Criao de Consultas e Relatrios no Access

CRIAO DE CONSULTAS E RELATRIOS NO ACCESS

Sumrio

Conceitos / Autores chave................................................. 3 1. Introduo...................................................................... 4 2. Consultas......................................................................5 3. Relatrios.....................................................................8 4. Concluses.................................................................... 11 5. Atividades...................................................................... 11 Materiais complementares.............................................. 12 Bibliograa......................................................................12

Curso - Criao de Consultas e Relatrios no Access

Conceitos / Autores-chave
Glossrio
SQL
Structured Query Language, ou Linguagem de Consulta Estruturada, uma linguagem de pesquisa declarativa para banco de dados relacional (base de dados relacional). Muitas das caractersticas originais do SQL foram inspiradas na lgebra relacional. A linguagem SQL definida por meio de vrias linguagens, sendo as mais usuais a LMD e a LDD. A linguagem padro para os bancos de dados relacionais.

Pontos Crticos
Linguagem de Manipulao de Dados (LMD-SQL)
A Linguagem de Manipulao de Dados constituda de um conjunto de operaes, a saber: seleo de dados, atualizao de dados, modificao de dados e excluso de dados no banco de dados.

Diferena entre consultas, relatrios e formulrios Consultas

Uma consulta SQL aquela que o usurio cria utilizando uma instruo SQL. O usurio pode usar a linguagem de consulta estruturada (SQL) para consultar, atualizar e gerenciar bancos de dados relacionais, como o Microsoft Access. Quando o usurio cria uma consulta no modo de design da consulta, o Access constri para o usurio as instrues SQL equivalentes em segundo plano. Na verdade, a maioria das propriedades de consulta da folha de propriedades no modo de design da consulta possui clusulas e opes equivalentes disponveis no modo SQL. Se o usurio desejar, poder exibir ou editar a instruo SQL no modo SQL. Entretanto, aps o usurio fazer alteraes em uma consulta no modo SQL, a consulta talvez no seja exibida da maneira que era anteriormente no modo de design.

Linguagem de Denio de Dados (LDD - SQL)

A Linguagem de Definio de Dados constituda de um conjunto mais amplo de operaes, que a LMD: Estas operaes so utilizadas para criar e excluir elementos do banco de dados, tais como, tabelas, ndices, e outros. Exemplos de LDD so: criao de uma tabela, eliminao de uma tabela, criao de acesso ao banco de dados, entre outros.

Modelo Relacional
um modelo de dados, que se baseia no princpio em que todos os dados esto guardados em tabelas (ou, matematicamente falando, relaes). Toda sua definio terica e baseada na lgica de predicados e na teoria dos conjuntos.

Curso - Criao de Consultas e Relatrios no Access

Relatrios: Um relatrio uma maneira eficaz de apresentar

dados em um formato impresso. Como o usurio controla o tamanho e a aparncia de tudo em um relatrio, possvel exibir as informaes como desejar. Criar etiquetas de endereamento. Mostrar totais em um grfico. Agrupar registros em categorias. Calcular totais. A maioria dos relatrios so vinculados a uma ou mais tabelas e consultas no banco de dados. A origem do registro de um relatrio refere-se aos campos nas tabelas e consultas base. Um relatrio no precisa conter todos os campos de cada uma das colunas ou consultas em que se baseia.

Formulrios: Um formulrio um objeto de banco de dados

que o usurio pode usar para inserir, editar ou exibir dados de uma tabela ou consulta. O usurio pode tanto usar formulrios para controlar o acesso aos dados, como definir quais campos ou linhas de dados sero exibidos. Por exemplo, certos usurios podem precisar ver somente alguns campos em uma tabela com vrios campos. Fornecer a esses usurios um formulrio que contenha somente esses campos facilita a utilizao do banco de dados. O usurio tambm pode adicionar botes e outros recursos a um formulrio para automatizar aes realizadas com freqncia.

