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A gesto da implementao

Estrutura de planeamento de projectos avaliao e gesto de risco a gesto de projectos despiste e tratamento de problemas de implementao tcnicas de reviso de implementao

Lus Manuel Borges Gouveia /97-99

planeamento de um projecto
estimar recursos
recursos humanos recursos materiais

custos
dos recursos envolvidos das materias primas de operao (directos e indirectos)

tempo

Uma definio para projecto: O QU - uma realizao de unidade - possui um objectivo PARA QUEM, PORQU? - responde a uma necessidade sentida QUANDO? - possui um incio e um final bem determinado QUANTO? - possui um oramento bem definido O QU, COM QUEM? - utiliza recursos devidamente classificados (em qualidade e em quantidade)

Qualidade
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Projecto
Custo Prazo

como estimar o tempo necessrio para desenvolver um projecto


mtodo histrico
tempos medidos em cada uma das tarefas que compem o projecto, registados em projectos semelhantes j realizados anteriormente

mtodo intuitivo
confiar na experincia de profissionais com capacidade de estimar aps a sua participao em projectos semelhantes

mtodo formula normalizada


obter valores tpicos disponveis para o tipo de actividades do projecto

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tempo necessrio para desenvolver o projecto


complexidade
contexto, estrutura, dimenso, domnio de conhecimento, inovao

caractersticas dos recursos humanos envolvidos


experincia, conhecimento, motivao, disponibilidade

interrupes no directamente relacionadas com o projecto


condies meteorolgicas, atrasos de terceiros, falhas e avarias de equipamentos

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mtodos de planeamento de projectos


PERT
program evaluation and review technique

CPM
critical path method

diagrama de GANTT
diagramas de barras

tem em considerao os tempos de execuo das


partes que constituem o projecto

De forma geral, vrios tipos de projectos conduzem por si anlise por um dos mtodos PERT ou CPM, como os exemplos a seguir apontados: - a construo de um edifcio ou de uma auto-estrada - o planeamento e lanamento de um novo produto - um projecto de conservao ou manuteno industrial - instalao e funcionamento de um sistema informtico de dimenso - programao da construo ou reparao de um barco - um projecto com nmero de operaes que necessitam de ser coordenadas - um projecto de mudana de instalaes de uma empresa um projecto de autitoria a uma empresa Cada um destes projectos possui trs caractersticas que so essenciais para a utilizao do PERT ou CPM:

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1. O projecto constituido por um conjunto bem definido de actividades cuja finalizao corresponde ao fim do projecto 2. As actividades podem comear ou parar independentemente umas das outras, numa dada sequncia (o que elimina os processos contnuos em que as actividades ou operaes se seguem obrigatoriamente umas s outras sem tempo de separao significativo entre elas) 3. As actividades so ordenadas, isto , devem ser realizadas numa sequncia tecnolgica bem determinada

PERT program evaluation and review


technique
planear
diviso do projecto em actividades

programar
determinao das relaes de dependncia entre as actividades

controlar
representao grfica das actividades e do seu relacionamento

Redes de planeamento PERT PERT a sigla de Program Evaluation and Review Technique. Como o prprio nome indica, uma tcnica de avaliao de projectos e de auxlio sua reviso (face a potenciais modificaes que possam ocorrer aps a fase de construo da rede de planeamento). Esta tcnica utilizada na representao de situaes mais complexas e dificeis. Sobretudo quando existe uma rede de interligaes mltiplas, como acontece na maioria dos projectos relacionados com os sistemas de informao (principalmente para aqules com amior grau de complexidade). O planeamento representado pela diviso do projecto em actividades para as quais seja possvel afectar recursos e estimar uma durao (tempo de realizao ou custo). A programao consiste no estabelecimento das interdependncias entre as diferentes actividade de forma a tornar visvel qual ou quais podem ocorrer simultaneamente e aqueles que precedem outras. Por fim, o controlo consiste no estudo de custos ou tempo que as fases de planeamento e programao permitiram levantar, possibilitando a construo de uma representao grfica - diagrama - que serve para acompanhar o desenrolar do projecto e, caso seja necessrio, procedr a alteraes face a modificaes, atrasos e antecipaes que ocorram em qualquer uma das actividades realizadas.

