quarta-feira, 28 de maro de 2007 ManuaI OperacionaI de Processos Logsticos Avante Distribuidora EIaborado Por: Page 2 Diagramas - (Gesto por Processos) quarta-feira, 28 de maro de 2007 Objetivos O objetivo principal deste Manual de Procedimentos padronizar as atividades a serem realizadas na empresa, descrevendo os procedimentos a serem seguidos, bem como fazendo a definio de responsabilidades dos funcionrios envolvidos. Desta forma, os funcionrios atuais, e principalmente os novos, quando forem contratados, tero descritas as tarefas que devero cumprir, minimizando erros por desconhecimento da sua funo. O Manual constituir no s em fonte de consulta para aprendizagem dos processos de toda a empresa, mas tambm servir como uma ferramenta gerencial para averiguar as responsabilidades das reas designadas. Page 3 Diagramas - (Gesto por Processos) quarta-feira, 28 de maro de 2007 Observaes: [1] Descrio... Comentrios Processo / atividade Deciso Processo de demora Observaes Comentrios Documentos MItipIos documentos Incio e Trmino do Processo Incio ACPC-749-01-01 Agendar cheques Continuao ACPC Referesse ao micro processo Agendamento de Contas a Pagar (Cheques) 749 Refere-se Rotina (Sistema) da atividade 01 Refere-se atividade Agendar Cheques 01 Refere-se ao cdigo do recurso Legendas Page 4 FIuxogramas - (Logstica) quarta-feira, 28 de maro de 2007 Entrada de Mercadoria: Observaes: [1] A cada semana o Dep. de Compra passa para a Logstica a Previso de chegada de mercadoria. [2] O Departamento de Compra lana Pedido de Compra anterior chegada da mercadoria. EMEF-05-09 Passar Bnus para o Conferente EMEF-09-CONF Fazer conferncia da mercadoria, preencher o Bnus e encaminhar para a Gerncia Aps a conferncia, o Bnus deve ser assinado pelo Conferente e Gerente do Estoque EMEF-1107-04-09 Emitir e imprimir Bnus Emitir e imprimir o espelho da NF EMEF-201-06-DIR Calcular o Preo de Venda. EMEF-08-206-DIR Conferir Margem de cada Produto conf. NF. EMEF-07-552-DIR Atualizar preo de acordo com a data da alterao. Se a atualizao do preo de venda for imediata aplicar na prpria rotina Incio EMEF-1301-02-09 Lanar NF no Sistema EMEF-01-GER Recebe a NF e encaminha para o CPL do Depstito Gerente do Estoque dever fazer anotao do nome do motorista, placa do caminho e encaminhar para o CPL EMEF-1106-03-09 Montar Bnus EMEF-1109-11-09 Emitir Divergncia do Bnus e imprimir EMEF-1108-10-09 Receber Bnus do Conferente e Digitar no Sistema Page 5 FIuxogramas - (Logstica) quarta-feira, 28 de maro de 2007 Entrada de Mercadoria: EMEF-16-SEPA Fazer o transporte para o Depsito No Trmino EMEF Houve divergncia? Sim No Sim EMEF-12-09 Emitir NF de devoluo para o Fornecedor das mercadorias no enviadas e solicitar a NF das mercadorias que contm no fsico Observaes: [1] Na ocorrncia de falta de mercadoria o conhecimento da transportadora no ser liberado at a confirmao da falta de mercadoria EMEF-17-GER Assinar o Conhecimento da transportadora e Canhoto da NF EMEF Houve divergncia de falta de mercadoria? EMEF-1110-15-09 Fechar Bonus O Departamento do Compra dever entrar em contato com Fornecedor e informar a ocorrcia. EMEF-1302-13-09 Emitir NF de Devoluo para o Fornecedor EMEF Erro da transportadora? Sim No Atividade realizada na ocorrncia de divergncia de produtos Negociar com Fornecedor a forma de pagamento (verba ou desconto no C Pagar) EMEF-14-08 Faturar mercadoria para o Transportadora O Gerente dever encaminhar a NF para o Contas a Pagar , colher assinatura da Tesouraria no Espelho da NF e arquivar Page 6 FIuxogramas - (Logstica) quarta-feira, 28 de maro de 2007 Incio FATU-01-08 Receber Pedidos do Departamento de Crdito e Cobrana FATU-02-08 Analisar a prioridade de pedido FATU-316-03-08 niciar a digitao de pedidos FATU-901-04-08 Montar carga O responsvel pela montagem de carga dever estar diretamente ligado com a Logstica e Gerncia Comercial verificando a prioridade de pedidos e eventualidades FATU-902-05-08 Emitir Mapa de Separapao por Pedido Observaes: [1] Diariamente, o vendedor dever enviar pedidos conforme o planejamento estabelecido pela empresa FPPE H alterao nos pedidos? Sim No FPPE-904-08-08 Cancelar o carregamento FPPE-336-329-09-08 Alterar o pedido FATU-901-10-08 Montar carga FATU-06-08 Enviar o Mapa de Separacao para Logstica FATU-07-CONF Mapa de separao retorna da Logstica Havendo necessidade de substituio o digitador verifica imediatamente via sistema FPPE H corte com substituio? No Sim FPPE-1401-932-11-08 Fazer o corte de produtos no carregamento ou no pedido Processamento de Pedido: FPPE-1402-12-08 Gerar faturamento Page 7 FIuxogramas - (Logstica) quarta-feira, 28 de maro de 2007 FPPE-1403-1411-13-08 Emitir