37

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e teass.
10
mDULD | E
3ECRETARIADO
38
Tente puxar peIa memria: como so e o que fazem os
secretrios e secretrias quando aparecem nos hImes, nas
noveIas, nos programas de humor...
Como so suas roupas, como seu modo de faIar? Esses
personagens assumem grandes responsabiIidades?
Oue esteretipos do secretrio ou da secretria aparecem nos
meios de comunicao?
esle capilulo, voc vera cono a funao do secrelario ven se confgurando e quais
sao os novos perfs e alribuioes desse profssional.
lncando a conversa
Caio eslava coneando a fcar realnenle preocupa
do. Dirigia una enpresa de seguros e nunca conse
guia senlirse lranqilo!
E que para Caio era dificil cuidar de ludo. Os papeis
se acunulavan sobre a sua nesa: pedidos de clien
les, docunenlos, conlralos para assinar.
Ouando coneava a cuidar de un assunlo, o lelefone
nao dava sossego: ora era un clienle, ora o gerenle do
banco, oferecendo un novo servio, ora o flho, lirando duvidas do
dever de casa. Fora a equipe da propria enpresa, que senpre linha algun ponlo a
esclarecer:
- Caio, de que lananho voc quer o logo da enpresa no novo anuncio de revisla?
- Caio, voc conseguiu analisar os relalorios que passei para voc?
- Caio, quando podenos redisculir o planejanenlo da area?
Caio, Caio, Caio... E assin o dia passava. A secrelaria, arisa, digilava as carlas
que ele dilava e, fora isso, oferecia ajuda a loda hora, nas... aconlece que so ele
sabia organizar a propria baguna! So ele enlendia dos assunlos das diversas areas
da enpresa. Una vez por senana, ele analisava a agenda con ela, nas nao adian
lava nuilo, porque depois nudava ludo. Ele pensava: enpresa dinanica e assin
nesno. E assin a nesa dele ia fcando alolada e ele cada vez nais eslressado.
Coneou a achar que nao ia nais dar conla de ludo sozinho.
38
CAPlTULD | 3
/SECRETRIONAORGANIZAODEHOJE
un cerlo sabado, Caio foi ao barbeiro corlar o cabelo e, enquanlo esperava, co
neou a ler una revisla de negocios.
Oual nao foi a sua surpresa quando deparou con una naleria que analisava o perfl
do novo secrelario e os beneficios que a nudana nas alribuioes desse profssio
nal lrazia para os execulivos nodernos.
A naleria dizia que, con relaao ao secrelario, a organizaao conlenporanea nan
leve o perfl da pessoa que e organizada e execula ben as larefas, nas passou a
exigir un profssional inleirado con os assunlos do chefe e da enpresa, con naior
aulononia e poder de decisao.
Veja o que nais dizia a revisla:
Novo perhI do prohssionaI
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tniJsvs :cujrc Js uc:us rctirs. |cjc, js::cn s
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c|c rsc c:ts, jci: units: vczc: c :cn "lrsc Jircitc".
uus Js: rszcc: jsrs c::s unJsrs c c :nriucrtc Jc tcujntsJcr
jc::cs| - tcuc Icjc c: cxctntivc: fszcu jsrtc Jc trsls|Ic cu :cn jrcjric
tcujntsJcr, jrcti:su Jc jrcf::icrsi: usi: tsjstitsJc: jsrs snxi|is|c:.
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rctclccl c tc|n|sr Js cujrc:s c jrcti:s c:tsr jrcrts jsrs sjnJsr.
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Jc :cnrc: crfsrs c TrsJisc.
"|c ucn trsls|Ic", Jiz Msrirs, "rcu sjnJc s tcusr units: Jcti:cc:, us:
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c irtcrrc:, c stc tccrJcrsrJc jc::cs:."
mDULD | E
3ECRETARIADO
E0
Caio nal podia acredilar. arina, a sua secrelaria, era una das enlrevisladas! Apon
lada cono profssional capaz de assunir una serie de funoes con que ele nen
sonhava.
a segundafeira, Caio decidiu convidar arina para ajudar a organizar o escrilorio.
