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EAD-451 Informática Aplicada à Administração –Prof.

Ronaldo Zwicker – Introdução ao Access

INTRODUÇÃO AO
BANCO DE DADOS

MICROSOFT ACCESS

FEA/USP

Prof. Dr. Ronaldo Zwicker

1998

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EAD-451 Informática Aplicada à Administração –Prof. Ronaldo Zwicker – Introdução ao Access

Introdução ao Microsoft Access


O Microsoft Access é um software utilizado para o desenvolvimento de sistemas de
Bancos de Dados. Ele é baseado no argumento dos bancos de dados relacionais no qual o
usuário/projetista mantém informações organizadas em forma tabular. Não é objetivo
desta apostila detalhar qualquer metodologia de análise de sistemas voltada à
especificação de soluções baseadas no argumento relacional. Normalmente esta análise e
reflexão prévias constituem passos importantes para obtenção de bons sistemas
automatizados de armazenamento e recuperação de informações.

Ao longo do texto, emprega-se um exemplo/modelo muito simples baseado em apenas


três tabelas. O que se deseja automatizar é um cadastro de funcionários onde, além das
informações típicas de nome e número, participam informações associadas referentes ao
departamento do funcionário, seu cargo e seu salário. Estas informações constam de
outros dois cadastros. Estes cadastros são naturalmente tabulares e seu exato conteúdo
fica evidente ao longo do texto.

O texto que segue não pretendeu-se de forma alguma esgotar todos os recursos e
possibilidades do Access. Em geral, os pontos mais relevantes e de utilidade mais
imediata foram abordados. Tentou-se evitar o detalhamento de minúcias principalmente
referentes a recursos estéticos de tela. Além disso, certamente há pontos que
simplesmente foram esquecidos ou ignorados ao longo desta compilação. A parte de
programação não é abordada neste texto introdutório.

Todos os constituintes de um Banco de Dados em Access são reunidos em um único


arquivo de extensão mdb. Para abrir um Banco de Dados basta selecionar o arquivo da
tela de diálogo do menu Arquivo opção Abrir Banco de Dados. Para criar um novo Banco
de Dados seleciona-se a opção Novo Banco de Dados.

O Access também cria um arquivo de extensão ldb. Este arquivo tem utilidade em
ambientes multiusuário onde um mesmo banco de dados pode estar sendo acessado
simultaneamente por vários usuários. Se este não for o caso, então não é necessário se
preocupar com este arquivo. Inclusive não é necessário copiar o arquivo conjuntamente
com o arquivo de extensão mdb, por exemplo, para um disquete. O Access recria o
arquivo ldb se ele não estiver presente.

Convém observar que no menu Arquivo consta a opção Salvar, entretanto, ela não se
refere ao arquivo mdb. Ela serve para salvar objetos isolados do Access: tabelas,
formulários, consultas, relatórios e macros. Isto significa que ao longo de uma sessão o
arquivo mdb é constantemente atualizado e não é possível revertê-lo à sua condição
original no início da sessão.

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Capítulo 1 – Tabelas

1.1 - Definição
Uma Tabela é uma área de disco ou memória que armazena informações sobre algum
assunto, por exemplo, uma relação de funcionários. As informações de cada funcionário
constituem um registro. Uma determinada informação constitui um campo.

Registro Nome da Tabela Chave Primária Campo Nome do Campo

Texto (3) Número Texto (30) Texto (5)

Tipo / Tamanho do Campo

Figura 1.1 - Tabela

Cada campo possui características próprias. Por exemplo, na tabela da figura 1.1
podemos identificar campos numéricos como o campo número do funcionário e campos
alfanuméricos ou textuais como o campo nome do funcionário. Dizemos, portanto, que
cada campo contém dados de um certo tipo.

Além do tipo, cada campo possui características adicionais que eventualmente dependem
do seu tipo. Por exemplo, campos textuais possuem um comprimento máximo em
número de caracteres. Por outro lado, em campos numéricos as informações são
armazenadas em diferentes formatos internos do computador: como número inteiro, como
número fracionário, como número fracionário de dupla precisão etc. Todas estas
características precisam ser especificadas quando se cria uma nova tabela no Banco de
Dados.

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Usualmente também é necessário especificar para cada tabela qual o campo ( ou


conjuntos de campos ) que identifica univocamente cada registro. Este campo é
denominado Chave Primária. No exemplo dado, a chave primária mais natural é o
campo número do funcionário já que nunca teremos dois funcionários com o mesmo
número. O campo nome do funcionário não seria uma boa escolha porque podemos ter
homônimos na tabela. A chave primária:

- determina a ordem padrão segundo a qual os registros são listados na tela;


- impede que se alimentem dois registro com chaves idênticas.

1.2 – Gerar nova tabela


A obtenção de uma nova tabela é feita a partir da janela Banco de Dados selecionando
Tabelas e clicando em Novo. Em resposta aparece uma janela que permite alternativas
para a definição da tabela, em geral interessa apenas o Modo Estrutura. No modo
Estrutura os campos são definidos, assim como suas respectivas propriedades.

Selecionar Mostra o conteúdo Altera a


estrutura Cria nova
estrutura

Seleciona nome da tabela para Abrir ou mudar a


Estrutura

Figura 1.2 – Janela Banco de dados

Geralmente, o Access abre na janela Tabela. Caso isso não ocorra, basta selecioná-la e
em resposta na janela aparecerão todas as tabelas pertencentes ao Banco de Dados em
questão.

Quando uma nova tabela é criada, o Access atribui a ela o nome de Tabela1. Este nome
será posteriormente alterado para o nome definitivo da tabela. A figura 1.3 mostra a

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janela de definição de estruturas de tabelas, ela vem acompanhada da correspondente


barra de ferramentas mostrada na figura 1.4.

Para digitar informações basta clicar a barra de inserção na linha desejada e digitar. Para
saltar de uma coluna para outra, basta utilizar a tecla TAB. Para remover informações,
selecione ou marque e use a tecla Delete ou DEL.

Clicar para Aumenta a largura Definição


selecionar todas das colunas dos campos
as linhas
Clicar
para
selecionar
a linha
inteira

Aumenta
a altura
das linhas

Figura 1.3 – Janela de construção de tabelas


Inserir e
Excluir
Muda para o modo Chave linhas de
folha de dados Primária campo

Help

Muda Índices
para o Salva Desfaz a Lista de Cria formulários,
modo modificações última propriedades relatórios,
Estrutura operação da tabela consultas e macros

Figura 1.4 – Barra de ferramentas para a construção de tabelas

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1.3 - Tipos e formatos de dados


Cada campo irá conter dados de certo tipo. O tipo de dados pode ser escolhido na lista
acionada através do botão de escolha da figura 1.5.

Figura 1.5 – Tipos de dados

Texto: até 255 caracteres


Memorando: até 65.535 bytes (sentenças/parágrafos)
Número: tipo exato depende do tamanho do campo
Data/Hora: data e hora para anos de 100 a 9999
Moeda: 15 dígitos à esquerda e 4 a direita do ponto decimal
AutoNumeração: incrementado automaticamente ao adicionar registro
Sim/Não: valor booleano de 1 bit
Assistente de pesquisa: cria campo cujo valor pode ser escolhido de uma lista

Os campos tipo número podem ter vários tamanhos de campo que determinam sua
capacidade de armazenamento de valores numéricos:

Tamanho Bytes Variação


Byte 1 0 a 255
Inteiro 2 -32.768 a 32767
Inteiro Longo 4 -2.147.483.648 a 2.147.483.647
Simples 4 -3.402.823E38 a 3.402.823E38
Duplo 8 -179.768.313.486.232E308 a 179.769.313.486.232E308

Além disso, os números podem ter diversos formatos de exibição. Os formatos apenas
atuam sobre a forma como o dado é mostrado na tela, ele não altera a forma de
armazenamento interno. O número de casas decimais também pode ser escolhido pelo
usuário:

Número geral: exibe o número no formato padrão


Moeda: separa milhares, mostra negativos entre parentesis, com 2 decimais
Fixo: exibe no mínimo 1 dígito com dois decimais
Padrão: idem, mas separa em milhares
Porcentagem: multiplica por 100 e acrescenta sinal %
Científico: usa notação mantissa/expoente

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As outras propriedades dos campos incluem:

Máscara de entrada: usada para facilitar a entrada de dados


Legenda: para ser usada no lugar do nome do campo em formulários
Valor padrão: valor que inicializa o campo
Regra de validação: expressão que verifica a consistência do dado alimentado
(por exemplo: >0 e < 100)
Texto de validação: mensagem de erro a ser apresentada se a regra de validação
não foi satisfeita
Requerido: indica que este campo exige entrada de algum dado, se não
for requerido, o campo admitirá o valor nulo (teclar enter)
Comprimento zero: indica se a cadeia vazia(“”) para campos texto constitui ou
não uma entrada válida
Indexado: permite definir o campo como sendo um índice para
acelerar o acesso às informações da tabela.

1.4 – Chave Primária


Deve-se informar para cada tabela qual o campo que constitui a sua chave primária. Um
campo é candidato a ser chave primária se permitir a identificação única de cada registro
da tabela. Para definir uma chave primária, realize as seguintes operações:

- Selecione o campo que constituirá a chave primária; se a chave for de múltiplos


campos, selecione os campos apertando simultaneamente a tecla CTRL;
- Clique o botão da chave primária na barra de ferramentas

Para alterar a campo chave, simplesmente reposicione sobre outro campo e clique o botão
da chave primária.

Em geral é necessário definir uma chave primária para cada tabela. No cadastro de
funcionários, o campo número do funcionário é o candidato mais natural pois define
precisamente cada funcionário. O campo nome do funcionário seria um candidato se
tivéssemos certeza de que não ocorressem homônimos no cadastro.

É possível criar tabelas sem chave primária, basta que o usuário responda Não quando o
Access perguntar se deseja ou não criar uma chave ( a pergunta é feita sempre que o
usuário não tiver acionado a definição através do botão correspondente). Quando o
Access faz esta pergunta o usuário deve tomar cuidado pois a resposta Sim faz com o
Access inclua mais um campo automaticamente. Este é um campo de autonumeração
que funciona como chave pois cada novo registro inserido ele numera através deste
campo. Em geral o usuário não deseja esse campo. Sugere-se que o usuário dê como
resposta Cancelar voltando para a janela de estrutura onde ele pode escolher e definir o(s)
campo(s) da chave primária.

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1.5 – Folha de dados


A entrada de dados (registros) na tabela é feita via folha de dados acionada através do
botão na barra de ferramentas ou via botão Abrir na janela Banco de dados. A figura 1.6
mostra a folha de dados da tabela Cadastro de Funcionários.

Seleciona todas
as linhas

Registro sendo editado

Novo registro

Primeiro Retroceder Avançar Último Novo


registro registro registro registro registro

Figura 1.6 – Folha de Dados de uma tabela

Para remover registros, selecione os registros e aperte a tecla DEL ou aperte o botão de
Excluir registro. Para criar um novo registro basta posicionar o ponto de inserção em uma
linha em branco ou clicar no botão de Novo registro situado na barra de ferramentas ou
na borda inferior da tabela.

Para inserir registros, insira sempre no final. Quando a tabela for reapresentada o registro
estará inserido de acordo com a chave primária. Para alterar registros basta redigitar por
cima do texto atual.

Pode-se alterar o layout da folha de dados alterando a altura das linhas, largura de
colunas, fontes para caracteres etc. Para tanto, utilizar no menu Formatar as opções lá
indicadas. A opção Congelar colunas serve para fixar a coluna onde está o ponto de
inserção ou colunas situadas à esquerda da janela, evitando que elas sejam roladas para
fora. Para salvar as mudanças no layout da tabela basta clicar no botão Salvar na barra de
ferramentas ou selecionar a opção Salvar no menu Arquivo. Ao fechar a tabela sem ter
salvado as alterações, o próprio Access abre uma caixa de diálogo perguntando se você
deseja salvar o novo layout; caso você queira salvá-lo clique em Sim.

