Gesto de Documentos:

recurso estratgico na modernizao dos servios arquivsticos governamentais

A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Marco jurdico de importncia para o pas, viabilizando a implementao de polticas arquivsticas Cria o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ Reafirma princpios constitucionais no que tange obrigao do Estado de promover a gesto de documentos e a publicizao da informao governamental

Composio do CONARQ
Presidente: Diretor-Geral do Arquivo Nacional 16 Conselheiros titulares 16 Conselheiros suplentes

Dois representantes do Poder Executivo Dois representantes do Poder Judicirio Federal Dois representantes do Poder legislativo Federal Um representante do Arquivo Nacional Dois representantes de Arquivos Estaduais Dois representantes de Arquivos Municipais Um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia Um representante de associaes de arquivistas Trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.

Estrutura do CONARQ
Plenrio

rgos Tcnicos de Assessoramento

Permanentes

Temporrios

Cmaras Tcnicas

Cmaras Setoriais

Comisses Especiais

Grupos de Trabalho

Sistema Nacional de Arquivos SINAR

Arquivos do Arquivos do Poder Executivo Poder Executivo Arquivos do Arquivos do Poder Legislativo Poder Legislativo Arquivos do Arquivos do Poder Judicirio Poder Judicirio

Arquivos Arquivos Estaduais do Estaduais eedo Distrito Federal Distrito Federal

CONARQ CONARQ
Arquivos Arquivos Municipais Municipais Arquivo Nacional Arquivo Nacional

ARQUIVO NACIONAL Misso Institucional

Implementar a poltica nacional de arquivos, - definida pelo Conselho Nacional de Arquivos, rgo central do Sistema Nacional de Arquivos -, por meio da gesto, do recolhimento, do tratamento tcnico, da preservao e da divulgao do patrimnio documental do Governo Federal, garantindo pleno acesso informao com a finalidade de apoiar as decises governamentais de carter polticoadministrativo, o cidado na defesa dos seus direitos e de incentivar a produo de conhecimento cientfico e cultural.

Estrutura do Arquivo Nacional

Unidade organizacional da Secretaria Executiva da Casa Civil da Presidncia da Repblica
DIRETOR GERAL

GABIN
Gabinete da Diretoria-Geral

CONARQ
Coordenao do Conselho Nacional de Arquivos

COREG
Coordenao Regional do Distrito Federal

COPRA
Coordenao-Geral de Processamento e Preservao do Acervo

COACE
Coordenao-Geral de Acesso e Difuso Documental

COAD
Coordenao-Geral de Administrao

COGED
Coordenao-Geral de Gesto de Documentos

DICON
Diviso de Consultas

DIDAC
Diviso de Pesquisa e Difuso do Acervo

DIADI
Diviso de Atendimento Distncia

CODES
Coordenao de Documentos Escritos

CODAC
Coordenao de Documentos Audiovisuais e Cartogrficos

COPAC
Coordenao de Preservao do Acervo

DIRHU
Diviso de Recursos Humanos

DIROF
Diviso de Recursos Oramentrios e Financeiros

DILOG
Diviso de Recursos Logsticos

DITIN
Diviso de Tecnologia da Informao

Poltica Nacional de Arquivos

As aes desenvolvidas pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, vinculado ao Arquivo Nacional, visam modernizao dos arquivos pblicos do pas, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, ao definir diretrizes da Poltica Nacional de Arquivos por meio de seu Plenrio, Cmaras Tcnicas, Cmaras Setoriais, Comisses Especiais e Grupos de Trabalho.

Ao do CONARQ
O CONARQ tem sido responsvel pela sano presidencial e aprovao de um corpus importante de decretos e resolues, a seguir referenciados, regulando matrias arquivsticas, dentre outras, sobre microfilmagem, classificao e acesso a documentos sigilosos, seleo, avaliao e eliminao de documentos.

A Gesto de Documentos
A realidade arquivstica brasileira aponta, cada vez mais, para a necessidade de sistematizao dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos. A despeito das tentativas empreendidas no setor pblico, em todos os nveis, fato que as dificuldades para implantao de sistemas de arquivo nos rgos pblicos so inmeras. A gesto de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produo, organizao, tramitao e uso at a sua destinao final, assegurando, assim, a eliminao criteriosa dos documentos destitudos de valor para guarda permanente e a preservao daqueles de valor informativo, probatrio ou histrico.

A ao do Arquivo Nacional
O Arquivo Nacional, dentre outras atividades, atua junto aos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal em todo pas, assumindo a orientao, a fiscalizao e o acompanhamento da poltica de gesto dos documentos federais.

Dificuldades operacionais
Tais dificuldades compreendem desde a escassez de pessoal qualificado at a ausncia de instrumentais bsicos para a operacionalizao dos sistemas, passando pela desateno dos administradores para com os arquivos.

Questes relativas organizao e ao controle da produo documental no setor pblico vm sendo discutidas na Administrao Pblica h muito tempo, mas s recentemente, medidas aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos comeam a municiar os servios arquivsticos governamentais com ferramentas bsicas para consecuo deste objetivo.

