-=[ SECRETARIADO ]=1.

1 - USO ADEQUADO DO TELEFONE

Seguem alguns procedimentos que garante a eficcia do uso do telefone: Atenda aps o primeiro toque. O barulho do telefone tocando irrita voc e quem ligou. Evite o al. Diga o nome da empresa ou do seu departamento (se a ligao j passou pela telefonista) e o seu. Voc pode acrescentar um bom dia ou boa tarde. Soa simptico e profissional. Se a ligao no for para voc, passe-a para outra pessoa desejada. Evite retornar a ligao para a telefonista. Ao sair do local de trabalho, informe telefonista onde estar. Ao telefonar, tenha mo todos os dados necessrios para a conversa. Ao falar com a pessoa desejada, apresente-se e seja gentil. Lembre-se que ela pode estar ocupada. Se o telefone ou o ramal para o qual voc ligou no atender, desista aps o terceiro toque e ligue mais tarde. Trs toques so suficientes para provar que seu interlocutor no est disponvel. Se a sua ligao no estiver hora marcada, opte por faz-la de manh. Nesse perodo os telefones esto menos ocupados e as pessoas mais disponveis. Se o ramal da pessoa que voc deseja falar estiver ocupado, no aguarde na linha. Deixe recado ou pea para lhe chamar mais tarde. Durante o dilogo, evite deixar seu interlocutor esperando. Caso voc esteja procurando uma informao, retorne ao fone e avise-o do que est acontecendo. Ao telefone, trs minutos so uma eternidade. Se for levar mais do que isso, desligue e retorne o telefonema mais tarde. Seja gentil, mas sem exageros. Use expresses do tipo pois no e obrigado. Evite intimidades como bem e querida. Demonstre conhecer sua empresa. Evite tirar o corpo fora com expresses do tipo isso no comigo. Dizer vou consultar tem um significado muito diferente de no sei. Ao descrever objetos, use analogia, que facilitam a visualizao. D a devida importncia anotaes e transmisso de recados. Repita os dados mais importantes, passe-os assim que possvel pessoa certa e confirme se houver retorno. O atendente deve: Ter um grupo de frases chave, para o chefe agressivo: Possivelmente me enganei e Vou verificar. Em dvida : Francamente no sei e Desculpe, poderia esclarecer? . Para colegas e subordinados: Preciso muito de sua ajuda, acrescido de por favor e muito obrigado. Em situaes conflitantes: Sei como o Sr. se sente. No caso de problemas de relacionamento com o chefe e colegas: Eu o admiro muito, Gostaria de conversar com o Sr. ou Voc, quando for possvel. Sobre planejamento: Quais so minhas prioridades agora, hoje e amanh?.

1.2 - NOES DE ARQUIVO

ARQUIVO
Arquivo toda coleo de documentos classificados, conservados em determinada ordem, permitindo a utilizao, tanto imediata quanto futura. O arquivo a memria da empresa, a principal fonte de consulta sobre a sua histria. por esse motivo que os documentos de uma empresa no podem ser destrudos em desviados. Devem ser bem guardados, de modo que se possa localizar rapidamente qualquer informao.

TIPOS DE ARQUIVOS
Quanto Consulta: a) Arquivo Ativo o arquivo onde so guardados documentos que esto sendo processados, isto , de uso freqente. b) Arquivo Semi-Ativo o arquivo onde so guardados os documentos j processados, que so menos usados. c) Arquivo Inativo o arquivo de documentos pouco usados ou consultados que, por lei, devem ficar guardados durante certo perodo de tempo. SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS 1

Quanto Localizao: a) Arquivo Centralizado o local onde se recebe a documentao de toda a empresa. [][][][][][][][][][][][] Depto. de Arquivo ARQUIVO Inativo [][][][][][][][][][][][] Vendas e Compras Ativo [][][][][][][][][][][][] Depto Pessoal Ativo [][][][][][][][][][][][] b) Arquivo Descentralizado quando cada departamento ou seo tem seu prprio arquivo. Diviso de Treinamento Semi - Ativo [][][][][][][][][] Ativo [][][][][][] [][][][][][][][][] Semi Ativo Diretoria Gerncia Ativo [][][][][][][] Contabilidade Ativo [][][][][][][] Semi-Ativo [][][][][][][][][] Semi -Ativo [][][][][][][][][] [][][][][][][] Ativo Diretoria Ativo [][][][][][][][][][][][] Gerncia Ativo [][][][][][][][][][][][] Depto Financeiro Ativo [][][][][][][][][][][][]

Vendas e Compras Ativo [][][][][][][][][][][][] Depto Pessoal Ativo - Ativo [][][][][][][][][] Ativo [][][][][][][][][]

b) Arquivo Misto quando os arquivos centralizados e descentralizados esto presentes na mesma empresa. Exemplo: A Empresa Casca de Po tem dez departamentos. Oito deles enviam documentao para o arquivo centralizado. A documentao dos outros dois departamentos Pessoal e Diretoria, por motivo de sigilo, permanece arquivada na prpria seo. [][][][][][][][][][][][] Depto de Arquivo ARQUIVO Inativo [] [][][][][][][][][][][][] Vendas e Compras Ativo [][][][][][][][][][][][] Depto Pessoal Ativo 2 SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS [] [] []

Diretoria Ativo [][][][][][][][][][][][] Gerncia Ativo [][][][][][][][][][][][] Depto Financeiro Ativo

[][][][][][][][][][][][]

[][][][][][][][][][][][]

Obs: Atualmente, como estratgia para economia de espao, muitas empresas usam a microfilmagem processo fotogrfico de reduo de documentos. Procuram, tambm, informatize seus arquivos.

EQUIPAMENTOS
Equipamento prprio para arquivo: o mvel onde os documentos ficam arquivados. Entre os mais usuais, temos: a) Arquivo Vertical Frontal: armrio de ao, no qual os documentos so dispostos uns atrs dos outros, com a frente voltada para o arquivista. b) Arquivo Vertical Lateral armrio, no qual os documentos so dispostos uns ao lado dos outros, coma parte lateral voltada para o arquivista. c) Arquivo Rotativo ou Giratrio armrio de ao no qual os documentos so dispostos lateralmente, colocados em bandejas com regulagem prpria, em torno de um eixo. d) Fichrio Porttil um arquivo prprio para fichas de informao ndice, cheques, etc. e) Fichrio Horizontal ou Kardex um equipamento onde as fichas so arquivadas umas sobre as outras. f) Fichrio Rotativo um equipamento no qual as fichas so arquivadas em bandejas removveis, permitindo que varias pessoas o consulte ao mesmo tempo. g) Fichrio Automtico um equipamento dividido em varias bandejas, sendo o seu manuseio automtico.

ACESSRIOS
Acessrio o material suplementar, que completa o equipamento. Qualquer material acessrio deve ser escolhido em funo dos documentos e do equipamento a ser utilizado. Materiais acessrios comumente usados: a) Pastas destinam-se a proteger e colecionar documentos e so feitas de cartolina ou carto. b) Projees so visores formados por 3 peas: parte metlica, tira de insero e plstico protetor, onde vo as anotaes referente aos documentos. Servem para separar os assuntos ou documentos dentro do arquivo, nas pastas. Elas se encaixam nos braos das pastas em 5 posies, permitindo um ordenamento mais eficiente. c) Guias so fichas com salincia superior, onde se escreve a especificao correspondente ao documento. d) Caixa Arquivo uma caixa de papelo ondulado e desmontvel para guardar documentos do arquivo inativo, de preferncia. Obs: Nas pastas e fichrios, os documentos podem ser organizados, de duas maneiras ou mtodos: Mtodo Alfabtico seguindo a ordem das letras do alfabeto ; Mtodo Numrico seguindo a ordem crescente dos nmeros;

Com certeza, no seu dia a dia, voc devera prestar auxilio no trabalho de arquivamento de documentos. Para isso, so necessrios alguns cuidados especiais: Retirar as pastas ou fichas das gavetas pelas lados, nunca pela projeo. Consertar, com fita mgica, os documentos rasgados ou estragados, antes de arquiva-los. 3

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Carimbar os documentos, se necessrio, na sua parte direita superior, na frente do documento, ou no verso, na margem esquerda inferior. Umedecer os dedos em esponjas dgua, no manuseio dos papis. Evitar acmulo de documentos nas pastas; informar secretria esse fato, para as devidas providncias. Abrir as gavetas uma por vez e fecha-las, to logo terminem as buscas ou o arquivamento. No deixar documentos ou pastas sobre arquivos. Revestir as folhas soltas, com plsticos apropriados. Manter trancados os arquivos.

TCNICAS DE ARQUIVAR
MTODO PARA ARQUIVAMENTO Existem vrios mtodos de arquivamento de papis e fichas, porm explicaremos os mtodos de base numrica e de base alfabtica, que vocs encontraro com maior freqncia nas empresas: MTODO ALFABTICO o sistema mais simples, fcil, lgico e prtico, porque obedecendo a ordem alfabtica pode-se logo imaginar que no apresentar grandes dificuldades nem para a execuo do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta direta. Para arquivar alfabeticamente, consideramos palavra por palavra, alfabetando letra por letra, at o final de cada palavra. Deve-se inverter o nome, colocando-se primeiramente o ltimo sobrenome, depois o prenome. Caso haja igualdade do ltimo sobrenome e do presente, considerando-se o sobrenome que segue ao prenome. Ver no exemplo, a ordem das pastas do correspondente Antnio Braga Corra Assim: Cardoso, Antnio Corra, Antnio Alvarenga Corra, Antnio Braga Costa, Aldo Pereira da Costa, lvaro Henrique Pereira da Costa, Auro

Ainda que o nome de uma firma seja iniciado por um nome prprio, no se deve alterar a ordem do nome da firma. Assim: Joo Corra & Cia., arquiva-se na letra J , alfabeticamente. Luiz Alves Brando & Cia., arquiva-se na letra L.