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PERT program evaluation and review


technique
tcnica baseada na teoria de grafos
constituido por uma rede representando dois tipos de elementos (actividades e acontecimentos)
actividades (tendo como smbolo o arco - seta) acontecimentos (tendo como smbolo o crculo)

as actividades consomem tempo para serem realizadas os acontecimentos ocorrem por s, quer como arranque do projecto, quer como objectivos alcanados

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PERT program evaluation and review


technique
representao grfica

a, 3 1

e, 5 d, 7 5 f, 3 4

b, 3 3 c, 2

acontecimento actividade

Construo do diagrama de PERT Constitudo por uma rede desenhada com base em dois elementos: - actividades (representados por setas) - acontecimentos (representados por crculos) Para cada projecto construido o respectivo grafo - nome porque so designados este tipo de diagramas. As actividades so representadas por letras. Os acontecimentos so representados por nmeros. Ambos se desenvolvem da esquerda para para direita e de cima para baixo. As actividades representam as tarefas a executar. Em geral traduzem-se por periodos de tempo ou recursos humanos ou financeiros a utilizar. O incio da seta representa o princpio da actividade; a ponta, o fim da mesma actividade. A durao da actividade no definida pelo comprimento da seta. Por vezes o tempo de durao da actividade tambm representado no diagrama, sendo indicado aps o nome da actividade (letra), separado por virgula.

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PERT program evaluation and review


technique
representao em tabela

Act
a b c d e f

Act. Prec.
b a a c, d

Durao
3 3 2 7 5 3

Representao alternativa A representao grfica no a nica forma de representao para uma rede de planeamento PERT. Existe em alternativa, uma representao em tabela que para cada actividade, indica o seu custo ou durao e as actividades que precisam de estar concludas para dar incio actividade descrita. O quadro apresentado, corresponde ao diagrama representado na pgina 7. Assim, para cada uma das seis actividades a apresentadas (a, b, c, d, e, f) so indicadas as actividades antecedentes e respectiva durao. Verifique-se que apenas uma das actividades possui mais que uma actividade antecedente. Tal deve-se ao facto de apenas se considerar uma actividade antecedente aquela que imediatamente antecede a actividade em causa. Por exemplo, tome-se o caso da actividade f, que antecedida pelas actividades a, b, c, d - f apenas pode ser realizada aps estas terem sido realizadas. No entanto, as actividades precedentes so apenas as actividades c, d pois so estas as que imediatamente precedem f. Outras colunas podem ser acrescentadas tabela, complementando a informao fornecida, como por exemplo: a descrio da actividade, o nome da actividade, o responsvel pela sua realizao, etc.

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PERT program evaluation and review


technique
permite
visualizar a interdependncia entre actividades identificar as actividades que no podem sofrer atraso, sem modificar o tempo previsto para a concluso do projecto responde a questes do tipo:
quais as actividades que podem ser iniciadas e realizadas antes da actividade J quais as actividades que esto impedidas de realizarem o seu incio antes da concluso da actividade L

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PERT program evaluation and review


technique
conceitos associados
caminho crtico tempo crtico actividade crtica actividade paralela actividade fictcia data mais cedo data mais tarde folga

Uma das caractersticas bsicas das redes PERT consiste na definio do caminho crtico, que representa a sequncia de actividades que no podem aumentar sem que o resultado final do projecto sofra um aumento correspondente (pelo menos na sua durao). A soma das duraes associadas com todas as actividades que constituem o caminho crtico da rede de planeamento, indica um valor que se designa por tempo crtico e que corresponde ao tempo esperado para a concretizao do projecto. O clculo do caminho crtico realizado com base nos valores de durao das actividades que constituem a rede PERT, a partir do valor zero (correspondente ao incio do projecto), somando os valores de cada um dos caminhos possveis e assegurando em cada um dos acontecimentos a respectiva soma das actividades realizadas nesse percurso, indicando assim a data mais cedo. De forma equivalente, quando se obteve o valor final do projecto, pode ser realizado um percurso do final para o incio que fornece a data mais tarde de realizao do projecto, subtraindo sucessivamente o tempo crtico ao valor das actividades. Todas as actividades que pertencem ao caminho so designadas por actividades crticas. Com base na diferena entre a data mais tarde e a data mais cedo possvel dentificar as margens de manobra de cada actividade - folga - fornecendo informao importante para a gesto do projecto.