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Para trocar colunas de lugar, selecione a coluna, clique novamente na sua legenda e
arraste-a para uma outra coluna ao lado da qual será inserida.

Pode-se copiar, mover e remover dados/registros via menu Editar e opções Recortar,
Copiar, Colar, tradicionais em ambiente Windows. Podemos copiar dados entre campos,
copiar registros para o final da tabela ou copiar registros entre tabelas diferentes. Neste
último caso a cópia é feita segundo a ordem dos campos, independentemente do nome
deles. Caso se deseja que a cópia substitua certos registros, estes devem ser selecionados
antes de usar Colar. Se a cópia for para o final da tabela, utilizar Colar acréscimo no
menu Editar.

A folha de dados possui barra de ferramentas própria:


Filtros Aplicar/remover filtro

Salvar Desfaz a Classifica Botão utilizado


Visualizar última em ordem para localizar
impressão operação crescente e dados
decrescente

Figura 1.7 – Barra de ferramentas da folha de dados de uma tabela

Para procurar dados na tabela pode-se acionar o botão correspondente na barra de


ferramentas ou utilizar Localizar no menu Editar. Na caixa de diálogo que aparecerá em
seguida você pode escolher onde o dado deve ser procurado. Em princípio, a procura será
feita no campo onde está o ponto de inserção. Também é possível trocar uma informação
por outra através da opção Substituir do menu Editar. Neste caso é necessário fornecer o
valor a procurar e o novo valor que será atribuído.

Para mostrar na folha de dados apenas os registros que satisfaçam determinada condição
deve-se especificar um filtro. A montagem de filtros utiliza recursos análogos à
construção de consultas como será visto mais adiante. Uma vez especificados os critérios
de seleção dos registros, aplica-se o filtro com o botão correspondente. Para voltar a
visualizar todos os registros utiliza-se o botão Remover.

1.6 – Salvar tabela


Podemos salvar a tabela via menu Arquivo e opção Salvar. Se desejamos salvá-la com
outro nome, utilizar a opção Salvar como. Também será salva a tabela se fechamos a
janela via botão de fechamento Windows ou via Fechar no menu Arquivo. Observar que
podemos minimizar a janela Tabela via botão de minimização Windows. Deve ficar claro
que a operação de salvamento salva tanto a estrutura quanto o conteúdo (registros) da
tabela.

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As folhas de dados das outras tabelas que constituem o banco de dados Empresa estão
indicadas a seguir:

Figura 1.8 – Outras tabelas do Banco de dados Empresa.

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Capítulo 2 – Relacionamentos
É comum que informações de uma tabela estejam associadas com informações de outras
tabelas. Neste caso podemos estabelecer um relacionamento entre as duas tabelas. É
através do relacionamento que o Access consegue, a partir de informações numa tabela,
obter informações registradas na outra tabela. Existem três tipos de relacionamentos entre
duas tabelas A e B: um-para-um, um-para-muitos e muitos-para-muitos.

2.1 – Relacionamento um-para-um


O relacionamento um-para-um ocorre quando um registro na tabela A possui no máximo
um registro associado na tabela B e um registro na tabela B possui no máximo um
registro associado na tabela A.

Este relacionamento está presente no número do gerente/número do funcionário, entre o


cadastro de departamentos e o cadastro de funcionários. Para cada número de gerente
identificamos apenas um registro no cadastro de funcionários e cada funcionário é
eventualmente gerente de apenas um departamento.

2.2 – Relacionamento um-para-muitos


O relacionamento um-para-muitos ocorre quando um registro na tabela A pode ter mais
de um registro associado na tabela B, entretanto, um registro da tabela B possui no
máximo um registro associado na tabela A.

Este relacionamento está presente na sigla do departamento entre o cadastro de


departamento e o cadastro de funcionários. Para cada sigla no cadastro de departamentos
identificamos vários registros com esta sigla no cadastro de funcionários, entretanto, para
cada sigla no cadastro de funcionários identificamos no máximo um registro no cadastro
de departamentos.

Também deve ficar claro que, em princípio, podemos ter departamentos sem funcionários
e funcionários que momentaneamente não estão alocados em qualquer departamento.

2.3 – Relacionamento muitos-para-muitos


O relacionamento muitos-para-muitos ocorre quando um registro na tabela A pode ter
mais de um registro associado na tabela B e, analogamente, um registro na tabela B pode
ter mais de um registro associado na tabela A.

Os cargos ocupados por um funcionário ao longo do tempo constituem um


relacionamento desta natureza. Cada funcionário ocupou vários cargos e um cargo foi

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ocupado por diversos funcionários. Nesse relacionamento fica imediatamente aparente


que ao par funcionário/cargo provavelmente estarão associadas outras informações, por
exemplo, a data em que o funcionário assumiu o cargo em questão.

Relacionamentos do tipo muitos-para-muitos não podem ser especificados diretamente


em Access. É necessária a criação de uma tabela intermediária que no caso poderia ter o
nome: cargos ocupados. Cada registro nesta tabela seria composto de três campos:
número do funcionário, código do cargo e data de admissão neste cargo. Como se
observa, criou-se um relacionamento um-para-muitos entre o cadastro de funcionários e o
cadastro de cargos ocupados e, analogamente, outro relacionamento um-para-muitos
entre o cadastro de cargos e salários e o cadastro de cargos ocupados. Portanto um
relacionamento muitos-para-muitos é convertido em dois relacionamentos um-para-
muitos quando houver informações associadas aos pares relacionados.

2.4 – Criação de relacionamentos


Em Access podemos criar relacionamentos localizados, utilizados numa consulta
específica, ou relacionamentos globais que possivelmente terão um uso mais geral.
Relacionamentos de uso localizado serão vistos mais adiante no capítulo referente a
consultas.

Relacionamentos de uso geral são úteis porque podem ser usados automaticamente em
novas consultas, facilitam a geração de subformulários e subrelatórios e permitem um
certo grau de proteção em operações de atualização ao se impor a integridade referencial
para os relacionamentos como será visto adiante.

A criação e edição de relacionamentos é feita na janela Relacionamentos como mostra a


figura 2.1. Nesta janela mostra-se o diagrama de relacionamentos entre as tabelas. Para
cada tabela são mostrados os seus campos e linhas de associação com campos de outras
tabelas. Estas linhas representam os relacionamentos.

Figura 2.1 – Janela Relacionamentos

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Para exibir a janela Relacionamentos, clica-se o botão Relacionamentos na barra de


ferramentas da janela Banco de Dados. Em resposta aparece a janela acompanhada da
janela de diálogo Mostrar Tabela. Se o diálogo não aparecer, basta clicar o botão Mostrar
tabela na barra de ferramentas. No caso foram adicionadas as três tabelas anteriormente
construídas. As tabelas adicionais podem ser arrastadas e redimensionadas até que fiquem
visualmente legíveis.

Para criar o relacionamento entre o cadastro de departamentos e o cadastro de


funcionários, clica-se sobre o campo sigla do departamento na tabela cadastro de
departamentos e arrasta-se até o campo sigla do departamento na tabela cadastro de
funcionários. Em resposta surge a janela de diálogo relacionamentos (figura 2.3) para que
sejam fornecidas mais especificações sobre a ligação em questão. Caso se deseje alterar
posteriormente estas especificações basta dar duplo clique sobre a linha de união, isto faz
aparecer a janela de diálogo relacionamentos.

No caso deseja-se impor a integridade referencial para impossibilitar o cadastramento


de funcionários em departamentos inexistentes no cadastro de departamentos. Ao ligar
esta opção passa a ser necessário especificar também qual é o tipo de relacionamento. O
tipo um-para-muitos já aparece selecionado porque é o padrão do Access. Além disso, é
necessário indicar se deseja-se a atualização em cascata e a exclusão em cascata. A
atualização em cascata ocorre quando se altera a sigla de um departamento na cadastro de
departamentos e automaticamente todas siglas correspondentes no cadastro de
funcionários são atualizadas. A exclusão em cascata ocorre na caso da exclusão de um
departamento do cadastro de departamentos. Em resposta são excluídos todos os registros
correspondentes do cadastro de funcionários.

Ao fechar a janela Relacionamentos o sistema em geral pergunta se deseja-se salvar o


layout desta janela. Convém salvá-lo se uma nova distribuição das tabelas for
visualmente mais adequada. Deve-se observar que o desenho dos relacionamentos indica
se ele é do tipo um-para-muitos (algarismo 1 e símbolo de infinito) ou um-para-um
(algarismo 1). As bordas mais grossas da linha de união indicam que a integridade
referencial foi imposta para o relacionamento.

2.5 – Remoção de relacionamentos


Para remover um relacionamento basta selecionar a linha de união e acionar a tecla DEL.
Para remover uma tabela basta selecioná-la e acionar também a tecla DEL.

É importante lembrar que a remoção de uma tabela não remove o relacionamento. Se a


janela relacionamentos for fechada e acionada de novo, então a tabela apagada é
mostrada novamente com todos os seus relacionamentos. Portanto para remover um
relacionamento é necessário selecioná-lo explicitamente e acionar DEL, em seguida se
remove a tabela.

Pode-se apagar todo o conteúdo da janela Relacionamentos. Para isso, basta no menu
Editar acionar Limpar Layout. Mas isto não remove os relacionamentos registrados

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internamente. Em seguida pode-se adicionar uma tabela e utilizar o botão da barra de


ferramentas Exibir relacionamentos diretos para exibir apenas os relacionamentos
diretamente associados á tabela. Para exibir tudo, acione o botão Exibir todos
relacionamentos.

Mostrar Exibir Exibir todos Limpar


tabela relacionamentos relacionamentos layout
diretos

Figura 2.2 – Barra de ferramentas da janela Relacionamentos

Figura 2.3 – Janela de diálogo relacionamentos

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Capítulo 3 – Consultas

3.1 – Definição
Uma consulta recupera informações no Banco de Dados e eventualmente apresenta-as na
tela. Serão estudados três tipos de consultas:

- de seleção: seleciona e apresenta registros no formato padrão


- de cruzamento: seleciona e apresenta registros em formato de planilha
- de ação: altera o conteúdo de registros numa única operação

Os registros selecionados constituem um conjunto. Este conjunto é dinâmico no sentido


de seu conteúdo ter por origem várias tabelas e no sentido de só existir enquanto a
consulta estiver ativa. Ao fechar uma consulta, ele deixa de existir. Isto constitui uma
grande vantagem pois se alterarmos os dados de uma tabela as consultas sobre ela
automaticamente refletirão essas alterações.

Consultas constituem um recurso prático para obter informações específicas contidas no


Banco de Dados. Com elas podemos:

- escolher campos específicos de tabelas específicas;


- selecionar informações via critérios;
- mostrar as informações em várias ordens;
- obter dados de várias tabelas simultaneamente;
- calcular totais;
- criar formulários e relatórios;
- criar outras consultas e gráficos.

3.2 – Gerar nova consulta


A obtenção de uma nova consulta é feita a partir da janela Banco de Dados, selecionando
Consultas e clicando na opção Novo. Em resposta aparecerá uma caixa de diálogo que
permite que você escolha o modo como a consulta deve ser construída. Ou você mesmo
monta a consulta através do modo Estrutura ou você utiliza os Assistentes, que facilitam a
montagem tanto de consultas como relatórios, formulários etc.

Ao escolher o modo estrutura, aparecerá a janela de Consulta Seleção sobreposta com a


janela de diálogo Mostrar tabela. Para cada tabela ou consulta a adicionar, selecione seu
nome e clique no botão Adicionar. Caso se adicione uma tabela/consulta errada, basta
selecioná-la e apertar DEL para removê-la da área de tabelas.

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Figura 3.1 – Janela Mostrar tabela da consulta

A ativação da janela de diálogo Mostrar tabela também pode ser realizada através do
menu Consulta opção Mostrar tabela ou pelo botão correspondente na barra de
ferramentas.

A janela Consulta Seleção possui duas áreas, a área das tabelas envolvidas na consulta e a
área da consulta propriamente ativa. Nesta última área a montagem da consulta é feita
através do esquema QBE (query by example). Neste esquema criamos as consultas
arrastando campos da área superior da janela para a área inferior. Na planilha QBE cada
coluna contém informações a respeito do campo incluído na consulta.

Executa a Mostrar
consulta tabela Propriedades

Alterna entre o modo


estrutura e a folha de Janela Banco de
Tipo de Exibe/ Dados
dados consulta oculta totais

Figura 3.2 – Barra de ferramentas da Janela Consulta

A figura 3.3 mostra a estrutura da consulta que foi denominada “Engenheiros da


Empresa”. Ao acionar a execução da consulta aparece o resultado apresentado na figura

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3.4. Esta figura mostra que o resultado é apresentado numa folha de dados que, em
princípio, pode ser também usada para alterar e excluir registros.

Duplo clic seleciona tudo


Inclui todos
Chave primária os campos

A seta seleciona
Arrastar para o a coluna
campo ou duplo clic

Quais registros serão Classificação por Indica que será


exibidos vários campos exibida a coluna

Figura 3.3 – Estrutura da Consulta Engenheiros da Empresa

Figura 3.4 – Folha de Dados da consulta Engenheiros da Empresa

3.3 – Adicionar campos à consulta


Inicialmente deve-se selecionar os campos na tabela. Pode-se selecionar vários campos
clicando e apertando simultaneamente SHIFT ou CTRL. Em seguida, apontar para algum
dos campos selecionados e arrastar para a linha campo na área inferior.

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Também é possível adicionar um campo selecionando o campo na área inferior. Basta


abrir a caixa de combinação que aparece quando o ponto de inserção está posicionado na
área do campo e escolher entre os campos listados.

Para adicionar todos os campos da tabela à planilha QBE é necessário inicialmente


selecionar todos os campos. Há um atalho para esta tarefa: basta clicar duas vezes a barra
de título da tabela. Outro método consiste no arraste da linha de asterisco (*) da tabela
para algum campo da parte inferior. Entretanto, neste caso ele arrasta toda a tabela e
produz um efeito secundário interessante: caso a tabela venha a ser alterada na sua
estrutura, pela adição/exclusão de campos, não será necessário refazer a consulta
envolvida. Por outro lado, campos QBE baseados em asterisco não admitem critério de
classificação e seleção.

Para inserir um campo entre outros já existentes na planilha QBE basta arrastar o campo
selecionado na parte superior para o campo que ficará à direita do campo inserido. Para
rearranjar campos na planilha QBE basta selecionar e arrastar para outra posição. Para
eliminar um campo, basta selecionar e dar DEL. Para remover todos os campos da
planilha use a opção Limpar grade do menu Editar.

O texto que identifica colunas na folha de dados é o nome do campo. Muitas vezes esse
nome é longo e deseja-se substitui-lo por outro. Para tanto basta preceder o nome do
campo na planilha QBE com o nome desejado seguido de dois pontos. Exemplo: Cargo:
código do cargo. Entretanto, se a coluna possuir a propriedade legenda esta terá
prioridade.

Eventualmente é necessário utilizar um campo numa consulta sem que haja necessidade
de mostrá-lo na folha de dados, por exemplo, quando esse campo participa da chave de
classificação. Neste caso basta desativar a marquinha de Mostrar correspondente na
planilha QBE.

3.4 – Classificação dos dados apresentados


Basta especificar a ordem de classificação (crescente ou decrescente) dos campos que
fazem parte da chave de classificação. Observar que a ordem dos campos passa a ser
importante e, eventualmente, é necessário rearranjar as colunas em relação à sua ordem
na tabela original.

Nada impede de um campo da tabela ocorrer duas ou mais vezes como campo na planilha
QBE. Eventualmente essa pode ser uma solução interessante para poder usar o campo na
chave de classificação (onde sua posição é fixa) porém desativando sua apresentação na
linha Mostrar. A segunda versão do campo é exibida na posição desejada pelo usuário. O
mesmo efeito pode ser utilizado em conjunto com campos da planilha QBE oriundos de
asterisco. Como não é possível usar critérios de seleção e classificação para campos
asterisco, basta incluir uma duplicata dos campos necessários. Para essas duplicatas são

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estabelecidos os critérios de classificação e seleção concomitantemente com a


desativação de sua apresentação na linha Mostrar da planilha QBE.

3.5 – Salvar e imprimir consultas


Para salvar a consulta, use as opções Salvar e Salvar como/exportar do menu Arquivo.

Para imprimir a consulta devemos estar na folha de dados e acionar Visualizar impressão
para ver o layout da folha a ser impressa. A opção Imprimir do menu Arquivo realiza a
impressão permitindo eventualmente imprimir apenas os registros selecionados na folha
de dados. Para isso, basta escolher a opção Registros Selecionados como Intervalo de
Impressão.

3.6- Critérios de Seleção envolvendo um único campo


Como critério de seleção na planilha QBE podemos empregar diversos tipos de
expressões envolvendo diversos tipos de funções internas. O resultado de alguns critérios
exemplos é apresentado a seguir:

>520 todos os números maiores que 520


entre 520 e 528 todos os números entre 520 e 528 inclusive
= “Carlos Moreira” todos exatamente iguais a
“S*” todos iniciados com a letra S
“ fe*eira” por exemplo: ferreira, fereira, festeira
“sm?th” por exemplo: smith, smyth
“* * *” nomes de três palavras separadas por um branco
*/*/93 todas as datas de 93
negado como “S*” todos os nomes não iniciados por S
>=1-jan-92 e <=20-fev-93 todas as datas no intervalo
“S*” ou “R*” todos iniciados pela letra S ou R
nulo todos os registros com campo nulo
negado nulo todos os registros com valor no campo
em (“eng1”; “eng2”) todos com valor na lista
data() todos com a data atual
entre data() e data()-7 todos com data da última semana

3.7- Critérios de seleção envolvendo mais de um campo


Neste caso emprega-se as linhas Critério, ou e linhas seguintes da planilha QBE. Deve-se
observar a seguinte regra para definir expressões entre vários campos:

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- expressões ligadas por e ficam na mesma linha


- expressões ligadas por ou ficam em linhas diferentes.

Os exemplos seguintes esclarecem a questão:

a) selecionar todos os engenheiros e que sejam do departamento de finanças:

b) todos os engenheiros ou funcionários do departamento de finanças:

c) todos engenheiros nível 2 do departamento de marketing ou engenheiros nível 2 com


nomes iniciados pela letra R

Figura 3.5 – Seleções envolvendo mais de um campo

3.8 – Seleção com valores únicos sem repetição


Seja o problema de exibir os cargos constantes do cadastro de funcionários. Em princípio
basta montar uma consulta simples, envolvendo apenas o código do cargo, conforme a
figura 3.6.

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Figura 3.6 – Consultas sem e com valores exclusivos

Como se observa há repetição de valores pois todos os registros foram selecionados e


apenas o campo código do cargo é apresentado. Para listar sem repetição deve-se indicar
que a seleção deve omitir valores repetidos. Para tanto deve-se acionar na tela de projeto
(Modo Estrutura) o menu Exibir opção Propriedades ou clicar no botão correspondente.
Na janela de diálogo que aparece em seguida, ativar a opção Valores Exclusivos.

3.9 – Consultas com múltiplas tabelas


É comum que dados para uma consulta se localizem em diversas tabelas. Por exemplo, a
tabela cadastro de funcionários faz referência ao código do cargo do funcionário, mas não
especifica seu salário, pois na empresa exemplo o salário é função apenas do cargo.
Dessa forma, o salário correspondente a cada cargo consta somente na tabela cadastro de
cargos e salários.

Se desejamos fazer uma consulta que apresenta o nome do funcionário e seu salário será
necessária a referência a duas tabelas. Além disso, é necessário informar ao sistema como
as informações se ligam entre as tabelas, no caso, a ligação é através do código do cargo

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que consta nas duas tabelas. Essa ligação é estabelecida no modo estrutura da consulta
após ter-se adicionado as duas tabelas na parte superior. Para fazer a ligação, basta clicar
sobre a linha código do cargo na tabela cadastro de funcionários e arrastar até que o
ícone fique sobre a linha código do cargo na tabela cadastro de cargos e salários. Se os
campos envolvidos possuírem o mesmo nome nas duas tabelas então o Access tentará
estabelecer o relacionamento automaticamente.

Da mesma forma, caso já tenham sido estabelecidos os relacionamentos entre as duas


tabelas na janela relacionamentos, então ao adicionar as tabelas na janela de projeto de
consultas automaticamente aparecerá a reta de ligação entre os campos relacionados.

Finalmente especificamos na planilha QBE quais campos a incluir na consulta:

- o nome do funcionário
- o salário do cargo
- o desconto de 8% sobre o salário

O último campo é um campo computado cuja descrição se inicia com a palavra desconto
seguida de dois pontos. Esta será a legenda da coluna. O cálculo efetuado envolve a
seguinte expressão:

Cmoeda(IIf(Énulo([salário do cargo]);0;[salário do cargo]*0,08))

Esta fórmula envolve várias funções internas do sistema. Inicialmente deve-se observar
que campos envolvidos em expressões precisam estar entre colchetes, daí a razão de se
escrever [salário do cargo].

A função IIf é uma função do tipo IIf(x;y;z) onde x é um teste e y e z são os resultados
que a função fornece. Se o teste der verdadeiro, então retorna o resultado y, se o teste der
falso, então retorna z. No caso, é necessário testar o campo salário do cargo pois podemos
ter funcionários sem cargo. Dessa forma, é feito um teste para verificar se o campo tem
valor nulo.

Observar que ao digitar IIf, o nome da função é automaticamente substituído pelo nome
Selmed. Observar também que o fato do salário não existir é que está sendo testado pela
função Énulo e não que o valor do salário valha zero.

Se não existir o salário então retorna zero como desconto. Se o salário existir então ele é
empregado para calcular 8% sobre ele. Tanto um resultado quanto o outro acabam sendo
alimentados na função Cmoeda que converte esse resultado do formato interno para
formato moeda e que é finalmente apresentado na folha de dados.

A fórmula para cálculo dos descontos foi digitada diretamente na coluna QBE porém,
poderia ter sido construída com auxílio do botão Construir que aciona o construtor de
expressões.

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Figura 3.7 – Consulta envolvendo várias tabelas

Figura 3.8 – Folha de dados de consulta envolvendo várias tabelas

3.10 – Totalizações
É possível obter totais em consultas. Podemos contar o número de ocorrências de
registros, obter somas, médias, mínimos, máximos etc. Para obter totais é necessário
acrescentar uma linha Total na planilha QBE o que é feito pelo botão somatória na barra
de ferramentas ou menu Exibir opção Totais.

Na linha Total para cada campo da consulta deverá ser especificado o tipo de totalização
desejada. Por exemplo, se o campo servir apenas para contar registros, devemos escolher
a opção Contar. Se o campo tiver que ser somado, escolhe-se Soma. Por outro lado,
sempre haverá campos que vão controlar o agrupamento dos registros, por exemplo, se

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desejamos totais por departamentos, no caso para o de nome do departamento,


especificaremos Agrupar por.

Para obter totais de subagrupamentos basta incluir na sequência correta os campos que
dão origem aos grupos e subgrupos indicando a ordem de classificação mais conveniente.
O exemplo da figura 3.9 mostra a obtenção do total de funcionários por cargo dentro de
cada departamento. Para cada entrada nesta consulta também é apresentada a soma dos
salários.

Na figura 3.10 da folha de dados observa-se que a coluna com o total dos salários possui
legenda e está em formato moeda. Estas características foram definidas selecionando a
coluna salário do cargo na janela de estrutura da consulta e acionando o botão
propriedades na barra de ferramentas. Na janela Propriedades do campo foram
especificados o formato moeda, casas decimais automáticas e legenda Soma.

