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PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL

Secretaria do Planejamento e Gesto do Estado do Cear

Secretria do Planejamento e GeSto


Desire Custdio Mota Gondim

Secretrio adjunto
Reno Ximenes Ponte

Secretria executiva
Lcia Carvalho Cidro

coordenadoria de recurSoS loGSticoS e de Patrimnio


Andr Thephilo Lima

Ricardo Henrique Pinto Rodrigues

elaborao

Manoel Vital da Silva Jnior

diaGramao orGaniZao
Rejane Cavalcante

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SUMRIO
1. INTRODUO ...................................................................................................................5 2. CARACTERSTICAS DA GESTO DE TRANSPORTES ..............................................................7 2.1. Frota Prpria ou Alugada? ................................................................................................8 2.2. Adequao da Frota s Caractersticas Operacionais ........................................................10 2.3. Dimensionar a Frota em Razo da Demanda ...................................................................12 2.4. O Momento de Renovar a Frota ......................................................................................13 2.5. O Controle Operacional da Frota ...................................................................................15 3. PAPEL DOS INDICADORES DE DESEMPENHO ...................................................................18 3.1. Critrios para Gerao de Indicadores ............................................................................19 3.2. Apresentao e Controle dos Resultados ..........................................................................20 3.3. Indicadores da Funo Transporte ...................................................................................21 3.4. Sistemtica para Avaliao dos Indicadores de Transporte .................................................33 3.5. Observaes para o Uso de indicadores de Transporte .....................................................34 4. DETALHAMENTO DO PLANO DE GESTO DE TRANSPORTES ............................................35 4.1. Curso de Ao n 01 Capacitao de Gestores de Frota ................................................38 4.2. Curso de Ao n 02 Depurao e Acerto do Cadastro Geral de Veculos .......................41 4.3. Curso de Ao n 03 Integrao do SIGEF com o SIAP ..................................................42 4.4. Curso de Ao n 04 Credenciamento de uma Rede de Oficinas para Manuteno de Veculos da Frota Oficial ...............................................42 4.5. Curso de Ao n 05 Definio dos Indicadores de Transporte Aplicveis na Modalidade de Transporte Utilizada em Cada rgo ou Entidade.........43 4.6. Curso de Ao n 06 Desenvolvimento e Implantao no Sistema SIGEF do Mdulo de Controle de Custos de Frota....................................................................44 4.7. Curso de Ao n 07 Desenvolvimento e Implantao no Sistema SIGEF do Mdulo de Dimensionamento e Uso da Frota ...........................................................45 5. DIAGRAMA DO SISTEMA DE GESTO DE FROTA - SIGEF ...................................................46 8. CONCLUSO ..................................................................................................................47

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1. INTRODUO
Atualmente notria a importncia da logstica nas mais diversas atividades humanas. Dentro da esfera pblica, tal funo, apesar de enquadrar-se como atividade meio, de apoio s demais funes tpicas de Estado, posiciona-se estrategicamente, viabilizando as aes de segurana pblica, de promoo da sade, de educao, dentre outras, exercidas pelo Governo. Sem os servios prestados pelo setor logstico, em particular pela rea de transporte de pessoas e mercadorias, aes-fim no poderiam ser prestadas eficientemente, comprometendo assim a efetividade das polticas pblicas. A atividade pblica, por sua natureza no competitiva, acabou, historicamente, por omitir dos gestores de transportes a preocupao com a reduo dos custos, com a melhoria da qualidade e com a eficincia global das operaes. Com a introduo do modelo de Gesto por Resultado na Administrao Pblica Estadual, em sintonia com a Lei Estadual n 13.875, de 07/02/2007, passam a ser exigidas dos gestores de transportes medidas que impactem a economicidade, confiabilidade e segurana, justificando assim a adoo da gesto focada em resultados. Em decorrncia da grande parcela de contribuio ao custo total final dos servios do Estado, a atividade de transporte deve ser considerada crtica e fundamental, o que implica na necessidade de uma gesto cada vez mais prxima e caracterizada com os servios aos quais d suporte, assim como subsidiada por anlises, critrios tcnicos e mtodos de gesto contemporneos, consagrados por centros de excelncia na rea. Conseqentemente, o modelo de gesto a ser adotado para a atividade de transporte em organizaes com o porte e a diversidade do Poder Executivo Estadual deve ser o modelo de gesto descentralizado, sem o qual ficaria comprometida a capacidade de adaptar-se s diversas necessidades especficas de cada uma das atividades exercidas pelo Estado.

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No entanto, o modelo de gesto descentralizada adotado para a atividade de transporte no Poder Executivo Estadual, pressupe a introduo de instrumentos que sejam capazes de atender a trs propsitos: o primeiro o de medir a parcela de contribuio do transporte com relao s atividades fim de Estado, o segundo o verificar se as metas especficas da atividade de transporte esto sendo efetivamente alcanadas e o terceiro o de padronizar uma terminologia que seja capaz de consolidar informaes de transporte que permitam estabelecer diretrizes a serem seguidas por todos os rgos e entidades do Poder Executivo Estadual. Esse plano tem como objetivo apresentar as estratgias que sero implantadas pela Secretaria de Planejamento e Gesto SEPLAG, visando o atendimento dos trs propsitos enumerados, estabelecendo critrios e sistemas padronizados por meio de indicadores de desempenho operacional. Nesse sentido, enumeramos algumas caractersticas da gesto de transportes, assim como a importncia do uso de indicadores de desempenho operacional de forma a facilitar o entendimento dos objetivos desse plano.

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2. CARACTERSTICAS DA GESTO DE TRANSPORTES


Para a prestao dos servios a Administrao Pblica utiliza veculos, seja para o deslocamento de materiais ou pessoas, seja para o suporte execuo das atividades fim, neste caso os veculos so adaptados acoplando-se equipamentos necessrios execuo dos servios, formando assim um importante conjunto que, integrado s atividades desenvolvidas, contribuem diretamente para a efetividade da prestao do servio. Para cada atividade existe a necessidade de veculos com caractersticas tcnicas especficas e adequadas ao melhor desempenho da tarefa a que se prope, so os chamados veculos de uso dedicado, ou seja, utilizado em uma atividade especfica. Assim, o transporte quando fortemente integrado aos processos das atividades fim, tornase uma ferramenta importante para o alcance da misso pblica em questo. Garantir a disponibilidade e maximizar o desempenho operacional da frota, com segurana, conforto para os tomadores do servio e com custos decrescentes a misso da rea de transporte. Portanto as atividades relacionadas com a gesto de transportes necessitam de um responsvel pelas funes de Planejamento e Controle, independente da existncia formal, presente no organograma, de um ncleo especializado. O gestor de transporte deve utilizar ferramentas bsicas de apoio, com especial destaque para o sistema de informaes, que possibilite a mensurao dos indicadores de desempenho previamente estabelecidos. fundamental para o gestor de transporte conhecer profundamente o negcio da organizao e estar alinhado s polticas, diretrizes e metas, sendo necessria uma atuao pr-ativa. Em geral, o cliente de transporte tem expectativas, mas no define claramente suas necessidades, embora seja capaz de transmitir o que espera de um servio

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desta natureza. Assim sendo, cabe ao gestor de transportes identificar as expectativas e as ne cessidades do seu cliente. A responsabilidade do gestor de transporte comea com o planejamento, momento em que so compatibilizadas as metas organizacionais, as necessidades dos clientes e a previso oramentria. So definidas tambm algumas das principais decises tcnicas, tais como:

Compatibilizar a utilizao e a manuteno da frota, bem como os custos envolvidos.

