Resumo de Arquivologia

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1
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 1
Noes de Arquivologia
U1
CONCEITOS
FUNDAMENTAIS DE
ARQUIVOLOGIA
Slide 1
U1
User; 25/05/2009
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PROGRAMA DE ESTUDO
NOES DE ARQUIVOLOGIA (s para Tcnico):
1 Conceitos fundamentais de arquivologia.
2 O gerenciamento da informao e a gesto de
documentos: diagnsticos; arquivos correntes e
intermedirio; protocolos; avaliao de documentos;
arquivos permanentes.
3 Tipologias documentais e suportes fsicos:
microfilmagem; automao; preservao,
conservao e restaurao de documentos.
Introduo
Documento (Conceito)
Documento = Suporte + Informao
(independe da natureza do suporte)
Gesto do Conhecimento vs Arquivologia
Dados x informao x conhecimento
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rgos de Documentao
1. Arquivos
2. Bibliotecas
3. Museus
MUSEUS BIBLIOTECA ARQUIVO
Objetivo informao e
entretenimento - valor cultural
e histrico
Criada por compra ou doaes,
documentos existem em
numerosos exemplares
Documentos produzidos e
conservados para fins
profissionais
Vrias definies de Arquivos
Mvel para guarda de documentos;
rgo de documentao Ex: Arquivo Nacional; e
Conjunto de documentos
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Glossrio Bsico
Atividades _ Conjunto de aes ou encargos desenvolvidos de modo contnuo e
permanente, para o cumprimento das competncias de determinado rgo, tendo sempre a
caracterstica de rotina (ex.: classificao, avaliao etc.).
Atividades-fim _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para o
desempenho de suas competncias especficas.
Atividades-meio _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para auxiliar e
viabilizar o desempenho de suas competncias especficas.
Estrutura organizacional _ Conjunto de unidades
administrativas ligadas por relaes de hierarquia e
coordenao.
Acervo documental _ Totalidade de documentos sob a
guarda de um arquivo.
Documento _ Unidade de registro de informaes, qualquer
que seja o suporte utilizado.
Documento de arquivo _ Aquele que, produzido e/ou
recebido por uma instituio, no exerccio de suas atividades,
constitua elemento de prova ou de informao.
Dossi _ Unidade de arquivamento constituda de
documentos relacionados entre si por assunto.
Glossrio Bsico
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Glossrio bsico cont.
Espcie documental _ Diviso de gnero documental que
rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de
estruturao da informao, como ata, carta, decreto,
fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio.
Gnero documental _ Reunio de espcies documentais que
se assemelham por seus caracteres essenciais,
particularmente o suporte e a forma de registro da informao,
como documentao audiovisual, documentao cartogrfica,
documentao iconogrfica, documentao informtica,
documentao textual.
Instrumento de pesquisa _ Meio que permite a identificao,
localizao ou consulta a documentos ou a informaes neles
contidas. Expresso normalmente empregada em arquivos
permanentes.
Protocolo _ Servio encarregado do recebimento, registro,
classificao, distribuio, tramitao e expedio de
documentos
Conceitos fundamentais de Arquivologia
Vejamos alguns conceitos sobre arquivo.
Solon Buck (ex-arquivista EUA): o conjunto
de documentos produzidos e recebidos por um
governo, organizao ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por
si e seus sucessores para efeitos futuros.
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Arquivo - conceitos
ARQUIVO ARQUIVO: documentos de qualquer instituio pblica ou : documentos de qualquer instituio pblica ou
privada, considerados de valor, merecendo preservao privada, considerados de valor, merecendo preservao
permanente para fins de referncia e pesquisa, tendo sido permanente para fins de referncia e pesquisa, tendo sido
depositado ou selecionado para depsito num arquivo de depositado ou selecionado para depsito num arquivo de
custdia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de custdia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblicas, e entidades privadas, em instituies de carter pblicas, e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como
por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao
ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91) ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)
Qual a Funo dos arquivos?
Guarda & Conservao
No esqueam - a ARQUIVOLOGIA tem uma
ntima relao com a gesto do conhecimento
organizacional.
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Finalidade principal
Facilitar a consulta aos documentos e, com
isso servir administrao no processo de
aquisio de conhecimento e tomada de
decises.
Interconexo entre cincias
Diplomtica - o estudo de documentos
quanto sua autenticidade (o documento
verdadeiro) e fidedignidade (possui f
pblica), alm da sua estrutura formal.
Paleografia tcnica que habilita a decifrar
documentos antigos. Estuda a histria da
escrita e evoluo das letras. Permite o
conhecimento dos materiais (papiro,
pergaminho, papel etc.) e dos instrumentos
(clamo, pena etc.) para escrever. O estudo
da Paleografia propicia um melhor
entendimento dos registros documentais
para o resgate de fatos histricos.
Fonte: Arquivologia para Concursos Editora Campus Renato
Valentini.
