2. Descarte 2.1. PARA QUE SERE 2.2. COMO PRA!ICAR 2.". RESU#!ADOS ". Arr$ma%&o ".1. PARA QUE SERE ".2. COMO PRA!ICAR ".". RESU#!ADOS '. #im(e)a '.1. PARA QUE SERE '.2. COMO PRA!ICAR '.". RESU#!ADOS 5. Sa*de 5.1. PARA QUE SERE 5.2. COMO PRA!ICAR 5.". RESU#!ADOS +. Disci(,ina +.1. PARA QUE SERE +.2. COMO PRA!ICAR +.". RESU#!ADOS -. A Im(,anta%&o do Programa "5S" -.1. O./E!IO 0ERA# -.2. O./E!IOS ESPEC12ICOS -.". O "DIA D" -.'. A 2ORMA34O DO COMI!5 DE IMP#A6!A34O DO DIA "D" -.5. !reinamento -.+. So7re o Comit8 "5S" 9. P,ane:ando o "Dia D" 9.1. CRIA6DO O COMI!5 "5S" 9.2. AA#IA6DO O PROCESSO 9.". A!IIDADES PARA#E#AS 9.'. MAPEA6DO AS REAS 9.5. SE6SI.I#I;A6DO PARA O PRO0RAMA 9.+. DE2I6I6DO CO#A.ORADORES 9.-. DESCAR!E 0#O.A# E #OCA# 9.9. DOCUME6!A6DO O "A6!ES" 9.<. #EA6!A6DO AS 6ECESSIDADES 9.1=. SE#ECIO6A6DO AS A3>ES IEIS 9.11. COMU6ICA34O DAS A3>ES I6IEIS 9.12. DISPO6I.I#I;A6DO MA!ERIAIS 9.1". MO6!A0EM E DIS!RI.UI34O DOS "?I!@S" 9.1'. DE2I6I6DO RESPO6SA.I#IDADES 9.15. AS A3>ES DO DIA "D" 9.1+. DOCUME6!A6DO O "DEPOIS" 9.1-. CO6!A.I#I;A6DO O DESCAR!E 9.19. DIU#0A6DO OS RESU#!ADOS 9.1<. SU0ES!4O DE 2I#MES A SEREM U!I#I;ADOS <. A Man$ten%&o do Programa "5S" <.1. O PRO0RAMA "5S" no DIAAAADIA <.2. 0ERE6CIAME6!O ISUA# <.". AUDI!ORIA DO PRO0RAMA "5S" <.'. "CBEC? #IS!" <.5. !REI6AME6!O DOS AUDI!ORES I6!ER6OS <.+. RESU#!ADO DA AUDI!ORIA <.-. MO!IA6DO PARA A CO6!I6UIDADE DO PRO0RAMA "5S" <.9. CO6C#US4O 1=. .i7,iograCia Com(,ementar 1. O "Programa 5S" e a Cidadania
O "Programa 5S" prope cinco iniciativas, cinco aes que visam transformar o ambiente de trabalho. Ao fazer isso, entretanto, transforma tambm a atitude das pessoas com relao a esse ambiente, aos seus colegas e a si mesmas. Parece exagero, mas no . O "Programa 5 S" mais do que uma ferramenta administrativa. uma proposta de reeducao, de recuperao de prticas e valores freqentemente esquecidos, mas certamente conhecidos e prezados por todos. De fato, as atitudes sugeridas pelo "Programa 5 S" parecem bvias. Todos concordam que um ambiente sem entulho mais agradvel do que um local entupido de tralhas que mal sabemos para que servem. Ningum questiona ser mais fcil trabalhar em um ambiente bem arrumado, do que em meio baguna. claro que um lugar limpo muito melhor do que um outro cheio de lixo e sujeira. Ns sabemos perfeitamente que atitudes como essas, antigamente chamadas "virtuosas", tornam a vida mais agradvel, mais saudvel, mais produtiva. Apenas nos esquecemos disso. Ou ento achamos que o local onde trabalhamos "no merece" o nosso esforo nesse sentido, talvez por pensarmos que "esse no trabalho nosso". Por esse motivo, o "Programa 5S" foi concebido para ser aplicado tambm fora do ambiente de trabalho. Ele prope que faamos uma reflexo sobre a nossa vida, sobre o modo como nos comportamos com relao a ns mesmos, aos nossos parentes, amigos, vizinhos, colegas de trabalho. Em relao nossa casa, nossa rua, nosso bairro, nossa cidade, nosso pas. Em resumo, o "Programa 5S" questiona a nossa situao enquanto cidados, enquanto membros ativos de uma sociedade organizada e democrtica, onde cada indivduo tem direitos e obrigaes e deve esforar-se para cumprir estas e fazer valer aqueles. O "Programa 5S" pode ser o primeiro passo para que reconquistemos mais um "S" - o Senso de Justia - atravs do qual atingimos tambm o senso da proporo, o senso da beleza, o sentido da cidadania, e sem o qual jamais conseguiremos perceber a necessidade de vivermos numa sociedade eqitativa e democrtica. 2. Descarte S E I R I
2.1. PARA QUE SERE Manter no local apenas aquilo que necessrio e adequado execuo das atividades e ao ambiente de trabalho: o que no serve para um setor, pode servir e estar fazendo falta em um outro setor.
2.2. COMO PRA!ICAR Verificar, dentre todos os materiais, equipamentos, ferramentas, mveis etc. aquilo que de fato til e necessrio. Separar tudo o que no tiver utilidade para o setor: -materiais quebrados, obsoletos etc. (por exemplo, aquela velha mquina de calcular que ningum usa mais); -materiais que no tm utilidade para o servio executado pelo setor (por exemplo, as mquinas de escrever substitudas pelo microcomputador); -materiais estocados sem excesso (por exemplo, manter no setor duzentas canetas esferogrficas quando o consumo de cinco por ms). -materiais j utilizados (por exemplo, Dirios Oficiais antigos). Descartar o que no serve, disponibilizando para outros setores aquilo que no utilizado pelo setor: -devolver ao almoxarifado o excedente dos materiais estocados no setor; -enviar para venda, como sucata, ou jogar no lixo, aquilo que no tiver outra utilidade.
2.". RESU#!ADOS -Desocupa espaos; -Torna mais visveis os materiais realmente utilizados; -Torna o ambiente mais claro, confortvel e fcil de limpar; -Evita a compra desnecessria de materiais; -Aumenta a produtividade; -Prepara o ambiente para a segunda fase. ". Arr$ma%&o S E I T O N
".1. PARA QUE SERE Arrumar e ordenar aquilo que permaneceu no setor por ser considerado necessrio.
".2. COMO PRA!ICAR -Verificar, dentre todos os materiais, equipamentos, ferramentas, mveis etc. aquilo que de fato til e necessrio; -Definir critrios para guardar os materiais e organizar os mveis e equipamentos. Tudo deve sempre estar disponvel e prximo ao local de uso; -Definir um lugar para cada coisa e o modo adequado de guard-la. -Padronizar o nome dos objetos; -Criar sistema de identificao visual dos objetos, para facilitar o acesso aos mesmos (cores, rtulos, smbolos); -Desenvolver o hbito de guardar os objetos nos seus devidos lugares aps utiliz-los.
".". RESU#!ADOS -Racionaliza os espaos. -Facilita o acesso aos materiais e equipamentos, reduzindo o tempo de busca. -Evita estoque em duplicidade. -Racionaliza a execuo das tarefas. -Melhora o ambiente de trabalho, reduzindo o esforo fsico e mental. -Prepara o ambiente para a terceira fase. '. #im(e)a S E I S S O
'.1. PARA QUE SERE Deixar o local limpo e as mquinas e equipamentos em perfeito funcionamento. '.2. COMO PRA!ICAR -Fazer uma faxina geral, limpando pisos, paredes, armrios, mesas, arquivos, mquinas e equipamentos etc. -Acionar regularmente, ou sempre que necessrio, o pessoal encarregado da limpeza. -Acionar regularmente, ou sempre que necessrio, o pessoal encarregado da manuteno de mquinas e equipamentos. -Evitar sujar o local desnecessariamente, desenvolvendo hbitos de limpeza: lixo na lixeira, mesas limpas, mquinas cobertas etc. -Limpar os objetos antes de guard-los.
'.". RESU#!ADOS -Conscientiza sobre a necessidade de manter o local de trabalho limpo e arrumado: manter o local de trabalho limpo tarefa de todos, no apenas do pessoal da limpeza; -Cria um ambiente de trabalho saudvel e agradvel; -Melhora a imagem do setor, da instituio e, por extenso, dos seus funcionrios; -Incrementa a qualidade de vida na instituio; -Prepara o ambiente para a quarta fase. 5. Sa*de S E I K E T S U
5.1. PARA QUE SERE Desenvolver a preocupao constante com a higiene em seu sentido mais amplo, tornando o lugar de trabalho saudvel e adequado s atividades ali desenvolvidas.
5.2. COMO PRA!ICAR -Adotar como rotina a prtica dos trs "S" anteriores; -Estar atento s condies ambientais de trabalho, tais como iluminao, ventilao, ergometria dos mveis etc., melhorando-as e adequando-as s necessidades; -Promover o respeito mtuo, agindo com polidez e criando um ambiente propcio ao relacionamento interpessoal; -Adotar hbitos de cuidado com a sade e higiene pessoal; -Criar um ambiente harmonioso que leve em considerao a esttica (beleza) do local de trabalho. 5.". RESU#!ADOS -Reduz acidentes; -Melhora a sade geral dos funcionrios; -Eleva o nvel de satisfao dos funcionrios; -Facilita as relaes humanas; -Divulga positivamente a imagem do setor, da instituio e dos funcionrios; -Prepara o ambiente para a quinta fase. +. Disci(,ina S H I T S U K E
+.1. PARA QUE SERE Melhorar constantemente. Desenvolver a fora de vontade, a criatividade e o senso crtico. Respeitar e cumprir as rotinas estabelecidas.
+.2. COMO PRA!ICAR -Tornar a prtica dos "S" anteriores uma rotina a ser cumprida disciplinadamente; -Compartilhar objetivos; -Difundir regularmente conceitos e informaes; -Agir com pacincia e perseverana no cumprimento das rotinas; -Transformar a disciplina dos "5S" em autodisciplina, incorporando definitivamente os valores que o programa recomenda; -Criar mecanismos de avaliao e motivao; -Participar ativamente dos programas de treinamento.
+.". RESU#!ADOS -Elimina a necessidade do controle autoritrio e imediato; -Facilita a execuo das tarefas; -Aumenta a possibilidade de obteno de resultados de acordo com o planejado; -Possibilita o auto desenvolvimento pessoal e profissional; -Incrementa a qualidade geral dos servios e das relaes interpessoais; -Prepara a instituio e os seus funcionrios para a implantao de Programas da Qualidade mais abrangentes. -. A Im(,anta%&o do Programa "5S"
-.1. O./E!IO 0ERA# -Preparar a Instituio e os funcionrios para outras aes relacionadas ao Programa da Qualidade.
-.2. O./E!IOS ESPEC12ICOS -Aumentar a auto-estima dos funcionrios; -Melhorar a qualidade de vida dos funcionrios; -Melhorar as relaes humanas; -Melhorar o ambiente de trabalho; -Desenvolver o esprito de equipe e disciplina; -Elevar o nvel de participao dos empregados na busca de melhorias; -Educar para a simplicidade de atos e aes; -Desenvolver a cultura da limpeza, criatividade e organizao; -Maximizar o aproveitamento dos recursos disponveis, reduzindo gastos e desperdcios; -Otimizar o espao fsico; -Reduzir e prevenir acidentes; -Melhorar a imagem da empresa.
-.". O "DIA D" O Programa 5S tem incio com uma atividade chamada "DIA D". Neste dia, que ter a participao de todas as pessoas da Instituio, sero colocados em prtica os conceitos descarte, arrumao, limpeza e sade. O conceito "disciplina" no praticado nesse dia, mas sim depois do Dia "D", como um conceito de manuteno do Programa. Na impossibilidade de se implantar o Dia "'D" em todos os setores, o responsvel pelo projeto dever analisar qual o setor apresenta a maior necessidade de mudanas, comear por ele e ento ir, gradativamente, implantando o Dia "D" nos demais setores da Instituio. Importante O Dia "D" o incio da implantao do Programa, portanto ele no deve ser repetido nos locais onde j tenha sido implantado. Por isso, so to importantes as aes de continuidade do Programa, principalmente a incluso na rotina da Instituio da prtica das atividades de descarte, arrumao, limpeza e sade. Se acontecer de o ambiente que j tenha sido melhorado pelo Dia "D" voltar a apresentar problemas na mesma intensidade de antes, significa que as aes de continuidade no esto sendo eficientes e eficazes para a manuteno do Programa.
-.'. A 2ORMA34O DO COMI!5 DE IMP#A6!A34O DO DIA "D" O grupo de funcionrios que executar a implantao do Dia "D" chamado de Comit 5S. O Comit poder ficar responsvel tambm pela continuidade do Programa. Os integrantes do grupo, no mximo 10 integrantes, devero ser escolhidos dentre os funcionrios que tenham predisposio para os assuntos voltados rea de qualidade. No Dia "D" o Comit "5S" ter o apoio de um grupo de voluntrios, a fora-tarefa e os representantes de rea, escolhidos pelo Comit dentre os funcionrios.
-.5. !reinamento O grupo de funcionrios que executar a implantao do Dia "D" chamado de Comit 5S. O Comit poder ficar responsvel tambm pela continuidade do Programa. Os integrantes do grupo, no mximo 10 integrantes, devero ser escolhidos dentre os funcionrios que tenham predisposio para os assuntos voltados rea de qualidade. No Dia "D" o Comit "5S" ter o apoio de um grupo de voluntrios, a fora-tarefa e os representantes de rea, escolhidos pelo Comit dentre os funcionrios. -que ele tenha a durao de, no mnimo, 6 horas; -que seja realizado em uma sala de tamanho adequado para a quantidade de participantes, com cadeiras confortveis e equipada com um retro-projetor, uma TV, um videocassete; -que seja feita a distribuio de material didtico como, por exemplo, a "cartilha" com o contedo do Programa; e -a apresentao e a discusso de filmes para sensibilizao (vide final deste texto). Se a estrutura da Instituio permitir, esses requisitos devem ser incrementados com a sofisticao dos mtodos pedaggicos e dos materiais de apoio do treinamento, com um aumento da carga horria e com a utilizao de um ambiente que proporcione um maior conforto para os participantes. Importante imprescindvel que o treinamento seja feito. O fato de ele estar estruturado sem as condies ideais para a sua realizao no compromete a sua eficcia, portanto no justifica a sua no- realizao.
-.+. So7re o Comit8 "5S" Atri7$i%Des do Comit8 "5S"E -propor o plano de implantao do Programa; -elaborar o oramento da implantao; -monitorar a execuo do Programa;e -avaliar e elaborar o balano do Programa. Atri7$i%Des do Coordenador do Comit8 "5S"E -gerenciar todas as atividades de implantao do Programa; e -representar o Comit junto alta Administrao. PerCi, do Coordenador do Comit8 "5S"E -possuir amplo conhecimento da Instituio; -ter livre acesso a gerentes/supervisores /chefes das reas envolvidas; -ser respeitado tanto pessoal quanto tecnicamente na Instituio; e -ser formador de opinio. Atri7$i%Des dos Mem7ros do Comit8 "5S"E -disseminar os conceitos do Programa (multiplicador); e -executar as aes previstas no planejamento de implantao do Programa. PerCi, do Mem7ro do Comit8 "5S"E -possuir boa capacidade de comunicao; -ter credibilidade; -ter disponibilidade para aprender; -ser respeitado na Instituio, tanto pessoal, quanto tecnicamente; e -ser formador de opinio. Atri7$i%&o dos Re(resentantes de reaE -intermediar as informaes e as orientaes entre o Comit e os funcionrios; e -transmitir ao Comit as dificuldades e as oportunidades observadas junto aos funcionrios. PerCi, do Re(resentantes de reaE -ser formador de opinio; -ter facilidade de compreenso e comunicao; e -ter credibilidade. Atri7$i%&o dos Integrantes da 2or%aA!areCaE -ajudar nas tarefas pesadas do Dia "D" (carregar, empurrar, transportar). PerCi, do Integrante da 2or%aA!areCaE -predisposio a ajudar; -ter fora fsica compatvel com as tarefas; e -ser cuidadoso com o trato dos materiais e equipamentos. 9. P,ane:ando o "Dia D"
A seguir so apresentadas, a ttulo de sugesto, as etapas a serem seguidas na implantao do Dia "D". Isso no significa que cada Instituio desenvolva uma metodologia prpria e adequada para a sua realidade. Entretanto importante dizer que o Comit 5S desenvolva seu planejamento com base nas informaes fornecidas pelas reas que daro apoio operacional implantao do Programa, tais como: Suprimentos, Patrimnio, Transportes, Finanas, Telecomunicaes, Manuteno, Informtica, Medicina e Segurana, Comunicao e Treinamento.
9.1. CRIA6DO O COMI!5 "5S" O Comit poder ser constitudo por elementos indicados pela Alta Administrao ou pelo prprio Grupo da Qualidade. A criao do Comit e a definio de suas atribuies devem ser relatadas na ata da reunio realizada para este fim. de suma importncia que as reunies do Comit e suas decises sejam formalizadas em ata prpria, de forma a garantir a legitimidade das aes. quem faz: a Alta administrao ou o Grupo da Qualidade. como faz: repassa conhecimentos; formaliza deciso; define onde e quando; elabora cronograma.
9.2. AA#IA6DO O PROCESSO importante que o coordenador do Comit rena-se com a Comisso de Qualidade e com os Dirigentes da organizao para relatar as atividades planejadas, apresentar os prximos passos e discutir as dificuldades encontradas. Recomenda-se que as reunies sejam pautadas, para agilizar os trabalhos e evitar perda de tempo. Todas as decises devem ser registradas em ata. quem faz: o Comit 5S. como faz: promove reunio para relatar as atividades concludas; apresenta os prximos passos e discute as dificuldades.
9.". A!IIDADES PARA#E#AS So aquelas que vo fazer do "Dia D" um dia festivo. Essas atividades devero estimular o trabalho em equipe e garantir um clima de descontrao neste dia. quem faz: o Comit 5S e Voluntrios. como faz: por meio de cartazes; boletins; informativos; brincadeiras; premiaes; solenidade de abertura; festa de encerramento; fotografias; filmagem; entrevistas, e etc. Para isso elabora um cronograma especfico.
9.'. MAPEA6DO AS REAS O local a ser trabalhado no dia "D" dever ser dividido em "reas", de modo a facilitar no apenas o desenvolvimento das aes do Comit, como tambm a comunicao entre o Comit e os funcionrios envolvidos. A diviso por rea dever obedecer aos critrios que contemplem tanto o aspecto da proximidade fsica das salas quanto da similaridade dos servios, facilitando as atividades do Comit na escolha de Representantes e na transmisso de informaes e instrues. quem faz: o Comit 5S. como faz: obtm planta baixa ampliada do local; identifica os servios executados em cada uma das reas; identifica as diretorias envolvidas; divide em reas; divulga.
9.5. SE6SI.I#I;A6DO PARA O PRO0RAMA (Multiplicao dos Conceitos do Programa) A multiplicao do Programa dever ser levada a efeito pelo Comit atravs da apresentao dos seus conceitos e do seu cronograma de implantao, com informaes detalhadas sobre o "Dia D", passo a passo, alm de orientaes para que cada funcionrio saiba exatamente como ser um colaborador do processo. Dependendo do nmero de funcionrios envolvidos devero ser formados mais de um grupo de sensibilizao. O nmero de participantes por grupo depende da estrutura do local a ser utilizado para este fim. O importante que a composio dos grupos seja heterognea, e que tenha a participao de chefes, supervisores, etc. O Comit dever adequar o tempo de treinamento em funo da realidade da Instituio. Sugere-se que os convites para o curso sejam individuais, de modo a que o funcionrio compreenda a importncia da sua participao no Programa. Durante o treinamento, o multiplicador dever solicitar voluntrios para os cargos de Representantes das reas e de Fora-Tarefa e, se necessrio, identificar outros participantes que tenham perfil adequado execuo de atividades na rea da qualidade. O treinamento dever valer-se de recursos didticos variados e criativos e o local das palestras deve ser agradvel e confortvel. quem faz: os multiplicadores do Programa. como faz: define objetivos; define pblico-alvo; planeja exposies; define data e local; define tempo de durao; divulga as datas do treinamento; testa recursos do treinamento; apresenta exemplos prticos; motiva; convence; responsabiliza; ouve; cria lista de presena.
9.+. DE2I6I6DO CO#A.ORADORES O Comit definir, formalmente, os nomes dos Representantes de reas e daqueles que comporo a Fora-Tarefa, escolhendo, dentre os voluntrios, os que possuam o perfil adequado para cada atividade. Sugerimos que antes da formalizao cada pessoa seja contatada para confirmao da sua disponibilidade em participar. Muitas vezes o voluntrio se v obrigado a mudar de idia aps o treinamento, devido a problemas pessoais ou funcionais. Obs.: Sugere-se que o nmero de integrantes da Fora-Tarefa seja calculado na base de 1 voluntrio para cada 10 participantes das atividades do "Dia D". quem faz: o Comit 5S - (a fora-tarefa pode ser indicada pelos Representantes de rea). como faz: analisa perfil; convida pessoalmente; formaliza convite; define nmero de participantes; pratica envolvimento; define atribuies.
9.-. DESCAR!E 0#O.A# E #OCA# O Comit e os Representantes das reas devem definir os locais adequados a receber o material descartado, levando em considerao a facilidade de acesso tanto para quem o est descartando, como tambm para quem vai providenciar a remoo do descarte, portanto interessante que cada rea tenha, preferencialmente, seu local de descarte - o descarte local. O Representante da rea ser responsvel por receber e organizar os materiais descartados, separando-os em: material inservvel (lixo), material patrimoniado sucateado, material de consumo, material patrimoniado disponibilizado, etc. O material descartado ou disponibilizado deve ser classificado e o Comit dever orientar os funcionrios quanto ao destino a ser dado a cada item. Descarte global o local onde sero agrupados os materiais descartados de todas as reas. O local deve ser amplo, preferencialmente coberto, e que possa ser ocupado por alguns dias sem interferir nas atividades rotineiras da Instituio. Deve ainda oferecer segurana para a guarda dos materiais que ali sero depositados. A Fora-Tarefa ser responsvel pela transferncia do material da rea de descarte local para a do global. quem faz: o Comit 5S, os Representantes de rea e a Fora-Tarefa. como faz: analisar planta baixa; verifica locais prximos; evita reas de circulao; evita gastos com transporte; separa papis, patrimnios, lixo, etc.
9.9. DOCUME6!A6DO O "A6!ES" O trabalho consiste em fotografar os locais - salas, mesas, gavetas, armrios, etc. - alvo da ao do "Dia D", sempre com a concordncia das pessoas que ali trabalham. recomendvel que se evite fotografar funcionrios ou objetos que os identifiquem a fim de evitar constrangimentos. Este trabalho poder ser feito por qualquer um dos participantes que tenha alguma experincia com o equipamento fotogrfico disponvel e habilidade para tratar com as pessoas. importante que os locais fotografados, bem como as angulaes de cmera, sejam anotados para que se possa repetir as fotos, nas mesmas posies, aps as aes do "Dia D". A melhor maneira de obter a necessria permisso para fotografar explicar ao funcionrio durante o treinamento, a importncia de documentar e comparar os resultados do trabalho que ele mesmo ir realizar, e que este material ser utilizado posteriormente na documentao do Programa.
Montagem do Q$adro de 2otos O quadro ser montado pelo participante que apresente aptido para o trabalho, sob a coordenao do Comit. As fotos devero ser coladas com espao suficiente entre elas de modo a permitir a futura incluso das outras que registraro as melhorias obtidas no "Dia D". O quadro dever ser colocado em local onde os participantes possam visualiz-lo. Cada rea exibir seu prprio quadro. Recomenda-se no afix-lo em local de circulao do pblico externo. quem faz: o Comit 5S e os Representantes de rea. como faz: fotografa; no identifica; setoriza; d visibilidade; acesso s para funcionrios da Instituio.
9.<. #EA6!A6DO AS 6ECESSIDADES (manuteno e materiais) O Comit dever providenciar a elaborao de planilhas a serem utilizadas pelos funcionrios participantes do "Dia D", orientando os representantes das reas quanto ao seu correto preenchimento: P,ani,Fa de So,icita%&o de Materia, Utilizada para discriminar e quantificar os produtos a serem usados na limpeza e organizao do local. P,ani,Fa de Descri%&o de Me,Forias Utilizada para anotar as necessidades relativas manuteno e aquisio de mveis e equipamentos, modificao de leiaute, entre outras. Obs.: Das planilhas devero constar somente as sugestes que forem de consenso do grupo. quem faz: o Comit 5S, os Representantes de rea e os Funcionrios. como faz: estabelece critrios; padroniza planilha para receber os pedidos; cria grupos em reas ou setores afins; no censura idias; incentiva democracia; estabelece tempo para a reunio.
9.1=. SE#ECIO6A6DO AS A3>ES IEIS O Comit dever, juntamente com os Representantes das reas, analisar os pedidos descritos nas planilhas de solicitao de melhorias e de materiais. Estas planilhas merecem uma especial ateno, pois nem todas as solicitaes so possveis de serem atendidas no "Dia D", ou mesmo depois dele. Porm importante ressaltar que o Comit s dever negar aquele pedido impossvel de ser atendido, de modo a no frustrar a expectativa de quem props a melhoria. Tambm importante que algumas propostas sejam avaliadas junto s Chefias dos setores ou pelas Diretorias que sero envolvidas nas solues. Se a opo do Comit for atender a todos os pedidos de manuteno nos dias subseqentes ao "Dia D", ento necessrio que o Comit se rena com os responsveis pela manuteno, estabelea um cronograma de atendimento, defina os materiais necessrios e os custos. quem faz: o Comit 5S, os Representantes de rea e as Chefias dos Setores. como faz: analisa e prioriza as melhorias; analisa as sugestes; verifica a possibilidade de execuo; prev custo e mo-de-obra; planeja execuo com o responsvel pela execuo.
9.11. COMU6ICA34O DAS A3>ES I6IEIS Aps a definio das melhorias que sero atendidas, os Representantes devero retornar s suas reas com as informaes sobre as decises do Comit. Elas devero estar formalizadas na planilha de solicitao de melhorias, e as negativas ou adiamentos devero conter informaes suficientes para que o grupo entenda os motivos do no atendimento solicitao. quem faz: os Representantes de rea. como faz: explica recusas ou adiamentos; registra em formulrio; claro; no desmotiva. 9.12. DISPO6I.I#I;A6DO MA!ERIAIS O Comit deve viabilizar a compra dos materiais a serem utilizados pelos funcionrios no "Dia D". Esta atividade deve atender aos trmites administrativos da Instituio, portanto deve ser programada com a devida antecedncia. Os materiais solicitados e suas respectivas quantidades devem gerar uma lista de compra nica, que ser utilizada posteriormente para a execuo do pedido de compra dos materiais. S corte da lista o que no puder ser, de fato, adquirido. Atenda sugestes que iro contribuir positivamente para a realizao dos trabalhos. Um aspecto a ser observado que alguns materiais podem ser utilizados por mais de uma sala: vassouras, rodos, baldes. Portanto, nem sempre 1 + 1 = 2!! A adoo deste critrio coerente com uma das propostas do "Programa 5S", que estimular o trabalho em equipe. quem faz: o Comit 5S e os Representantes de rea. como faz: junta pedidos, agrupando produtos; analisa as sugestes; viabiliza compras; programa manuteno.
9.1". MO6!A0EM E DIS!RI.UI34O DOS "?I!@S" Os materiais adquiridos devero ser separados de acordo com os pedidos feitos pelas reas. Este trabalho deve ser feito com a colaborao dos Representantes das reas e, se necessrio, com elementos da Fora-Tarefa, sob a superviso de algum elemento do Comit. Os materiais devem ser acondicionados em caixas identificadas. As caixas contendo os materiais devem ser distribudas, de preferncia, um dia antes do "Dia D". quem faz: Comit 5S, Representantes de rea e Fora-Tarefa. como faz: separa materiais; acondiciona; identifica por reas; distribui.
9.1'. DE2I6I6DO RESPO6SA.I#IDADES O Comit far uma reunio com os Representantes das reas e a Fora-Tarefa, alguns dias antes do "Dia D", para definir as atribuies de cada um e apresentar as instrues operacionais que devero ser cumpridas no "Dia D". quem faz: o Comit 5S, os Representantes de rea e a Fora-Tarefa (voluntrios). como faz: distribui instrues; verifica ltimas providncias.
9.15. AS A3>ES DO DIA "D" o dia de se colocar em prtica o "Programa 5S", comeando pelos 3 primeiros conceitos: Descarte, Arrumao e Limpeza. Para o sucesso desse dia, o Comit precisa ter cumprido rigorosamente todos os passos estabelecidos no cronograma. Reportagens (filmagem e fotografia), brincadeiras e festividades de encerramento devem ser programadas. quem faz: o Comit 5S, os Representantes de rea, a Fora-Tarefa e demais Funcionrios. como faz: obedece a programao; verifica materiais; verifica o andamento dos trabalhos; verifica as reas de descarte; verifica a organizao; verifica o cumprimento das etapas; identifica problemas; motiva.
9.1+. DOCUME6!A6DO O "DEPOIS" Fotografar os mesmos locais, nos mesmos ngulos, para demonstrar as melhorias obtidas com o "Dia D". Montagem do Q$adro de 2otos As fotos do "depois" devem ser coladas ao lado das fotos do "antes", para que os participantes possam avaliar os resultados obtidos com o Programa. quem faz: o Comit 5S e os Representantes de rea. como faz: Fotografa aps alguns dias; mesmo "fotgrafo"; no identifica; afixa junto s anteriores; d visibilidade; acesso s para funcionrios da Instituio.
9.1-. CO6!A.I#I;A6DO O DESCAR!E Pesar lixo e sucata. Contar e relacionar os itens descartados e disponibilizados para outras reas. Enriquecer a documentao por meio de fotos ou filmagem. Definir o destino a ser dado ao material descartado ou disponibilizado (doao, venda, etc.). quem faz: o Comit 5S e os Representantes de rea. como faz: pesa; conta; registra; incentivar visitas; providencia remoo; controla patrimnio.
9.19. DIU#0A6DO OS RESU#!ADOS Como finalizao do processo, deve-se divulgar os resultados contabilizados, expor as fotos e apresentar o filme do "Dia D", incentivar visitas rea de descarte e distribuir comunicado da Alta Administrao e do Comit, agradecendo a participao de todos. quem faz: o Comit 5S. como faz: divulgar resultados; promove atividades paralelas; premia; divulga fotos e filme.
9.1<. SU0ES!4O DE 2I#MES A SEREM U!I#I;ADOS Brasil - O Pas do Desperdcio - TV Cultura ( www.tvcultura.com.br ) - 1991- Setor de copiagem - falar com Beth, Romeu ou Mrcia - fones (0xx11) 3874-3145/46 tica - Algum Viu por A - TV Cultura -www.tvcultura.com.br - Setor de copiagem - falar com Beth, Romeu ou Mrcia - fones (0xx11) 3874-3145/46 Curta os Gachos - "Ilha das Flores" - 2001 Videoteca - www.2001video.com.br - Telefone: (0xx11) 3251-1044 (loja Avenida Paulista) Curta com as Estrelas - "Por Dvida das Vias" - 2001 Videoteca (www.2001video.com.br ) - Telefone: (0xx11) 3251-1044 (loja Avenida Paulista) <. A Man$ten%&o do Programa "5S"
Existem alguns fatores, assim como em todos os programas de qualidade ou programas gerenciais, que dificultam a manuteno do programa 5S a longo prazo. A falta de comprometimento e empenho pessoal da alta administrao o principal deles e resulta, na maioria das vezes, em: falta de recursos humanos e financeiros destinados ao Programa 5S; na escolha de um responsvel pela organizao do programa que, ou no apresenta perfil adequado atividade, ou est sobrecarregado por outras ocupaes e que acabar deixando as atividades do 5S "para depois". Um outro fator a ser considerado quando o foco do programa est somente na motivao das pessoas. A idia de que a continuidade dos trs primeiros "esses" depende somente da motivao e da conscientizao (treinamento) das pessoas falsa, pois elas so apenas um dos suportes da manuteno do programa. A continuidade (rotinizao) do Programa implica no estabelecimento de regras, ou seja, na normalizao dos procedimentos para a execuo do descarte, da arrumao e da limpeza, de forma que o funcionrio no deixe de executar os trs "esses" ao priorizar outros trabalhos. Portanto, incorporar as atividades do Programa 5S na rotina dos funcionrios atravs de treinamento adequado e da criao de procedimentos de execuo de cada um dos "esses", e implantar um sistema de auditoria e avaliao, so aes que, por diminurem a resistncia dos funcionrios, favorecem a continuidade do Programa.
<.1. O PRO0RAMA "5S" no DIAAAADIA A Disciplina o "esse" que trata da incorporao, pelos funcionrios e pela empresa, dos conceitos do Programa. A normalizao de atividades e a implementao do gerenciamento visual so importantes ferramentas dessa etapa do trabalho. Assim como todo programa de qualidade, o Programa 5S precisa estar sustentado por um sistema formal de garantia da qualidade, e de normas claras para que os funcionrios saibam qual a sua responsabilidade e o que deve ser feito por eles. Assim, ao se estabelecer os critrios para a execuo do Descarte, da Arrumao e da Limpeza, preciso que sejam levados em considerao alguns aspectos bsicos: -Explicitar, detalhadamente, como as atividades devem ser feitas. Como exemplos, podemos citar: os procedimentos para o descarte de documentos e de outros materiais, podendo inclusive incluir critrios da coleta seletiva de lixo; a padronizao para organizao dos arquivos; a padronizao visual das placas informativas e dos ambientes de trabalho; a elaborao de cronograma de manuteno de bens mveis e imveis; -Definir os responsveis pela execuo das atividades. Devemos deixar claro para os funcionrios exatamente quais atividades e reas so de sua responsabilidade. Quando isso no feito, ou seja, quando a responsabilidade por determinada tarefa de "todos" ela acaba no sendo de ningum. O Programa 5S um trabalho a ser feito a longo prazo que pretende atravs da reeducao, introduzir uma mudana cultural nas empresas, portanto, s depois de acontecer essa mudana que se poder pensar em responsabilidade coletiva; -Estabelecer quando as atividades devem ser executadas. muito importante que sejam definidas as normas (padronizao dos procedimentos) e os horrios (dirios, com durao de 5 a 10 minutos) para a execuo das atividades de descarte, arrumao e limpeza. Desta forma as atividades no sero executadas apenas nas "horas de folga" dos funcionrios e nem estaro sujeitas a critrios individuais, mas sero feitas por todos diariamente, passando, ento, a fazer parte da rotina da instituio.
<.2. 0ERE6CIAME6!O ISUA# O gerenciamento visual uma tcnica que ajuda a detectar rapidamente os problemas e as anormalidades existentes nos ambientes e a organizar os ambientes e a sinalizar quando alguma coisa est errada. As formas para implant-lo devem ser simples e de fcil compreenso pelos funcionrios. Podemos citar, como exemplos de gerenciamento visual: faixas de delimitao de rea de trabalho e corredores, padronizao de pastas e materiais e marcas de posio em quadros de ferramentas.
<.". AUDI!ORIA DO PRO0RAMA "5S" J dissemos que, com o tempo, existe a tendncia de os funcionrios priorizarem outras atividades, relegando a segundo plano as tarefas pertinentes ao programa 5S, fazendo com que o ambiente retorne desordem anterior. Para que isso no ocorra importante que seja implantado um sistema de auditoria e avaliao peridicas que possam indicar o estado da organizao da empresa, as aes corretivas que devero ser adotadas para aperfeioar o Programa e manter a ordem das coisas, as reas crticas que devero ser melhor acompanhadas e, a partir da divulgao dos seus resultados, crie um clima que incentive os funcionrios a melhorar constantemente o seu ambiente de trabalho. As auditorias precisam ter uma freqncia tal que no prejudique nem o trabalho "normal" dos auditores, nem o acompanhamento do Programa. Auditorias mensais tm se mostrado suficientes para o controle do Programa.O auditor do Programa 5S deve ter sua auditoria acompanhada por duas testemunhas - um representante do setor a ser auditado e por um membro do Comit 5S - que no devem interferir nos trabalhos de responsabilidade especficas do auditor como, por exemplo, no preenchimento do questionrio, na anotao das no conformidades e na avaliao dos resultados.
<.'. "CBEC? #IS!" Das providncias a serem adotadas durante a preparao das auditorias, chamamos a ateno para duas consideradas muito importantes para que as informaes geradas pelas auditorias possam ser utilizadas como instrumento de aperfeioamento do programa: a elaborao do check list e o treinamento dos auditores. O check list um questionrio de avaliao, de perguntas objetivas, ou seja, com questes que permitam respostas do tipo "sim" ou "no", para no deixarem dvidas ou permitirem interpretaes pessoais e, para cada elemento a ser analisado, dever ser elaborado um check list especfico. Tambm importante que seja elaborado o manual de preenchimento desses questionrios, de modo a facilitar o trabalho dos auditores durante a realizao das auditorias.
<.5. !REI6AME6!O DOS AUDI!ORES I6!ER6OS Os "auditores internos" so funcionrios da prpria empresa, capacitados para desenvolver suas atividades de rotina e no atividades de auditoria. Desta forma, o treinamento desses "auditores internos" uma ao importante para o sucesso das auditorias e nele devem ser abordadas, alm das questes relativas formao especfica para as auditorias, tambm os objetivos que o Comit 5S pretende alcanar com as auditorias, a importncia da uniformidade nos trabalhos dos auditores, a questo tica do comportamento do auditor, o correto preenchimento dos questionrios e a correta avaliao dos resultados. Um bom recurso para ser usado durante o treinamento que ir facilitar o aprendizado dos novos auditores a realizao de uma auditoria piloto, onde as dvidas possam ser sanadas.
<.+. RESU#!ADO DA AUDI!ORIA Os resultados da auditoria devem ser transformados em notas finais de 0 a 5 (ou de 0 a 100%) para cada setor e tambm para a empresa no geral e apresentados em grficos para que se possa comparar os resultados entre os setores e para o acompanhamento da evoluo do processo. Tambm devem ser elaborados relatrios especficos para cada rea auditada que sero analisados pelo Comit e pelo Representante do setor auditado. As no conformidades sero discutidas, posteriormente, pelo Comit 5S, que ento definir as aes corretivas que devero ser adotadas.
<.-. MO!IA6DO PARA A CO6!I6UIDADE DO PRO0RAMA "5S" A motivao para que o Programa 5S tenha continuidade deve ser uma preocupao constante do Comit e da administrao da instituio, pois as auditorias, com o tempo, passam a ser rotina e no motivam mais os funcionrios. Uma estratgia se promover uma competio entre os setores premiando os vencedores. A presena da alta administrao nas premiaes, durante as auditorias e nas reunies de divulgao dos resultados da auditoria denota o interesse que a empresa tem pelo Programa. Um outro fator de motivao a realizao peridica de palestras de reforo dos conceitos 5S, para que o Programa permanea na mente dos funcionrios.
<.9. CO6C#US4O O fundamento principal do Programa 5S o comprometimento e envolvimento pessoal da alta administrao da instituio, sobre o qual se assenta todo o programa. Portanto, no adianta se trabalhar a implantao, a motivao, o controle e o gerenciamento de Programa, pois a falta de comprometimento da alta administrao causar, no futuro, o fracasso do programa.
