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O que são os controles financeiros

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O que são os controles financeiros Ferramentas indispensáveis para o planejamento dos negócios Os controles financeiros são os instrumentos que

permitem ao administrador planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua empresa em determinado período. Conheça, a seguir, alguns controles financeiros. Controle de caixa De vital importância. Por meio dos registros realizados, pode-se conhecer a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela empresa diariamente, ou seja, sua própria história. Controle de bancos Sua finalidade é registrar as entradas e saídas de valores na conta bancária da empresa, permitindo o controle atualizado do seu saldo. Controle de contas a receber Possibilita o conhecimento dos seguintes pontos: – – – – montante dos valores a receber; contas vencidas e a vencer; clientes que não pagam em dia; como programar suas cobranças.

Controle de contas a pagar Possibilita que o empresário fique permanentemente informado sobre: – vencimento dos compromissos; – como estabelecer prioridades de pagamento; – montante dos valores a pagar.

Fluxo de caixa Projeção das entradas e saídas de recursos financeiros para determinado período, visando prever a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis.

Objetivos: – proporcionar o levantamento de recursos financeiros necessários às operações econômico-financeiras da empresa; – utilizar, da melhor forma possível, os recursos financeiros disponíveis na empresa, para que não fiquem ociosos, estudando, antecipadamente, a melhor aplicação, o tempo e a segurança dos mesmos; – saldar as obrigações da empresa nas datas de vencimento; – analisar as fontes de crédito que proporcionam empréstimos menos onerosos, em caso de a empresa necessitar de recursos; – desenvolver, na empresa, o controle dos saldos de caixa e dos créditos a receber; – buscar o perfeito equilíbrio entre ingressos e desembolsos de caixa da empresa; – manter a empresa em permanente situação de solvência. Os custos de uma empresa

Todas as empresas, independentemente da área de atuação (comércio, indústria ou serviços), possuem gastos. Esses gastos se subdividem genericamente em custos, despesas variáveis e despesas fixas. Sua análise se faz necessária para a apuração correta da lucratividade e para o gerenciamento financeiro mais eficiente. – Custos do produto – Os custos referem-se aos gastos efetuados com materiais e insumos (na produção do bem, no caso da indústria), aquisição do produto (no caso do comércio) ou realização dos serviços. – Despesas variáveis – São aquelas que variam proporcionalmente ao volume produzido ou ao volume vendido, ou seja, só haverá despesa, se houver venda ou unidades produzidas. Exemplo: comissões sobre vendas, impostos. – Despesas fixas – São aquelas cujo total não varia proporcionalmente ao volume produzido (na indústria) ou ao volume de vendas (comércio e serviço), ou seja, há despesas a serem pagas independentemente da quantidade produzida ou do valor de vendas. Exemplo: aluguel, honorários de contador, seguro da empresa, salário dos funcionários, entre outros. Estrutura de resultados Trata-se de uma ferramenta utilizada para realizar a análise econômica da empresa e apurar o lucro operacional por determinado período. A Estrutura de Resultados é composta pelas vendas totais, custos, despesas variáveis e despesas fixas, permitindo determinar a margem de contribuição, o ponto de equilíbrio e o lucro operacional. – Margem de contribuição – É a diferença entre a Receita Total (Vendas) da empresa e

C = custos. ou seja. a empresa não apresenta lucro nem prejuízo. DF = Despesas fixas. Pode-se entender que a margem de contribuição é a parcela da receita total que ultrapassa os custos e despesas variáveis e que contribuirá para cobrir as despesas fixas e. ainda. formar o lucro. despesas fixas e variáveis? Quais as quantidades que terei de produzir/vender para ter lucro? O ponto de equilíbrio é que define e esclarece essas dúvidas. DV unit = Despesa variável unitária. Há duas formas de determiná-lo: 1 – Por meio do volume de vendas PE = (DF/MC)X VT Onde: VT = Vendas totais: PE = ponto de equilíbrio: DF = Despesas fixas: MC = Margem de contribuição.(Cunit+DV unit)] Onde: VT = Vendas totais. PV unit = Preço de venda unitário do produto. .seus Custos e Despesas Variáveis. C unit = Custo unitário do produto. os gastos são iguais à receita total da empresa. RT = receita total. – Ponto de equilíbrio – É o valor das vendas que permite a cobertura dos gastos totais (custos. 2 – Ponto de Equilíbrio Unidades Produzidas PE = (DF x VT)/[PV unit . As perguntas mais freqüentes são: Quanto terei de faturar para conseguir pagar os meus custos. PE = Ponto de equilíbrio. Nesse ponto. DV = despesas variáveis. despesas fixas e despesas variáveis). MC = RT – (C + DV) Onde: MC= margem de contribuição.

