Guia essencial da
contabilidade digital
Rumo ao amanhã contábil: conquiste o
futuro unindo automação e excelência
na gestão de tarefas.
Guia essencial da contabilidade digital 2
Quando uma empresa nasce, uma das primeiras ações do empreendedor
é buscar um contador. Clientes confiam à contabilidade dados valiosos e
sensíveis do negócio, o que torna fundamental a necessidade de manter
o controle total da rotina do escritório. Contudo, há desafios: o fluxo de
informações é intenso, e a lista de atividades diárias é bastante ampla.
Por isso, ter um entendimento completo sobre o status de todas as
demandas pode ser complexo.
Considerando esse cenário, como é possível ter mais domínio, clareza e
visibilidade de tudo o que acontece no escritório? Com a digitalização da
contabilidade, o uso de softwares específicos para a gestão de tarefas deixou
tudo muito mais simples. Além disso, vários processos contábeis podem ser
automatizados, fazendo os contadores terem menos foco nas rotinas manuais
para se dedicarem muito mais à estratégia do negócio.
O mercado de contabilidade evolui a passos largos, e, por isso, existe uma
grande necessidade de investimento em tecnologia para trazer mais
eficiência operacional e estratégica. Muitos escritórios já estão em busca de
modernização, por isso tal caminho é inevitável – principalmente se o objetivo
é destacar seus diferenciais em relação à concorrência.
Criamos um material com dicas valiosas para te ajudar a alcançar esse
objetivo, otimizar seus processos contábeis e transformar a rotina do seu
escritório! Vamos lá?
Guia essencial da contabilidade digital 3
Contabilidade tradicional,
digital ou consultiva?
Alguns termos já são muito comuns no universo contábil; outros são
relativamente novos. Para entender ainda mais como otimizar os processos
do escritório com o uso da tecnologia, é preciso saber diferenciar cada um
deles e aplicar os conceitos de maneira correta. Você sabe, por exemplo, qual
éa diferença entre contabilidade tradicional, digital e consultiva? São três
classificações diferentes. Olha só:
Contabilidade tradicional
A contabilidade tradicional refere-se à modalidade em que as informações são
repassadas para agentes externos à empresa – bancos, fornecedores, governo
e outros players –, sem que haja a utilização de sistemas para a integração
entre o escritório de contabilidade e as outras partes.
Como consequência, são utilizados documentos físicos e salas de arquivo para
armazená-los. O tempo necessário para a entrega e finalização dos serviços
é maior, além de existirem maiores chances de erros e retrabalho devido ao
preenchimento manual das informações.
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Contabilidade digital
Na contabilidade digital, o foco é a utilização da tecnologia para automatizar
atividades e serviços. A integração entre todos os elos envolvidos no processo
é maior, já que é possível contar com softwares específicos que promovem
essa conexão e têm objetivos como a agilização da escrituração até
a demonstração.
Com esses recursos, o tempo gasto para essas atividades é menor, tornando
possível dar mais atenção para outras atividades-chave necessárias para
o sucesso do cliente e da empresa contábil em si. O uso da inteligência
artificial nos processos traz mais precisão para a análise de dados e a criação
de relatórios de monitoramento tributário e fiscal.
Contabilidade consultiva
A contabilidade é um pilar extremamente importante para sustentar uma
empresa. Porém, diferentemente do que acontece na contabilidade tradicional,
na contabilidade consultiva o objetivo é agregar cada vez mais valor ao
negócio dos clientes. A proximidade com as empresas atendidas é muito maior
do que nos outros modelos, uma vez que o contador atua como um mentor.
Afinal, com as informações da empresa, é possível trabalhar de maneira
estratégica, trazendo insights que realmente auxiliem na tomada de decisões
e promovendo uma relação de confiança e parceria entre as partes.
Basicamente, nesse modelo, o papel do contador é prestar apoio na jornada
de crescimento dos clientes, identificando riscos e oportunidades.
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Contabilidade e tecnologia:
panorama histórico
A contabilidade é uma profissão antiga cuja evolução acontece em alta
velocidade. Muitos escritórios já abandonaram arquivos físicos e enormes
pilhas de papel, estreitando cada vez mais suas relações com a tecnologia e a
enxergando como uma aliada para o aumento da qualidade dos seus serviços.
