Formação de Auditores de 3S

Parte 1
Fundamentos da Auditoria de 5S

Objetivo:
Nivelar conceitos e oferecer informações sobre a
sistemática de auditoria de 5S
 Significado do 5S 3

Utilização adequada dos recursos e

SEIRI instalações evitando desperdícios
Ordenação adequada dos recursos
SEITON tornando o ambiente seguro e
produtivo

SEISO Limpeza com postura de Inspeção

visando o Zelo pelos recursos e
instalações

SEIKETSU Padronização de ambientes e atitudes

visando a manutenção dos 3S e a saúde
física e mental
SHITSUKE Autodisciplina no cumprimento de
normas, regras e procedimentos
 4

AVALIAÇÃO DO 5S

Auditoria Feed-back Projeção de Metas

pelas instalações

Auto-avaliações Elaboração do
Plano de ação
pelas áreas
 5

Objetivos da Auditoria de 5S

 Possibilitar melhorias no ambiente auditado

 Medir o padrão atual
 Comparar o padrão com a meta
 Servir como ferramenta de manutenção do programa
 Servir como feed-back para avaliação do plano de
implantação
 Comparar a evolução entre instalações
 Verificar estágio de consolidação da implantação
 6

Fundamentos Para Uma Boa

Auditoria de 5S

 Dominar os conceitos do 5S, e não formatações que

não agregam valor
 Observar potenciais de melhorias de acordo com o
estágio atual da área. Não adianta ser detalhista em
área com padrões muito baixos de 5S
 Adequar os critérios às características de cada área
 Usar o bom senso
 Contar com a boa vontade do auditado
 7

Características do Auditor de 5S

 Ter familiaridade com a área  Estar fundamentado nos

auditada Critérios de Avaliação
 Ter independência da área  Ter capacidade de
auditada negociar. Não gerar
polêmica para problemas
 Ser organizado
insignificantes
 Ser flexível
 Não se aproveitar de
 Ser capaz de resistir às informações privilegiadas
pressões
 Ser ético
 Ser imparcial
 Ser objetivo
 Parte 2
Dicas para a Condução das Auditoria de
5S
Objetivo:
Apresentar sugestões da postura do auditor antes,
durante e depois das auditorias de 5S
 9

Dicas Para o Auditor de 5S

(Antes da visita)

 Caso não tenha familiaridade com a área a ser auditada

procure visitá-la antes da auditoria
 Confirme antecipadamente com o auditado o dia, horário e o
acompanhante para evitar perda de tempo ao chegar à área
 Reanalise os critérios de avaliação antes da auditoria
 Imprima os registros da auditoria anterior para utilizá-la como
“check-list”
 Providencie os recursos para a auditoria (EPI, formulário,
critério, prancheta, etc.)
 Procure chegar junto com o outro auditor no local a ser
auditado
 Combine com o outro auditor o procedimento da auditoria
 Evite chegar atrasado
 Registre o horário de início da auditoria
 10

Dicas Para o Auditor de 5S

(Durante a visita)

 Crie um clima agradável na chegada à área

 Dificulte adiamentos
 Não inicie a auditoria sem um representante da área
 Peça ao auditado para fazer uma breve descrição do processo
que está auditando
 Informe ao auditado como serão feitos os registros (discutir à
medida que encontra o problema ou após a visita)
 Faça um roteiro lógico para evitar perda de tempo
 Caso tenha interesse em fazer registro fotográfico combine com
o auditado antes de iniciar a visita
 Não avalie locais em fase de transformação ou em reforma.
Caso seja parte significativa, adie ou suspenda a auditoria.
Caso não seja significativa, informe no relatório a exclusão da
parte não auditada
 11

Dicas Para o Auditor de 5S

(Durante a visita – Continuação)