1. Introduo

esta unidade sero apresentados os conceitos relacionados com a elaborao de consultas e realizao de formulrios no Access 2003.

As consultas podem ser feitas por meio da Linguagem SQL3 ou por meio de um assistente, definido no modo estrutura. Os relatrios tambm so apresentados e dispostos por meio de um assistente, desta forma, no necessrio algum conhecimento prvio de banco de dados.

Curso - Criao de Consultas e Relatrios no Access

2. Consultas
Para fazer a consulta necessrio seguir um conjunto de passos que so apresentados a seguir. As consultas apresentadas seguiro o modo estrutura, visto que um conjunto de passos didticos. Modo Estrutura: cria uma nova consulta sem utilizar assistente. Assistente de Consulta Simples: cria uma consulta de seleo a partir de campos que o usurio escolheu. Assistente de Consulta de Tabela de Referncia Cruzada: exibe os dados no formato de uma planilha eletrnica. Assistente de Consulta Localizar Duplicatas: localiza registros com valores de campos duplicados na tabela. Assistente de Consulta Localizar no Coincidentes: encontra os registros em uma tabela que no possuem registros relacionados em outra.

Uma consulta um objeto onde o usurio pode fazer perguntas ao Access sobre determinados dados armazenados em sua(s) tabela(s).

Clique sobre o objeto Consulta. Clique sobre o boto Novo.

O Access exibir a caixa de texto Nova Consulta, conforme apresentado na figura 1, com as seguintes opes:

Estas consultas podem envolver uma tabela ou um conjunto de tabelas. Quando a consulta envolve mais de uma tabela, necessrio fazer uso dos conceitos de chave primria e chave estrangeira. A chave primria para garantir que o usurio esteja fazendo referncia a um registro especfico e a chave estrangeira para garantir que estamos falando do mesmo tipo de dado que referenciado em ambas as tabelas.

Figura 1. Tela para elaborar uma nova consulta

Curso - Criao de Consultas e Relatrios no Access

Mostrar Tabela
Ao escolher o modo estrutura ser apresentada a tela Mostrar Tabela, apresentada na gura 2, onde o usurio deve selecionar uma tabela para compor sua nova consulta. Caso uma consulta j tenha sido realizada e por sua vez armazenada, ela estar disponvel na aba correspondente a Consultas, ao lado da aba denominada Tabelas.

Logo a seguir, deve-se adicionar a tabela rea selecionada para realizar a consulta, por meio do uso do boto Adicionar, conforme apresentado na figura 3.

Figura 3. Navegao entre telas para adicionar registros em tabelas

O passo seguinte adicionar os atributos ou campos desejados, que devem fazer parte da consulta. Junto com estes atributos possvel definir possveis condies ou critrios associados consulta.

Figura 2. Tela para apresentao de tabelas e consultas

Para adicionar os atributos necessrio selecionar, com o mouse, e arrastar at a linha Campo, conforme apresentado na figura 4.

Curso - Criao de Consultas e Relatrios no Access

3. Classicao
Pode escolher entre Classificao Crescente ou Decrescente dos registros, tambm definido como ordenao, crescente ou decrescente. Para especificar a ordem de classificao dos registros, na linha de Classificao do campo desejado, especifique Crescente (0-9 e A-Z) ou Decrescente (9-0 e Z- A).

Para que isto seja possvel, basta digitar a pergunta entre colchetes, exatamente na linha Critrio, do campo desejado, conforme apresentado na figura 5.

4. Mostrar
Figura 4. Tela utilizada para identificar propriedades da tabela e insero de novas caractersticas

Nesta tela possvel identificar dois campos, ndice e Campo2, e a tabela a qual eles pertencem. O quadro abaixo, da tabela selecionada possui vrios elementos, descritos a seguir:

Se esta opo estiver marcada o campo ser exibido na listagem, caso contrrio o campo no ser exibido. Isso pode ser utilizado para ocultar campos que esto servindo apenas como Critrios para filtrar a listagem.

