Teoria Geral da Administrao

4. As Funes do Administrador
Fayol

Professor Godofredo Lobato

Fonte: Francisco Lacombe

CONDIES PARA EXISTIR UMA ORGANIZAO FORMAL

Para que exista uma organizao formal preciso que exista:

1 2 3 4 Objetivo; - Diviso de Trabalho; - Fonte de Autoridade; - Relaes (Entre as Pessoas e Grupos).

A partir das condies para a existncia de uma organizao formal, podemos deduzir que as funes do administrador so: planejar, organizar, prover recursos humanos, liderar, coordenar e controlar.

ATIVIDADES GERENCIAIS Segundo Fayol

Planejar Organizar Comandar Coordenar Controlar

POCCC

F UNES PR O CE SS OS P RODUO
PLANEJAR ORGANIZAR C OM AN DA R

COMER CIALIZAO

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ATIVIDADES GERENCIAIS Segundo Gulick:

Planejar Organizar Prover Recursos Humanos Dirigir Coordenar Informar Estimar Recursos
POSDCORB

(Planning) (Organizing) (Staffing) (Directing) (Coordinating) (Reporting) (Budgeting)

ATIVIDADES GERENCIAIS Segundo Newman:

1. 2. 3. 4. 5.

Planejar Organizar Liderar Aferir Resultados Controlar

Tudo COORDENANDO com todas as reas da empresa.

ATIVIDADES GERENCIAIS

Segundo Koontz e O Donnel:

1. 2. 3. 4. 5. Planejar Organizar Prover Recursos Humanos Dirigir (Liderar, na nova verso) Controlar

Tudo COORDENANDO com todas as reas da empresa.

SNTESE DAS ATIVIDADES GERENCIAIS 1. 2. 3. 4. 5. 6. Planejar Organizar Prover Recursos Humanos Liderar Coordenar Controlar

PLANEJAR Planejar significa pensar antecipadamente o que se deseja alcanar e determinar os meios e recursos para concretizar esse desejo. Isto envolve coletar informaes e diagnosticar a situao; estabelecer objetivos e metas; estabelecer polticas e procedimentos, de acordo com os objetivos, para orientar as decises; elaborar e implantar planos, programas e projetos para alcanar as metas e montar seus respectivos cronogramas para acompanhar sua execuo. Manter-se sempre informado de modo a atualizar permanentemente o diagnstico.

ORGANIZAR

Organizar o processo de identificar, dividir e alocar o trabalho.

Isto envolve identificar, dividir e grupar o trabalho a ser realizado; de definir responsabilidades e autoridades e estabelecer as relaes entre os grupos de modo a possibilitar que as pessoas trabalhem eficazmente para atingir os objetivos.

PROVER RECURSOS HUMANOS Consiste em formar uma equipe competente, integrada e motivada, disposta a agir para o conjunto. Para isto necessrio saber recrutar, selecionar e treinar as pessoas certas capazes de assumir responsabilidades para atingir os objetivos. Inclui ainda a avaliao dessas pessoas e o esforo para manter alto o moral do grupo, de modo a ter sempre as pessoas certas nos lugares certos.

LIDERAR conduzir um grupo, influenciando seu comportamento, para atingir objetivos e metas de interesse comum do grupo, de acordo com uma viso do futuro baseada num conjunto coerente de idias e princpios. O lder empresarial deve ser capaz de alcanar objetivos atravs dos liderados e, para isto, conforme o tipo de liderado e a ocasio, age de diferentes maneiras: ordena, comanda, motiva, persuade, compartilha dificuldades e aes, ou delega e cobra resultados, alterando a forma de agir conforme a necessidade de cada momento e com o tipo de liderado, visando a alcanar os objetivos da empresa.

COORDENAR
Consiste em cooperar com todas as demais unidades da organizao para que as atividades sejam executadas de forma: - Balanceada (equilibrada, isto , na quantidade correta); - Sincronizada (isto , no momento certo); - Integrada (isto , na direo certa). CONTROLAR Consiste em assegurar que as atividades da organizao levam-na em direo aos objetivos. Isto envolve: medir o desempenho, compar-lo com o desejado, e tomar as medidas corretivas necessrias.