Figura 3.9 – Consulta envolvendo totalizações

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Figura 3.10 – Folha de dados de consulta envolvendo várias tabelas

3.11 – Tabelas Cruzadas


As totalizações vistas anteriormente também podem ser obtidas através de consultas de
referência cruzada. A figura 3.11 mostra a construção de uma consulta deste tipo na
janela Consulta de Tabela de Referência Cruzada acionada pelo botão correspondente na
barra de ferramentas.

Neste tipo de consulta deve-se indicar qual a informação que caracteriza linhas e colunas.
Isto é indicado na linha Referência cruzada: linha, coluna ou valor. No exemplo, o campo
Número do funcionário foi usado como valor para indicar contagem dos funcionários do
par departamento e cargo. Além disso, é necessário indicar na linha total como cada
campo deve ser computado. A sigla do departamento e o código do cargo são campos de
agrupamento e o número do funcionário indica simples contagem.

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Figura 3.11– Estrutura de consulta de Referência Cruzada

Figura 3.12 – Folha de Dados da consulta de Referência Cruzada

3.12 – Propriedades da Associação


Quando se constrói uma relação entre duas tabelas numa consulta é necessário especificar
qual o tipo de associação desejada. Esta questão pode ser observada na consulta que
relaciona para cada departamento o nome do seu gerente. A figura 3.13 mostra a estrutura
dessa consulta que envolve duas tabelas e uma associação entre o número do gerente e o
número do funcionário (foi removido o relacionamento entre siglas do departamento).

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Figura 3.13 – Consulta para campos associados iguais

Ao se clicar sobre a linha de associação aparece a janela Propriedades da Associação,


conforme a figura 3.14.

Figura 3.14 – Janela para definir tipo de associação

Nessa janela está ligada a primeira opção, o que indica que na folha de dados da consulta
só irão aparecer as informações de campos das duas tabelas para registros onde o número
do gerente e o número do funcionário forem iguais. A folha de dados correspondente
aparece na figura 3.15.

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Figura 3.15 – Folha de dados para a associação tipo 1

Por outro lado, se desejamos que apareçam todos os departamentos mesmo aqueles que
não possuem gerente ou cujo número de gente por alguma razão não ocorra no cadastro
de funcionários, então devemos ligar a opção que inclui todos os registros do cadastro de
departamentos. Observar que neste caso a linha de associação se transforma numa seta
que vai do cadastro de departamentos para o cadastro de funcionários. A folha de dados
correspondente aparece na figura 3.16.

Figura 3.16 - Folha de dados para a associação tipo 2

Finalmente é possível relacionar todos os funcionários do cadastro de funcionários


acompanhados de seu eventual registro associado no cadastro de departamentos (caso
sejam gerentes). Neste caso é necessário escolher a terceira opção na janela Propriedades
da Associação. Observar que neste caso a linha de associação se transforma numa seta
que vai do cadastro de funcionários para o cadastro de departamentos. A folha de dados
correspondente aparece na figura 3.17.

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Figura 3.17 – Folha de dados para a associação tipo 3

3.13 – Consultas com parâmetros


Podemos construir consultas cujos critérios de seleção podem ser fornecidos quando a
consulta for executada. Por exemplo, podemos pedir ao usuário que forneça a sigla do
departamento dos funcionários que deseja listar na tela. Para tanto construímos uma
consulta normal de seleção, por exemplo, a partir da tabela cadastro de funcionários e na
linha Critério do campo sigla do departamento especificamos uma mensagem entre
colchetes: [informar sigla do depto a listar]. Essa mensagem é apresentada através de uma
janela de informação de parâmetro onde o usuário deve digitar a sigla desejada. Apenas
os registros com esta sigla serão listados. A figura 3.18 mostra a estrutura e janela de
solicitação do parâmetro.

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Figura 3.18 – Consulta com parâmetro

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Capítulo 4 – Consultas envolvendo ações


Consultas do tipo seleção apenas apresentam dados na tela para o usuário inspecionar.
Também podemos realizar ações com ou sobre o Banco de Dados e neste caso também
empregamos consultas. Como estas consultas causam efeitos secundários, são
identificadas por outros tipos de ícones na janela Banco de dados.

Figura 4.1 – Botão tipo de consulta

O sistema em geral vai exigir confirmação para cada ação realizada por este tipo de
consulta. Observe que esta confirmação pode ser inibida ( via menu Ferramentas, opção
Opções, categoria Editar/Localizar, opção Confirmar consultas Ação).

Para construir consultas envolvendo ações secundárias normalmente partimos de uma


consulta tipo Seleção. Também é uma boa prática inicialmente testar a seleção para
verificar sobre quais registros ela atua antes de transformá-la numa consulta tipo Ação.

As ações que podemos ativar são:

- Construir novas tabelas


- Excluir registros de tabelas
- Adicionar registros à tabela
- Alterar blocos de registros de tabelas.

4.1 – Construir novas tabelas


Inicialmente criamos uma consulta tipo seleção que seleciona os registros que desejamos
converter numa tabela. Uma utilidade típica desse tipo de ação é a criação de tabelas que
vão ser exportadas/transferidas para outros sistemas/usuários.

Por exemplo, podemos desejar criar uma tabela contendo os funcionários do


departamento de marketing acompanhados de suas respectivas remunerações. Para isso
inicialmente construímos uma consulta tipo Seleção. A seguir convertemos esta consulta
numa consulta para construir nova tabela, acionando o menu Consulta na janela de

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estrutura da consulta ou Botão tipo de consulta e clicando na opção Consulta criar tabela.
Em resposta aparecerá uma janela de diálogo para informar o nome que deve ser
atribuído a tabela: funcionários de mkt.

O asterisco Não exibir: usado


indica que todos apenas para
os campos do selecionar registros
cadastro serão
incluídos

Figura 4.2 – Consulta para a criação de uma nova tabela

Observar na figura 4.2 que na consulta foram incluídos todos os campos do cadastro de
funcionários através do arraste do asterisco correspondente. Isto impede a especificação
do critério de seleção, por esta razão foi incluída a coluna sigla do departamento, porém,
com a caixa Mostrar inibida. Além disso, para a coluna salário do cargo foi necessário,
via diálogo de propriedades do campo, especificar formato moeda com duas casas
decimais.

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Para realizar a ação devemos acionar o botão de execução na barra de ferramentas (botão
com ponto de exclamação). O sistema responde dizendo quantos registros serão copiados
e exige confirmação. Para inspecionar a tabela gerada devemos fechar a janela de
estrutura de consultas e ir para a janela do Banco de Dados ativando Tabela e Abrir para a
tabela funcionários de mkt.

4.2 – Excluir registros de tabelas


Neste exemplo vamos usar uma cópia da tabela funcionários de mkt criada no item
anterior. Para obter esta cópia, selecionamos a tabela original na janela Banco de
Dados e acionamos o menu Editar, opção Copiar. Em seguida usamos a opção Colar que
solicitará o nome da nova tabela: funcionários de mkt – cópia1. Serão copiados a
estrutura e o conteúdo da tabela.

A nova tabela funcionários de mkt – cópia1 será usada como argumento da consulta de
exclusão onde o objetivo será o de remover todos os funcionários que sejam engenheiros.
Inicialmente se constrói uma consulta tradicional de seleção, verifica-se se ela está
selecionando o que se deseja e em seguida transforma-se a mesma numa consulta
exclusão via menu Consulta opção Consulta exclusão. Essa opção acrescenta na planilha
QBE uma linha a mais denominada Excluir onde deverá ser indicada a tabela da exclusão
(De) e o campo critério de exclusão (Onde).

Onde: indicação do
campo cujo critério será
considerado como sendo
de exclusão.
De: indicação da
tabela na qual a Critério dos
exclusão deve ser registros a serem
feita excluídos

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Figura 4.3 – Consulta para a exclusão dos engenheiros da tabela funcionários de mkt -
cópia1

4.3 – Anexar registros à tabela


Neste exemplo vamos tentar recompor a tabela funcionários de mkt – cópia 1, voltando a
acrescentar os registros dos engenheiros. Para não modificar a tabela cópia 1 vamos gerar
uma cópia 2 idêntica á cópia 1. Só que agora iremos usar o procedimento de construção
de novas tabelas visto no item 4.1:

- na janela Banco de Dados escolher Consulta e clicar em Novo


- adicionar a tabela funcionários de mkt – cópia 1
- duplo clique no asterisco
- no menu Consulta , escolher Consulta criar tabela
- atribuir nome funcionários de mkt – cópia 2 à nova tabela
- executar a consulta via botão de execução
- fechar a janela de estrutura sem salvar, já que a consulta possui caráter apenas
eventual

A consulta de anexação de registros utiliza como origem dos campos as tabelas cadastro
de funcionários e cadastro de cargos e salários pois será necessário acrescentar o salário
de cada funcionário.

Como pretendemos anexar somente os engenheiros, será necessário indicar na planilha


QBE que além da seleção do departamento(mkt), é necessário selecionar o cargo(eng*).
Portanto iremos selecionar os funcionários de mkt que sejam engenheiros. A seguir, a
consulta é convertida numa consulta de anexação escolhendo a opção Consulta acréscimo
do menu Consulta. Será solicitado o nome da tabela a qual as informações serão
anexadas: funcionários de mkt – cópia 2. Em seguida podemos executar a consulta via
botão executar e salvar a Consulta de anexação com nome: anexa eng* em funcionários
de mkt – cópia 2. Observar na figura 4.4 que os dados foram recompostos porém estão
fora de ordem pois a tabela não possui chave primária.

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A quais campos será


feita a anexação Engenheiros do depto de mkt

Figura 4.4 – Consulta para a anexação de registros a funcionários de mkt – cópia 2

4.4 – Alterar blocos de registros


A alteração manual de registros é conveniente quando o volume de dados a alterar é
baixo. Quando o volume é grande convém realizar a alteração através de uma consulta de
alteração. Por exemplo, vamos alterar os salários dos engenheiros e dos analistas de
sistemas na tabela cadastros de cargos e salários acrescentando-lhes 20% no seu valor.

Inicialmente cria-se uma consulta normal de seleção indicando todos os campos da tabela
cadastros de cargos e salários necessários. Na folha de dados observa-se se a seleção está
correta pois sobre estes registros é que a alteração irá atuar. A seguir escolhe-se a opção
Consulta atualização do menu Consulta, e que acrescenta uma linha Atualizar para na
planilha QBE. Nesta linha indica-se o novo valor computado para o campo dos registros
que serão selecionados. Executa-se a atualização via botão executar e salva-se a consulta
com nome apropriado.

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Figura 4.5 – Consulta para a atualização de alguns salários

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Capítulo 5 – Formulários: operações básicas


Formulários constituem telas para a entrada e apresentação de informações. O layout
destas telas é determinado pelo projetista do Banco de Dados e pode envolver alguma
sofisticação tal como uso de cores, letras de diversos tipos e tamanhos, figuras, botões
etc. Nos formulários é possível apresentar resultados de cálculos e efetuar consistências
sobre dados alimentados. Eventualmente pode-se imprimir um formulário apesar do
Access possuir um recurso específico para a apresentação de informações impressas:
relatórios.

Existem três tipos importantes de formulários: colunar, tabular e subformulários. Em


geral é possível criar rapidamente um formulário através de um recurso denominado
Assistente. Os assistentes geram formulários relativamente padronizados sobre os quais,
se o projetista desejar, é possível fazer ajustes. A sequência de passos para a criação de
um formulário através do assistente é o seguinte:

- na janela Banco de dados, selecionar Formulários e clicar o botão Novo


- escolher a opção Assistente de formulário
- escolher a tabela ou consulta para a qual o formulário será desenvolvido
- seguir as indicações dadas pelas janelas apresentadas pelo assistente.

Para gerar um formulário rapidamente no formato padrão basta escolher o assistente para
autoformulários colunar, tabular ou folha de dados.

Ao final deste processo pode-se inspecionar o formulário gerado na janela de estrutura ou


na janela de formulário com os dados da tabela ou consulta. Acessoriamente pode-se
inspecionar essa tabela ou consulta no formato padrão de folha de dados, basta acionar os
botões correspondentes na barra de ferramentas na parte superior da tela. A figura 5.1
mostra o formulário gerado para o cadastro de funcionários.

