Resumo de Auditoria

Assunto:

AUDITORIA OPERACIONAL

AUDITORIA OPERACIONAL

I - CONCEITO Auditoria Operacional consiste em avaliar as aes gerenciais e os procedimentos relacionados ao processo operacional, ou parte dele, dos rgos ou Entidades da Administrao Pblica Federal, programas de governo, atividades, ou segmentos destes, com a finalidade de emitir uma opinio sobre a gesto quanto aos aspectos da eficincia, eficcia, economicidade, efetividade e qualidade, procurando auxiliar a administrao na gerncia e nos resultados, por meio de recomendaes que visem aprimorar os procedimentos, melhorar os controles e aumentar a responsabilidade gerencial. II - OBJETIVOS 1.Comprovar a conformidade s diretrizes, polticas, estratgias e ao universo normativo; 2. Avaliar os controles internos; 3. Identificar procedimentos desnecessrios ou em duplicidade e recomendar sua correo; 4. Identificar as reas crticas e riscos potenciais e proporcionar as bases para sua soluo; 5. Melhorar o desempenho e aumentar o xito das organizaes por meio de recomendaes oportunas e factveis; 6. Avaliar as medidas adotadas para a preservao dos ativos e do patrimnio e para evitar o desperdcio de recursos; 7. Aferir a confiabilidade, segurana, fidedignidade e a consistncia dos sistemas administrativos, gerenciais e de informaes; 8. Avaliar o alcance dos objetivos e metas identificando as causas de desvio do seu atingimento, quando houver; 9. Identificar reas que concorrem para aumento e/ou diminuio de custos e/ou receitas; 10. Recomendar e assessorar a implantao de mudanas. III - METODOLOGIA DE ABORDAGEM PARA TRABALHOS OPERACIONAL

DE

AUDITORIA

A presente metodologia para abordagem de trabalhos de Auditoria Operacional prev pelo menos nove etapas, e diversos passos em cada uma, para a sua realizao e leva em conta que h a necessidade de se hierarquizarem as prioridades ao longo do tempo em funo da materialidade, riscos e mudanas de cenrio tendo em vista que os recursos disponveis so escassos e os custos elevados. Na realidade atual do Sistema de Controle Interno - SCI, onde estes trabalhos sero desenvolvidos em rgos ou Entidades j do conhecimento do Sistema, alguns passos podero ser eliminados, bem como outros a critrio de quem planejar a abordagem, podero ser adicionados. As nove etapas so: I - ANLISE DE RISCO DAS UNIDADES II - HIERARQUIZAO E PRIORIZAO DAS UNIDADES III - PLANEJAMENTO DE LONGO PRAZO E IDENTIFICAO DE CICLOS DE AUDITORIA IV - LEVANTAMENTOS PRELIMINARES V- PLANEJAMENTO DO TRABALHO DA UNIDADE SELECIONADA E ELABORAO DE PROGRAMA ESPECFICO VI - EXECUO DOS TRABALHOS DE CAMPO VII - ELABORAO DO RELATRIO COM RECOMENDAES VIII - ACOMPANHAMENTO DA IMPLEMENTAO DAS RECOMENDAES. IX - REALIMENTAO DO SISTEMA DE INFORMAES GERENCIAIS COM OS NOVOS ELEMENTOS COLHIDOS DURANTE A AUDITORIA

I - ANLISE DE RISCO DAS UNIDADES

De posse de informaes coletadas ao longo do exerccio, tais como balanos oramentrios e financeiros, denncias, notcias de jornais, relatrio de atividades, relatrios e pareceres de auditoria interno e externo, diligncias das reas de contabilidade analtica, pessoal e fiscalizao, relatrios de acompanhamento de programas de governo, convnios, contratos, processos administrativos, sindicncias, etc, a unidade de auditoria elabora a Composio de Criticidade que representa o conjunto de indcios e constataes relevantes passveis de exames auditoriais. Trata-se da composio dos problemas efetivos ou potenciais identificados, por unidade, em determinado perodo de tempo. Em funo desses elementos monta-se uma Matriz de Risco, levando-se em considerao tambm as melhorias implantadas pela unidade e as economias obtidas que so elementos de diminuio de riscos. As principais variveis que compem a Matriz so a Materialidade, Relevncia e Criticidade.