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Valor dos Documentos
Valor primrio - Defini-se como sendo a qualidade de um
documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas
que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razes
para as quais os documentos foram criados. Valor atribudo aos
documentos em funo do interesse que possam Ter para o
gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.
Valor secundrio - Defini-se como sendo a qualidade do
documento baseada nas utilizaes no imediatas ou cientficas.
Esta qualidade radica essencialmente no testemunho privilegiado e
objetivo que o documento fornece. Valor atribudo aos
documentos em funo do interesse que possam Ter para o
gerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua
utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram
originalmente produzidos.
Classificaes de Arquivos
ENTIDADES MANTENEDORAS (PAES)
Pblicas Federal, Estadual, Municipal
Institucionais Escolas, entidades sem fins
lucrativos, ONGS
Comerciais firmas, empresas e coorporaes
Pessoais familiares ou pessoais
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Classificaes de Arquivos
Abrangncia dos arquivos:
Setoriais os documentos ficam localizados junto aos rgos operacionais,
em funo ao grande nmero de consultas. Centralizados ou
descentralizados?
Gerais Recebem documentos de vrios setores de uma organizao.
Especial Especial: guarda dos documentos segundo o formato : guarda dos documentos segundo o formato
fsico ou suporte fsico ou suporte
Especializado Especializado: guarda dos documentos segundo uma : guarda dos documentos segundo uma
especialidade, independente do formato ou especialidade, independente do formato ou suport suport
Classificaes de Documentos
Gnero
(suportes)
Espcie
(aspecto formal)
Natureza do
Assunto
Textuais Atos normativos Ostensivos ou
ordinrios
Cartogrficos Atos
comprobatrios
Sigilosos
Reservado
Confidencial
Secreto
Ultra-secreto
Iconogrficos correspondncias
Filmogrficos
Sonoros
informticos
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GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO
DE DOCUMENTOS: DIAGNSTICOS, ARQUIVOS
CORRENTES E INTERMEDIRIOS, PROTOCOLOS,
AVALIAO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
PERMANENTES
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Gesto de documentos
segundo Marilena Leite Paes
Produo
Utilizao
Destinao
Fases da Gesto Documental
1 Fase - Produo de documentos : refere-se ao ato de elaborar
documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou
setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos,
evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o
volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado,
garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e
de automao.
Esta fase composta pelos seguintes elementos :
elaborao e gesto de fichas, formulrios e
correspondncia;
controle da produo e da difuso de documentos de
carter normativo;
utilizao de processadores de palavras e textos.
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Fases da Gesto documental
2 Fase - Utilizao de documentos : refere-se ao fluxo percorrido
pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo
administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu
trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s
atividades de protocolo e s tcnicas especficas para
classificao, organizao e elaborao de instrumentos de
recuperao da informao. Desenvolve-se, tambm, a gesto
de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de
sistemas de arquivo e de recuperao da informao.
3 Fase - Destinao de documentos : envolve as atividades de
anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a
serem eliminados e quais sero preservados
permanentemente
Teoria das Trs Idades
CICLO DE VIDA DOCUMENTAL
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Teoria das trs idades Ciclo vital dos documentos
Arquivo Corrente - Conjunto de documentos em
tramitao ou no, que pelo seu valor primrio
objeto de consultas freqentes pela entidade que o
produziu, a quem compete sua administrao. se
estiverem em memria de computador, ser fcil e
rapidamente acessveis.
Arquivo Intermedirio - Conjunto de documentos
originrios de arquivos correntes, que aguarda
destinao e com uso pouco freqente.
Perodo de semi-atividade - o perodo durante o
qual os documentos, seja qual for o suporte utilizado,
devem ser conservados por razes administrativas,
legais ou financeiras, mas no tm de ser utilizados
para assegurar as atividades quotidianas da
administrao.
Teoria das Trs Idades ciclo de vida
documental
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Arquivo Permanente - Conjunto de
documentos preservados em carter definitivo
em funo de seu valor
Teoria das Trs Idades ciclo de vida
documental
Teoria das trs idades
Arquivo de 1 Idade ligados finalidade dos
arquivos valor primrio uso restrito aos produtores
do documento
Arquivo de 2 Idade documentos que aguardam
destino final depsito temporrio valor primrios e
o acesso mediante autorizao do rgo produtor
Arquivo de 3 Idade permanente o arquivo
propriamente dito, valor secundrio e histrico
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Arquivo morto??
Destinaes de documentos.
Transferncia passagem do arquivo
corrente para o intermedirio.
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Recolhimento passagem do arquivo
intermedirio para o permanente.
Eliminao descarte documental
Destinaes de documentos.
Gesto de Arquivos
Gesto de arquivos ou Gesto
Documental, um conjunto de
atividades desenvolvidas, desde a
criao do documento at a sua
destinao final eliminao ou
recolhimento, visando: a preservao
da informao; a perpetuao do
suporte; a racionalizao e garantir a
eficincia administrativa; a economia
de tempo e de recursos humanos,
logsticos, financeiros e material. A
gesto de arquivos inclui a
administrao de recursos humanos,
material e equipamentos em um
sistema integrado interligando todas
as etapas/ciclos dos documentos.
