamentos

5 6 No campo Tipo, certifique-se de que o tipo de recurso esteja definido para o padro de Trabalho. No campo Unid. mximas do recurso, digite o nmero de unidades totais disponveis para esse recurso. Voc pode inserir unidades mximas como uma porcentagem (50%, 100%, 300%) ou como um decimal (0,5 - 1 - 3).
Recursos materiais
5 No campo Tipo relativo ao nome do recurso, selecione Material para recursos materiais. Os campos Endereo de correio eletrnico, Grupo de trabalho e Logon do Windows so desativados para esse recurso e o campo Rtulo do material ativado. Tambm desativado o campo Unid. mximas No campo Rtulo do material, insira o rtulo (kg, m etc) para o recurso.
7.2. Definir taxas de pagamento para recursos

O Microsoft Project calcula os custos dos recursos com base nas taxas normais e de horas extras ou nos custos por uso inseridos: inserir taxas de recursos para que o Microsoft Project calcule os custos totais de recursos com base em taxas inseridas para cada recurso. Observe que o Microsoft Project pode calcular os custos totais assim que os recursos baseados em taxas e os recursos com custos por uso forem atribudos s tarefas. inserir um custo por uso para inserir preos que os recursos podem cobrar por atribuio de tarefas. 1 2 3 4 No menu Exibir, clique em Planilha de recursos. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada. Selecione um recurso. No campo Tipo, clique em Trabalho se o recurso for um trabalhador ou equipamento, ou Material se o recurso for suprimentos (tinta, cimento, areia, papel etc).

5 6 No campo Taxa padro, digite o custo do recurso por unidade de tempo. Pressione TAB para mover-se para o campo se ele no estiver visvel. No campo Taxa h. extra, digite um valor de custo, e no campo Custo/uso, digite, se houver, um valor de custo . Pressione TAB para mover-se para o campo se ele no estiver visvel.
Materiais
5 No campo Rtulo do material, digite uma unidade de medida para o recurso material (como kg, t etc.) e nos campos Taxa padro ou Custo/uso, digite um valor de custo (se houver). Pressione TAB para mover-se para o campo se ele no estiver visvel.
8. Atribuir recursos
Os recursos devem ser atribudos as tarefas de modo a deixar claro quem o responsvel pela realizao das tarefas. Atribuir recursos tambm ajuda a determinar quanto tempo levar para que a tarefa seja concluda, e se voc controlar custos, quanto a tarefa ir custar. Como j visto, um recurso pode ser uma pessoa, um equipamento, ou um material utilizado durante a realizao da tarefa. 1 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. 2 Clique em Atribuir recursos . 3 No campo Nome da tarefa (janela principal), selecione a tarefa para a qual deseja atribuir um recurso. No campo Nome (janela Atribuir recursos), clique no nome dos recursos que deseja atribuir. 4 Para selecionar vrios recursos, pressione CTRL e clique em cada recurso. 5 Clique em Atribuir. 6 Repita os passos 3, 4, 5 e 6 para atribuir recursos s demais tarefas.
Para agendar as tarefas, o Microsoft Project utiliza a frmula Durao= Trabalho Unidades , onde:
Durao a quantidade de tempo estimada para a execuo da tarefa; Trabalho a quantidade de esforo necessrio, em um perodo de tempo, para executar a tarefa; Unidades a quantidade de recursos atribudos tarefa.
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Gesto Informatizada de Projetos Essa relao gravada no momento em que os recursos so alocados s atividades. Se a quantidade de recursos for alterada, a durao e a quantidade de trabalho se ajustaro para manterem o equilbrio entre os fatores, considerando o que estiver definido no tipo de tarefa (unidades fixas, trabalho fixo, durao fixa): Se o tipo de tarefa for Durao fixa, a alocao de recursos adicionais no influenciar a durao da atividade, portanto, diminuiro os valores de unidade dos recursos anteriormente alocados; Se o tipo de tarefa for Trabalho fixo, a alocao de recursos adicionais encurtar a durao da tarefa; Se o tipo de tarefa for Unidades fixas, a alocao de unidades de recursos adicionais encurtar a durao da atividade; Normalmente adotamos como tipo de tarefa Unidades fixas (o Microsfot Project j vem configurado desta forma). Para alterar o tipo de tarefa: 1 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. 2 No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada. 3 Clique duas vezes em cima do nome da tarefa. 4 Selecione a guia Avanado. 5 Na caixa Tipo de tarefa, selecione o tipo de atividade desejado.
Nesta etapa normalmente so atribudos somente os recursos humanos e equipamentos, uma vez que o Microsoft Project no reagenda automaticamente os recursos materiais. Estes somente so distribuidos ao lonfo da durao da tarefa por ocasio de sua alocao. Isto significa que se os recursos materiais forem atribudos a uma tarefa e esta tiver a sua durao diminuda, o campo Durao mostrar esta data, porm a barra de Gantt continuar mostrando a durao anterior.
9. Identificar o caminho crtico