A Matriz de Risco oferece um primeiro indicativo de prioridades que serviro de suporte tomada de deciso sobre que aes deveriam ser priorizadas. Evidentemente, como o perfil de informaes de cada unidade varivel a Matriz de Risco apenas mais um elemento de anlise. Cabe s chefias de auditoria analisarem estas informaes e luz da experincia e viso de conjunto do universo de unidades sob sua jurisdio proporem uma hierarquizao programtica.

II - HIERARQUIZAO E PRIORIZAO DAS UNIDADES

Montada a Matriz de Risco, considerando as diretrizes estabelecidas pelo rgo Central da SFC, considerando as atividades legalmente dispostas por prazos, considerando as demandas especficas provenientes do Ministrio Supervisor e outros clientes, e a sensibilidade dos gerentes da unidade de controle quanto a aspectos estratgicos da administrao pblica a unidade de auditoria estabelece uma hierarquizao dos assuntos e fixa uma prioridade de atuao. III - PLANEJAMENTO DE LONGO PRAZO E IDENTIFICAO DE CICLO DE AUDITORIA claro que dentro de cada unidade gestora existe uma gama de atividades

importantes a serem auditadas que no permitem serem tratadas apenas como um momento dada a quantidade de unidades a serem permanentemente acompanhadas. Isso induz a que cada um desses aspectos seja tratado individualmente ao longo de chamados ciclos de auditoria (varivel para cada tipo de unidade). Cabe chefia estabelecer a seqncia dos trabalhos fixando os ciclos por cada unidade.

IV - LEVANTAMENTOS PRELIMINARES A abordagem desta etapa compreende um amplo diagnstico levantando-se pormenorizadamente o que faz a organizao e como realiza suas operaes, obtendo os dados necessrios ao conhecimento do rgo, Entidade ou Programa analisado. Sinteticamente, busca-se nesta etapa a familiarizao com o ambiente a auditar. O enfoque do levantamento preliminar o de conhecer a unidade a ser auditada, identificando as principais reas e atividades, levantando os principais fluxos operacionais, identificando os principais controles e procedimentos da unidade. A razo desse procedimento se justifica medida que se procuram reas em que os riscos sejam mais elevados, os benefcios possam ser maximizados, os custos reduzidos e os processos melhorados. Os resultados do levantamento preliminar devem ser registrados e relatados para utilizao no planejamento e execuo dos trabalhos de auditoria. A seguir so apresentados os principais passos desta etapa: 1. Conhecer a legislao, as normas internas e disciplinamentos inerente ao rgo ou Entidade, e as atividades e ambiente externo; 2. Conhecer as diretrizes governamentais e a que casos se encontram subordinado o rgo ou Entidade; 3. Conhecer a misso ou tipo de negcio que o rgo ou Entidade se dedica com nfase nos produtos ou servios principais; 4. Relacionar as autoridades com Entidade ou programa; responsabilidades de conduo do rgo,

5. Levantar o histrico e antecedentes das atividades do rgo ou Entidade ou Programa, inclusive com relao aos rgos de controle externo, unidades de auditoria interna e auditorias independentes, quando houver;

6. Conhecer o segmento empresarial e governamental em que a unidade atua; 7. Levantar informaes veiculadas nos meios de comunicao a respeito do rgo ou Entidade; 8. Visitar as instalaes que, alm de proporcionar seu conhecimento fsico, visa obter informaes sobre: 8.1. a situao econmico-financeira e patrimonial do rgo ou Entidade; 8.2. a estrutura do rgo ou Entidade; 8.3. a infra-estrutura empresarial especfica do rgo ou Entidade em questo (planejamento, organizao, direo, controle etc); 8.4. os mtodos de operao do rgo ou Entidade (manuais, rotinas etc); 8.5. as fontes e montante de recursos que so geridos pelo rgo ou Entidade; 8.6. a auditoria interna, da auditoria independente e de consultores, sobre possveis deficincias no rgo ou Entidade; 8.7. os controles internos do rgo ou Entidade; 8.8. as avaliaes dos dirigentes e outros atores quanto s fraquezas existentes no rgo ou Entidade. vantagens e