Imagine a seguinte situação: Para agilizar os recebimentos. se eles não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil. a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética. a empresa precisa organizar os controles para fornecer as informações úteis para as decisões financeiras.Qual é o valor total a receber dos clientes? . resta ao empresário demitir os responsáveis. A principal finalidade é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. Se ela ocorrer por desvios. Por medidas de segurança. Além disso.Qual é o montante em atraso? Qual é o valor vencido há mais de 30 dias? Para evitar essas dificuldades. fica fácil localizar a ficha do cliente. evite manter dinheiro e cheques em caixa. Controle diário de caixa Registra todas as entradas e saídas de dinheiro. Corrige-se os erros de registro e a diferença estará zerada. dessa maneira. Controle bancário É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes: depósitos e créditos na conta da empresa e os pagamentos feitos por . As diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Controlar e analisar as despesas pagas. pois.Qual é o valor a receber nos meses seguintes? . veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber: .Faça o controle financeiro da sua empresa Empresas devem organizar as informações financeiras para que sejam facilmente encontradas e utilizadas no processo de tomada de decisões De nada adianta a empresa ter uma série de dados. além de apurar o saldo existente no caixa. Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa. Fazer pagamentos em dinheiro. Com esse procedimento. o controle de caixa fornece informações para: Controlar os valores depositados em bancos.

contas de energia. Tem duas finalidades: confrontar os registros da empresa e os lançamentos do banco e gerar informações sobre os saldos bancários (se são suficientes para pagar os compromissos do dia). etc.meios bancários e outros valores debitados em conta (tarifas. juros. possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.Estimar os valores a receber por períodos de vencimento.Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras.Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos. Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações: . .Total das vendas diárias e os prazos de recebimentos.Conhecer o montante das contas já vencidas e os períodos de atraso e tomar providências para a cobrança.Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia. Contas a receber Controla os valores das vendas a prazo e deve ser organizado para: . semana.Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa. água e telefone. .Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos. etc.Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber. . Contas a pagar Organize os totais a pagar por período de vencimento: dia. quinzena. Vantagens de manter as contas em dia: .Fornecer informações sobre o total dos valores a receber.Fornecer informações para os elaboração do fluxo de caixa. . . . Controle diário de vendas Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês. . . .).Fornecer dados para conferência de caixa (se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa). . em casos de dificuldades financeiras.

programar as compras da empresa. ampliar o índice de acerto e corrigir erros cometidos. bem como o prazo médio concedido para os pagamentos realizados a prazo. . por meio de avaliações sistemáticas. algo possível em consequência do controle de vendas. Quantidades em cada item de estoque. fornece informações para reposição dos produtos e facilita as providências para redução do estoque. consequentemente. O acompanhamento e o controle das vendas Conheça o planejamento da empresa por meio do acompanhamento da equipe e do controle de vendas Planejar ações de vendas e. você evita desvios. Estoques Controlando os estoques. Adotar um controle de compras. Necessidade de reposição e fluxo de caixa. é uma forma de empresas aumentarem a competitividade no mercado. Esse controle permite também a determinação do prazo médio das compras.Controle mensal de despesas Registra o valor de cada despesa. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso. O controle deve ser organizado para fornecer as seguintes informações: Montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos. A adoção de um controle de vendas possibilita ao empresário prever receitas futuras e. as variações devido à sazonalidade. Estoques sem movimentação. baseando-se nas previsões de vendas e nos compromissos assumidos. – Grau de lucratividade. – Depoimentos de vendedores e representantes de vendas sobre o impacto do esforço da empresa junto ao mercado consumidor. Quantidade e custo das mercadorias vendidas. Além disso. possibilita ao empresário a melhor distribuição de compras para meses seguintes. torna-se mais fácil acompanhar o comportamento mensal das vendas. ou até a decisão de cortar gastos. São parâmetros que podem ser usados para checar o desempenho da empresa: – Nível de faturamento.

estimulando toda a equipe para buscar os resultados estabelecidos. – Orientar. mas formar grandes vendedores. – Volume de vendas obtidas. para que se possa planejar. . total e por linha de produtos. – Quadro de metas de vendas a serem atingidas. que realmente reflitam os resultados obtidos. para que os resultados não tenham apenas um efeito de curto prazo. Assim. estimulando vendedores ou representantes a avaliar os resultados obtidos e buscar novos desafios. identificando produtos de maior saída e/ou com maior margem de lucro. deve-se agir em dois estágios: 1) Sistema de controles (estatística) eficiente Obtido com a checagem periódica do: – Relatório de desempenho da empresa em período determinado. calculado com o volume total de itens vendidos dividido pelo número de vendas realizadas. – Número de clientes novos em relação a clientes antigos da empresa. – Cobrar a equipe. calculado com o valor total das vendas dividido pelo número de vendas realizadas. A periodicidade dos relatórios deve ser adaptada à cultura da empresa. buscando encontrar com a equipe o real motivo e solucioná-lo. – Valor médio das vendas. calculada com o número de vendas realizadas dividido pelo número de clientes atendidos. – Estatística da taxa de conversão de vendas. 2) Acompanhamento de vendas A função essencial da gerência é acompanhar o processo de vendas. bem como de cada vendedor ou representante. – Rejeitar desculpas para o não cumprimento de metas. é necessário que se disponha de controles de vendas eficazes. – Índice de inadimplência das vendas no período e quadro comparativo com períodos anteriores. – Número de itens por venda. – Comparativo de evolução das vendas por período (da empresa como um todo e por vendedor ou representante). Para que a eficácia seja possível no planejamento e na avaliação das vendas. A comparação do valor recebido com as vendas do período pode distorcer o resultado. – Não esquecer que é o chefe durante o horário de trabalho.Contudo. algumas funções não podem ser abandonadas: – Realizar reuniões semanais de acompanhamento dos dados. mas que é saudável manter laços de amizade após o expediente. Deve ser calculado levando-se em consideração o valor total a receber do período contra o que realmente foi recebido.

