Os sistemas ERP so sistemas de informao adquiridos na forma de pacotes de softwares com a finalidade de atender a maioria das operaes das

empresas (RH, financeiro, contabilidade, projetos, educao, patrimnio, compras e etc.) Existem vrios fornecedores de sistemas ERP no mercado, entre eles podemos destacar o R/3 da alem SAP, Dynamics da Microsoft, o CORPORE RM, o AP7 Master e o Magnus da brasileira TOTVS que incorporou a (DATASUL, RM SISTEMAS e MICROSIGA). Os sistemas ERP possuem caractersticas que os diferenciam de sistemas desenvolvidos internamente nas empresas, so eles: Em relao ao modelo de processos, preciso entender que, assim como os demais pacotes comerciais, os sistemas ERP no so desenvolvidos para um cliente especfico. Eles procuram atender a requisitos genricos do maior nmero possvel de empresas, justamente para explorar o ganho de escala em seu desenvolvimento. Portanto, para que possam ser construdos necessrio que incorporem modelos de processos de negcio. Esses modelos so obtidos por meio da experincia acumulada pelas empresas fornecedoras em repetidos processos de implementao ou so elaborados por empresas de consultoria e pesquisa em processos de benchmarking. Os sistemas ERP realmente integrados so constitudos como um nico sistema de informao que atende simultaneamente aos diversos departamentos da empresa, em oposio a um conjunto de sistemas que atendam isoladamente a cada um deles. Entretanto, o fato de um sistema ERP ser integrado no leva necessariamente ao desenvolvimento de uma empresa integrada. O sistema meramente uma ferramenta para que esse objetivo seja atingido. Os sistemas ERP so geralmente divididos em mdulos, que representam conjuntos de funes que normalmente atendem a um ou mais departamentos da empresa. Na figura abaixo esto representados os mdulos comumente utilizados em empresas e principais interligaes entre eles.

Benefcios e dificuldades associadas aos sistemas ERP Ao tomar a deciso pela utilizao de sistemas ERP, as empresas esperam obter diversos benefcios. Entre os benefcios apontados pelas empresas fornecedoras est a integrao, o incremento das possibilidades de controle sobre os processos da empresa, a atualizao tecnolgica, a reduo de custos com TI e o acesso a informaes de

qualidade em tempo real para a tomada de decises. Por outro lado existem problemas a se considerar. Veja abaixo uma sntese de benefcios e dificuldades: Benefcios: A implementao envolve o processo de adaptao dos processos de negcio ao sistema, a parametrizao e eventual customizao do sistema, a carga dos dados iniciais, a configurao do hardware e software, treinamento dos usurios. A etapa de implementao uma das mais criticas. As dificuldades decorrem do fato de envolver mudanas organizacionais e que implicam alterao nas tarefas e responsabilidades de indivduos e departamentos. importante que essas mudanas conduzam otimizao global de processos da empresa em contrapartida a otimizao localizada de atividades departamentais. Devido complexidade dessa mudana e dos conflitos que ela pode causar entre os envolvidos decorre a necessidade de intensa participao e comprometimento da alta direo da empresa nessa etapa para garantir a comunicao entre todas as equipes envolvidas. Importante considerao da etapa de implantao a ser feita a deciso a respeito da maneira como ser feita o inicio da operao do sistema ERP. Entre as opes existentes esto o big-bang, isto , a entrada em funcionamento de todos os mdulos em todas as divises ou fbricas da empresa simultaneamente, o small-bang, isto , a entrada em funcionamento de todos os mdulos sucessivamente e a implementao em fases, no qual os mdulos vo sendo implementados em etapas. ESTUDO DE CASO Na atual empresa onde trabalho o processo de seleo foi conduzido pela rea de tecnologia levantando as necessidades de informao junto aos usurios, definindo os requisitos de informao da empresa. Esse levantamento mostrou que a principal preocupao dos usurios era perder as funcionalidades adaptadas ao seu dia-a-dia. A nossa escolha foi pelo ERP da TOTVS (CORPORERM), na poca antes da fuso sendo ainda a RM Sistemas. Foram implementados os mdulos de RH, Projetos, Financeiro, Compras, Contabilidade e Educacional em um procedimento denominado big-bang. A equipe do projeto era composta por usurios-chaves, analistas de sistemas e consultores. Os usurios da equipe foram indicados pelos gerentes dos departamentos entre aqueles funcionrios que detinham maior conhecimento a respeito dos processos da empresa. A equipe contou com um nmero mdio de 26 pessoas e era dividido em subequipes que cuidavam de cada um dos mdulos que estavam sendo implementados. A equipe do projeto possua dois diretores e um diretor da empresa de consultoria. Abaixo dessa diretoria estava gerncia de projetos composta por um gerente de projetos designado por ns e outro gerente da empresa fornecedora. Os usurios-chaves no participaram do projeto em tempo integral, o que segundo a equipe de projeto, acarretou problemas. Por no estar envolvido de maneira integral no projeto, foi mais difcil comprometer o usurio e torn-lo dono do seu mdulo, isso muitas vezes deixando a equipe de informtica a responsabilidade pelo sucesso da implantao. Adaptao do sistema Quando a equipe de projeto no conseguia adaptar o sistema por meio de parametrizaes e era necessrio decidir entre customizar ou modificar operao da empresa, a equipe de projeto procurava decidir em conjunto a melhor alternativa. Estimamos que cerca de 80% do sistema CORPORERM foi adaptado a empresa sem a necessidade de customizao.

Utilizao do sistema Iniciada a utilizao do sistema, a empresa enfrentou dificuldades dos usurios na operao do novo sistema. A equipe de projeto percebeu que o treinamento dos usurios finais foi voltado basicamente para funes que cada usurio deveria exercer sem que fosse transmitida a viso geral dos processos em que aquela funo estava inserida. Os usurios acostumados a operar sistemas isolados sem que erros e atrasos no impedissem o prosseguimento das tarefas de outros departamentos, tiveram dificuldades de compreender a importncia da digitao no momento correto e com valores corretos. O nmero de dvidas por parte dos usurios foi muito grande e chegou a comprometer a performace da operao do sistema nos primeiros dias. Tambm foi grande a ansiedade dos usurios que tentavam localizar e recuperar as informaes que necessitavam na forma como existiam no sistema anterior. Pelo fato da operao ter iniciado via big-bang foi necessrio um grande esforo por parte da equipe de projeto para atender todas as solicitaes de auxilio dos usurios. Vrios benefcios foram atribudos caracterstica de integrao do sistema. Nesse sentido foram observados que os dados gerados pelos sistemas isolados eram enviados aos sistemas de outros departamentos no fim do dia, da semana ou do ms, dependendo do caso. Esse lapso de tempo permitia que os departamentos ocultassem erros que cobriam formas inadequadas de trabalho. O sistema ERP passou a exigir dados corretos em tempo real e tornou visvel para toda empresa a maneira como um departamento trabalha. Foi observada a carncia do CORPORERM no que se refere a relatrios, principalmente os relatrios gerenciais. Foi assinalado o custo adicional decorrente da necessidade de constante treinamento da equipe de TI em novas verses e o custo associado s mudanas de verso. A evoluo profissional dos participantes do projeto e dos usurios finais tambm foi apontada como um dos benefcios no esperados do projeto. Efetivamente quando as pessoas passam a ser responsveis pelas informaes geradas, tm sua viso e conhecimento sobre os processos das empresas ampliados.