Decidir entre frota prpria ou alugada; Adequar a frota aos servios a que d suporte; Dimensionar adequadamente a quantidade de veculos; Programar a renovao da frota no momento correto;

Estabelecer medidas de segurana e boas prticas focadas no desempenho e reduo de custos Objetivando uma melhor compreenso sobre a importncia e a utilizao dos indicadores de desempenho, oportuno possuir uma viso geral sobre as principais decises tcnicas da rea:

2.1. Frota Prpria ou alugada?


Uma das primeiras grandes decises a ser tomada refere-se definio do tipo de frota a ser utilizada, se veculos prprios ou contratados. Essa deciso complexa e deve ser precedida de estudos especializados de viabilidade tcnica e econmico-financeira, alm de questes poltico-estratgicas. Alguns fatores que tambm influenciam a deciso de possuir ou contratar a frota:

Caracterstica do servio - H servios que usam veculos na forma como so colocados no mercado, outros que necessitam de veculos adaptados, o que caracteriza um veculo de uso dedicado. Este 8
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ltimo, quando preparado, fica limitado ao uso exclusivo por um tipo de servio. lo pode ser de uso:

Intensidade de uso do veculo - Em funo da atividade, o vecu-

- Contnuo (para atender a servios de carter permanente, como o caso do planto); - Intermitente (apoio aos servios administrativos, fiscalizao, inspeo tcnica, etc); - Temporrio (suporte aos servios de demandas sazonais, como projetos e execuo de obras).

Disponibilidade do mercado de locao - Nem sempre a regio dispe das alternativas desejadas, ou seja, veculos adequadamente preparados e/ou empresas em nmero suficiente para caracterizar a competitividade em preo e qualidade.
Algumas organizaes adotam um sistema misto de composio da frota, utilizam veculos contratados e veculos prprios. Para servir de apoio em atividades permanentes as quais necessitam de veculos pesados (caminhes) e equipamentos especiais, normalmente utilizase frota prpria. Para as demais atividades que necessitam de veculos leves (utilitrios, automveis, etc), utiliza-se frota contratada. Em alguns casos, ao se contratar servios para as reas fim, a parcela de transporte includa no custo da atividade executada, j que o veculo parte integrante do servio. O gestor de transporte deve continuadamente realizar estudos de avaliao comparativa entre o custo mensal dos servios contratados e o investimento necessrio para aquisio e manuteno de uma frota prpria equivalente. Torna-se, portanto, extremamente importante o estabelecimento de indicadores capazes de embasar os estudos de viabilidade econmica com a finalidade de orientar a deciso.

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2.2. adequao da Frota s caractersticas operacionais


A seleo do tipo de veculo est diretamente relacionada aos custos, segurana, produtividade e qualidade do servio. O estudo sobre a adequao possibilita compatibilizar veculos e equipamentos de transportes s necessidades operacionais, de forma a otimizar fatores tcnico-econmicos, no comprometendo a segurana e a qualidade do servio. Na escolha dos veculos so utilizados critrios tcnicos, combinando as caractersticas do que ofertado no mercado com a atividade desenvolvida. A escolha do veculo adequado funo das condies em que o veculo ir operar e da atividade que ir desempenhar. Portanto, devem ser coletadas algumas informaes para contribuir para a correta escolha do veculo a ser adquirido. A tabela abaixo apresenta alguns questionamentos que precisam ser respondidos.

cHecK liSt Para adeQuao do veculo


1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Qual atividade a ser executada com o veculo? Quantos passageiros sero transportados? Qual tipo de carga a ser transportada? Qual o volume e peso da carga? Requer cuidados especiais? A atividade necessita de algum equipamento acoplado ao veculo? Quais suas caractersticas? Qual seu posicionamento? No caso de veculo de apoio a servio, qual o ferramental a ser transportado? Qual a intensidade de uso? O percurso se far em zona urbana, rural ou misto? Tipo(s) de terreno? O percurso em estrada plana ou possui aclives/declives acentuados? Quais as condies climticas?

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Estas informaes so importantes para a determinao do veculo que melhor se adapte s condies exigidas, pois a adequao a estes fatores correlaciona-se com as capacidade dos veculos em executar o servio. Algumas caractersticas que tambm devem a observar so:

Trao - O sistema de trao de um veculo indicado pela relao entre o nmero de rodas em contato com o solo e o nmero de rodas que transmitem o movimento necessrio sua propulso. Como exemplo, pode-se citar os veculos com trao 4x4, que so designados para enfrentar situaes adversas, tais como aclives acentuados e terrenos de pouca aderncia. A trao deve ser adequada s condies de pavimentao em que o veculo ir trafegar.
cessria sua propulso, podendo ser divididos em dois grupos;

Motor - o componente do veculo que fornece a energia ne motores do ciclo Otto (ignio por centelha e utilizam
como combustveis gasolina, lcool e gs natural) e;

motores do ciclo Diesel (ignio por compresso e utilizam como combustvel o leo diesel). Os motores so escolhidos em funo da intensidade e severidade do uso do veculo. Por exemplo, os motores a Diesel so preferencialmente aplicados em veculos de uso mais intensivo ou que cobrem longos percursos.

as e materiais a serem transportados, podem ser adaptadas para conduzir equipamentos de apoio aos servios. Normalmente, so construdas em metal, madeira ou fibra de vidro.

Carroaria/cabine - So espaos destinados a acomodar pesso-

Equipamentos So dispositivos que, acoplados ao veculo, integram o processo de execuo dos servios desenvolvidos pela organizao prestadora do servio.
Alm destes critrios, fatores como custos envolvidos, assistncia tcnica, segurana operacional, padronizao e vida til, so considerados na definio do veculo adequado.
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2.3. dimensionar a Frota em razo da demanda


Dimensionar a frota definir a quantidade certa de veculos para atender a real demanda de transportes na organizao, obviamente atendendo aos critrios de adequao. Geralmente, as previses baseiam-se em dados e na experincia profissional, ainda assim, fica-se sujeito a erros, que variam com as mudanas futuras. Antes de se estabelecer equaes matemticas que permitam estimar a demanda, necessrio realizar anlises abrangendo os itens:

da;

Estudo do setor sobre o qual ser estimado o clculo da deman-

Informaes necessrias ao planejamento da demanda, tais como: atual capacidade instalada, projees do nvel de operao, criao de novos processos e atividades que utilizem transporte, entre outras;
tar a demanda por transporte.

Estudo dos sistemas envolvidos e das variveis que possam afe-

Numa organizao que tem o transporte como atividade-fim, a demanda medida em funo do mercado. No caso das organizaes que tm o transporte como apoio, a demanda funo das necessidades das reas fim, em consonncia com as polticas e metas organizacionais. Os mtodos adotados para dimensionamento de frotas podem ser adaptados s diversas necessidades. No entanto, para as organizaes que utilizam o transporte como atividade meio o Mtodo da Utilizao tem se mostrado adequado. O Mtodo de Utilizao tem como regra bsica a relao do nmero de veculos da frota com o nvel de demanda, conforme o tipo de servio aos quais os veculos esto engajados. Este mtodo depende de informaes quanto utilizao do veculo (ex: quilmetros percorridos, horas de uso e servio atendido). A confiabilidade das informaes obtidas de extrema importncia para o resultado do mtodo.

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2.4. o momento de renovar a Frota


Geralmente todo equipamento tem um ciclo de vida til durante o qual desempenha funes requeridas dentro de padres adequados de produtividade, segurana operacional e economicidade. Os veculos no fogem a esta regra, o que coloca o gestor da frota diante de questes como:

Qual o momento certo para substituir o veculo? Qual a prioridade de substituio?