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Destinao de documentos - Instrumentos
Tabela de Temporalidade de Documentos
A tabela de Temporalidade Documental conhecida como TTD tem como
objetivo definir o tempo de vida til dos documentos na empresa sob o
ponto de vista legal, tcnico, administrativo e fiscal.
Atravs do levantamento dos itens documentais a tabela define o que deve
ser arquivado, em que formato fsico dever ser armazenado.
O tempo de guarda definido com suporte na legislao vigente definindo
as diversas fases de arquivamento, documento ativo, documento
intermedirio e documento inativo.
dado treinamento para manuteno da TTD que parte integrante da
Gesto Documental da Empresa.
TTD Tabela de Temporalidade de Documentos
Assunto PRAZO DE GUARDA OBS
Fase
Corrente
Fase
Intermediria
Fase
Permanente
024.144 Penso
alimentcia
5 95 Eliminar
024.151 FGTS 5 47 Eliminar
025.153 Contribuio
sindical do
empregador
7 - Eliminar
029.6 Aes
Trabalhistas
At o Transito em julgado 5 Guarda Permanente
030.1 Cadastro de
fornecedores
5 - Eliminao
041.12 Conta de Gs At a aprovao das
contas
5 Eliminao
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TIPOS DE TRANSFERENCIA
A PERMANENTE - aquela que se processa
em intervalos regulares.
PERIDICA a remoo de documentos
em intervalos determinados.
CRITRIOS QUE REGULAM A
ELIMINAO DE DOCUMENTOS
documentos cujos textos estiverem reproduzidos em
outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade.
cpias cujos originais sejam conservados.
documentos cujos elementos essenciais se achem
reproduzidos em outros.
documentos de pura formalidade, como convites, cartas
de agradecimento e outros;
documentos que se tornarem obsoletos e no mais
representem interesse para administrao.
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GESTO DOCUMENTAL NAS EMPRESAS GESTO DOCUMENTAL NAS EMPRESAS
racionalizao do trabalho - aumento de produtividade;
a recuperao rpida e precisa;
o impedimento do acrscimo indiscriminado do volume de
documentos;
a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;
Vantagens:
o controle do trmite de processos desde sua gerao at a
sua destinao final;
a facilidade de transferncia ou eliminao dos documentos;
a preservao e conservao dos documentos;
preparo da documentao para a guarda definitiva ou para a
transferncia.
Princpios arquivsticos
1. PRINCPIO DE PROVENINCIA - Fixa a identidade do documento em relao ao
produtor. Os arquivos organizam-se segundo as atividades do produtor.
2. PRINCPIO DE ORGANICIDADE - Fixa a identidade do conjunto documental
(arquivos/fundo) relativa estrutura, funes e atividades do produtor.
3. PRINCPIO DE UNICIDADE - Estabelece que o documento nico em seu
contexto de produo, sem importar seu grau de tradio documental.
4. PRINCPIO DE INDIVISIBILIDADE - Impede a disperso, mutilao, alienao,
destruio no autorizada, que comprometem a integridade arquivstica.
5. PRINCPIO DE CUMULATIVIDADE - Derivado dos demais, confirma o arquivo
como uma acumulao estruturada, progressiva, orgnica, natural e fechada.
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Arquivstica
Princpio da Provenincia: Princpio da Provenincia:
Fixa Fixa aa identidade identidade do do documento, documento, relativamente relativamente aa
seu seu produtor produtor. . Por Por este este princpio, princpio, os os arquivos arquivos devem devem
ser ser organizados organizados em em obedincia obedincia competncia competncia ee s s
atividades atividades da da instituio instituio ou ou pessoa pessoa legitimamente legitimamente
responsvel responsvel pela pela produo, produo, acumulao acumulao ou ou guarda guarda dos dos
documentos documentos. .
Arquivstica
Princpio da Provenincia: Princpio da Provenincia:
Arquivos Arquivos originrios originrios de de uma uma instituio instituio ou ou de de uma uma
pessoa pessoa devem devem manter manter aa respectiva respectiva individualidade, individualidade,
dentro dentro de de seu seu contexto contexto orgnico orgnico de de produo, produo, no no
devendo devendo ser ser mesclados mesclados aa outros outros de de origem origem distinta distinta. .
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Arquivstica
Princpio da Organicidade: Princpio da Organicidade:
As relaes administrativas orgnicas se As relaes administrativas orgnicas se
refletem nos conjuntos documentais. A refletem nos conjuntos documentais. A
organicidade a qualidade segundo a qual os organicidade a qualidade segundo a qual os
arquivos espelham a estrutura, funes e arquivos espelham a estrutura, funes e
atividades da entidade atividades da entidade
produtora/acumuladora em suas relaes produtora/acumuladora em suas relaes
internas e externas. internas e externas.