 Não avalie os compartimentos de uso particular (aqueles que

as pessoas guardam recursos desnecessários para as suas
funções). Caso haja um volume suspeito, pergunte que tipo de
recursos são mantidos nos compartimentos
 Cadencie o tempo de acordo com as características do
ambiente
 Evite bate-boca com o(s) avaliado(s). Caso gere polêmica, siga
a visita e informe que no final retornará à discussão
 Seja observador, principalmente em pontos de difícil acesso e
locais fechados
 Registre todas as anormalidades para facilitar a definição das
notas. Mas lembre-se que relatório de auditoria não é lista de
pendências
 Registre também o que se destaca de positivo
 Não ironize as situações anormais
 12

Dicas Para o Auditor de 5S

(Durante a visita – Continuação)

 Não tente ensinar ao auditado como resolver os problemas

encontrados
 Registre os problemas detectados pelo próprio auditado e que
passaram despercebidos
 Esteja atento para a ausência de sinalizações
 Entreviste as pessoas à medida que você está visitando a área
 Use amostragem quando há vários itens similares
 Não altere nada no ambiente que você está auditando
 Evite tocar em instalações ou recursos que possam provocar
acidentes
 Não audite interiores de locais e compartimentos que pertençam às
outras áreas
 Garanta que todos os locais e compartimentos sejam auditados
perguntando ao auditado
 13

Dicas Para o Auditor de 5S

(Após a visita)
 Evite discordar do outro auditor na presença do auditado
 Nunca defina as notas nem conclua auditoria sem antes discutir com
o auditado sobre os registros feitos
 A cada leitura do problema espere o auditado refletir antes de
passar para a próxima
 Pergunte ao auditados sobre as providências para alguns
problemas, tais como: Conservação das instalações e recursos,
Identificações e Sinalizações, Layout, Fonte de Sujeira e Sistemática
de LImpeza
 Desconfie, questione e induza ao auditado afirmar o problema antes
de tomar uma decisão
 Evite se envolver emocionalmente ou na solução do problema
 Seja afirmativo. Não emita opiniões. Cite apenas o que constatou,
não aumentando a dimensão do problema
 Seja específico no registro de problemas localizados
 14

Dicas Para o Auditor de 5S

(Após a visita - continuação)
 Caso algum problema não comportamental tenha sido solucionado
até a conclusão da discussão, você poderá eliminá-lo dos seus
registros
 Não retire o registro de problemas que o auditado promete
solucioná-los após a visita
 Não registre problemas em função do que você conhece a área no
dia-a-dia (auditoria dos 3 primeiros “S”)
 Não julgue as pessoas
 15

Dicas Para o Auditor de 5S

(Consenso das notas)

 Consense as notas com o(s) outro(s) auditor(es), na ausência

do auditado
 Classifique cada problema e agrupe-os de acordo com os itens
de avaliação
 Verifique em qual descrição das notas o conjunto de problemas
de um item se encaixa
 Observe nos critérios que notas intermediárias entre duas
notas nem sempre significam uma quantidade maior ou menor
de problemas
 Seja cuidadoso para as notas extremas (1 e 5)
 Não atribua notas para os itens não aplicáveis, ou seja, deixe a
nota em branco
 16

Dicas Para o Auditor de 5S

(Consenso das notas - continuação)

 Caso não haja um consenso entre auditores para notas

vizinhas, estabeleça a nota maior. Quando o auditado é
polêmico, estabeleça a nota menor. Em casos de diferença
superior à 1 ponto, deixe a nota em branco.
 Não se baseie na nota anterior. Concentre-se na auditoria atual.
 Evite citar nomes, exceto quando for a única alternativa de se
referenciar ao local
 17

Dicas Para o Auditor de 5S (Fechamento

das notas)

 Apresente a nota para cada item avaliado e leia o que está escrito
nos critérios, dando um tempo para o auditado refletir
 Caso haja discordância da nota, leia todos os registros relacionados
ao item em questão
 Caso você tenha cometido algum erro na classificação de problemas,
revise a nota quando for coerente
 Após definir uma nota, evite acrescentar outros itens que não foram
registrados
 Não se deixe envolver emocionalmente pelas justificativas do
auditado
 Sempre que houver polêmica, pule para outro item. No final, o item
polêmico será rediscutido
 Conclua a auditoria agradecendo a atenção
 Registre o horário de término
 18