Esta deciso tomada baseando-se em critrios tcnicos que consideram a viabilidade econmica e a condio tcnica operacional do veculo, alm do alinhamento poltica financeira da organizao. O que determina o melhor momento para substituir um veculo no a sua capacidade de sobrevivncia ou sua vida til total, mas o perodo em que os custos operacionais so menores. Os mtodos de renovao de frota baseiam-se no conceito clssico denominado vida til econmica, que compreende o perodo da aquisio do veculo e at o momento quando o custo mdio anual for mnimo, quando ento chegado o momento de avaliar a substituio do veculo. Para decidir sobre a utilizao dos custos nos clculos dos mtodos que norteiam a renovao da frota, sugere-se agrupar as despesas e dentro de cada grupo identificar quais as parcelas que devem ser includas ou no nos clculos que determinam o momento de substituir o veculo:

Custo de possuir Decresce rapidamente nos primeiros anos e moderadamente ao longo do restante da vida til do veculo. Ele tem valor significativo e deve ser includo nos clculos que determinam o momento da substituio e formado por duas parcelas:
- Depreciao operacional / Valor Residual,: A depreciao operacional a parcela deduzida do valor do veculo, como despesa, a
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medida que ele se desgasta com o tempo ou se torna obsoleto para atividade a que se prope e valor residual o valor de mercado do veculo aps este ser totalmente depreciado. - Remunerao do capital / Valor de Investimento; A remunerao do capital um indicador que mede o retorno nominal em porcentagem, do capital total investido na aquisio do veculo, ou seja, um percentual de rendimento sobre o valor do veculo caso esse valor fosse aplicado, por exemplo, no mercado financeiro. O valor de investimento o valor pago na aquisio do veculo.

ada nos ltimos anos da vida til do veculo. Ele tambm influencia bastante a avaliao e deve ser includo nos clculos. As parcelas que compem este custo so: - Manuteno (peas e mo de obra), - Paralisao para manuteno.

Custo de manter baixo no incio e cresce de forma acentu-

Custo de operar aproximadamente constante durante a vida til do veculo, seu valor praticamente no varia no tempo. Portanto, no precisa ser considerado nos clculos. Ele se compe das parcelas:
- Combustvel, - Pneus/cmaras, - Lavagem/lubrificao.

Outros custos Estes custos tambm no sofrem variao significativa com o tempo de uso do veculo, podendo ser dispensados dos clculos. Ele corresponde s parcelas:
- IPVA/licenciamento/seguro obrigatrio, - Seguro facultativo, - Custos administrativos, - Salrios e encargos de motoristas. So vrios os mtodos utilizados para a renovao de frota, mas para as organizaes que utilizam o transporte como atividade meio, recomenda-se utilizar o mtodo do Custo Anual Uniforme Equivalente

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(CAUE), nesse mtodo no so consideradas as receitas advindas do uso do veculo. O mtodo do Custo Anual Uniforme Equivalente transforma os custos de possuir e os custos de manter em custos anuais equivalentes, com a aplicao de uma determinada taxa de juro correspondente remunerao do capital sobre o investimento ou a taxa atrativa, tem por objetivo determinar em que ano ocorre o menor custo anual equivalente, determinando assim o perodo ideal de substituio do veculo (ativo deprecivel), ou seja, sua vida til econmica. Para qualquer mtodo a avaliao da condio tcnica do veculo deve ser utilizada como ferramenta complementar. A avaliao deve ser estruturada com base em critrios pr-estabelecidos, buscando minimizar as possveis distores nos resultados. Na inexistncia de dados necessrios e na falta de condio para estim-los a aplicao de qualquer mtodo fica impossibilitada.

2.5. o controle operacional da Frota


Controlar a utilizao da frota e seus gastos operacionais tarefa rdua, principalmente quando tratar-se de frota prpria. O controle concentra-se basicamente em trs pontos:

Nas organizaes que utilizam o transporte como atividade meio, estes custos so apropriados limitando-se a atender planos de contas contbeis e pouco direcionados para o gerenciamento. Para subsidiar o controle e o processo decisrio, os dados devem ser coletados na forma adequada para um sistema de informao gerencial, A dificuldade est no estabelecimento de um sistema simples e na obteno de dados confiveis. Os custos podem ser separados em dois grupos - fixos e variveis - e apropriados individualmente por veculo. A partir da, so repassados para as diversas atividades ou setores (centro de custos) a que os veculos do suporte.

2.5.1. custos operacionais

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2.5.2. utilizao
A utilizao caracterizada pelos servios desempenhados pela frota, tais como: transporte de materiais, de pessoas e apoio s demais atividades desenvolvidas pela organizao. O acompanhamento do desempenho operacional da frota fundamental para o controle de desperdcios, alimentao dos programas de manuteno e planos de otimizao de uso. dele que depende o planejamento global de transportes, onde se encontram importantes ndices de utilizao e desempenho, como: quilmetros percorridos, km/litro de combustvel, tempo de utilizao, tempo ocioso, ndice de disponibilidade, nmero de reclamaes, qualidade de atendimentos etc. Perguntas bsicas so constantemente feitas sobre eles, tais como:

tvel com a quilometragem?

Como est o ndice de utilizao da frota? Existe ociosidade? Quantos litros de combustveis foram consumidos? Est compa-

2.5.3. manuteno
o conjunto de aes necessrias para manter ou repor um veculo em condio normal de operao, com o tempo mnimo de imobilizao e observando-se os fatores de economicidade. A manuteno usualmente classificada em: - Preventiva (realizada em oficinas quando de forma peridica, em funo do tempo ou quilometragem); - Operativa (realizada pelo motorista antes e/ou durante a operao do veculo); - Corretiva (realizada em oficinas por ocasio de panes inesperadas); - Reforma (realizada em oficinas por necessidade estrutural ou em conseqncia de acidente). Devemos investir na manuteno operativa, treinar o condutor do

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veculo para que se possa assegurar um melhor desempenho e maior segurana operacional, bem como reduzir custos e paradas imprevistas por m operao do veculo. A manuteno tem importante participao na reduo de custos operacionais e aumento de produtividade da frota. A reduo de custos de manuteno deve ser atentamente acompanhada, pois pode significar problemas futuros, caso no obedea aos limites tcnicos necessrios. Portanto, reduzir custos de manuteno desconsiderando tais limites tcnicos poder ser a causa de uma futura elevao tantos dos custos operacionais, como por exemplo: o consumo de combustvel, como dos custos de manuteno em decorrncia do desgaste de outros componentes do veculo em funo um determinado sistema no est funcionando adequadamente. Decidir sobre executar ou contratar a manuteno envolve dimensionar o nvel de operao, o investimento em instalaes, pessoal e capacitao tcnica, alm dos custos operacionais que devem ser confrontados com os de terceiros e dependendo do nvel de operao pode-se obter ou no ganhos significativos. Quando se decide pela manuteno prpria, alm de controlar os gastos e a programao de paradas para manuteno, o gestor ser responsvel pela administrao de oficinas prprias. Dever estar atento qualificao e produo da mo de obra, ferramental disponvel, suprimento de peas, estoque de conjuntos mecnicos reservas (motor, diferencial, caixa de cmbio, etc), arranjo fsico de oficinas etc. Quando se decide pela manuteno contratada, a preocupao recai sobre os contratos, que devem conter clusulas garantindo a qualidade dos servios, tempo de execuo e economicidade. Vale salientar a importncia do acompanhamento do contrato, de forma a avaliar as condies tcnicas do prestador de servio, como tambm propiciar um controle efetivo dos oramentos e da qualidade dos servios contratados. importante escolher oficinas tecnicamente capacitadas e que possam assegurar a garantia dada aos servios executados.

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Para se garantir um efetivo acompanhamento do contrato devemse observar os seguintes aspectos:

Mo-de-obra (capacitao tcnica e acompanhamento dos tempos de servios pela TTP (Tabela de Tempo Padro), fornecida pelo fabricante do veculo);
peas e/ou pelo fabricante do veculo).

Peas (acompanhar os preos praticados no mercado de auto-

Tambm igualmente importante manter frota reserva para garantir o nvel de operao. A definio da quantidade de veculos da frota reserva vai depender do conhecimento dos ndices de indisponibilidade da frota em funo de paradas para manuteno. O gestor necessitar de sistemas de apoio deciso que sejam capazes consolidar todos os aspectos inerentes manuteno da frota atravs de indicadores de desempenho operacional.