Figura 5.1 – Formulário gerado pelo assistente para o cadastro de funcionários

Para verificar a distribuição das informações desse formulário impresso, basta acionar o
botão Visualizar impressão. Este botão também pode ser acionado diretamente na janela
Banco de Dados. O sistema fornece uma visão da impressão em formato compactado.
Para visualizar detalhes pode-se acionar o zoom clicando sobre a parte desejada. Para sair

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do modo de visualização de impressão, basta clicar a tecla ESC ou clicar o botão Fechar
na barra de ferramentas.

Seções

Rótulos Caixas de texto associadas a campos da tabela

Figura 5.2 – Janela de projeto do formulário do cadastro de funcionários.

As barras de ferramentas para a construção de formulários apresentam recursos que


dependem da personificação usada (menu Exibir, opção Barra de Ferramentas,
Personalizar). Em geral apresentam-se configuradas conforme a figura 5.3. Além disso,
também é empregada a caixa de ferramentas para construir rótulos e caixas de texto
conforme detalhado a seguir. Caso as barras ou a caixa não estejam visíveis no modo
estrutura do formulário deve-se torná-los visíveis através das opções no menu Exibir.

Mostra a folha de Lista de Caixa de Propriedades


dados, formulário ou campos ferramentas
estrutura

Seleciona objetos do formulário Cor de Cor de Cor de Tipo de


fundo letra borda borda

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Figura 5.3 – Barras e caixa de ferramentas para a construção de formulários

O projetista de formulários manipula controles na janela de estrutura. As ações que ele


pode realizar em geral envolvem seleção, movimentação, redimensionamento e ajuste
destes controles. Estas ações básicas também valem para o desenvolvimento de relatórios
sendo apresentadas a seguir.

5.1 – Seleção
A seleção do controle é feita clicando sobre ele, em resposta aparecem marcas guias de
manipulação (handles). Alguns controles, como caixas de texto, possuem outro controle
associado do tipo rótulo. Estes dois controles em geral andam juntos.

Guias de Movimentação

Guias de Redimensionamento

Rótulo Caixa de texto selecionada

Figura 5.4 – Caixa de texto com rótulo associado

Clicando sobre o rótulo será considerado selecionado o rótulo, clicando sobre a caixa de
texto será considerada selecionada a caixa de texto.

É possível selecionar múltiplos controles clicando o mouse fora da área em que estão
estes controles, arrastando por sobre eles até envolvê-los e soltando em seguida o mouse.
Este procedimento também pode ser usado para selecionar só caixas de texto ou só
rótulos dependendo de quais objetos foram envolvidos pela seleção. Outra forma de
selecionar múltiplos controles é clicando um por um enquanto se mantém pressionada a
tecla SHIFT.

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5.2 – Movimentação
Para movimentar o par rótulo e caixa de texto selecionados deve-se colocar o cursor
sobre suas bordas inferiores até que ele se transforme numa mãozinha. Neste instante
deve-se clicar e arrastar.

Para mover apenas o rótulo, clicar a sua guia de movimentação(a seta se transforma em
uma mãozinha com o dedo indicador apontando para a guia) e arrastar. Para mover
apenas a caixa de texto utilizar sua correspondente marca guia. Observar que apesar da
movimentação ser separada, os dois controles permanecem associados.

Caso seja necessário mover apenas um dos elementos do par para outra seção (cabeçalho,
rodapé), será necessário utilizar o menu Editar. Seleciona-se o elemento e utiliza-se
Recortar. A seguir seleciona-se a seção objetivo e aciona-se Colar. Agora os dois
controles estarão definitivamente desassociados.

Para restringir a direção de movimentação dos controles recomenda-se manter


pressionada a tecla SHIFT, selecionar o controle e arrastá-lo. A direção do primeiro
movimento prevalecerá e será a única segundo a qual poderemos mover o controle até
soltar o botão do mouse.

5.3 – Redimensionamento
O redimensionamento é feito através do posicionamento do mouse sobre uma guia de
redimensionamento. O ponteiro deve mudar de formato para uma seta de duas pontas,
neste instante deve-se clicar e arrastar.

É possível ajustar as bordas de rótulos ao texto que ele contém automaticamente. Deve-se
selecionar o rótulo e acionar Formatar, Dimensionar, Para caber. Caso o texto seja
expandido ou reduzido em quantidade de caracteres, automaticamente é feito o ajuste das
bordas.

5.4 – Replicação
Podemos duplicar um controle diversas vezes. Deve-se selecionar o controle e usar o
menu Editar com a opção Duplicar. A duplicata que aparece ao lado ou abaixo do
controle original deve ser movida para a posição desejada e, caso necessário, nova
duplicação pode ser solicitada. Neste caso a duplicata já vai aparecer numa posição
relativamente idêntica a que havia entre os dois controles anteriores.

Outra maneira de replicar é através do recurso Copiar/Recortar/Colar. Neste caso


seleciona-se o objeto, recorta-se ou copia-se via menu Editar. A seguir, seleciona-se a

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seção (detalhe, rodapé, cabeçalho) para onde deve ser feita a colagem. Novamente no
menu Editar escolhe-se Colar.

5.5 – Remoção e associação de rótulos


Para remover um controle com seu rótulo associado deve-se clicar o controle e acionar a
tecla DEL. Para remover apenas o rótulo deve-se clicar o rótulo e acionar DEL.

Para reassociar um rótulo, o procedimento é algo complicado. Inicialmente deve criar um


novo rótulo via ferramenta da caixa de ferramentas. Selecione o botão, clique no
formulário, digite o texto. Em seguida recorte o rótulo via Editar; Recortar. Agora
seleciona-se o controle ao qual será associado o rótulo e aciona-se Editar; Colar.

5.6 – Alinhamento à grade


O alinhamento correto e preciso entre controles de um formulário é difícil de obter
manualmente. O Access dispõe de uma grade de alinhamento automático e que pode ser
apresentada na janela de projeto do formulário. A grade só é usada durante a fase de
projeto.

Para que a grade seja exibida e utilizada automaticamente, várias providências precisam
ser tomadas:

- ligar a opção Grade no menu Exibir


- ligar a opção Encaixar na grade no menu Formatar
- selecionar o formulário clicando em área fora das seções.
- No menu Exibir acionar a opção Propriedades para apresentar na tela a janela de
diálogo de propriedades do formulário
- Na pasta Formato localizar as propriedades Grade X e Grade Y e atribuir a elas algum
valor menor ou igual a 9, por exemplo 5, o que indica cinco pontos de grade por cm
de formulário nas direções x e y.

A partir deste instante, todos os novos controles desenhados na tela serão


automaticamente alinhados às marcas de grade. Caso, para algum controle, não se deseje
este efeito, deve-se manter pressionada a tecla CTRL enquanto se desenha/arrasta o
controle na tela.

A apresentação da grade pode ser desligada desativando a opção Grade no menu Exibir.
O alinhamento automático pode ser inibido desligando a opção Encaixar na grade no
menu Formatar.

Se o alinhamento automático não está ativo, é possível momentaneamente fazer um


alinhamento. Deve-se selecionar os controles a acionar o menu Formatar, opção Alinhar

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seguida da opção À grade. Todos os controles selecionados serão alinhados segundo sua
ponta superior esquerda.

Caso se deseje que um controle totalmente desalinhado (nem a ponta superior esquerda,
nem suas dimensões estão conforme a grade) fique de acordo com a grade deve-se
acionar o menu Formatar com a opção Dimensionar/na grade.

5.7 – Alinhamento entre controles


Independentemente da grade, é possível alinhar controles entre si. Deve-se selecionar
controles que estejam relativamente numa mesma linha ou coluna e acionar o menu
Formatar opção Alinhar seguido de escolha entre Esquerda, Direita, Superior e Inferior.
O alinhamento será sempre em relação ao lado do controle mais afastado do grupo.

5.8 – Cópia de Formulários


É comum desenvolver um novo formulário a partir de uma cópia de um formulário já
existente. Para produzir uma cópia no mesmo banco de dados deve-se realizar as
seguintes operações na janela Banco de Dados:

- selecionar o formulário na tela Banco de Dados


- no menu Editar usar Copiar
- no menu Editar usar Colar
- informar o nome da cópia na janela de diálogo

Para copiar formulários entre Banco de Dados distintos deve-se utilizar a opção Exportar
do menu Arquivo.

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Capítulo 6 – Formulários: projeto e desenvolvimento


Formulários podem ser gerados pelos assistentes e/ou desenvolvidos pelo usuário.
Existem alguns recursos para auxiliar nesta tarefa na janela de projeto:

- a lista de propriedades do controle selecionado


- a lista de campos da tabela ou consulta
- as barras de ferramentas
- a caixa de ferramentas

A lista de propriedades permite ajustar características específicas de cada controle. Para


exibi-la deve-se selecionar o objeto, o menu Exibir e opção Propriedades ou acionar o
botão de propriedades na barra de ferramentas. O mesmo efeito também é obtido clicando
duas vezes o objeto ao selecioná-lo. Ao digitar o valor de uma propriedade pode ser que a
área seja insuficiente, utilize SHIFT + F2 para mostrar a caixa de zoom da propriedade.

Para exibir a lista de campos deve-se acionar o menu Exibir e opção Lista de Campos.
Também pode-se acionar o botão da lista de campos na barra de ferramentas.

Existem paletas de cores para o fundo/preenchimento, para o primeiro plano/fonte e para


linha/borda. A utilização dessas paletas é realizada através da barra de ferramentas de
formatação que, caso não esteja ativa, deve ser acionada via menu Exibir opção Barra de
Ferramentas e Formatação.

A caixa de ferramentas em geral já vem exibida quando alternamos para a janela de


estrutura. Caso seja necessário forçar a exibição da caixa de ferramentas, deve-se usar o
menu Exibir opção Caixa de ferramentas, ou clicar o botão correspondente na barra de
ferramentas.

Selecionador de objetos Assistente para controles


Rótulo Caixa de texto

Grupo de opção Botão alternar


Botão de opção Caixa de seleção
Caixa de combinação Caixa de listagem
Botão de comando Imagem
Moldura de objeto não acoplado Moldura de objeto acoplado
Quebra de página Controle guia
Subformulário/subrelatório Linha
Retângulo Mais controles

Figura 6.1 – Recursos da Caixa de Ferramentas

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No formulário criamos e manipulamos controles que podem ser de três tipos:

- controle associado a algum campo de tabela ou consulta e que exibirá


automaticamente o conteúdo deste campo
- controle sem associação como é o caso de retas, retângulos, cabeçalhos e caixas de
texto para a entrada de dados que não vão para a tabela
- controle calculado que ficará ligado à uma expressão.

6.1 – Criação de controles associados a campos


Gera-se controles deste tipo a partir da lista de campos. Basta selecionar os campos e
arrastá-los para a posição desejada do formulário. Em princípio o Access sempre cria
uma caixa de texto e seu rótulo para cada campo selecionado.Caso se deseja criar um
outro tipo de controle, deve-se selecionar seu botão na caixa de ferramentas antes de
selecionar os campos na lista de campos.

Eventualmente deseja-se associar um campo a um controle que foi criado no formulário


sem associação. Neste caso é necessário abrir a janela de propriedades do controle e
atribuir o nome do campo à propriedade Origem do Controle.

6.2 – Criação de controles não associados ou calculados


Neste caso a geração é a partir da caixa de ferramentas. Seleciona-se o botão do controle
desejado e em seguida deve-se clicar o lugar do formulário onde o controle deve ficar.
Após clicar já é possível digitar a expressão de cálculo ou texto desejado para o campo.
Se o objetivo for apenas desenhar o controle então deve-se, após clicar o formulário,
arrastar o mouse até obter o formato desejado.

Controles do tipo rótulo podem armazenar várias linhas de texto. Deve-se observar que a
mudança de linha se efetua inserindo um caráter de mudança de linha no texto através do
acionamento simultâneo das teclas CTRL e ENTER.