Figura 5. Exemplo do uso da caixa de dilogo

Na figura 5, foi descrito em colchetes a seguinte frase: [Entre com o nmero do carto] Ao executar a consulta, o Access exibir uma caixa de dilogo onde o usurio dever digitar o nmero do carto que deseja pesquisar.

5. Critrio
Critrio a condio utilizada para limitar o conjunto de registros desejados para o resultado da consulta. Por exemplo, em vez de visualizar todos os fornecedores que a sua empresa utiliza, o usurio pode visualizar apenas esses fornecedores que pertencem a uma determinada cidade. Para isso, especifique critrios que limitem os resultados a registros cujo campo: Pas seja, Canad. possvel utilizar uma ferramenta que facilite a interao entre o usurio e o Banco de Dados, tornando a consulta mais dinmica. Por exemplo, possvel criar uma consulta em que o Access pea o valor do critrio a ser estabelecido na consulta.

1. Campo
Local destinado a armazenar os campos pertencentes tabela a ser pesquisada.

6. Ou
Esta opo d continuidade a novos critrios, que so considerados em conjunto com o critrio definido anteriormente

2. Tabela
Ao escolher o campo aparecer automaticamente o nome da tabela armazenado nesta opo.

Uma vez que foram definidos os parmetros descritos anteriormente, executa-se a consulta clicando no boto: definido na barra de ferramentas. Antes de sair do modo consulta, possvel gravar a consulta, para que fique disponvel.

Curso - Criao de Consultas e Relatrios no Access

3. Relatrios
O relatrio um objeto do banco de dados com a nalidade de imprimir registros em um Layout personalizado, alm de permitir a utilizao de agrupamento de registros em vrios nveis, clculos de somatria, mdias e outros, obtendo totais e subtotais. AutoRelatrio: Tabular: exibe as informaes como em uma planilha, ou seja, linhas e colunas onde cada linha equivale a um registro e cada coluna um campo. Assistente de grfico: exibe as informaes na forma de grficos. Assistente de etiqueta: relatrio para emisso de Etiquetas. Por exemplo, etiquetas de endereamento para Mala Direta.

Para criar um relatrio, o usurio deve: Estar com a janela de Banco de Dados ativa; Clique sobre o objeto Relatrios; Clique sobre o boto Novo.

figura 6. Tela utilizada para a escolha dos diferentes caminhos utilizados para a elaborao de relatrios

Novo Relatrio
A caixa de dilogo Novo Relatrio ser apresentada, conforme demonstrado na gura 6. nesta caixa que o usurio dene em qual consulta ou tabela o seu relatrio ser baseado.

O usurio dever escolher uma das seguintes opes que lhe ajudaro a criar o relatrio automaticamente (exceto modo estrutura que ser manual): Modo de estrutura: cria um relatrio sem utilizar um assistente, os campos so selecionados manualmente. Assistente de relatrio: ir ajud-lo a criar o seu relatrio baseado nas respostas que o usurio fornecer para o assistente. AutoRelatrio: Colunar: exibe as informaes em uma nica coluna a um campo embaixo do outro.

A opo escolhida ser a elaborao do formulrio por meio do Assistente de relatrio. Na figura 6 possvel verificar que o relatrio a ser criado funo de uma ou mais tabelas ou consultas previamente armazenadas no banco de dados. Uma vez definida a tabela a ser utilizada no relatrio, procede-se com a escolha dos campos da tabela escolhida que devem fazer parte do relatrio. Para tanto, utiliza-se as flechas > (move campo a campo) ou >> (para mover todos os campos), conforme apresentado na figura 7.

Curso - Criao de Consultas e Relatrios no Access

Na figura 8, apresentase um exemplo em que codigoFuncional foi escolhido como primeiro nvel de agrupamento, e no nvel mais abaixo temse os demais atributos da tabela.