DECISES A tomada de decises est presente em todas as funes do administrador: na fixao das metas e determinao dos recursos para atingi-las (planejamento); na diviso do trabalho e na atribuio das atividades a quem deve execut-las, bem como no grau de centralizao e no relacionamento dos rgos e das pessoas (organizao); Na formao da equipe: na seleo, admisso, orientao, treinamento, avaliao e demisso dos seus membros (prover e administrar recursos humanos); na conduo e motivao da equipe, na escolha do estilo de gesto (liderana); no equilbrio, integrao e sincronizao das atividades (coordenao); na escolha das atividades que precisam ser controladas de perto, na deciso das informaes necessrias para o controle, na aferio dos resultados e na tomada de medidas corretivas (controle).

Decidir escolher entre duas ou mais alternativas.

Ao tomarmos nossas decises devemos lembrar que elas so tomadas em funo do seu custo (desvantagens) e seu benefcio (vantagens).
Na maioria dos casos, no os quantificamos, nem seria fcil faz-lo, mas a relao custo/ benefcio estar sempre implcita.

Toda deciso ou escolha afetando a organizao como um todo ter conseqncias negativas para algumas das suas partes.
O principal executivo pode ter que sacrificar os interesses de uma unidade ou parte pelo benefcio do conjunto. Ele precisa estar disposto a aceitar solues que so adequadas e factveis em uma determinada situao, em vez daquilo que sob um nico ponto de vista seja elegante ou timo.

EFICCIA

Eficcia consiste em fazer aquilo que efetivamente precisa ser feito para atingir resultados que sejam vlidos para a organizao, ou seja, fazer a coisa certa ou correta. A eficcia no est diretamente ligada aos meios nem forma, mas sim capacidade de se atingir resultados vlidos, isto : que precisam ser atingidos.
Podemos dizer que a eficcia a relao entre os objetivos e os resultados. Diz respeito ao desempenho do sistema quanto realizao de seus fins.

EFICINCIA

Eficincia consiste em fazer bem feito, no sentido mais amplo, aquilo que est sendo feito, isto , fazer aquilo que est sendo feito da maneira certa, ou fazer corretamente as coisas, considerando todos os aspectos e sua tendncia, mas sem considerar se o que est sendo feito realmente o que deveria ser feito.
A eficincia est relacionada aos meios e forma utilizados para atingir os resultados, sem considerar se estes resultados so vlidos.

PRODUTIVIDADE

Produtividade a relao entre os produtos obtidos e os fatores de produo empregados na sua obteno.
A produtividade o quociente que resulta da diviso entre a produo obtida e um dos fatores empregados na produo ou entre a produo obtida e um conjunto ponderado dos fatores de produo.

EFETIVIDADE Ao definir efetividade como a medida da utilidade do produto ou servio para a sociedade, estamos admitindo que as organizaes podem ter objetivos vlidos para elas que no os sejam para a sociedade. O conceito de efetividade permite separar a validade entre os objetivos da organizao e os da sociedade.

EFETIVIDADE
Efetividade significa o valor social que deve ser atribudo ao produto ou servio, isto , a medida da utilidade do produto ou servio considerando-se a sociedade como um todo e no apenas o consumidor ou a organizao.

PLANEJAMENTO
Planejamento a determinao da direo a ser seguida para se alcanar um resultado desejado. Planejamento a determinao consciente de cursos de ao e engloba decises, com base em objetivos, em fatos e na estimativa do que ocorreria em cada alternativa disponvel. Planejar , portanto, decidir antecipadamente o que fazer, de que maneira fazer, quando fazer e quem deve fazer. O planejamento deve identificar antecipadamente: (a) os custos e os benefcios do que vai ser feito; (b) os recursos necessrios para se fazer o que se deseja.

PLANEJAMENTO ESTRATGICO
o planejamento sistmico das metas de longo prazo e dos meios disponveis para alcan-las. Diz respeito aos elementos estruturais mais importantes da empresa e sua rea de atuao e considera no s os aspectos internos da empresa, mas tambm e, principalmente, o ambiente externo no qual a empresa est inserida. O planejamento estratgico deve definir os rumos do negcio e, portanto, responder pergunta: Qual o nosso negcio e como deveria s-lo. Seu propsito geral influenciar os ambientes interno e externo, a fim de assegurar o desenvolvimento timo de longo prazo da empresa de acordo com um cenrio aprovado.

CENRIO Cenrio a previso da situao geral do ambiente externo e interno de uma empresa para determinada poca futura, feita, em geral, com a finalidade de se formular um planejamento estratgico. O cenrio deve responder s perguntas: Como dever ser nosso negcio daqui a x anos?