Dicas Para o Auditor de 5S

(Após a auditoria)

 Elabore o relatório o mais rápido possível

 Escreva as frases de forma afirmativa
 Faça uma descrição na linguagem do
auditado
 Zele pela língua portuguesa
 Entregue o relatório de acordo com a
recomendação que recebeu
 Apresente sugestões de melhorias para a
coordenação de auditoria
 Parte 3
O que e como auditar cada S

Objetivo:
Facilitar a extração do padrão real de 5S durante as
auditorias (revisão 11).
 20

1. SEIRI

1.1. Utilização dos recursos existentes nos locais

abertos
Todos os recursos existentes nos pisos, mesas e
outros locais abertos são compartilhados e usados
adequadamente (não há excesso, improvisações,
recursos desnecessários, falta ou desperdício).
Pode existir uma ou outra irregularidade
insignificante para as características do ambiente.
 21

Conceitos

 Excesso – Verificar se o histórico de consumo justifica a manutenção

da quantidade observada no local.
 Improvisações – São aquelas feitas por falta do recurso adequado
que pode comprometer a segurança e eficiência da atividade. Não
confundir com as adaptações que não geram riscos.
 Recursos desnecessários – São aqueles que não precisariam estar
naquele local, ou porque são obsoletos ou porque não há previsão
imediata de uso.
 Falta – É a ausência de um recurso que traz prejuízos àquele
ambiente, levando as pessoas às improvisações ou perda de tempo
com deslocamentos e/ou esperas desnecessárias.
 Desperdício – É o consumo e/ou descarte desnecessário de um
recurso, por questões culturais.
 22

Dicas

Para saber se o recurso é usado adequadamente, questionar o

usuário. Se necessário comparar a utilização com outra pessoa
que realiza tarefa similar ou consultar o responsável pela área.
O auditor pode desconfiar de uma anormalidade, mas não pode
fazer a sua opinião prevalecer sobre a do usuário. Não
confundir este item com a desordem. Por exemplo, um material
que está largado, mas é utilizado naquele local, não deve ser
criticado neste item e sim no SEITON.
Lembrete:
Definição de local de guarda não tem nada a ver com este item
 23

1. SEIRI

1.2. Utilização dos recursos existentes nos

compartimentos fechados
Todos os recursos existentes nos armários, arquivos,
gavetas e outros compartimentos fechados são
compartilhados e usados adequadamente (não há
excesso, improvisações, recursos desnecessários
ou falta). Pode existir uma ou outra irregularidade
insignificante para as características do ambiente.
 24

Dicas

Observe que a diferença deste item para o item 1.1 é que este trata do nível de
utilização dos recursos que estão em compartimentos fechados. Isto porque as
pessoas tendem a manter nestes locais os recursos desnecessários e em
excesso que estavam expostos em locais abertos. Logo, se você não
perguntar ao auditado se o que está sendo guardado realmente está
adequado, você terá dificuldade de apontar problemas. Uma dica, desconfie
sempre que você registrar menos problemas no item 1.2 em relação ao item
1.1. Pergunte com que freqüência o recurso é utilizado.
Peça para o auditado abrir os compartimentos fechados e proceda como no item
anterior. Lembre-se que os compartimentos particulares não são auditados
internamente.

Nota: Considerar compartimentos particulares somente aqueles destinados à guarda de

objetos que pertencem ao funcionário, e não à empresa e que não são necessários para
a sua função, ou seja, se o funcionário for deslocado para outro local poderia levá-los
(não confundir com materiais confidenciais ou de uso restrito do funcionário). Se há
bastante material ou espaço ocupado por recursos pessoais, questionar ao líder da área
para saber se há coerência em se manter estes objetos, nesta quantidade, na empresa.
 25

1. SEIRI

1.3. Estado de conservação de instalações e recursos

Todas as instalações e recursos estão em bom estado de
conservação. Pode existir uma ou outra irregularidade
insignificante para as características do ambiente.
 26