Até a metade do século XIX, a contabilidade era entendida somente como
um processo de escrituração. A chegada da Idade Moderna trouxe à área um
contexto mais científico, causando diversas evoluções no setor e tornando
a profissão contábil cada vez mais indispensável. Na metade do século XX,
os profissionais responsáveis pela contabilidade ainda eram chamados
de “guarda-livros”, devido à responsabilidade de registrar as operações
empresariais nos livros contábeis.
No cenário atual, a transformação ainda é constante, fazendo a contabilidade
se adequar cada vez mais à realidade das empresas. Porém, o fato é que
ainda há muito espaço para evoluir. Os sistemas contábeis têm um papel
fundamental para essa evolução e seu surgimento influenciou diretamente
a diminuição da quantidade de arquivos em papel e a reestruturação de
diversos processos nos escritórios.
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Quais são os problemas
de uma contabilidade
desconectada?
Com o crescimento cada vez mais expressivo da
adoção da tecnologia no setor, as diferenças entre
as contabilidades mais e menos digitalizadas
tornam-se mais evidentes com o passar do
tempo. Muitos escritórios ainda dedicam boa
parte do seu tempo para resolver problemas
de última hora, precisando parar o fluxo de
suas atividades e resolver situações que não
aconteceriam com um apoio maior da tecnologia.
A falta de integração e visibilidade nos escritórios
faz os contadores estarem“apagando incêndios”
constantemente em vez de trabalhar em atividades
mais estratégicas para o negócio e para os clientes.
Em cenários de empresas contábeis em que o digital não está tão estabelecido
na rotina, outra situação bastante comum é a falta de conexão com os clientes.
Sem soluções de automação, que estreitam laços entre quem oferece e quem
contrata o serviço, o resultado é uma visibilidade limitada dos serviços, tanto
por parte do cliente como por parte do contador.
A automação é fundamental para estreitar a relação das empresas contábeis
com seus clientes, além de facilitar a centralização de informações, já
que tudo acontece em um único sistema. Assim, a equipe trabalha de
maneira totalmente integrada, e tarefas como cálculos e conferências
nas documentações ficam muito mais simples.
Uma pesquisa realizada pelo Sebrae em 2023 estudou
os principais desafios dos contabilistas. Ao lado das
mudanças na legislação e do excesso de demandas,
prazos e normas, o principal gargalo apontado foi o
tempo. Profissionais da área estão sobrecarregados;
então, como equilibrar as horas para dar conta de
todas as demandas do escritório e da vida pessoal?
Guia essencial da contabilidade digital 7
Benefícios da
tecnologia na
contabilidade:
Visão do contador
Muitas contabilidades contam com o desejo de direcionar as horas de trabalho
para atividades que realmente tragam resultados, aproveitando melhor
o tempo de trabalho. Para que isso seja possível, é preciso que o modelo
de negócio seja escalável, sem que o dia a dia fique ocupado por tarefas
repetitivas realizadas manualmente.
É nesse contexto que entram as vantagens da automação e da gestão mais
eficiente de tarefas. A integração dos processos de ponta a ponta pode levar a
equipe do escritório contábil a diminuir a atenção nos detalhes da operação e
a alocar mais tempo em demandas estratégicas que realmente influenciam o
crescimento da empresa.
Já uma gestão de tarefas e resultados com mais transparência possibilita a
empresas contábeis que evitem surpresas desagradáveis, parem de apagar
incêndios e tenham mais previsibilidade para definir os próximos passos do
negócio. Vários são os benefícios de contar com a contabilidade digital:
Mais conexão com os clientes
As falhas que acontecem quando as empresas enviam
suas informações para a contabilidade podem causar
dores de cabeça para os contadores. Atrasos no envio das
informações, bem como dados errados ou incompletos, são
alguns dos problemas mais comuns. Com a automação
de um sistema contábil, o vaivém de papéis acaba, assim
como esses erros; afinal, as informações podem ser
repassadas automaticamente do cliente para o escritório.
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Mais visibilidade em todas as áreas
A consulta de arquivos repletos de papel para ter acesso
aos dados dos clientes afeta a visibilidade dos processos,
tornando-os bastante lentos. Com tudo centralizado em um
sistema contábil, a facilidade do acesso às informações fica
muito maior. Além disso, outro desafio para as empresas
é ter total controle dos status das demandas: como
acompanhar, com total controle e segurança, o que está
acontecendo em cada área? Com uma solução de gestão
de tarefas, é possível estar por dentro de cada etapa de
todos os processos em andamento.
Mais organização e mais
qualidade no atendimento
Com mais visibilidade das tarefas e mais acesso a
informações, torna-se mais fácil organizar os processos,
o que leva, assim, cada área a ser conduzida com mais
tranquilidade. Os colaboradores sentem-se mais confiantes
e podem trabalhar com segurança, conseguindo oferecer
um atendimento de mais qualidade aos clientes.
Mais clareza na hora de tomar decisões
Definir os próximos passos no escuro pode resultar em
várias perdas para qualquer empresa. Os contadores
entendem a necessidade dos dados para o planejamento
mais do que qualquer outro segmento; afinal, eles são os
verdadeiros guardiões das informações de seus clientes
e, muitas vezes, assumem o papel de consultores das
empresas. O acesso facilitado às informações com os
sistemas contábeis traz muito mais segurança também
para as empresas contábeis na hora de tomar decisões.
Mais segurança de dados
O armazenamento das informações dos clientes é mais
seguro; afinal, já que os dados estão armazenados
digitalmente, a perda de documentos se torna muito mais
difícil de acontecer. Além disso, as ferramentas contam
com níveis de acesso específicos e direcionados para cada
colaborador, fazendo somente gestores e colaboradores
autorizados a acessarem dados sensíveis.
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Benefícios da
tecnologia na
contabilidade:
Visão do cliente
Não são apenas os escritórios que se beneficiam da digitalização do setor.
Os clientes também ganham com essa evolução, e esses ganhos são bastante
perceptíveis. Com mais controle sobre todas as demandas e obrigações,
a contabilidade consegue prestar um atendimento mais satisfatório para
seus clientes, fidelizando-os cada vez mais.
Softwares que criam uma ponte entre contadores e empresas levam à
diminuição de erros no envio de documentos, o que, por sua vez, traz mais
precisão ainda para as empresas.
Como resultado, a maior conexão entre as duas pontas do serviço faz a
confiança das empresas em seus contadores aumentar. Esse cenário de
segurança impulsiona a procura dos clientes por mais apoio dos escritórios nas
ações de crescimento de seus negócios, tornando mais clara a importância
da contabilidade consultiva.
Em resumo, as vantagens do uso de tecnologia no setor alcançam as duas
pontas: prestadores e clientes dos serviços contábeis. A lista de ganhos dessa
união para as empresas também é expressiva:
Mais visibilidade e controle sobre o andamento de seus processos
Redução de riscos, com as obrigações legais da empresa
Ganho de agilidade, com a otimização do trabalho do contador
Mais segurança: os dados da empresa ficam mais protegidos
Viu só como a digitalização da contabilidade é interessante para todos os elos
da cadeia? Mas agora que você já entendeu muito bem a teoria, está na hora
da prática. Na próxima página, você vai acompanhar dicas de como otimizar
os processos do seu escritório com mais automação e uma gestão de tarefas
mais eficiente!
Guia essencial da contabilidade digital 10
Como otimizar os
processos no escritório?
Já deu para entender
a importância e a
necessidade de incorporar
a tecnologia à rotina da
contabilidade, não é?
Preparamos algumas
dicas de como trazer
mais eficiência para
os processos.
Integre todas as áreas do escritório
Uma boa comunicação entre os diversos setores é fundamental para o bom
funcionamento de uma empresa. Assim como essa realidade é aplicável aos
seus clientes, isso acontece no escritório contábil. Para que tudo funcione
com total sintonia e como um organismo único, é preciso que cada etapa dos
processos e cada um de seus responsáveis estejam integrados e trabalhando
em conjunto.
Um bom cruzamento de dados, com a utilização de soluções que promovem
visibilidade 360º sobre os negócios, garante muito mais controle sobre a
operação e a equipe. Os sistemas de gestão (também conhecidos como
ERPs) são peça fundamental para promover essa conexão entre os clientes
e a própria empresa contábil.
Além disso, utilize ferramentas que facilitem a comunicação entre os
colaboradores da equipe. Diversas opções no mercado viabilizam a diferentes
setores conversarem sem a necessidade de estar lado a lado presencialmente,
o que pode beneficiar empresas que pretendem adotar o formato de trabalho
remoto, por exemplo.
Guia essencial da contabilidade digital 11
Mantenha os documentos
organizados
Na contabilidade tradicional, com a
utilização de documentos em papel, ter
acesso aos arquivos é algo muito mais
complexo. Afinal, as informações estão
espalhadas em diferentes lugares e
encontrá-las exige tempo e paciência.
Quando a documentação fica armazenada online e centralizada em um só
lugar, ganha-se mais agilidade na busca de dados dos clientes, o que resulta,
em consequência, em mais qualidade no atendimento. Também é possível
que os clientes consultem suas informações de maneira mais simples.
Faça um bom
planejamento
Como a pesquisa do Sebrae apontou,
tempo é o principal gargalo nos
escritórios de contabilidade. Por isso,
basear-se em todas as informações
disponíveis para definir as ações
futuras leva à otimização das horas
de trabalho do dia. Contar com
um planejamento eficiente ajuda
a equipe a trabalhar de maneira
produtiva; por isso, é fundamental
pensar nos próximos passos com
mais precisão e tranquilidade.
Isso é possível quando se tem um entendimento completo sobre tudo o que
acontece no escritório. Ter acesso aos dados é essencial para a tomada de
decisões; afinal, com todas as informações à mão, pode-se mudar a rota
quando forpreciso, corrigir falhas e identificar oportunidades.
Guia essencial da contabilidade digital 12
Procure mais eficiência na gestão de tarefas
Você não precisa ficar no escuro em relação ao status das demandas do seu
escritório. Para otimizar os processos contábeis, é necessário visualizar todas
as atividades de cada cliente e de cada membro da equipe. Assim, é possível
oferecer muito mais eficiência aos clientes, ganhando sua confiança.
Porém, não se engane: acompanhar as demandas é algo bem diferente de
microgerenciar a equipe! É importante dar liberdade para que o time faça
seu trabalho, ainda que se tenha controle sobre o que está sendo feito.
Faça tudo isso com a ajuda da tecnologia
Realizar a transição da contabilidade tradicional para a contabilidade
digital ou consultiva demanda planejamento e tempo. Entretanto, é possível
fazer essa virada de chave para se adequar melhor às necessidades dos
clientes e ganhar mais eficiência.
Diversas ferramentas digitais
disponíveis no mercado foram
criadas com o objetivo de otimizar
a operação dos escritórios
contábeis. A Omie tem o propósito
de liberar o crescimento das
empresas e acredita no
papel indispensável do
contador nessa jornada.
Por isso, conta com um
ecossistema completo
de soluções online para
simplificar a gestão contábil.
Vamos conhecê-las?
Guia essencial da contabilidade digital 13
Na prática: soluções para acelerar
a evolução do seu escritório
Gestão de tarefas
Em muitos escritórios, a utilização de planilhas para organizar as demandas e
seus status ainda é bastante comum. Dessa maneira, elas são passadas de
modo avulsa e, com frequência,acabam sendo esquecidas.
Para contornar o problema, uma solução é utilizar um software específico
para organizar as atividades na contabilidade. O G-Click é uma ferramenta
de gestão de tarefas pensada por contadores para facilitar o trabalho nos
escritórios, contando com diversas funções para otimizar os processos
contábeis. Com a plataforma, é possível:
aber de tudo está sendo feito e
S erar relatórios personalizados
G
quais são as etapas de execução e completos
de cada tarefa xecutar atividades e obrigações
E
er uma visão completa do negócio
T em lote
em uma tela Ter histórico centralizado de tudo
Facilitar a comunicação com o cliente alidar arquivos
V
Acabar com planilhas e papéis automaticamente
ontrolar prazos e padronizar
C utomatizar processos
A
a execução das atividades recorrentes
Além disso, com o G-Click, é possível trabalhar em três níveis de acesso:
Gestor Líder Colaborador
Tem acesso total Conta com a função Conta com uma visão
às informações. de visibilidade por focada, organizada
departamento, para e automatizada de
gerenciar sua equipe. suas tarefas.