por sua vez. as despesas com veículos. realizadas para adequado funcionamento da empresa. água e telefone. São despesas fixas. o desconto do cartão de crédito. por outro lado. devidamente classificadas. as comissões sobre as vendas. por exemplo). São exemplos de despesas variáveis os impostos sobre as vendas. é calculada subtraindo-se da margem bruta as despesas variáveis as despesas fixas. as contas de luz. Normalmente se caracterizam como um percentual sobre o valor das vendas efetivas. Despesas variáveis. alimentação. independentemente do valor das vendas. de manutenção. o aluguel. o condomínio. .Tipos de despesas nos negócios Despesas fixas. . os salários administrativos.Mensalmente: comparar as despesas variáveis realizadas com os meses anteriores e analisar as eventuais discrepâncias.Diariamente: registrar no Controle de Despesas Fixas todas as despesas fixas realizadas. são aquelas realizadas em função das vendas realizadas. os honorários profissionais (de contador. os encargos sociais sobre salários e pró-labore. O gestor financeiro deve controlar as despesas fixas da seguinte forma: . financeiras. A margem líquida. devidamente classificadas. O gestor financeiro deve controlar as despesas variáveis da seguinte forma: . Portanto. Margem bruta e líquida A margem bruta é calculada subtraindo-se das vendas o custo das mercadorias vendidas.Diariamente: registrar no Controle de Despesas Variáveis todas as despesas variáveis realizadas. despesas variáveis. a diferença entre a margem bruta e a margem líquida são as despesas variáveis e fixas. a depreciação sobre o ativo fixo. inclusive financeiras. o IPTU. margem bruta e líquida Despesas fixas são as administrativas. por exemplo. o pró-labore (retirada dos sócios).Mensalmente: comparar as despesas fixas realizadas com os meses anteriores e analisar as eventuais discrepâncias. O que é importante controlar nas finanças do seu negócio .

os direitos (aplicações financeiras. estoques. Este texto apresenta os principais conceitos relevantes para a gestão financeira do negócio. o patrimônio da empresa A administração financeira do negócio envolve estudo de duas variáveis fundamentais. salários. Assim. representados no caixa. Patrimônio A riqueza da empresa precisa ser medida e acompanhada. equipamentos e utensílios). com qualidade. direitos e obrigações para monitorar. direitos e obrigações devem ser devidamente apurados e controlados.Empreendedor deve conhecer bens. . a empresa precisa dar lucro e este lucro precisa ser monitorado e devidamente calculado. No nosso restaurante. direitos ou obrigações feitas durante as nossas operações deve ser registrada e controlada sendo resumida sob a forma de um Balanço Patrimonial. discutindo o uso no ambiente de bares e restaurantes. como lucro. o resultado apresenta a evolução da riqueza e do patrimônio e o caixa é representado pelo dinheiro disponível na empresa. a boa prática da gestão financeira requer o domínio de conceitos técnicos. Caixa A empresa deve ser capaz de efetuar o pagamento de suas obrigações. direitos e obrigações. Ao analisar o desempenho do nosso negócio. o balanço apresenta os bens (dinheiro em caixa. Além disso. fluxo de caixa e custo. dinheiro no banco. três grandes visões moldam a forma de processar os números: o patrimônio cuida dos registros de bens. é preciso fazer um acompanhamento correto dos recursos em posse da empresa. Qualquer movimentação relativa a bens. financiamentos. Seus bens. valores a receber de clientes ou administradoras de cartões de crédito) e as obrigações (empréstimos. que é o dinheiro e o tempo. encargos ou benefícios devidos a funcionários). A riqueza da empresa é resultado da soma de bens e direitos menos as obrigações. Resultado Do ponto de vista dos acionistas.