Figura 8. Tela utilizada para opes de agrupamento

Figura 7. Tela indicativa dos campos disponveis e campos selecionados

Uma vez que os nveis foram definidos, passa-se fase seguinte , onde possvel ordenar de forma crescente ou decrescente os registros de detalhe, conforme apresentado na figura 9.

O passo seguinte definir os nveis de grupo desejados. Para isto necessrio selecionar o campo que deve ser agrupado e clicar no cone >. Para nveis de granularidade maior, possvel definir prioridade. O relatrio exibir os dados classificados por grupos.

Figura 9. Tela utilizada para ordenao dos atributos e opes de resumo

Curso - Criao de Consultas e Relatrios no Access

Importante
Uma vez que os atributos foram definidos, possvel gerar resumos para os atributos cujo domnio numrico, por exemplo, idade, salrio, preo de produtos, etc. As operaes possveis de se gerar resumos so: soma, e mdia. Da mesma forma, possvel identificar dentre um conjunto de valores, o valor mximo ou o valor mnimo.

Antes de apresentar o relatrio, necessrio dar um ttulo a ele, conforme apresentado na figura 12. Nesta tela, o nome do relatrio Relatrio Dados Funcionrio. Este ttulo aparece como cabealho do relatrio.

O passo seguinte antes da elaborao do relatrio a escolha do Layout. Existem vrias formas de Layout(s), que podem ser escolhidas ajustando-se necessidade do usurio, conforme apresentado na figura 10.
Figura 12. Tela utilizada para disponibilizar um ttulo ao relatrio Figura 10. Tela indicativa de opes de layout

A seguir apresentado o relatrio solicitado, mostrado na figura 13.

Na figura 11 so exemplificados estilos de apresentao do formulrio. Existem alguns padres que podem ser escolhidos conforme a necessidade do usurio. Nesta figura foi escolhido o estilo Negrito.
Figura 11. Tela indicativa de padres disponveis no Access Figura 13. Tela com exemplo de um relatrio

Curso - Criao de Consultas e Relatrios no Access

10

4. Concluses
As consultas e relatrios so elementos importantes na elaborao de um projeto.
Quando o projeto exige uma modelagem de dados mais aprofundada sobre as informaes necessrias, que devem ser tratadas pelo Sistema de Banco de Dados, ento necessrio estender os conceitos que foram tratados nesta unidade, de tal forma que as consultas sejam eficientes e sobre tudo, adequadas ao novo modelo de dados. Nesta unidade foram tratados conceitos bsicos, guiados pelo prprio assistente da ferramenta, de tal forma que o aluno seja capaz de entender a importncia do uso das consultas e relatrios provindos do banco de dados.

5. Atividades
Introduo
Esta atividade tem a finalidade de verificar a habilidade do aluno em elaborar uma tabela no banco de dados Access, logo a seguir realizar algumas consultas e gerar formulrios.

Processo 1. Crie uma tabela de Controle de Vendas com os

seguintes campos: Funcionrio: Ms da Venda: Total da venda:

Curso - Criao de Consultas e Relatrios no Access

11

Exemplo
FUNCIONRIO Elisa Elisa Elisa Leonardo Leonardo Leonardo MS DA VENDA 01 02 03 01 02 03 TOTAL DA VENDA R$ 175,00 R$ 385,00 R$ 520,00 R$ 180,00 R$ 354,00 R$ 459,00 Crie um relatrio pelo assistente de relatrio tendo como base somente 2 campos da tabela.

2.

3.

Crie uma Consulta Total para saber o somatrio dos meses.

Materiais complementares
ONLINE TRAINING SOLUTIONS, Microsoft Office Access 2003 Step by Step. Ed. Microsoft Press, 2003. 368p.

Bibliograa
MARCOS, J. Microsoft Office Access 2003 Passo a Passo Lite. Ed. Makron Books, 1. ed. 2004. 208p. DENISE, F. A., Microsoft Office Access 2003, - Guia Ptico, Ed. Viena, 1 edio, 2005, 166p.

Curso - Criao de Consultas e Relatrios no Access

12