Dicas

Este item verifica a preocupação das pessoas e da organização em

manter as instalações e os recursos que são úteis ao ambiente em
bom estado de conservação. Deve ser verificada a gravidade e a
dimensão do problema com relação ao processo. Neste item deve ser
apontada a evidência do problema, sem levar em consideração
possíveis justificativas. É uma forma de retratar os reais problemas de
conservação das instalações prediais, elétricas, hidráulicas e dos
recursos produtivos e de apoio da organização. Não confundir
problemas de conservação com sujeira. Sujeira é eliminada com
limpeza, problema de conservação é eliminado com reparo.
Comprometer a funcionalidade significa que o possível problema de
conservação da instalação, recurso produtivo ou de apoio, na situação
atual, reflete diretamente na produtividade do processo auditado.
Lembre-se qual é o processo principal que está sendo auditado. Por
exemplo, um problema em uma sala administrativa de um processo
produtivo não deve ser visto com a mesma criticidade de um processo
administrativo.
 27

1. SEIRI

1.4. Controle dos problemas de conservação

Há justificativa formal para todos os problemas de
conservação e nenhum compromete a segurança
e/ou a funcionalidade das instalações e recursos.
Nenhum depende da própria equipe.
 28

Dicas

Este item verifica se as pessoas estão atentas para os problemas de

conservação do ambiente, além de estarem tomando providências
para a sua correção. Pode ser cobrada a documentação que
comprove a solicitação para a correção. Documentações já
esquecidas (caducas que nem o próprio solicitante lembra quando
e por quem foi emitida), bem como um volume de solicitações
emitidas em vésperas de auditorias não devem ser aceitas como
justificativas formais.
Para a área receber a pontuação máxima neste item, o problema deve
estar monitorado de forma que não gera risco. Podem ser
desenvolvidos pela área sistemas provisórios adequados de
sinalização, isolamento ou até mesmo procedimento específico
para aqueles afetados pelo possível problema.
Verificar também se a solução apontada evitará a reocorrência do
problema, por não está sendo atacada a sua causa
 29

2. SEITON

2.1. Identificações e Sinalizações

Em todos os locais há identificações e sinalizações que
facilitam a localização e evitam perda de tempo e
riscos. Pode existir uma ou outra irregularidade
insignificante para as características do ambiente.
 30

Dicas

Este item verifica se as pessoas têm a preocupação em evitar desperdício de

tempo e riscos, não só para elas como para outras pessoas que freqüentam
o ambiente. Quem deve definir a necessidade ou não de identificação é o
usuário. Lembrando que a identificação deve ser feita para facilitar o acesso
e interpretação por qualquer pessoa que precise utilizar o recurso. A
identificação também deve ser feita para que substitutos eventuais ou
efetivos tenham a mesma facilidade de acesso que o responsável atual pelos
recursos. Deve ser avaliada neste item a facilidade de rastreamento de
documentos físicos. Podem ser verificadas sinalizações de segurança e de
acesso aos locais e postos de trabalho. Qualquer problema de identificação e
sinalização, exceto a padronização, deve ser classificado neste item, mesmo
que conceitualmente pertençam a outros “S” (desgaste, improvisações,
problemas de localização, dificuldade para leitura e/ou interpretação). Não
cobrar identificação de locais de guarda quando estes não estiverem
definidos.
 31

2. SEITON

2.2. Definição e adequação de locais para a guarda

de recursos
Há locais definidos e adequados para todos os
recursos utilizados (formato, dimensões, tipo de
material, etc.). Pode existir uma ou outra
irregularidade insignificante para as características
do ambiente.
 32

Dicas

Pelo conceito do Seiton, “um lugar para cada coisa, cada coisa no seu
lugar”. Este item verifica se há uma preocupação em definir o local de
guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a
reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos
pessoais como bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo, guarda-chuva,
sapatos, etc. Objetos que a guarda é fortuita e não repetitiva como
presentes, ornamentos, compras para pequenas reformas, não
precisam ter um local permanente para a sua guarda, porém devem ser
colocados em locais que não dificultem o acesso e a circulação e/ou
não gerem riscos. De maneira geral, deve ser evitada a colocação de
recursos úteis ao ambiente diretamente no piso ou sobre armários.
Classificar neste item todos os problemas de recursos úteis ao
ambiente mas sem local definido e que estejam soltos ou em outros
locais.
Cuidado para não incluir neste item se a localização dentro do ambiente
está adequada (layout).
 33