3. PAPEL DOS INDICADORES DE DESEMPENHO


Os indicadores de desempenho nos permitem manter, mudar ou abortar processos organizacionais. So ferramentas de gesto ligadas ao monitoramento, auxiliam no desenvolvimento de qualquer atividade organizacional. Tudo que for crtico para a organizao pode ser monitorado, medido no apenas custos, como tambm ganhos financeiros e desperdcios. A gesto moderna tem sua estrutura baseada em decises, fatos, dados e informaes quantitativas, a mensurao na cadeia da deciso o elemento fundamental. Neste contexto que surgem os indicadores de desempenho, elemento chave cuja funo evidenciar a necessidade de aes de melhoria, e verificar se as aes implementadas esto produzindo os efeitos desejados, bem como a tendncia dos mesmos. Os indicadores de desempenho apresentam-se como relaes matemticas que medem, numericamente, atributos de um processo

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ou de seus resultados, com o objetivo de comparar esta medida com metas numricas, pr-estabelecidas. Considerando que o indicador de desempenho uma relao matemtica, resultando numa medida quantitativa, identifica-se o estado do processo ou o resultado deste atravs de metas numricas pr-estabelecidas. Indicador de desempenho significa medir, mensurar o resultado de aes programadas. essencial saber se o processo est apresentando progresso, comparando-o consigo mesmo num momento anterior no tempo, ou a partir de um referencial estabelecido. So caractersticas desejadas dos indicadores de desempenho:

Devem ser gerados a partir das necessidades e expectativas de melhoria;

Esto intimamente ligados ao conceito de melhoria contnua.

Devem desdobrar as metas organizacionais, assegurando que as melhorias em cada unidade contribuiro para o propsito global;
maior impacto no objetivo da organizao. Do suporte anlise crtica dos resultados e tomada de decises; tribuindo para possibilidades mais amplas de melhorias.

Devem estar associados a reas cujo desempenho provoque

Possibilitam a comparao com referenciais de excelncia, con-

A apurao dos resultados atravs dos indicadores permite avaliar o desempenho em relao meta e a outros referenciais, possibilitando o controle e a tomada de deciso gerencial. Outra importante funo a de induzir atitudes nas pessoas cujo desempenho est sendo medido, pois as pessoas tendem a agir influenciadas pela forma como so avaliadas.

3.1. critrios para Gerao de indicadores


O estabelecimento de critrios para a formao de indicadores importante para atingir os objetivos a que se propem. A seguir, esto detalhados critrios a se observar para a gerao de indicadores:

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e compreenso, possibilitando a transmisso da mensagem de forma precisa e clara.

Simplicidade e Clareza: O indicador deve ser de fcil obteno

Acessibilidade: A facilidade de acesso importante para a manuteno adequada e na pesquisa dos fatores que afetam o indicador. O fcil acesso pode ser gerado com base em procedimentos padronizados.
decises fundamental que o indicador seja disponibilizado no momento certo. sua obteno ser economicamente justificada.

Pontualidade: Para cumprir os objetivos de controlar e apoiar s

Baixo Custo: O indicador deve ser gerado a baixo custo, devendo Abrangncia e Seletividade: O indicador deve ser suficientemen-

te representativo, devendo captar caractersticas-chave do processo ou produto. Informaes em excesso acabam virando arquivo, alm de elevar os custos de obteno. A facilidade de comparao entre o indicador e os referenciais apropriados fundamental e tambm depende de sua representatividade.

3.2. apresentao e controle dos resultados


Todo processo produtivo apresenta algum nvel de variao intrnseca de resultados. Portanto, processo de servios e suas medidas de desempenho tambm podem estar sujeitos a certos nveis de variabilidade, que devem ser mantidos sob controle. Os resultados obtidos, quando sob controle, so confrontados com um padro de referncia, metas ou resultados histricos. Os resultados devem ser apresentados de forma a contribuir para sua anlise e aplicao. As formas mais usuais de apresentao utilizam grficos e tabelas. O grfico permite uma avaliao mais rpida e clara dos resultados, inclusive possibilitando a visualizao de sua tendncia e facilitando comparao com outros referenciais. O tipo de representao utiliza-

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do bastante variado, tais como: linhas, barras, cartas de controle, histograma, grfico setorial etc.

Figura 1: Grfico Carta de Controle

No exemplo demonstrado na Figura 1 podemos observar o comportamento do indicador de desempenho, numa srie de eventos, representado pela linha azul, as linhas vermelhas representam os limites de tolerncia inferior e superior onde o indicador deve se manter. O valor 0 (zero) representa o valor de referncia que se busca atingir, graficamente a melhoria contnua consiste em manter os valores do indicador de desempenho cada vez mais prximo do valor de referncia, assim como reduzir o intervalo entre os limites de tolerncia superior e inferior.

3.3. indicadores da Funo transporte


As organizaes focam seus esforos na atividade finalstica, no entanto, o impacto de alguns servios de apoio necessrios ao cumprimento das atividades-fim requer maior ateno dos gestores, como o caso da funo de transporte. O transporte influencia diretamente os processos das atividades-fim e contribui para elevar os custos. Os indicadores de transportes devem contribuir para evidenciar perdas e acompanhar o desempenho da funo transporte nas atividades onde se faz presente, possibilitando o processo de melhoria contnua. Assim, pode-se identificar onde o transporte agrega ou no valor aos processos.
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Quando se deseja montar um sistema de indicadores, tm-se dois momentos crticos: identificao e definio do indicador e a coleta de dados. No primeiro, importante a participao de um profissional que conhea a funo transporte e as caractersticas da organizao. No segundo, deve-se definir responsveis pelo processo e procurar adotar procedimentos que garantam a consistncia dos dados de entrada. A seguir, sero apresentados 15 (quinze) indicadores da funo transporte, que normalmente so utilizados em estudos tcnicos e no apoio a administrao de frotas. Os objetivos e comentrios feitos a seguir sobre os indicadores, so considerados sob a tica das organizaes onde o transporte uma atividade de apoio.

3.3.1. Horas trabalhadas com veculo


Este indicador tem a finalidade de identificar o grau de utilizao do veculo, possibilitar seu controle e otimizar o uso de transporte na organizao. Ele, ainda, identifica a ociosidade do veculo e serve como parmetro em estudos para dimensionamento de frota. Quando se trabalha com frota contratada, este indicador uma das variveis consideradas para o pagamento do servio. Normalmente a sua periodicidade mensal, porm, em alguns casos importante a sua disponibilizao diria para que se identifiquem os intervalos de maior ou menor ndice de utilizao. Em geral, esta informao destinada ao gestor de transporte. Horas trabalhadas, corresponde ao perodo em que o veculo est em movimento ou parado em condio de espera. Nas organizaes cujo transporte utilizado como apoio, 3 situaes caracterizam a paralisao do veculo nesta condio, so elas:

veculos utilitrios e caminhes com equipamentos acoplados, 22

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mesmo parados; podem participar da execuo das tarefas, apoiando ou acionando os equipamentos que carregam. es emergenciais;

veculos de planto, que permanecem disponveis para situa-

veculos de apoio administrativo, quando esto aguardando que se execute uma tarefa para prosseguir com o atendimento.
Pool de transporte para minimizar o tempo ocioso.

Para esta ltima situao, utiliza-se, em geral, a sistemtica de

3.3.2. Quilometros / veculos


Este outro indicador que identifica o grau de utilizao do veculo, contribui para a formao de outras medidas e parmetro importante nos estudos de dimensionamento e renovao de frota. Ele bastante usado nas programaes de manuteno de veculos e serve como base de clculo para pagamento de veculos contratados. Nas organizaes prestadoras de servio, ele o principal direcionador de custos quando se faz apropriao dos mesmos em atividades ou centros de responsabilidade (setores usurios de transporte). Normalmente a sua periodicidade mensal. Os principais interessados nesta medida so, o gerente de transporte e o chefe de oficina ou responsvel pela manuteno de veculos. A taxa de frequncia de acidentes de trnsito calculada com base na exposio do veculo ao risco e acontece quando o mesmo est em movimento. A quilometragem, portanto o parmetro chave para a determinao desta taxa.