Arquivstica
Princpio da Unicidade: Princpio da Unicidade:
No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte,
os documentos de arquivo conservam seu os documentos de arquivo conservam seu
carter nico, em funo do contexto em que carter nico, em funo do contexto em que
foram produzidos. foram produzidos.
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Arquivstica
Princpio da Invisibilidade ou integridade: Princpio da Invisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser preservados Os fundos de arquivo devem ser preservados
sem disperso, mutilao, alienao, sem disperso, mutilao, alienao,
destruio no autorizada ou adio indevida. destruio no autorizada ou adio indevida.
Arquivstica
Princpio da cumulatividade:
O arquivo uma formao progressiva, natural
e orgnica
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Conceitos diversos
DOSSI DOSSI: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a : unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a
um assunto ou pessoa. um assunto ou pessoa.
DESCRIO DESCRIO: processo que sintetiza elementos em contedos textuais para uso : processo que sintetiza elementos em contedos textuais para uso
nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventrios, catlogos). nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventrios, catlogos).
FUNDO FUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de : principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de
uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte
geradora, reunidos pela semelhana das atividades. geradora, reunidos pela semelhana das atividades.
INFORMAO INFORMAO: Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital entre as : Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital entre as
unidades das Organizaes e como tal sua ausncia trar dificuldades para o unidades das Organizaes e como tal sua ausncia trar dificuldades para o
cumprimento de metas. Pode ser textual ou grfico e s vezes se apresenta cumprimento de metas. Pode ser textual ou grfico e s vezes se apresenta
codificado; matria prima bsica para qualquer pensamento ou ao humana que codificado; matria prima bsica para qualquer pensamento ou ao humana que
venha a ser desenvolvida. venha a ser desenvolvida.
ITEM DOCUMENTAL ITEM DOCUMENTAL: menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. : menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.
NOTAO NOTAO: elemento de identificao das unidades de arquivamento, composto por : elemento de identificao das unidades de arquivamento, composto por
letras, nmeros ou combinao, permitindo sua localizao. letras, nmeros ou combinao, permitindo sua localizao.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de : menor conjunto de documentos reunidos de
acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maos acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maos
Organizao de arquivos
Exigncias:
Apoio dos gestores (cpula organizacional);
Trabalho em equipe;
Treinamento dos recursos humanos;
Espao fsico layout; e
Sistemas de arquivamento.
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Etapas, segundo Marilene Leite Paes (FGV):
Levantamento de dados;
Anlise dos dados coletados;
Planejamento;
Execuo ou implantao e posterior acompanhamento.
Etapas da organizao de arquivos
Levantamento de
dados
Anlise de dados
coletados
Planejamento Implantao e
acompanhamento
Conhecimento da
estrutura
organzicional,
documentos e
atividades
Verifica-se a
relevncia dos
documentos
Desenvolve-se o
plano arquivsitico
Executar o plano
arquivstico
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Materiais de consumos definidos no
planejamento de arquivos:
FICHAS
GUIAS
DIVISRIAS
PASTAS
MATERIAIS PERMANENTES
DEFINIDOS NO PLANEJAMENTO
DE ARQUIVOS:
Armrio De Ao
Arquivos
Arquivos Fole
Estantes
Fichrios
Estrutura de Pastas de Arquivos
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Estrutura de Pastas de Arquivos
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Atividades dos arquivos CORRENTES
Protocolo;
Expedio;
Arquivamento;
Emprstimo; e
Consulta.
Protocolo
Atividades de controle recebimento, registro,
distribuio, movimentao e expedio de
documentos de uso corrente, desempenhadas por
determinado rgo da estrutura organizacional,
freqentemente designado como Protocolo e
Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra
denominao similar.
(PAES, 2005)
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Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
distribuio e tramitao de documentos.
(CAMARGO e BELLOTTO, 1996)
Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
classificao, distribuio, controle da
tramitao e expedio de documentos.
(Arquivo Nacional, 2005)
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Protocolo
Recebimento e Classificao:
Recebe o documento;
Separa os documentos;
Encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular
aos destinatrios;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Encaminha os documentos ao setor de registro e
movimentao.
Registro e Movimentao
Atua na distribuio e redistribuio de documentos
Fonte: Arquivologia para concursos Renato Valentine Editora Campus
Expedio
Refere-se a sada de documentos
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Arquivamento na fase corrente
Etapas:
Inspeo exame do documento
Anlise envolve a interpretao
Ordenao aps classificados e codificados,
procede-se a ordenao
Arquivamento guarda documental
Emprstimo
Utiliza-se, nesta etapa, instrumentos, tais
como:
Recibos;
Guia-fora.
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INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Guia, Inventrio, Catlogo e Repertrio
Guia Instrumento de pesquisa mais genrico, informa
sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de
tempo de um arquivo permanente.
Inventrio Instrumento de pesquisa no qual as unidades
de arquivamento de um fundo so identificada
sucintamente.
Catlogo temtico, cronolgico, geogrfico que incluem
todos os documentos de um ou mais fundos.
Repertrio semelhante ao catlogo, porm mais
completo.
Instrumentos auxiliares de pesquisas
NDICE
TABELA DE EQUIVALNCIA OU CONCORDNCIA:
FORNECE EQUIVALENCIA DE ANTIGAS NOTAES
PARA AS NOVAS QUE FORAM ADOTADAS.
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CORRESPONDNCIA
CLASSIFICAO E CARACTERSTICAS
Interna ou externa
Oficial (trata de assunta da organizao)
Particular (interesse pessoal dos
servidores da instituio)
Caractersticas dos Documentos de
acordo com o Prazo de Guarda
Guarda eventual
Guarda temporria
Guarda permanente
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Guarda Eventual: so os documentos de
interesse passageiro que no possuem valor
administrativo e jurdico para o rgo.
Exemplo : material de divulgao de terceiros,
convites e correspondncia recebida que no
se relacionam com o desempenho de
nenhuma atividade do rgo.
Guarda Temporria - so aqueles em que prevalece o interesse administrativo
como determinante do seu valor e, conseqentemente, do seu prazo de reteno.
Neste grupo esto includos, por exemplo, os documentos:
cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e
as informaes essenciais acham-se recapituladas em outros;
que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica inferior;
que sejam cpias e duplicatas de originais destinados guarda permanente;
que, mesmo originais, detm interesse administrativo apenas por determinado
perodo.
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Guarda permanente : so documentos de valor probatrio, isto , relativos
a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas quanto da coletividade, e
de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenmenos, considerados
cientificamente relevantes. Quanto aos rgos pblicos a guarda
permanente deve abranger :
documentos relativos relativos origem, aos direitos e aos objetivos da
instituio. Exemplos : atos de criao (leis, decretos, portarias, resolues);
atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvars); documentos relativos
a direitos patrimoniais;
documentos que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio.
Exemplos : todos os atos que digam respeito sua organizao e
funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas que
tratem das suas atividades-fim; grficos (organogramas, fluxogramas);
acordos, convnios, ajustes; atas e relatrios da direo; correspondncia que
trate de suas atividades-fim;
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Inicialmente temos dois grupos de mtodos:
Bsicos
Padronizados
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Mtodos de Arquivamento
Mtodos Padronizados:
Variadex
Automtico
soudex
Mnemnico
Rneo
Mtodos BSICOS:
Alfabtico
Geogrfico
Numrico
Ideogrfico
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Mtodos Diretos vs Mtodos Indiretos
Sistema Direto busca direta ao documento,
no exige ndice remissivo; e
Sistema Indireto a busca indireta, recorre-
se a um ndice remissivo
Mtodos Bsicos - ALFABTICO
Regras de Alfabetao:
Nomes de pessoas fsicas, considera-se o
ltimo sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Marilda Marques
Marques, Marilda
Rene Neiva Soares
Soares, Rene Neiva
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Regras de alfabetao
Sobrenomes compostos de um substantivo e
um adjetivam no se separam, bem como
sobrenomes ligados por hfem.
Rene Monte Lindo
Monte Lindo, Rene
Heitor Villa-Lobos
Villa-Lobos, Heitor
Regras de alfabetao
Sobrenomes formados pela palavra
Santa, Santo ou So seguem a regra
anterior:
Ana Santa Clara
Santa Clara, Ana
Rita Santa Lcia
Santa Lcia, Rita
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Regras de alfabetao
As iniciais abreviaturas de prenomes tm
precedncia na classificao de sobrenomes
iguais:
Marques, Marcelo
Marques, Marilda
Marques, M.
Arquiva-se:
Marques, M.
Marques, Marcelo
Marques, Marilda
Regras de alfabetao
As preposies e os artigos no so
considerados:
Renato de Oliveira
Oliveira, Renato de
Renato dAlmeida
Almeida, Renato d
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Regras de alfabetao
Sobrenomes que exprimam grau de
parentesco no so separados:
Djalma Jos Marques Neto
Marques Neto, Djalma Jos
Joo Carlos de Oliveira Filho
Oliveira Filho, Joo Carlos
Regras de alfabetao
Os ttulos no so considerados:
Professor Marcelo Marques
Marques, Marcelo (Professor)
Engenheiro Joo Buraco
Buraco, Joo (Engenheiro)
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Regras de alfabetao
Nomes estrangeiros so considerados pelo
ltimo sobrenome, exceto os espanhis
e orientais.
James Bond
Bond, James
Jammy Bourrei
Bourrei, Jammy excees
Regras de Alfabetao
Partculas de nomes estrangeiras podem ou
no ser consideradas. O mais comum
consider-la parte integrante do sobrenome,
quando comeada com letra maiscula.
Charles Du Pont
Du Pont, Charles
Tonni di Capri
Capri, Tonni di
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Regras de alfabetao
Nomes espanhis registra-se pelo
sobrenome da famlia do pai e l o
Penltimo sobrenome.