Ao analisarmos as redes da maioria dos projetos podemos constatar que partindo do incio do projeto podemos alcanar seu trmino percorrendo mais de um circuito, sendo o circuito mais longo o caminho crtico. Assim, o caminho crtico a srie de tarefas (em alguns casos uma nica tarefa) que determina a data de trmino do projeto. Ou seja, quando a ltima tarefa do caminho crtico for concluda, o projeto estar concludo.
Gesto Informatizada de Projetos Se o projeto tiver que terminar na data planejada, as tarefas do caminho crtico e os recursos atribudos a elas devero merecer especial ateno. O caminho crtico no esttico, podendo mudar de uma srie de tarefas para outras medida que tarefas crticas forem sendo concludas ou que tarefas de outro circuito forem adiadas. As tarefas do caminho crtico (as que no podem ser adiadas sem afetar a data de trmino do projeto) so chamadas de tarefas crticas. J as demais tarefas possuem, normalmente, margem de atraso, que o tempo que uma tarefa pode ser adiada sem atrasar outras tarefas ou a data de trmino do projeto. 1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Formatar clique em Assistente de grficos de Gantt . Siga as instrues do Assistente de grficos de Gantt, conforme abaixo, para formatar as tarefas do caminho crtico. Por padro, as linhas de vnculo e barras de Gantt de tarefas crticas aparecem em vermelho.
Clique em avanar
Clique em Concluir
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Clique em Formatar
Finalmente clique em Sair do assistente
10. Definir os volumes de produo

O volume de produo pode ser entendido como a quantidade de cada recurso necessria para executar a quantidade total de uma atividade. No exemplo abaixo temos que para emassar 200 m de paredes e tetos (na tabela Quantitativos temos que a quantidade da atividade emassar paredes e tetos igual a 200) so necessrios: 40 gales de massa (200 x 0,20gl) 40 horas de pintor (200 x 0,32h)
Para emassar 1 m de paredes e tetos so necessrios: 0,20 gales de massa 0,20 horas de pintor QUANTITATIVOS ATIVIDADES UN Emassar paredes e tetos m Lixar paredes e tetos m COMPOSIES DE CUSTO Atividade un m Emassar paredes e tetos gl Massa h Pintor Lixar paredes e tetos m Lixa un Servente h Pintor h
QUANT. 200 200
Quant. 1,00 0,20 0,20 1,00 0,30 0,20 0,20
Para a definio do volume de produo necessrio que tenhamos os quantitativos das tarefas a serem executados, bem como a composio de custo unitrio referente a cada uma destas tarefas. 1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Janela, clique em Dividir. A tela passa a apresentar duas janelas. Na janela superior selecione a tarefa para a qual ser definido o volume de produo dos recursos alocados.
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4 5 No campo Trabalho da janela inferior, digite o volume de produo. Por exemplo, se a tarefa necessitar de 40 horas de pintor, insira 40. Se a tarefa necessitar de mais de um pintor, no campo unidade digite a quantidade de pintores
Materiais
4 No campo Unidades da janela inferior, digite o volume de produo. Por exemplo, se voc estiver usando 40 gales de massa, insira 40. Se a quantidade de material usada depender da durao da tarefa, insira a taxa de uso adicionando uma barra invertida (/) e um cdigo ou abreviao da durao. Por exemplo, se 200 metros de madeira forem usados por semana, insira 200/semana ou 200/s.
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Aps definir o volume de produo dos recursos alocados tarefa clique em Atribuir. Repita os passos 3, 4, 5 e 6 para definir os volumes de produo das demais tarefas. No menu Janela clique em Remover diviso
A insero das informaes referentes ao volume de produo faz com que o Microsoft Project reagende o incio e o trmino das tarefas. Para agendar as tarefas, o Microsoft Project utiliza a frmula durao= trabalho esforo do recurso , onde:
durao a quantidade real de tempo decorrido antes que a tarefa seja concluda; trabalho o esforo necessrio em um perodo de tempo para executar a tarefa; esforo do recurso a quantidade de recursos de esforo atribudos tarefa e suas alocaes.
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Gesto Informatizada de Projetos O Microsoft Project tambm leva em considerao vrios fatores, como dependncias entre tarefas, restries e interrupes (feriados, frias etc). Por exemplo, se: trs pintores trabalharem dois dias em uma tarefa, com um esforo de 8 horas por dia, o trabalho de cada recurso ser 16 horas: (2 dias * 8 horas); o esforo total dos recurso ser 24 horas por dia: (3 pintores * 8 horas); o trabalho total da tarefa ser 48 horas: (2 dias * 8 horas * 3 pintores); a durao ser 2 dias: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).
11. Gerenciar conflitos de recursos, prazos e custos

Aps termos alocados os recursos com suas respectivas cargas de trabalho (volume de produo), pode ocorrer que determinados recursos estejam sendo utilizados em quantidade superior ao mximo disponvel em determinado momento. Tambm pode ocorrer que no planejamento inicial a data de trmino ultrapasse a data considerada adequada para o encerramento do projeto, ou que seu custo ultrapasse a estimativa inicial, o que demandar do gerente de projeto um conjunto de aes logicamente relacionadas, que possibilitem a resoluo destes conflitos. Antes de tentarmos solucionar estes conflitos, importante que seja efetuada uma cpia do arquivo do projeto, pois normalmente so necessrias vrias tentativas que conduziro a vrias solues, sendo normalmente adotada a soluo que, tendo resolvido os conflitos de recursos e atendido a data de trmino considerada adequada, apresente o menor custo. 1 2 3 No menu Arquivo, clique em Abrir. Clique com o boto direito do mouse no arquivo do qual voc quer fazer uma cpia de backup e clique em Copiar. Clique com o boto direito do mouse no plano de fundo da caixa de dilogo Abrir e clique em Colar.
11.1. Solucionar conflitos de recursos

