Mdulo 1.

Introduo ao Business Intelligence

Objetivos
Fornecer uma viso sobre a finalidade de um sistema de suporte para tomada de decises: Conhecer quais sistemas informatizados atuam em cada componente organizacional. Diferenciar entre um sistema operacional e um sistema de tomada de decises. Compreender o conceito de Business Intelligence. Conhecer os benefcios agregados ao uso do Business Intelligence. Compreender os critrios que levam uma empresa a utilizar uma soluo de Business Intelligence.

Introduo
As rpidas mudanas vivenciadas no mercado atual junto com as competies geradas a cada dia, fazem que as empresas no possam adiar as decises relacionadas diretamente com o negcio; uma demora neste sentido pode provocar o fracasso da gesto da empresa. necessrio contar com um sistema que represente o papel de suporte para a tomada de decises, de resposta gil e rpida, com informao precisa para que a empresa aproveite as oportunidades: estar no lugar indicado, no momento oportuno, com a informao correta. Os sistemas orientados a tomada de decises so definidos pelo termo Business Intelligence. Administrar uma empresa sem contar com um sistema de Business Intelligence adequado muito parecido com andar com os olhos vendados: possvel avanar, executar os processos operacionais corretamente, progredir aparentemente segundo os objetivos e at crescer, porm quando alguma coisa falha, os processos se descontrolam, a coordenao desaparece e, em mdio prazo, a empresa desmorona sobre si mesma. Esta pode parecer uma viso apocalptica, mas, quem se arriscaria a levar adiante uma gesto baseando-se na sorte?

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Contedo do mdulo
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Introduo Quais so as empresas interessadas em BI? O que Business Intelligence? O que o Business Intelligence pode oferecer? Quem precisa de solues de Business Intelligence? 1.5.1 Obteno catica de informao 1.5.2 Quem precisa analisar a informao? 1.6 1.7 Primeiros passos O futuro do Business Intelligence

1.1 Introduo
Tanto nas pequenas empresas quanto nas grandes organizaes existem vrios sistemas informatizados que tm como objetivo principal garantir a manuteno das operaes dirias realizadas. Estas operaes so realizadas segundo regras de negcios pr-definidas e so armazenadas em grandes bancos de dados. Dentro das organizaes podem ser vistos diferentes nveis de uso dos dados: Nvel operacional: So utilizados sistemas de informao que monitoram as atividades e transaes elementares da organizao. So sistemas que mostraram o pice da sua importncia na ltima dcada, em conseqncia de um desenvolvimento organizacional orientado ao mercado global. Nvel de conhecimento: Neste nvel encontramos os trabalhadores de conhecimento e de dados, cobrindo o ncleo de operaes tradicionais de captura massiva de dados e servios bsicos de tratamento de dados, com tarefas pr-definidas. Nvel de administrao: So realizadas tarefas de administradores de nvel intermedirio apoiando as atividades de anlise, de acompanhamento, de controle e tomada de decises, realizando consultas sobre informaes armazenadas no sistema, proporcionando relatrios e facilitando a administrao da informao por parte dos nveis intermedirios.

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Nvel estratgico: Seu objetivo realizar as atividades de planejamento em longo prazo, tanto do nvel de administrao quanto dos objetivos apresentados pela empresa.

A informao gerada na organizao utilizada em diferentes momentos, de acordo com o nvel: Prazo Curto prazo Mdio prazo Longo prazo Nvel Operacional e Administrativo De Conhecimentos Estratgico Uso Obteno e controle de dados Decises tticas Decises estratgicas

Os bancos de dados transacionais servem como ferramenta para os dois nveis bsicos da pirmide, o Nvel Operacional e o Nvel de Conhecimento. Nos sistemas OLTP os dados so inseridos, controlados e armazenados. Nos nveis superiores da pirmide, o Nvel de Administrao e o Nvel Estratgico, o objetivo a tomada de decises, que so tarefas que esto diretamente vinculadas com os objetivos do negcio.