AGDRA CDm VDC
esno sen ler aprofundado ainda os lenas desle curso, a parlir da naleria que o
personagen Caio leu na revisla, pense: o que voc acha que ele decidiu reorganizar
no nodo de lrabalhar?
Fegislre suas ideias no bIoco de notas. En seguida, prossiga a leilura.
Caio conversou con arina e, junlos, eles con
binaran cono seria a aluaao dela dali en dianle.
Denlre oulras larefas, a rolina dela envolveria:
Despachar con Caio os assunlos diarios,
no inicio de cada nanha.
Cuidar da agenda dele, arliculando reunioes
inlernas e exlernas de forna organizada
e deixando alguns nonenlos do dia para
lrabalho pessoal.
Cenlralizar os lelefonenas dele na prineira parle do dia, sobreludo
as ligaoes nais rapidas. Assin, logo cedo ele resolveria un nonle
de assunlos pendenles.
Alender lelefonenas nais sinples, passar a Caio quesloes priorilarias,
clienles preferenciais e ligaoes da fanilia.
Organizar as paslas do arquivo fisico e do arquivo digilal da rede inlerna
da enpresa.
Ajudar na elaboraao de cerlos relalorios.
Alen disso, eles decidiran que ela iria fazer un curso sobre negociaao e adninis
lraao de conHilos, para aluar cono assessora en algunas reunioes.
E isso era so o inicio da conversa. as, en poucos neses, ninguen acredilava cono a
vida de Caio havia nelhorado. Ele conseguia alender a lodos e ainda linha lenpo para si.
Os deparlanenlos da enpresa eslavan nais nolivados, pois agora conseguian falar
con o chefe e receber suas orienlaoes. arina havia se lornado o brao direilo de
Caio. uilos dos problenas da enpresa conearan a ser resolvidos. Aquela pronelia
ser nesno una dupla de sucesso!
E3
Por dentro do tema
O papeI do secretrio est mudando
O secrelario nao e nais o que era anles. Hoje ele assune o
papel de un assessor, e ha quen o chane de geslor.
as nao foi senpre assin. A hisloria recenle dessa profssao nos
lra que anles do seculo XX nao era conun haver nulheres secrela
rias. A nulher passou a aluar cono secrelaria a parlir da Prineira Cuer
ra undial (19141913 e da Segunda Cuerra undial (19391945,
sobreludo na Europa e nos Eslados Unidos. Cono nuilos honens
havian sido enviados para os canpos de balalha e as enpresas e in
duslrias nao podian parar de produzir, varias areas passaran a conlar
con a colaboraao feninina.
A origem da proIsso de secreIrio ho muiIo cohhecida. pos-
svel que os "ahIepassados" dos secreIrios Iehham sido os es-
cribas. Na AhIiguidade, os escribas eram as pessoas que domiha-
vam a escriIa e eram respohsveis por redigir as hormas do povo
da regio, ou de uma deIermihada religio.
o Brasil, a aluaao da nulher na profs
sao de secrelaria foi difundida a parlir de
1950, con a chegada de varias nullinacio
nais ao pais. Essas enpresas ja eslavan
habiluadas, enlao, a conlar con nulheres
en seus quadros.
As secrelarias daquela epoca, e dos anos
que se seguiran, eran funcionarias que
devian se linilar a fazer
exclusivanenle o que o
chefe nandava.
CAPlTULD | 3
/SECRETRIONAORGANIZAODEHOJE
Nos !ex!os des!e curso,
usa-se o !erno
secre!ario cono !orna
de genera|izar, re!erindo-
se a secre!arios e
secre!arias, assessores
e assessoras.
A pa|avra secre!aria
!en origen no |a!in.