As abreviaturas devem ser consideradas por extenso, sempre que for possvel saber o que significam. Assim: So Paulo Futebol Clube arquiva-se em So Paulo Futebol Clube, Mc Donald , arquiva-se em Mc Donald

Ttulo, pronome de tratamento, etc. no devem ser considerados no arquivamento, devem vir escritos entre parnteses, depois do nome. Assim: Alvarenga, lvaro de (Ministro) Camargo, Pedro (Dr.)

MTODO NUMRICO SIMPLES Consiste em numerar as pastas pela ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma considerao ordem alfabtica dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Devemos ter um registro (ndices) em fichas ou em livro, para sabermos qual o ltimo nmero preenchido e assim destinaremos o nmero seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado e se desejarmos cancelar um correspondente e usar o seu nmero para outro, a troca se torna mais simples. (anotar lpis para facilitar a troca). 4 SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS

 muito interessante marcar em cada documento guardado, na margem superior, direita, o nmero da respectiva pasta e, separado por um trao, o nmero que o documento deve receber dentro da pasta, por ordem de entrada. Isto facilita o rearquivamento e evita extravio. Assim: 20 7 ( 20 o nmero da pasta e 7 significa ser ele o 7. documento da pasta). Algumas empresas acham interessante separar os diversos gneros de documentos enviados pelos correspondentes, em lugar de arquivar tudo o que procede de determinado correspondente, no mesmo lugar. Esta separao poder ser alfabticas ou numricas, por exemplo: Pedidos Correspondncia Contratos Desenhos Catlogos 5 ou E Requisies 1 ou A 2 ou B 3 ou C 4 ou D 6 ou F

Digamos que do cliente Antnio Silva, que recebeu em nosso arquivo o n. 25, tivssemos correspondncia e catlogos; faramos duas pastas; uma para o assunto B e outra para o assunto E, e nas projees das respectivas pastas teramos as seguintes anotaes: B 25 e E 25 Outra soluo para separar os gneros dos diversos correspondentes ser arquivar pelo nmero de cada correspondente e depois fazer uma subdiviso para cada gnero. Tomando o exemplo dado, teramos o Sr. Antnio Silva com o nmero 25.5 para os catlogos e 25.1 para os pedidos. Um ponto ou um trao separaria o nmero do correspondente, do nmero do gnero.

1.3 - NORMAS PARA A REDAO DA CARTA COMERCIAL

A carta comercial no s um instrumento de comunicao de que se valem as empresas ou pessoas no relacionamento comercial, tambm a imagem de quem ela representa. Por isso, no basta que transmita um contedo, mas que o faa de maneira que impressione bem. Para tanto necessrio haver boa apresentao que cause, ao primeiro contato, uma impresso de ordem, organizao e competncia. A simplicidade no deve tender ao genrico. Aquilatamos o conhecimento de algum a respeito de um assunto pela capacidade de empregar vocabulrio especfico que proporcione maior preciso. Nas empresas tempo dinheiro. Tempo de quem redige e de quem l. A carta tem de ser, portanto, bastante concisa, isto , deve Ter a informao completa com o menor nmero de palavras, sem se alongar em introdues ou encerramentos j em desuso h muito tempo Como um relacionamento meramente comercial, o texto tem que ser impessoal, mas impessoalidade com cortesia. um documento que no pode comprometer o conceito de que goza a firma.

CLASSIFICAO
Aps receber a correspondncia a secretria prepara-a (sublinha o assunto mais importante), de tal forma que o seu executivo ou outra pessoa possa l-la rapidamente, em geral a classificao feita separando-se cartas, publicidade e revistas e/ou jornais. Cartas confidenciais, particulares ou pessoais devem ser entregues fechadas ao destinatrio. Quando o cabealho de uma carta consta o endereo do emitente, o endereo do envelope deve ser datilografado na carta. Exige-se cuidados especiais quando a correspondncia deve ser lida por mais de uma pessoa. Ao arquiva-la verifique se foi rubricada por todos que deveriam l-la.

INTRODUO COMUM
As introdues devem ser criadas e sempre estimular o receptor a continuar a leitura da carta. Quando se sentir ofuscada, possvel, desde que feitas as adaptaes necessrias, usar uma das seguintes frmulas: Participamo-lhe que ... Desejamos cientifica-los de que ... SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS 5

Comunicamos a V. S.a. que ... Levamos ao conhecimento de V. S.a. que ... Estamos levando ao conhecimento de V. S.a. que ... Com relao aos termos de sua carta de ... Atendendo s solicitaes constantes de sua carta ... Solicitamos a V. S.a. a especial fineza de ... Com referncias carta de V. S.a. de ... Em vista do anncio publicado no ...

FECHOS DE CORTESIA
constitudo pelo ltimo pargrafo da correspondncia; os mais comuns so: Com elevada considerao, subscrevo-me. Com elevada estima, subscrevo-me. Cordiais saudaes. Subscrevo-me, atenciosamente. Apreciaremos sua pronta resposta ao que nesta solicitamos. Antecipadamente gratos, subscrevemo-nos. Cordialmente.

PRONOMES DE TRATAMENTO
Segundo a gramtica, so denominados pronomes de tratamento certas palavras ou expresses que valem por pronomes pessoais, como: Voc Senhor Vossa ExcelnciaSua Senhoria

necessrio, para bem redigir uma correspondncia, conhecer as seguintes formas de tratamento: ABREVIATURA V. A.. V. Ema. V. Ex.a. V. Maga. V. Rev.ma. V. S. V. S.a. V. M. TRATAMENTO Vossa Alteza Vossa Eminncia Vossa Excelncia Vossa Magnificncia Vossa Reverendssima Vossa Santidade Vossa Senhoria Vossa Majestade USADO PARA Arquiduques, cardeais, Prncipes e Princesas. Cardeais. Altas autoridades do Governo e das Foras Armadas. Reitores de Universidades, Bispos e Arcebispos. Sacerdotes em geral. Papa. Funcionrio Pblico, pessoas de cerimnia. Reis e Rainhas.

Vossa Senhoria o tratamento adequado quando no se pode usar Vossa Excelncia, ou seja, a correspondncia no dirigida s pessoas citadas acima.

ALGUMAS NORMAS IMPORTANTES

CABEALHO, CAIXA POSTAL e NMEROS TELEFNICOS 6 O cabealho ou timbre so necessrios e devem ser esteticamente elaborados. So os dizeres impressos na folha ou datilografados logo no incio de uma correspondncia. Entende-se por cabealho o conjunto: data, endereo e invocao. No se deve escrever o nome da cidade abreviadamente. Evite: S. Paulo R. de Janeiro- P. Alegre. Prefira: So Paulo Rio de Janeiro Porto Alegre. Coloca-se sobre o nome de quem assina, o cargo ou funo que ocupa na empresa ou repartio. No se usa fazer um trao para assinatura. Os nmeros de Caixa Postal no levam ponto quando superior a 1000, e quando se faz uso da mesma, no se deve colocar o endereo completo. SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS

Os nmeros telefnicos tm o prefixo separado por um hfen (-), e coloca-se entre parnteses o cdigo DDD. Exemplo: Telefone: (011) 222-3344.

INVOCAO A invocao deve corresponder a realidade. Recomenda-se evitar os muito dignssimo, prezadssimo, respeitabilssimo, carssimo e outros. A invocao dever sempre ser seguida de dois pontos (:). A criatividade recomenda que em vez de Prezado Senhor se use alguma outra forma como: Senhor Diretor: Prezado Professor: - Prezado Cliente: - Senhores: - Caro Cliente: . ALGARISMOS CARDINAIS Usa-se o ponto (.) numa seqncia, numa diviso numerada. antiesttico usar hfen ou traos depois de nmeros cardinais. Evite: 1Prefira: 1. 1) 1-

ALGARISMOS ORDINAIS Usam-se parnteses de fechar numa diviso seqencial em que so utilizados algarismos ordinais. 1) 2) 3)

ALGARISMOS ROMANOS Numa diviso seqencial em que so utilizados algarismos romanos, usam-se o trao ou hfen. III IV -

DATAS A data deve ser colocada trs linhas abaixo do cabealho. Quanto ao ano, jamais sero usados dois algarismos: 04 para indicar 2.004. Coloca-se ponto final aps o ltimo algarismo da data. A data de fundamental importncia numa carta, pois nela constam o nome da cidade, dia, ms e ano. Os dias do ms no so precedidos de zero: 3 de janeiro. O nome do ms escrito por extenso e com inicial minscula. Aps a data coloca-se ponto.

ENVELOPE Coloca-se no envelope: Forma de tratamento: Ex.mo.; Il.mo.; Sr. (podem ser dispensadas). Nome do destinatrio. Cargo ou funo ou funo do destinatrio. Rua e nmero ou caixa postal. Cidade. Vila ou bairro. Estado ou territrio. CEP. Use espao duplo na datilografia. A linha do CEP deve ser destacada do endereo, com espao maior linha anterior. MODELO DE ENVELOPE

T QUASE FALIDO LTDA Rua Buraco do Porco, 171 Sade CEP 04333-001 S.Paulo - SP

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Sr. Antonio Souza Indstria de Roupas Bela Vista Rua Perdizes, 380 Centro CEP. 03089-022 S. Paulo - SP

COMO DOBRAR AS CARTAS

H duas maneiras de dobrar cartas: 1) Cartas tamanho ofcio em envelope compridos, dobre-as em trs. Este mtodo de dobrar aplica-se a cartas tamanho ofcio ou a outros formatos de papel, quando o comprimento for maior que a largura, ou o tamanho do envelope no permitir outro tipo de dobra.

Dobragem de envelope comprido.

Dobragem em ziguezague

2) Cartas em envelopes quadrados: dobre-as ao meio, duas vezes seguidas.

1.4 - CORRESPONDNCIA COMERCIAL

Correspondncia Comercial a circulao de papis prprios ao comrcio e indstria, para criar ou manter transaes. CABEALHO Inicia-se a carta com a data, precedida do local de origem, escritos esquerda do papel. direita, trs ou cinco espaos abaixo, conforme o tamanho da carta, seguem o nome da firma destinatria, antecedido dos tratamentos Il.mo., Sr., Ilmos., Srs. ou simplesmente A. Na linha seguinte, coloca-se o endereo completo: rua, nmero, apartamento etc. Logo abaixo a cidade e estado. A seguir, a saudao.
So Paulo, 15 de fevereiro de 2005.

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Il.mo Sr. Elton John DD. professor de portugus do I.E.C.S. Rua Xavier de Toledo, 200 5 andar - CEP. 12345-001 CAPITAL Prezados Senhores: Aqui se inicia a carta com 10 espaos de pargrafos... O fecho dever ser bem simples, apenas Cordialmente,

ESTILOS DE CARTAS COMERCIAIS

ESTILO SEMIBLOCO Varia a esttica, ou seja, a distribuio em torno do papel conforme a empresa. Algumas exigem que se coloque esquerda o destinatrio, a saudao inicial (invocao), texto da carta, iniciais do redator e datilgrafo, e estabelecem como colocar a data e a assinatura com trmino na margem direita ou quase rente a ela. Recomendam ainda que os pargrafos iniciem a partir de dez toques do incio da margem esquerda. Este estilo denominado semibloco. Voc, ao datilografar, deve tomar cuidado com o espacejamento, pois ela tem grande efeito sobre o receptor e proporcionar boa aparncia carta. Se o texto for breve, aumente as margens da direita e esquerda, de modo que o contedo sobressaia dentro da pgina. Se o contedo ultrapassar mais de uma pgina, repita logo no incio da Segunda folha o cabealho, e no se deve usar papel timbrado na Segunda folha. ESTILO BLOCO Outra forma de dispor os elementos de uma carta colocar a data e a assinatura a direita do papel, iniciando-se pargrafos na margem esquerda, sem dar nenhum espao. A margem direita no rigorosamente exigida. Para facilitar a leitura pode-se deixar um espao maior entre um e outro pargrafo. ESTILO BLOCO COMPACTO OU CHEIO Seguindo um terceiro estilo, data, destinatrio, invocao e assinatura, so colocados juntos margem esquerda, ou seja, todos os elementos comeam na margem esquerda. A margem direita fica livre, mas isto no significa datilografar at o fim do papel.

MODELO DE CARTAS
CARTA CANDIDATANDO-SE VAGA

So Paulo, 10 de janeiro de 1.998. Depto. Pessoal Eltrica Lampio Ltda. Av. da Penha, 25 S.Paulo SP - CEP.04333-010 Ref.: Preenchimento de vaga - Cargo de Secretria Executiva Prezados Senhores: Ofereo-me para preencher a vaga de secretria executiva anunciada pelos senhores. Possuo todos os requisitos necessrios ao cargo: experincia de cinco anos em empresa do ramo, redao prpria, conhecimento de lngua inglesa, tima datilografia e experincia em relaes pblicas. Envio em anexo meu curriculum vitae e uma carta de apresentao emitida pela empresa SOFT SOFT Ltda, da qual fui funcionria durante quatro anos. Agradeo a ateno e aguardo contato dos senhores para entrevista. Atenciosamente, Slvia Montesuma SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS 9

Rua dos Astecas, 300 Bela Vista Cep 02408-000 Telefone: 577-2428

CARTA DE REFERNCIAS PESSOAIS

SOFT SOFT LTDA. - Artigos Eletrodomsticos C.G.C. 33.446.574/0001-22 Av.Ataliba Leonel, 391 V.Madalena - CEP 04322-000 S.Paulo-SP Tel.: (011) 5555-5800

So Paulo, 10 de janeiro de 1.998. Depto. de Pessoal Eltrica Lampio Ltda Ref.: Apresentao e Referncias Prezados Senhores: Temos o prazer de apresentar-lhes a Srta. Silvia Montezuma, portadora da carteira profissional n 50.380, srie 302 . A Srta. Silvia foi secretria de nossa diretoria durante quatro anos (de 25 de novembro de 1.991 a 12 de novembro de 1.995), deixando a empresa por sua livre e espontnea vontade. Sempre desempenhou corretamente suas funes como profissional de timo nvel e pessoa de carter irrepreensvel. Caso ela seja admitida em seu quadro de funcionrios, gostaramos de felicit-los pela escolha de mais uma profissional competente que, temos certeza, contribuir para o progresso da empresa. Cordialmente, Mrio Picchu Gerente

CARTA DE COBRANA

SOFT SOFT LTDA. - Artigos Eletrodomsticos C.G.C. 33.446.574/0001-22 Av.Ataliba Leonel, 391 - Vila Madalena - CEP 04322-000 - So Paulo-SP Tel.: (011) 5555-5800

So Paulo, 10 de janeiro de 1.998. Antnio Castro Diretor do Depto. Financeiro Aldalumi Cabos Eltricos Ltda. Ref.: Segundo Aviso de Cobrana Prezado Senhor: J nos comunicamos com o senhor, chamando a ateno para o no pagamento da duplicata n 57233, no valor de R$ 874,00 (oitocentos e setenta e quatro reais), vencida em 10 de setembro deste ano. Como nenhuma providncia foi tomada de sua parte, seremos obrigados a encaminhar o documento ao 38 Cartrio de Protesto de Ttulos dentro de dez dias. 10 SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS

Esperamos que o problema seja resolvido ainda dentro desse prazo, para evitar maiores transtornos. Cordialmente, Silvio Silvano Gerente do Depto. de Cobrana

1.5 - REDAO TCNICA

ATA o registro do desenvolvimento de uma reunio , assemblia ou sesso. Os assuntos so lanados em ordem cronolgicas. redigida no pretrito perfeito do indicativo. Os numerais so escritos por extenso. A ATA tem um s pargrafo, escrevendo-se tudo seguidamente, com inutilizao por barras dos espaos em branco nos finais de linhas. No pode haver rasuras: qualquer emenda na lavratura deve ser feita com uso de expresses como digo, ou melhor, alis. Se o erro for notado aps a redao, a correo precedida da frmula em tempo. Se houver retificao a ser feita aps a discusso na reunio seguinte, dever ser consignada na ATA da reunio em que se discutiu na anterior. A assinatura, conforme o caso, feita s pelo presidente e secretrio ou tambm pelos demais participantes da reunio. As ATAS so lavradas em livros prprios, autenticados, com as pginas rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento. As margens so delineadas com clareza por limitarem com exatido o texto. Se houver cpias em folhas soltas, sero datilografadas em papel tamanho ofcio, rubricadas e assinadas pelo presidente e pelo secretrio. A ATA consta de: Ttulo. Introduo: quando, onde, quem presidiu, secretariou e dela participou. Contexto: leitura e aprovao da ATA anterior, a ordem do dia, resolues e outros assuntos. Local e data. Assinaturas

MODELO DE ATA Aos dez dias do ms de janeiro do ano de mil novecentos e noventa e oito, s quinze horas, no Salo de Festas do Instituto de Educao Joo Caetano, Rua Tobias Barretos, nmero trezentos e quarenta e dois, realizou-se a stima reunio do Grmio Estudantil Rui Barbosa, sob a presidncia do aluno Francisco Ferreti, estando presentes os seguintes associados: Mrio Pires, Joo Bariloche, Jenilson Prado, Maria da Cunha, Alfredo Mariano, Pedro Pinto Parmnides, Ziraldo Keller, Manuel Marcondes e Persival da Fonseca. Lida pelo Secretrio a ATA da reunio anterior, foi ela aprovada por unanimidade. O Presidente exps o principal objetivo da reunio: socorrer os desabrigados das ltimas enchentes que no momento, estavam alojados nas dependncias da Igreja Matriz, aguardando a transferncia para um local mais adequado. Vrios alunos tomaram a palavra insistindo na necessidade de nossa participao. O terceiranista Manuel Marcondes props que cada associado levasse, at s dezoito horas, um donativo em espcie, mormente alimentados e agasalhados, Igreja. Props tambm que conclamssemos todos os outros alunos a que fizessem o mesmo. A proposta foi aprovada por aclamao. Encerrando a reunio, o Presidente pediu que passssemos imediatamente ao. Nada mais havendo a tratar, eu, Persival da Fonseca, Secretrio, lavrei a presente ATA que, lida e achada conforme, vai por todos os presentes assinada. Persival da Fonseca Joo Bariloche Maria da Cunha

PROCURAO

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 um documento pelo qual algum d legalmente a outra pessoa poderes para tratar de negcios ou agir em seu nome. o instrumento do mandato. Pode ser por instrumento particular (redigida de prprio punho pelo mandante, com reconhecimento da firma e das letra ou datilografada com reconhecimento da firma), por instrumento pblico (lavrada por tabelio em livro de notas e da qual se fornece translado). A procurao passada pelo mandante, constituinte ou outorgante para o mandatrio, este transfere o mandato, diz que se substabelece a outrem, isto , ao substabelecido. O substabelecimento pode ser com ou sem reserva de direitos parcial ou total. Com reserva, o procurador continua com iguais poderes. Lavra-se a procurao em papel ofcio. Inicia-se com a identificao do outorgante e depois do outorgado. Em seguida, vem a especificao dos poderes. A localidade, a data e assinatura estaro abaixo do texto.

PROCURAO Pelo presente instrumento particular de procurao, JOS SILVA SANTOS, com Cdula de Identidade RG n. 999.666 (SSP/SP), brasileiro, solteiro, estudante, residente e domiciliado em So Paulo, Rua Direita, 545, aluno da Escola Politcnica da Universidade de So Paulo, sob o n. 333.333, nomeia e constitui seu bastante procurador o Sr. MANUEL ALVES, com Cdula de Identidade RG n. 222.333. (SSP SP), brasileiro, solteiro, estudante, residente e domiciliado em So Paulo Av. Liberdade, 43, para fim especial de realizar a matrcula do outorgante na Escola Politcnica da Universidade de So Paulo no primeiro semestre letivo de 2.004, podendo o outorgado assinar todos os atos que se tornem necessrios ao bom e fiel cumprimento do presente mandato assim como substabelecer. So Paulo, 05 maio de 2004. ____________________________ Jos Silva Santos RELATRIO O relatrio a exposio pormenorizada sobre atividades, pesquisas, investigaes, servios, fatos observados. Deve ser escrito em linguagem clara e precisa. Para ser possvel um bom relatrio, preciso que sejam anotadas as observaes medida que ocorrerem. O relatrio compreende os seguintes elementos: Identificao: de autores, ttulo do trabalho, entidade para a qual se faz o relatrio, data. Introduo: em que se indica o motivo, os objetivos, mtodos utilizados, perodo de realizao. Corpo: apresentao dos fatos na ordem em que se sucederam. Encerramento: concluses, sugestes, planos. Fecho: local, data, assinatura.

O relatrio pode ter grficos e tabelas em anexo. O relatrio no deve deixar de responder s perguntas: Quem? O qu? Onde? Quando? Por qu? Quanto tempo? Como? Todos esclarecimentos que possam ser teis devem ser prestados. Para interpretao perfeita de um relatrio, necessrio que sejam mencionados os fatos que interferiram, quer auxiliando, quer prejudicando o desenvolvimento das atividades. As concluses devem ser logicamente decorrentes das observaes feitas, e as sugestes precisam ser solidamente justificadas. Se as informaes forem indiretas, no deixe de citar as fontes para ressalvar sua responsabilidade. No nem preciso insistir em que a linguagem empregada deve ser correta. MEMORANDO Externo: a princpio era para lembrar assunto anteriormente tratado; hoje, serve para mensagens, avisos, consultas, informaes breves, enfim, uma carta reduzida no tamanho do papel (meio ofcio), com pauta de um espao e reduzida no contedo. Interno: para comunicaes internas das empresa, principalmente de carter interdepartamental.

Poder haver impressos com a seguinte disposio:

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MEMORANDO N. ....... / ....... De _________________________________ Para _______________________________ Assunto ____________________________ Pelo presente acusamos o no pagamento da duplicata n. 341/03 de Mrio Fonseca, no valor de R$ 230,00 (duzentos e trinta reais), na compra de aparelhos ortopdicos. Favor tomar as providncias cabveis, considerando que este um cliente ativo. (data) (assinatura) (funo) COMUNICAO INTERNA (C.I.) Tambm chamada de C.I., que a sua abreviatura, a Comunicao Interna um documento emitido por funcionrio de rgo pblico ou de empresa privada e endereada a um superior, subordinado ou de nvel equivalente, contendo informaes referente ao andamento do trabalho. O texto no obedece a frmulas rgidas. Tende porm, a ser breve e preciso. De _______________________ Para _____________________ Assunto __________________ C. I. N. _____/_____

Comunico que o funcionrio Arthur de Azevedo dever viajar a servio na prxima semana (de 21 a 25 de outubro) peo que sua ausncia seja abonada. (data) (assinatura) (funo) OFCIO A comunicao dos rgos de servio pblico faz-se por meio do ofcio ( Ofcio = correspondncia oficial). Pode ser de um rgo pblico para outro ou de um deles para uma pessoa. O papel usado de tamanho ofcio (33 x 22 cm). Os espaos entre as partes costumam ser de 3 espaos duplos, com exceo do espao entre o corpo e o fecho, que de 2. A margem esquerda de 15 espaos e a direita de 7.

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MODELO DE OFCIO SECRETARIA MUNICIPAL DA EDUCAO FACULDADE PADRE VIEIRA Rua Duque de Caxias, 156 Tatuap SP CEP. 04314-000 fone: 245.9099 So Paulo, 05 de junho de 2004. Ofcio n. 45 / 98 VD Ref.: Presena de lanceiros Senhor Comandante: Servimo-nos do presente para solicitar a presena de lanceiros do Regimento de Polcia Montada 9 de Julho , para a solenidade de colao de grau da turma do Curso de Administrao de Empresas, que ser realizada no dia 12 do corrente sbado, s 19 horas, no salo Nobre das Faculdades Padre Vieira. Agradecemos a teno que dispensar a este pedido, apresentamos a Vossa Senhoria os protestos de estima e considerao.

Atenciosamente, Prof.. Hermes Pinotti Vice-diretor Ao Ilmo. Sr. Coronel Torquato Tasso Netto DD. Comandante do Regimento de Polcia Montada 9 de Julho Rua Jorge Miranda, 238 CEP. 02344-001 So Paulo SP

ASSUNTOS PARA OFCIOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Requisita material de secretaria. Encaminha Boletim de Freqncia. Convida Secretrio da Educao para solenidade. Comunica procedimento irregular de funcionrio. Comunica resultado de campanha. Pede aprovao de programa de festividades. Comunica escala de frias de funcionrios da secretaria. Comunica desvio de material escolar. Comunica organizao de curso de extenso cultural.

10. Solicita reforma de prdio escolar.

1.6 - A ORGANIZAO DA AGENDA

A perfeio do trabalho do Auxiliar Administrativo depende, em grande parte, de uma agenda organizada. De aspecto insignificante, ela assume vital importncia no decorrer da rotina diria. COMO ORGANIZAR UMA AGENDA Tenha duas agendas para compromissos, uma em sua mesa, outro na do seu chefe. Nas duas, voc anotar todos os compromissos dele: reunies, entrevistas, telefonemas, etc. Isto manter os dois perfeitamente informados das atividades do dia, evitar que ele o chame a todo momento para saber "o que vai Fazer agora", evitar que voc precise entrar na sala a cada momento para saber "o que ou quem vem agora. 14 SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS

Na agenda de compromissos, anote as datas sociais que devem ser lembradas por voc e pelo seu chefe. Anote tambm os compromissos sociais dele de que voc tem conhecimento. Faa de sua agenda de compromisso o seu "centro de informaes". Use as duas contracapas internas para colar todos as informaes de que voc precisa para o seu dia--dia, em cpias tipo xerox reduzidas.

1.7 - A ORGANIZAO DE REUNIES

As reunies podem ser dos mais variados tipos: seminrio, mesa redonda, painel, simpsio e conferncia. A Maior parte das horas do gerente so gastas em reunies. Portanto, elas devem ser preparadas com cuidado. Prepare a sala de reunies: No marque mais que trs reunies por dia, a no ser que seu chefe assim o deseje. Mantenha um intervalo de 30 minutos entre uma reunio e outra. No marque reunies no final do dia. Controle rigorosamente sua agenda com a dele para evitar "furos". Comunique com antecedncia o dia e hora da reunio aos participantes. Se possvel, faa por escrito, para sua segurana. A sala deve ter uma temperatura agradvel, deve estar arejada e ser clara. Cinzeiros em quantidade suficiente. Blocos de papel, lpis e caneta para todos os participantes. Equipamentos especiais necessrios - retroprojetores, gravadores, etc. Estabelea uma rotina para servir gua, refrigerante, caf, de tal modo que no prejudique o andamento das conversaes. No interrompa para anunciar visitas, telefonemas, colher assinaturas.

COMO PREPARAR UMA REUNIO Os resultados de uma reunio esto diretamente ligados ao seu planejamento. Quanto melhor preparao receber, melhor fluir o seu desenvolvimento. Antes, porm, analise se necessrio e oportuno fazer esta reunio. Um dos elementos mais importantes de uma reunio a Pauta de Reunio. Constitui uma ferramenta bsica para uma viso completa do tema e um delineamento positivo da reunio. A elaborao da Pauta de Reunio compete ao "dono" do objeto causador. Portanto, importante observar os seguintes critrios na elaborao da Pauta. Objetivo da Reunio: a necessidade de se fixar o objetivo da reunio decorre do fato de evitar o desvirtuamento do assunto a ser tratado e inteirar os participantes a respeito. Material a Ser Utilizado: cpias de correspondncias, de normas, da relatrios, etc., serviro de subsdios aos participantes, propiciando a estes a familiarizao com o assunto. Previso do Tempo: o fator tempo deve ser previsto por assunto ou participantes, para evitar, dentre outros transtornos, decises precipitadas e alongamento das discusses em assuntos alheios ao objetivo da reunio (excesso de tempo). Local, Data e Hora: evita atrasos e desencontros.

Aps a montagem da Pauta de Reunio, esta dever ser encaminhada aos participantes, a fim de certificar o propsito do programa, possibilitando a estes uma melhor preparao para a reunio. COMO DIRIGIR UMA REUNIO A condio de dirigir e/ou coordenar bem uma reunio requisito bsico para aquele que ter essa atribuio. Ao dirigente de uma reunio compete: Preparar a Pauta de Reunio. Designar o secretrio, ao qual caber a elaborao da ata. SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS 15

Abrir a reunio, discorrendo sobre o objetivo da mesma. Convocar o participao de todos do grupo. Evitar que determinado participante monopolize o tempo e o assunto. Evitar conversas paralelas, no afetas ao assunto em discusso. Controlar a intensidade de sentimentos nas discusses. Controlar o tempo estabelecido em pauta. Encerrar a reunio, fazendo uma sntese dos assuntos tratados, estabelecendo itens de ao (quem, o qu, quando).

-=[ TCNICAS COMERCIAIS ]=2.1 - CONTAS BANCRIAS

Os cheques devero ser emitidos com cpias e, estas cpias, devero ser remetidas ao escritrio juntamente com o movimento mensal bancrio da empresa. No emita cheque ao portador, escreva sempre o nome da empresa para quem esta emitindo o cheque, fornecedor ou prestador de servios. No pague contas de sua empresa com seu cheque pessoal, nem suas contas pessoais com cheque da empresa. Cheque ao Portador: aquele que o banco paga para a pessoa que o apresenta. No corpo do cheque no consta o nome de quem deva receb-lo, por isso, quem o apresentar ao banco receber a quantia correspondente. Cheque nominal: aquele que indica no seu corpo o nome da pessoa que dever receb-lo. . Para receb-lo, o beneficirio dever assinar no verso do mesmo. Essa assinatura reconhecida por endosso. Cheque cruzado: O cheque quando cruzado s pode ser depositado em conta bancria, pois ele s ser pago a outro banco. Cruzar um cheque consiste em apor ao mesmo dois traos paralelos e em diagonal. Cheque visado: o cheque nominal que traz no verso carimbo do banco confirmando a existncia de saldo suficiente para o pagamento da importncia indicada. Ao visar o cheque, o banco imediatamente debita o seu valor na conta do emitente. Cheque especial: Os cheques especiais so concedidos aos clientes que, alm de possurem bom comportamento na movimentao de sua conta bancria tem um bom saldo mdio. Cheque administrativo: Qualquer pessoa, pode comprar um cheque administrativo em qualquer agncia, basta entregar a importncia em dinheiro para que o banco emita um cheque administrativo correspondente a esse valor. Cheque pr datado: O cheque sempre uma ordem de pagamento vista. Assim, o cheque pr datado apresentado para pagamento antes da data indicada como o dia da emisso deve ser pago no dia da apresentao. Cheque sem fundos: A falta de fundos sujeita o emitente do cheque ao pagamento de taxas, alm da responsabilidade por crime de estelionato (art. 171 do CP). COMPENSAO: Consiste na troca, entre vrios bancos, dos cheques girados sobre a praa (compensao local) ou sobre praas de uma determinada regio (compensao regional).

Comp Banco Agncia 018 000 171

Pague por este cheque a quantia de

C1 Conta C2 Cheque n C3 R$ 01 001234567 7 0000001 33

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Banco Cheque Voador S/A

Agncia Jd. Mo Pr Cabea Av. Buraco do Porco, 171 Cliente desde 1910

de

de

CPF: 000.000.000-00

27507061 101800001556 000078180403

2.2 - LIVRO CAIXA

Deve ser escriturado diariamente. IMPORTANTE: S devero ser lanados no Livro Caixa os documentos de gastos realizados com a empresa, mediante nota fiscal, contendo data, nome e endereo. O que devemos lanar no livro caixa: Pagamento das compras a vista; Cheques emitidos; Pagamento de duplicatas; gua, luz, telefone, pr-labore, aluguel, pagamento de funcionrios; Depsitos bancrios; Impostos; Venda a vista.

MODELO DE LIVRO CAIXA

Nome da Empresa: Data: N Qt Histrico

Folha n: Entradas Sadas

Total Saldo Anterior

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=========
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Saldo a Transportar

=========

2.3 - NOTA PROMISSRIA

A nota promissria uma promessa de pagamento, para seu nascimento so necessrias duas partes, o emitente ou subscritor, criador da promissria no mundo jurdico, e o beneficirio ou tomador que o credor do ttulo. Para exemplificar a constituio de uma nota promissria citamos a seguinte hiptese, Pedro empresta R$ 1.000,00 (mil reais) ao seu amigo Jos, que por sua vez se compromete a efetuar o pagamento do emprstimo em trinta dias, assim sendo, emite uma nota promissria no valor do emprstimo onde o beneficirio o Pedro, com vencimento para trinta dias da data. Como nos demais ttulos de crdito a nota promissria pode ser transferida a terceiro por endosso, bem como nela possvel a garantia do aval. Caso a nota promissria no seja paga em seu vencimento poder ser protestada, como ainda ser possvel ao beneficirio efetuar a cobrana judicial, a qual ocorre por meio da ao cambial que executiva, no entanto a parte s pode agir em juzo se estiver representada por advogado legalmente habilitado.

REQUISITOS DA NOTA PROMISSRIA

1. A denominao "nota promissria" lanada no texto do ttulo. 2. A promessa de pagar uma quantia determinada. 3. A poca do pagamento, caso no seja determinada, o vencimento ser considerado vista. 4. A indicao do lugar do pagamento, em sua falta ser considerado o domiclio do subscritor (emitente). 5. O nome da pessoa a quem, ou a ordem de quem deve ser paga a promissria. 6. A indicao da data em que, e do lugar onde a promissria passada, em caso de omisso do lugar ser considerado o designado ao lado do nome do subscritor. 7. A assinatura de quem passa a nota promissria (subscritor).

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2.4 LETRA DE CMBIO

A letra de cmbio uma ordem de pagamento, sua criao ocorre por meio de um ato chamado saque. Nela so necessrias trs partes, a primeira o sacador que faz o saque criando assim a letra, a outra o sacado o qual dever efetuar o pagamento, e o terceiro o tomador ou beneficirio, que por sua vez receber o pagamento. Para exemplificar a formao de uma letra de cmbio, citamos a seguinte hiptese: Pedro, dentro de vinte dias precisar efetuar o pagamento de R$ 500,00 (quinhentos reais) referente ao aluguel de sua casa ao locador Mrio, porm na data do vencimento estar fora da cidade, bem como, no mesmo dia, tem a receber de Benedito aquela quantia pelos servios de pedreiro que lhe prestou, assim sendo, considerando seu crdito futuro faz o saque de uma Letra de Cmbio de R$ 500,00 (quinhentos reais), com vencimento para daqui a vinte dias, tendo como sacado o Benedito e como beneficirio o Mrio, ou seja, por meio da letra de cmbio Pedro deu ordem ao Benedito, para que efetue na data combinada o pagamento diretamente ao Mrio. O ato do Benedito (sacado) que demonstra sua concordncia com a ordem se denomina "aceite", e aps ter sido concedido, o Mrio (beneficirio) dever cobrar diretamente do Benedito seu crdito. Uma das caractersticas dos ttulos de crdito a circulabilidade, ou seja, pode ser transmitido a outro, o qual passar a ser o credor do ttulo. A transferncia da letra de cmbio para terceiro se faz pelo endosso, quem transmite o ttulo por meio de endosso denominado de endossante, e o que recebe o ttulo chamado de endossatrio. Dando seqncia no exemplo acima citado, o Mrio que o beneficirio da letra pode transferi-la por meio de endosso a terceiro, e assim sucessivamente. possvel que a letra de cmbio seja garantida por aval, isso ocorrendo, o avalista passa a ser responsvel pelo pagamento da mesma forma que o avalizado. No sendo pago o ttulo no seu vencimento, poder ser efetuado o protesto e a cobrana judicial do crdito, que se d por meio da ao cambial, que executiva, porm para que o credor possa agir em juzo necessrio que esteja representado por advogado. A letra de cmbio deve obrigatoriamente conter os seguintes requisitos: 1. A palavra "letra" escrita no prprio ttulo. 2. A ordem de pagar uma quantia em dinheiro. 3. O nome daquele que deve pagar (sacado). SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS 19

4. A poca do pagamento. 5. A indicao do lugar em que se deve efetuar o pagamento. 6. O nome da pessoa a quem, ou a ordem de quem deve ser paga. 7. A indicao da data em que, e do lugar onde a letra paga. 8. A assinatura de quem passa a letra (sacador). A letra de cmbio no um ttulo de larga utilizao no Brasil, pois nas operaes comerciais entre vendedor e comprador, o nico ttulo de crdito que pode ser sacado a duplicata.

2.5 DUPLICATA MERCANTIL

A duplicata disciplinada pela Lei 5474/68, nessa legislao determinado que nas vendas efetuadas dentro do territrio nacional, com prazo no inferior a trinta dias, o vendedor extrair a respectiva fatura para apresentao ao comprador. A fatura por sua vez, a relao das mercadorias vendidas discriminadas pelo tipo, quantidade e valor. Da fatura poder ser extrada uma duplicata para circulao, com efeito, comercial, no sendo admitido qualquer outro ttulo de crdito para efetuar o saque do vendedor pela importncia faturada ao comprador. Desde 1970 as Secretarias Estaduais da Fazenda autorizaram a emisso de um documento nico denominado nota fiscal-fatura, o qual possui efeito tributrio e comercial, assim sendo, da nota fiscal-fatura emitida a duplicata que um ttulo de crdito representativo de uma operao comercial. Ao contrrio da letra de cmbio, da nota promissria e do cheque, a duplicata classificada como sendo um ttulo de crdito causal, pois sempre est vinculada a uma causa que um negcio comercial. O comerciante que emite duplicatas obrigado a efetuar o registro das mesmas em livro prprio, e cada duplicata emitida no pode corresponder a mais de uma fatura. Como nos demais ttulos de crdito, a duplicata pode ser transferida por endosso, bem como nela cabvel a garantia do aval. No obstante a definio legal dos requisitos necessrios confeco da duplicata, seu modelo foi padronizado por resoluo do conselho monetrio nacional.

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2.6 ENDOSSO
Dentre as caractersticas dos ttulos de crdito est a circulabilidade, isto , a possibilidade dele circular, trocando de credor. Sendo o ttulo ao portador a transferncia se faz pela tradio, que a entrega do ttulo por seu detentor a outra pessoa, que por sua vez passar a ser o novo credor. Quando no ttulo estiver prevista a clusula " ordem", como por exemplo, "Pague se ao Fulano ou sua ordem", o credor somente poder transferir o ttulo pelo endosso. "Endosso ("in dorsum", no dorso, nas costas) - Ato escrito no verso de um ttulo de crdito ou documento, por meio do qual se transfere a terceiro a sua propriedade." Geralmente o endosso ocorre pela simples assinatura do credor no verso do ttulo, e neste caso no necessrio colocar o nome do endossatrio, ou seja, se faz o endosso em branco, porm o endosso pode ser tambm lanado na frente ou em folha ligada ao ttulo, nessas duas ltimas hipteses o endosso deve ser nominativo ou em preto, isto , precisa informar o nome do endossatrio, como por exemplo, "Pague-se ao Mrio ou sua ordem". Assim sendo endosso o ato jurdico pelo qual se transfere um ttulo de crdito ordem, o credor do ttulo quando o transfere pelo endosso denominado de endossante, e aquele que recebe o ttulo pelo endosso se chama endossatrio.

2.7 - AVAL
Aval a obrigao que uma pessoa assume por outra, a fim de garantir o pagamento de um ttulo de crdito, aquele que concede o aval se denomina avalista, e a pessoa em favor de quem concedido se chama avalizado. 21

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A simples assinatura na parte da frente do ttulo considerado aval, desde que no se trate das assinaturas do sacado e sacador. O aval tambm pode ser escrito no verso do ttulo, ou em folha anexa, devendo se exprimir pelos termos "bom para aval" ou qualquer outra equivalente e assinado pelo avalista. Na concesso do aval deve ser indicado quem o avalizado, se houver omisso considerar-se- que o aval foi dado em favor do sacador. O avalista responsvel pelo pagamento do ttulo da mesma forma que o avalizado, isto posto, o credor, na poca do vencimento, poder optar por cobrar diretamente do avalista o seu crdito. Exceto no regime de separao absoluta, nenhum dos cnjuges poder sem autorizao do outro, prestar aval, essa regra estabelecida no Cdigo Civil no artigo 1647, inciso III. Na hiptese do avalista quitar o dbito, poder cobrar o que pagou do avalizado, ou daqueles que anteriormente ao aval haviam se obrigado pelo pagamento do ttulo.

2.8 PROTESTO
O protesto de ttulo atualmente regulamentado pela Lei 9492/97, que em seu artigo 1 o conceitua como sendo "o ato formal e solene pelo qual se prova a inadimplncia da obrigao originada em ttulos e outros documentos de crdito." Ato formal ou solene, aquele cujo procedimento de sua prtica vem minuciosamente estipulado pela lei. Existem trs modalidades de protestos, o efetuado pela falta de pagamento, por falta de aceite e pela reteno indevida do ttulo. A nota promissria e o cheque s podem ser protestados por falta de pagamento, em sendo o ttulo uma letra de cmbio o protesto pode ser lavrado no apenas pela falta de pagamento como tambm por falta de aceite, j a duplicata poder ser protestada por falta de pagamento, de aceite e de devoluo do ttulo. Portanto, atravs do protesto, se faz prova de que o ttulo no foi pago, no recebeu o aceite ou no foi devolvido. O protesto de ttulo um ato pblico e extrajudicial, efetuado por meio de tabelio, o qual tem f pblica. O protesto se classifica em necessrio e facultativo. facultativo quando a inteno do credor for apenas comprovar a inadimplncia no pagamento, ou dependendo do ttulo a falta de aceite e de devoluo, ser necessrio o protesto que tiver por fim resguardar direitos do credor na cobrana de seu crdito de certas pessoas que colocaram suas assinaturas no ttulo. O protesto da letra de cmbio no paga no vencimento necessrio para que o credor possa cobrar diretamente o sacador, os endossadores e seus avalistas; de acordo com o Decreto 2044/08 a letra deve ser apresentada para protesto no primeiro dia til que seguir a recusa do aceite ou do vencimento. Na nota promissria no paga no vencimento, se o credor pretender cobrar os endossadores e seus avalistas, tambm ser necessria a apresentao do ttulo para protesto no primeiro dia til, que seguir a recusa do pagamento, caso isso no ocorra, a cobrana somente poder ser efetuada contra o emitente e seus avalistas. O portador da duplicata que pretender cobrar os endossantes e seus respectivos avalistas, dever, necessariamente, apresentar o ttulo para protesto no prazo de at trinta dias a partir do vencimento. Quanto ao cheque no compensado, caso o credor queira cobrar a dvida dos endossantes e seus avalistas, poder comprovar a inadimplncia por declarao escrita do banco sacado ou da cmara de compensao, porm, ao invs das mencionadas declaraes, o credor poder comprovar a falta de pagamento pelo protesto, nessa hiptese o cheque sacado na mesma praa dever ser apresentado para protesto em at trinta dias, sendo cheque de outro lugar o prazo ser de sessenta dias. O protesto traz conseqncias negativas ao crdito do devedor, assim tambm acaba tendo o efeito de uma forma coercitiva de cobrana, no entanto caso o protesto seja indevidamente efetivado, como o protesto de uma duplicata cujo dbito j havia sido pago, a parte prejudicada poder ser indenizada pelos prejuzos sofridos, inclusive por danos morais, tal ressarcimento dever ser pleiteado judicialmente. O procedimento do protesto por falta de pagamento o seguinte: 1. O ttulo protocolizado pelo credor no Tabelio de Protesto. 2. O Tabelio expede intimao do protesto ao devedor. 3. O devedor ao receber a intimao dever assinar o respectivo aviso de recepo (AR).

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4. No sendo encontrado o devedor ou deixando de assinar o aviso de recepo, o Tabelio efetuar intimao por edital, que ser fixado no prprio Tabelionato e publicado na imprensa local. 5. O protesto ser registrado pelo Tabelio no prazo de trs dias teis a partir da protocolizao. Antes da efetivao do protesto, o apresentante pode desistir, desde que retire o ttulo e pague os emolumentos e despesas do Tabelio. O devedor pode evitar o protesto pelo pagamento do ttulo ou pela sustao. O pagamento dever ser efetuado diretamente no tabelionato, desde que, alm da dvida, sejam pagos os emolumentos e as despesas, nesse caso o prprio Tabelionato dar a quitao ao devedor, e colocar o valor disposio do apresentante do ttulo.

2.9 - CONTRATOS
Contrato o acordo de vontades, ou negcio jurdico, entre duas ou mais pessoas (fsicas ou jurdicas) com finalidade de adquirir, resguardar, modificar ou extinguir direitos de natureza patrimonial. Todos os contratos so atos jurdicos bilaterais, pois resultam de uma conjugao de duas ou mais vontades.

