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Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Diretrizes para a Gesto Arquivstica do Correio Eletrnico Corporativo














Rio de Janeiro | 2012


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SUMRIO

1. Introduo
1.1 Pblico-alvo
1.2. O que trata
1.3 O que no trata
1.4. Definies
2. Transmisso de mensagem de correio eletrnico: funcionamento
3. Gesto arquivstica da mensagem de correio eletrnico
3.1 O documento arquivstico digital
3.2 A mensagem de correio eletrnico como um documento arquivstico
3.3 Aplicao dos procedimentos da gesto arquivstica de documentos: produo,
manuteno, uso e destinao.
3.4 A mensagem de correio eletrnico e sua redao
3.5 Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD: captura
da mensagem de correio eletrnico
3.6 Estratgias de apoio para gesto arquivstica de mensagem de correio eletrnico na
ausncia de um SIGAD
4. O uso da mensagem de correio eletrnico para formao de processos
5. Acesso e direito de uso do correio eletrnico
6. Preservao da mensagem de correio eletrnico
7. Capacitao e treinamento
8. Referncias













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1. Introduo

As tecnologias de informao trouxeram grandes mudanas s dinmicas
institucionais. Dentre elas destaca-se a utilizao do correio eletrnico (do ingls electronic
mail ou e-mail), que um sistema utilizado na produo, tramitao e recebimento de
mensagens eletrnicas, as quais so documentos natos digitais.
A comunicao interna e externa dos rgos ou entidades, via correio eletrnico, foi
bastante ampliada devido velocidade de transmisso, facilidade de envio (evitando
procedimentos burocrticos) e ao custo reduzido. Porm, esses benefcios tm como
consequncia a produo de um grande volume de mensagens trocadas com ou sem
anexos , ocasionando constantemente o esgotamento do espao das caixas postais de
correios eletrnicos.
Diante dessa situao, muitos usurios do sistema encontram como soluo apagar
as mensagens mais antigas. Esse foco na administrao de espao de armazenamento
ignora que tais mensagens podem ter sido produzidas no mbito das atividades
desempenhadas pelos rgos ou entidades, o que, consequentemente, as caracterizariam
como documentos arquivsticos. Uma vez assim consideradas, tais mensagens devem ser
submetidas poltica de gesto arquivstica de documentos
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do rgo ou entidade, cujos
fundamentos esto delineados em legislao federal e normas do Conselho Nacional de
Arquivos CONARQ.
Essa poltica pressupe a adoo de uma srie de medidas que possibilita o
gerenciamento da mensagem de correio eletrnico em sua produo, uso, manuteno e
destinao, aplicando as normas e os procedimentos arquivsticos para o tratamento desse
documento, incluindo seus prazos de guarda e eliminao.
Para orientar a gesto arquivstica de mensagem de correio eletrnico corporativo
importante definir diretrizes e recomendaes para tal gesto, como referncias aos rgos
ou entidades que utilizam o correio eletrnico como ferramenta de trabalho.
Cabe destacar que as Diretrizes para a gesto arquivstica do correio eletrnico
corporativo compem um documento que deve ser utilizado e aplicado conjuntamente
com a publicao e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de

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O termo gesto arquivstica de documentos equivale aos termos gesto de documentos ou
gesto de documentos arquivsticos.

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gesto arquivstica de documentos, a qual aborda a gesto arquivstica de documentos
digitais e no digitais e a especificao de requisitos para sistemas informatizados de gesto
arquivstica de documentos (SIGAD).

1.1. Pblico-alvo
rgos ou entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR,
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a saber:
o Arquivo Nacional;
os arquivos federais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo e Legislativo;
os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo;
pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, mediante
acordo ou ajuste com o CONARQ, rgo central do SINAR.

1.2. O que trata
Mensagem de correio eletrnico como documento arquivstico.
Gesto arquivstica de mensagem de correio eletrnico: produo, manuteno,
uso e destinao.
Gerenciamento da mensagem de correio eletrnico dentro do Sistema
Informatizado para Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD
Gerenciamento da mensagem de correio eletrnico fora do SIGAD.
Forma documental e redao.
Acesso e direito de uso do correio eletrnico.
Preservao da mensagem de correio eletrnico.
Recomendaes para capacitao e treinamento de usurios.

1.3. O que no trata
Configuraes tcnicas para implantao de sistemas informatizados.
Especificaes tecnolgicas de software e hardware.

2
BRASIL. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Artigo 10.

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Mensagem de correio eletrnico particular.
Assinatura digital e certificao digital.
Migrao entre sistemas informatizados aplicados gesto de documentos
arquivsticos.

1.4. Definies
No escopo destas diretrizes, devem-se considerar as seguintes definies:
Acessibilidade: qualidade do documento arquivstico de permitir acesso ao seu
contedo e seu significado. (CONARQ, 2011, p. 22)
Aplicativo: programa executvel destinado a auxiliar o usurio na realizao de
determinadas tarefas num computador, como, por exemplo, os processadores de
texto (Word) e planilhas (Excel). (DICWEB, 2010)
Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi
produzido, no tendo sofrido alterao, corrompimento e adulterao.
Caixa postal eletrnica ou caixa de correio: rea de armazenamento de um usurio
no servio de correio eletrnico. Contm as pastas Caixa de entrada, Mensagens
Enviadas, entre outras.
Captura: incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, por
meio de registro, classificao e arquivamento. (CONARQ, 2011, p. 124)
Comunicao assncrona: comunicao que no ocorre ao mesmo tempo, no
simultnea; a mensagem emitida por uma pessoa recebida e respondida mais tarde
pelas outras (MENEZES; SANTOS, 2002).
Confiabilidade: qualidade do documento arquivstico de possuir credibilidade
enquanto contedo ou declarao de um fato. a responsabilidade do autor dos
materiais, seja ele uma pessoa fsica ou a pessoa jurdica que um indivduo
representa. Ela estabelecida com base na completeza e acurcia do material, e no
grau de controle exercido no processo de sua produo (CONARQ, 2011, p. 21-22)
Cpia autoritria: Manifestao de um documento arquivstico considerada pelo
produtor como sendo o seu documento arquivstico oficial e que est comumente