V - PLANEJAMENTO DO TRABALHO DA UNIDADE SELECIONADA E ELABORAO DE PROGRAMAS ESPECFICOS A etapa de planejamento dos trabalhos tem como alvo abordar a unidade frente aos pontos fracos e fortes identificando na fase de levantamentos preliminares no rgo ou Entidade, buscando permitir delimitar o escopo dos trabalhos de campo, definir objetivos a serem atingidos e procedimentos para a execuo dos mesmos. A seguir so apresentadas duas fases desta etapa e os principais passos: FASE I Esta fase ser normalmente executada pelo chefe ou coordenador de auditoria ou auditor designado para efetuar o planejamento, e compreender os seguintes passos: 1. Diagnstico a respeito do rgo ou Entidade efetuado com base nos dados obtidos
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nos levantamentos preliminares; 2. Pr-planejamento geral, onde o responsvel pelo trabalho, com base nos estudos efetuados com dados da etapa de levantamentos preliminares, procurar delimitar reas ou sistemas no rgo ou Entidade, que nesta fase e com as informaes que se dispe evidenciem a existncia de riscos; 2.1. Com base em Sistema de Anlise de Riscos da Unidade de Auditoria, estabelecer ranking decrescente das reas ou sistemas que lhe paream apresentar riscos potenciais; 2.2. Com base no ranking, estabelecer um Ciclo de Auditoria inicial e sugerir o primeiro trabalho de auditoria operacional a ser realizado no rgo ou Entidade sob anlise; 3. Relativamente a este primeiro trabalho definir: 3.1. Objetivos; 3.2. Equipe, em quantidade e qualificao dos auditores; 3.3. Durao dos trabalhos. FASE II Esta fase ser executada j pela equipe de auditoria convocada pelo dirigente e compreender os seguintes passos: 1. Planejamento em si, onde a equipe aps estudar os dados sua disposio (neste passo, de uma maneira mais profunda) delimitar as reas ou sistemas que ofeream riscos potenciais); NOTA: Estas reas ou sistemas podero ser diversos das anteriormente definidas pela gerncia, coordenao ou auditor designado. 2. A equipe definir critrios especficos de riscos, para o rgo ou Entidade em questo, com a finalidade de estabelecer ranking decrescente das reas ou sistemas que apresentem riscos potenciais. NOTA: Estas reas ou sistemas podero ser diversos das anteriormente definidos pela gerncia, coordenao ou auditor designado. 3. Com base no ranking, proposto a equipe estabelecer um Ciclo de Auditorias a ser aplicado no rgo ou Entidade e confirmar ou redefinir o primeiro trabalho de Auditoria Operacional a ser realizado no rgo ou Entidade sob anlise;

3.1 Caso ocorram dvidas na determinao das reas ou sistemas a abordar, uma nova visita s instalaes pode se tornar necessria; NOTA: Havendo modificao nas reas ou sistemas a abordar, a equipe, os objetivos e a durao dos trabalhos podero ser modificados. 4. A equipe definir os objetivos da auditoria e o alcance de cada um e o que se pretende obter em cada rea exame neste primeiro trabalho de Auditoria Operacional a ser desenvolvido no rgo ou Entidade; 5. A equipe far a determinao precisa do escopo. NOTA: Numa auditoria operacional, escopo quer dizer determinao da atividade ou atividades a serem examinadas e mtodos gerais ou de reviso a serem aplicados no exame, podendo se aplicar a toda a organizao, dependendo do porte, ou somente a algumas de suas atividades, isoladamente ou combinadas. extremamente importante estabelecer o escopo a um nvel capaz de resultar uma auditoria significativa e um trabalho passvel de ser feito dentro de um prazo realisticamente aceitvel. 6. A equipe desenvolver o Programa de Auditoria Operacional especfico para o primeiro trabalho de auditoria, compreendendo: 6.1. Objetivos; 6.2. Procedimentos; 6.3 Critrios de Auditoria e os Padres de Desempenho associados cada critrio; 6.4. Papis de Trabalho. NOTA: Convm salientar que somente neste passo, onde j esto definidas as reas ou sistemas a auditar, as presumveis deficincias e o que exatamente se quer melhorar, que pode ser desenvolvido o Programa de Auditoria para esta situao especfica, pois no tem sentido um Programa de Auditoria Operacional genrico. 7. Determinao final dos recursos necessrios realizao do trabalho, incluindo os financeiros, materiais, logsticos e humanos.