REQUISITOS DE VALIDADE DE UM CONTRATO

agente capaz; objeto lcito e possvel e economicamente aprecivel; forma prescrita ou no vedada em Lei; acordo de vontades, que pode ser expresso ou tcito o consentimento voluntrio o elemento essencial do contrato;

CLASSIFICAO DOS CONTRATOS a) Quanto manifestao da vontade: Unilaterais: nascem obrigaes apenas para uma das partes; uma nica vontade. Ex: testamento, mtuo, Bilaterais: geram obrigaes para ambas as partes; duas manifestaes de vontade. Ex: contrato de compra e venda, contrato de doao, etc. Plurilaterais: vrias manifestaes de vontade. Ex.: contrato social de uma sociedade mercantil. b) Quanto contraprestao: Onerosos: so aqueles em que uma das partes assume o nus e a outra assume as vantagens, ou ambos assumem o nus e as obrigaes O direito de uma parte o dever da outra parte. Ex.: contrato de compra e venda; contrato de locao, etc; Gratuitos: quando existe somente uma prestao. Ex.: contrato de doao sem encargos; testamento, comodato; etc c) Quanto certeza das prestaes: Comutativos: as prestaes de ambas as partes so certas, podendo seu montante ser avaliado j no ato da concluso do contrato. Ex. compra e venda; Aleatrios: a prestao de uma ou de ambas as partes depende de um evento futuro e incerto. Ex: compra de produo da prxima safra de laranja, com preo fixado. d) Quanto autonomia da vontade: Contratos paritrios: quando as partes so colocadas em p de igualdade discutindo amplamente e fixando todas as suas clusulas. Contratos de Adeso: quando uma das partes se limita aceitar as clusulas e condies previamente estipuladas pela outra. SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS 23

e) Quanto Forma: No Solenes (No formais): a lei no exige uma forma preestabelecida para reger estes contratos. Solenes: a forma especial deve estar expressa em lei. Exs.: Contrato de compra e venda de bem imvel; pacto antenupcial; Contrato de locao residencial; Doao de Imvel; etc;

VCIOS REDIBITRIOS
So os vcios ocultos que aparecem na coisa principal e que diminuem, ou mesmo impedem, a sua utilizao. Ex.: compro um cavalo puro sangue portador de um vrus mortal. Poucos dias depois o cavalo vem a morrer. Se eu soubesse do defeito oculto, NO teria realizado o negcio. O alienante responsvel, mesmo que desconhea o defeito, exceto se o contrrio previr o contrato. Se o alienante sabia do defeito dever restituir o que recebeu, mais perdas e danos e se no sabia do defeito, dever restituir o valor recebido, mais despesas do contrato. Ocorrendo os vcios redibitrios, os contratantes podero propor Aes Edilcias: Ao redibitria: o adquirente pleitea a extino do contrato e uma indenizao por perdas e danos. Ao quanti minoris: o adquirente pode exigir um abatimento do preo contratado.

EVICO
a perda da propriedade de um bem para terceiro, em razo de ato jurdico anterior e de uma sentena judicial. Ex.: A vende para B um carro que j foi de C. C entra com uma Ao Reinvindicatria contra B para que o mesmo lhe devolva o carro. B denunciar lide o A para que o mesmo faa parte da ao judicial. Restar que a ao de C ficar contra A e B.

FORMAS DE EXTINO DOS CONTRATOS

RESOLUO CONTRATUAL Extino do contrato toda vez que houver o no cumprimento de uma obrigao (inadimplemento contratual). Ex.: Compra de uma mercadoria a prazo, em 6 parcelas. O adquirente no pagou nenhuma das parcelas e fica com a posse do bem. O Alienante entra com uma ao de Resoluo Contratual contra o adquirente. RESCISO CONTRATUAL a Extino do contrato na hiptese de Leso. Ex.: A empresta R$ 20.000 para B que entrega a escritura de sua casa, no valor de R$ 100.000, como garantia. B no consegue pagar o emprstimo e A exige a casa como quitao do emprstimo. RESILIO a extino do contrato onde, obrigatoriamente, est em jogo o requisito VONTADE de uma ou de ambas as partes. Pode ocorrer atravs do Distrato ou da Denuncia.

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Distrato - um acordo de vontade de ambas as partes de extinguir o contrato. Ex.: A aluga um imvel por 30 meses. Com 12 meses de vigncia do contrato, resolve sair do imvel. Procura o locatrio e prope sair do imvel sem pagar a multa ou pagando somente 50 % da multa. Se o locatrio aceitar a proposta, os contratantes assinaro um Distrato, onde ambos colocaro fim ao contrato. Denuncia - um ato unilateral que pe fim a um contrato; a ao de uma nica vontade. Ex.: Denuncia Vazia.

CASO FORTUITO Quando ocorrerem fatos imprevisveis e incontrolveis (fenmenos da natureza). Toda vez que o contrato se tornar excessivamente oneroso para uma das partes, este contrato poder ser revisto ( teoria da impreviso). Ex.: Em 1998 o dlar oscilava em torno de R$ 1.20. Na virada do ano, houve uma maxi-desvalorizao e o dlar passou a custar R$ 2.10. Quem tinha contratos a pagar, vinculados ao dlar, viu-se, de uma hora para outra, impossibilitado de honrar seus compromissos. O STJ resolveu a questo usando um meio termo: dlar a R$ 1.70.

2.10 DEFESA DO CONSUMIDOR

CDIGO DE DEFESA DO CONSUMIDOR
uma lei de ordem pblica (8.078/90) que estabelece direitos e obrigaes de consumidores e fornecedores, para evitar que os primeiros sofram qualquer tipo de prejuzo. Uma lei de ordem pblica no pode ser contrariada nem por acordo entre as partes. Quem so os Consumidores? - Pode ser uma pessoa, vrias pessoas ou ainda empresas que compram ou utilizam produtos e servios, para uso prprio. E os Fornecedores, quem so? - So empresas ou pessoas que produzem, montam, criam, constrem, transformam, importam, exportam, distribuem ou vendem produtos ou servios. O que Produto? - qualquer bem mvel (carro, eletrodomstico, sof etc.) ou imvel (casa, terreno, apartamento etc.).

O que Servio? - qualquer trabalho prestado mediante pagamento, inclusive servios pblicos, bancrios, financeiros, de crdito e de seguros. O que Servio Pblico? - So aqueles prestados pelo poder pblico populao: transportes, gua, esgotos, telefone, luz, correios. Estes servios podem ser prestados diretamente pelo poder pblico ou por empresas pblicas e autarquias. O prestador de servio pblico tambm fornecedor, portanto, os servios pblicos devem ser adequados e eficazes.

OS DIREITOS BSICOS DO CONSUMIDOR

O Cdigo de Defesa do Consumidor enumera os direitos bsicos do consumidor. No entanto, outras situaes que venham a causar prejuzos tambm esto previstas no Cdigo. So direitos do consumidor: 1 - Proteo vida e sade; 2 - Educao para o consumo; 3 - Escolha de produtos e servios; SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS 25

4 - Informao; 5 - Proteo contra publicidade enganosa e abusiva; 6 - Proteo contratual; 7 - Indenizao; 8 - Acesso justia; 9 - Facilitao de defesa de seus direitos; 10 - Qualidade dos servios pblicos. Proteo da vida e da sade O Cdigo de Defesa do Consumidor se preocupa com a proteo da vida, sade e segurana do consumidor contra produtos e servios perigosos ou nocivos que ofeream riscos. Produtos perigosos por natureza como, por exemplo, inseticidas e lcool, devem ser acompanhados por impressos prprios que tragam todas as informaes necessrias sobre seu uso, composio, antdoto e toxidade. Se depois que o produto for colocado venda o fornecedor tiver conhecimento de seu perigo, dever imediatamente comunicar s autoridades competentes e aos consumidores, atravs de anncios publicitrios em rdio, TV, jornal. , portanto, dever do fornecedor informar o consumidor sobre a quantidade, caractersticas, composio, preo e riscos que porventura o produto apresentar. O no cumprimento a esta determinao do Cdigo configura crime e prev deteno de 6 meses a 2 anos e multa. Publicidade O Cdigo de Defesa do Consumidor probe a execuo ou promoo de publicidade enganosa ou abusiva e prev pena de 3 meses a um ano e multa para quem incorrer na prtica. O ideal que toda publicidade seja clara para que o consumidor possa identific-la facilmente. O fornecedor deve dispor de informaes tcnicas e cientficas para provar a veracidade da propaganda e deve cumprir o que for anunciado. As informaes da propaganda fazem parte do contrato. A propaganda enganosa contm informaes falsas sobre o produto ou servio, quanto : - Caractersticas; - Quantidade; - Origem; - Preo; - Propriedades; - Ou quando omite dados essenciais.