NF de venda e oramento de venda FPPE-1504-14-08 Emitir boleto laser FPPE-1407-15-08 Emitir e imprimir o Romaneio, anexar s NF Boletos e encaminhar para o Motorista Trmino Processamento de Pedido: Page 8 FIuxogramas - (Logstica) quarta-feira, 28 de maro de 2007 Processo de Carregamento: Incio PCAR-01-CONF Receber Mapa de Separao (por pedido), do Faturamento, e passar para os Separadores PCAR-02-SEPA Separar mercadorias e Checar no Mapa de Separao PCAR-04-CONF-SEPA Fazer conferncia, embalagem das mercadorias e passar Mapa de Separao para o Faturamento PCAR Algum item no foi atendido? No Sim PCAR H possibilidade de atender com corte ou substituio? No Sim PCAR-03-SEPA Fazer anotao no Mapa de Separao sobre a substituio ou corte PCAR-05-CONF Alocar os volumes no boxe de sua respectiva rota de entrega O processo de embarque de mercadoria dever seguir conforme abaixo: 1) O Conferente informa a mercadoria e confere no fsico; 2) O separador confirma a mercadoria e confere no fsico; 3) Aps a conferncia a mercadoria dever ser embarcada imediatamente. Tmino Os Separadores devero assinar o Mapa de Separao ao final do processo de separao das mercadorias PCAR-06-CONF Fazer o embarque das mercadorias Observaes: [1] Documentaes para entrega: Romaneio Notas Fiscais Boletos (se houver) Os Separadores devero identificar o n do pedido e a cidade nos volumes de cada pedido. Dever ser feito anotao no pedido da qtde de volumes O Encarregado de Entrega/ Motorista dever acompanhar o embarque e validar a qtde de volumes de cada Pedido via Romaneio de entrega Page 9 FIuxogramas - (Logstica) quarta-feira, 28 de maro de 2007 Incio DVMER-01-CONF Receber mercadorias devolvidas DVMER-02-CONF Conferir mercadorias devolvidas com o Pedido e checar os itens no fsico DVMER-03-CONF Alocar as mercadorias para o Depsito e passar para o CPL os Pedidos que contem as devolues DVMER-1303-04-GER Fazer devoluo, emitir a NF de devoluo e anexa-la ao Pedido A conferncia dever ser efetuada com o Pedido em mos e com as observao nos itens que sero devolvidos. DVMER-1311-05-GER Emitir o Resumo de devoluo, encaminhar para o Encarregado do Depsito em anexo ao Pedido e NF de Devoluo para fazer conferncia global dos itens devolvidos no Carregamento DVMER-06-ED-GER Verificar quais os produtos no esto de acordo com o Resumo e resolver a situao DVMER-07-GER Passar para o Encarregado de Entrega as NF de Devoluo em anexo s notas devolvidas Sim No Trmino Observaes: [1] A Devoluo de Mercadoria somente ser efetuada com os produtos no fsico ou em Pedido de venda efetuado e devidamente assinado pelo cliente DVMER Mercadoria devolvida est de acordo com Resumo de devoluo? Processo de DevoIuo: Somente aps essa atividade o Encarregado de Entrega dever proceder com o Acerto da Carga no Financeiro Aps a conferncia o Resumo de Devoluo (global) ser arquivado no setor de Logstica Page 10 FIuxogramas - (Logstica) quarta-feira, 28 de maro de 2007 Incio INVG-08-12 Passar o Relatrio do nventrio para a Direo INVG-1116-07-12 Atualizar nventrio Geral No Trmino INVG-1112-01-12 Emitir listagem para contagem INVG-02-SEPA Fazer conferncia de mercadorias (2 equipes) INVG-1113-03-12 Digitar o nventrio Digitar as duas contagens no mesmo inventrio INVG-1114-04-12 Conferir contagem 1 x contagem 2 INVG-1115-05-12 Emitir Divergncia INVET H divergncia Sim Permanecendo a divergncia, comunicar diretoria e aguardar a resoluo INVG-06-SEPA Fazer reconferncia das mecadorias tem por tem (3 equipe) Inventrio GeraI: Page 11 FIuxogramas - (Logstica) quarta-feira, 28 de maro de 2007 Inventrio Rotativo: Incio INVR-1149-02-12 Emitir listagem para contagem de nventrio Rotativo INVR-03-SEPA Fazer conferncia de mercadorias INVR-1148-04-12 Digitar nventrio Rotativo INVR-1150-05-12 Emitir Divergncia Estoque x Sistema INVR H divergncia INVR-06-SEPA Fazer reconferncia das mecadorias tem por tem (2 equipe) Sim INVR-1151-07-12 Atualizar nventrio Rotativo no INVR-08-12 Passar o Relatrio do nventrio para a Direo Trmino Permanecendo a divergncia, comunicar diretoria e aguardar a resoluo INVR-1147-01-12 Montar invetrio Rotativo O Gerente do Estoque dever proceder com o bloqueio da entrada de pedidos via Palm na nternet Page 12 FIuxogramas - (Logstica) quarta-feira, 28 de maro de 2007 Incio CDEC-01 Receber valores de descarga CDEC-1106-02 Lanar valor de descarga na montagem do Bonus CDEC-632-03 Transferir valor do caixa Descarga para o caixa Tesouraria e emitir a ficha de transferncia CDEC-604-04 Conciliar transferncia CDEC-605-05 mprimir o extrato do Caixa Descarga anexar Ficha de Transferncia de Numerrios e valor recebido e prestar contas com a Tesouraria Trmino ControIe de Descarga: