O PAPEL DO PLANEJAMENTO, INTERLIGADO A UM CONTROLE GERENCIAL, NAS PEQUENAS EMPRESAS DE CONSTRUO CIVIL

Nelma Mirian Chagas de Arajo

Departamento de Engenharia de Produo da UFPB - Escola Tcnica Federal da Paraba Av. 1. de Maio, 720 - Jaguaribe - 58.015-430 - Joo Pessoa - PB

Gibson Rocha Meira

Escola Tcnica Federal da Paraba - Coordenao de Edificaes Av. 1. de Maio, 720 - Jaguaribe - 58.015-430 - Joo Pessoa - PB

Abstract This paper shows important relations between planning and management control, specially in small building companies. It discusses planning, real costs, estimative costs and management control aspects aplied in building industry. Finally, this work presents a diagnosis about the planning and management control practiced by small building companies in Joo Pessoa city. Key-words: Planning, management control, building industry.

1. Introduo A indstria da construo difere e muito das outras, uma vez que apresenta peculiaridades que refletem uma estrutura dinmica e complexa. A arte de construir rene um conjunto de profissionais, mquinas, equipamentos e materiais que, associados, produzem com efeito a obra desejada. Esta indstria tem grande importncia para a economia do pas. Em pesquisa realizada pelas empresas Trevisan Consultores e Rosemberg & Associados (Mawakdiye, 1997), para saber qual a participao exata da indstria da construo no Brasil, encomendada pela FIESP, constatou-se que esta indstria representa 13,5% do PIB (dados referentes a 1996), perdendo apenas para a indstria de transformao, com 19%. Constatou-se ainda que, caso os investimentos em habitao e infra-estrutura cresam, a participao da construo civil na economia nacional ser ainda maior. A construo civil considerada uma indstria altamente fragmentada em um grande nmero de empresas de pequeno porte, envolvendo uma enorme variedade de intervenientes e, comparativamente a outros setores, no sofisticada (Palacios, 1995). Estas caractersticas desta indstria, justificam plenamente a formulao e desenvolvimento de um planejamento, interligado a um controle gerencial, que permita as pequenas empresas competir com sucesso e adaptar-se s mudanas do ambiente competitivo. O presente trabalho tem como objetivo evidenciar o papel do planejamento, nas pequenas empresas de construo civil. Inicialmente so apresentados alguns conceitos fundamentais sobre planejamento, custos, oramento e controle gerencial. Em seguida, mostrado um diagnstico das

pequenas empresas de construo de edifcios de Joo Pessoa, e, por fim, so apresentadas algumas consideraes. 2. Planejamento O planejamento a funo administrativa que compreende a seleo de objetivos, diretrizes, planos, processos e programas (Assed, 1986). Para que os objetivos de uma empresa sejam alcanados, dentro da mxima eficincia, indispensvel que a empresa obtenha harmonia entre os recursos fsicos e financeiros, atravs do planejamento racional, para se obter uma definio precisa dos recursos necessrios, compatveis com os prazos e custos. Vale salientar que deficincias na administrao da produo podem ocasionar falta ou excesso de mo-de-obra e materiais, atrasos e interrupes na produo. As anlises comparativas, sobre alternativas do que e como fazer, e a definio do ritmo mais econmico de produo so estudos pertinentes para a eficincia do processo de tomada de decises. O planejamento tem que ser implementado na empresa como empreendimento, para se evitar a minimizao de sua aplicao, devendo a equipe de planejamento funcionar como suporte aos setores usurios na utilizao das tcnicas de acompanhamento. O evento incio do planejamento de uma obra envolve a anlise e o preparo de dados do respectivo projeto. Todas as divises fsicas principais da obra e etapas lgicas do projeto devero ser estudadas nesta fase, a fim de que se estabeleam os padres de controle, as informaes desejadas e a proposio da inter-relao lgica dos principais subsistemas. Assim, o planejamento integrado, contando com um sistema de informaes pelo qual os dados relevantes so classificados e documentados, proporciona maior segurana e menor custo final. Na escolha dos instrumentos e montagem desta estrutura de produo, cada empresa dever, dentro de sua realidade, buscar tcnicas de gerenciamento e execuo, que no dispensem as caractersticas de realimentao de informaes e auto-avaliao como meios eficientes de aprimoramento dos resultados. 3. Custos Custos um termo geral empregado por engenheiros, economistas, administradores, contadores e outros, e que abrange diferentes tipos. Quando se deseja especific-lo, tem-se que definir seu propsito: custo direto, indireto, estimado, fixo, varivel, etc. Na construo civil, so utilizados, normalmente, os custos diretos e indiretos. Os diretos representam as partes do custo que dependem da quantidade de servio existente e correspondem aos valores destinados aquisio de: terrenos, materiais, equipamentos e mo-de-obra de construo e montagem. Os indiretos representam as partes que no dependem da quantidade de servios produzidos, e podem ser: custos de engenharia (estudos de viabilidade, projeto bsico, etc.); custos de construo e montagem do canteiro de obras; fiscalizao por parte do cliente, etc. O custo de uma obra decresce medida que ela mais planejada e controlada, pois assim eliminam-se custos adicionais provenientes de improvisaes, perdas, baixa produtividade, etc. (Assed, 1986). Todavia, planejar e controlar tambm resultam em despesas, por isso, deve-se estar atento para no ultrapassar os limites do planejamento e controle, ou seja, deve-se ficar atento para que a relao custo x benefcio no seja negativa.

Os custos, segundo Azevedo (1985), quando associados aos resultados, definem no tempo de aplicao e de retorno a rentabilidade de um empreendimento. Do correto dimensionamento do custo, depende a viabilidade econmica do empreendimento. Para que se possa obter rentabilidade em um determinado empreendimento, necessita-se de um planejamento que reflita, de forma bem realista, as caractersticas do empreendimento em questo. No atual cenrio da indstria da construo, cada vez mais competitivo, em que a diversidade e a volatilidade de produtos associados complexidade de processos constituem as caractersticas das empresas de sucesso, em nvel global, constata-se a necessidade de um novo enfoque para os custos, principalmente nas pequenas empresas. Este novo enfoque, de acompanhamento e controle, pode ser transformado em ferramenta fundamental no processo de competitividade. 4. Oramento O principal item de um planejamento, segundo Souza (1987), quanto a viabilidade e rentabilidade de um empreendimento, o oramento. Este deve ser realizado na seguinte ordem de execuo: levantamento de quantidades, cotao de insumos, composio de preos unitrios, composio de BDI (Bonificao de Despesas Indiretas) e, por fim, a montagem da planilha oramentria. Os critrios a serem adotados na execuo destas etapas, podem variar de empresa para empresa. Orar uma obra ou um empreendimento consiste em calcular o seu custo, da forma mais detalhada possvel, a fim de que o custo calculado seja o mais prximo possvel do real. A elaborao do oramento d suporte criao de um cronograma fsico-financeiro para programao de recursos humanos e conseqentemente de suprimentos para abastecer a obra, evitando atrasos e desperdcios, alm de facilitar o acompanhamento da obra criando diretrizes e sistemtica de trabalho, atravs do controle de materiais e/ou servios que tm grande participao no total da obra. De acordo com Scardoelli (1994), as empresas tm apresentado uma crescente preocupao em valorizar a tarefa de oramentao, no mais como um servio burocrtico, mas sim como um instrumento de controle de custos e de integrao entre os vrios setores da empresa. Tradicionalmente, as pequenas empresas efetuam seus oramentos utilizando ndices e composies de publicaes especializadas, que muitas vezes podem no representar os seus cutos reais de produo, gerando o descrdito da atividade de oramentao. J as grandes empresas, utilizam seus prprios ndices, resultado de acompanhamentos realizados em diversas obras, alcanando resultados mais reais. 5. Planejamento e Controle de Obras Planejamento e controle so atividades essenciais em qualquer ramo de atividade industrial. No contexto da construo civil, a execuo de qualquer empreendimento exige uma combinao de recursos (materiais, mo-de-obra, equipamentos e capital), os quais esto sujeitos a limites e restries. A alocao de recursos no devido tempo e o fornecimento de dados e fatos para o controle somente so possveis atravs de um eficiente sistema de planejamento e programao. O controle, atravs do acompanhamento e da avaliao, a funo que vai balizar a ao gerencial. Controlar identificar e quantificar os desvios relativos s previses originais e adotar aes corretivas para se obter os resultados desejados.

O controle gerencial nada mais que a comparao sistemtica entre o previsto e o realizado, tendo como objetivo fornecer subsdios para as anlises fsicas, econmicas e financeiras e estabelecer os critrios lgicos para a tomada de decises. De acordo com os pesquisadores Alberton e Ensslin (1994), existem vrias tcnicas que ajudam o planejamento e controle de obras, como diagrama de barras, cronograma de Gantt, redes PERT/CPM, etc., os quais possibilitam melhorias substanciais em termos de desempenho global. Sua utilizao necessria para evitar o incoveniente da tomada de deciso ao acaso. A escolha de aes emergenciais so motivadas por circunstncias prprias dos trabalhos e surgimento de problemas no dia-a-dia da obra, que poderiam ser previstos e assim, eliminados. O processo de planejamento e controle no deve ser confundido com a aplicao de tcnicas de planejamento, pois tem um mbito muito mais amplo, muito mais organizacional do que tcnico, envolvendo diversas etapas: coleta de dados, gerao de plano ( no qual so aplicadas as tcnicas), controle, avaliao e replanejamento. Dentre as vrias inovaes que vm sendo adotadas, pelas empresas de construo, na rea de planejamento e controle, destacam-se (Scardoelli, 1994): 1. informatizao do planejamento; 2. exposio de planos de obras simplificados no prprio canteiro, de forma a engajar a mo-de-obra mais intensamente no alcance das metas; 3. coleta sistemtica de dados para o controle. 6. Diagnstico de Joo Pessoa Em Joo Pessoa, segundo Melo (1992), as empresas de construo civil, sub-setor de edificaes, tomam suas decises baseadas to somente no bom senso e na vontade do dirigente, o que acusa a falta de um planejamento fundamentado em bases tcnicas. Fica evidenciado tambm nesta pesquisa, a lacuna existente quanto ao controle gerencial das mesmas. No existe planejamento, no existe controle. Estas empresas so incapazes de fornecer, de maneira precisa, dados importantes da obra, tais como: custo relativo aos insumos (mo-de-obra, materiais, etc.), rotatividade de mo-de-obra, custo das principais atividades (fundao, estrutura, alvenaria, etc.), custo real do empreendimento, etc. Existem, de acordo com Melo (1992), atuando em Joo Pessoa, dois grupos de empresas, o primeiro, composto por empresas de grande porte e com sedes em outros estados. So empresas de capital elevado e contam com as funes de gerenciamento, e o segundo grupo, formado por empresas de mdio e pequeno porte, com sedes em Joo Pessoa e que, de maneira geral, caracterizam-se pela averso dos seus dirigentes s idias e tcnicas inovadoras. Os fatores que contribuem para o estado em que se encontram as empresas do segundo grupo so dois: insegurana e desconhecimento. Insegurana quanto aos resultados a serem alcanados e quanto capacidade administrativa de implantao de mudanas, e desconhecimento das ferramentas existentes para elaborao e implantao de planejamentos e controles gerenciais, bem como de tcnicas construtivas inovadoras. Outro dado importante, contido nesta pesquisa, que todas as empresas que trabalham com recursos obtidos atravs de financiamento, elaboram planejamento do empreendimento, mas apenas 16% delas utilizam este planejamento como instrumento auxiliar para gerenciamento. Nas demais, o planejamento limita-se apenas a atender as exigncias dos rgos financiadores. J as pequenas empresas que trabalham com recursos prprios, no fazem nenhum tipo de planejamento para seus empreendimentos. 7.Consideraes