Para armazenar uma expressão numa caixa de texto calculada deve-se iniciar a expressão
com o sinal de igual (=). Por exemplo, para mostrar a data corrente na tela utilizar-se-ia
=Date( ). Também convém lembrar que nomes de campos de tabelas em expressões
devem vir envolvidos por colchetes. Estas recomendações também valem para caixas de
combinação e caixas de listagem.

6.3 – Definição de propriedades de controles


Podemos definir e redefinir propriedades do controle selecionado através da janela da
lista de propriedades. Basta selecionar o controle, abrir a janela e efetuar as definições
desejadas. As propriedades que usualmente se altera são:

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Formato: permite especificar um formato para a apresentação de


valores nas caixas
Casas Decimais: quantas casa decimais serão apresentadas
Texto da barra de Status: texto a ser exibido na barra de status na parte inferior da
tela quando o controle for ativado no formulário
Valor Padrão: valor padrão que preenche inicialmente o controle
Regra de validação: teste da consistência sobre o dado alimentado, por exemplo
>0 e <1000
Bloqueado: indica que este controle não pode receber qualquer entrada
de dados.

6.4 – Caixas com listas de escolhas


Quando alimentamos dados tais como a sigla de um departamento ou código de um cargo
somos, em princípio, obrigados a nos recordar da lista dos possíveis valores. Uma forma
de facilitar a tarefa do usuário é apresentar-lhe a lista junto com o formulário. Há duas
alternativas para isso: caixas de combinação e caixas de listagem.

Para mostrar sua sistemática de uso vamos tomar o formulário cadastro de funcionários
gerado pelo assistente e reconfigurá-lo com uma caixa de combinação para o código do
cargo e com uma caixa de listagem para o campo sigla do departamento (figura 6.2).

Figura 6.2 – Estrutura do formulário com listas de escolhas

Caixa de combinação para código do cargo

Inicialmente deve-se selecionar e remover o rótulo e a caixa de texto correspondente ao


código do cargo pois vamos substitui-los pela caixa de combinação. Proceder conforme
indicado:

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- escolher caixa de combinação na caixa de ferramentas


- desenhar na área de detalhe
- no rótulo associado digitar “código”
- selecionar a caixa de combinação e abrir a janela de propriedades definindo:

Tipo de origem da linha como sendo Tabela/Consulta, pois iremos obter os códigos dos
cargos da tabela cadastro de cargos e salários, somente os códigos lá cadastrados
poderão ser escolhidos pelo usuário.

Origem da linha como sendo cadastro de cargos e salários, pois é a tabela onde estão os
códigos válidos.

Número de colunas como sendo 3, pois queremos apresentar os três primeiros campos
que constituem a tabela cadastro de cargos e salários.

Cabeçalhos das colunas como sim, pois desejamos identificar pelo nome dos campos da
tabela origem as colunas da caixa de combinação.

Largura das colunas como sendo 1cm; 2,71cm; 2cm, pois desejamos evitar que a caixa de
combinação venha com barras de rolagem horizontais.

Coluna acoplada como sendo 1, pois é o primeiro campo da tabela cadastro de cargos e
salários que contém o código do cargo que pode ser escolhido pelo usuário.

Linhas da lista como sendo 8, pois queremos evitar a barra de rolagem vertical.

Limitar a uma lista como sendo sim, pois queremos impedir que o usuário digite um valor
para o código do cargo, ele apenas pode escolher dentre a lista.

Finalmente, e isto deve ser entendido claramente, é necessário indicar de onde vem o
valor apresentado na caixa de combinação (ou para onde vai o valor escolhido da lista
que se abre abaixo da caixa de combinação). Para isso é necessário definir a propriedade
Origem do controle como sendo: código do cargo. Esse código do cargo é o campo da
tabela cadastro de funcionários para a qual estamos projetando este formulário.

Caixa de listagem para a sigla do departamento

As caixas de listagem ficam permanentemente “abertas” no formulário contrariamente às


caixa de combinação que o usuário “abre” clicando o botão associado. Portanto as caixas
de listagem precisam de alguma área livre no formulário apesar de suas barras de
rolagem.

Neste exemplo não iremos remover a caixa de texto para a sigla do departamento. O
objetivo é mostrar uma lista de possíveis siglas dentre as quais o usuário escolhe uma.
Além disso, não iremos criar esta lista a partir da tabela cadastro de departamentos (o

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que seria mais correto) pois o exemplo visa mostrar a possibilidade de definir a lista de
valores na janela de propriedades. Procedimento:

- escolher a caixa de listagem na caixa de ferramentas


- desenhá-la na área de detalhe
- mover o rótulo que veio junto para cima da caixa de listagem e alterar seu texto para:
“relação de siglas”
- selecionar a caixa de listagem e abrir a janela de propriedades definindo:

tipo de origem da linha como sendo Lista de valores, pois desejamos listar os valores
manualmente a seguir

origem da linha como sendo fin;mkt;pro

Finalmente é necessário indicar de onde vem a informação que realça a linha da lista ou
para onde vai a escolha efetuada na lista. Para isso é necessário definir a propriedade
Origem do controle como sendo sigla do departamento. Esse é outro campo da tabela
cadastro de funcionários que é a base do formulário que está sendo desenvolvido.

Figura 6.3 – Janela do formulário com a caixa de combinação aberta

6.5 – Subformulários
É possível criar formulários contidos dentro de formulários. Por exemplo, podemos listar
para cada departamento os funcionários que lá trabalham. A nível de departamento cria-
se um formulário de coluna simples ao qual incorporamos um subformulário a nível de
funcionário em formato tabular.

O procedimento para a criação do exemplo consiste de três partes: a criação de uma


consulta para o subformulário, a criação do subformulário a partir desta consulta e

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finalmente a criação do formulário principal e incorporação do subformulário. Em todos


os processos envolvendo a criação de formulários utilizou-se assistentes realizando-se os
ajustes necessários ao final.

a) Criação da consulta salários e descontos por func por depto

Esta consulta envolve duas tabelas pois a sigla do departamento e o nome do funcionário
constam numa tabela, enquanto o salário dele consta em outra. A ligação entre elas
precisa ser estabelecida através do código do cargo. Escolheu-se uma ligação com a
propriedade da associação indicando que devem ser incluídos todos os registros do
cadastro de funcionários. Para ativar a janela de propriedade da ligação deve-se
selecionar a ligação e ativar o menu Exibir opção Propriedades da Associação. Esse tipo
de ligação força a entrada de todos os funcionários inclusive aqueles momentaneamente
sem cargo. A janela de projeto correspondente é apresentada na figura 6.4.

O desconto foi computado através da fórmula Cmoeda(IIf(Énulo([salário do


cargo];0;[salário do cargo]*0,08))

Figura 6.4 – Consulta salários e descontos por func por depto

b) Criação do formulário salários e descontos por func por depto (sub)

Utiliza-se o assistente gerador de formulários a partir da consulta criada anteriormente:


salários e descontos por func por depto. Utilizar um assistente para o formato tabular
incluindo todos os campos, estilo padrão e título “salários e descontos por func por
depto(sub)”

No formulário gerado são necessários vários ajustes:

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- ajustar os títulos das colunas nas caixas de rótulo do cabeçalho


- ajustar o tamanho das caixas de texto na linha detalhe
- reposicionar as colunas
- incluir no rodapé uma linha de totalização dos salários e descontos através das
fórmulas: =soma([salário do cargo]) e =soma([descontos])

Figura 6.5 – Formulário salários e descontos por func por depto (sub)

c) Criação do formulário salários e descontos por func por depto (prin)

Este formulário também é criado pelo assistente a partir da tabela cadastro de


departamentos. Empregar formato de coluna simples e atribuir o título “salários e
descontos por func por depto (prin)”. Ao final são necessários alguns ajustes na área de
detalhe:

- ajustar a posição dos controles que permanecem


- incluir um controle de subformulário a partir da caixa de ferramentas, na seção
detalhe

Ao alinhar a área para o subformulário é acionado o assistente para a criação do


subformulário. Este assistente faz três perguntas:

1) Se deseja usar um formulário, já criado anteriormente, como subformulário. Escolha a


opção formulário e especifique o nome a partir da lista apresentada (salários e
descontos por func por depto (sub)). Cuidado na escolha porque o texto é truncado
pelo Access. Após a escolha ative o zoom via SHIFT/F2 para ver se o nome correto
foi escolhido.

2) Se deseja definir os campos de vinculação entre os 2 formulários ou se deseja


escolher da lista. Escolha da lista a opção “exibir salários e descontos por func por
depto para cada registro...”.

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3) Qual o nome que deseja dar ao subformulário. Especifique o nome salários e


descontos por func por depto (sub) igual ao formulário que o originou.

Finalizado o assistente podemos remover o rótulo que veio acompanhando a área


desenhada para o subformulário pois ele não será usado. Basta abrir o formulário
principal para visualizar o conjunto criado.

Finalmente, caso se deseje impedir a alteração e entrada de dados no subformulário, basta


ligar a propriedade bloqueado para todos os campos que o constituem.

Figura 6.6 – Formulário salários e descontos por func por depto (prin)

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Figura 6.7 – Apresentação final do formulário e seu subformulário

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Capítulo 7 – Relatórios
Relatórios constituem um recurso específico para apresentação de informações em papel
impresso. A origem destas informações pode ser uma tabela ou consulta. Além disso, é
possível incluir no relatório elementos gráficos para torná-lo mais atrativo. Como será
visto, os relatórios também incluem meios para agrupar e agregar dados.

7.1 – Relatórios gerados por assistentes


Para mostrar como se gera um relatório através do assistente será utilizado o exemplo que
imprime a relação de funcionários e seus salários por cargo dentro de cada departamento.
Também desejamos imprimir o total de salários por cargo e por departamento, bem como
o total geral da empresa. O relatório final gerado é apresentado na figura 7.1.

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Figura 7.1 – Relatório funsal por cargo por depto (versão final)

Como é um relatório que envolve informações originárias das três tabelas do banco de
dados, devemos criar inicialmente uma consulta que envolva todas as informações
necessárias. Na consulta foram utilizadas legendas mais mnemônicas para facilitar as
elaborações posteriores:

- sigla do departamento (depsig)


- nome do departamento (depnom)
- código do cargo (carcod)
- nome do cargo (carnom)
- número do funcionário (funnum)
- nome do funcionário (funnom)
- salário do cargo (carsal)

A tela de projeto desta consulta consta da figura 7.2. Observar que já foi indicada a
ordem adequada de classificação: sigla do departamento, código do cargo e o nome do
funcionário. Entretanto, isto não é obrigatório para gerar o relatório, o assistente
efetivamente refaz essa classificação.

O relatório na sua versão original foi gerado pelo assistente de relatório, opção escolhida
na janela Novo relatório. Nesta janela também deve ser escolhida a consulta funsal por
cargo por depto cujos registros irão compor o relatório gerado. O assistente faz 6
perguntas comentadas a seguir.

1) Quais campos são desejados na relatório. Incluir todos na ordem em que irão aparecer
nas linhas: depsig, depnom, carcod, carnom, funnum, funnom e carsal.

2) Se são desejados níveis de grupo. Certamente são pois desejamos totalizar salários
por cargo dentro de cada departamento. Dessa forma os níveis de grupo em ordem de
prioridade são: depsig e carcod.

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Figura 7.2 – Consulta funsal por cargo por depto

3) Qual ordem de classificação e resumo informativo é desejado. A ordem se refere a


classificação das linhas de detalhe: por funnom. O resumo se refere ao que será
totalizado e em qual nível: soma de carsal mostrado a nível de detalhe e resumo.

4) Como se deseja ordenar/distribuir o relatório. O esquema mais adequado à versão


final é o esquema por nível.

5) Qual é o estilo desejado de fontes e arte gráfica: Negrito.

6) Qual é o título que deve ser atribuído ao relatório: funsal por cargo por depto (versão
original)

O relatório gerado pelo assistente pode ser visto acionando o botão Visualizar na janela
Banco de dados. Uma parte dele é apresentada na figura 7.3 após alguns ajustes manuais
realizados na sua estrutura que pode ser vista na figura 7.4, estes ajustes foram feitos para
reduzir sua largura e permitir melhor visualização nas janelas apresentadas.