Jos Gutierres Molinero
Gutierres Molinero, Jos
Regras de alfabetao
Nomes orientais no devem ser alterados.
Tai xim xum
Ali Mohamed
Pon Pin Pong
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Regras de alfabetao
Nomes de instituioes (empresas, firmas etc)
no so alterados.
Curso Espao Jurdico
Curso Espao Jurdico
The New York Time
New York Time (The)
O dia
Dia (O)
Regras de alfabetao
Congressos, eventos etc (os nmeros vo
para o fim)
III Congresso de Arquivologia
Congresso de Arquivologia (III)
Primeiro Simpsio de Cardiologia
Simpsio de Cardiologia (Primeiro)
24 Feira Beneficente de Boa Viagem
Feira Beneficente de Boa Viagem (24)
09/08/2010
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Mtodo Geogrfico
Geogrfico - O mtodo geogrfico o mais indicado
para os casos em que consideramos a precedncia
ou o local como elemento principal em um
documento. Ele tambm um mtodo do sistema
direto, pois a busca feita diretamente ao documento,
facilitando o manuseio.
Esse mtodo exige sempre duas classificaes: nome
do local (cidade, estado ou pas) e mais o nome do
elemento do documento correspondente.
Mtodo Geogrfico
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
ESPRITO SANTO VITRIA MARQUES, MARCELO
ESPRITO SANTO VILA VELHA SOARES, CARLOS ALBERTO
RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO MARQUES, MARCELO
RIO DE JANEIRO CAMPOS SOARES, RENE NEIVA
RIO DE JANEIRO PETRPOLIS MARQUES, MARILDA
SOPAULO SOPAULO PACHECO, ALEXSANDER
SOPAULO CAMPINAS ANDRADE, MARIA EDUARDA MARQUES
SOPAULO SANTOS MARQUES, MARCELE MARQUES
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Mtodo Geogrfico
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
CAMPINAS SOPAULO MARQUES, DBORA
CAMPOS RIO DE JANEIRO LESSA, PAULO
PETRPOLIS RIO DE JANEIRO MASS, FILIPE
RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO MARQUES, MARCELO
SANTOS SOPAULO ABREU FILHO, LUCIO DE
SOPAULO SOPAULO PACHECO, ALEXSANDER
VILA VELHA SOPAULO SILVA, IRENILDO DA CONCEIO
VITRIA ESPRITO SANTO CARDOSO, MARCELO
Mtodo Geogrfico
Pas Cidade Correspondente
Frana
Frana
Portugal
Portugal
Portugal
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
Silva, Aurlio
Vadim, Roger
Pereira, Jos
Albuquerque,
Maria
Ferreira, Antnio
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Mtodo Numrico
SIMPLES;
CRONOLGICO; E
DGITO TERMINAL.
Mtodo Numrico
Numricos Simples Mtodo indireto requer um ndice alfabtico
remissivo para acessar a pasta. Registro do documento de acordo com a
ordem de chegada numeramos as pastas sem se preocupar com a
ordenao alfabtica, obedecendo-se ordem de entrada. Imagine uma
empresa que tenha um arquivo de fornecedores em um total de 100
pastas numeradas suponhamos que um desses fornecedores seja
cortado da relao comercial com a empresa neste caso poderamos
aproveitar o nmero da pasta para o prximo cliente.
Obs: Podemos usar uma pasta denominada miscelnea para reunirmos
correspondentes eventuais, visando sempre, a racionalizao dos espaos.
Reduz erros no arquivamento (vantagem)
Exige um ndice (desvantagem)
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Mtodo Numrico
Cronolgico material ordenado tendo por base datas
de: emisso, recepo, fabricao, aquisio, etc.
Critrios de classificao: meses, quinzenas, sries
de 10 dias, semanas, dias
Quando deve ser usado: quando a quantidade do
material a ser arquivado pequena, quando
possvel conhecer pelo menos, aproximadamente as
datas.
Obs: Muito usado em reparties pblicas.
Mtodo Numrico
Dgito Terminal - Usado para arquivos extremamente
complexos, usando tcnicas matemticas. A numerao dos
documentos seqencial, porm o acesso as pastas segue um
critrio todo particular como veremos no exemplo abaixo.
Exemplo: Um funcionrio do INSS precisa encontrar um
processo que tem o nmero 234098 ele procede d seguinte
maneira:
Etapa 1 Decompor o nmero 234098 em 23 -40 98
98 Grupo Primrio
30 Grupo Secundrio
23 Grupo Tercirio
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Mtodo por Assunto (Ideogrfico)
Este mtodo subdividido em alfabtico e
numrico. Observe:
Alfabtico
Dicionrio
enciclopdico
Numrico
Duplex
Decimal
Unitermo ou indexao coordenada
Mtodo Enciclopdico
Enciclopdico No arranjo supramencionado observamos
que administrao, aluguis, compra, folha de pagamento e patrimnio so
assuntos principais, mantendo-se, assim, na margem esquerda, enquanto os
assuntos principais so afastados da margem esquerda, demonstrando,
assim, uma subordinao.