Patrimônio Líquido Corresponde à riqueza existente no negócio. sendo constituído de três elementos distintos. Ativos Estruturais São os bens que utilizamos na estrutura do restaurante. Bens e direitos podem ser divididos em dois grandes grupos: ativos de giro (o dinheiro ou os estoques) e ativos estruturais (móveis. como o dinheiro que temos em caixa ou no banco e os estoques. veículos e utensílios. como o dinheiro em caixa ou no banco. Como os ativos de giro apresentam uma movimentação mais intensa.O Balanço Patrimonial reflete estaticamente a posição do patrimônio em um dado momento. Os ativos de giro apresentam recursos em constante movimentação. Na coluna do passivo podemos apresentar a relação das dívidas ou obrigações e a riqueza. É igual ao total dos ativos (bens + direitos) menos o total das obrigações. móveis. os valores a receber de administradoras de cartões de crédito ou os estoques. Passivo: conjunto de obrigações da empresa. os móveis. como os valores que temos a receber das administradoras de cartões de crédito. Passivo Obrigações Representam as dívidas. que podem ser bens de giro. tudo o que é devido e que precisará ser quitado. Os ativos estruturais apresentam os recursos que empregamos na estrutura da operação como imóveis. eles devem ser priorizados na gestão do nosso negócio. apresentados como: Ativo: consiste no conjunto de bens e direitos da empresa. como o imóvel. ou direitos de giro. Patrimônio Líquido: representa o volume de recursos pertencentes aos sócios. É de fundamental importância para o sucesso . Ativo Ativos de Giro Representam valores em constante transformação e movimento na nossa operação. equipamentos ou utensílios. utensílios ou equipamentos).

. tenha em mente que: . É mais interessante para o cliente do que aplicar no mercado financeiro.Diminuir 20% de uma despesa que significa 15% das vendas trará uma economia de 3%. trocas e permutas devem ser preferidos. É bom coletar informações nos bancos. cujos rendimentos são tributados. Essa medida será desgastante e negativa se cortar as despesas com copa ou cozinha. Parcelamentos amigáveis. tópicos que serão discutidos com maior profundidade nos outros textos relacionados a este tema. Assinale nos avisos de vencimentos que são concedidos descontos proporcionais à antecipação de pagamentos. assim. a adoção de medidas que possam conter gastos desnecessários.Diminuir 50% de uma despesa que significa 1% das vendas trará uma economia de 0. Algumas dicas para fazê-lo: Atue sobre coisas importantes No caso de despesas e custos. Ajuste mensalmente os valores mínimos para emitir duplicatas. Ele é indispensável para a elaboração do cálculo dos custos e do preço de venda de um produto.5%. Cobre pessoalmente os títulos que representam a maioria dos valores Dez por cento do número das duplicatas podem representar até 80% dos valores a receber. assim como o fluxo de caixa e o controle de resultados.de um restaurante saber controlar os seus estoques e saber prever a movimentação do caixa. Evite enviar títulos aos Cartórios de Protestos Suas normas de cobrança de juros e correção não incluem as perdas inflacionárias. Dicas para trabalhar bem o dinheiro Como executar o planejamento e controle de despesas O controle de despesas. verificar sempre e negociar as reciprocidades exigidas. tem como objetivo o melhor acompanhamento da evolução dos gastos mensais e a verificação do comportamento de cada item de despesa. permitindo. A cobrança "escritural" oferecida pela rede bancária é a melhor forma de faturamento e cobrança. serviço ou mercadoria. Uma boa medida . ou mínimo para vendas a prazo Os custos de faturamento e cobranças absorvem parte do lucro.

Imposto sobre as vendas são recolhidos nos primeiros dias do mês subseqüente. Comprando em prazos médios superiores aos prazos de venda. pois certamente você não comercializa tudo à vista As indústrias são administradas para vender a prazo. A experiência que não der certo não deixará perdas. espaço físico será liberado e acabará a situação do "nem posso olhar para isso". as vendas "engatilhadas" poderão ser fechadas até essa data. obsoletas em função da moda e da tecnologia. Se for possível fazer algo em cooperativa. salvo produtos de altíssimo giro e consumo intenso. o custo diminuirá.de terceirização para esse problema é a contratação de escritórios de cobrança que prestam esse serviço com tarifas satisfatórias e retorno mais próximo dos custos reais. mercadorias similares de fábricas diferentes. amassadas. Sem atenção. Execute ou delegue e cobre conferências e checagens em dias incertos do saldo de caixa existente nas lojas Vales e valores a receber de clientes pelas vendas à vista não pagas são muito comuns. produtivas e criativas de se comunicar com o seu mercado . Analise as formas mais racionais. o equilíbrio pode ser alcançado. como cigarros e laticínios. Compre sempre a prazo. Além disso. O dinheiro que for gerado pela venda é lucro: outros produtos poderão ser comprados. Desfaça-se das mercadorias paradas Faça um levantamento das mercadorias que normalmente você não observa e ponha para fora. Encerre o seu mês operacional no dia 25 Haverá mais tempo para os cálculos e confecção de folha de pagamento. de marcas não consagradas. fora de padrão. Proponha a seus fornecedores um plano de promoção ou propaganda em parceria As fábricas também precisam fazer propaganda. Não faça negócio no escuro: procure analisar o custo financeiro contido na condição do prazo. principalmente quanto a novos produtos. retalhos. eles podem atingir valores altos. e as lojas são o melhor meio para tal. Pode haver muito dinheiro em forma de mercadorias sujas. Proponha a seus fornecedores parceria para comercializar seus produtos sob o regime de consignação É uma das saídas para as indústrias distribuírem mercadorias.