VI - EXECUO DOS TRABALHOS DE CAMPO Esta etapa compreende as anlises no campo dos aspectos definidos no planejamento e que proporcionem o alcance do objetivo da auditoria.
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Consiste em verificar as atividades em exame, com vista a avaliao dos processos utilizados e proposio de medidas corretivas, caso sejam constatados desvios e inconsistncias. A seguir so apresentados os passos desta etapa: 1. Aplicar o Programa de Auditoria. 2. Sugerimos o seguinte fluxo para abordagem e anlise dos resultados.

PADRES DE DESEMPENHO ASSOCIADOS A CADA CRITRIO DE AUDITORIA DEFINIDO (ITEM 6.3)

SITUAO OBSERVADA NO RGO OU ENTIDADE AUDITADA

COMPARAR

SEM DIVERGNCIA

COM DIVERGNCIA (EVIDNCIA OU ACHADO DE AUDITORIA)

ANALISAR E DETERMINAR CAUSA/EFEITO DAS DIVERGNCIAS

PROPOSIA DE SOLUES

ANOTAR PARA COMENTAR POSITIVAMENTE NO RELATRIO

PARA RELATRIO

NOTA: Na fase de execuo do trabalho de campo, recomenda-se que seja includa a coleta de informaes e dados que venham a auxiliar o planejamento da prxima auditoria do ciclo definido. VII - ELABORAO DO RELATRIO COM RECOMENDAES

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O relatrio deve retratar o trabalho realizado de forma clara, objetiva e concisa sem necessidade de explicaes verbais adicionais de modo a que o receptor tenha o entendimento perfeito do propsito do auditor. O relatrio de auditoria dever apresentar as vantagens e fraquezas, causas e conseqncias identificadas, bem como comentrio positivo quando for o caso, servindo de base para implementao de aes gerenciais pelo Gestor da rea auditada e conter as recomendaes para correo dos desvios. A seguir so apresentados os passos desta etapa: 1. Elaborao do relatrio preliminar, ainda quando a equipe estiver no campo; 2. Apresentao deste relatrio preliminar aos dirigentes do rgo ou Entidade com a finalidade de discutir as recomendaes que faro parte do relatrio definitivo, bem como colher a aceitao ou no quanto as evidncias apresentadas e se possvel quais as aes que sero implementadas; NOTA: Proceder conforme IN/SFC N 03 da SFC de 15 de agosto de 1996. 3. Elaborao do relatrio definitivo destacando os pontos levantados, as aes que o auditado se compromete a desenvolver para correo se for o caso, suas justificativas e as recomendaes; Observao: essencial que sejam destacadas as aes positivas encontradas nas reas ou sistemas que foram auditados.

VIII - ACOMPANHAMENTO DA IMPLEMENTAO DAS RECOMENDAES A exemplo de toda e qualquer atividade de auditoria e sem interferir diretamente no rgo ou Entidade, necessrio que a Unidade de Controle Interno responsvel pela realizao da auditoria efetive um trabalho de acompanhamento (follow-up)da implementao das recomendaes constantes do Relatrio Final para fins de avaliao quanto a, dentre outros, resultados produzidos em termos monetrios e em termos operacionais. IX - REALIMENTAO DE SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS COM OS NOVOS ELEMETNOS COLHIDOS DURANTE A AUDITOR 1. Registrar, em sistemas ou em qualquer metodologia adotada para acompanhamento de achados de auditoria, as ocorrncias obtidas durante os trabalhos que resultarem em recomendaes de auditoria.
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2. Elaborar parecer sobre o Planejamento e o Programa de Auditoria desenvolvidos visando a subsidiar trabalhos futuros em relao correo de possveis falhas ou procedimentos inadequados observados.

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