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Um sistema um conjunto de elementos organizados que interagem entre si. Representa o conjunto de regras de negcio que a organizao define para realizar os processos e procedimentos funcionais e operacionais necessrios para atingir os objetivos propostos. Um Banco de Dados um conjunto de dados que pertencem ao mesmo contexto e esto armazenados sistematicamente dentro de alguma estrutura que os suporta. O Ambiente Operacional o espao no qual convivem o conjunto de regras de negcio que a organizao define para realizar os processos e procedimentos funcionais e operacionais necessrios para atingir os objetivos propostos e os dados gerados por as transaes realizadas diariamente.

Um Banco de Dados operacional apresenta um conjunto de caractersticas, tais como: Est orientado ao aplicativo. Apresenta estruturas padronizadas. Contm os dados das operaes. Os dados so armazenados com o maior nmero de detalhes. atualizado on-line. Est em constante mudana.

Exemplo de Banco de Dados Operacional O banco de dados de uma Entidade Financeira pode ter dados de: Clientes Tipos de Clientes Produtos Tipos de Produtos Operaes Tipos de operaes Regies Pases Cidades

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Etc. Cada uma das tabelas e o banco em si, esto padronizados para garantir a integridade dos dados, minimizar o espao ocupado e maximizar o rendimento da manuteno dos dados.

1.2 Quais so as empresas interessadas em BI?

Variao do Oramento de BI 2006 X 2005

Empresas que investiro mais em BI (2006 X 2005)

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1.3 O que Business Intelligence?

At agora estivemos falando sobre Banco de Dados transacionais, que oferecem suporte s operaes da empresa. Estes Bancos de Dados formam os sistemas OLTP. . OLTP so as iniciais em ingls de On-Line Transaction Processing, que significa Processamento de Transaes On-Line.

Sob o nome de Business Intelligence (em portugus, Inteligncia de Negcios) existem diferentes acrnimos, ferramentas e disciplinas que apontam para oferecer suporte tarefa de tomada de decises. Entre eles citamos: Data Warehousing: Os Data Warehouses, ou Armazns de Dados, esto baseados em estruturas multidimensionais (cubos) nas quais a informao armazenada, calculando previamente todas as combinaes de todos os nveis de todas as aberturas de anlise. , de forma simples, um produto cartesiano que armazena todas as combinaes. Pode-se dizer que este mtodo exagerado e, em parte, esta afirmao real. O que no deve

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ser esquecido que este exagero o preo pago pela empresa para poder tomar decises corretas. Sempre ser mais barata a despesa que resultante da aquisio de SW ou HW do que o custo representado por uma deciso tomada fora de hora. Data Mart: O Data Warehouse de um fato em particular denomina-se Data Mart (DM). Data Mining: Est associado ao degrau mais alto da pirmide (Nvel Estratgico) e tem como objeto eliminar os erros cometidos pelas pessoas ao analisar os dados devido a preconceitos e deixar que sejam os dados os que mostrem os modelos subjacentes. O Data Mining ajuda a criar novos modelos no percebidos pelo analista at esse momento, mas que realmente existem nos dados. Todas as ferramentas ou disciplinas que podem ser includas na definio de BI apresentam trs caractersticas comuns: Primeira: Oferecem informaes para o controle do processo de negcio, independentemente da fonte onde estiverem armazenados os dados. Segunda: Oferecem suporte para tomada de decises, sendo esta a caracterstica mais importante. Terceira: A camada semntica. No possvel tomar decises de negcio se no se usar a linguagem prpria do negcio. Independente da origem dos dados ou da forma de extrao, transformao e agregao, o mais importante que a informao deve servir aos usurios finais em uma linguagem de negcios que seja compreensvel para eles, sem a necessidade de intrpretes. A idia que o analista se concentre na tomada de decises, para tom-las com rapidez e segurana, oferecendo uma vantagem competitiva para a empresa e aproximando-a do cumprimento dos objetivos.