Como se observa, o relatório possui a estrutura desejada mas apresenta muitas diferenças
em relação a versão final. Entre outras coisas observamos que os campos não estão
distribuídos conforme desejado e possuem comprimentos inadequados. Há títulos em
demasia, resumos não requeridos e não aparecem as linhas de separação que identam os
grupos na versão final.

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Figura 7.3 – relatório funsal por cargo por depto (versão original)

Tudo isso terá que ser resolvido manualmente na janela de estrutura. Para correr menos
risco sugere-se que o usuário tire uma cópia do relatório (via editar/copiar/colar na janela
banco de dados) antes de iniciar esta atividade. Resumidamente as alterações realizadas
foram:

a) Mover para o cabeçalho do relatório a caixa de texto da data atual identificada pela
função Agora( ) no rodapé da página. Esse movimento pode ser por arraste ou via
editar/recortar/colar. Para encostar a data à direita da caixa acionar o botão
correspondente na barra de ferramentas. Também incluir na área do cabeçalho do
relatório um rótulo com o texto “(versão final)”.

b) Remover do cabeçalho da página os rótulos indesejados e alterar outros para os textos


“departamento” e “cargo”.

c) Mover para o cabeçalho depsig a caixa de texto depnom.

d) Mover para o cabeçalho carcod a caixa de texto carnom.

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Figura 7.4 – Estrutura do relatório funsal por cargo po depto (versão original)

e) Na linha de detalhe redistribuir e redimensionar as caixas de texto que restaram:


funnum, funnom, carsal.

f) No rodapé carcod remover as caixas de texto de resumo indesejadas mantendo a caixa


que calcula a soma de carsal.

g) Idem no rodapé depsig.

h) Remover a numeração de páginas do rodapé da página e eliminar a sua área.

i) No rodapé do relatório remover o rótulo de total geral e reposicionar a soma de carsal.

j) Redimensionar à direita as linhas retas que aparecem na cabeçalho do relatório e


cabeçalho da página. Copiar uma dessas linhas para o rodapé depsig e para o rodapé
do relatório e tornar sua espessura mais fina. Essas linhas ficam pouco visíveis na
janela estrutura porque se confundem com outros elementos gráficos da tela.

k) Também é necessário copiar ou gerar uma linha reta no rodapé carcod cuidando para
acertar seu tamanho à esquerda corretamente.

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l) Se todos os objetos mais a direita na janela estrutura foram reposicionados, deve ter
sobrado espaço (fundo branco) que pode ser reduzido por arraste da sua borda. Se
permanecerem objetos nesta área o arraste não se concretiza.

m) Reduzir o tamanho vertical das diversas áreas do relatório de modo que as linhas
impressas fiquem mais juntas.

n) Acertar as fontes das caixas de texto e rótulos. No exemplo foram empregadas fontes
arial, de tamanho 9 e 10, com e sem negrito. Além disso, todas as cores geradas pelo
assistente forma convertidas em preto.

Realizados os ajustes foi obtida a janela de estrutura que corresponde ao relatório na sua
versão final. A janela de estrutura da versão final aparece na figura 7.5.

Figura 7.5 – Estrutura do relatório funsal por cargo por depto (versão final)

7.2 – Criação de relatórios


Para criar um relatório sem auxílio do assistente seleciona-se Relatório e Novo na janela
banco de dados. Na janela Novo relatório especifica-se a tabela ou consulta que servirá de
base para o relatório e seleciona-se a opção Modo estrutura. A título de exemplo será
detalhada a criação do relatório de funcionários por cargo a partir da tabela cadastro de
funcionários. O relatório final gerado aparece na figura 7.6.

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Figura 7.6 – Relatório funcionários por cargo

Após clicar OK aparece a janela de estrutura do relatório. Convém especificar


inicialmente qual será a organização de agrupamentos e classificação dos campos
envolvidos. Para isto aciona-se o menu Exibir opção Classificar e agrupar ou aciona-se o
botão correspondente na barra de ferramentas. Em resposta aparece a janela Classificar e
agrupar.

Nesta janela indica-se que haverá agrupamento por código do cargo e os cargos devem
ser listados em ordem crescente. Por outro lado, dentro de cada cargo os funcionários
devem ser classificados segundo seu nome (na verdade o nome não constituirá grupo).

Para o código do cargo desejamos a inclusão de uma linha adicional ao final de cada
grupo (rodapé de grupo), mas não desejamos a linha adicional no início (cabeçalho de
grupo). Além disso, o agrupamento deve ser feito pelo código do cargo por inteiro e não
segundo alguns caracteres iniciais, portanto escolhemos Reagrupar cada valor. Para esta
opção o número de caracteres é irrelevante e não precisa ser especificado. Como para o
nome do funcionário não desejamos agrupamento, não indicamos nem cabeçalho nem
rodapé nas propriedades do grupo.

Após fechar esta janela o sistema incorpora a linha adicional de rodapé do código do
cargo à janela de estrutura. Agora podemos detalhar os campos que desejamos dispor na
janela. Para isto, basta exibir a janela lista de campos e selecionar o número e nome do
funcionário e código do cargo (via tecla CTRL). Arrasta-se a seleção para a linha de
detalhe. Os campos vem acompanhados de seus rótulos que precisam ser selecionados,
recortados e colados na linha cabeçalho da página. A seguir, deve-se definir a posição
correta das caixas, sua dimensão e tipo de fonte. Também falta incluir um título e
acessórios estéticos.

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Indicar grupo

Indica inclusão de
linhas de cabeçalho e
rodapé na janela de
projeto

Figura 7.7 – Janela Classificar e agrupar para o relatório funcionários por cargo

Para evitar a repetição do código do cargo em cada linha deve-se selecionar sua caixa de
texto na linha detalhe, exibir sua lista de propriedades e indicar sim para a propriedade
Ocultar repetições.

Para obter a coluna que numera os funcionários dentro de cada grupo deve-se adicionar
um campo calculado na linha de detalhe. Abra uma caixa de texto (remova o rótulo
associado) e digite a expressão =1. Isso indica, em princípio, que seu valor será sempre
um. Para obter o efeito de contagem ou de acumulação basta exibir sua lista de
propriedades e indicar Por grupo para a propriedade Soma parcial. Isso indica ao sistema
que a cada novo registro o valor do campo é somado ao valor anterior antes de ser
impresso.

Para obter a acumulação ou total de funcionários ao final de cada grupo adiciona-se uma
caixa de texto calculada na linha de rodapé do cargo. No seu rótulo digita-se o texto
“total” e na caixa de texto digita-se =soma(+1). Isso indica ao sistema que a expressão
entre parentesis (+1) deve ser acumulada a cada novo registro impresso e quando o grupo
terminar será impresso o total vigente e o acumulador será zerado antes de iniciar o
próximo grupo.

Para numerar as páginas basta acrescentar à linha de rodapé da página uma caixa de texto
com a expressão =página. Será acionada a função interna do sistema (página) que retorna
o número da página corrente. Esse texto aparece na parte inferior da página impressa mas
não foi possível mostrá-lo na janela de relatório anteriormente apresentada. Um meio
mais simples de acrescentar a numeração de páginas no relatório é através do menu
Inserir opção Números de páginas. Na janela de diálogo que aparece em seguida, é
possível escolher a posição, o tipo e o alinhamento da numeração. A janela com a
estrutura final consta na figura 7.8.

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Figura 7.8 – Estrutura do relatório funcionários por cargo

7.3 – Outros recursos envolvendo relatórios


Para inserir quebras de páginas basta selecionar o botão correspondente na caixa de
ferramentas e clicar na área da janela de estrutura onde se deseja a inserção. O sistema
insere uma marca de 5 pontos indicando a posição da quebra. Também é possível colocar
quebras de página antes ou depois de um rodapé ou cabeçalho. Neste caso deve-se usar a
lista de propriedades do rodapé ou cabeçalho e definir a propriedade Força quebra de
página.

É possível fazer agrupamentos baseados em parte de um valor. Por exemplo, se o campo


de agrupamento for uma data então é possível indicar grupos baseados em parte da data.
Como já foi visto, isto é feito na janela Classificar e agrupar através da propriedade
Reagrupar. Dependendo do tipo de campo o sistema já lista as alternativas possíveis para
o usuário. Algumas alternativas são: agrupar pela primeira letra de um campo de texto ou
agrupar segundo intervalos de amplitude constante para um campo numérico.

O relatório gerado a seguir agrupa por intervalos. Ele foi criado a partir da consulta
funsal por cargo por depto sem uso do assistente. O relatório mostra percentualmente a
participação de cada salário no total de salários e agrupa os funcionários segundo faixas
de salários de amplitude constante. O relatório aparece na figura 7.9.

Inicialmente abre-se a janela Classificar e agrupar via menu Exibir para especificar os
campos de classificação e agrupamento. O nome do funcionário classifica a saída
enquanto o salário agrupa os dados. Observar que foi escolhido Rodapé de grupo para
salário identificado pela legenda carsal. O reagrupamento é por intervalo e o número de

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caracteres indica a faixa que será usada: de 1000 em 1000. Essa janela é apresentada na
figura 7.10.

Figura 7.9 – Relatório por faixa de salário

O relatório possui várias caixas de texto com valores computados. Existe uma totalização
de salários por grupo e uma totalização geral. A este total geral na rodapé do relatório foi
atribuído uma identificação: total que passou a ser o nome da caixa de texto. O nome é
uma propriedade de controles muito útil se este controle precisar ser referenciado em
fórmulas. Este é o caso pois para poder computar a participação percentual é necessário
conhecer o total de salários.

No relatório também é computado um campo através da função iif/selmed. Ela testa o


departamento do funcionário e marca com asterisco os funcionários do departamento de
marketing. A janela estrutura do relatório gerado aparece na figura 7.11.

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Figura 7.9 – Janela Classificar e agrupar do relatório

=[carsal]/[total]
Iif ([depsig]= “mkt”; “*”; “”) formato porcentagem

=soma([carsal]) Nome: total =Soma([carsal])/[total]


formato moeda formato porcentagem

Figura 7.11 – Estrutura do relatório funcionários por faixa de salário

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Capítulo 8 – Macros
Uma macro é uma espécie de rotina que pode ser executada em resposta à algum evento
que ocorre no sistema. Por exemplo, podemos acionar uma rotina quando uma exclusão
de registro estiver para ser efetivada e esta rotina pode exigir confirmação pelo usuário. O
Access fornece uma série de ações que serão exemplificadas neste texto.

8.1 – Criação de uma macro


Para criar uma macro seleciona-se Macros na janela Banco de Dados e aciona-se o botão
Novo. Para alterar uma macro utiliza-se o botão Estrutura e para executar uma macro (em
geral para teste) utiliza-se o botão Executar. A janela para a montagem de uma macro
está detalhada na figura 8.1.

A ação é escolhida da lista do Access

Parâmetros da ação AbrirTabela.

Figura 8.1 – Janela de projeto de Macro

Esta janela mostra uma macro constituída de 4 ações. Essa macro será ativada em um
formulário (detalhado mais a frente) através do acionamento de um botão e vai apresentar
na tela uma janela tipo folha de dados correspondente à tabela cadastro de
departamentos. Como se observa, para a ação AbrirTabela temos que especificar 3
parâmetros: qual a tabela a ser aberta, de que forma ela é exibida (folha de dados), e qual
ação do usuário será admitida sobre a janela exibida (somente leitura).

A ação AbrirTabela é imediatamente seguida da ação de posicionamento da janela recém


aberta porque desejamos escolher sua dimensão e posição. A opção MoverDimensionar

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especifica a dimensão (largura, altura) e posição (direita, abaixo) em relação a tela. As


duas ações iniciais desta macro: Eco e Ampulheta fornecem um controle adicional sobre
o processo de apresentação da tabela. A ação Eco deve ter o parâmetro Eco ativo
especificado como sendo Não. Isto indica que eventuais processos intermediários que
ocorrem durante a montagem da tabela na tela não serão exibidos (não são ecoados na
tela). Em geral não há realmente interesse em se exibir esses processos. Entretanto, como
isto pode significar que durante um breve espaço de tempo o usuário ficará sem qualquer
resposta na tela, aciona-se a ação Ampulheta para mostrar o ícone correspondente até a
tabela ser definitivamente apresentada na tela.