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3.3.3. taxa de indisponibilidade


A taxa de indisponibilidade uma boa medida para identificar o nvel de desempenho operacional da frota. Atravs dela pode-se avaliar, a qualidade do servio de manuteno, a necessidade de utilizar veculos reservas e os reflexos da idade da frota na operao. Este ndice recomendado para organizaes que trabalham com frota prpria. A periodicidade desta informao mensal, semestral e anual. Ela destinada aos gerentes de transporte e de rgos usurios. Recomenda-se tambm, que seja encaminhada a alta administrao, porm de forma consolidada. Um elevado valor da taxa de indisponibilidade operacional, pode significar, inadequao do veculo atividade a que d suporte, deficincia na sistemtica de manuteno ou operao inadequada do veculo. Para o clculo desta Taxa, considera-se a relao entre o total de horas paradas do veculo para receber manuteno e o total de horas disponveis do veculo para o servio no mesmo perodo.

3.3.4. Horas ociosas


Este indicador tem como objetivo, evidenciar o desperdcio gerado pela no utilizao de veculos, possibilitar o dimensionamento da frota e a programao para atendimento dos servios de transportes. Esta informao tem periodicidade mensal, a partir do seu acmulo dirio, pois, para se programar atendimento importante conhecer os perodo de maior demanda. O conhecimento da ociosidade de interesse do gestor de transporte. As horas ociosas correspondem ao perodo de tempo em que o veculo est totalmente disponvel, porm no utilizado. Este indicador pode ser obtido pela relao:

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Horas Ociosas = Horas Disponveis (Horas trabalhadas + Horas em Manuteno)

3.3.5. Quilometros / litro


O combustvel tem uma participao representativa no custo varivel de um veculo e este indicador mede o ndice de desempenho do veculo referente ao consumo de combustvel. Alm de permitir a visualizao do ndice Km/Litro da frota, este indicador possibilita a comparao entre diversas marcas e tipos de veculos. Hoje, busca-se a utilizao de frotas mais leves, sem a perda da sua capacidade operacional. tambm atravs deste indicador que se aplicam os mais eficientes sistemas para controle do uso de combustveis. Esta informao tem periodicidade mensal, podendo ser diria, quando se trata de frota prpria, caso seja necessrio um controle mais efetivo do abastecimento de combustveis. Este indicador importante para o gestor de transporte e para o responsvel pelo controle operacional da frota. O indicador Quilometros/Litro pode ser obtido para um veculo, para um grupo de veculos ou para toda a frota. Neste aspecto, hoje as organizaes buscam veculos mais econmicos e por consequncia, so veculos que propiciam menores investimentos e despesas de manuteno mais baixas.

3.4.6. custo operacional do veculo


O conhecimento dos custos operacionais indispensvel para o gerenciamento da funo transporte. Praticamente, toda deciso ou estudo tcnico sobre processos envolvendo transporte passa por uma avaliao de custos. Este indicador decisivo no controle dos recursos, na identificao

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de perdas e na avaliao de melhorias dos processos da rea de transporte. A partir dele so formados outros indicadores, como Custo/Atividade, Custo/Setor, Custo/Km e Custo/Hora. Vale-se destacar os principais processos, dentre os existentes na rea de transporte, onde o conhecimento do custo indispensvel, so eles:

los),

Programas de Renovao de Frota, Deciso entre o uso de Frota Prpria ou Contratada, Escolha do veculo adequado (Especificao Tcnica de Vecu Definio entre Manuteno Prpria ou Terceirizada, Estudos de Dimensionamento de Frota, Elaborao de oramentos.

Esta informao dirigida aos gestores de transporte e de rgos usurios. Recomenda-se, tambm, que de forma consolidada seja encaminhada alta administrao. O custo operacional formado de todas as parcelas de custos (diretos ou indiretos) que incidem sobre o veculo. Elas so agrupadas para atender objetivos distintos e podem representar o custo de um veculo, de um grupo de veculos ou de toda a frota.

a) classificao dos custos


Os custos operacionais dos veculos podem ser classificados como diretos(fixos e variveis) e indiretos.

do veculo;

Diretos - Correspondem a soma dos custos fixos e variveis: Fixos - So as despesas que independem do grau de utilizao Variveis - So proporcionais ao uso do veculo.

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existncia do transporte, tais como: aluguel, salrios de pessoal de escritrio, telefone, impostos etc.

Indiretos - So os custos decorrentes das atividades necessrias

b) componentes dos custos operacionais de veculos


As parcelas de custos so agrupadas de forma a facilitar o controle e estudos de viabilidade econmica.

Custos Fixos: Depreciao, Remunerao de Capital, Licenciamento/Seguro Obrigatrio, Seguro Facultativo, Salrio e encargos (Motorista), Taxas Administrativas. Custos Variveis: Combustvel, Pneus, leos Lubrificantes, Manuteno ( Mo-de-obra de oficina e Peas ), Lavagem Completa.

3.3.7. custo / Quilometro


Este ndice possibilita estudos que viabilizem melhor alternativa econmica para o transporte, identifica e possibilita a alocao de seus custos nos rgos usurios ou nas atividades que utilizam veculos como apoio. Esta informao tem periodicidade mensal e destina-se, em geral,
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ao gestor de transporte. Entre outras aplicaes o custo por quilmetro percorrido usado como parmetro para:

valor funo dos quilmetros percorridos.

Comparar veculos similares de marcas diferentes, Propiciar o controle de gastos, Definir pagamento de veculos contratados, nos casos onde o

3.3.8. custo / Hora


Esta medida importante para identificao e apropriao do custo de transporte, principalmente nas atividades em que os veculos so bastante utilizados e a quilometragem no espelha o seu nvel de utilizao. Dentre estes, encontram-se os veculos usados no Planto, na Manuteno e na Construo, que mesmo parados so usados para acionar equipamentos. Sua periodicidade, normalmente, mensal e destina-se ao gerente de transporte. Entre outras aplicaes o custo por hora usado como parmetro para:

valor funo das horas de utilizao do veculo.

Comparar veculos similares de marcas diferentes, Propiciar o controle de gastos, Definir pagamento de veculos contratados, nos casos onde o

3.3.9. curso de transporte / atividade


Este indicador evidencia o custo de transporte nas atividades, contribui para a formao final do custo total dos servios e possibilita a visualizao geral da utilizao dos recursos de transportes.

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Ele tem periodicidade mensal e destina-se aos gestores das reas usurias e de transporte, quando consolidado deve ser encaminhado alta administrao da organizao. A aplicao do custo por atividade importante por que apropria a parcela certa do custo de transporte diretamente no servio final, evitando a apropriao na forma de rateio. Isto evidencia a despesa com transporte na atividade e da maior consistncia ao custo final do servio.

3.3.10. custo de transporte / setor usurio


Esta informao identifica o custo com transporte de cada setor usurio, contribuindo para seu acompanhamento e controle. Nas organizaes prestadoras de servio ele pode servir como um dos parmetros para avaliar o desempenho gerencial da rea usuria. Este indicador tem periodicidade mensal e destina-se aos gestores de transporte e das reas usurias. Atualmente as organizaes prestadoras de servios, em geral, descentralizam a utilizao do transporte, visando dar maior agilidade aos seus atendimentos e reduzir tempo de deslocamento. Isto conduz a formao de frotas vinculadas aos diversos setores a que do apoio, distribudas internamente na empresa. Da, a importncia deste indicador para um melhor controle da utilizao e o planejamento da frota.

3.3.11. taxa de frequncia de acidentes de trnsito


Este indicador tem como objetivo bsico, manter sob controle os acidentes de trnsito ocorridos com veculos da frota, sob responsabilidade da organizao. Ele, em geral, tem periodicidade mensal, semestral e anual. Destina-

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se ao gestor de transporte e ao responsvel pela rea de Segurana e Medicina do Trabalho. A taxa de frequncia de acidentes de trnsito calculada em funo da exposio do veculo ao risco. Portanto o parmetro principal a considerar a quilometragem percorrida pelo veculo. Em funo deste indicador e a partir da anlise das causas dos acidentes, podem ser implementadas medidas preventivas tais como:

Maior exigncia nos critrios para escolha dos condutores de veculos, Cursos de reciclagem e aprimoramento para os condutores de veculos, Maior rigor na manuteno de itens de segurana do veculo.