A superalocao de recursos (pessoal e equipamentos) ocorre basicamente em duas situaes: quando os recursos so programados para trabalhar em tarefas que ocorrem simultaneamente e a quantidade de recursos num determinado momento maior do que a disponvel e/ou quando se atribui a uma determinada tarefa uma quantidade de recursos superior a existente. Inicialmente devemos verificar se existe algum recurso superalocado: 1 2 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Exibir, clique em Planilha de recursos.
Os recursos superalocados aparecero em vermelho.
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Gesto Informatizada de Projetos Para solucionar o problema devem ser adotadas (de forma isolada ou em conjunto), as seguintes aes: Localizar de forma detalhada o perodo nos quais os recursos esto superalocados; Reduzir a superposio de tarefas; Agendar horas extras; Atribuir recursos alternativos s tarefas superpostas; Alterar os dias e horas de trabalho de um recurso.
Localizar de forma detalhada o perodo nos quais os recursos esto superalocados

1 Aponte o ponteiro do mouse para qualquer ponto da Barra de Ferramentas, pressione o boto direito do mouse e selecione Gerenciamento de recursos .
Clique no primeiro cone da nova barra Gerenciamento de recursos (Modo de exibio Alocao de recursos) . Na janela superior ser mostrada a tabela Uso do recurso e na janela inferior a Tabela de entrada do Grfico de Gantt. Selecione o recurso superalocado (em vermelho) e, em seguida, d um clique no terceiro cone da barra Gerenciamento de recursos (Ir para a prxima superalocao) .
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Gesto Informatizada de Projetos Observaes: para retornar ao grfico de Gantt, Selecione o menu Janela - Remover diviso. Depois selecione o menu Exibir Grfico de Gantt se aparecerem sinais de nmeros (##) na parte de escala de tempo da janela superior (modo de exibio Uso do recurso), as colunas na escala de tempo no possuem largura suficiente para exibir as informaes. Para alterar a largura das colunas, arraste para a direita a borda da coluna.
Reduzir a superposio de tarefas

Para reduzir a superposio das tarefas devemos agend-las para comear aps o trmino da tarefa que est superposta. Tambm podemos verificar se existem folgas e se estas podem ser agendadas para ocorrer no perodo onde h superposio. Em ambos os casos devemos acrescentar um retardo s tarefas. 1 2 Aponte o ponteiro do mouse para a seta que chega atividade que ser reagendada e, em seguida d um duplo clique com o boto esquerdo do mouse. No campo Retardo digite a quantidade de dias em que o incio da tarefa ser retardado e, em seguida, Ok.
Ou ento: 1 2 3 No campo Nome da tarefa, d um clique duplo na tarefa desejada. Clique na guia Predecessoras. No campo Retardo, digite o tempo de retardo.
Agendar horas extras.

Atribumos horas extras aos recursos para reduzir a durao das tarefas nas quais estes esto agendados. A carga de trabalho (volume de produo) dos recursos permanece a mesma, porm so agendadas por dia um maior nmero de horas. Assim, a quantidade de trabalho de horas extras no adicionada quantidade de trabalho da tarefa. Na figura abaixo, a carga de trabalho do pintor de 56h, das quais 16 so horas extras. A durao da tarefa ser (56-16)/8 horas por dia = 5 dias. Quando o trabalho de horas extras for inserido, a durao da tarefa ser reduzida. 1 2 3 4 5 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Janela, clique em Dividir. A tela passa a apresentar duas janelas. Na janela superior selecione a tarefa para a qual ser inserida hora extra. Aponte o ponteiro do mouse em qualquer rea da janela inferior, clique o boto direito do mouse e selecione Trabalho do recurso. No campo Hora extra digite a quantidade de horas extras e clique em OK.
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Atribuir recursos alternativos s tarefas superpostas.

Pode ser mais interessante ou necessrio atribuir novos recursos s tarefas, de forma que estes possam efetuar o trabalho agendado em demasia para outro recurso. 1 2 3 No menu Exibir, clique em Planilha de recursos Selecione o recurso que ser deslocado para baixa para que outro recurso possa ser inserido No menu Inserir selecione Novo Recurso
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Gesto Informatizada de Projetos 4 Digite os dados do novo recurso
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Retorne para o Grfico de Gantt Selecione a tarefa na qual o recurso atualmente atribudo ser substitudo pelo alternativo Clique em Atribuir recursos Selecione o recurso que ser substituido Clique em substituir e escolha o recurso alternativo que substituir o original Repita os passos 8 e 9 at que os recursos sejam substitudos e, em seguida, Ok
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8 9 10 Antes
Depois
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Alterar os dias e horas de trabalho de um recurso

Tambm possvel criar um calendrio de recurso para especificar horas de trabalho, frias, ausncias , etc. para recursos individuais. 1 2 3 4 No menu Ferramentas, clique em Alterar perodo de trabalho. Na caixa Para, clique no recurso cujo calendrio deseja alterar. Proceda conforme o Passo 2 Alterar o perodo de trabalho Clique em OK.
11.2. Solucionar conflitos de prazos

