GESTO DE PESSOAS NO SERVIO PBLICO FEDERAL: O CASO DO NCLEO DE DOCUMENTAO DA UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

Marcos Vincius Mendona Andrade Ana Rosa dos Santos

RESUMO Aborda as principais tendncias de Gesto de Pessoas com nfase nos estudos e nas experincias desenvolvidas no mbito do Servio Pblico Federal. Mostra como o Ncleo de Documentao da Universidade Federal Fluminense, atravs da sua Diviso de Desenvolvimento, vem implementando sua Gesto de Pessoal, adotando um modelo calcado em duas estratgias: a valorizao dos profissionais e a modernizao do fluxo de trabalho e do processo produtivo. PALAVRAS-CHAVE: Gesto de Pessoas. Servio Pblico Federal. Recursos Humanos. Universidades.

1 INTRODUO Os avanos observados nas ltimas dcadas tm levado as organizaes sejam elas pblicas ou privadas a buscarem novas formas de gesto com o intuito de melhorar o desempenho, alcanar resultados e atingir a misso institucional para o pleno atendimento das necessidades dos clientes. Nota-se que o sucesso das organizaes modernas depende, e muito, do investimento nas pessoas, com a identificao, aproveitamento e

desenvolvimento do capital intelectual. No Servio Pblico Federal estas observaes no se diferenciam muito. A partir da dcada de 90, com as profundas mudanas nos cenrios nacional e internacional, o Estado teve a necessidade urgente de buscar novos paradigmas para a Administrao Pblica Federal. Observa-se que existe um grande esforo no sentido de mudar do antigo modelo burocrtico para um modelo de gesto gerencial que em muitos casos grandes avanos aconteceram, como por exemplo, a introduo de novas

tcnicas oramentrias, descentralizao administrativa de alguns setores, reduo de hierarquias, implementao de instrumentos de avaliao de desempenho organizacional. Entretanto, algumas questes cruciais permanecem pendentes e precisam ser enfrentadas. Um dos caminhos que podero ser percorridos o aprimoramento da gesto de pessoas, tendo como premissas a valorizao do capital intelectual e a modernizao do processo produtivo. A nfase em nessas duas estratgias passa sobretudo necessariamente em Tecnologia pelo da

investimento

inovaes

tecnolgicas,

Informao, e na definio de um novo perfil para os servidores pblicos. Perfil este que deve encarar o cidado brasileiro, como cliente. Reconhecer a importncia de se incentivar, informar e educar o cidado para o exerccio de sua cidadania essencial para a melhoria da qualidade dos servios pblicos. (PQSP, 2004)

2 O ESTUDO DE CASO O presente trabalho tem por finalidade mostrar as principais tendncias da gesto de pessoas no Servio Pblico Federal. Pretende-se ainda analisar como tais tendncias estariam influenciando as polticas de desenvolvimento de recursos humanos nas inmeras reas onde a Administrao Pblica atua, trazendo como exemplo o trabalho que vem sendo implementado pela Diviso de Desenvolvimento do Ncleo de Documentao da Universidade Federal Fluminense. Convm destacar que este um estudo preliminar, com carter, na maioria das vezes, expositivo, sem tratamento estatstico para algumas das questes analisadas e que ser aprofundado posteriormente. Alguns dados desta pesquisa foram obtidos verbalmente, atravs de visitas e contatos telefnicos com os setores envolvidos, como tambm por correio eletrnico.

3 O SERVIO PBLICO FEDERAL E O DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Para garantir a prestao de servios de qualidade em uma organizao pblica torna-se necessria a constante reviso da estrutura e o funcionamento do Estado, investindo em inovaes tecnolgicas e definindo um novo perfil para os servidores pblicos(PQSP, 2004).