3.3.12. vida til econmica


Representa o perodo que minimiza os custos operacionais do veculo em longo prazo. um indicador fundamental para a determinar o melhor momento para substituio do veculo. Esta informao tem periodicidade mensal e destina-se ao gestor de transporte. Em geral as organizaes, no cumprem os programas estabelecidos para renovao de frotas. Isto ocorre por vrios motivos, dentre os quais pode-se destacar:

inexistncia de um plano de renovao tecnicamente apoiado.

Escassez de recursos, Redirecionamento estratgico de recursos, Falta de confiabilidade na programao proposta, em virtude da

A vida til econmica de um veculo pode ser conhecida, quan-

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do se tem o acompanhamento e controle dos custos operacionais do mesmo, principalmente da Depreciao e do custo de Manuteno do veculo.

3.3.13. idade mdia da frota


Este indicador, possibilita uma viso rpida da condio operacional da frota e contribui para a implementao dos programas de sua Renovao e Dimensionamento. Cada pequena frota vinculada ao rgo usurio de transporte , deve ter a sua idade mdia calculada. Isto facilita o programa de aquisio e distribuio de veculos entre as reas, bem como o atendimento personalizado, que deve ser dado as respectivas reas em funo do nvel de prioridade de cada uma delas. A idade mdia da frota tambm importante para estudos comparativos entre veculos similares de marcas distintas. Sendo um processo muito dinmico, esta informao deve ser mensal e destinar-se ao gerente de transporte e alta administrao. Em geral, com o acmulo de experincia, cada organizao define seu padro para a idade mdia de sua frota, pois ele muito dependente das condies de uso do veculo. O importante que seja adequado um servio de boa qualidade e compatvel com os recursos da organizao.

3.3.14. custo hora-oficina


Alm de medir a produtividade da oficina, este indicador possibilita o controle do custo de mo-de-obra da oficina prpria e ainda a escolha entre a utilizao de manuteno prpria ou contratada. Assim, esta informao de interesse das organizaes que trabalham com frota prpria. uma informao emitida mensalmente e destina-se ao respons-

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vel pela manuteno e ao gestor de transporte. Em organizaes prestadoras de servios a utilizao de oficina prpria, s recomendada, quando o custo desta oficina menor do que o custo de oficinas contratadas ou quando o mercado no dispe de oficinas tecnicamente capacitadas para o servio.

3.3.15. reincidncia de manuteno


Esta informao evidencia o desperdcio com o retrabalho e permite a avaliao da qualidade no servio de manuteno de veculos. Ela importante para as organizaes que trabalham com frota prpria. Este indicador tpico de oficina, pois identifica o nvel de retrabalho, podendo contribuir para localizao do problema, ou seja, se foi na execuo do servio, na qualidade do material aplicado ou ainda na inspeo de recebimento ou entrega do veculo. Ele tem periodicidade mensal e destina-se ao responsvel pela manuteno e ao gestor de transporte. Aps sair de uma manuteno, o retorno de um veculo oficina, pode significar:

da manuteno,

No realizao de inspeo tcnica adequada antes e/ou depois


Deficincia na execuo do servio de manuteno, Veculo em condies operacionais inadequadas, Necessidade de veculos reservas.

Considera-se reincidncia o retorno do veculo oficina aps receber uma manuteno.

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3.4. Sistemtica para avaliao dos indicadores de transporte


No caso especfico dos indicadores de desempenho em organizaes que tem o transporte como atividade meio, pode-se estabelecer valores padres como referncias, porm, em sua maioria estes valores podero sofrer alteraes em curto espao de tempo. Eles podem ser sensivelmente afetados pela poltica econmica, avanos tecnolgicos e mudanas nos mtodos de trabalho adotados nos processos. Este ltimo, pode modificar radicalmente o valor de um indicador, como o caso em que se substitui carro por moto em uma atividade. Neste caso, valores como Kms/Litro, Custo/Km e Custo/Atividade, modificam-se profundamente. Certamente que o estabelecimento de valores de referncia para os indicadores condio indispensvel para que os mesmos contribuam no controle das operaes e na melhoria dos processos. Recomenda-se no entanto, a observao de alguns pontos importantes na definio de valores de referncias para os indicadores, so eles:

pelo menos similares, tativos,

Trabalhar com mdias obtidas de grupos de veculos iguais ou Considerar valores histricos, em funo de perodos represen-

Adotar parmetros peculiares organizao e considerando a atividade que o veculo d apoio, Associar valores mdios com valores obtidos atravs de estudos e anlise tcnicas. Este o caso dos indicadores de custos, vida til econmica e dimensionamento de frota.

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3.5. observaes para o uso de indicadores de transporte


O monitoramento de alguns indicadores de desempenho visando a melhoria depende de outros fatores ou est condicionada a diretrizes organizacionais. Por exemplo, a Taxa de Acidentes de Trnsito depende de um bom critrio para escolha de motorista (condutor de veculo) e de um adequado programa de treinamento, portanto, est condicionado ao programa de pessoal da organizao. Por sua vez, a Idade Mdia da Frota fica tambm condicionada deciso de alocao dos recursos disponveis por parte da alta administrao. A forma de obteno dos indicadores sugeridos depender do sistema de informao a ser adotado e da prpria estrutura de cada rgo. Contudo, importante ressaltar que apesar de cada um ter sua maneira para captar dados, as informaes de sada devem ter sua consistncia assegurada. Alguns indicadores tm particularidades com relao a sua obteno, consistncia e anlise. Por exemplo, Kms e Horas trabalhadas so obtidos, em geral, atravs do registro dirio de utilizao de veculo, preenchido pelo prprio condutor de veculos, isto poder significar falha na informao, em decorrncia do nvel de escolaridade ou treinamento dado ao condutor do veculo. No entanto, o mercado oferece alternativas que dispensam tais preocupaes, como o caso do Computador de Bordo, associados tecnologia de comunicao Wireless, que pode fornecer estes dados com preciso, alm de outras informaes complementares. Com relao ao aspecto financeiro, a apropriao das despesas realizadas com a frota, embora deva atender aos objetivos gerenciais, deve tambm ter fechamento final com os valores contbeis, pois uma forma de garantir a consistncia dos valores apurados. Do universo de indicadores de desempenho apresentado nesse plano, sero definidos um conjunto cuja aplicabilidade ser compa-

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tvel com a forma com que o rgo e entidade utiliza o transporte na sua prestao de servio notadamente no que se refere frota prpria e/ou contratada assim como o uso de oficina prpria o contratao de servios de manuteno.

4. DETALHAMENTO DO PLANO DE GESTO DE TRANSPORTES


Para transformar uma atividade que atualmente no possui foco na eficincia em uma atividade gerida com base em indicadores de desempenho, necessitar de um esforo direcionado considerando a diversidade de servios prestados pela administrao pblica, assim como os diversos estgios de gesto que encontram-se os rgos e entidades participantes do Poder Executivo no que se refere gesto de transportes. Um primeiro ponto a ser considerado o da definio dos papis que devem ser desempenhados de um lado pela Secretaria do Planejamento e Gesto SEPLAG como rgo apoiador das reas finalsticas e de outro pelos rgos e Entidades que compem o Poder Executivo do Governo Estadual, tendo em vista que busca-se um modelo descentralizado permitindo uma maior proximidade da atividade de transporte aos seus beneficirios diretos ao mesmo tempo que se estabelece processos de gesto padronizados subordinados a uma poltica nica. Para viabilizar e legitimar esse modelo est em tramitao na Procuradoria Geral do Estado uma Minuta de Decreto estabelecendo a poltica de gesto de transportes do Governo Estadual no mbito do Poder Executivo, o CAPTULO II da referida minuta estabelece-se o seguinte:

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CAPTULO II DA ATRIBUIO E RESPONSABILIDADE PELA GESTO DA FROTA DE VECULOS OFICIAIS Art. 2 - A atividade de Gesto da Frota de Veculos Oficiais ser organizada sob uma perspectiva sistmica constituda por uma estrutura de nvel central e outra de nvel setorial. 1 No nvel central ser estruturada na Secretaria do Planejamento e Gesto SEPLAG, onde sero responsveis pela Gesto da Frota o rgo Central de Gesto do Patrimnio e o rgo Central de Compras Corporativas que tero as seguintes atribuies: rgo Central de Gesto Patrimonial:

mento e a alienao da frota de veculos oficiais.