2. SEITON

2.3. Ordem dos recursos

Todos os recursos estão classificados e organizados
(não há recursos úteis fora dos locais de guarda,
mistura, dificuldade de localização visual e física,
empilhamento, volume incompatível com o espaço
ou risco). Pode existir uma ou outra irregularidade
insignificante para as características do ambiente.
 34

Conceitos

 Mistura – Materiais de características muito diferentes.

 Dificuldade de localização visual – Recursos colocados por trás, muito acima ou
muito abaixo da linha de visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a inclinar-se
ou subir em um suporte (banco ou escada), para localizar visualmente o recurso.
 Dificuldade de localização física - Evidentemente deve ser levada em
consideração a freqüência de uso do recurso. Os recursos de uso esporádico podem
ser guardados de forma mais compacta e em locais mais altos, mais baixos ou por
trás, desde que o acesso não cause maiores transtornos. Lembre-se que o
parâmetro é de 8 segundos para se acessar os recursos de uso freqüente e de 30
segundos os de uso esporádico.
 Empilhamento – São pilhas de recursos diferentes, um sobre o outro, dificultando o
acesso e a reposição, facilitando a desordem. Mais uma vez, deve ser levada em
consideração a freqüência de uso.
 Volume incompatível com o espaço – Isto gera uma dificuldade de acesso visual e
físico. A solução seria a redução do volume, o aumento do espaço ou a melhor
utilização do espaço vertical.
 Risco – Quando o acesso gerar risco de acidentes pessoais, das instalações e/ou
dos recursos.
 35

Dicas

Neste item se avalia a preocupação das pessoas no dia-

a-dia em manter os recursos ordenados. Portanto, é um
item que pode ter um padrão variando ao longo das
auditorias. Observar que materiais espalhados sobre
mesas e bancadas não obrigatoriamente estão em
desacordo com este item, desde que estejam sendo
analisados e utilizados no momento. Empilhamento de
materiais e documentos dificulta o acesso físico e visual,
além de promover a desordem na reposição. Por isto
deve ser criticado neste item. O mesmo ocorre com
armazenamento de materiais diferentes em prateleiras,
dificultando o acesso.
 36

2. SEITON

2.4. Layout
A disposição de todos os recursos produtivos e de
apoio está adequada, facilita a circulação e o
acesso, evitando riscos, desgaste e desperdício de
tempo. Pode existir uma ou outra irregularidade
insignificante para as características do ambiente.
 37

Dicas

Neste item se avalia a capacidade de planejamento para manter o

ambiente funcional, ou seja, a distribuição dos recursos
permanentes deve facilitar o acesso, circulação, limpeza, etc.
Para auditar este item pergunte ao auditado quais são os
problemas que os funcionários da área enfrentam no dia-a-dia
por limitações de espaço, por problemas de projeto, por
circulação de meios de transporte ou de pessoas de outras
áreas, por limitação de sistemas de tecnologia de informação ou
monitoramento a distância, etc.
Não devem ser avaliadas neste item as deficiências de seqüência
de produção ou localização de prédios e ambientes. Também
não devem ser confundidas as deficiências de layout
(planejamento inadequado) com a desordem (relaxamento).
Problemas de layout que não dependem da equipe e/ou que
estejam para serem resolvidos também devem ser apontados
neste item, até que sejam definitivamente solucionados.
 38

3. SEISO

3.1. Nível de limpeza (sujeira provocada por

falha das pessoas)
Não há sujeira provocada pelas pessoas nem por falta
de cumprimento da sistemática de limpeza. Pode
existir uma ou outra irregularidade insignificante para
as características do ambiente.
 39

Dicas

Neste item é avaliada a falta de interesse e até de

tempo das pessoas em manter o ambiente limpo.
Isto inclui o não cumprimento da sistemática de
limpeza, independente do motivo. Não são
considerados neste item a sujeira em roupas ou em
calçados.
 40