A informtica, ou ainda de forma mais abrangente, a Tecnologia da Informao (TI) oferece possibilidades de racionalizao dos processos de trabalho que podem ser utilizadas como suporte para uma nova atuao do servidor pblico. H que se destacar que na Administrao Pblica a utilizao macia de TI tem ainda outros papis importantes. De acordo com Andrade (2002), por meio dela pode-se consolidar uma parceria com a sociedade no controle social das aes das organizaes pblicas; divulgar mais facilmente informaes sobre rgos pblicos; produtos e servios oferecidos, dados estatsticos, campanhas de interesse coletivo, aplicao de recursos pblicos, entre outros. Para que estas aes aconteam fundamental a implantao de um modelo de gesto de recursos humanos que facilite a adoo dos princpios da administrao gerencial e capacite os servidores para que eles sejam agentes estratgicos de mudana das organizaes pblicas. A reviso do perfil do servidor traz dois benefcios diretos para o servio pblico: cria incentivos para que os prprios servidores busquem a melhoria contnua de sua qualificao e que nas suas reas de atuao trabalhem de maneira mais gerencial e empreendedora, contribuindo para o alcance da misso da organizao. Na esfera do Servio Pblico Federal existe a Secretaria de Recursos Humanos SRH que administra o Sistema de Pessoal Civil da Administrao Federal SIPEC. Uma das suas atribuies agir como indutora das mudanas na forma de gerir processos e pessoas, promovendo a participao efetiva dos membros que compe esse Sistema. (Programa..., 2003)

Atualmente suas quatro diretrizes bsicas so: Atuao e atribuio do SIPEC intensificar a articulao e a interoperabilidade entre os integrantes do Sistema; Normatizao reviso e consolidao da legislao de RH; Cadastro tornar mais confivel e completo o sistema de cadastro, viabilizando sua migrao para um novo sistema mais robusto e confivel; Qualificao dos Recursos Humanos promover a capacitao dos servidores que atuam na rea de RH, dando origem ao Programa de Modernizao do SIPEC e, conseqentemente, ao Plano de ao da SRH. Para que a modernizao do sistema responsvel pela gesto de pessoas fosse de fato consolidada, foram discutidas em diversos encontros, as definies de misso, viso e macroobjetivos para o SIPEC. Tais definies tiveram por finalidade orientar a implementao de um Plano de Ao para os prximos anos, possibilitando a continuidade do processo de mudanas na Administrao Federal para a gesto de pessoas.

Plano de Ao do SIPEC Principais pontos Misso Formular e gerencias de forma integrada a poltica de RH do Poder Executivo Federal Curto Prazo reconhecimento pelo sistema como agente de mudana no Servio Pblico Federal Mdio Prazo reconhecimento no mbito governamental como sistema de vanguarda em prticas de gesto estratgica de pessoas Longo Prazo reconhecimento pela excelncia na gesto de RH, no Servio Pblico e na Sociedade. Provimento (a) Criar mecanismos efetivos reposio adequada de pessoal; b) Introduzir o critrio de competncia para o provimento e alocao de pessoas. Capacitao (a) Definir Plano de Capacitao Integrado; b) Aumentar o investimento em capacitao de gerentes e tcnicos; c) Propor dotao oramentria especfica para atendimento Poltica Nacional de Capacitao. Remunerao a) Reviso dos Planos de Cargos e Salrios; b) Formular poltica capaz de remunerar competitivamente com o mercado Avaliao a) Desenvolver Sistema de Avaliao Institucional como foco nos resultados; b) Definir diretrizes de Avaliao de Desempenho dos Servidores Pblicos Federais

Viso

Macroobjetivos

Fonte: Sistema de Pessoal Civil. SIPEC. Disponvel em: www.servidor.gov.br. Acesso em: 10/12/2003.

As novas diretrizes apontam que a Administrao ter que alcanar um perfil para a fora de trabalho compatvel com as novas funes do Estado e de suas necessidades da administrao gerencial. Logo os servidores devem atuar sob a tica da gesto empreendedora, ao invs de faz-lo sob a tica da administrao voltada para processos. O quadro a seguir ilustra os elementos bsicos que devero fazer parte do perfil dos servidores:
Componente genrico Componente especfico

Associado ao modelo de gesto adotada Relativo s caractersticas tcnicas das pela administrao pblica gerencial atividades a serem desenvolvidas pelo servidor Foco nos resultados e no cidado como Conhecimento da misso e dos objetivos institucionais das organizaes em que premissa de sua atuao; atuam; Desenvolvimento responsvel e tico de Dominar o contedo da rea de negcio suas atividades; da organizao; Capacidade de atuao baseada nos Capacidade de atuar como consultor princpios da gesto empreendedora; interno das organizaes em que Capacidade de realizao de tarefas que trabalham. incorporem inovaes tecnolgicas; Capacidade de trabalhar em rede; Capacidade de atuar de forma flexvel.

A modelagem deste novo perfil de servidor est fortemente vinculada definio das habilidades e competncias que devero ser desenvolvidas, requerendo um enorme esforo de capacitao. Abaixo esto listadas algumas competncias de suporte que foram identificadas para o atendimento das novas necessidades da administrao gerencial: Viso sistmica Trabalho em equipe e relacionamento interpessoal Planejamento Capacidade empreendedora Capacidade de adaptao e flexibilidade Cultura da Qualidade Criatividade e comunicao

Liderana, Iniciativa e dinamismo O desenvolvimento dessas habilidades e competncias importante, pois

envolvem elementos da personalidade das pessoas aplicados sua prxis profissional. Representando ento um processo de integrao entre as caractersticas individuais e as qualidades requeridas para misses profissionais especficas. Com a implementao deste Plano de Ao, inmeras polticas voltadas para a Gesto de Pessoas foram implementadas, dentre vrias, pode-se destacar a Poltica Nacional de Valorizao dos Servidores. Evidencia-se ento que na rea de recursos humanos do Governo Federal a capacitao dos servidores assume papel de destaque, justificando a nfase dada pelas diretrizes estratgicas do plano de ao para a qualificao de pessoal.

4 A UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE E A SUA POLTICA DE ADMINISTRAO DE PESSOAL Dentro da estrutura funcional da Universidade Federal Fluminense UFF, existe o Departamento de Desenvolvimento de Recursos Humanos, que juntamente com o Departamento de Administrao de Pessoal e o Departamento de Assuntos Comunitrio integra a Superintendncia de Recursos Humanos da UFF. Compete ao Departamento de Desenvolvimento de Recursos Humanos DDRH promover, planejar, coordenar e controlar as atividades desenvolvidas pelas Divises e Servios que lhe so subordinados, especialmente quanto seleo, orientao, avaliao de desempenho funcional, capacitao,

qualificao, acompanhamento do pessoal tcnico-administrativo, assim como as atividades relativas preservao da sade e da segurana no ambiente de trabalho de todos os servidores da Universidade.

Durante a ltima gesto da Alta Administrao da Universidade (19992002) e em consonncia com a Poltica Nacional de Valorizao dos Servidores, foram discutidas e aprovadas as premissas, as polticas e as diretrizes bsicas de gesto de recursos humanos, as quais se encontram em implementao na Instituio. As premissas bsicas so listadas a seguir: Admitir uma filosofia social de inspirao humanstica o ser humano o sujeito, fundamento e fim da vida social; Reconhecer o potencial humano como o recurso estratgico mais importante para o desenvolvimento e sucesso institucional; Envolver e comprometer todos os servidores no trabalho de melhoria do servio pblico, com nfase na participao dos mesmos no processo de gesto; Reconhecer que necessrio capacitar e profissionalizar o servidor para que desenvolva e utilize seu pleno potencial de modo coerente e convergente com os objetivos estratgicos da instituio; Manter todos os esforos para criar e manter uma cultura organizacional que conduza excelncia do desempenho a ao crescimento individual e institucional; Reconhecer os elementos da sociedade: os cidados, considerados individualmente ou em suas entidades associativas, e as instituies de direito pblico e privado como clientes naturais da instituio; Centrar o foco das atividades das instituies nos cliente, conhecendo-os, relacionando-se com eles, medindo-lhes o nvel de satisfao e induzindoos ao controle social. A partir das premissas bsicas foram elaboradas quatro polticas de Gesto de Recursos Humanos:

Poltica Poltica de Sistemas de Trabalho

Princpios A Instituio deve possuir estrutura e organizao

Poltica de Adequao da Fora de Trabalho

Poltica de Educao, Treinamento e Desenvolvimento dos Servidores

Poltica de Bem-Estar e Satisfao dos Servidores

do trabalho que tornem possvel aos servidores o exerccio de poder e liberdade de deciso de modo a proporcionar flexibilidade e agilidade no processo de resposta aos requisitos mutveis da sociedade A Instituio deve manter a adequao de seu quadro de servidores com as necessidade dos exerccios das competncias essenciais da organizao, evitando o excesso ou falta de pessoal, e observando a coerncia existente entre os perfis profissionais dos servidores e a natureza das atividades realizadas Proporcionar educao, treinamento e desenvolvimento a todos os servidores de modo estruturado e orientado objetivando atender aos principais planos e s reais necessidades da organizao, incluindo o desenvolvimento do conhecimento e da capacitao. A Instituio deve se p preocupar, construir e manter permanentemente um ambiente e clima de trabalho propcios ao bem-estar, motivao e satisfao de todos os servidores, atravs de sistemticas prprias.

Fonte: Universidade Federal Fluminense, 1999.

E, quanto s diretrizes bsicas, podem ser destacadas: Adotar e praticar o modelo referencial de Administrao Pblica Gerencial, no que tange ao desenvolvimento e gesto de pessoas; Estruturar o trabalho de todas as Unidades da Universidade, objetivando melhorar o desempenho dos servidores e a eficincia e eficcia organizacionais; Valorizar o servidor por meio de mecanismos de profissionalizao e responsabilizao; Formular e coordenar a execuo de um plano de capacitao anual voltado para o desenvolvimento do servidor, compatvel com as necessidades da Instituio e com os recursos disponveis; Desenvolver aes no sentido da formao de gerentes com postura participativa, capacitando-os para o exerccio do papel de orientador e estimulador do desenvolvimento e desempenho dos servidores; Possuir instrumentos de avaliao da satisfao dos servidores e indicadores organizacionais, bem como aes para identificao, anlise e soluo de problemas e melhoria dos servios.

4.1 A GESTO DE PESSOAS NOS DIVERSOS SETORES DA UNIVERSIDADE Baseadas nessas polticas e diretrizes, anualmente elaborado um programa de metas e aes que sero desenvolvidas, incluindo uma programao de eventos para a capacitao dos servidores. Com o intuito de investigar se grande parte dos elementos da poltica de Recursos Humanos traada para o Servio Pblico Federal, e, conseqentemente para a Universidade Federal Fluminense so pertinentes e exeqveis, ser exposto como o Ncleo de Documentao, atravs da sua Diviso de Desenvolvimento implementa suas aes de Gesto de Pessoal.

5 O NCLEO DE DOCUMENTAO E SUA ESTRUTURA O Ncleo de Documentao NDC e um rgo suplementar que desde a sua criao, em setembro de 1969, esteve vinculado diretamente ao Gabinete do Reitor. Em dezembro de 1998, aps uma reestruturao interna, passou a ser subordinado Pr-Reitoria de Assuntos Acadmicos PROAC. responsvel pela coordenao tcnica e administrativa do Sistema de Bibliotecas, Arquivo e Laboratrios. Apia os programas de ensino, pesquisa e extenso da UFF e desenvolve servios e produtos que atendam s necessidades de informao da comunidade. Sua estrutura organizacional constituda de vinte e duas bibliotecas (06 da rea mdica, 07 da rea de cincias exatas e tecnolgicas, 07 da rea de cincias humanas e sociais e 02 dos colgios agrcolas), do Arquivo Central, do Centro de Memria Fluminense, do Laboratrio de Reprografia e do Laboratrio de Conservao e Restaurao de Documentos, alm de trs Divises e seus respectivos Servios. A estrutura administrativa composta da Direo, Conselho Tcnico, Diviso de Desenvolvimento, Diviso de Bibliotecas e Diviso de Arquivos.

No tocante ao gerenciamento dos recursos humanos, o NDC conta com a Diviso de Desenvolvimento que coordena e orienta as atividades de planejamento, desenvolvimento e controle dos recursos humanos, patrimoniais e oramentrios, servios e produtos do Sistema de Bibliotecas e arquivos do NDC atravs dos setores: Servio de Informao Referencial, Servio de Informtica e Oramentos.