Secrelariun/secrelun
signi!ca |ugar re!irado,
conse|ho privado,
secrela signi!ca.
par!icu|ar, segredo,
nis!erio. De !a!o, un
secre!ario senpre deve
nan!er sigi|o sobre as
in!ornaoes par!icu|ares
ou con!denciais a que
!en acesso.
mDULD | E
3ECRETARIADO
EE
Em diversas fases da histria humana, homens e mu-
Iheres exerceram atividades simiIares s do Secretaria-
do. H quem chame os escribas de AIexandre Magno,
rei da Macednia, de secretrios. Em 300 a.C., eIes pas-
savam a noite em cIaro, escrevendo em tbuas de cera,
e, no dia seguinte, ainda Iutavam na guerra. A posio
era vaIorizada, mas arriscada: 43 funcionrios que exer-
ciam essa funo morreram na campanha da sia.
Pesquise mais sobre a histria da prohsso de secret-
rio na internet ou em Iivros da rea.
O que o secretrio fazia7
as organizaoes da decada de 1950, o secrela
rio era responsavel por:
Fedigir carlas diladas pelo chefe,
inclusive usando taquigrafia.
Servir cafe ao chefe ou a visilanles.
Fazer a lriagen (ou nuilas
vezes apenas a enlrega da
correspondncia do chefe.
Cuidar da vida pessoal do chefe,
por exenplo, agendando consullas
nedicas ou conprando presenles
nos aniversarios dos flhos.
Dalilografar carlas e oulros
docunenlos, passandoos a linpo.
Organizar a agenda do chefe (anolando os conpronissos,
sen gerencialos.
Arquivar docunenlos, obedecendo as nornas de calalogaao
(nesno sen conpreender o conleudo do docunenlo.
o flne Tenpos nodernos, de Charles Chaplin, a se
crelaria era apresenlada cono una dalilografa veloz, que
fazia cenlenas de loques por ninulo, ouvia e reproduzia
o lexlo perfeilanenle. Ale pouco lenpo, nuilas provas
de seleao para o cargo de secrelario incluian rapidez en
dalilografa. Esse perfl de profssional nudou.
A !aquigra!a (ou
es!enogra!a) e un
sis!ena de escri!a
conciso, usado para
!ranscrever una !a|a
con rapidez. Para isso,
so usados s|nbo|os
especiais para as |e!ras
e !rases. An!es, os
secre!arios usavan
b|ocos para !aquigra!ar
nanua|nen!e. Hoje, a
!aquigra!a se va|e
!anben de neios
e|e!rnicos.
tseziaaa cama a
seaaar gasts, aatar. arte,
metse sasate,
metse scsr.
E8
O secrelario enfrenlou nuilas barreiras. Era una profssao considera
da nenor, rolineira e quase necanica. Alen disso, en nuilas oca
sioes, as nulheres que exercian essa profssao enfrenlaran precon
ceilos e ale assedio sexual.
O que o secretrio faz hoje7
Esperase do secrelario que ele possa:
Tonar decisoes, sendo proalivo e con opiniao propria.
Fazer a ponle enlre clienles inlernos e exlernos,
conunicandose ben con as pessoas e
relacionandose ben con lodos.
Conunicarse en idionas eslrangeiros,
quando necessario.
Coordenar pessoas, adninislrando
relacionanenlos e conHilos.
Pronover evenlos cerinoniais e prolocolares.
Escrever lexlos e apresenlaoes usando
disposilivos elelronicos, de forna aulonona, sen
precisar que o chefe dile cada palavra.
Fazer relalorios.
Cerenciar recursos fnanceiros, reduzindo cuslos do
proprio deparlanenlo, na nedida do possivel.
Eslrulurar sislenas de infornaao, de nodo que o
conhecinenlo fque disponivel.
Ho|e, o Irabalho do secreIrio Iambm ESTRATGICO. Ele preci-
sa cohhecer muiIo a empresa - a IlosoIa, o clima, a culIura da
orgahizao - e diversos campos: AdmihisIrao, Plahe|amehIo,
Comuhicao, Psicologia, Lideraha, MarkeIihg, Fihahas.
A nudana no perfl da profssao len alraido nais honens para essa
area - enbora eles ainda sejan una ninoria. Ale o dia da classe e
chanado de Dia da Secrelaria!
Essa nudana lanben represenlou un ganho fnanceiro. Hoje, a pro
fssao e nais valorizada e ha secrelarios con salarios ben alraenles,
sobreludo en grandes enpresas e nullinacionais.
O !raba|ho do
secre!ario era vo|!ado
para ro!inas
necnicas, !cava
|ini!ado ao nbi!o
operacionaI. e|e
precisava conhecer
nais o che!e do que
a enpresa...
Doninar
apIicativos de
informtica
basicos se !ornou
essencia| para a!uar
en Secre!ariado.
CAPlTULD | 3
/SECRETRIONAORGANIZAODEHOJE
mDULD | E
3ECRETARIADO
E4
O secretrio como administrador
O que voc aprendeu no prineiro nodulo do Telecurso TEC e ben
inporlanle para a funao do secrelario, pois ele lanben pode aluar
cono adninislrador ou geslor.
Un secrelario, sobreludo quando lrabalha proxino a execulivos, pre
cisa conhecer o planejanenlo eslralegico da enpresa e ser capaz de
elaborar o planejanenlo operacional dos lenas que lhe conpelen de
forna alinhada con os objelivos da organizaao. Un secrelario preci
sa ser eficiente e eficaz!
Alen disso, as funoes da Adninislraao - planejar, organizar, dirigir e
conlrolar - fazen parle do diaadia do secrelario.
as nen lodas as enpresas aderiran a esse novo conceilo. Ainda
falla nuilo para a valorizaao do profssional secrelario e ale nesno
conscincia sobre essa visao.
3ECRETRIOPROlSSOREGULAMENTADA
No Brasil, a proIsso de secreIrio regulamehIada pelas Leis 7.377,
de 30 de seIembro de 1985, e 9.261, de 11 de |aheiro de 1996.
O que isso sighiIca? Ouer dizer que preciso Iazer o curso de Se-
creIariado, superior ou de hvel Ichico, para cohseguir o regisIro
ha DPT (Delegacia Pegiohal do Trabalho). O curso superior de Se-
creIariado d oIcialmehIe ao proIssiohal o sIaIus de secreIrio
eecuIivo. O curso Ichico, como esIe que voc esI Iazehdo, o
cerIiIca como Ichico em SecreIariado.
En resuno, o secrelario de novo perfl alua cono un assessor, que
precisa ser polivalenle, proalivo e Hexivel. Tanben nao poden fallar a
esse novo secrelario o dinanisno e o senso de responsabilidade.
Ehcincia e a
capacidade de a|canar
resu|!ados, con o
n|nino de recursos,
energia e !enpo.
Ehccia e a
capacidade de a|canar
os resu|!ados e
obje!ivos propos!os.
Voc es!udou isso no
cap|!u|o ! do nodu|o !.
AIeho! Para que esse secreIrio de hovo perIl prevalea, he-
cessrio que os respohsveis pela gesIo deleguem poderes a
ele, o que hem sempre acohIece. Uma empresa pode cohIraIar
um proIssiohal de perIl ahIigo ou hovo, depehdehdo de qual Ior
o esIilo da orgahizao.
E5
Fazendo e aprendendo
1. Leia a Lei n
o
7.377/1935, que regulanenla a profssao de secrelario e
inclusive fala do lecnico en Secrelariado. Voc pode enconlrala na inlernel,
no sile da Presidncia da Fepublica, en hllp://www.planallo.gov.br/ccivil/
leis/L7377.hln (pagina consullada en agoslo de 2006. o nesno lugar,
voc enconlra as alualizaoes que vieran con a Lei n
o
9.261/1996.
Veja as alribuioes do lecnico en Secrelariado. Voc se idenlifca con elas?
As caraclerislicas e funoes do novo secrelario, descrilas nesle capilulo,
coinciden con as funoes previslas na lei? Faa essa analise e regislre as
conclusoes no seu bIoco de notas.