A busca da soluo
Os atos normativos aprovados e disseminados pelo Conselho vm preencher graves lacunas que dificultavam a adequada gesto dos arquivos da administrao pblica. Seus reflexos positivos j podem ser sentidos em aes concretas para o desenvolvimento de programas de gesto de documentos em diversos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal. A legislao existente impe obrigaes aos gestores pblicos e co-responsabilizam todos os rgos e entidades do Poder Pblico com o trato dos acervos arquivsticos governamentais.

O Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002

Co-responsabiliza os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal no processo de preservao dos documentos de valor permanente. Evidencia a necessria organizao dos arquivos correntes, nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, considerando a necessidade de avaliao e seleo da massa documental produzida. Determina que todos os rgos e entidades da Administrao Pblica constituam suas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos, com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. Define que a transferncia ou recolhimento de qualquer documento ao Arquivo Nacional exigir prvia avaliao, organizao e acondicionamento, possibilitando, assim, agilizar a recuperao das informaes nele contidas.

A busca de um sistema estruturador

O pargrafo 2 do artigo 216 da Constituio da Repblica Federativa do Brasil determina que Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

A Lei n 8.159, 8 de janeiro de 1991, regulamentadora deste princpio constitucional, identifica o Arquivo Nacional como o rgo competente, na esfera do Poder Executivo Federal, para exercer no s a gesto documental como tambm para acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.
O Arquivo Nacional exerce, portanto, uma funo constitucional como rgo singular na estrutura do Estado brasileiro.

O SIGA Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Federal Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003
A criao do SIGA representa um passo importante e indispensvel para se promover necessria articulao dos arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das atividades arquivsticas nas fases corrente, intermediria e permanente.
Obter-se-, com sua implementao, economia de recursos, evitando-se gastos e esforos com fins coincidentes, ganhando-se maior agilidade na recuperao e no acesso informao pblica, com expressiva reduo de custos de produo e armazenagem de documentos.

O SIGA tem por finalidade:

garantir ao cidado e aos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais; integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que integram o SIGA; disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo;

O SIGA tem por finalidade (cont.):

racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica; racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica; preservar o patrimnio documental arquivstico da Administrao Pblica Federal; articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da informao pblica federal.

Integram o SIGA:
IIIcomo rgo central, o Arquivo Nacional; como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes; como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes.

III-

O SIGA Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Federal

Arquivo Nacional (rgo Central)

Ministrios (rgos Setoriais)

rgos e Entidades

Ministeriais (rgos Seccionais)

Compete ao rgo central do SIGA:

Iacompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica;

II-

orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos setoriais; promover a disseminao de normas tcnicas e informaes de interesse para o aperfeioamento do sistema junto aos rgos setoriais do SIGA;

III-

Compete ao rgo central do SIGA (cont.):

IVpromover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais;
estimular e promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo.

V-

Compete aos rgos setoriais do SIGA:

I- implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de

documentos de arquivo, em seu mbito de atuao e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica;

II- implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus seccionais, visando padronizao dos procedimentos tcnicos relativos s atividades de produo, classificao, registro, tramitao, arquivamento, preservao, emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia e recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e ao acesso aos mesmos e s informaes neles contidas;

Compete aos rgos setoriais do SIGA (cont.):

III- coordenar a elaborao de cdigo de classificao de documentos de arquivo, com base nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao e de seus seccionais;
IV- coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituda para a Administrao Pblica Federal, no seu mbito de atuao e de seus seccionais;

Compete aos rgos setoriais do SIGA (cont.):

V- elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim; VIpromover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais;
VII- proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualizao.

Comisso de Coordenao do SIGA: competncias

I- assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies; II- propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; III- propor aos rgos integrantes do Sistema as alteraes e/ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo; IV- avaliar os resultados da aplicao das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessrios, visando modernizao e ao aprimoramento do Sistema.

Comisso de Coordenao do SIGA: composio

Io Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidir;

II- um representante do rgo central, responsvel pela coordenao do Sistema, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III- um representante do Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica SISP, indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto; IV um representante do Sistema de Servios Gerais SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto; V- os coordenadores das subcomisses dos Ministrios e rgos equivalentes.

SIGA: informaes complementares

Os rgos setoriais do SIGA vinculam-se ao rgo central para os estritos efeitos do disposto no Decreto, sem prejuzo da subordinao ou vinculao administrativa decorrente de sua posio na estrutura organizacional dos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal.
Ser institudo um sistema de informaes destinado operacionalizao do SIGA, com a finalidade de integrar os servios arquivsticos dos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal. Os rgos setoriais e seccionais sero responsveis pela alimentao e processamento dos dados necessrios ao desenvolvimento e manuteno do sistema referido.

Para mais informaes sobre o Arquivo Nacional e o CONARQ consulte nosso stio na Internet:
www.arquivonacional.gov.br

Presidente da Repblica Luiz Incio Lula da Silva Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica Jos Dirceu de Oliveira e Silva Secretrio Executivo da Casa Civil da Presidncia da Repblica Swedenberger do Nascimento Barbosa Diretor-Geral do Arquivo Nacional Jaime Antunes da Silva Texto: Jaime Antunes da Silva , Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Presidente do Conselho Nacional de Arquivos Apresentao produzida, em Power Point, no Arquivo Nacional. Rio de Janeiro, maro de 2004