Business Intelligence (BI) uma disciplina que, junto com suas ferramentas correspondentes, so o centro da anlise da informao para a correta tomada de decises, permitindo que a empresa atinja seus objetivos de negcio.

Na tabela a seguir so apresentadas as diferenas chave entre um sistema OLPT e um DW. OLPT Objetivos Operacionais DW Informao para a

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tomada de decises Orientao Vigncia dos dados Granularidade dos dados Organizao Modificaes nos dados Ao aplicativo Atual Detalhada Organizao padronizada Contnuas Ao sujeito Atual + histrico Detalhada + resumida Organizao estruturada em funo da anlise por ser realizada Estvel

A seguir comentamos cada uma das diferenas mencionadas para que voc compreenda melhor o conceito de DW: Objetivos: Um sistema OLTP deve garantir a consistncia dos dados, enquanto um OLAP consolida dados j validados, ajustando-os s necessidades prprias da tomada de decises. Orientao: Um sistema OLTP est orientado ao Aplicativo e deve atender as Regras de Negcio. Um sistema OLAP est orientado ao Sujeito, e est baseado naquilo que o analista precisa ver. Vigncia dos Dados: Em um sistema OLTP os dados so utilizados medida que vo sendo produzidos e deixam de ser importantes em curto prazo (um dirio de vendas relacionado para o ms que est sendo finalizado e, no mesmo momento, comeam a ser importantes os dados do ms atual). Em um sistema OLAP so guardados os dados atuais e os histricos para poder ser realizada anlises comparativas, de tendncias, etc. A quantidade de perodos armazenados depender exclusivamente da necessidade de anlise da empresa e da capacidade de armazenamento. Granularidade dos Dados: Em um sistema OLTP a granularidade determinada pelos controles que devem ser realizados, que podem ser aqueles definidos pela organizao ou pelas normas legais vigentes. Em um OLAP a granularidade ser determinada pelo tipo de anlise que se deseja realizar. Se a anlise do trfego realizada analisando o nmero de ligaes no ms, no faz sentido guardar o detalhe dirio no OLAP. No OLTP talvez voc no tenha a liberdade de decidir o nvel de granularidade. Organizao: Um sistema OLTP padronizado, enquanto um sistema OLAP baseado em estruturas hierrquicas no padronizadas, modeladas de acordo com a forma desejada para a anlise dos dados. Modificaes nos dados: Um sistema OLTP modifica seus dados de forma constante, pois manipula as transaes da empresa. Um sistema OLAP no tem como objetivo a apresentao dos dados on-line e, menos

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ainda, pretende modificar os dados originais, apenas consult-los. A freqncia de atualizao dos dados em um sistema OLAP est definida pela granularidade.

Dados X Informao Diariamente manipulamos dados sobre os nmeros de telefone das pessoas com as quais temos contato (amigos, familiares, encanador, entrega de pizzas, etc.). Estes telefones chegam at ns de diferentes fontes e poderamos marc-los em uma caderneta de telefones ou em um caderno comum. Ento, qual a vantagem de marcar os nmeros de telefone que nos interessam em uma caderneta ao invs de utilizar um caderno? evidente, encontraremos mais rpido os nmeros na caderneta do que no caderno, pois eles estaro organizados pela inicial do nome. E, se alm disso for possvel contar nessa caderneta com uma diviso para nossos amigos, outra para nossa famlia e outra para servios, cada uma delas com cores de folha diferentes? Teramos a nossa informao telefnica organizada de tal forma que, quando precisar dela, ser rapidamente acessvel. Se desejarmos telefonar para um amigo, temos que identificar o grupo de pertinncia de acordo com a cor, depois pelo ndice procuramos o nome e sobrenome e obtemos o nmero do telefone.

Este simples exemplo mostra conceitualmente a diferena que existe entre dados e informao e representa a "base" de um DW.