Vale lembrar que a janela de montagem de macros funciona analogamente às janelas de


construção de tabelas. Podemos redimensionar as colunas, selecionar e mover linhas,
removê-las e redimensionar suas alturas. Eventualmente pode ser até necessário
acrescentar duas colunas adicionais de nomes de macros e de condições. Isso é feito via
menu Exibir ou através dos botões correspondentes na barra de ferramentas. O uso de
condições e grupos de macros é visto nos exemplos que seguem.

Desfazer Condições Passo único

Nome de Executar
colunas

Figura 8.2 – Barra de ferramentas da janela de projeto de Macro

8.2 – Macros para mostrar tabelas, formulários e


relatórios
A partir da tabela cadastro de funcionários foi desenvolvido anteriormente um formulário
de coluna simples. Essa mesma tabela deu origem a um formulário em formato tabular
apresentado adiante e que será utilizado para mostrar alguns recursos implementáveis
através de macros. A construção desse formulário pode ser feita através de um assistente
e não será detalhada aqui. A figura 8.3 mostra o formulário em uso apresentando os
dados da tabela na forma de colunas. À frente do formulário aparece a janela com a tabela
cadastro de departamentos acionada através do botão deptos do formulário.

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Figura 8.3 – Formulário que apresenta os dados em formato tabular.

O botão deptos não é incluído pelo assistente gerador do formulário. Ele é incorporado
pelo projetista na janela de projeto via caixa de ferramentas. Ao botão deve ser atribuído
um texto para a legenda. Convém também atribuir um nome (interno) ao controle/botão.
Finalmente é necessário especificar qual ação ele deve executar quando for clicado com o
mouse. Para isso especifica-se o nome da macro com as ações desejadas na propriedade
Ao clicar do botão. A macro mostrada no item anterior foi a macro associada ao evento
Ao clicar conforme se pode observar na janela de projeto correspondente na figura 8.4.

Se o botão Assistentes de controles da barra de ferramentas estiver ativado, o processo


será um pouco diferente. Na primeira janela de diálogo que aparece logo após o desenho
do botão de comando, a categoria a ser selecionada é Miscelânea e a ação é Executar
macro. A próxima tela pede a definição da macro que vai ser utilizada para o controle,
que no caso é mostrar cadastro de departamentos. Na tela seguinte deve-se escolher Texto
e digitar o nome do botão (correspondente à legenda) e clicar Avançar. Depois escolhe-se
um nome que vai ser atribuído ao controle, para uso interno do Access e clicar Concluir.

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Figura 8.4 – Tela de projeto do formulário e janela de propriedades do botão

A macro funciona apresentando na tela a janela da tabela cadastro de departamentos. A


ativação de uma janela se sobrepõe às outras que porventura estiverem ativas. Qualquer
janela pode ser movida, minimizada, fechada e redimensionada. Entretanto isto interpõe
um problema se fecharmos a janela do formulário sem fechar a janela da tabela.
Efetivamente esta continua aberta. Apesar dela poder ser fechada manualmente, pode-se
forçar seu fechamento se a janela do formulário for fechada.

Para isto construímos a macro “fechar cadastros” constituída de uma ação de fechar. A
ação tem dois parâmetros: o tipo de objeto a fechar (no caso a tabela) e o nome do objeto.
Essa macro é especificada na propriedade/evento do formulário que ocorre quando ele é
fechado: Ao fechar. Portanto, antes do formulário ser fechado agora é executada a ação
de fechar a tabela, esteja a tabela ativa ou não na tela. A figura 8.5 mostra a macro que foi
descrita.

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Figura 8.5 – Estrutura da macro fechar cadastros

8.3 – Macros para confirmar a exclusão de registros


No formulário anterior também inclui-se uma macro para enviar uma mensagem de aviso
quando um registro for excluído e exigir confirmação. Ao se tentar remover (via tecla
DEL) um registro selecionado será mostrada uma caixa de mensagem com dois botões :
sim e não conforme a figura 8.6.

Figura 8.6 – Caixa de mensagem da Macro confirmar exclusão

Essa janela de aviso é mostrada através da chamada de função interna


CaixaDeMensagem (“confirma exclusão?”; 52, “”) onde o primeiro parâmetro é a
mensagem a ser exibida, o segundo indica os botões a serem exibidos e o terceiro é o
título da caixa de mensagem. A forma exata de determinar o segundo parâmetro pode ser
vista no help correspondente à função. Ele se constitui numa soma de valores: 4 para
exibir botões sim e não, 48 para o ícone de exclamação e zero para o primeiro botão ser
assumido como padrão. O botão que for acionado determina o resultado que a função
devolve: 6 para o botão Sim e 7 para o botão Não.

Como a função retorna um valor optamos neste formulário por empregar um controle tipo
caixa de texto com função auxiliar de apenas armazenar o valor resultante da função. Na

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janela de projeto esse controle deve ser criado no cabeçalho à direita. Ele é um controle
invisível na janela de formulário por ter a propriedade Visível posicionada em Não. Além
disso, é obrigatório atribuir um nome à ele pois o nome será referenciado na macro, no
caso o nome escolhido foi: aux.

A macro será acionada quando ocorrer o evento Ao excluir do formulário. Ela deverá
realizar duas ações: mostrar a caixa de mensagem (e obter o resultado da chamada da
função) e em seguida deve testar se o valor resultante determina ou não o cancelamento
da exclusão. Como uma condição está envolvida é necessário acrescentar a coluna de
condições na janela da macro conforme detalhado na figura 8.7.

Testa valor e cancela evento se for 7

Figura 8.7 – Janela de projeto da macro confirmar exclusão

A ação DefinirValor possui dois parâmetros: para onde deve ir o valor calculado (caixa
de texto aux) e qual é a expressão a ser calculada (CaixaDeMensagem(“confirmar
esclusão?”;52; “”)). Executada essa ação passa-se para o teste do conteúdo da caixa aux
na coluna condição. Se o teste der o resultado verdadeiro, será executada a ação
especificada na coluna ação. No caso, deseja-se cancelar o evento em curso, portanto,
utiliza-se a ação CancelarEvento.

Construída a macro e atribuído um nome a ela (“confirmar exclusão”) pode-se incorporar


sua chamada no evento correspondente do formulário. Para isso deve-se abrir a janela de
propriedades do formulário e especificar o nome da macro na propriedade/evento Ao
excluir.

Convém lembrar que é padrão do Access solicitar confirmação a cada remoção de


registros. Entretanto, essa mensagem padrão pode ser desativada para todo ambiente via
menu Ferramentas, opção Editar/Localizar, desativando em Confirmar a opção
Alterações de registro.

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8.4 – Macros para validação de dados


O formulário desenvolvido exige que o usuário digite a sigla do departamento. Se ele não
se lembrar desse código, ele pode inspecionar a tabela correspondente acionando o botão
do cabeçalho. Mas, de qualquer maneira, é sempre ele que digita o código em questão e é
importante que este código confira com algum código do cadastro correspondente.

Para garantir que isto ocorra podemos criar uma macro associada a caixa de texto da sigla
e que será ativada imediatamente antes de ocorrer a atualização. A macro deve verificar
se o valor digitado consta no cadastro correspondente. Se não constar deve emitir uma
mensagem de aviso e cancelar a atualização. Para que o teste possa ser feito é necessário
que o controle (caixa de texto) possua um nome, no caso atribuiu-se o nome sigla à
propriedade Nome do controle.

Para verificar se a informação consta dos outros cadastros utilizamos a função interna
DPesquisa. Deve-se especificar três argumentos tipo texto na chamada desta função:

- o nome do campo de onde será obtido o valor que ela vai retornar
- o nome da tabela onde a pesquisa é feita
- a condição que deve ser testada e que possivelmente é feita sobre outro campo da
tabela.

No caso o teste incorporado à macro está especificado a seguir. Na janela da macro não é
possível ver todo o texto do teste por razões de espaço.

ÉNulo(DPesquisa (“[nome do departamento]”; “cadastro de departamentos”;


“[sigla do departamento]=[sigla]”))

Portanto a função pesquisa a tabela cadastro de departamentos. Nesta tabela ela faz a
pesquisa sobre a coluna [sigla do departamento] até localizar a primeira linha onde o
valor seja igual ao conteúdo da caixa de texto [sigla]. Esta linha determina o valor na
coluna [nome do departamento] que será devolvido como resultado da chamada da
função. Se em nenhuma linha o teste for satisfeito então a pesquisa não teve sucesso e a
função retorna valor nulo.

Na macro em questão estamos apenas interessados em saber se um valor foi localizado ou


não. Realmente não nos interessa o nome do departamento em caso de localização. Desta
forma, a ação na macro corresponde a verificar se a função retornou Nulo pois, neste
caso, desejamos mostrar uma mensagem de aviso via ação CaixaDeMensagem seguida da
ação CancelarEvento. Como são duas ações a serem executadas caso o texto dê
verdadeiro, devemos colocar reticências (...) na coluna Condição correspondente.

Observar que para a ação CaixaDeMensagem temos que indicar o texto da mensagem, se
queremos ou não um aviso sonoro e o tipo de ícone que deva ser mostrado junto com a
mensagem. Finalmente, o nome da macro (validação da sigla do departamento) é

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especificado na propriedade Antes de atualizar da caixa de texto da sigla do


departamento.

Figura 8.8 – Macro de validação da sigla do departamento.

8.5 – Macro de ativação imediata


Desejamos assim que abrimos o Banco de Dados no menu arquivo, acionar uma janela
de formulário denominado tela base onde constam botões que acionam as principais
tarefas deste sistema. No exemplo atual, apenas a título de ilustração, reuniu-se as
funções em torno da consulta, entrada de dados e visualização de relatórios. A janela do
formulário está apresentada a seguir. Detalhes de sua construção são apresentados no
próximo item.

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Figura 8.9 – Formulário tela base

Para acionar esta tela criamos uma macro que abre o formulário tela base. Esta macro não
apresenta novidades. Para que sua ativação seja imediata devemos atribuir-lhe um nome
padrão do Access: autoexec. A macro está apresentada a seguir.

Figura 8.10 – Tela de projeto da macro que abre o formulário tela base

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8.6 – Grupo de Macros


A janela/formulário tela base possui uma série de botões. Basicamente a cada um deles
está associada uma macro de uma única ação que corresponde a abrir a tabela, formulário
ou relatório correspondente. No caso teríamos que criar 8 macros e denominar cada uma;
isto causaria certa confusão na janela Banco de Dados. Para simplificar podemos reunir
as diversas macros numa única janela conforme mostra a figura.

Figura 8.11 – Grupos de macros da tela base

Trata-se de uma janela que reúne um grupo de macros. Para isso foi necessário
acrescentar uma coluna para o nome da macro e empregar nomes mais curtos porém
mnemônicos. Este nome será especificado na propriedade/evento Ao clicar do botão
correspondente através da seguinte sintaxe: nome do grupo.nome da macro, por exemplo,
no botão funcionários especifica-se botões da tela base.abrfun. O Access trata de procurar
o nome da macro no grupo e executa suas ações até encontrar o nome de outra macro na
coluna de nomes.

O formulário tela base merece mais algumas observações pois ele não se parece com um
formulário comum. Isso se deve ao fato de todos os controles estarem no cabeçalho do
formulário. Para este cabeçalho se especificou cor de fundo cinza. Além disso, as
seguintes propriedades do formulário foram especificadas:

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Legenda tela base


Permitir edições não (desativa Permitir Edição)
Barras de rolagem nenhuma (remove barras de rolagem)
Modos permitidos formulário (desativa botão folha de dados)
Permitir filtros não (desativa botões de filtros)

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