Projete o seu fluxo de caixa. os custos financeiros podem ser maiores do que o resultado operacional. vendas externas. Reescalonar e parcelar as dívidas com os credores e fornecedores. em função do acúmulo das contas a pagar às segundas-feiras ou após feriados prolongados. atendimento. Cortar gastos e serviços não prioritários. em caso de falta de dinheiro Comprar menos. Assim. Tome algumas das seguintes decisões que julgar mais adequadas. Aumentar a periodicidade das compras em quantidades menores. Diminuir o prazo de vendas ou incentivar recebimentos com descontos. Eliminar produtos similares de marcas diferentes. faixas. publicidades contratadas de profissionais e os seus custos. os percentuais de lucro são baixos se comparados aos de outras atividades industriais e de serviços.sucatas. Promover vendas com promoções realmente tentadoras. Conter investimentos em imobilizados e instalações. vitrines. poucas vendas à vista. Parcelar débitos legais/fiscais a longo prazo. que pode apontar: compras em excesso. Não empreste dinheiro de terceiros ou desconte títulos e duplicatas Na atividade comercial. Se a atividade permite operar com bancos. Dinamizar as cobranças e cobrar outros créditos não operacionais.Isso vale desde a apresentação da loja. cobrança incipiente e muitas despesas. Vender bens ociosos . Autodisciplinar-se quanto às retiradas. Em casos de maiores dispêndios. Trocar de fornecedor. Pagar pequenas contas que podem trazer grandes aborrecimentos. está se consagrando a prática de fazer previsões de recebimentos e pagamentos por dia. máquinas obsoletas e outras coisas inservíveis. não deixe de atribuir nos custos diretos um percentual para a cobertura das despesas financeiras. Também pode indicar "superávit" de quanto e quando. verifique se o eventual acréscimo no volume de vendas e o seu lucro cobrirão as despesas com propaganda e publicidade. Aumentar o prazo de compras. Negociar os débitos antes dos vencimentos. diminuindo os estoques. . Faça as projeções das entradas e saídas de dinheiro pelo menos para os 60 dias No comércio. Priorizar pagamentos de tal forma que a empresa não pare.

a partir de três vendas efetivadas: Agora. faça o preço a prazo e estabeleça um desconto que motive o cliente a levar à vista ou em prazos menores). . . É preciso estabelecer metas de prazo médio. Assim agem as maiores empresas.00 (B) PRAZO MÉDIO DE VENDAS = -------------------3.Conceder descontos vantajosos ao cliente para pagamento em prazo menor (ou seja. buscando reduzir o prazo médio de vendas.000.00 (A) = 17. devem-se monitorar diariamente os prazos concedidos. visto que muitos vendedores acabam vendendo apenas nos maiores prazos que a empresa proporciona. o cálculo do prazo médio e vendas é facilmente obtido: 52. Para aprofundar essa questão. .Monitorar diariamente. cobrar dos vendedores não apenas sobre o valor das vendas.Negociando prazos de vendas e pagamentos A concessão de prazo para pagamento é fundamental para vender mais. procurando corrigir os desvios. por meio de relatório. Contudo. especialmente as comerciais. o desempenho dos vendedores no que se relaciona ao prazo concedido.Treinar os vendedores para que sempre informem aos clientes as excelentes condições à vista ou prazos mais reduzidos.6 dias Portanto. mas também exigir que eles procurem combinar os altos prazos com vendas à vista ou de curto prazo. . para facilitar sua tarefa de vender. também deve ser tratada a questão dos prazos de pagamento concedidos. Assim como as metas de vendas que devem ser cobradas dos vendedores. especialmente se os fornecedores concedem prazos curtos para pagamento das compras.Estabelecer um prêmio para o vendedor que alcançar a meta de venda e supere a meta de prazo médio (ou que supere ambas). ou seja. o prazo médio concedido aos clientes é de cerca de 18 dias. Para diminuir este prazo será necessário: . clique aqui e veja um exemplo de como é calculado o prazo médio de vendas.800. Isso pode gerar um problema de capital de giro.

Vendas a prazo. . Ao longo dos meses e dos anos. Dicas de organização contábil Vendas. em gráficos. . mensalmente. utilize índices como os da FGV .Fundação Getúlio Vargas-. manter a contabilidade sempre em ordem. para deflacionar os valores.Conhecimento das temporadas baixas e preparação para investimentos nas altas. deve ser executado o seguinte cálculo sintético (no mínimo): (+) Vendas à vista (+) Vendas à prazo (=) Total de vendas (-) Custo das mercadorias .Para o fechamento do balanço de verificação. Desencaixes com impostos e encargos sociais. como: Vendas à vista. o ideal é que o prazo médio concedido aos clientes seja igual ou menor do que o prazo concedido pelos fornecedores no pagamento de suas compras. . esse será o mais importante instrumento para decisões comerciais como: . Compras por grupos e departamentos. .E não esqueça. Despesas indiretas. 4) Reúna o pessoal da empresa para demonstrar ilustradamente o seguinte: . Despesas com pessoal de vendas e pessoal administrativo. 2) 3) Colete dados sobre as vendas por grupos ou departamentos e por loja.Conhecimento das particularidades de cada ponto de venda. compras e despesas devem ser acompanhadas e avaliadas com frequência É vital. é muito fácil perder-se na infinidade de números de entradas e saídas. No entanto. . para qualquer negócio. Para evitar que isso aconteça.e.Visualização. com seus valores devidamente deflacionados. taxas e tributos .Quais mercadorias. do desempenho das vendas (para isso. assim perder o controle da situação. quanto e quando comprá-las. Pagamentos e recebimentos Reúna informações que possibilitem fazer um planejamento financeiro.Planejamento de calendário de promoções e campanhas.Estipulação de cotas de compras. seguem algumas dicas: 1) Mantenha registros mínimos sobre as operações.