1.4 O que o Business Intelligence pode oferecer?

Historicamente, para realizar uma anlise:

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Algum entrava em contato com o Help Desk para solicitar os dados necessrios, pois era o pessoal de Sistemas que sabia onde eram armazenados e de que forma. O pedido passava a fazer parte da fila de incidentes. Obter os dados demandava um tempo importante, podendo ser medido em dias. Aps a longa espera, eram recebidos os desejados dados, realizando a anlise. Era muito possvel que o analista percebesse que realmente precisava contar com mais informao, que significava repetir o ciclo mencionado.

Em um DW podem ser reunidos os elementos de dados apropriados de diversas fontes de aplicativos em um ambiente integral e centralizado, simplificando o problema de acesso informao e, conseqentemente, acelerando o processo de consultas e anlise. Os aplicativos para suporte de decises baseados em warehousing, podem tornar mais prtica e fcil a explorao de dados para uma maior eficcia do negcio, tanto do ponto de vista da disponibilidade quanto da confiabilidade.

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1.5 Quem precisa de solues Business Intelligence?

possvel que mesmo para um grupo importante de pessoas esta pergunta no tenha uma resposta fundamentada ou, o que consideramos pior, a existncia de empresas que pensam no precisar contar com uma soluo de BI. Vamos por partes. 1.5.1 Obteno catica de informao: Um dos problemas mais comuns quando necessrio consolidar informaes ou realizar tarefas de anlise a necessidade de saber onde est armazenado cada dado, com qual formato e qual o seu nvel de consistncia. Tudo isto sem mencionar sequer as complicaes apresentadas pelo problema do acesso aos dados por questes de segurana.

Um sistema de operaes pode ser formado por vrios aplicativos, estes aplicativos podem ter sido desenvolvidos por diferentes fornecedores e com diferentes ferramentas. Pode ocorrer o caso que existam determinados processos que no tenham um aplicativo que os suporte e por esse motivo o usurio tenha parte do negcio em planilhas de clculo armazenadas no seu computador. Tambm pode ocorrer que os dados histricos sejam mantidos apenas em relatrios impressos localizados em armrios, na empresa ou em um depsito externo.

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Recolher este universo de dados dispersos em todos os setores e lugares da empresa torna catica a obteno da informao que voc precisa. O pulo do gato das solues de BI est no fato de evitar as Killer Queries (consultas assassinas). Se desejar saber quanto deve produzir no segundo trimestre do ano, talvez deva conhecer a previso de vendas e a tendncia das vendas no ano atual e as vendas reais dos ltimos 5 anos. Se esta consulta for executada diretamente em um sistema OLTP, a resposta pode demorar vrias horas e este no seria o maior problema. O perigo real criar um colapso em todo o sistema de informao e ningum na empresa poder trabalhar nesse perodo, com os prejuzos que isso provoca. 1.5.2 Quem precisa analisar a informao? O sucesso de uma organizao e da gesto da empresa est centralizada na utilizao dessa informao. No possvel administrar aquilo que no se controla. No possvel controlar aquilo que no se mede e, se no tiver as informaes para controlar os processos, ocorrer um caos.

A informao reduz a incerteza e facilita a tomada das melhores decises. Podemos concluir ento que se existe uma organizao, se esta organizao tem um servio ou produto que est comercializando, se existem objetivos a curto e longo prazo que devem ser atingidos e se existem, principalmente, ideais de competncia e crescimento, deve existir tambm dentro da empresa um sistema baseado em BI.

Tomar decises sem a informao adequada, principalmente quando esta informao est disponvel na organizao, um risco que nenhuma empresa deveria correr.

Finalmente, surgem duas perguntas: Quando a empresa precisa utilizar esta informao? Quando a empresa pode utilizar esta informao? A resposta para os dois casos a mesma:
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 necessrio decidir agora e necessrio ter a informao agora!

Supor que o desenvolvimento de um sistema baseado na tecnologia Business Intelligence um artigo de luxo, de custos muito elevados, ou que um elemento de Marketing, uma concepo equivocada.

