Exposies, Feiras & Bons Negcios.

Parte I






Voc acredita em Feiras?

Feiras podem ser um bom negcio. Mas tambm podem no ser.
Sem preparao cuidadosa, as feiras podem tirar com uma mo o
que do com a outra.

Veja aqui um conjunto de dicas e sugestes para que sua
participao em feiras seja s alegria.



Celso Skrabe
Administrador de empresas, Consultor em Marketing Estratgico e Presidente da
ABMS Associao Brasileira de Marketing em Sade.

Celso Skrabe - 2003
EXPOSIES, FEIRAS & BONS NEGCIOS

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Parte I Dicas & Sugestes para o Expositor de Sucesso

Consideraes Iniciais.

Entra ano, sai ano, as feiras e exposies so uma constante na vida de
todo o profissional da rea de marketing. Ora lanando novos produtos, ora
promovendo vendas, ora buscando garantir market share e quase sempre
fazendo tudo isto junto, quem atua em marketing termina por acumular em sua
vida profissional tantas horas de feira quanto um piloto acumula de horas de
vo.

De modo que, tendo feito a opo pelo marketing, bem cedo descobri
que muito do meu sucesso como profissional estaria ligado ao xito de meu
trabalho em feiras, exposies, congressos, seminrios, workshops e suas
mltiplas variantes. Foi esta percepo que me levou a registrar para uso futuro
tudo aquilo que ia aprendendo no dia a dia. Embora deva reconhecer que nem
sempre mantive inabalvel a disciplina de anotar os acertos e erros de cada
feira ou de cada evento, como me propunha, o fato que acabei reunindo um
bom acervo de experincias e no poucas lies do que funciona e do que no
funciona.

Este conjunto de Dicas e Sugestes sobre Feiras e Exposies, que
trago para os associados da ABMS, embora esteja longe de ser completo,
representa mais de trinta anos de sobrevivncia em meio aos estandes,
pavilhes e parques que fazem o mundo dos trade shows.

Esperando que este trabalho lhe possa ser til, desejo-lhe Boas Feiras.

O que mesmo uma Feira de Negcios?

Todo mundo sabe que uma feira um encontro de compradores e
vendedores em uma mesma rea geogrfica, no mesmo?

Para quem deseja uma definio mais abrangente, uma feira de
negcios seria um espao do mercado em que se promove a convergncia da
oferta e da demanda de uma ou mais categorias de produtos em um mesmo
instante e lugar. Uma outra definio clssica diz que, uma feira de negcios
um lugar para onde convergem vendedores e compradores interessados
tanto em otimizar seu tempo como em buscar boas oportunidades de negcio.

Convm lembrar, entretanto, que o mercado no pode ser confundido
com um lugar geogrfico. Tampouco chega a ser uma instituio, como muitas
vezes definido por mera liberalidade da linguagem. O mercado um conceito
abstrato. Trata-se do domnio onde se fazem as transaes, como prefere
definir o Premio Nobel de economia, Robert Mundell.

Nos dias que correm as feiras convencionais vem recebendo menos
pblico e tem perdido importncia relativa na medida em que vem sofrendo a
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concorrncia de outras mdias, especialmente da Internet. Tambm tem sido
substitudas por outros mecanismos de vendas. Por exemplo, meios
audiovisuais, a exemplo de cd-rom. Fitas VHS e DVDs tem se tornado
crescentemente populares como mdias para a demonstrao de sistemas e
para a venda de equipamentos complexos. Ainda assim as feiras continuam a
representar importante papel na aproximao entre vendedores e
compradores.

As feiras e o mercado.

O que sabemos que todo o mercado tem dois lados. Os compradores
vo ao mercado adquirir produtos ou servios. Os vendedores, por seu turno,
so os que suprem este mercado com os produtos ou servios.

Estamos habituados a considerar que os vendedores so
exclusivamente vendedores e os compradores exclusivamente compradores,
mas isto nem sempre verdadeiro. A situao de troca que ocorre no mbito
do mercado torna cada comprador tambm em um vendedor, porque ao
procurar um produto ele oferece um valor de troca. Este valor comumente
dinheiro, mas tambm so comuns as negociaes que envolvem alguma
forma de troca ou permuta. Da mesma forma a prpria palavra negociao
sugere que o preo e as condies de compra e venda podem ser alterados
dentro de certos limites.