6) Administre suas compras e estoques por departamentos ou grupos. os custos se referem ao valor que se paga para obter as mercadorias que serão vendidas. principalmente as de pequeno porte. Os valores dos grupos de mercadorias comparados com as vendas trarão boas informações para o gerenciamento de seus negócios como excesso de estoque de um grupo e falta de outro de maior venda. normalmente. essas empresas desconhecem fatores internos que afetam a situação financeira e econômica delas. por exemplo. ter conhecimento profundo da atividade econômica que se explora. Por isso. para averiguar os consumos efetivos de matériaprima. Neste caso. nas empresas comerciais. a melhor arma para a redução é a negociação no momento das compras. Por outro lado. 5) Exija e analise com o contador os balancetes mensais. É comum. 7) Ordene os levantamentos e inventários por linhas de mercadorias similares e correlatas. é preciso antes de qualquer outra coisa. Neste ínterim deve-se dimensionar . insumos e tempo de mão de obra. para se precaver de surpresas desagradáveis e também para detectar problemas fisco-legais. é necessário fazer um preciso e rotineiro acompanhamento durante a produção ou prestação de serviços. 8) Trabalhe com estoque mínimo para diminuir a necessidade de capital de giro. Contudo. Assim como a medição da quantidade que se produziu de fato ou do total de horas aplicadas aos serviços. Boas práticas na gestão de custos e despesas Autor: Luis Alberto Fernandes Lobrigatti Controle os custos e as despesas da empresa Para administrar corretamente custos e despesas.(-) Impostos diretos (-) Comissões + DSR + Encargos (-) Outros custos direto s (=) Lucro bruto ou margem (-) Despesas indiretas ou custos fixos (=) Resultado Operacional Essa operação pode ser feita por loja/departamento. a realização de cálculos estimativos de consumo de matéria-prima. nas empresas industriais e prestadoras de serviços. insumos e mão de obra.

negociarem taxas financeiras e parcerias com as franquias.). – Quando se tratar de cliente antigo. declaração de imposto de renda. como impostos sobre as vendas. Controle da inadimplência Regras preventivas para reduzir a inadimplência Algumas regras ajudam a controlar a inadimplência em relação ao seu negócio. para que se tenha mais rapidez de giro e caixa equilibrado. – Requerer comprovante de renda (recibo de pagamento. – Efetuar a confirmação de dados do cliente por telefone fixo (confirmação de residência. ao tele-cheque. – Consulta ao SPC (Serviço de Proteção ao Crédito). comissão de vendedores. devem-se procurar possíveis enquadramentos tributários. Conheça as principais. confirmando a assinatura que consta dos mesmos. à Serasa. carteira de trabalho). As despesas e os valores gastos com a estrutura precisam ser mensalmente apurados e analisados. Alguns tipos de gastos. criar estratégias percentuais de comissões com metas de vendas. luz.corretamente o volume a ser comprado e estocado. – Trabalhar com cartões de crédito e de débito. reduzem diretamente a margem de ganho sobre as vendas. Outro ponto importante refere-se tanto para a indústria. telefone etc. – Não aceitar que o cliente diga o número do RG e do CPF. para reduzir as alíquotas. mas solicitar a apresentação dos documentos na compra à vista (se for paga com cheque) ou parcelada. pois os valores são definidos em função justamente do montante de vendas. Nestes casos. determinadas em função da real e estrita necessidade da empresa. – Solicitar comprovante de residência (contas de água. sempre atualizar os dados cadastrais. pois as taxas cobradas pelas . despesas variáveis. como para o comércio e prestadores de serviços. entre outros. – Exigir a apresentação de documentos pessoais (RG e CPF). de emprego ou de uma referência). entre outros. mantendo a confirmação por telefone.