a. Normatizar, padronizar e controlar o tombamento, o remanejab. Normatizar, controlar e supervisionar: o dimensionamento, o

uso, a manuteno e a guarda da frota de veculos oficiais.

c. Fazer cumprir as normas estabelecidas no que se refere aquisio, utilizao e alienao de veculos da frota oficial, por meio da orientao, do controle tcnico dos procedimentos adotados e da ao corretiva sobre as irregularidades identificadas.
galizao, fiscalizao e preservao da frota de veculos oficiais.

d. Disponibilizar, sistemas informatizados para fins de controle, lee. Estabelecer critrios de servibilidade, economicidade e excednf. Promover de forma centralizada a realizao de leiles pblicos

cia da frota de veculos oficiais, promovendo e orientando, atravs de instrues normativas, o seu recolhimento e remanejamento.

para alienao dos veculos da frota oficial identificados como inservveis ou antieconmicos. rgo Central de Compras Corporativas: a. Disponibilizar infra-estrutura, logstica e normatizao para o abastecimento e o controle do consumo de combustveis dos veculos da frota oficial.

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galizao e fiscalizao do consumo e abastecimento de combustveis da frota de veculos oficiais.

b. Disponibilizar, sistemas informatizados para fins de controle, le-

2 No nvel setorial ser estruturada nas Secretarias Setoriais de Estado, Autarquias, Fundaes e Empresas Pblicas em unidade organizacional ao nvel de seo, departamento ou diviso. 3 Nas unidades no nvel setorial sero atribuies do Gestor da Frota:

gundo as orientaes emanadas da SEPLAG e manter permanentemente atualizado os registros em decorrncia das ocorrncias com os mesmos.

a. Implantar o Cadastro de Veculos e Condutores de Veculos, se-

b. Regularizar e manter permanentemente atualizado o registro e licenciamento dos veculos pertencentes ao rgo.
sem prejuzo do nvel de servio prestado, assim como fazer as manutenes corretivas dos mesmos, mantendo registros permanentemente atualizados sobre os insumos, servios e peas aplicados assim como as despesas destes decorrentes.

c. Planejar e fazer a manuteno preventiva dos veculos do rgo,

d. Operacionalizar e controlar o uso dos veculos pertencentes ao rgo ou entidade, compatibilizando a natureza do servio com o tipo de veculo utilizado, condutor habilitado, quilometragens percorridas, intinerrios e horrios pr-estabelecidos.
veculos pertencentes ao rgo ou entidade.

e. Controlar o uso e autorizar o abastecimento de combustvel dos f. Fazer o recolhimento dirio dos veculos, mantendo o controle

fsico e a guarda devidamente acondicionada e segura.

g. Manter os veculos pertencentes ao rgo em bom estado de limpeza e conservao, observando os critrios de utilidade e economicidade definidos pela SEPLAG. h. Denunciar SEPLAG sempre que identificar irregularidades no uso dos veculos pertencentes ao rgo, no consumo e abastecimento dos mesmos.
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Pargrafo nico: O Gestor de Frota ser designado atravs de portaria do titular da pasta. A proposta de legislao estabelece claramente os papis a serem desempenhados atribuindo aos rgos de controle central da Secretaria de Planejamento e Gesto a regulao da atividade e a definio de polticas e procedimentos assim como a instrumentalizao das reas setoriais atravs da disponibilizao de sistema de informao padronizado e aderente ao propsito da prestao de servio de transporte de cada rgo setorial. Da mesma forma estabelece as atribuies bsicas do rgo setorial evidenciando a exigibilidade de um gestor de frota designado formalmente. Vale ressaltar que a aprovao dessa lei condio sine qua non para implantao desse plano, na perspectiva desta legislao sero executadas as seguintes aes:

4.1. curso de ao n 01 capacitao de Gestores de Frota


O entendimento e domnio dos indicadores de desempenhos sugeridos nesse plano passaro necessariamente por um processo de capacitao dos servidores que estaro envolvidos diretamente com a gesto da frota oficial. Realizar-se- em parceria com a Escola de Gesto Pblica um Curso Bsico de Gesto de Frota conforme as especificaes abaixo:

a) dados gerais:
Nome do Curso: GESTO DE FROTA DE VECULOS Objetivo Geral: Capacitar servidores que atuam na rea patrimonial, a planejar e operacionalizar toda a sistemtica gesto de frota de transportes de

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rgo ou entidade da administrao estadual, entendendo as necessidades de gerenciamento de custos e melhoria de performance nas atividades operacionais; propiciando a correta anlise dos diferentes cenrios para tomada de deciso quanto a utilizao de frota oficial e identificando e criando ferramentas para uma gesto eficiente, com objetivo de atender as necessidades da administrao pblica. Pblico Alvo: Destina-se aos servidores pblicos que atuam na rea de gesto de frota oficial. Carga horria: 120 horas Qtde Turmas: 2 turmas previso de 60 treinandos Perfil do Instrutor: Instrutor com conhecimento e experincia comprovada em gesto de transportes. Desenvoltura e Habilidade em Comunicao e na Conduo de Grupos de Trabalho.

b) contedo Programtico
Mdulo I - Gesto Estratgica da Manuteno

Viso Atual do Processo de Manuteno de Frotas; Qualidade na Manuteno. Sistemas de Manuteno:


- Manuteno Operativa; - Manuteno Preventiva; - Manuteno Corretiva;

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- Reforma Geral; - Manuteno prpria x terceirizada; - Dimensionamento de oficinas; - Controle dos Servios de Manuteno; - Custos operacionais de oficina.

Custos Operacionais de Veculos:


- Classificao dos Custos; - Custos Fixos: conceito e metodologia de clculo; - Custos Variveis: conceito e metodologia de clculo; - Fatores que influem nos custos operacionais; - Montagem de um Plano de custos operacionais; - Planejamento e gesto dos custos operacionais;

Planejamento e gesto da frota de veculos;


- Dimensionamento e a correta utilizao da frota (ajuste operacional); - Avaliao da Condio Tcnica do Veculo; - Avaliao tcnica de veculos: escolha correta dos equipamentos; - Controle de componentes principais insumos; - Fatores que Influem na Vida til dos veculos; - Vida til econmica; - Frota prpria x frota terceirizada

Mdulo II - Renovao de Frota:


- Por que renovar? - Dificuldades na Renovao de Frotas; - Anlises mercadolgicas, operacionais e tcnicas; - Modelo matemtico de clculo de renovao; - Formas de financiamento.

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Mdulo III Prtica Operacional


- Cadastramento e Caracterizao da Frota - Check list operacional e modelos de planilhas de controle e gesto; - Escolha de Formas de financiamento; - Estudos de caso prticos. - Apresentao e avaliao do sistema informatizado de Gesto de Frota SIGEF. - Orientaes para organizao e depurao da base de dados do sistema.

4.2. curso de ao n 02 depurao e acerto do cadastro Geral de veculos


O atual Sistema de Gesto de Frota SIGEF, ser customizado com novas funcionalidades em um escopo mais amplo, abrangendo aspectos inerentes ao controle de uso e controle de custos de aquisio, operao e manuteno da frota. Para que estes mdulos sejam implantados no SIGEF o mdulo inicial e mais importante ser o Modulo de Cadastro. Para garantir a integridade desse processo de fundamental importncia a depurao e o cadastramento do quantitativo de veculos do Estado nas diversas situaes, ou seja, prprios, cedidos, locados e inservveis de forma que sejam todos identificados e suas condies atualizadas no sistema. Para isso ser efetuado nos rgos ou entidades do poder executivo um inventrio de veculos, ocasio em que sero identificados e cadastrados todos os veculos da frota oficial e no oficial.

