Universidade de Caxias do Sul Centro de Cincias Sociais Aplicadas Curso de administrao de Empresas Sistema de Informaes Gerenciais Professora: Marlei

Mecca Alunos: Alexandre Della Giustina Daniel Zanonato Diogo Bonitti Gicela Ramos Guilherme Triches Gustavo Silvestri

Eletronic Data Interchange

Caxias do Sul, 06 de Setembro de 2000.

Bibliografia

Consulta na internet

www.britanica.com www.eanbrasil.org.br

EDI

EDI , simplesmente, fazer negcios e transaes com seus parceiros de negcios eletronicamente. EDI cobre a maioria das coisas baseadas em comunicao que so feitas usando papel , por exemplo, fazer pedidos a fornecedores e fazer transaes financeiras. Isto por que o termo negociao sem papel usado freqentemente para descrever o EDI. Mais formalmente o EDI descrito como o intercmbio de dados estruturados de acordo com padres de mensagem entre sistemas de computador, atravs de meios eletrnicos. Dados estruturados equivale a um mtodo nico de apresentar o contedo de dados de um documento, seja isto uma fatura, ordem ou qualquer outro tipo de documento. Pode parecer difcil de distinguir o EDI do correio eletrnico (e-mail) isto por que em ambos envolvem a transmisso de mensagens eletrnicas entre sistemas de computador. O que diferencia EDI de e-mail a estrutura interna e o contedo da mensagem de dados. O contedo de uma mensagem de e-mail no tem o propsito de ser processado de qualquer forma pelo sistema receptor, entretanto mensagens de EDI tem este propsito e so estruturadas para um processo automtico.

Origens do EDI Deve ser percebido que EDI no um conceito revolucionrio. Como os poderes de computao e telecomunicaes cresceram, tecnologias de EDI evoluram como uma portadora de dados natural que substitui o documento de papel. O EDI no um conceito novo ou uma nova prtica. Ele existe a mais de duas dcadas na Europa e Amrica do Norte em setores da indstria com produtos ou servios com uma vida curta mas com um preo unitrio alto. A indstria de aviao civil um exemplo clssico deste tipo de indstria - assentos vazios significam perda de oportunidades de renda. Recentemente, porm, a utilizao do EDI tem aumentado. Iste se deve a vrios fatores, incluindo custos drasticamente reduzidos de hardware , software e telecomunicaes . Outro fator importante o realizao crescente do papel de EDI como um instrumento empresarial que faz possvel o crescimento competitivo e dinmico dos mercados.

Crescentemente o EDI visto como muito mais que um modo de automatizar os processos tediosos , manuais e burocrticos. O EDI uma ferramenta que permite executar processos empresariais usando aproximaes mais efetivas mas totalmente diferentes. Por que o EDI no Pode ser ignorado No h nenhuma dvida que EDI pode trazer benefcios significantes as organizaes. Estes geralmente podem ser classificados em estratgicos, operacionais e oportunidade de beneficio e variar em nfase por diferentes organizaes, dependendo em por que e como EDI foi implementado. Aplicaes iniciais de EDI se concentraram em incorporar eficincia melhorando o fluir dos dados e reduo de erro. Nestes exemplos o caso empresarial para EDI era baseado principalmente em poupanas de custo diretas. Com negcios de EDI a pode-se eliminar a necessidade de reentrar em dados de documentos de papel e assim prevenir erros de escrita. Estimativas sugerem que 70% de toda a contribuio de um computador foram previamente produo de outro computador. Cada reentrada de dados uma potencial fonte de erro. Tambm foi calculado que o custo de processar uma requisio eletrnica pode ser um dcimo do custo de controlar o seu papel equivalente. Alm disso, o EDI pode reduzir a necessidade por pessoal envolvido em ordens e em processos de contas. Sistemas de EDI podem encurtar o tempo entre o recibo e a realizao de ordens. Quando uma informao programada transmitido com dados ordenando, companhias podem planejar a produo com mais preciso e assim reduzir inventrios acionrios. Reduo em inventrios podem resultar em reduo de custos. Uso de EDI para transmitir dados de fatura e pagamentos pode melhorar o fluxo monetrio de uma companhia e pode aumentar a quantia de trabalho capital, como contas que podem ser negociadas com mais eficcia. Informaes comerciais obtidas de dados histricos construdos de transaes de EDI so uma fonte inestimvel de pesquisa de mercado e informao de planejamento estratgico. O processo de trabalhar com os scios de negcios para implementar EDI tambm pode resultar no benefcio de relaes de funcionamento mais prximas com parceiros de negcios. Ficou aparente agora que o maior valor de EDI emergir em reas estratgicas como a proviso de nveis melhores de atendimento ao consumidor e melhor competitividade de marketing. Benefcios estratgicos incluem: Ciclo comercial veloz Habilidade para adotar novos processos de negcio como o Just in Time Habilidade para ganhar novos negcios ou reter clientes existentes que conduzem a melhorias em eficincia empresarial. Habilidade para responder a concorrentes de mercado novos altamente competitivos. Benefcios operacionais incluem:

 Custos reduzidos - papel e taxa postal - reduo do dinheiro preso em aes - custos de processo manuais (por exemplo ,associado com verificao, digitao e redigitao de documentos e o custo de sistemas de arquivamento manuais). Fluxo monetrio melhorado Segurana e reduo de erro Recibo reconhecido Benefcios de oportunidade incluem: Imagem aumentada Extremidade competitiva Relaes comerciando melhoradas Perspectiva da indstria Em resumo, o campo de aplicao de EDI estende a todo o comrcio e atividades relacionadas ao comrcio . pertinente a tudo, desde uma grfica at uma indstria de construo naval. Podem ser categorizadas atividades em trs reas principais: Comrcio - comrcio e indstria - fabricao - finanas/banco - turismo Transporte - estrada, estrada de ferro, ar, mar, - correio Governamental - alfndegas e imposto - negcios nacionais e internacionais - estatsticas O EDI est crescentemente sendo visto como uma tecnologia de habilitao empresarial que facilita qualquer uma das atividades anteriores . Na indstria automotiva o EDI tem sido usado principalmente por causa de Just in Time . Com o JIT um fabricante ordena e ento recebe partes dos fornecedores logo antes destas partes serem usadas na linha de montagem. O EDI prov a ligao de transao que JIT requer. Onde uma transao envolve importao ou exportao, podem ser submetidos documentos de declarao de alfndegas usando mensagens de EDI que despacha grandemente o processo inteiro. Por exemplo, o porto de Cingapura implementou tcnicas de EDI nos 80. Hoje,

renomado para sua competitividade, podem ser feitas transaes de alfndegas, que previamente levavam um dia para se completar, em minutos. Bancos e outras instituies financeiras esto apoiando uso de EDI na rea de Transferncia de Fundos Eletronicamente. O EDI habilita estas organizaes a operar com muito mais eficcia, eliminando quantias significantes de papel. Implementando o EDI - Principais Consideraes EDI envolve cinco processos principais: 1. dados extrados de um sistema de computador 2. traduo de dados em um formato transmitvel 3. transmio da mensagem 4. traduo/interpretao da mensagem ao receptor final 5. carregar os dados no computador receptor Tecnicamente h trs componentes principais que devem ser enviados antes de uma transao eletrnica poder comear.
1.

padres: padres de EDI definem as tcnicas para estruturar os dados dentro da mensagem eletrnica, equivalentes a documentos feitos de papel. Em outras palavras, existem mtodos padronizados para descrever os componentes que compem um documento de negcio, por exemplo: cdigo de produto, preo, nome, endereo etc.

2. software: a administrao do EDI ou software de traduo projetado para traduzir mensagens ao passo que elas se movem do formato padro para formato interno e vice-versa.
2.

comunicaes: A infra-estrutura de comunicao requerida para troca de dados eletronicamente anloga ao trabalho de canalizao do processo ,o qual habilita as mensagens a fluirem entre os parceiros de negcios. Diferentes opes esto disponveis, como troca de discos ou fitas, redes privadas, etc, entretanto a maioria organizaes utilizam operadores de rede conhecidos como VAN (Value Added Networks), que operam servios de recepo, guarda e retransmisso de mensagens, como se fossem caixas postais eletrnicas.

O que to importante quanto estas consideraes tcnicas o fato que a implementao do EDI principalmente uma atividade administrativa e ento a sua introduo esta a nvel da administrao. Os elementos tcnicos de EDI so relativamente diretos e fceis de implementar .A realizao de ganhos estratgicos por EDI no ser alcanado atravs da eliminao do fluxo de

papel dentro do processo individual. A oportunidade real depende da anlise original do negcio e como o EDI foi implementado para que mude o modo que a organizao negocia. Uma vez que o compromisso da administrao para avanar com EDI foi alcanado, o prximo passo estabelecer um plano de fases para a implementao do EDI .Na sequncia a uma idia de como chegar esta atividade de planejamento: Nomeie o projeto de EDI Forme a equipe do projeto EDI Analise e priorize fluxos de informao internos e externos Analise manual/automtica gerao de informao Identifique os principais fornecedores em termos de quantidade de pedido, valor etc. Identifique e explore fontes de informao de EDI - centros de conscincia - associaes de comrcio - vendedores de software de EDI e operadores de rede - consultores de EDI - usurios de EDI Avalie custos de implementao Planeje implementao de um piloto baseado em todas informaes acima Avalie o piloto com os parceiros selecionados Avalie as exigncias para software, comunicaes e padres Ponha em prtica o piloto e subseqentemente avalie resultado Implementao progressiva de novos parceiros empresariais e novas funes de negcio O EDI implementado da mesma maneira que qualquer outra grande estratgia de negcio ,isto quer dizer que deve ser feito fase por fase avaliando cada uma antes de mover para a prxima. aconselhado prevenir qualquer rompimento no processo principal para no ter que trocar a operao toda do EDI . Leva tempo para as pessoas, sistemas e processos se adaptarem metodologia nova.

Uma vez o negcio est pronto para a total implementao , h consideraes adicionais em relao a acordos de intercmbio com os parceiros comerciais, responsabilidades especficas de cada um, etc.

Value Added Network Services (VANS)

Um dos componentes fundamentais de EDI o meio de comunicaes utilizado para habilitar a transmisso eletrnica de documentos do negcio, entre um grande nmero de diferentes organizaes, ao longo do pas ou do mundo. Nos primrdios do EDI, organizaes como a Article Number Association avaliaram os meios mais apropriados para efetuar as comunicaes eletrnicas entre companhias. Como resultado de suas deliberaes , era determinado que o uso de fitas magnticas ou discos para a troca de dados estava em potencial limitado e inevitavelmente causaria problemas quando os volumes de troca de dados crescessem. Eles tambm decidiram que links de comunicaes diretas entre as organizaes seria difcil de administrar em grandes nmeros . Eles determinaram ento que o modo mais apropriado era a usar uma VAN (Value Added Network) para suportar as exigncias de comunicaes de indstria e comrcio.