Como conceder crédito sem se arrepender? . o comerciante somente poderá recusar-se a receber pagamentos por meio de cheques ou fazer qualquer outra restrição se fixar cartaz visível. sugerimos que o empresário mantenha os dados pessoais dos consumidores em cadastro próprio e não no verso do cheque. o consumidor que teve seu cheque falsificado não tem culpa. “Não aceitamos cheques de terceiro” etc. e uma eficiente recuperação de parcelas em atraso.Como antecipar estes problemas e tomar decisões pró-ativas reduzindo a inadimplência? . a instituição bancária também não. Para que os falsários não tenham acesso a cadastros comerciais. que também é uma das formas de adquirir a fidelidade do cliente dando-lhe crédito. Outra alternativa é a implantação de um sistema de cartão próprio. Nesse caso. e o prejuízo acaba ficando com o empresário. o que pode alavancar as vendas. É quase uma arte equilibrar esses itens. com as informações ao cliente.Quais os motivos que levaram bons clientes e tornarem-se inadimplentes? . Política de cobrança e controle da inadimplência Algumas ações podem evitar prejuízos decorrentes do não recebimento com pontualidade dos bens.Como reduzir o número de ações de cobrança aumentando a recuperação de créditos? A seguir. quando não se trata de inadimplência. apresentamos recomendações que permitem estabelecer uma política efetiva de cobrança e controle da inadimplência em sua empresa: Controle contínuo dos seus devedores A redução das perdas ligadas à inadimplência passa pelo controle da evolução dos recebimentos e pela previsão de um conjunto de ações a implementar quando se verifica um atraso. – As contas bancárias recém-abertas apresentam alto índice de inadimplência. – Cuidado com o golpe do cheque falso. mas crime de falsificação. Há uma forte tendência no mercado para a popularização do cartão de débito. Por lei. como por exemplo: “Só aceitamos cheques mediante apresentação de CPF e RG e mediante consulta”. produtos ou serviços vendidos a crédito A gestão de crédito e cobrança pressupõe uma ação coordenada da análise e liberação do crédito. .administradoras são compensadas pela garantia de recebimento dos valores. Diversas perguntas precisam de respostas rápidas e precisas: .Como acompanhar o comportamento dos clientes ao longo do tempo? .Quais os clientes que devem ser acionados primeiro? Os que devem mais ou os que devem há mais tempo? .

Contate o cliente assim que for diagnosticada a dívida. Contatar o fiador e as pessoas que deram recomendações.Se o seu cliente não puder pagar de uma só vez o débito. devem ser rapidamente tomadas medidas mais drásticas. você deve agir rapidamente.Anote: o motivo do atraso. ponderando a aplicação de juros. nova data negociada.Controle dos atrasos . . indicando o motivo do atraso. com Aviso de Recebimento (AR). perguntando-lhe o motivo do atraso e negociando uma nova data para o pagamento. Exemplo de plano de cobrança . Essa medida é muita eficaz junto dos mais desonestos. Negocie um plano de liquidação . nome e cargo das pessoas contatadas. Agir rápido Não deixe a situação piorar.Etapa 2: Cortar totalmente o fornecimento. o valor não vencido.Peça que o devedor lhe envie. Tente obter um cheque pré-datado com o novo vencimento.Tenha um controle permanente dos clientes. via fax/e-mail. Se isso não acontecer. A divulgação da fama de caloteiro . que dá um prazo de uma semana para honrar o seu compromisso. procure negociar um novo plano de liquidação da dívida. Se o plano de liquidação que foi negociado com o devedor não está sendo cumprido ou se não houve um acordo sobre uma nova data de pagamento. . solicitação de novo prazo de pagamento. para comunicar a situação de inadimplência.Etapa 3: Divulgar a situação do inadimplente no mercado onde ele atua. . utilizando uma planilha que indique: o total da dívida. é indicado que serão tomadas as ações judiciais adequadas. . Se houver descumprimento dos pagamentos. o valor vencido (identificando o tempo de atraso). Tenha um plano de ação As empresas que conseguem melhor ressarcimento das quantias devidas são aquelas que já têm pronto um “manual de cobrança” para agir frente à inadimplência.Etapa 1: Enviar uma carta registrada. . Esta planilha deve ser atualizada e analisada semanalmente.

Etapa 4: Pressionar. se não tiver garantia ou fiador.impossibilita a continuação da sua atividade e eles costumam liquidar seus compromissos para se livrar da tal fama. Obviamente. . . Controle de estoque Como elaborar o controle de estoque de mercadorias O gestor financeiro deverá manter controle do estoque mercadorias/produtos existentes na empresa.Etapa 7: Executar as garantias ou responsabilizar os fiadores.Registrar no Controle de Estoque a quantidade. . custo unitário e custo total das mercadorias/produtos adquiridos.Calcular no Controle de Estoque o saldo em quantidade. . fica caracterizada sua intenção de não pagar. e se achar que nunca conseguirá reaver a totalidade da dívida.Registrar no Controle de Estoque a quantidade. obter bens em troca ou até abrir mão de uma parte da dívida. . tente um acordo com ele. Tente chegar a um acordo “Um mau acordo é melhor do que um bom processo”.Periodicamente. Neste caso. tome logo medidas mais drásticas. . . Se nesse prazo as medidas previstas não surtirem efeitos. se o comportamento do devedor demonstrou má fé logo de início.Etapa 5: Pedir ao seu advogado para entrar em contato com o cliente. execução. Se você perceber que a situação do devedor é muito complicada. recebendo algum pagamento imediato parcial. . enviando seus funcionários à empresa para pedir explicações sobre a situação. confirmar se o saldo apurado no Controle de Estoque "bate" com o estoque físico existente na empresa. da seguinte forma: por tipo de . custo unitário e custo total das mercadorias/produtos vendidos. . como: recuperar uma parte das suas mercadoria. etc. A cada etapa é associado um prazo. custo unitário e custo total das mercadorias/produtos que ficaram em estoque.Etapa 6: Protestar as dívidas no cartório e comunicar ao devedor esta providência.Etapa 8: Outras ações judiciais apropriadas: pedido de falência. passa-se à etapa seguinte.