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Como forma de garantir a correcta sequencializao de actividades numa rede PERT, necessrio por vezes asegurar que existam actividades paralelas, isto , que ocorram em simultneo com outras actividades, tendo por base acontecimentos de origem e destino idnticos. As actividades fictcias corespondem a actividades de custo e durao zero, que servem apenas para permitir a correcta sequencializao da rede de planeamento. Estas casos merecem um tratamento grfico especial que ser tratado a seguir. Mas primeiro, necessrio definir o tempo das actividades... que podem ser determinados de vrias formas: por comparao com os dados histricos, por estimativa, ou por clculo.

PERT program evaluation and review


technique
Clculo: data mais cedo e data mais tarde
3
0e5

3 2

3e8 13 e 5

0 1

a, 3

e, 5 d, 7

13 13 5 f, 3

b, 3 3 3 8 c, 2

4 10 10
10 e 5

data mais cedo Tempo crtico = 13 0 0 data mais tarde

Clculo da data mais cedo e data mais tarde O clculo das data realizado, indicando as somas das duraes de cada actividade ao valor do acontecimento de incio da actividade, o valor obtido colocado no acontecimento de final da actividade. Primeiro realizado o clculo da data mais cedo. S aps efectuado este clculo que possvel obter o tempo crtico do projecto, que servir como o valor inicial para o clculo da data mais tarde. A data mais cedo colocada junto aos acontecimentos, na posio esquerda (primeira posio). O acontecimento que define o incio do projecto possui o valor 0 (zero). A durao da actividade somada ao valor do acontecimento inicial e coloca-se no acontecimento final (no caso de 2, o valor ser 0, obtido em 1, a somar a 3, durao da actividade a). O percurso realizado at se atingir o acontecimento de final do projecto (neste caso o 5). Verifique-se que no acontecimento 4, o valor obtido duplo; pois existem duas actividades distintas que tem como ponto final esse acontecimento (d, c). Desta forma o percurso b/c possui uma durao de 5 unidades, enquanto o percurso (a, d) possui uma durao de 10 unidades. Nestes casos, a durao a ser colocada na data mais cedo a de maior valor, pois pretende-se que o acontecimento seja realizado, quando tiverem sido realizadas todas as actividades que o precedem. Situao idntica ocorre no acontecimento 5, com a escolha dos valores do percurso (a, e) com 5 unidades e (a, d ou b,c) + f, com 13 unidades. Novamente o valor maior o escolhido. Assim 13 unidades corresponde ao tempo crtico, que nos fornece a durao esperada para o projecto. As datas mais tarde so obtidas, com base no preenchimento do espao direito, junto ao acontecimento e tomase o sentido contrrio ao das actividades realizando a substraco do tempo mais direita com o tempo da actividade. Quando se est perante a presena de vrios valores procede-se de modo identico ao j relatado, mas escolhendo o menor dos valores em causa.

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PERT program evaluation and review