2. Consulle lanben o sile da CBO - Classifcaao Brasileira de Ocupaoes,
que esla no porlal do inislerio do Trabalho e Enprego: hllp://www.
nlecbo.gov.br/. La voc lanben enconlra infornaoes sobre o lecnico
en Secrelariado e una descriao sunaria de suas principais alividades.
Consulleas e regislre en seu bIoco de notas.
AvaIe seu conhecmento
Leia o lrecho desla naleria publicada no jornal El Clarin, de Buenos Aires, Argen
lina, en 12/06/2006 (por aria Farber:
"/rctc. jsrs :cr nus :ctrctsris Jc :ntc::c, Jcvc. 1} crvcrtcruc rnus
jc::cs :ctis|ucrtc srsJsvc|. 2} :tsr crJc s: jc::cs: c:tsc. J} crcttsruc."
:tc: :sc s|nr: Jc: tcr:c|Ic: nc crric s:tusr, Jirctcrs Js cr:n|tcris
Jc Fctnr:c: |nusrc: Sctrctsris: cu FcJc, Jcn s usi: Jc 120 :ctrctsris:
nc s::i:tirsu sc crrc::c u|cls| 200b jsrs /::i:tcrtc: rcf::icrsi:.
|sc ls:ts :slcr iJicus:, Jcuirsr c: sj|itstivc: ls:itc: - cJitcr Jc tcxtc:,
j|sri|Is c|ctrcrits, tcrfctsc Jc trsr:jsrcrtis: - cn :cr cfticrtc c tcr lcs
jrc:crs. 0 unrJc tcrjcrstivc |Ic jcJc usi:. :cr un|titsrcfs /s tsjstiJsJc
Jc fszcr vsris: tci:s: :iun|tsrcsucrtc}, NETWORKING /trsls|Isr cu rcJc}, tcr
iuscu tcrjcrstivs, tsjstiJsJc jsrs s tcunritssc cfctivs. crric cxj|its
CAPlTULD | 3
/SECRETRIONAORGANIZAODEHOJE
mDULD | E
3ECRETARIADO
E8
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unJsrs Jc t!tn|c vcrIs Jc: u/, crJc Jc:tsrtsrsu c tcruc ":ctrctsris",
jcr tcr:iJcrs|c nus cxjrc::sc nc ucrc:jrczsvs s tstccris. |s nrcjs,
c|s: tcrtirnsu :c tIsusrJc :ctrctsris:.
"|irncu vsi Jcuitir vctc jcr rsc :slcr fszcr nus ustrc rnus j|sri|Is
c|ctrcrits, c :iu jcr rsc :c sJsjtsr s nu rnjc Jc trsls|Ic cn rsc tcr lcs
rc|ssc tcu c: crcrtc:", :nl|irIs /rrc Msric |rti:s Ji sucrsrs, s::i:tcrtc
cxctntivs Jc nus cujrc:s un|tirsticrs|.
1. A parlir da naleria lida, deslaque as principais conpelncias necessarias
para aluar cono secrelario hoje. Fegislre no seu bIoco de notas.
2. Voc reparou que a consullora Connie Easlnan fala da necessidade de
coneclarse, sen conplenenlar a qu (por exenplo, a inlernel?. O que
sera que ela quer dizer con isso? Expresse suas ideias no bIoco de notas.
3. nagine una siluaao concrela en que seja necessario apresenlar
capacidade de ne!vorking e de nullilarefa. Descrevaa no bIoco de notas.
VaIe saber
Assdio sexuaI: um crime que deve ser denunciado
aioria absolula na profssao, as nulheres secrelarias ja enfrenlaran diversos pro
blenas na sua lrajeloria. Un deles e o assedio sexual. ao sao poucas as nulheres
que ja se viran conslrangidas pelos seus chefes, que usaran de poder para assediar
noral ou sexualnenle as subordinadas. Sen conpreender o real senlido do canpo
de lrabalho, essas pessoas se valen de sua posiao para hunilhar oulro lrabalhador.