3. SEISO

3.2. Nível de limpeza (sujeira provocada pelo

processo)
A sujeira proveniente de processo no dia-a-dia (máquinas,
equipamentos, manuseio de produtos) ou de
intempéries não gera riscos de acidentes e a extinção
de sua(s) fonte(s) foi considerada inviável técnica e
financeiramente pelos órgãos competentes da
organização. Pode existir uma ou outra irregularidade
insignificante para as características do ambiente.
 41

Dicas

Este item avalia o esforço da equipe e da organização para extinguir as

fontes de sujeira. Observe que a ausência de sujeira no momento da
auditoria não é evidência de que a fonte de sujeira não exista ou esteja
sob controle. Logo, pergunte ao auditado quais são as fontes de sujeira
existentes no ambiente. Resíduos gerados por fontes que não têm
solução conhecida, mas têm intervalos previstos para a limpeza, não
devem ser considerados como sujeira. Também não pode ser
considerada como sujeira os resíduos contidos que serão removidos
após concluída uma atividade ou em períodos definidos (desde que não
estejam acumulados e/ou provocando riscos). Para a sujeira provocada
pelo ambiente externo, intempéries ou por animais devem ser cobradas
as providências para bloqueá-la ou reduzi-la. Uma questão que gera
dúvidas entre auditores é sobre vazamentos e derramamentos de
produtos em função de problemas de conservação. Neste caso, quando
o problema não é contido, gerando riscos de acidente, contaminação do
piso e/ou possibilita que as pessoas ou meios de transportes espalhem a
sujeira em outros pontos, deve ser considerado neste item também,
além de ser criticado como problema de conservação. Para ambientes
onde não há fontes de sujeira, este item não deve ser avaliado.
 42

3. SEISO

3.3. Sistemática de Limpeza

Há uma freqüência definida e adequada para a limpeza
de todo o tipo de sujeira (gerada por processos,
manuseio de produtos, intempéries, animais, árvores,
transportes, etc.). A sistemática inclui, por escrito e/ou
sinalizados, todos os locais de difícil acesso. Pode
existir uma ou outra irregularidade insignificante para
as características do ambiente.
 43

Dicas

Neste item se avalia o planejamento para manter o ambiente limpo,

inclusive os locais de difícil acesso, mesmo que o serviço de
limpeza seja feito por terceiros. A sujeira provocada por
intempéries, fontes externas e/ou fontes internas mas sem solução,
deve ser removida em períodos definidos e adequados. Observe
que a ausência de sujeira no momento da auditoria não é evidência
de que haja uma boa sistemática de limpeza. Logo, pergunte ao
auditado qual é a sistemática de limpeza. É muito comum o
auditado informar que executa a limpeza em um determinado
período e/ou que os funcionários fazem a limpeza à medida que
sujam. Neste caso utilize-se de evidências de sujeiras acumuladas,
principalmente em locais de difícil acesso, para questionar se há
freqüência definida, adequada e escrita para estes pontos.
Em ambientes de uso coletivo, deve ser verificada a existência de
avisos eficientes para a manutenção da limpeza pelos usuários.
 44

3. SEISO

3.4. Lixeiras, cinzeiros e outros coletores de

recursos descartados
Todas as lixeiras, cinzeiros e outros coletores de
recursos descartados são adequados (quantidade,
localização, conservação, higiene, tipo e tamanho,
freqüência de retirada, identificação, sinalização,
prática da coleta seletiva, etc.). Pode existir uma ou
outra irregularidade insignificante para as
características do ambiente.
 45

Dicas

Este item verifica de que forma o ambiente está

estruturado para tratar os resíduos descartados no
dia-a-dia. Todos os problemas relacionados ao
descarte, mesmo que pertençam a outro "S", deve
ser pontuado neste item. Verifique que este item não
avalia apenas a prática da coleta seletiva. Inclusive a
coleta seletiva só deve ser cobrada quando a
organização estiver estruturada à praticá-la.