Exemplo:
Administrao
Aluguis
CASA
APARTAMENTO
1 QUARTO
2 QUARTOS
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Mtodo Dicionrio
Dicionrio os assuntos so dispostos alfabeticamente, obedecendo-se
somente seqncia de letras.
Exemplo:
Administrao de contratos
Administrao de convnios
Contratos de Compra
Contratos de Locao
Despesas
Mtodo por assunto - Numrico
Decimal
Duplex
Unitermo
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Mtodo por assunto Numrico Decimal
100 Administrao
200 Aluguis
210 Apartamento
211 1 quarto
212 2 quartos
213 3 quartos
220 Casa
221 Com garagem
222 Sem garagem
230 Escritrio
300 Compra
310 Terreno
311 Rural
312 Urbano
400 Folha de Pagamento
Mtodo por assunto - Duplex
1
2
2-1
2-1-1
2-1-2
2-1-3
2-2
2-2-1
2-2-2
2-3
3
3-1
3-1-1
3-1-2
4
Administrao
Aluguis
Apartamento
1 quarto
2 quartos
3 quartos
Casa
Com garagem
Sem garagem
Escritrio
Compra
Terreno
Rural
Urbano
Folha de Pagamento
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Mtodo por Assunto - Unitermo
Indexao Coordenada (unitermo)
Desenvolvido em 1950, por Mortiner Taube, e possui
aplicao prtica em arquivos especiais e
especializados. Usa-se ficha-ndice, sobe forma de
palavras-chaves, que fornece uma descrio
detalhada dos documentos referentes, com funo
de instrumento de controle dos nmeros de registro
e do acervo.A ficha dividida em 10 colunas
numeradas de 0 a 9.
Mtodos Padronizados
Podemos classificar os mtodos
padronizados em:
Variedex
Automtico
Soundex
Mnemnico
Rneo
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Variedex
Variedex: uma derivao do mtodo alfabtico, com introduo de cores como auxlio
para facilitar o arquivamento, como o acesso e recuperao da informao. Este mtodo foi
concebido pela Remington estabelecendo 5 (cinco) cores aplicadas s letras.
Exemplo:
LETRAS CORES
A, B, C, D e abreviaes
E, F, G, H e abreviaes
I, J, K, K, M, N e abreviaes
O, P, Q e abreviaes
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaoes
OURO
ROSA
VERDE
AZUL
PALHA
Como ficaria o nome Marcelo Marques ???
Outros padronizados
Automticos
Soundex pela semelhana da pronnica
Mnemnico utilizao de smbolos
Rneo letras + nmeros + cores
(retrgrado)
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Arquivos Permanentes
Atividade dos arquivos permanentes so:
Destinao
Arranjo - Fundos, sries, subsries e item.
Descrio processo intelectual capaz de
sintetizar as informaes para facilitar o
processo de pesquisa.
Conservao
Referncia
Conservao de documentos
ATIVIDADES DE CONSERVAO
Compreende os cuidados prestados aos documentos
e, conseqentemente, ao local de sua guarda. Para a
construo de um arquivo, o ideal um local elevado,
com mnimo de umidade. Cuidados especiais:
Luz a luz do dia deve ser abolida. A prpria luz artificial
deve ser usada com cautela.
Ar seco outro fator de enfraquecimento do papel.
Umidade ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 58%.
Temperatura manter entre 20 e 22C.
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AS PRINCIPAIS OPERAES DE CONSERVAO:
DESINFESTAO
LIMPEZA
ALISAMENTO
RESTAURAO OU REPARO
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Conservao documental
Conservao e a preservao dos acervos garantem o imprescindvel acesso informao tanto em
arquivos quanto em outras unidades de informao. O estado em que se encontram os acervos
documentais e bibliogrficos de instituies pblicas e privadas o que nos leva a enfatizar a importncia
de se adotar uma poltica de preservao, que a melhor garantia contra a deteriorao das colees,
sendo, a higienizao a primeira ao efetiva para estender a vida til desses documentos.
De acordo com BELLOTTO & CAMARGO (1996, p.42), a higienizao corresponde, basicamente,
retirada da poeira e outros resduos estranhos aos documentos, por meio de tcnicas apropriadas, com
vista sua preservao.
De acordo com BELLOTTO & CAMARGO (1996, p.42), a higienizao corresponde, basicamente,
retirada da poeira e outros resduos estranhos aos documentos, por meio de tcnicas apropriadas, com
vista sua preservao.
Conforme CASSARES (2000, p.31), o processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se
restringe limpeza de superfcie e, portanto, mecnica, feita a seco. A tcnica aplicada com o objetivo
de reduzir poeira. Partculas slidas, incrustaes, resduos de excrementos de insetos ou outros
depsitos de superfcie.
Alguns conceitos - Conservao
Conservao ato ou efeito de promover a preservao e a restaurao
dos documentos.