O Projelo de Lei n 61/1999 indica que:
Conslranger alguen con o inluilo de obler vanlagen ou favorecinenlo sexual,
prevalecendose o agenle da sua condiao de superior hierarquico ou ascendncia
inerenles a exercicio de enprego, cargo ou funao, inplica a pena de delenao de
1 (un ano a 2 (dois anos.
A lei prolege lodos os lrabalhadores, inclusive secrelarios e secrelarias.
E7
D que vem por a...
Cono voc leu na naleria do jornal El Clarin, o profssional secrelario e, de cerlo
nodo, un profssional de Conunicaao. Ele esla en pernanenle relaao con os
denais. Voc vai conhecer nelhor essa aluaao no proxino capilulo.
lntertextos
Sl TE
Secretria onIine hllp://www.fenassec.con.br
Sile da Federaao acional das Secrelarias e Secrelarios. La, voc enconlra infor
naoes sobre salarios, Lei de Fegulanenlaao, Codigo de Elica, alen de arligos
relacionados a carreira.
ARTlGDS
"De Iaptop e ceIuIar, secretria adquire perhI executivo", O Estado de S. PauIo,
publicado en 26/09/2004.
O arligo de Fodrigo Pereira noslra de forna sucinla cono o papel do secrelario
nudou e lraz dicas sobre as novas alribuioes esperadas desse profssional. O
lexlo pode ser enconlrado no sile Secrelaria online, en hllp://www.fenassec.con.
br/arligos/arl116.hln (pagina consullada en 06/03/2006.
"Secretrias - muIheres aIm da imaginao", de Leida aria ordenli Borba
Leile de oraes.
o arligo, a aulora apresenla una sinlese da evoluao da nulher na sociedade, no
nercado de lrabalho e na profssao de secrelaria, lrazendo inleressanles reHexoes
sobre o perfl da secrelaria de hoje. Voc pode enconlrar o lexlo no sile do Sindica
lo das(os Secrelarias(os do Eslado de Sao Paulo, na pagina hllp://www.sinsesp.
con.br/arligos/arligo05.hln (consullada en 09/03/2006.
FlLmES
Uma secretria de futuro (vorking girl, de ike ichols, EUA, 1933.
o flne, Tess cCill e una secrelaria fora dos noldes de anliganenle. Tess e pega
de surpresa quando sua chefe quebra a perna e a faz se passar por ela. A subslilula
acaba se saindo nelhor do que o esperado nas funoes de execuliva.
CAPlTULD | 3
/SECRETRIONAORGANIZAODEHOJE
mDULD | E
3ECRETARIADO
E8
AIexandre (Alexander, de Oliver Slone, EUA, 2000.
O flne conea con una cena que renele aos anlepassados dos secrelarios, en que
Ploloneu aparece dilando a hisloria de seu anligo anigo Alexandre para seus escribas.
GIossro
Arquivo fsico
Arquivo no qual se guardan papeis e oulros docunenlos inpressos de una
enpresa.
Arquivo digitaI
Espao virlual no qual eslao arnazenados docunenlos elelronicos, en geral
possiveis de seren conparlilhados con oulros usuarios da rede.
Campanha
o conlexlo en que aparece, e un conjunlo de operaoes nililares.
Esteretipo
Opiniao preconcebida, inagen nenlal sinplifcada de un grupo de pessoas ou
de una sociedade.
Networking
a infornalica, o lerno se refere a ligaao enlre lerninais de conpulador para
que o acesso aos dados possa ser parlilhado por diversos usuarios. o nundo
do lrabalho, ven sendo usado lanben para expressar a conexao enlre pessoas,
con fnalidades profssionais.
Rede interna
Tanben usado en ingls, inlranel, espao virlual ao qual os funcionarios de
una nesna enpresa ln acesso lolal ou parcial.
Triagem
Alo ou efeilo de lriar, de separar, de selecionar, separaao, seleao, escolha.
O que voc estudou neste captuIo:
s crf| c stnssc Jc :ctrctsric.
s rirtijsi: fnrcc: c tcujctcrtis: Jc :ctrctsric.
s 8rcvc Ii:tcritc Js jrcf::sc.