16/08/12

C omo conduzir uma reunio formal | Kit de ferramentas S M E

Logon | Registrar

Links Rpidos Artigos Ferramentas Formulrios Treinamentos Sites de referncia

Pgina Inicial

Buscar

Iniciando um negcio Contabilidade e Finanas Recursos Humanos Operaes Tecnologia Marketing e Vendas Sustentabilidade Cartilha Jurdica

Itens Relacionados
Programao de efetivo de pessoal projetado Formulrio para feedback de desempenho no cargo Como criar um manual de funcionrios efetivo. Defina metas para seus funcionrios
brasil.smetoolkit.org/brasil/pt_br/content/pt_br/27/C omo-conduzir-uma-reunio-formal

16/08/12

C omo conduzir uma reunio formal | Kit de ferramentas S M E

Veja tambm
Como criar um manual de funcionrios efetivo. Modelo de roteiro para pesquisa de satisfao dos funcionrios Aprendendo a delegar Dicas para estratgia de reteno Mercado questiona IES sobre formao empreendedora Pgina Inicial > Como conduzir uma reunio formal Total de avaliaes: Atualmente 0.0/5 Estrelas. Verso para impresso E-mail

SME Toolkit Imprimir www.smetoolkit.org

Outras tradues
Portuguese (Brasil) Portugus (Brasil)

Como conduzir uma reunio formal

Adaptado de contedo extrado do American Express OPEN Small Business Network Com o crescimento de sua empresa de pequeno porte, maiores se tornaro suas reunies de negcios. As reunies informais podem ser eficazes, porm quando o prazo for curto e os projetos complexos, uma melhor organizao ser necessria. Ao trabalhar com clientes empresariais, talvez seja necessrio conduzir uma reunio formal. Etapa 1: Estabelea objetivos Um objetivo claro incentivar as pessoas a participarem da reunio, pois elas entendero sua inteno. Esta medida tambm vai estabelecer a base para uma reunio bem direcionada. As reunies normalmente tm pelo menos um objetivos informar ou decidir. "Discutir" no o objetivo de uma reunio. Por exemplo, "um bom objetivo determinar o posicionamento de mercado para a propaganda dirigida de Series 2000". A reunio bem direcionada e seu o objetivo informado com clareza. "A discusso do marketing de Series 2000" parece sem propsito e pode dar espao a divagaes em lugar das aes. Etapa 2: Defina os participantes Faa uma lista das pessoas que devem participar da reunio. Pense cuidadosamente sobre quem deve ou no estar na sala (provavelmente um integrante possa participar por teleconferncia, ou apenas em um tema especfico). Lembre-se de que se voc desperdiar o tempo de uma pessoa, ela estar menos propcia a comparecer e participar de uma prxima reunio sob sua responsabilidade. Seja firme ao convidar pessoas para uma reunio. Respeite suas agendas e utilize frases como "Por favor, programe-se para estar presente e me comunique caso no possa comparecer." Sempre informe as pessoas sobre o objetivo, horrio de incio e de trmino da reunio. Enfatize tambm que ela ser iniciada pontualmente.
brasil.smetoolkit.org/brasil/pt_br/content/pt_br/27/C omo-conduzir-uma-reunio-formal

16/08/12

C omo conduzir uma reunio formal | Kit de ferramentas S M E

Etapa 3: Elabore uma pauta Uma pauta consiste em uma lista dos itens que sero discutidos com a finalidade de alcanar seu objetivo. Essa pauta pode ser mantida para seu prprio uso ou distribuda aos participantes durante a reunio. O lado positivo de distribu-la que os participantes tero um roteiro para seguir. O lado negativo que isso pode desviar ateno de seus participantes; eles podem antecipar questes que ainda no esto no momento de serem abordadas. Por exemplo, se o quinto item for uma questo de engenharia, os engenheiros presentes podem querer ir direto a este ponto. Para resolver outras questes, aconselhvel, antes, manter a pauta somente em seu poder. Se estiver presidindo uma reunio de avaliao de projeto, voc pode utilizar o cronograma do projeto como pauta. Caso voc decida distribuir uma pauta, no deixe de expor no incio da pgina o objetivo e a data da reunio. Todos os itens devem estar bem destacados. Cada pessoa presente deve receber uma via, faa cpias alm das necessrias. Etapa 4: Mantenha o controle Iniciada a reunio, ser de sua responsabilidade o seu desenvolvimento e direcionamento, evitando disperses. Apresentamos algumas sugestes para executar esta tarefa: Inicie a reunio pontualmente, mesmo que alguns integrantes estejam atrasados. Se esperar pela ltima pessoa, voc estar incentivando a todos que se atrasem. Faa uma breve exposio sobre o objetivo da reunio. Se distribuir uma pauta, certifique-se de que todos a acompanham, desta forma voc atingir seus objetivos. Se a discusso cair em um tpico e a deciso no for tomada, sua funo interpor e dizer algo como, "Para que possamos cumprir o cronograma do projeto, precisamos decidir." Se for evidente que algo no pode ser resolvido, determine que ser necessrio resolv-lo futuramente e acrescente-o ao cronograma do projeto. Controle dos participantes: seja firme se o grupo se exaltar e sugira que a questo seja discutida em outra ocasio. Ao final da reunio agende a prxima. Se voc convocou a reunio , ento, o responsvel por fazer anotaes ou para indicar algum que o faa. Etapa 5: Acompanhe de perto Uma vez concluda a reunio, voc ainda tem trabalho por fazer. Organize e distribua um memorando interno resumindo o que foi discutido e resolvido e quais as aes devem ser tomadas para as questes que precisam de mais esclarecimentos. Ele deve ser redigido a partir das anotaes da reunio. O memorando no deve ser longo alguns tpicos transmitem a mensagem necessria. Agradea s pessoas por sua presena e participao. Elas ficaro felizes em saber que seu tempo foi valorizado. Atualize seu cronograma para que cubra o progresso relatado na reunio. Em sua atualizao, inclua a data da prxima reunio e as necessidades que precisam ser supridas at l. Distribua o cronograma revisado.
brasil.smetoolkit.org/brasil/pt_br/content/pt_br/27/C omo-conduzir-uma-reunio-formal

16/08/12

C omo conduzir uma reunio formal | Kit de ferramentas S M E

Direitos autorais e cpia; 1995-2012, American Express Company. Todos os direitos reservados.
Outros pases Links Rpidos

Retornar para Pgina Inicial

Verso para impresso

E-mail

Avaliaes (0)
Avaliar este item Clique nas estrelas abaixo para avaliar este item. 1 2 3 4 5 Voc deve estar conectado para adicionar uma avaliao. Logon | Registrar
Enviar

Pgina Inicial | Sobre | Parceiros de Contedo | Mapa do Site | Ajuda | Fale Conosco | Convidar um Colega Copyright 2002 - 2012 International Finance Corporation.Todos os direitos reservados. No permitido reproduzir, no todo ou em parte, sem autorizao por escrito. | Poltica de Privacidade As marcas e contedos so de propriedade das entidades indicadas. O uso deste site est condicionado a leitura e aceite Condies de Uso

brasil.smetoolkit.org/brasil/pt_br/content/pt_br/27/C omo-conduzir-uma-reunio-formal