1.6 Primeiros passos Aceitando reconhecer a necessidade de contar com um sistema baseado em BI, surgem as seguintes perguntas: Como comear? At onde devo chegar em uma primeira etapa? A criao de um sistema de BI pode ser vista como uma obra de muito trabalho e provocar temores. O importante, no comeo, criar a base sobre a qual possamos obter os primeiros resultados para, com o passar do tempo, continuar crescendo. O essencial : Conseguir a unificao dos dados utilizados na tomada de decises em um repositrio nico. Uma experincia desanimadora chegar a uma reunio e ver que cada expositor possui uma planilha de clculo prpria, com dados prprios que no coincidem com nenhuma das demais e comear com uma discusso sobre a validade das diferentes fontes de dados. Implementar uma camada semntica til, para que todos entendam claramente o significado da informao. Aps cumprir estes objetivos bsicos, o resto do caminho depender das necessidades prprias de cada organizao. 1.7 O futuro do Business Intelligence Como em quase todas as atividades humanas, em BI ocorre uma mistura de necessidade e moda. Atualmente esto se fortalecendo os projetos BAM e CPM: BAM: As solues de Business Activity Monitoring (Monitoramento da Atividade de Negcios) propem o uso de indicadores de curto prazo em um painel de controle. So indicadores estritamente operacionais obtidos a partir de sistemas transacionais. Em alguns casos so chamados de BI Operacional, pois respondem necessidade de tomar decises em nvel operacional, aqui e agora. CPM: Os Corporate Performance Management (Gerenciamento de Desempenho Corporativo) completam o foco global do processo de fluxo de informaes que suporta as decises na empresa. Com as ferramentas

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atuais possvel monitorar a empresa, analisar os problemas ou acertos. So controlados atravs de KPI (Key Performance Indicador Indicador Chave de Desempenho), mas no h ferramentas para criar e administrar os KGI (Key Goal Indicador Indicador Chave de Objetivo). Com as solues de CPM o objetivo fechar o crculo: podero ser definidas as previses, os objetivos, o planejamento, a consolidao oramentria, etc.

Estudo de Caso

Cenrio A Contoso dedica-se comercializao de produtos comestveis e bebidas atravs dos seus Hipermercados e Supermercados.

Conta com uma ampla e importante rede no Brasil, Argentina e Uruguai; um claro objetivo em mdio prazo inaugurar locais no resto dos pases do MERCOSUL.

Necessidade: Os analistas da Contoso, a pedido da sua diretoria, precisam apresentar relatrios onde seja possvel analisar: A quantidade de unidades vendidas nos pases atingidos pelo mercado atual. O custo includo em cada unidade vendida O valor de venda de cada produto. O lucro obtido na venda de cada produto.

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Esta informao requer apresentao por regio geogrfica e filial. Por outro lado a empresa deseja: Montar cestas de produtos de acordo com o perfil de compra dos clientes de cada cidade na qual tenha um local de varejo. Para isso, requer um estudo das vendas realizadas abertas por categoria de produto (com a possibilidade de obter o detalhe por produto), por cidade, por ms, para os ltimos 13 meses (para detectar paradas). Premiar anualmente os vendedores que ultrapassem os objetivos de venda atribudos. A anlise, neste caso, dever incluir os vendedores, as vendas realizadas, os objetivos de venda e o indicador de cumprimento detalhados por ms para o ano fiscal (o prmio ser diferente se forem atingidos os objetivos globais para o ano ou se, alm disso, forem atingidos os objetivos em todos os meses em particular).

Existe diferena entre um sistema baseado no operacional e um sistema que apia a tomada de decises. possvel compreender agora o que Business Intelligence. possvel compreender as vantagens de uma soluo de Business Intelligence. possvel compreender e decidir quando aplicar uma soluo de Business Intelligence. possvel especificar quem precisa de uma soluo de Business Intelligence.

A empresa est preparada para trabalhar com BI? possvel contar com o comprometimento da alta gerncia para encarar um projeto de criao de um sistema de BI? Voc est consciente que dever capacitar os usurios na disciplina associada a BI? Esto definidos claramente os objetivos de negcio associados ao sistema de BI?

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