Dessa maneira, pode-se ter muito mais organização e segurança na
organização e controle dos negócios,mantendo o escritório integrado
e tendo mais controle sobre prazos e entregas.
Conheça o G-Click
Guia essencial da contabilidade digital 14
Software contábil
Na rotina da contabilidade existem diversas tarefas operacionais que, mesmo
sendo muito importantes, demandam um trabalho repetitivo e inserções
manuais da equipe. Dessa forma, acabam consumindo um tempo que poderia
ser aproveitado em atividades mais estratégicas.
Uma operação automatizada por um sistema contábil significa uma grande
economia de horas para todo o escritório, já que “a parte chata” e manual é
feita sem intervenção humana. O OneFlow é o primeiro sistema web criado
para trabalhar sozinho, executando tarefas que hoje são feitas pela equipe,
mas poderiam ser feitas pela própria solução.
O sistema é integrado em tempo real com o sistema de gestão dos clientes
dos escritórios contábeis, promovendo mais conexão entre as duas pontas e
fazendo com que o trabalho de todos os envolvidos aconteça em sintonia.
Com a utilização do Omie ERP pelos
clientes, por exemplo, o OneFlow
escritura automaticamente os
documentos fiscais recebidos e
emitidos no sistema de gestão. Além
disso, a contabilização de toda a
movimentação financeira da empresa
é realizada em tempo real.
A ferramenta também conta com
níveis de acesso, possibilitando que
apenas usuários autorizados acessem
os dados do sistema. O OneFlow
funciona 24 horas por dia, 7 dias por
semana, precisando somente de um
computador com internet.
Conheça o OneFlow
Guia essencial da contabilidade digital 15
Sistema de gestão
O contador exerce um papel de destaque para a gestão das empresas. Existe
uma relação de confiança com a contabilidade, por isso, indicações feitas pelos
contadores têm muito mais peso para os empreendedores. E, é claro, é interesse
dos escritórios que seus clientes prosperem.
Promovendo a integração das informações empresariais à contabilidade, um
sistema de gestão (ERP) oferece um mundo de facilidades tanto para clientes
quanto para contadores. A inserção manual de informações, o atraso no envio de
dados e a falta de segurança acabam com a utilização de um ERP pelo cliente.
No Omie ERP, a integração promove muito mais visibilidade e controle na
operação contábil, já que todas as informações necessárias são refletidas
automaticamente para o contador sem a
necessidade de envio manual de documentos
fiscais e contábeis.
CRM Vendas e NF-e Serviços e NFS-e
O sistema conta com seis módulos, que integram
todas as áreas da empresa e trazem muito
mais clareza financeira, de vendas, estoque,
contratos e diversos outros pontos importantes
Compras, Estoque e Produção Finanças Painel do Contador
da gestão empresarial.
Com Omie ERP é possível ganhar muito mais produtividade, já que sua operação
está diretamente conectada com a operação do cliente. Na utilização conjunta
com o OneFlow, por exemplo, a escrituração acontece de forma automática
e as movimentações financeiras também estão totalmente integradas.
Em resumo, com as duas soluções a quantidade de trabalho é bastante reduzida,
já que se torna necessário apenas verificar as apurações no sistema contábil
e realizar os fechamentos mensais.
O sistema de gestão Omie conta com diversos recursos e funcionalidades
para trazer mais eficiência para os clientes e escritórios, impulsionando a
transformação digital e ajudando a contabilidade em uma de suas necessidades
mais latentes: aproveitar o tempo com mais produtividade.
Conheça o Omie ERP
Entre em contato com a Omie
0800 942 7592
[Link]
@omieoficial
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/company/omie
/@omieoficial
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