Se aps realizarmos o planejamento inicial do projeto, verificarmos que a data de trmino ultrapassa a data pretendida, ou se por algum motivo for necessrio antecipar a data de trmino programada, ser necessrio antecipar as datas das tarefas do caminho crtico. Esse procedimento tambm conhecido como "Concentrao de Esforos, o que feito normalmente atravs de trs aes (isoladas ou combinadas): revisar as dependncias entre as tarefas para permitir maior flexibilidade de agendamento e possibilitar superposies: Se existirem tarefas que possam ser iniciadas antes da data exibida na agenda, podemos sobrep-las (adicionar tempo de avano) para modelar mais precisamente como o trabalho dever ser feito. Para alterar as dependncias entre as tarefas proceda conforme item 6 - Definir dependncias entre tarefas, e para alterar o tempo de retardo proceda conforme item Reduzir a superposio de tarefas agendar horas extras: proceda como j apresentado anteriormente; atribuir recursos adicionais para trabalhar nas tarefas do caminho crtico: depois que os recursos tiverem sido atribudos a uma tarefa, o Microsoft Project recalcula a durao da tarefa se forem adicionados ou removidos outros recursos. Para atribuir novos recursos proceda conforme item 8- Atribuir Recursos
11.3. Solucionar conflitos de custos

Se o custo total de uma tarefa ou recurso ultrapassar o custo estimado, ser preciso examinar os custos de cada tarefa e de cada um de seus recursos para determinar onde os custos podem ser reduzidos. 1 2 3 4 5 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo. No menu Janela, clique em Dividir. A tela passa a apresentar duas janelas. Aponte o ponteiro do mouse em qualquer rea da janela inferior, clique o boto direito do mouse e selecione Custo do recurso. Na janela superior selecione a tarefa objeto de verificao.
Observaes: tambm podemos visualizar como os custos esto distribudos pela durao de uma tarefa no modo de exibio Uso da tarefa, exibindo seus detalhes sobre custo. No menu Exibir, clique em Uso da tarefa. No menu Formatar, aponte para Detalhes e clique em Custo; se o valor do custo total de uma tarefa for maior do que a soma calculada de seus vrios custos baseados em taxa, por uso e fixos, isso poder ter ocorrido porque um recurso foi atribudo mais de uma vez a uma tarefa. Por exemplo, um recurso pode ser atribudo a uma subtarefa bem como sua tarefa de resumo, fazendo com que os custos do recurso dupliquem;
Gesto Informatizada de Projetos Aps solucionar os conflitos existentes, devemos inserir os recursos materiais com seus respectivos volumes de produo. Como visto anteriormente, na etapa de alocao dos recursos, normalmente so atribudos somente os recursos humanos e equipamentos, uma vez que o Microsoft Project no reagenda automaticamente os recursos materiais. Estes somente so distribudos ao longo da durao da tarefa por ocasio de sua alocao. Isto significa que se os recursos materiais forem atribudos a uma tarefa e esta tiver a sua durao diminuda, o campo Durao mostrar esta data, porm a barra de Gantt continuar mostrando a durao anterior. Para atribuir recursos materiais e seus respectivos volumes de produo proceda conforme os passos. 8 - Atribuir recursos e 10 - Definir os volumes de Produo. Se aps a atribuio dos recursos alguma tarefa tiver sua durao alterada, os recursos materiais devero ser removidos e alocados novamente (uma vez que os materiais somente so distribudos ao longo da durao da tarefa por ocasio de sua alocao).
12. Adicionar valores de custo fixo e lucro