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4.3. curso de ao n 03 integrao do SiGeF com o SiaP


Como j foi comentado no Curso de Ao n 02, o Sistema de Gesto de Frota SIGEF, ser customizado com um escopo maior de funcionalidades de apoio gesto de frota. O primeiro mdulo de funcionalidades ser o recebimento dos custos manuteno de veculos de forma individualizada ao nvel de veculo. A partir desse registro ser formado o histrico dos custos de manuteno objetivando subsidiar o clculo dos indicadores Custo Operacional do Veculo e Vida til Econmica indicadores 3.4.6 e 3.4.12 respectivamente, apresentados anteriormente neste plano. A vinculao de parcelas no SIAP, referentes aos contratos de manuteno de veculos, ficar condicionada ao registro no SIGEF dos valores correspondentes manuteno ao nvel de veculo.

4.4. curso de ao n 04 credenciamento de uma rede de oficinas para manuteno de veculos da Frota oficial
Para dar suporte operacional manuteno dos veculos da frota oficial, ser efetuado um processo licitatrio para consolidao de todos os contratos de manuteno de veculos atravs da contratao de um servio de credenciamento de rede de oficinas. Atravs desse servio os rgos e entidades tero sua disposio um sistema informatizado que integrar atravs da Internet uma rede de estabelecimentos credenciados a fazer a manuteno dos veculos. Atravs de um carto magntico atribudo a cada veculo, ser possvel fazer, comparar oramentos e negociar a melhor opo de manuteno para um determinado veculo dentro da rede de oficinas credenciadas.

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Como premissas para contratao desse servio necessrio:

veculos de propriedade de cada rgo, assim como sua localizao no caso dos cedidos dentro da esfera do governo estadual, assim como em outras esferas de governo.

Ter o Cadastro Geral de Veculos consolidando a quantidade de

marca ou modelo de veculos de forma que possibilite dimensionar os custos futuros de forma consolidada.

Ter o histrico dos custos de manuteno classificados por tipo,

4.5. curso de ao n 05 definio dos indicadores de transporte aplicveis na modalidade de transporte utilizada em cada rgo ou entidade
A forma com a qual a funo de transporte utilizada em cada rgo ou entidade da administrao pblica pode variar em decorrncia do tipo de servio finalstico prestado pelo rgo. A forma de utilizar o transporte na rea de segurana pblica pode diferenciar demasiadamente da forma de utilizar transporte na rea de sade ou educao. Em funo dessa diversidade, necessrio selecionar do universo de 15 indicadores de desempenho, sugeridos nesse plano, queles que sejam representativos para a gesto da frota do rgo ou entidade. Da mesma forma podero tambm ser definidos outros indicadores no apresentados nesse plano, mas que se faam necessrios em decorrncia da caracterstica do servio de transporte do rgo ou entidade. medida que os indicadores sejam definidos, sero definidos os processos de apurao e clculo dos valores de referncia, assim como os fluxos de informao e os procedimentos de monitoramento, da mesma forma os responsveis pelas aes corretivas no rgo ou entidade quando da constatao de algum desvio de comportamento do indicador.

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A realizao desse trabalho ser efetuada atravs da contratao e um consultor especializado, por intermdio da SEPLAG, que trabalhar junto a cada rgo na definio dos indicadores e processos de apurao e acompanhamento.

4.6. curso de ao n 06 desenvolvimento e implantao no Sistema SiGeF do mdulo de controle de custos de Frota
O desenvolvimento do mdulo Controle de Custos de Frota, no sistema SIGEF permitir atravs da integrao com os sistemas de redes credenciadas, tanto de abastecimento de combustvel como de manuteno preventiva e corretiva, a implantao dos processos automticos de monitoramento atravs de indicadores de desempenho de transporte, que sero comparados com valores de referncia calculados pelo prprio sistema SIGEF. Espera-Se com esse mdulo implantar o clculo automtico dos seguintes indicadores e respectivos valores de referncia:

Indicador n 3.3.5 Quilmetros Litro, Indicador n 3.3.6 Custo Operacional do Veculo, Indicador n 3.3.7 Custo Quilmetro, Indicador n 3.3.8 Custo Hora, Indicador n 3.3.9 Custo de transporte / atividade, Indicador n 3.3.10 Custo de Transporte/Setor Usurio, Indicador n 3.3.14 Custo Hora Oficina, Indicador n 3.3.15 Reincidncia de Manuteno.

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4.7. curso de ao n 07 desenvolvimento e implantao no Sistema SiGeF do mdulo de dimensionamento e uso da Frota
O desenvolvimento do mdulo de dimensionamento e uso de frota, no sistema SIGEF permitir a implantao dos processos automticos de monitoramento dos seguintes indicadores de desempenho de transporte e respectivos valores de referncia:

sito,

Indicador n 3.3.1 - Horas Trabalhadas com o Veculo, Indicador n 3.3.2 - Quilmetro Veculo, Indicador n 3.3.3 - Taxa de Indisponibilidade, Indicador n 3.3.4 Horas Ociosas, Indicador n 3.3.11 Taxa de Frequncia de Acidentes de Trn-

Indicador n 3.3.12 Vida til Econmica, Indicador n 3.3.13 Idade Mdia da Frota,

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5. DIAGRAMA DO SISTEMA DE GESTO DE FROTA - SIGEF


SISTEMA DE GESTO DE FROTA DE VECULOS - DIAGRAMA NVEL ZERO
DETALHE DO CONDUTOR DO VECULO DETALHE DO CADASTRO DO VECULO DETALHE DO REGISTRO DO VECULO

SISTEMA DO DETRAN

SISTEMA DE MANUTENO POR CARTO

DETALHE DAS ORDENS DE SERVIO

MDULO DE USO

MDULO DE CADASTRO

INDICADORES DE DESEMPENHO E VALORES DE REFERNCIA DE USO DETALHE DA REDE DE OFICINAS CREDENCIADAS

MDULO DE MANUTENO
DETALHES DA CLASSIFICAO E APLICAO DO VECULO

DETALHE DA REDE DE POSTOS CREDENCIADOS

INDICADORES DE DESEMPENHO E VALORES DE REFERNCIA DE MANUTENO

MDULO DE CONTROLE DE CUSTOS

SISTEMA DE ABASTECIMENTO POR CARTO (GOOD CARD)

DETALHE DAS SOLICITAES DE ABASTECIMENTO

MDULO DE ABASTECIMENTO

INDICADORES DE DESEMPENHO E VALORES DE REFERNCIAS DE CONSUMO DE COMBUSTVEL

SISTEMA SIGEF

DETALHE DO CADASTRO DO VECULO

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8. CONCLUSO
O conhecimento e a medio dos processos atravs de indicadores de desempenho e a busca contnua pela melhoria dos mesmos so condies fundamentais para que se possa prestar servios pblicos de melhor qualidade por um menor custo. reas de apoio cujo custo influencia diretamente o resultado da prestao do servio final, como o caso dos transportes, devem ser muito bem apoiadas em fatos e informaes precisas. Com a utilizao de sistemas baseados em indicadores possvel estabelecer padres de desempenho que ajudem a referenciar a busca de melhores resultados em qualidade e custos, embasados em dados reais e tecnicamente aceitveis. Quando isso se torna possvel as pessoas envolvidas no processo se motivam em buscar de forma mais atuante a implementao de melhorias, razo pela qual uma dos primeiros projetos desse plano a capacitao dos gestores de transportes em uma gesto focada em resultados. de fundamental importncia para a atividade de transporte no Poder Executivo Estadual, gerenciar custos de forma eficiente e descentralizada sem perder o enfoque de controle. Para isso ser preciso investir na construo de conhecimento e de tecnologia da informao e comunicao (TIC). Cada curso de ao delineado nesse plano configura-se em um projeto considerando recursos humanos, tcnicos e financeiros, cada um deles envolver certamente capacitao de pessoas e redesenho de processos com forte participao da tecnologia da informao sem a qual no ser possvel consolidar os indicadores de desempenho de transportes. A Secretaria de Planejamento e Gesto SEPLAG espera concretizar no horizonte de 5 anos os propsitos declarados nesse plano.

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