technique
Clculo: caminho crtico e folga
0

3 2

0 1

a, 3

e, 5
0 d, 7

13 13 5 f, 3

b, 3
5

3 3 8

c, 2
5

4 10 10

folga caminho crtico

Clculo do caminho crtico e da folga (de cada actividade) Uma vez calculadas as datas mais cedo e as datas mais tarde que caracterizam os acontecimentos, possvel detectar o caminho crtico, isto , a sequncia de actividades que no pode sofrer atrasos, sem que o tempo crtico sofra um aumento do mesmo valor. Assim, o caminhoi crtico definido pelos acontecimentos em relao aos quais se verifica a igualdade entre a data mais cedo e a data mais tarde (no exemplo, os acontecimentos 1, 2, 4 e 5, pelo que se pode dizer que o caminho crtico constituido pelas actividades, designadas por actividades crticas - a,d,f). A folga de cada actividade, isto , o tempo pelo qual se pode atrasar o incio da actividade sem se alterar o tempo crtico dada pela formula: data mais tarde de fim - data mais cedo de incio - durao da actividade em que fim e incio referem bviamente o fim e incio da actividade. Desta forma as folgas obtidas so: actividade a valores de clculo folga 3-0-3 8-0-3 10-3-2 10-3-7 13-3-5 13-10-3 0 5 5 0 5 0

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b c d e f

Verifique-se que a folga das actividades crticas (que constituem o caminho crtico) zero.

PERT program evaluation and review


technique
actividade paralela
b, 4 a, 4 1 2 c, 5 3 d, 2 4

errado
5 b, 4 a, 4 1 2 c, 5 3 fictcia, 0 d, 2 4

certo

Este tipo de situaes ocorre quando aparecem precedncias semelhantes s referidas na seguinte tabela: Actividade a b c d Actividade antecedente a a b, c Durao 4 4 5 2

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adicionalmente, direccionada para o acontecimento 3 fictcia b 0

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PERT program evaluation and review


technique
actividade fictcia
2 a, 3 4 1 b, 2 3 c, 3

errado

2 a, 3 1 b, 2 3

fictcia, 0 4 c, 3

certo

Este tipo de situaes ocorre quando aparecem precedncias semelhantes s referidas na seguinte tabela: Actividade a b c Actividade antecedente b Durao 3 2 3

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adicionalmente, direccionada para o acontecimento de final de projecto fictcia a 0

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CPM critical path method


utiliza os conceitos de rede de planeamento, caminho crtico, folga de actividades do PERT difere do PERT principalmente por razes histricas;
desenvolvidos independentemente, possuem apenas pequenas diferenas o CPM foi originalmente concebido para resolver problemas de programao de calendrio na indstria o PERT foi concebido para lidar com problemas de incerteza, como a adopo de novas tecnologias ou a programao de projectos inovadores

Um dos grandes impulsionadores de novas tcnicas a necessidade. A criao e utilizao de tcnicas de gesto de projectos CPM e PERT so exemplo disso. O PERT foi criado como meio de planeamento e acelerao do desenvolvimento do mssil balstico Polaris, por volta dos anos 50, nos EUA. E porqu, tornava-se necessrio plaenar o desenvolvimento do mssil o mais depressa possvel. Que investigao seria necessrio realizar? E como que deveria ser planeada esssa investigao? Quanto tempo seria necessrio para isso? Que fases de desenvolvimento e ensaios seriam necessrios at finalizao do projecto?; assim o PERT constituiu a tcnica de planeamento e programao desenvolvida para responder a estas questes e acelerar a realizao do mssil Polaris. Evidentemente que havia incertezas no programa de desenvolvimento. As respostas a algumas das questes anteriores eram condicionadas pela sua prpria natureza, como por exemplo: se o desenvolvimento do sistema de propulso continuar como foi planeado, ento poder-se- fixar o ensaio do mssil na data x. O PERT incorporou esta incerteza num modelo que d um razovel enquadramento e programao s respostas a este tipo de questes. Provou-se que era uma ferramenta til no planeamento e programao de grandes projectos, tais como o Polaris que era constituido por inumeras actividades cujos tempos de execuo eram incertos e que, embora devendo ser executados numa certa ordem, eram dependentes uns dos outros.

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fundamental no PERT o conceito de acontecimento que corresponde a atingir-se um certo estdio de realizao de um projecto. Tambm bsico o conceito de tempo esperado necessrio para a realizao duma ou mais actividades que culminasse num acontecimento.

