FLUXOGRAMA

Definio: representao grfica das diversas etapas que constituem um determinado processo.

INTRODUO
No desenvolvimento de todo o esforo voltado para qualidade percebe-se que houve um salto importante na abordagem adotada. Antes o enfoque estava centrado sobre o produto; faziam-se inspees como forma de garantir-lhe a qualidade. Posteriormente, o conceito de preveno fez com que os esforos fossem direcionados para as atividades que antecedem ao produto: o processo. O salto qualitativo dos produtos japoneses, por exemplo, se deve, em grande parte, fuso de uma cultura marcadamente voltada para os valores do caminho/processo (tao) e tcnicas estatsticas, como o CEP - Controle Estatstico do Processo -, possibilitando melhor quantificao e monitorizao da performance. Para efeito deste livro, processo ser definido como:

um conjunto de atividades ordenadas, de forma planejada, objetivando atingir metas estabelecida. Os fluxogramas do suporte a anlise dos processos, tornando-se um meio eficaz para o planejamento e a soluo de problemas. Entretanto, sua aplicabilidade s ser efetiva na medida em que mostrar, verdadeiramente, como o processo. Devido a representao grfica, o fluxogramas facilita, consideravelmente, a visualizao das diversas etapas que compem um determinado processo, permitindo a identificao daqueles pontos que merecem ateno especial por parte da equipe de melhoria.

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QUANDO UTILIZAR
O fluxogramas podem ser utilizados em todo ciclo de aprimoramento da qualidade e soluo de problema. Algumas aplicaes: Definio de Projetos identificao de oportunidades para mudana nos processos; definio dos limites de anlise; desenvolvimento de uma base comum de conhecimento para os membros da equipe; Identificao das Causas Primrias elaborao de planos para coleta de dados; gerao de hipteses sobre as causas primrias; identificao dos caminhos para estratificao dos dados; anlise do tempo requerido para as diversas etapas do processo.

Avaliao de Solues identificao das reas que sero afetadas pelas mudanas propostas; Implementao de Solues descrio das vantagens que sero obtidas com a implementao das solues.

SMBOLOS PARA REPRESENTAO GRFICA

Existem vrios tipos de smbolos que podem ser adotados na construo de fluxogramas. Eles servem para substituir uma extensa descrio verbal, permitindo que atravs de uma rpida anlise seja possvel ter uma viso geral da natureza e extenso do processo. Ao escolh-los, considere os seguintes aspectos: a experincia prvia dos membros da equipe; adequao a linguagem visual, visando melhor comunicao; facilidade de construo, como, por exemplo, a utilizao de "software" especializados. Os smbolos mais utilizados para descrever os processos da qualidade so aqueles oriundos da rea de processamento de dados (Figura 13). A eles podem ser incorporados outros, cuja aplicao ir depender das caractersticas do processo especfico (Figura 14). Pela sua ________________________________________ 11 ______

simplicidade, estes smbolos, so amplamente utilizados na elaborao de procedimentos operacionais, ou seja, quando a atividade esta restrita a uma estao de trabalho.

INCIO ou FIM

ATIVIDADE

DECISO

DOCUMENTO

FLUXO

CONECTOR DENTRO DA PGINA

CONECTOR BANCO DE ENTRE PGINAS DADOS

Figura 13 Smbolos da rea de processamento de dados

PREPARAO

OPERAO MANUAL

ARMAZEMAMENTO ARMAZEMAMENTO ONLINE OFLINE

Figura 14

Entretanto, este conjunto de smbolos mostra-se limitado quando h o interesse em realizar uma avaliao mais detalhada. Por exemplo, quando h o interesse de realizar um estudo que incorpore aspectos como o tempo destinado a cada operao, so recomendados os smbolos adotados na rea de Mtodos e Processos (Figura 15).
AGREGA VALOR NO AGREGA VALOR CUSTO DA M QUALIDADE

OPERAO

MOVIMENTAO DECISO AVALIAO

ATRASO

ARMAZENAMENTO

ERRO RETRABALHO

Figura 15 Smbolos agrupados em funo da contribuio da atividade ao processo ________________________________________ 12 ______

COMO FAZER
1 o - Defina a aplicao pretendida do fluxograma Esta definio importante, na medida em que, a partir dela, sero alocadas responsabilidades e informaes necessrias aos objetivos pretendidos. Em funo desta definio, escolha o tipo de fluxograma a ser elaborado: bsico ou matricial (Figura 16).

Bsico

Matricial

Figura 16 Em particular, o fluxograma matricial dever ser adotado quando desejamos evidenciar as mltiplas relaes entre diversas reas, pessoas ou departamentos (por exemplo, A e B; Figura 16). possvel, atravs dele, visualizar as interfaces entre as reas e identificar aquelas que se apresentam sobrecarregadas (ver Figura 18). 2 o - Identifique as fronteiras do processo a ser representado Mostre o incio e o fim, identificando-os com a simbologia adequada. Esta medida importante por limitar o escopo de anlise concentrando os esforos na rea considerada de interesse. 3 o - Documente cada etapa do processo Utilizando a smbolos de fluxograma, registre as atividades, as decises e os documentos relativos ao processo, fazendo a seguinte pergunta:

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Qual a prxima etapa a ser definida? Como sugesto, desenvolva o fluxograma de cima para baixo, da esquerda para direita. Se voc encontrar um segmento do processo que no seja familiar para todos da equipe, tome nota e continue o trabalho. Ao final se a dvida ainda persistir, discuta a questo at encontrar uma definio. 4 o - Revise o trecho completado Faa reviso para verificar se no foi esquecida alguma etapa, ou se foram elaboradas de maneira correta. Como sugesto, faa a reviso do fim para o incio. 5 o - Complete o fluxograma Repita as etapas 3 e 4, tantas vezes quanto se fizerem necessrias, at o que o fluxograma esteja completo. 7 o - Faa uma anlise do fluxograma Discuta como a equipe completou as etapas que no eram familiares e certifique-se da consistncia do fluxograma com o processo real: (a) observe o processo diretamente, ou entreviste os profissionais que tomam parte dele. (b) Mostre o fluxograma, com as observaes, equipe e analise-o.

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