Texto elaborado com base na matria de Grson Tontini - "O que fazer para ter os 5S funcionando" publicada na revista BQ - Qualidade julho/98 - pgs. 79 a 87. Ele parte integrante da apostila Planejando o Dia "D" elaborada por Gilda Maria Azevedo Alves dos Anjos, supervisora tcnica do IPEM-SP e multiplicadora do Programa "5S". 1=. .i7,iograCia Com(,ementar
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SI!ES DE I6!ERESSE -Instituto Ethos de Empresas e Responsabilidade Social - Rua Francisco Leito, 469, 14 andar, conj. 1407 - Tel./Fax: (0xx11) 3068-8539 - e-mail: ethos@ethos.org.br - cep 05414-020 - So Paulo - SP -CE!EC"Centro de Estudos e !es#uisa$ Educa%&o$ Cultura e '%&o Comunit(ria Al. Gabriel Monteiro da Silva, 2.045, Fax: (0xx11) 3068-9874 - e- mail: in)o@cenpec.org.br - cep 01441-001 - So Paulo - SP -C!# " Conselho acional de *esenvolvimento Cient+)ico e ,ecnol-gico SEPN 507 Bloco B- Ed. Sede CNPq Braslia - DF - cep 70740-901 - Tel.: (0xx61) 348-9000 Fax: (0xx61) 274-1950 -CONSED - Conselho Nacional de Secretrios de Educao SCS Qd. 08 - Ed. Venncio 2.000 - Bl. B50 salas 210/212 Braslia - DF - cep70312-971- Tel.: (0xx61) 225-9289 Fax: (0xx61) 225-9388 - e-mail: consed@.a..com.br -/unda%&o Carlos Chagas Av. Prof. Francisco Morato, 1.565 - So Paulo - SP cep 05513-900 - Tel.: (0xx11) 813-4511 Fax: (0xx11) 815-1059 -/unda%&o CES0R'RIO Rua Cosme Velho, 155 - Rio de Janeiro-RJ - cep 22241-090 - Tel.: (0xx21) 558-3033 Fax (0xx21) 558-3385 - e-mail:cesgranrio@org.br -I1IC, " Instituto 1rasileiro de In)orma%&o em Ci2ncia e ,ecnologia SAS Quadra 5 lote 6 Bloco H - Braslia - DF - cep 70070-914 - Tel.: (0xx61) 217-6310 e 321-5894 Fax: (0xx61) 321-5766 -IE! " Instituto acional de Estudos e !es#uisas Educacionais Esplanada dos Ministrios Bloco L, Anexos I e II, 4. andar - Braslia/DF - cep70047-900 -'%&o Educativa Av. Higienpolis, 901 S.Paulo - SP - cep 01238-001 - Tel.: (0xx11) 825.5544/7861 - e-mail: acaoeducativ@a3.apc.org .'!'E " 'ssocia%&o acional de !ol+tica e 'dministra%&o da Educa%&o PAD/FE/UnB FE 01- sala 12 - Braslia - DF - cep70910-900 - Tel.: (0xx61) 348-2108 - Fax: (0xx61) 349-2014 .ANPED - Associao Nacional de Ps-Graduao e Pesquisa em Educao Rua Ministro Godoy, 969 3 andar sala 310 A - So Paulo - SP - cep 05015-000 - Tel.: (0xx11) 3675-0085 - Fax: (0xx11) 3865-8725 - e- mail: anped@e3atas.pucsp.br -C'!ES " Coord. de 'per)ei%oamento de !essoal de +vel Superior Esplanada dos Ministrios Bl. L Anexo 1 - 2 andar - sala 209 - Braslia - DF - cep 70047-900 - Tel.: (0xx61) 410-8860 - Fax: (0xx61) 225-2279 - e-mail: -'C*@capes.gov.br -I!E' " Instituto de !es#uisa Econ4mica 'plicada Setor Bancrio Sul, Quadra 1 Bloco J - Ed. BNDES Braslia - DF - cep 70076-900 -!5* " !rograma das a%6es 5nidas para o *esenvolvimento SCN Quadra 02 Bloco A 7 andar - Braslia - DF - cep 70712-901 - Tel.: (0xx61) 329-2000 - Fax: (0xx61) 329-2099 - e-mail: registr7@undp.org.br -8EC " 8inist9rio da Educa%&o Esplanada dos Ministrios - Braslia - DF - cep 70047-900 - Tel.: (0xx61) 410-8807 - Fax: (0xx61) 226-3319 -!rograma 'COR*'$ 1R'SI: Esplanada dos Ministrios - Bloco L - 9 andar - sala 928 - Braslia - DF - cep 70047-900 - Tel.: (0xx61) 223-4713 e 410-8807 -Fax: (0xx61) 226-3319 - e-mail: acordabr@acb.mec.gov.br ;!ro<eto 'prendi. R. Belmiro Braga, 146 - So Paulo - SP - cep 05432-020 - Tel.: (0xx11) 870-9226/9225 -UNICEF - Fundo das Naes Unidas para a Infncia W3 Norte, Quadra 510, Bloco A - 1 andar - Ed. Sede do INAN - Braslia - DF - cep 70750-530 -Tel.: (0xx61) 348-1900 - e-mail: brasilia@unice).org.br -Fundao Victor Civita Av. das Naes Unidas, 7.221 - So Paulo - SP - cep 05425-902 - Tel.: (0xx11) 3037-4321 - Fax: (0xx11) 3037-4322 - e-mail: novaescola@email.abril.com.br -'1O0 " 'ssocia%&o 1rasileira de Organi.a%6es n&o 0overnamentais R. Dr. Renato Paes de Barros, 684 - So Paulo - SP - cep : 04530- 001 - Tel.: (0xx11) 829-9102 - e-mail: abong@uol.com.br -'*I " 'g2ncia de ot+cias dos *ireitos da In)=ncia SDS Ed. Boulevard Bl.A sala 101 - Braslia - DF - cep 70391-900 - Tel.: (0xx61) 322-6508 -Fax: (0xx61) 322-4973 - e-mail: andi@andi.org.br " brasilia@unice).org.br -/unda%&o 'brin# !elos *ireitos da Crian%a R. Lisboa, 224 - So Paulo - SP - cep 05413-000 - Tel.: (0xx11) 881- 0699 - e-mail: in)o@)undabrin#.org.br " brasilia@unice).org.br -0I/E " 0rupo de Institutos$ /unda%6es e Empresas Al. Ribeiro Preto, 130 - 11. andar - Cj. 12 - So Paulo - SP - cep 01331-000 - Tel./Fax: (0xx11) 287-2349 - e-mail: in)o@gi)e.org.br -UNDIME - Unio Nacional dos Dirigentes Municipais de Educao SEPN 504 Bl. B VIRGO Salas 301/2 - Braslia - DF - cep 70738-900 - Tel.: (0xx61) 226-3288 Fax: (0xx61) 224-990