CPM critical path method


O CPM um modelo deterministico, isto no utiliza tempos aleatrios para a durao das actividades
admite-se no CPM apenas as variaes nos tempos das actividades, no da sua durao mas como resultado das limitaes planeadas ou esperadas inerentes ao projecto, em que se pode acelerar o tempo de realizao de uma dada actividade (com um acrscimo de custo)

o PERT um modelo probabilstico, por utilizar conceitos de probabilidade na estimao da durao das actividades

Muito prximo do PERT no aspecto cenceitual mas desenvolvido independentemente, a tcnica conhecida por Mtodo do Caminho Crtico - CPM - que se relaciona basicamente com o equilbrio entre o custo e a data de finalizao de projectos de grande dimenso. O CPM d especial ateno reduo entre o aumento de mo -de-obra e de recursos para encontrar a durao do projecto ou de algumas das suas actividades e o custo adicional que implicam esses aumentos. No CPM admite-se que conhecido com rigor o tempo necessrio para a realizao das vrias actividades do projecto, alm disso, supe-se conhecida a relao de variao do tempo de realizao com a quantidade de recursos afectados. Assim no CPM no h tempos incertos de realizao como no PERT; o CPM preocupa-se em especial com as relaes tempo-custo. Por causa destas dificuldades, o PERT mais utilizado em projectos de investigao e desenvolvimento enquanto o CPM utilizado em projectos tais como de construo, onde j h previamente, uma experincia na resoluo de problemas anlogos.

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CPM critical path method


vantagens
visualiza as relaes e interdependncias entre actividades visualiza as sequncias de actividades permite a previso das datas dos acontecimentos permite a identificao das actividades que no devem ser atrasadas permite a definio das folgas existentes entre actividades permite a definio do caminho crtico facilita a tomada de decises

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CPM critical path method


desvantagens (para projectos de maior dimenso)
exige um planeamento de maior complexidade para casos complexos, de representao e construo difcil obriga utilizao de computador para efectuar os clculos obriga realizao de um planeamento cuidado a leitura e anlise do planeamento realizado, revelam-se dificeis

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diagrama de GANTT
desenvolvido pelo fsico David Gantt, tambm
designado por grfico de barras constitudo por um sistema de eixos coordenados, representando-se no eixo das ordenadas as actividadades e no eixo das abcissas o tempo
o tempo normalmente definido em dias, semanas ou meses so necessrios dois grupos de dados: as actividades a realizar e a sua respectiva durao

O diagrama de Gantt constituido por um sistema de eixos coordenados, representando-se no eixo das ordenadas as diversas actividades a executar e no eixo das abcissas o tempo. Este pode ser definido em termos de dias, semanas ou mesmes, nas suas utilizaes mais correntes. Para a elaborao do diagrama, necessrio definir dois parmetros bsicos: as actividades a desenvolver; o tempo estimado de cada uma destas. Em geral, as actividades distintas alinham-se na vertical. As actividades dependentes temporalmente podem representar-se em sequncia horizontal. O controlo do plano feito de forma simples, atravs da representao de uma linha vertical, traada na data que se pretende analisar. Em certos casos, existem regras especiais, para permitirem o deslocamento desta linha para qualquer posio que se pretene observar. As folgas das actividades so representadas como extenso grfica da respectiva barra da actividade, mas a cheio. As actividades crticas so representadas a cor diferente ou com um padro.

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diagrama de GANTT
representao grfica a b c d e f
1 2 3 4 5 6 7
folga

10 11 12 13

actividade

actividade crtica

O diagrama de Gantt apresentado ilustra o projecto que serviu de exemplo para a apresentao dos conceitos relacionados com o planeamento de redes

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diagrama de GANTT
vantagens
planeamento fcil, simples e claro fcil adio de novas actividades fcil eliminao de actividades anlise fcil, directa e imediata orientado para o parmetro tempo

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diagrama de GANTT
desvantagens
dificuldade na deteco das interrelaes entre actividades (dependncias entre actividades) difcil detectar actividades inteis difcil estimativa de tempos apenas possvel efectuar um controlo genrico (questes do tipo: que outras actividades podem prosseguir antes de comear a actividade x) modificaes profundas provocam o redesenho do plano

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