O cenrio poder alterar at mesmo os objetivos gerais. O cenrio precisa ser periodicamente revisto para adaptar a empresa s novas condies do ambiente. Nenhum planejamento esttico.

DIAGNSTICO Um bom diagnstico responde s perguntas: Qual o nosso negcio? Como est nosso negcio? Quais seus pontos fortes e fracos? Como deveria ser nosso negcio? Que riscos corremos? Que oportunidades temos?

PLANEJAMENTO OPERACIONAL o planejamento anual, bienal, ou com um horizonte de doze meses adiante, com detalhamento semanal, mensal ou trimestral. Especifica, com a preciso praticvel, que recursos devem estar disponveis para cada produto e servio especfico e fornece cronogramas mais ou menos precisos para seu uso. PLANEJAMENTO OPERACIONAL O planejamento operacional uma funo gerencial de acordo com a concepo de Fayol, e as principais decises a seu respeito so inerentes atividade de administrar de cada um dos chefes de unidades organizacionais.

PLANEJAMENTO ESTRATGICO Visa eficcia Responde pergunta: O que fazer? Tende a ser de longo prazo Visa a resultados finais vlidos Abrange o ambiente externo indicativo, no desce a detalhes elaborado pelo pessoal de topo Pode ter fortes impactos na empresa

PLANEJAMENTO OPERACIONAL
Visa eficincia Responde pergunta: Como fazer? Tende a ser de curto ou mdio prazos Visa otimizao dos recursos usados Concentra-se mais no ambiente interno Tende a ser detalhado elaborado pelas gerncias mdias No costuma causar fortes impactos

CONTROLE a funo administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de subordinados para assegurar que os objetivos e metas da empresa sejam atingidos e os planos formulados para alcan-los sejam realizados.

ETAPAS DO CONTROLE O Controle abrange as seguintes etapas: - Padres de Desempenho ou metas - Aferio do resultado - Interpretao - Ao corretiva

ORGANIZAO

o processo de identificar e grupar logicamente as atividades empresa, de delinear as autoridades e responsabilidades, estabelecer as relaes de trabalho que devem vigorar entre indivduos ou grupos que constituem a empresa, de modo que recursos disponveis sejam aplicados eficiente e eficazmente, a fim que empresa e empregados realizem seus objetivos mtuos.

da de os os de

COORDENAO COORDENAR

Equilibrar, sincronizar e integrar as aes das pessoas e as atividades das unidades organizacionais, de acordo com certa ordem e mtodo, para assegurar seu desenvolvimento harmnico.

PRINCPIO DA DEFINIO FUNCIONAL

O chefe de cada rgo deve ter autoridade para coordenar as atividades do seu rgo no s internamente como tambm com a organizao em seu conjunto e, por isso, o contedo de cada posio na estrutura organizacional, bem como suas relaes funcionais devem ser claramente definidas.

Fica claro neste princpio que o chefe de cada rgo precisa de certa autonomia para efetuar essa coordenao e o grau de autonomia deve estar claramente definido.

MECANISMOS DA COORDENAO

- Ajuste espontneo - formal ou informal

- Organizao - superviso direta - definio da estrutura - definio dos padres de trabalho - padronizao das habilidades

ADMINISTRAO Conceituao tradicional:

o conjunto de princpios e normas que tem por objetivo: - PLANEJAR - ORGANIZAR - DIRIGIR - COORDENAR e - CONTROLAR os esforos de um grupo de indivduos que se associam para atingir um resultado comum.

ADMINISTRAO
Abordagem da eficincia dos recursos Administrar uma empresa aproveitar da melhor forma as circunstncias externas, de modo a utilizar o mais eficientemente possvel os recursos de que dispe (pessoas, mquinas, materiais e capital) para faz-la sobreviver e progredir.

DEFINIO DE ADMINISTRAR

Planejar, organizar, liderar, coordenar e controlar as atividades de uma unidade organizacional, rea, empresa ou grupo de empresas, diagnosticando as suas deficincias e riscos e identificando os seus aspectos positivos; estabelecendo metas, planos e programas para sanar as deficincias e expandir e desenvolver os aspectos positivos; tomando, dentro do seu mbito, as providncias necessrias para transformar em aes e realidade esses planos e programas, controlando os seus resultados, visando ao cumprimento das metas estabelecidas.