Climatizao processo de adequar, por meio de equipamentos, a
temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis
preservao dos documentos.
Higienizao retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e
outros resduos, com vistas preservao dos documentos.
Preservao preveno da deteriorao e danos em documentos, por
meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico.
Umidade relativa razo entre a quantidade de vapor dgua e a
quantidade necessria para a saturao da atmosfera mesma
temperatura. A umidade relativa do ar expressa percentualmente.
Umidificao procedimento em que documentos quebradios e
ressecados so colocados numa atmosfera mida para readquirirem
flexibilidade pela absoro gradual do vapor dgua.
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Microfilmagem & Legislao pertinente
VANTAGENS DA MICROFILMAGEM
RAPIDEZ DE ACESSO INFORMAO
REDUO DE ESPAO
FCIL MANUSEIO DA INFORMAO FORMATO NICO
BAIXO CUSTO.
SEGURANA
AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMRIA
MELHORES CONDIES DE TRABALHO
DURABILIDADE.
MINIMIZAO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE.
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Etapas da Microfilmagem
Preparo;
Microfilmagem;
Processamento; e
Duplicao.
Responsabilidade
scio-ambiental
X
Microfilmagem
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Reduo de Espao Reduo de Espao
- -A microfilmagem permite uma reduo de espao A microfilmagem permite uma reduo de espao
- -calculada em aproximadamente 98%. calculada em aproximadamente 98%.
(5.000.000 de folhas = 0,48m3) (5.000.000 de folhas = 0,48m3)
- - Durabilidade do suporte poliester Durabilidade do suporte poliester
- - Segurana Segurana
- - Integridade do Arquivo Integridade do Arquivo
- - Fcil e Rpida reproduo Fcil e Rpida reproduo
- - Baixo Custo de Manuteno Baixo Custo de Manuteno
- - Validade Legal Validade Legal
- - Interligao com outros sistemas Interligao com outros sistemas
Microfilmagem - Legislao
Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968.
Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, regulamenta
a lei de 1968 referente a microfilmagem de documentos
oficiais e d outras providncias .
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Microfilmagem digitalizada
PREPARAO DOS DOCUMENTOS PARA A PREPARAO DOS DOCUMENTOS PARA A
MICROFILMAGEM MICROFILMAGEM
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Principais Razes para o estabelecimento da MICROFILMAGEM
INDEPENDNCIA Tecnolgica
Valor PROBATRIO
LONGEVIDADE dos suportes Microgrficos
INTEGRIDADE do arquivo
Fcil e pouco onerosa MIGRAO para tecnologias futuras.
Adequado para PRESERVAO DE LONGO TERMO
Microfilmagem
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Gesto Eletrnica de Documentos
um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento
de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser
das mais variadas origens e mdias, como papel, microfilme,
som, imagem e mesmo arquivos j criados na forma digital
Estatsticas
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Estatsticas
25 % Percentual de documentos
corporativos em papel que
so perdidos e nunca mais localizados.
Ganhos da GED
Aumento de produtividade
Segurana de acessibilidade informao
aderente a poltica de segurana da informao
a ser implementada pela rea de Segurana
Empresarial
Back-up automatizado
Unicidade de base de dados
Criao de uma base de conhecimento
confivel, passando a ser um instrumento de
tomada de decises
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GED
Objetivos da GED
Gerenciar documentos digitalizados
Indexar os contedos necessrios
Maior controle na distribuio dos
documentos
Garantir acesso simplificado e rpido
Processamento de informaes que
alimentem dados em outras aplicaes
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Resultados
Solues rpidas para indexao de documentos
Melhoria no atendimento aos clientes
Vantagem competitiva por meio do uso eficiente da informao
Aumento na eficincia e produtividade na gesto do negcio, proporcionando maior poder de
competitividade
Controle e viabilizao de tecnologias como eCommerce, Knowledge Management, etc...
Normas, documentos, material de apoio a vendas atualizados e acessveis, para toda empresa a
qualquer hora e lugar reduzindo drasticamente as cpias impressas
Melhoria na comunicao interna e externa, envolvendo o parceiros, colaboradores, clientes,
fornecedores e comunidade
Reduo do ciclo de vida de processos e seus custos
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Arquivo
eletrnico
(Word, Excel,
Power Point, etc)
Registra-se o
documento
no Sistema
de GED
O
documento
fica
disponvel
em meio
eletrnico
Fotografias,
mapas,
Documentos
Digitalizados,
Referncia, etc
Entendimento Simples
Legislao Arquivstica
Lei N 8.159, DE 08 DE JANEIRO 1991
DECRETO N 4.073, DE 03 DE JANEIRO 2002
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
DECRETO, 1.799 DE 30 DE JANEIRO DE 1996
DECRETO 5.433, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002
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SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
O Sistema Nacional de Arquivos tem como rgo central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VI - os arquivos do Distrito Federal, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo;
1 Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente,
passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais.
2 As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem
integrar o SINAR mediante convnio com o rgo central.

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