Aps termos efetuado todos os passos anteriormente descritos, o Microsoft Project ter todas as informaes necessrias para calcular o custo varivel de cada tarefa, faltando apenas informar o custo fixo para que possa ser calculado o custo total de cada tarefa (e, consequentemente, do projeto como um todo). Tambm possvel inserir o valor do lucro a ser obtido com a execuo de cada tarefa. O Microsoft Project disponibiliza a coluna Custo fixo para que nesta sejam informados os demais valores que devem ser adicionados ao custo calculado em funo do agendamento das tarefas e das taxas de recursos (custo varivel). O valor digitado no campo Custo fixo ser adicionado ao valor presente no campo Custo total. No exemplo abaixo, para a tarefa Emassar o Custo total igual ao custo varivel uma vez que o valor do campo Custo fixo igual a zero. Ao ser adicionado o valor de R$100,00 ao Custo fixo, O Custo Total passa a ser R$300,00.
Para inserir valores no campo Custo fixo voc deve proceder da seguinte forma: 1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo. Na coluna Custo Fixo digite para cada tarefa o valor a ser adicionado ao custo varivel.
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Por padro os custos fixos so rateados ao longo da durao da tarefa. Para que eles sejam considerados no incio ou no fim da tarefa use o campo Acumulao de custo fixo, que est disponvel na mesma tabela Custo. Em vez de calcularmos para cada tarefa o valor a ser inserido no campo Custo fixo, pode ser interessante inserir colunas que contenham frmulas que possibilitem calcular os custos fixos e o lucro de cada tarefa em funo de percentuais. Considerando, por exemplo, que o custo fixo e o lucro so, respectivamente, 30% e 20% do custo varivel, devemos proceder da seguinte forma: 1 2 3 4 5 6 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo. Selecione a coluna Custo total No menu Inserir, selecione coluna No campo Nome do campo da janela Definio da coluna, selecione Custo1 No campo Ttulo digite Custo Varivel e, em seguida, clique em Ok.
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Para inserir novas colunas proceda conforme passos 3 a 6. Devem ser inseridas as seguintes colunas: Custo 2 com o Ttulo Custo Fixo Custo 3 com o Ttulo Lucro Custo 4 com o Ttulo BDI
Selecione a coluna Custo Varivel, pressione o boto direito do mouse e selecione Personalizar campos
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Gesto Informatizada de Projetos 9 10 D um clique no boto frmula No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo
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Digite o sinal (subtrao) e em seguida, no campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo fixo; em seguida, clique em Ok duas vezes
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Gesto Informatizada de Projetos 12 No campo Acmulo selecione Soma e, em seguida, Ok
13 14 14 15 16 17 18 19 20 21 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Selecione a coluna Custo Fixo inserida, pressione o boto direito do mouse e selecione Personalizar campos D um clique no boto frmula No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo1 Digite * 0,3 e, em seguida, clique em Ok duas vezes No campo Acmulo selecione Soma e, em seguida, Ok Selecione a coluna Lucro, pressione o boto direito do mouse e selecione Personalizar campos D um clique no boto frmula No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo1 Digite * 0,2 e, em seguida, clique em Ok duas vezes No campo Acmulo selecione Soma e, em seguida, Ok Selecione a coluna BDI, pressione o boto direito do mouse e selecione Personalizar campos D um clique no boto frmula No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo2 Digite o sinal + (adio) e, em seguida, no campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo3; em seguida, clique em Ok duas vezes No campo Acmulo selecione Soma e, em seguida, Ok Selecione a coluna BDI Pressione o boto direito do mouse e selecione Copiar clulas Selecione a coluna Custo fixo (a que originalmente faz parte da tabela Custo) Pressione o boto direito do mouse e selecione Colar Na coluna Custo fixo digite 0 nas atividades em negrito (para que o BDI no seja adicionado duas vezes ao custo varivel)
No caso de desejarmos que o Lucro seja calculado sobre o preo, devemos utilizar a seguinte frmula: Lucro = Custo Total * (taxa / (1-taxa)), ou seja (Custo1 + Custo2) * (0,2 / (1-0,2)) Antes de imprimir a Tabela de custo, devemos ocultar a coluna Custo fixo (a que originalmente faz parte da tabela Custo), Para ocultar uma coluna: 1 Selecione a coluna a ser ocultada 2 Pressione o boto direito do mouse e selecione Ocultar colunas Para reexibir ou inserir uma coluna: 1 Selecione a coluna que ser deslocada para a direita para dar lugar a nova coluna 2 Pressione o boto direito do mouse e selecione Inserir colunas
13. Salvar uma linha de base

A linha de base contm as estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuies e custos, que sero utilizadas na fase de Controle do Andamento do Projeto, para comparar os dados apropriados durante a execuo do empreendimento, com os estimados por ocasio do planejamento. Somente deve ser criada aps o plano do projeto ter sido considerado concludo, ou seja, com todos os passos vistos at aqui adequadamente resolvidos. 1 No menu Ferramentas, selecione Controle e, em seguida, Salvar linha de base.
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Gesto Informatizada de Projetos 2 Na janela Salvar linha de base d um clique em Ok
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FASE II Controle do andamento do projeto

O controle do andamento do projeto tem como objetivo avaliar o desempenho do projeto, comparando se os resultados apropriados durante a sua execuo esto de acordo com o planejado. Caso sejam encontrados desvios, sero necessrias aes corretivas que coloquem novamente no rumo o andamento do projeto. A seguir sero apresentados os principais passos para o controle do andamento do projeto.
1. Inserir a data de apropriao dos dados

1 2 3 No menu Projeto, clique em Informaes sobre o projeto. Nas caixas Data atual e Data de satus, digite ou selecione a data de apropriao dos dados. Clique em OK.
Para realar, no Grfico de Gantt, as linhas verticais que aparecem nas datas determinadas como Atual e Status, proceda da seguinte forma: 1 2 3 Aponte o ponteiro do mouse para a rea do Grfico de Gantt , pressione o boto direito do mouse e selecione Linhas de grade. Na janela Linhas de Grade selecione Data atual e nos campos Tipo e Cor selecione o tipo e a cor da linha que representar a Data atual. Faa o mesmo para a Data de Status. Clique em OK.
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2. Atualizar como agendado

Para facilitar o gerenciamento do controle do andamento do projeto, o Microsoft Project disponibiliza uma barra de ferramentas chamada Controle. Para exibi-la aponte o ponteiro do mouse para a rea da Barra de Ferramentas, pressione o boto direito do mouse e selecione Controle. Surgir a seguinte barra:
Para atualizar como agendado: 1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. Selecione o projeto inteiro. Clique em Atualizar como agendado
No interior das barras surgiro novas barras (em negrito) que indicaro como as tarefas deveriam estar, considerando a Data de status.
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3. Inserir as datas de incio e de trmino reais de uma tarefa

1 2 No menu Exibir, clique em Gantt de Controle. No menu Exibir, selecione Tabela e, em seguida, Controle
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Gesto Informatizada de Projetos Nos campos Inc. real e Trm. real digite as datas de incio e/ou trmino reais.
Observao: inserir uma data de incio ou de trmino real de uma tarefa altera a data agendada correspondente dessa tarefa. As datas da linha de base, no entanto, no so afetadas.
4. Inserir a durao real da tarefa

Ao inserirmos a durao real de uma tarefa, o Microsoft Project atualiza a data de incio real, a porcentagem de concluso da tarefa e a durao da tarefa restante na agenda. 1 2 3 No menu Exibir, clique em Gantt de Controle. No menu Exibir, selecione Tabela e, em seguida, Controle Na caixa Durao real, digite a durao real da tarefa.
Observao: ao inserimos uma durao real maior ou igual durao agendada, a tarefa se torna 100% concluda e a durao agendada passa a eqivaler durao real.
5. Atualizar o andamento da tarefa como porcentagem

Tambm possvel indicar o andamento da tarefa inserindo a porcentagem da durao da tarefa concluda. Para tarefas relativamente curtas, pode no valer pena controlar o andamento com detalhes; mas, para tarefas maiores, indicar a porcentagem de durao das tarefas ajuda a controlar o andamento real de acordo com o plano da linha de base. 1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Exibir, selecione Tabela e, em seguida, Controle No campo % conc. digite o percentual de concluso da tarefa
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Observao: o percentual de concluso de uma tarefa de resumo calculado com base no andamento de suas subtarefas.
6. Inserir custos reais das tarefas

O Microsoft Project atualiza automaticamente os custos reais conforme o andamento das tarefas baseado no mtodo de acumulao da tarefa e nas taxas dos recursos. Porm, pode ser necessrio controlar custos reais separadamente do trabalho real.
Inserir custos reais para tarefas concludas

1 2 No menu Janela, clique em Dividir. Aponte o ponteiro do mouse para a janela inferior, clique no boto direito do mouse e selecione Custo do recurso.
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Gesto Informatizada de Projetos 3 No campo Custo real, digite o custo real do recurso.
Inserir custos reais para tarefas em andamento

Neste caso necessrio que inicialmente seja desligada a atualizao automtica de custos reais para que seja possvel inserir manualmente o custo real 1 2 3 4 5 6 No menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, clique na guia Clculo. Desmarque a caixa de seleo O Microsoft Project sempre calcula os custos reais. Clique em OK. No menu Janela, clique em Dividir. Aponte para a janela inferior, clique no boto direito do mouse e selecione Custo do recurso. No campo Custo real, digite o custo real do recurso.
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7. Verificar se o andamento das tarefas difere do planejado

A grande maioria dos projetos sofrem variaes, sendo necessrio localizar estas variaes o mais breve possvel para que possam ser tomadas medidas corretivas. O modo de exibio Gantt de controle ajuda a encontrar tarefas cujo agendamento difere do plano da linha de base, pois as barras (linha de base x dados reais) no coincidiro. Tambm deve ser utilizada a tabela Variao, pois esta apresenta um conjunto de informaes sobre agendamento e andamento das tarefas. 1 No menu Exibir, clique em Gantt de controle. 2 3 Para exibir os campos de variao, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Variao. Identifique quais as tarefas que possuem dados reais diferentes do planejado
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8. Verificar se o trabalho das tarefas difere do planejado

Tambm devemos ficar atento ao tipo e severidade da variao do trabalho agendado. Uma tarefa com menos trabalho do que o planejado, tanto pode significar que o trabalho foi executado de forma mais eficiente, quanto que seus recursos no esto alocados de forma adequada. 1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt ou de Controle No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Trabalho. Compare os valores dos campos Trabalho, Linha de base e Real. Os valores no campo Variao exibem a diferena entre o trabalho agendado e a quantidade de trabalho originalmente salva na linha de base.
9. Verificar se o custo das tarefas difere do orado

Durante a execuo das tarefas importante verificar se o custo real (apropriado) difere do orado (linha de base).O Microsoft Project calcula o custo do trabalho de cada recurso, o custo total para cada tarefa e recurso e o custo total do projeto. Esses custos so considerados agendados ou custos projetados, que refletem o cenrio de custo mais recente no andamento do projeto. 1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo. Compare os valores dos campos Custo total e Linha de base. Para a variao de custo, observe o valor no campo Variao.
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10. Reagendar as tarefas

Quando o trabalho agendado para ocorrer at a data de apropriao dos dados no for totalmente executado, devemos reagend-lo para uma data posterior a data de apropriao. 1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No campo Nome da tarefa, selecione as tarefas que voc deseja reagendar Clique em Reagendar trabalho
O trabalho ser reagendado para iniciar logo aps a data de apropriao.
Para reagendar o trabalho para iniciar numa data especfica devemos proceder da seguinte forma: 1 2 3 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que voc deseja reagendar No menu Ferramentas, clique em Controle e, em seguida, Atualizar projeto
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Gesto Informatizada de Projetos No janela Atualizar projeto selecione a opo Reagendar trabalho no concludo para iniciar aps e digite a data e a hora para as quais o trabalho no concludo ser reagendado. Selecione a opo Tarefas selecionadas Clique em Ok
Observaes Se houver conflitos de agendamento proceder conforme item 11 - Gerenciar conflitos de prazos, recursos e custos; Se uma tarefa estiver 0% concluda, o Microsoft Project mover a tarefa inteira para alm da nova data de incio e substituir todas as restries pela restrio No iniciar antes de.
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Gerenciamento de mltiplos projetos

Gerenciar vrios projetos simultaneamente possibilita organizar e gerenciar projetos complexos ou vrios projetos logicamente relacionados de forma mais eficaz. Assim, projetos complexos podem ser divididos em subprojetos, aos quais sero alocados gerentes que tero acesso e controle sobre as partes da agenda pelas quais sero responsveis. Por sua vez, os subprojetos faro parte de um projeto mestre gerenciado pelo gerente de maior hierarquia. Para o gerenciamento de mltiplos projetos recomendamos os seguintes passos:
1. Criar o conjunto de recursos

O conjunto (pool) de recursos contm os recursos utilizados pela empresa para executar os projetos sob sua responsabilidade, possibilitando assim o compartilhamento de recursos entre os projetos. Sua utilizao permite agendar o trabalho dos recursos nos projetos, identificar conflitos entre as atribuies em diferentes projetos e ver como o tempo de um recurso ser usado em vrios projetos. Consiste num arquivo onde somente a Planilha de Recursos conter informaes. 1 2 3 4 5 6 No menu Arquivo clique em Novo e em seguida OK. Na janela Informaes sobre o projeto clique em OK (no necessrio informar uma data de incio ou de trmino, pois o arquivo no conter tarefas a serem agendadas). No menu Exibir clique em Planilha de recursos. Preencha os campos da planilha conforme exposto na FASE I - Item 7 - Inserir informaes sobre recursos. No menu Arquivo clique em Salvar. Digite um nome para o projeto na caixa Nome do arquivo e clique em Salvar.
2. Criar os subprojetos
Os projetos a serem inserido no projeto mestre sero criados conforme explicitado na FASE I Criao do Plano de Projeto, com exceo do item 7- Inserir informaes sobre recursos, que dever ser efetuado da seguinte forma: 1 No menu Ferramentas clique em Recursos e selecione Compartilhar recursos
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Na janela Compartilhar recursos selecione Usar recursos Na caixa De selecione o arquivo que contm o conjunto de recursos Clique em OK.
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Desta forma, no mais sero inseridos recursos em cada um dos projetos, ou seja, cada projeto compartilhar recursos com o arquivo que contm o conjunto de recursos. Desta forma, os recursos estaro disponveis na Planilha de recursos, para serem alocados.
3. Criar o projeto mestre e inserir subprojetos.