5.1 POLTICA DE GESTO DE PESSOAL DESENVOLVIDA PELO NDC Pelos dados obtidos e analisados, o NDC tem se orientado pelo Plano de Capacitao dos Servidores da UFF e as iniciativas do desenvolvimento de um programa de capacitao dos seus servidores est coerente com as Polticas e Diretrizes de Recursos Humanos da UFF. No tocante gesto de pessoas, o NDC, desde a sua reestruturao tem centrado esforos em duas estratgias bsicas: a modernizao dos fluxos e das rotinas de trabalho, utilizando maciamente de TI e num programa de capacitao contnua dos seus servidores. Descritas a seguir.

5.1.1 A Reestruturao do processo produtivo A modernizao do processo produtivo refletiu um conjunto de aes que visavam melhorar os processos j existentes, eliminando etapas desnecessrias, racionalizando, e reavaliando tarefas. Envolveu ainda, a adoo de tcnicas modernas, inovaes tecnolgicas e informatizao que otimizaram os trabalhos, facilitando a integrao e o compartilhamento de informaes entre suas Unidades, melhorando sensivelmente a qualidade dos servios prestados. Este processo garantiu ainda a uniformizao dos seus sistemas, permitindo a reduo de custos, facilitao e racionalizao dos processos de trabalho, flexibilidade de comunicao. Isto garantiu ao NDC um visvel aumento na qualidade dos servios prestados.

Como exemplo de algumas aes de modernizao do processo produtivo, pode-se citar: A criao de infra-estrutura para conexo de todas as Unidades do NDC atravs da Rede UFF; Investimentos em Tecnologia da Informao, sobretudo na aquisio de equipamentos de informtica; O desenvolvimento do software Status NDC que, paulatinamente, vem padronizando as informaes gerenciais; A adoo do software Biblioteca Argonauta que possibilita o gerenciamento de todo o acervo bibliogrfico e arquivstico.

5.1.2 Programa de Capacitao Contnua O treinamento provavelmente a funo de gesto de pessoal mais destacas na literatura terica e prtica sobre a melhoria da qualidade. Na chamada Era do Conhecimento, o treinamento apresentado como o mais importante fator crtico de sucesso. Segundo dados do Relatrio de Gesto do NDC do ano de 2001, naquele ano, cada servidor, participou em mdia de 6 cursos e eventos dentro do Programa de Capacitao. Os cursos e eventos programados envolvem diversos setores da Universidade, como a Diviso de Treinamento e Aperfeioamento DTA, o Servios de Psicologia Aplicada SPA, a Pr-Reitoria de Extenso PROEX e outras instituies externas, como a Fundao Getlio Vargas, o Conselho Regional de Biblioteconomia e o Institute for Scientific Information ISI. As reas priorizadas foram as de informtica de gesto pela qualidade total. importante frisar que ao final de cada etapa do programa de treinamento so feitas avaliaes que permitem avaliar os aspectos favorveis e

desfavorveis do seu desenvolvimento, permitindo a reavaliao constante do programa.

6 ALGUMAS AES PARA CONSOLIDAO DAS ESTRATGIAS DE GESTO DE PESSOAS NO NDC A idia de que o servio pblico desperdia seus talentos parece ser consenso entre os estudiosos do assunto. Segundo Carr; Littman (1992), a gesto de pessoas no servio pblico ainda est muito vinculada ao paradigma mecanicista, tendo absorvido pouco do paradigma holstico, que abrange muito mais profundamente as reas de atuao humana. Com vistas melhoria contnua do processo de Gesto de Pessoas que vem sendo desenvolvido pelo Ncleo de Documentao e sua posterior consolidao, sugere-se algumas aes, que dentro da viso holstica, todos so interativamente responsveis pelos seus resultados. So elas: a) No mbito das aes organizacionais: Difundir a misso do NDC para todos os nveis institucionais inclusive nos demais setores da Universidade deixando claro as estratgias e resultados esperados; Procurar redistribuir o funcionalismo, evitando desequilbrios entre rea-fim e rea-meio; Promover maior compartilhamento de informaes, inclusive sobre os processos de trabalho; Promover maior integrao entre os diversos grupos da organizao. b) No tocante s aes relacionadas com a valorizao profissional:

Criar nas equipes de trabalho uma conscincia profissional, proporcionando meios para o resgate da auto-estima; Intensificar o treinamento; Investir no desenvolvimento profissional e pessoal no s por intermdio de cursos, mas tambm de inovaes no sistema de trabalho;

Permitir que o funcionalismo busque o seu prprio crescimento profissional;

c) No tocante s aes relacionadas com o desempenho dos servidores: Reconhecer por meio de prmios ou simplesmente por intermdio de elogio, oferecer feedback quanto ao desempenho; d) No tocante s aes relacionadas com o comprometimento dos servidores: Criar espao para para o servidor se expressar e opinar sobre qualquer aspecto no NDC; Levar o funcionrio a interagir com a comunidade, pois, a cada dia, os limites do servio pblico, especialmente na rea social, vai sendo apagada , em proveito de uma total integrao comunitria. Significa portanto, enfatizar a responsabilidade social da organizao e do trabalho de cada servidor. e) No tocante s aes relacionadas com as condies de trabalho e o gem estar do servidor: Criar ambientes fsicos de trabalho seguros e agradveis; Avaliar constantemente o bem-estar e a satisfao dos servidores; Disponibilizar recursos (materiais, tecnolgicos equipamentos, etc.) essenciais execuo do trabalho; Promover um clima organizacional positivo o que inclui estimular as relaes interpessoais.

f) No tocante s aes relacionadas ao programa de treinamento: Intensa formao e instruo absolutamente concentrada

naquelas capacidades primordiais da instituio; Apoio e estmulo ao investimento pessoal do funcionrio em seu desenvolvimento; Divulgao dos propsitos e objetivos Pensamento sistmico Sinalizao de continuidade do trabalho Contabilizao sistemtica dos resultados Adequao das prticas de treinamento s diferenas individuais das pessoas.

7 CONCLUSO Como j mencionado anteriormente, pretendeu-se com a realizao deste estudo, investigar as polticas de gesto de pessoas do Servio Pblico Federal, bem como averiguar se esta poltica est sendo assimilada e aplicada nas mais diversas partes da Administrao Pblica. Para tanto se escolheu o Ncleo de Documentao da Universidade Federal Fluminense. Observou-se que a Direo do NDC, atravs da sua Diviso de Desenvolvimento est baseando sua poltica de gesto de pessoas em duas estratgias: a valorizao das pessoas e a constante modernizao do seu processo produtivo. Em relao primeira estratgia, a ao bsica est relacionada ao desenvolvimento e implantao de um programa de treinamento. E, no que se refere segunda, o elemento bsico a reestruturao do processo produtivo via informatizao. correto afirmar que funcionrios mais capacitados tm um esprito crtico mais aguado, aumentando as probabilidades de se diagnosticar problemas e sugerir aperfeioamentos.

A importncia do treinamento tambm mencionada na literatura sobre qualidade. Deming, por exemplo, em seus 14 pontos relativos a como formar e desenvolver a qualidade, cita dois pontos ligados atividade de treinamento: instituir o treinamento em servio permanentemente e instituir um slido programa de educao e aperfeioamento. Face ao exposto, a modernizao ou a reestruturao do processo produtivo deixou de ser uma opo e passou a ser uma questo crtica no alcance da qualidade nos servios (pblicos!). A rapidez nas decises, to importante na atualidade, s possvel com a racionalizao das atividades e com a ajuda das mais recentes tecnologias. A tecnologia uma das chaves mais importantes para se melhorar a eficincia. (Andrade, 2002)

ABSTRACT It approaches the main trends in personnel administration emphasizing studies and experiments development in public services. It shows how the Ncleo de Documentao from Universidade Federal Fluminense though its Development Division is accomplishing its personnel administration, adopting a model based in two strategies: valorization of the professionals; modernization of the work flow and the process.

REFERNCIAS

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