A maioria das empresas de construo civil, ao iniciarem suas atividades, tendem a fixar as caractersticas de seus scios-proprietrios, incorporando os traos de personalidade destes. muito comum ouvir-se que tal empresa tm a cara do dono, como tambm que tal canteiro a cara do engenheiro da obra. Este fato pode gerar uma defasagem perigosa em termos de enfoque, atualizao, estrutura, tecnologia, perfil da mode-obra, equipamentos e sistemas de operao, resultando em uma perda de mercado, pois o mercado est cada vez mais competitivo. Em particular, esta a realidade vivida pelas pequenas empresas de construo de edifcios de Joo Pessoa. Um dos principais sinais, de demonstrao, que uma empresa est necessitando de uma reavaliao, de seus mtodos de trabalho e do modelo de gerenciamento, que adota, o seu descontrole quanto aos custos. Na construo civil este descontrole comum, criando dificuldades graves em termos econmico-financeiros podendo, inclusive, ser responsvel pela quebra de empresas. Normalmente, os controles, quando existem, so parciais e a empresa acaba no tendo um domnio sobre os custos. Percebe-se que o descontrole dos custos, muito tem a ver com o modelo de gesto empresarial, que desconsidera como itens imporantes o planejamento e o controle do empreendimento. Na maioria das empresas, organizadas de forma tradicional, as informaes fsicas e financeiras, com relao ao empreendimento, cumprem apenas o aspecto formal de relatrio. Como no existe planejamento nestas empresa, a planilha oramentria, quando existe, no passa de uma pea de referncia, pois na sua elaborao, as pesquisas e as composies, para formao dos preos, so, em geral, falhas, incluindo margens de segurana e situaes diferentes das vivenciadas naquele projeto. Esta situao certamente, impossibilita o conhecimento dos resultados reais, que deveriam ser alcanados pelas empresas. Hoje, existe no mercado vrios programas computacionais que possibilitam a criao de bancos de dados de composies e insumos, facilitando a interligao entre os diversos setores da empresa, proporcionando um controle dos custos. Entretanto, deve haver uma padronizao dos cdigos utilizados para os diversos insumos e composies, de forma a facilitar a troca de informao entre os mesmos. Outro fato que deve ser levado em considerao a quantificao dos servios, a qual deve considerar a forma como a obra ser atacada, dividindo a obra em funo das diferentes etapas de cada servio (por exemplo, pavimento, apartamento, etc). Assim como na informatizao do oramento, existe a necessidade de integrar o processo de planejamento com os demais setores da empresa (compras, oramentao, financeiro, etc.). Dentre os possveis impactos resultantes de um planejamento, interligado a um controle gerencial, nas pequenas empresas de construo civil, destacam-se: maior previsibilidade da obra ou do empreendimento; emisso de relatrios evidenciando a posio da obra ou do empreendimento; possibilidade de cumprimento de prazos; controle mais eficaz sobre mo-de-obra, materiais e atividades; gerao de dados para a administrao da compra de materiais e contratao de mo-de-obra; maior possibilidade de avaliar os mtodos construtivos utilizados; suporte para a tomada de decises financeiras; maior competitividade. Portanto, a implantao e desenvolvimento de uma proposta de planejamento, interligado a um controle gerencial, simples e racional, dirigido s pequenas empresas de construo de edifcios, torna-se de relevncia medida em que os resultados, provenientes

desta proposta, traro eficincia, rapidez e credibilidade s informaes geradas pelo controle gerencial, podendo proporcionar, desta forma, uma maior rentabilidade do empreendimento, e modificar a realidade vivida por estas empresas, dando-lhes maior poder de competio diante das grandes empresas atuantes no mercado.

8. Referncias Bibliogrficas 1. ALBERTON, Anete, ENSSLIN, Leonardo. Uma metodologia para gerenciamento do planejamento de obras de construo civil. In: ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUO, 14, 1994, Joo Pessoa. Anais.... Joo Pessoa: Ed. UFPB, 1994. p. 87-92. 2. ASSED, Jos Alexandre. Construo civil: viabilidade, planejamento, controle. Rio de Janeiro: Livros Tcnicos e Cientficos, 1986. 95 p. 3. AZEVEDO, Antnio Carlos S. Introduo engenharia de custos: fase de investimento. 2 ed. So Paulo: Pini, 1985. 188 p. 4. CIMINO, Remo. Planejar para construir. So Paulo: Pini, 1987. 232 p. 5. DINSMORE, Paul Campbell. Gerncia de programas e projetos. So Paulo: Pini, 1992. 176 p. 6. GOLDMAN, Pedrinho. Introduo ao planejamento e controle de custos na construo civil. 2 ed. So Paulo: Pini, 1986. 125 p. 7. MAWARDIYE, Alberto. Maior do que se pensa. Construo Norte/Nordeste. So Paulo, n. 284, p. 10-11, jan. 1997. 8. MELO, Jos Fernando V. de. Gerenciamento nas empresas de construo civil: subsetor de edificaes de Joo Pessoa. Joo Pessoa: Universidade Federal da Paraba, 1992. 107 p. (Dissertao, Mestrado em Engenharia de Produo). 9. PALACIOS, Victor Hugo R., VILLACRESES, Xavier Esteban R. Anlise do perfil estratgico de empresas de construo civil de pequeno porte. In: FORMOSO, Carlos T. Gesto da qualidade na construo civil: uma abordagem para empresas de pequeno porte. 2. ed. Porto Alegre: Programa da Qualidade e Produtividade da Construo Civil no Rio Grande do Sul, 1995. 268 p. Cap. 2, p. 37-48. 10. SCARDOELLI, Lisiane S., et. al. Melhorias de qualidade e produtividade: iniciativas das empresas de construo civil. Porto Alegre: Programa da Qualidade e Produtividade da Construo Civil no Rio Grande do Sul, 1994. 288 p. 11. SOUZA, Lus Antnio P. de. O que voc precisa saber sobre o controle. Belo Horizonte: Santa Brbara Engenharia, 1987. 44 p. 12. VIEIRA NETTO, Antnio. Construo civil & produtividade: ganhe pontos contra o desperdcio. So Paulo: Pini, 1993. 187 p.