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sujeita a controles de procedimentos que no exigidos para outras manifestaes.
(INTERPARES 3 PROJECT, 2011)
Correio eletrnico: Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem
eletrnica e outros documentos digitais por meio de rede de computadores. (I) E-
mail. (CONARQ, 2011, p. 127)
Documento arquivstico digital: Documento digital reconhecido e tratado como um
documento arquivstico. (I) Digital record. Ver tambm: Documento arquivstico;
documento digital. (CONARQ, 2011, p. 128)
Documento arquivstico: Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso
de uma atividade prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade e retido
para ao ou referncia. (I) Record. (CONARQ, 2011, p. 128)
Documento digital: Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel
e interpretvel por meio de sistema computacional. (I) Digital document.
(CONARQ, 2011, p. 128)
Documento: Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o formato ou o
suporte (ARQUIVO NACIONAL, 2010, p. 73).
E-mail (electronic mail). Ver: Correio eletrnico.
Endereo de correio eletrnico: nome nico de uma caixa postal eletrnica, de
uma pessoa, grupo ou organizao, associado a um servio de correio eletrnico.
formado por um identificador (nome, apelido, sigla ou cdigo), um sinal @
(arroba) e o domnio do provedor do servio. (CONARQ, 2010b, p. 14)
Mensagem eletrnica: Documento digital criado ou recebido via um sistema de
correio eletrnico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem.
(CONARQ, 2010b, p. 17)
Organicidade: qualidade do documento arquivstico pelas relaes que mantm
com os demais documentos do rgo ou entidade e que refletem suas funes e
atividades. (CONARQ, 2011, p. 21)
Provedor de acesso: empresa que oferece o servio de acesso Internet para
usurios residenciais ou empresas.
Unicidade: o documento arquivstico nico no conjunto documental ao qual
pertence. (CONARQ, 2011, p. 21)

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2. Transmisso de mensagem de correio eletrnico: funcionamento

A mensagem de correio eletrnico, apesar de ser, na maioria das vezes, produzida
em poucos segundos, no uma comunicao em tempo real. No necessrio que o
remetente e o destinatrio estejam conectados simultaneamente; uma comunicao
assncrona.
O mecanismo de transmisso de uma mensagem de correio eletrnico compreende
outros componentes alm dos computadores do remetente e do destinatrio conectados a
uma rede. Antes de compreender esse mecanismo preciso entender como funciona um
servio de correio eletrnico. Desta forma, a seguir, apresentado o funcionamento da
troca de mensagem, seja via Internet, ou mesmo via rede local (LAN Local Area
Network). Assim, para que efetivamente acontea uma troca de mensagem entre dois ou
mais usurios de correio eletrnico, pode ser necessria a utilizao de vrios servidores,
protocolos e aplicativos.
PARA SABER UM POUCO MAIS...
Um usurio que queira enviar uma mensagem para outro utilizar um aplicativo de correio
eletrnico, tambm conhecido como MUA (Mail User Agent) ou Agente de Mensagens do Usurio. Uma vez
redigida a mensagem, esta ser enviada pelo MUA a um MTA (Mail Transport Agent), Agente Transportador
de Mensagens, que se encarregar ento de entreg-la ao MTA do destinatrio, caso ele se encontre em outra
mquina, ou simplesmente coloc-la na caixa postal do destinatrio, caso ele se encontre no mesmo servidor.
A transferncia da mensagem entre o MUA e o MTA se efetua utilizando-se um protocolo chamado SMTP
(Simple Mail Transfer Protocol), Protocolo Simples de Transferncia de Mensagens. O protocolo SMTP ser
utilizado tambm entre o MTA do remetente e o MTA do destinatrio.
O servidor de correio eletrnico do destinatrio, quando receber uma mensagem para um dos seus
usurios, simplesmente a coloca na caixa postal deste usurio. A transferncia de mensagens recebidas entre o
servidor e o cliente de correio eletrnico requer a utilizao de outros programas e protocolos. Usualmente
utilizado para este fim o protocolo POP (Post Office Protocol), Protocolo de "Agncia" de Correio, que
guarda as mensagens dos usurios em caixas postais e aguarda que estas sejam acessadas. Observe-se que,
neste protocolo, ao se ler as mensagens, estas so copiadas para o computador local. Outro protocolo que
pode ser utilizado para este mesmo fim o IMAP (Internet Message Access Protocol), Protocolo para Acesso
de Mensagens via Internet, que implementa muitos outros recursos, alm das funcionalidades fornecidas pelo
POP, destacando-se que no IMAP as mensagens lidas permanecem no servidor, at que se solicite que sejam
excludas. Os protocolos POP e IMAP so protocolos para recebimento de mensagens, ao contrrio do
protocolo SMTP, que serve somente para enviar mensagens.

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Para a utilizao dos protocolos POP e/ou IMAP, necessria a instalao de um servidor
apropriado, que vai ser o responsvel por atender as solicitaes do cliente de correio eletrnico por novas
mensagens. O recebimento de mensagens pelo cliente se d atravs da solicitao do MUA do usurio ao seu
servidor de correio eletrnico, que aps a autenticao do usurio vai informar se existem mensagens em sua
caixa postal e quantas so. A seguir, o MUA solicita a transferncia das mensagens para a mquina local,
finalizando assim o processo de troca de mensagem entre dois ou mais usurios.

Existem vrias arquiteturas do sistema de correio eletrnico, as quais possibilitam
que a mensagem fique armazenada no servidor, no computador do usurio cliente ou em
ambos. A Figura 1 remete a um exemplo de configurao.


Figura 1 Infraestrutura do correio eletrnico cliente-servidor

Entre os vrios componentes envolvidos numa troca de mensagens de correio
eletrnico, podem ser destacados:
computador conectado a uma rede de computadores;
provedor de servio de correio eletrnico;
endereo de correio eletrnico;
software de correio eletrnico; e

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protocolo de envio, transmisso e recebimento.

Os rgos ou entidades devem sempre considerar que uma mensagem pode ser
perdida ou extraviada, devido a problemas tecnolgicos, implicando prejuzo nas transaes
realizadas. Devem, portanto, a fim de reduzir a incidncia desses problemas, envidar
esforos na identificao de suas necessidades especficas em termos de gesto de correio
eletrnico e, a partir da, adotar a arquitetura que melhor os atenda.

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3. Gesto arquivstica da mensagem de correio eletrnico

De acordo com a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados, gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria visando a sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente (BRASIL, 1991).
O e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto
arquivstica de documentos, instrumento do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ,
apresenta a mesma definio, ressaltando a qualidade arquivstica da gesto, isto , o fato
de os documentos serem produzidos naturalmente, mantendo-se uma relao orgnica entre
eles, a fim de atender s funes e atividades desenvolvidas por um rgo ou entidade.
A gesto arquivstica de documentos tem que ser contemplada pela poltica
arquivstica institucional, a qual consiste em definir aes, normas e procedimentos
tcnicos para a gesto e a preservao de documentos produzidos e recebidos no decorrer
das atividades realizadas pelo produtor, com base na teoria e princpios da Arquivologia.
Dentre essas aes, est a elaborao de um programa de gesto arquivstica com a
definio de procedimentos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade dos
documentos, assim como o acesso contnuo a eles.
Concluindo, a mensagem de correio eletrnico reconhecida como documento
arquivstico, assim como os demais documentos de arquivo, tem que estar inserida na
poltica arquivstica e, consequentemente, no programa institucional de gesto arquivstica
de documentos. Dessa maneira, servir de apoio s funes e atividades, e como evidncia
das aes do rgo ou entidade.

3.1 O documento arquivstico digital

Documentos digitais so aqueles codificados em dgitos binrios, somente
acessveis e interpretveis por meio de recursos computacionais. Eles so considerados
como arquivsticos quando so produzidos ou recebidos pelo rgo ou entidade no decorrer
de suas atividades, e possuem relao orgnica entre si.

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No final do sculo XX, a produo crescente de documentos arquivsticos digitais
(textos, mensagens de correio eletrnico, bases de dados, planilhas, imagens, gravaes
sonoras, material grfico, pginas da web etc.), tanto representantes digitais quanto natos
digitais,
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reforou a necessidade de insero dos documentos digitais nos programas de
gesto arquivstica de documentos dos rgos ou entidades.
Os documentos digitais apresentam especificidades que podem comprometer sua
autenticidade e seu acesso, uma vez que so suscetveis degradao fsica dos seus
suportes, obsolescncia tecnolgica de hardware, software, de formatos e a intervenes
no autorizadas. O resultado disso a sua adulterao e/ou destruio.
Portanto, fundamental que sejam desenvolvidas estratgias de preservao digital
que considerem as caractersticas do documento arquivstico, principalmente no que diz
respeito forma fixa, ao contedo estvel e relao orgnica.

3.2 Mensagem de correio eletrnico como um documento arquivstico

Para identificar a mensagem de correio eletrnico como um documento arquivstico,
necessrio, primeiramente, reconhec-la como um documento.
Documento a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o formato ou
o suporte (CONARQ, 2010b, p. 12). A mensagem de correio eletrnico uma
informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio
de sistema computacional (CONARQ, 2010b, p. 13), logo um documento digital.
Num rgo ou entidade, a mensagem de correio eletrnico geralmente produzida
para atender e apoiar as atividades desenvolvidas, devendo ser reconhecida e tratada como
um documento arquivstico, isto , um documento produzido (elaborado ou recebido), no
curso de uma atividade prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido
para ao ou referncia
4
(CONARQ, 2010b, p. 12).

3
Documentos natos digitais: so aqueles originalmente produzidos e mantidos em meio digital.
Representantes digitais: documentos digitais oriundos de processo de digitalizao (comumente chamados
documentos digitalizados).
4
Atividade prtica o conjunto de atos cujo objetivo o cumprimento da atividade em si, onde
atos so manifestaes da vontade com um fim especfico (DURANTI, 2002). Ao significa o exerccio

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Uma vez reconhecida como um documento arquivstico, a mensagem de correio
eletrnico dever ser dotada das qualidades inerentes a esse documento, quais sejam:
organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
Nesse sentido, so documentos arquivsticos as mensagens de correio eletrnico
com a capacidade de:
conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o
controle social das informaes;
apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso;
possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
fornecer evidncia em caso de litgio;
proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos
usurios ou clientes;
assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao; e
manter a memria corporativa e coletiva.

A Organizao das Naes Unidas ONU, ao estabelecer orientaes sobre como
gerenciar a mensagem de correio eletrnico, aponta situaes em que possvel identific-
la como documento arquivstico; dentre elas, destacamos (UNITED NATIONS, 2010):
- mensagem cujo contedo inicia, autoriza ou completa uma ao de um rgo ou
entidade.
- mensagem trocada entre pessoas da mesma equipe ou de outras equipes, em
trabalho conjunto, e cujo contedo se refere atividade do rgo ou entidade.
- mensagem recebida de fonte externa (pessoa fsica ou jurdica) que compe um
documento arquivstico oficial.
- mensagem cujo contedo refere-se pauta ou registro de reunio.
- mensagem cujo contedo nota, relatrio final ou recomendao para uma ao
em desenvolvimento ou finalizada.


da vontade que visa criar, mudar, manter ou encerrar situaes (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 811).
Referncia quer dizer a consulta feita em algo para apoiar uma outra ao.


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As mesmas orientaes da ONU apontam situaes em que a mensagem de correio
eletrnico NO considerada documento arquivstico; dentre elas, destacamos:
- mensagem cujo contedo de carter pessoal (no tem relao com as atividades
do rgo ou entidade).
- mensagem cujo contedo se refere a correntes, propagandas, promoes e afins.
- cpia de mensagem enviada para grupos de trabalho ou coordenaes, com a nica
finalidade de referncia ou informao.
- material de referncia, isto , documentos usados apenas para subsdio terico no
desenvolvimento de uma atividade.

A mensagem de correio eletrnico considerada como um documento arquivstico
precisa ser declarada como tal, ou seja, incorporada ao conjunto de documentos do rgo
ou entidade, a fim de manter sua autenticidade, confiabilidade e acessibilidade pelo
tempo que for necessrio.


3.3 Aplicao dos procedimentos da gesto arquivstica de documentos mensagem de
correio eletrnico: produo, manuteno, uso e destinao

A implementao de um programa de gesto arquivstica de documentos resulta no
uso racional dos documentos produzidos e recebidos pelo rgo ou entidade, garantindo a
eficincia e a eficcia no processo de tomada de deciso, assim como a preservao
daqueles de carter probatrio e testemunhal.
Gerir mensagem de correio eletrnico consiste em control-la desde a produo at
sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Alguns questionamentos so
necessrios para apoiar esse gerenciamento: por que a mensagem foi produzida, para quem
ser enviada, se surtir rplicas, se ser arquivada ou eliminada.
Na produo de uma mensagem de correio eletrnico num mbito organizacional,
fundamental o uso de uma escrita formal, bem como demais orientaes indicadas na seo
A mensagem de correio eletrnico e sua redao destas diretrizes. Nessa fase, tal
documento tambm deve ser classificado, de acordo com o plano de classificao definido

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no programa de gesto documental do rgo ou entidade; o mesmo procedimento aplica-se
mensagem recebida.
A manuteno e o uso da mensagem de correio eletrnico caracterizam-se pelo
controle da sua tramitao, arquivamento e acesso. A tramitao de uma mensagem
eletrnica inicia-se quando esta enviada ao destinatrio nico ou mltiplo. De acordo
com o contedo tratado na mensagem, poder haver rplicas, o que exige maior ateno no
momento da classificao e da avaliao documental.
A destinao de uma mensagem decorrente do processo de avaliao e consiste
em decidir pela sua guarda temporria ou permanente, assim como a eliminao daquelas
desprovidas de valor para a guarda. Tal destinao dever estar prevista na tabela de
temporalidade e destinao de documentos adotada pelo rgo ou entidade. No mbito dos
membros do SINAR, por exemplo, deve-se adotar, para as atividades-meio, o modelo
aprovado pela Resoluo n 14/2001, do CONARQ.

3.4 A mensagem de correio eletrnico e sua redao
A mensagem de correio eletrnico composta, obrigatoriamente, por cabealho e
corpo, e, opcionalmente, por anexos.
O cabealho onde se encontram os seguintes campos: de, para, cc (do
ingls carbon copy cpia carbono ou simplesmente com cpia), cco (do ingls
blind carbon copy cpia carbono oculta ou simplesmente com cpia oculta),
assunto e indicao de anexos. Alm das informaes contidas nesses campos, so
registradas, no cabealho, outras informaes estruturadas que podem ou no ser exibidas,
como data e hora de envio e data e hora de recebimento. Essas informaes que
aparecem no cabealho permitem que a mensagem seja entregue ao(s) destinatrio(s) e
servem para identificar, classificar e contextualizar a mensagem, assim como quem a
enviou.
O corpo da mensagem destina-se apresentao do seu contedo (texto, imagem,
hyperlink etc.).
Quando existentes, os anexos podem apresentar-se em qualquer formato, tais como:
arquivos de processadores de texto e planilhas, vdeos, arquivos de udio etc.


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Figura 2 Exemplo de mensagem de correio eletrnico

A apresentao da mensagem pode variar de acordo com a ferramenta de correio
eletrnico utilizada pelo rgo ou entidade.

Redao da mensagem

A definio de uma estrutura mnima de redao na elaborao de uma mensagem
de correio eletrnico colabora para a aceitao do documento como um registro oficial das
informaes institucionais.
Nesse sentido, alm de evitar o uso de linguagem coloquial e no abordar
informaes de cunho pessoal, deve-se observar algumas orientaes na redao da
mensagem de correio eletrnico, conforme especificado a seguir.
No cabealho:
De: campo reservado ao nome/endereo eletrnico da pessoa ou unidade
responsvel pela emisso da mensagem.
Para: campo reservado ao nome/endereo eletrnico da(s) pessoa(s) ou
unidade(s) a quem a mensagem se destina.
Corpo da mensagem
Cabealho
Anexo
(ponteiro)

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Cc: campo reservado ao nome/endereo eletrnico da(s) pessoa(s) ou
unidade(s) que precisa(m) ter conhecimento da mensagem.
Cco: similar ao campo anterior, utilizado quando h interesse de que os
destinatrios no tenham conhecimento um do outro ou para preservar o
sigilo de seus endereos de correio eletrnico.
Assunto: campo destinado identificao do contedo a ser tratado na
mensagem ou no documento que estiver sendo encaminhado como anexo.
Recomenda-se o uso do plano de classificao adotado pelo rgo ou
entidade para apoiar a identificao do assunto referente atividade em que
a mensagem est inserida.

Observao: Os rgos ou entidades devem regulamentar o uso dos campos acima
descritos de acordo com a sua poltica de comunicao.

importante evitar o uso de mensagem anterior, cujo assunto tenha se
encerrado, para iniciar novas discusses. Cada nova atividade ou assunto deve ser
tratado em uma nova mensagem.

No corpo:
Nesta rea, recomenda-se que:
- o texto apresente a forma documental de protocolo inicial/ texto/ protocolo
final (ver Anexo 1);
- a saudao e a despedida sejam formais e impessoais, como: Ilmo. sr.,
prezado, atenciosamente, cordialmente, respeitosamente etc.;
- a identificao do autor da mensagem contenha informaes como: nome,
cargo, rgo ou entidade, endereo completo, telefone/fax, correio
eletrnico.
- mensagem adicional sobre sigilo, segurana da informao, aes de
preservao ambiental.



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Exemplo de identificao do autor e de mensagem adicional:
Andrmeda Bromlia
Agente administrativo
Arquivo Nacional
Praa da Repblica, 173, Centro - sala D2-02
Rio de Janeiro - RJ CEP: 20211-350
Telefone: 55 21 2179-1228 / 2179-1273
Fax: 55 21 2179-1273
Correio eletrnico: androbrom@arquivonacional.gov.br

- Ateno: imprima apenas se for estritamente necessrio.
Privilegie o documento digital. A natureza agradece.
- As informaes existentes nesta mensagem e nos arquivos
anexados so para uso restrito, sendo seu sigilo protegido por lei.
Caso no seja o destinatrio, favor apagar as informaes e
notificar o remetente.

Observao: nos casos em que o correio eletrnico for utilizado apenas para encaminhar
documentos anexos, no necessrio utilizar a forma documental anteriormente
recomendada, porm deve-se sempre identificar o documento que est sendo encaminhado.
Exemplo: Encaminha-se Ofcio Circular RH 25/2012.

Utilizar regras de redao oficial, evitar abreviaturas, no escrever exclusivamente
em caixa alta ou baixa e submeter o texto a um verificador ortogrfico antes de enviar a
mensagem so boas prticas a serem adotadas.


Com o intuito de minimizar rudos e promover o estabelecimento de padres na
troca de mensagens, recomendvel a adoo da chamada netiqueta ou etiqueta
eletrnica. A seguir, so apresentadas algumas dessas recomendaes de conduta:

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prefira elaborar seu texto fora da caixa de correio, pois, deste modo, possvel
garantir uma reflexo adequada sobre o contedo elaborado e evitar envios
indevidos, assim como perder a mensagem por instabilidade do correio eletrnico;
no supervalorize sua mensagem e restrinja o uso de marcadores de prioridade
(urgente, importante) quelas que, realmente, necessitem dessa marcao;
atente para o uso da funo responder para todos quando a resposta se destina a
um destinatrio especfico; e
reconhea as limitaes do uso do correio eletrnico, tais como: a mensagem pode
no chegar ao seu destino, pode ter sido identificada como spam, o destinatrio
pode no checar sua caixa de correio eletrnico regularmente.

3.5 Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD: captura
da mensagem de correio eletrnico

O Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD um
sistema especfico destinado a efetuar a gesto arquivstica de documentos digitais, no
digitais e hbridos.
5
Os requisitos que devem ser atendidos por um SIGAD j esto
apropriadamente definidos pela Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007, complementada
pela Resoluo n 32, de 17 de maio de 2010, ambas do Conselho Nacional de Arquivos
CONARQ.
O SIGAD compreende um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, porm processado por
computador. Esse conjunto apoia as aes de captura, avaliao, temporalidade, destinao,
pesquisa, localizao, indexao, apresentao, segurana, armazenamento e preservao
de documentos arquivsticos e metadados relacionados, bem como a utilizao dos
instrumentos de gesto documental.
Dentre as aes citadas, destacamos a captura, que consiste em incorporar um
documento ao SIGAD, a fim de que seja tratado como arquivstico. Essa ao tem como
objetivos identificar tal documento arquivstico e demonstrar a relao orgnica do mesmo
com os demais documentos relativos atividade a que se refere.

5
Que envolvem ao mesmo tempo documentos digitais e no digitais.

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A seguir, apresenta-se um diagrama de captura da mensagem de correio eletrnico
pelo SIGAD.



























Figura 3 A captura da mensagem de correio eletrnico pelo SIGAD

Na captura, a mensagem de correio eletrnico declarada como um documento
arquivstico por meio das seguintes operaes: registro, classificao, indexao, atribuio
de restries de acessos, atribuio de metadados e arquivamento. Mas, como se d a
captura da mensagem de correio eletrnico no SIGAD?
A mensagem pode ser capturada automaticamente pelo SIGAD ou por indicao do
usurio, segundo regras especficas definidas na poltica de gesto de documentos do rgo
ou entidade. Nesse sentido, o correio eletrnico deve dispor de uma funo que exporte a
mensagem e anexos (quando existentes).
Correio eletrnico
(sistema usado para produzir, transmitir e receber mensagem)
Exportao da
mensagem de correio
eletrnico
+
anexos (se aplicvel)
SIGAD
> captura:
- registro
- classificao
- indexao
- atribuio de metadados
- atribuio de restrio de acesso
- arquivamento


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Nesse processo de exportao, recomenda-se que a mensagem e seus anexos
tenham, preferencialmente, um formato aberto e padronizado, previamente definido pelo
rgo ou entidade em sua poltica de gesto arquivstica.
Cabe lembrar que se est trabalhando com dois sistemas: um de correio eletrnico e
outro de gesto arquivstica de documentos. Ambos precisam ter interfaces que permitam a
comunicao entre eles para que a captura da mensagem de correio eletrnico seja bem
sucedida.
Dessa maneira, e reafirmando o que foi dito, o SIGAD possuir uma interface para
importao de mensagem de correio eletrnico e permitir controles de gesto para duas
formas de captura: capturar todas as mensagens e anexos emitidos e recebidos ou dotar
os usurios da capacidade de capturar apenas mensagens e anexos previamente
selecionados (CONARQ, 2011, p. 53). Caber instituio definir qual a melhor forma de
captura para sua realidade, estabelecendo regras que apiem cada uma delas, levando em
considerao os seguintes pontos:
- a captura automtica demanda, posteriormente, uma reviso e seleo da
mensagem de correio eletrnico reconhecida como arquivstica, considerando-se
que o correio eletrnico institucional no poder ser utilizado para fins pessoais;
- a seleo pelo usurio implica alta discricionariedade, por meio de
conscientizao, treinamento e regras bem definidas sobre os critrios para
identificao da mensagem a ser capturada.

Aps a captura no SIGAD, os demais procedimentos e operaes tcnicas para a
gesto da mensagem de correio eletrnico devero estar de acordo com o e-ARQ Brasil, j
mencionado, e alinhados com a poltica e o programa de gesto arquivstica de documentos
do rgo ou entidade.







21

3.5.1 Captura de hyperlink (Uniform Resource Locator URL), assinatura digital,
anexo

Ao efetuar a captura de uma mensagem de correio eletrnico para o SIGAD, deve-
se observar que a mesma pode conter no corpo hyperlink, assinatura digital e/ou anexos, os
quais precisam de um tratamento especfico no momento da captura.
Recomenda-se que o rgo ou entidade, em sua poltica arquivstica, defina a
pertinncia ou no de uso de links na produo de documentos no decorrer de suas
atividades.

I Hyperlink

O hyperlink, comumente chamado de link, uma hiperligao existente dentro do
texto que ter o seu destino aberto ao ser acionada pelo usurio. Esse pode ser uma pgina
web, uma figura, um arquivo multimdia, um documento textual, um software ou mesmo
um endereo de correio eletrnico. Exemplo: <https://www.diretrizesgestaoemails.com.br>.
Um hyperlink colocado numa mensagem de correio eletrnico remete a um recurso
externo a ela, o que dificulta a sua gesto. O destino do hyperlink poder ficar indisponvel
por diversos motivos: falhas de sistemas, mudana de endereo, corrupo do endereo etc.,
o que impossibilitar seu acesso e deixar a mensagem de correio eletrnico que contm
seu link incompleta.
Nesse sentido, recomenda-se que se restrinja o uso do hyperlink para referenciar
outros contedos que no compem a mensagem. Nos casos em que o contedo do
hyperlink seja imprescindvel ao entendimento da mensagem, deve ser inserido como anexo
para que a mensagem possa ser capturada de forma completa pelo SIGAD.
No caso de recebimento de mensagem com hyperlinks essenciais sua
compreenso, recomenda-se o registro de metadados que auxiliem na identificao dos
recursos externos apontados pelo hyperlink no momento da captura da mensagem de
correio eletrnico. O registro deve compreender, no mnimo, a indicao da URL e o
assunto.


22

II Assinatura digital

A assinatura digital um recurso tecnolgico utilizado para garantir a autoria e/ou a
integridade de uma mensagem de correio eletrnico transmitida entre sistemas ou entre
usurios e sistemas. Ela um exemplo de autenticao, visto que identifica o autor da
mensagem e permite a verificao de que seu contedo no foi adulterado.
Num SIGAD, a assinatura digital deve ser capturada juntamente com a mensagem
de correio eletrnico, validada pelo sistema e registrada em metadados, os quais devem
identificar, no mnimo, a ao da validao, a data da validao, o agente responsvel pela
validao e os resultados da validao.

Mesmo que a mensagem de correio eletrnico no seja assinada digitalmente, ela
poder ser considerada autntica desde que inserida num SIGAD ou correio eletrnico
idneo. Logo, a assinatura digital no necessria em toda e qualquer mensagem de
correio eletrnico.


III Anexos


O anexo um arquivo eletrnico que est associado mensagem de correio
eletrnico e utilizado como recurso para o envio de materiais de referncias ou de
documentos arquivsticos.
Quando o anexo for documento arquivstico, deve-se seguir um dos seguintes
procedimentos:
a) caso o rgo ou entidade faa a gesto da mensagem de correio eletrnico por
meio de um SIGAD, o anexo dever ser capturado juntamente com a mensagem de correio
eletrnico para o SIGAD.
b) caso o rgo ou entidade faa a gesto da mensagem por meio do sistema de
correio eletrnico, o anexo e a mensagem devero ser mantidos dentro do prprio sistema.
Porm, quando o anexo for material de referncia, ele no precisa ser capturado para
o SIGAD e poder ser eliminado (apagado) da caixa de entrada.

23

Conforme j citado, quando a mensagem de correio eletrnico for usada somente
para encaminhamento de um documento arquivstico anexo, ele dever ser identificado no
assunto e mencionado no corpo dessa mensagem.

3.6 Estratgias de apoio para gesto arquivstica de mensagem de correio eletrnico
na ausncia de um SIGAD

Em virtude de diversos fatores, alguns rgos ou entidades ainda no dispem de
um SIGAD para gerenciar de forma ideal seus documentos arquivsticos digitais. No
entanto, essa situao no deve impedir a gesto arquivstica da mensagem de correio
eletrnico.
A fim de garantir a manuteno da mensagem de correio eletrnico importante para
o rgo ou entidade no desempenho de suas funes, recomendam-se duas estratgias de
apoio:

1) Adoo de um sistema informatizado especfico para a gesto arquivstica da mensagem
de correio eletrnico.

Consiste no desenvolvimento ou aquisio de um sistema informatizado que far a
captura da mensagem de correio eletrnico a partir do correio eletrnico adotado pelo rgo
ou entidade. Os requisitos a serem contemplados nesse sistema informatizado so aqueles
recomendados pelo e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de
gesto arquivstica de documentos.
Essa soluo parcial dever ser desenvolvida com vistas a uma futura integrao
com um SIGAD que contemple toda a documentao arquivstica do rgo ou entidade.






24

2) Gesto da mensagem de correio eletrnico dentro do prprio sistema de correio
eletrnico.

A prtica de gerenciar a mensagem de correio eletrnico dentro do prprio sistema
comum em diferentes rgos ou entidades, porm essa uma gesto limitada.
Ao adotar essa estratgia, o rgo ou entidade deve ter claro que ela no contempla
todos os procedimentos da gesto arquivstica de documentos. Deve-se ressaltar que essa
uma estratgia transitria, podendo ser implementada at o rgo ou entidade desenvolver
um SIGAD completo ou apenas um mdulo, como citado na Estratgia 1.
Para a gesto da mensagem de correio eletrnico dentro do prprio sistema, as
tarefas que poderiam ser automatizadas ficaro sob a responsabilidade daquele que faz uso
do correio eletrnico. Assim, o usurio dever:
- adotar o plano de classificao de documentos definido pelo rgo ou entidade
para nominar as pastas na caixa de entrada Figura 4;
- para a mensagem enviada, indicar o cdigo de classificao de documentos no
campo Assunto Figura 5;
- identificar se a mensagem de correio eletrnico documento arquivstico e
eliminar (apagar) aquelas que no o so (Ver item 3.2 destas Diretrizes);
- aplicar a tabela de temporalidade e destinao de documentos.

A caixa postal dever ser, preferencialmente, armazenada no servidor de correio
eletrnico e no nas estaes de trabalho individuais. Alm disso, a realizao da cpia de
segurana da mensagem de correio eletrnico no servidor deve ser responsabilidade do
rgo ou entidade e no do usurio.








25


Exemplos:











Figura 4 Pastas na caixa de entrada organizadas de acordo com o plano / cdigo de
classificao de documentos de atividades-meio e fim do rgo ou entidade.


26


Figura 5 Mensagem de correio eletrnico classificada de acordo com o plano / cdigo de
classificao de documentos de atividades-meio do rgo ou entidade.



Com a adoo da Estratgia 2, recomenda-se ao usurio acessar, no mnimo, duas
vezes ao dia, a sua caixa postal para apagar a mensagem de correio eletrnico sem
interesse profissional, a fim de promover a reduo do volume documental a ser avaliado.
Outro cuidado que se deve ter com o recebimento de spams, vrus, trojans, hoaxes,
malwares, entre outros. Contra isso, o uso de procedimentos de segurana e programas
antivrus fundamental.

27

4. O uso da mensagem de correio eletrnico para formao de processos

A formao de processos uma prtica ordinria na realidade dos rgos e entidades
pblicos brasileiros e consiste no agrupamento de documentos cujo contedo esteja
relacionado a aes e operaes contbeis financeiras ou requeira anlises, informaes,
despachos e decises de diversas unidades organizacionais de tais rgos e entidades
(BRASIL, 2002).
Com a adoo do correio eletrnico como ferramenta para comunicao interna e
externa de um rgo ou entidade, assim como para envio e recebimento de documentos, a
mensagem de correio eletrnico, reconhecida como documento arquivstico, passou a ser
inserida em processos, sejam no digitais, digitais ou hbridos.
O uso da mensagem de correio eletrnico como documento de um processo pode ser
feito nas seguintes situaes:
1) Processo no digital: produzido e tramitado fora do ambiente digital. Nesse caso,
a mensagem de correio eletrnico deve ser impressa e o usurio deve apor carimbo
confere com o original imediatamente aps a impresso. Quanto mensagem de
correio eletrnico original (formato digital), esta dever ser mantida no servidor de
correio eletrnico pelo prazo estabelecido pela tabela de temporalidade do rgo ou
entidade.
2) Processo digital: produzido integralmente em ambiente digital. A gesto do
processo digital deve ser realizada por um SIGAD, o qual far a captura da
mensagem de correio eletrnico com seus metadados e manter a relao orgnica
dos documentos digitais.

Sobre o gerenciamento de processos digitais, recomenda-se a leitura da Parte II,
itens 1.3, 1.4, 1.5 do e-ARQ BRASIL.


28

5. Acesso e direito de uso do correio eletrnico

O acesso e o direito de uso do correio eletrnico pressupem a definio de regras,
com base na poltica de comunicao do rgo ou entidade, visto as especificidades dessa
ferramenta no ambiente corporativo.
Por ser uma ferramenta tambm adotada para assuntos particulares, o hbito da
redao informal acaba influenciando o ambiente profissional na elaborao da mensagem.
No mbito de um rgo ou entidade, o correio eletrnico adquire status de ferramenta de
trabalho corporativa e oficial e, portanto, torna-se passvel de monitoramento quanto ao
acesso e uso.
A inexistncia ou desconhecimento de regras para a utilizao do correio eletrnico
pode ocasionar problemas administrativos, ticos, legais e econmicos para o rgo ou
entidade, ou mesmo a perda da memria corporativa.
Para evitar esse comprometimento, o rgo ou entidade deve estabelecer regras e
dissemin-las entre os usurios, enfatizando que a mensagem de correio eletrnico registra
informaes oficiais, e, como tal, precisa ser dotada da formalidade requerida a todo
documento institucional.
As regras devem ser estabelecidas por meio de instrumentos normativos (portaria,
resoluo, ato, instruo normativa, manual etc.), orientando quanto ao acesso e uso do
correio eletrnico. Esses instrumentos devem conter, no mnimo:
a. informao sobre a propriedade e monitoramento institucional do correio
eletrnico;
b. orientao sobre o tipo de documento / informao que devem ser transmitidos
por mensagem de correio eletrnico;
c. definio da possibilidade ou no de uso do correio eletrnico do rgo ou
entidade para fins particulares;
d. determinao de que a mensagem de correio eletrnico declarada como
documento arquivstico deve seguir os procedimentos do programa de gesto
arquivstica de documentos do rgo ou entidade como, por exemplo, o uso do
plano de classificao de documentos e da tabela de temporalidade e destinao
de documentos;

29

e. esclarecimento de que a responsabilidade do usurio de manter sua caixa de
entrada vazia no significa apagar as mensagens, mas submet-las aos
procedimentos de gesto arquivstica de documentos por meio da captura no
SIGAD ou da manuteno no sistema de correio eletrnico;
f. definio da responsabilidade pela captura da mensagem de correio eletrnico no
SIGAD, seja de forma automtica ou manual;
g. estabelecimento de requisitos para abertura de caixa postal individual;
h. orientao quanto aos critrios de marcao do grau de sigilo da mensagem;
i. esclarecimento sobre a concesso ou no de caixa postal de correio eletrnico
institucional ao pessoal terceirizado.



30

6. Preservao da mensagem de correio eletrnico

A mensagem de correio eletrnico, por ser um documento nato digital, tem que estar
contemplada na poltica de preservao digital do rgo ou entidade que utiliza esse
documento para o desenvolvimento de suas atividades.
Cabe ressaltar que a preservao digital compreende aes tomadas para garantir a
autenticidade e a acessibilidade dos documentos arquivsticos digitais pelo tempo que se
fizerem necessrios, ou mesmo, permanentemente. Tais aes incluem monitoramento dos
formatos da mensagem e dos anexos, bem como do conjunto de software e hardware do
sistema de correio eletrnico.
Tambm se deve ressaltar que a mensagem e seus respectivos anexos tm que
manter a relao orgnica, pois um documento faz referncia a outro, para fins de
confiabilidade, autenticidade e preservao do documento.
Para a preservao da mensagem de correio eletrnico recomenda-se a adoo das
orientaes do e-ARQ Brasil quanto aos requisitos para preservao e os elementos de
metadados que um SIGAD deve conter.

31

7. Capacitao e treinamento

O presente item trata da capacitao e do treinamento dos usurios do correio
eletrnico. Assim, no sero abordadas questes metodolgicas inerentes a essas atividades
e sim seus objetivos e resultados no mbito institucional.
Muito se fala em tecnologia, uso das ltimas geraes de equipamentos
tecnolgicos, software e hardware de ponta, no entanto quem opera tudo isso o ser
humano. Para um rgo ou entidade, ter todos os avanos tecnolgicos em seu parque de
equipamentos, sem seu corpo tcnico estar familiarizado com essa evoluo, subutilizar
os recursos investidos para a otimizao dos trabalhos.
A partir da definio de que capacitao a ao de tornar algum apto a fazer
alguma atividade e treinamento a ao de tornar algum capaz, por meio de instruo e
prtica, a realizar alguma atividade, conclui-se que o objetivo de ambos fazer com que o
usurio do correio eletrnico seja capaz de compreend-lo e us-lo como uma ferramenta
para produo e recebimento de mensagem, que poder ser reconhecida como documento
arquivstico.
Por isso, a capacitao e o treinamento precisam focar em quatro tpicos principais:
Correio eletrnico: uso do programa de correio eletrnico para produo e
recebimento de mensagem.
Gesto arquivstica da mensagem de correio eletrnico.
Redao de documentos oficiais: boas prticas para a elaborao de documentos
oficiais.
Aspectos de segurana da informao relativos ao uso do correio eletrnico.

relevante destacar que capacitao e treinamento so atividades dinmicas,
sobretudo quando envolvem tecnologia. Deste modo, devem ser peridicas e constar no
planejamento anual do rgo ou entidade. O resultado disso o melhor uso dos recursos
tecnolgicos e, principalmente, a correta gesto da mensagem de correio eletrnico
reconhecida como documento arquivstico.

32

8. Referncias

ARQUIVO NACIONAL. Norma para uso dos recursos computacionais no Arquivo
Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2010.

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<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=52>. Acesso
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BRASIL. Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao SLTI. Portaria normativa n
5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos
servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
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CENTRO DE ESTUDOS, RESPOSTAS E TRATAMENTO DE INCIDENTES DE
SEGURANA NO BRASIL CERT.br. Cartilha de segurana para a Internet 3.1.
Disponvel em: <http://cartilha.cert.br>. Acesso em: 20 nov. 2011.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ. Resoluo n 20, de 16 de julho
de 2004. Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto
arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos.



CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ. Resoluo n 32, de 17 de maio
de 2010a. Dispe sobre a insero dos metadados na Parte II do modelo de requisitos para
sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos e-ARQ Brasil.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ. Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos. Glossrio de termos tcnicos (v5). 2010b. Disponvel em: <
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>.
Acesso em: 15 set. 2011.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ. Cmara Tcnica de Documentos
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arquivstica de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. v. 1.1.

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33


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set. 2011.






34

Anexo 1

Documento com forma documental



Memorando AN/GABIN/nXXX/2020
Rio de Janeiro, 30 de fevereiro de 2020
Ao Senhor
Fulano de Tal

Assunto: Solicitao de Proposta Traduo Simultnea

-------------------------------------------------------------------------protocolo inicial-----------------

Prezado Sr. Fulano,

1. Solicitamos uma proposta de preos para a execuo do servio de traduo
simultnea nos seguintes perodos:

Ingls-portugus-ingls
Em 7 de agosto de 2007: de 9h s 12h e de 14h s 17h = 6 horas (dois perodos de trs
horas)

-------------------------------------------------------------------------texto-------------------------------

Atenciosamente,


_____________________________________________
Nome
Cargo

------------------------------------------------------------------------protocolo final--------------------