1 2 3 4 Crie um arquivo de projeto conforme FASE I - Item 1 - Criar um arquivo de projeto. No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No campo Nome da tarefa, clique na linha abaixo da qual ser inserido o subprojeto. No menu Inserir clique em Projeto.
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Na caixa Examinar, clique na unidade ou na pasta que contm o arquivo de projeto. Na lista de pastas, abra a pasta ou a subpasta que contm o arquivo de projeto desejado. Clique no arquivo a ser inserido e, em seguida, clique em Inserir. Repita os passos 3 a 7 para inserir os demais subprojetos.
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Observaes: Os subprojetos so tratados como tarefas de resumo no projeto mestre. A tarefa de resumo do subprojeto pode ser recuada para a direita e para a esquerda na estrutura de tpicos para alterar a ordem do subprojeto na hierarquia de tarefas. No entanto, se voc recuar as tarefas para a esquerda ou para a direita no subprojeto, e ele estiver vinculado a seu arquivo de origem, essas alteraes tambm sero mostradas no arquivo de projeto original; Depois de inserir um subprojeto, as suas subtarefas podem ser mostradas ou ocultadas clicando no smbolo da estrutura de tpicos da subtarefa.
4. Relacionar os subprojetos
Os projetos podem ser relacionados criando-se uma dependncia entre tarefas de diferentes projetos. A tarefa vinculada externamente aparecer na lista de tarefas como uma tarefa fantasma. Ao clicar duas vezes em uma tarefa com uma sucessora ou predecessora externa, ser aberto o arquivo que contm a tarefa externa se ele estiver disponvel. 1 2 3 4 No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. Selecione a primeira tarefa a ser relacionada, pressione a tecla Control e, mantendo-a pressionada, selecione a segunda tarefa. Clique em Vincular tarefas Para alterar o tipo de dependncia ou detalha-la selecione o campo Predecessoras e efetue a alterao
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Emisso de relatrios
O Microsoft Project disponibiliza vinte e nove relatrios predefinidos de tarefas, recursos e tabelas de referncia cruzada para impresso, conforme abaixo: CATEGORIA RELATRIO Resumo do projeto Tarefas de nvel superior Tarefas crticas Etapas Dias teis Tarefas no iniciadas Tarefas com incio breve Tarefas em andamento Tarefas concludas Tarefas que j deveriam ter iniciado Tarefas adiadas FINALIDADE Apresenta uma sntese do projeto, englobando informaes sobre agendamento, custos, etc. Apresenta as tarefas do primeiro nvel da EDT. Apresenta somente as tarefas crticas. Apresenta somente os marcos . Apresenta um resumo do calendrio . Apresenta as informaes contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas que ainda no tenham iniciado . Apresenta as informaes contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas que ocorrem dentro de um perodo solicitado. Apresenta as informaes contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas em andamento. Apresenta as informaes contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas que j tenham concludo. Apresenta as informaes contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas que j tenham sido concludas at uma data solicitada.
Viso geral
Atividades atuais
Custos
Apresenta as informaes contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas com cronograma provvel atrasado em relao a uma meta. Fluxo de caixa Apresenta fluxo de caixa contendo o custo semanal e o custo total de cada tarefa. Oramento Apresenta as informaes contidas na tabela Custo para todas as tarefas. Tarefas com Apresenta as informaes contidas na tabela Custo para oramento estourado todas as tarefas com oramento estourado. Recursos com oramento estourado Valor acumulado Funes Funes e prazos Apresenta informaes referentes a linha de base e ao executado, para os recursos com oramento estourado. Apresenta ndices referentes a Anlise de Valor Agregado. Para cada recurso, apresenta o conjunto de tarefas agendadas , com as respectivas cargas de trabalho. Apresenta a alocao diria dos recursos, mostrando seu comprometimento de trabalho no perodo. Apresenta a alocao semanal dos recursos atribudos tarefas pendentes Apresenta a programao dos recursos superalocados Para cada tarefa, apresenta os recursos alocados, bem como o comprometimento semanal destes. Para cada recurso, apresenta o conjunto de tarefas agendadas, bem como seu comprometimento semanal. Possibilita personalizar os relatrios existentes
Atribuies
Lista de tarefas pendentes Recursos superalocados Uso da tarefa Uso do recurso
Carga de trabalho Personalizado
Gesto Informatizada de Projetos 1 2 3 4 No menu Exibir, clique em Relatrios. Clique em um dos seguinte conjuntos de relatrios: Viso geral, Atividades atuais, Custos, Atribuies ou Cargas de trabalho e, em seguida, clique em Selecionar. Clique no relatrio que deseja imprimir e, em seguida, clique em Selecionar. Clique em Imprimir.
Alm dos relatrio padronizados, tambm podem ser impressas as diversas vistas baseadas nos diferentes modos de exibio, tabelas, formulrios e grfico. 1 2 3 4 Selecione a tela a ser impressa. Clique no cone Visualizar impresso Clique em Imprimir. . Se necessrio efetue as configuraes necessrias.
Bibliografia
Goldhaber, Stanley. Construction managment, principles and practices. Jonh Wiley & Sons, New York, 1977. Manuais do Microsoft Projet. Nocra, Rosaldo de Jesus. Planejamento e Controle de Obras na Prtica com o Microsoft Project 98. So Paulo: Editora Tcnica de Engenharia, 2000. Vargas, Ricardo Viana. Microsoft Project 2000: Negcios. Rio de Janeiro: Brasport, 2000. Transformando Projetos em Resultados de
Vargas, Ricardo Viana. Gerenciamento de Projetos com o MS Project 98: estratgia, planejamento e controle. Rio de Janeiro: Brasport, 1998.
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Sistema de Aprendizado Rpido Passo a Passo

Carlos Alberto Pereira Soares carlos.uff@globo.com

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Gesto Informatizada de Projetos

Atribuir recursos_____________________________________________________________23 Identificar o caminho crtico ___________________________________________________24

FASE II Controle do andamento do projeto ______________________________________41

Carlos Alberto Pereira Soares

Gesto Informatizada de Projetos

Verificar se o custo das tarefas difere do orado______________________________________48

10. Reagendar as tarefas___________________________________________________________49

Gerenciamento de mltiplos projetos _____________________________________________51

Emisso de relatrios__________________________________________________________55 Bibliografia _________________________________________________________________56

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Gesto Informatizada de Projetos

A Importncia da Informatizao do Processo de Gerenciamento de Projetos

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O Microsoft Project 2000

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O Ambiente de Trabalho do Microsoft Project

Barra de Rolagem Vertical

Barra Separadora Vertical (Cortina) Barras de Rolagem Horizontal

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Gesto Informatizada de Projetos

Fases do Gerenciamento de Projetos com o Microsoft Project

FASE II Controle do andamento do projeto 1 2 3 4 5 6 7 8

Atualizar como agendado

Inserir tarefas e marcos

Inserir as datas de incio e de trmino reais de uma tarefa

Criar a estrutura de diviso do trabalho

Inserir a durao real da tarefa

Definir dependncias entre tarefas Inserir informaes sobre recursos

Identificar o caminho crtico

custo das 9 Verificar se o do orado tarefas difere

Definir os volumes de produo Gerenciar conflitos de prazos, recursos e custos

Adicionar custos fixos

Salvar uma linha de base

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Gesto Informatizada de Projetos

FASE I - Criao do Plano de Projeto

1. Criar um arquivo de projeto

Carlos Alberto Pereira Soares

Carlos Alberto Pereira Soares

Carlos Alberto Pereira Soares

3. Inserir tarefas e marcos

Inserir uma tarefa.

Inserir uma tarefa recorrente.

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Gesto Informatizada de Projetos

4. Criar a estrutura de diviso do trabalho

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Gesto Informatizada de Projetos

6. Definir dependncias entre tarefas

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Gesto Informatizada de Projetos

Exemplo de relacionamentos entre tarefas:

Criar dependncias utilizando a coluna predecessoras

Atribuir recursos___________23 Identificar o caminho crtico _24

Emisso de relatrios55 Bibliografia _______56