A publicidade abusiva quando: - Gera discriminao; - Provoca violncia; - Explora o medo e a superstio do consumidor; - Aproveita da falta de experincia da criana; - Desrespeita valores ambientais; - Induz a comportamento prejudicial sade e segurana. Proteo contratual O Cdigo de Defesa do Consumidor garante a igualdade nas contrataes, possibilitando modificao ou supresso de clusulas contratuais desproporcionais, que provoquem desequilbrio entre o consumidor e o fornecedor. O que contrato? - um acordo em que as pessoas assumem obrigaes entre si. O que contrato de adeso? - Nem sempre o contrato elaborado e escrito pelas partes. Se uma das partes apresenta a outra um contrato j elaborado e impresso para assinar, ser chamado de contrato de adeso. 26 SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS

O contrato deve ter: - Linguagem simples; - Letras em tamanho de fcil leitura; - Destaque nas clusulas que limitem os direitos do consumidor. Regras gerais para qualquer tipo de contrato: O Cdigo de Defesa do Consumidor garante o equilbrio dos direitos e obrigaes na assinatura de qualquer tipo de contrato. Assim, no so permitidas clusulas que: a) Diminuam a responsabilidade do fornecedor no caso de dano ao consumidor; b) Probam o consumidor de devolver o produto ou reaver a quantia j paga quando o produto ou servio apresentar defeito; c) Estabeleam obrigaes para outras pessoas alm do fornecedor e do consumidor; d) Coloquem o consumidor em desvantagem exagerada; e) Estabeleam obrigatoriedade somente para o consumidor apresentar provas no processo judicial; f) Probam o consumidor de recorrer diretamente a um rgo de proteo ao consumidor ou justia, sem antes recorrer ao prprio fornecedor ou a quem ele determinar; g) Possibilitem ao fornecedor modificar qualquer parte do contrato, sem autorizao do consumidor; h) Estabeleam perda das prestaes j pagas por descumprimento de obrigaes do consumidor. Como proceder quando seu contrato apresentar alguma clusula abusiva? Ler atentamente o contrato de fundamental importncia. Quando encontrar alguma clusula com a qual no concorde, questione e proponha sua alterao ou supresso antes de assinar. Se a outra parte no concordar, o consumidor dever levar seu contrato ao rgo de defesa do consumidor que convocar o fornecedor para explicaes e eventual acordo. Quando o problema atingir vrios consumidores contra o mesmo fornecedor, esse rgo defender todo o grupo. Se o consumidor preferir poder procurar advogado de sua confiana ou, no tendo recursos, a assistncia judiciria gratuita do Estado. DEVERES DO CONSUMIDOR Ao adquirir produtos observe: 1) O prazo de validade. Observe com ateno as datas indicadas nos alimentos e remdios. 2) A boa aparncia das embalagens. Latas amassadas, estufadas ou enferrujadas, embalagens abertas ou danificadas causam danos sade. 3) A autenticidade. Produtos falsificados podem ser perigosos. Ao contratar servios evite: 1) oficinas no autorizadas e profissionais inexperientes. Na dvida contrate um profissional recomendado. 2) contratar servio antes de fazer um oramento. O oramento direito do consumidor e nele dever constar: a) forma de pagamento; b) o tempo de execuo do servio; c) o tipo de material a ser usado; d) detalhes do servio a ser executado. O oramento tem validade de 10 dias a partir da data de recebimento pelo consumidor. ATENO: A APROVAO DO ORAMENTO DEVE SER FEITA POR ESCRITO E SOMENTE PELO CONSUMIDOR. O prestador de servios deve sempre utilizar peas novas quando o servio exigir reposio de peas. O consumidor dever ser consultado quanto possibilidade da utilizao de peas usadas ou recondicionadas. SECRETARIADO E TCNICAS COMERCIAIS 27

Apresentao do produto: Os produtos ou servios devem ser oferecidos ao consumidor brasileiro em lngua portuguesa e com informaes claras sobre: 1 - As caractersticas do produto ou servio; 2 - Suas qualidades; 3 - Quantidade; 4 - Composio, ou seja, ingredientes utilizados; 5 - Preo; 6 - A garantia; 7 - Prazo de validade; 8 - O nome do fabricante e o endereo; 9 - Os eventuais riscos que possam apresentar sade e segurana dos consumidores. Quando o consumidor compra um produto nacional ou importado (eletrodomstico, por exemplo) o fabricante ou importador deve garantir a troca das peas enquanto ele estiver venda. Mesmo depois que o produto deixou de ser fabricado ou importado, a oferta das peas dever ser mantida por determinado prazo. Reembolso postal, compra por telefone, etc. Quando voc comprar um produto ou contratar um servio atravs de: - reembolso postal (anncios em revistas, TV, jornais, etc); - pedido por telefone; - vendedores na porta de sua casa e outros meios que sejam fora do estabelecimento comercial; Voc tem direito de se arrepender da compra ou contratao no prazo de 7 dias, contados a partir do recebimento do produto ou servio ou assinatura do contrato. No caso de arrependimento, o consumidor dever devolver o produto ou suspender o servio e ter direito devoluo do valor pago, com correo monetria. TERMO DE GARANTIA O Termo de Garantia dever ser preenchido no momento da compra, na frente do consumidor. Junto com ele deve ser entregue o Manual de Instalao e Instruo de uso do produto. O Termo de Garantia dever esclarecer: a) No que consiste a garantia; b) Qual o seu prazo; c) O local em que deve ser exigida. ATENO: ainda que o termo de garantia no exista, o Cdigo de Defesa do Consumidor garante os seus direitos. No caso de produtos ou servios defeituosos procure o PROCON! PRTICAS ABUSIVAS 1) Obrigar o consumidor, na compra de um produto, levar outro que no queira para que tenha direito ao primeiro. a chamada venda casada. A regra vlida tambm na contratao de servios. 2) Recusar atender consumidores quando h estoque de mercadorias. 3) Fornecer servio ou produto sem que o consumidor tenha solicitado e depois, cobrar por ele. 4) Aproveitar-se da ignorncia, falta de conhecimento em vista da idade, sade ou condio social do consumidor para convenc-lo a comprar um produto ou contratar um servio. 5) Exigir vantagem exagerada ou desproporcional em relao ao compromisso que o consumidor esteja assumindo. 6) A prestao dos servios sem que seja apresentado ao consumidor um oramento com a previso de custos, mo-de-obra etc. 7) Difamar o consumidor, principalmente se ele estiver exercendo seu direito.

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8) Colocar no mercado produto ou servio em desacordo com as leis que regulamentam sua produo. 9) Deixar de estipular prazo mximo para entrega de produto ou fornecimento de servio. 10) Utilizar peas de reposio usadas ou recondicionadas no conserto de um produto, sem autorizao de consumidor.

REPARAO DE DANOS Sempre que um produto ou servio causar acidente, sero responsabilizados: 1 - O fabricante 2 - O produtor 3 - O construtor 4 - O importador Na impossibilidade de identificar o fabricante, o produtor, o construtor ou o importador, que respondem solidariamente pelo dano, o responsvel passa a ser o comerciante. Um produto considerado defeituoso quando no oferece a segurana que dele se espera, levando-se em considerao certas circunstncias relevantes, entre as quais: - sua apresentao; - o uso e os riscos que razoavelmente dele se esperam; - a poca em que foi colocado em circulao; Ateno: um produto no considerado defeituoso pelo fato de outro de melhor qualidade ter sido colocado no mercado. AS OPES DO CONSUMIDOR 1) Quando um determinado produto apresentar defeito de fabricao, o fornecedor tem 30 dias para corrig-lo. Passado esse prazo, o consumidor pode exigir: - A troca do produto; - Abatimento no preo; - O dinheiro de volta, corrigido monetariamente. 2) Havendo defeito na prestao do servio o consumidor tem direito de exigir: - Nova execuo do servio, sem qualquer custo; - Abatimento no preo; - Devoluo do valor pago, em dinheiro, com correo monetria.

3) Se o problema refere-se quantidade do produto, o consumidor pode exigir: - Troca do produto; - Abatimento no preo; - Que a quantidade seja completada de acordo com a indicada no rtulo ou conforme a solicitao; - O dinheiro de volta, corrigido monetariamente. Prazos para reclamar de produto ou servio com defeito: - 30 (trinta) dias para produto ou servio no durvel, contado a partir do recebimento do produto ou trmino do servio. Ex: alimentos. - 90 (noventa) dias para produto ou servio durvel, contado tambm a partir do recebimento do produto ou trmino do servio. Ex: eletrodomsticos. Se o defeito no for evidente, dificultando a sua identificao imediata, os prazos comeam a ser contados a partir do seu aparecimento.

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COBRANA DE DVIDAS Todo inadimplente tem que ser cobrado, mas existe forma certa de fazer a cobrana. O Cdigo de Defesa do Consumidor no permite que o fornecedor faa escndalos na porta da casa do consumidor ou tenha qualquer outra atitude que o exponha ao ridculo.

2.11 - PROTOCOLO
Protocolo a operao de registro e / ou controle de entrada e sada, de um documento. Para este controle, so utilizados livro prprio, fichas ou caderno de protocolo. Sempre que um documento ou uma correspondncia entregue a algum, a pessoa que a recebe deve assinar o impresso prprio, responsabilizando-se pelo recebimento. Este controle evita a perda dos documentos e bem simples de ser feito. O protocolo contm, basicamente, os seguintes dados: DESTINATRIO: ENDEREO: DISCRIMINAO RECEBIDO EM:

ASSINATURA OU CARIMBO

REMETIDO EM:

Completando o caderno de protocolo, os grandes empresas utilizam um envelope, Que protege, conserva e evita extravios dos documentos. Neste envelope, coloca-se o documento e, por fora, faz-se as anotaes necessrias. ORIGEM DATA DESTINO CONTEDO

Lembre-se : Em um documento esto registradas informaes necessrias empresa e voc estar manuseando esses documentos. Seja, portanto, discreto e responsvel, mostre um trabalho de qualidade, prprio dos bons profissionais.

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