transferência. via de regra. também.Implantar o "Inventário Rotativo". A possibilidade de desvios da produção é também uma consequência da falta de um controle efetivo. A falta de gestão tem como consequência.Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das Normas de Entrada e Saída de Estoque. quer seja matéria-prima. Nem por isso é uma função menos importante. Nesse sistema. investigada. a parada na produção ou nas vendas pela falta de materiais ou mercadorias. não conhecer o consumo médio dos materiais dificulta a compra que vise à diminuir a necessidade de capital de giro da empresa. As diferenças encontradas deverão ser comunicadas e sua causa.O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente. quer seja mercadoria. grande parte das pequenas empresas não realiza um controle eficaz desses insumos. . diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. e quanto essa quantidade significa em valores monetários. Assim.Não permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a identificação de quem retirou. o gestor pode calcular o giro das mercadorias/materiais. na medida em que os materiais representam cerca de 60% dos custos de um negócio. . auxiliando na compra . apresentando. Uma das consequências da falta de controle está no fato de não ser possível checar se o consumo efetivo dos materiais está de acordo com a sua real necessidade. . o estoque de alguns itens estará superdimensionado.) deve ser acompanhada de requisição de saída. Controlar as entradas e especialmente o consumo de materiais é uma das funções mais básicas de uma empresa. Controle de estoque físico e financeiro O controle físico e financeiro de estoque tem como objetivo básico informar a quantidade disponível de cada item existente na empresa. Recomendações . Com efeito.Qualquer saída de estoque (produção. troca etc. "furos" de estoque (as quantidades físicas não "batem" com o registro em fichas ou sistema). o que significa um capital desnecessariamente parado.O custo unitário é calculado pelo custo médio ponderado dividindo-se o custo total pela quantidade.Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas ou em um sistema informatizado. Contudo. . com diminuição da produtividade. . Com informações estatísticas sobre o que está saindo.

é possível obter uma aproximação dos estoques mínimos necessários para atender às demandas. e não desviadas. Para equilibrar esses dois aspectos. se a empresa buscar o menor estoque. os registros de entrada devem ser feitos quando do recebimento dos materiais. . as entradas e as saídas dos materiais de estoque.para melhor aproveitamento do capital de giro da empresa. peça etc. m. o empreendedor tem de considerar dois fatores: . Valor do custo de entrada. Data do evento de entrada ou saída do produto/material. Normalmente. Para o correto preenchimento dessa ficha. um dos caminhos é a utilização intensa da informação. corre o risco de perder uma venda por falta de produto. Portanto. Previsão e giro de estoque Previsão e giro de estoque são dois fatores decisivos para a correta definição dos estoques Para a correta definição dos estoques. Os registros de saída devem ser feitos com base nas requisições de materiais emitidas pelos usuários. constam dessa ficha de controle as seguintes informações: Código e descrição do produto/material. saída e saldo do produto/material. Valor do custo médio e anual de aquisição do produto/material.). por época do ano etc. Quantidade de entrada. terá segurança de que estas mercadorias/materiais são utilizadas na empresa. Além disso. com base na documentação de entrada. Endereço de localização no almoxarifado. Além disso. produtos diferentes possuem giros diferentes. . ou seja.Quanto menor o estoque. produtos acabados. que pode ser a própria nota fiscal ou uma nota de recebimento. menor a necessidade de capital imobilizado.Nunca deve faltar produto para venda. A partir de históricos de vendas (giro das mercadorias) por produto. Ou seja. Objetivos da ficha de estoque O principal objetivo da ficha de controle de estoque (que pode ser física ou em um sistema informatizado) é controlar a movimentação individual. Unidade de consumo (kg. matérias-primas etc. da empresa.. Estoque mínimo. para cada produto existe uma ficha correspondente. saída e valor do estoque atual.

Giro de estoque Para calcular. e a empresa vende 3600 sacas ao ano. o giro de estoques dessa empresa é 3 600 dividido por 400 = 9 giros ao ano. Exemplo: o estoque médio de uma torrefadora de café é de 400 sacas. Quando existem muitos produtos. primeiro é preciso entender o conceito de giro dos estoques. O número de giros do estoque será de 700 mil divididos por 50 mil = 14 giros ao ano. menores também podem ser os estoques. Exemplo: um estoque médio a preço de compra de R$ 50 mil e cujo volume de vendas ao ano seja de R$ 700 mil a preço de compras. é necessário ter o valor médio dos estoques a preço de compras e os valores das vendas a preço de compras. em determinado período. do estoque mantido pela empresa. .Outro fator importante é o prazo de entrega dos fornecedores: quanto menores eles forem. Portanto. O giro dos estoques é a quantidade vendida.

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