Estas consideraes so um importante ponto de partida para
estabelecer o cenrio de negcios que deve pesar na realizao de qualquer
projeto bem sucedido de participao em uma feira.

A Primeira Deciso: Vale a pena ou no vale a pena estar presente em
uma feira?

Participar de uma feira pode ser um excelente negcio. Mas tambm
pode no ser. preciso levar em conta uma srie de variveis para estabelecer
a partir de que ponto uma feira se torna ou no interessante. Sobretudo nos
tempos atuais, que, se por um lado s permitem pequenas margens de erro,
por outro oferecem inmeras alternativas de se ir ao encontro do assim
chamado mercado.

Para tomar corretamente esta primeira deciso tambm importante
incluir na equao de custos x benefcios os chamados custos de
oportunidade. Que dizer, a feira pode dar com uma mo e tirar com a outra.
Alm dos custos diretos e dos custos indiretos envolvidos, muito importante
considerar o trade off, ou seja, o que se vai perder ou deixar de ganhar na
opo de ir para a feira. Por exemplo, nem sempre se leva em conta o fato de
que os vendedores e o pessoal deslocado para a feira poder estar deixando
de atender suas responsabilidades normais. Quebrar um fluxo operacional para
atender a uma feira pode implicar em retirar vendedores do campo ou priorizar
a feira em detrimento de clientes, etc. Esta uma questo que pode parecer
irrelevante para uma grande empresa, mas para uma empresa menor, que vai
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fazer um grande esforo financeiro e apostar todas as sua fichas na feira, no
nada insignificante descobrir no evento que seu estande desaparece no meio
de um mar de concorrentes, ou que est mal localizado num canto qualquer.
Em mais de uma ocasio verifiquei que, tudo somado, teria feito melhor
negcio se tivesse optado por outras alternativas.

Contudo, uma vez tomada a deciso de ir para a feira tudo deve ser feito
para garantir o melhor resultado possvel e assegurar o retorno do
investimento.

Os objetivos na participao de uma feira.

Feiras de negcio no so panacia. Elas funcionam bem para
determinados produtos e podem no funcionar to bem para outros. Assim
como podem ser fundamentais em um lanamento bem sucedido, podem
trazer resultados apenas marginais em produtos bem divulgados e com ampla
distribuio no mercado. Em certos casos, ir a feira chega a ser
contraproducente. Uma empresa lder de mercado, com imagem de grande
empresa, no tem nada a ganhar se sua presena na feira no corresponder a
esta imagem. O que implica investir somas bem apreciveis. Ento, ter bem
claros quais os objetivos da participao na feira fundamental.

Sem dvida, o objetivo mais comum que leva uma empresa a uma feira
a promoo comercial de seus produtos.

Em termos comerciais e prticos, as feiras proporcionam condies de
negociao imediata dos produtos e servios expostos. Facilitam tambm o
inicio de novos relacionamentos e oferecem chances para o incremento do
intercmbio comercial futuro.

Atravs das feiras, uma empresa pode mostrar aos visitantes seus
produtos e servios. Para uma empresa que tem penetrao limitada no
mercado, as feiras podem se constituir em tima oportunidade para romper o
isolamento. Especialmente se a feira recebe o pblico certo no volume mnimo
necessrio.

O grande xito das boas feiras sempre se deveu concentrao em um
nico local de um grande numero de vendedores e clientes facilitando o contato
direto, que permite uma negociao mais flexvel e uma melhor medida das
possibilidades de ambas as pontas.

Outra vantagem das feiras comerciais que podem se constituir num
palco ideal para a pesquisa de aceitao de um novo produto. Assim como
pode oferecer uma efetiva oportunidade para o lanamento de novos conceitos
e solues ou para medir a potencialidade de um produto. Estando frente a
frente com seus clientes potencias, o expositor pode detectar se o produto est
pronto para o mercado, se agrada os consumidores ou se precisa sofrer
mudanas para torn-lo apropriado.

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Dado que muitos executivos dos setores de compras visitam as feiras
comerciais j predispostos a aceitar novidades, verifica-se uma tendncia a
mostrarem-se mais receptivos a novos produtos ou a novos fornecedores do
que nos contatos realizados nos escritrios da empresa.

Uma outra razo para a presena em uma feira a busca de
representantes ou distribuidores. Possivelmente este grupo de interessados
represente um dos mais significativos contingentes de visitantes de qualquer
feira de negcios.

A concluso que, Independentemente do tamanho de sua empresa,
uma presena bem planejada e organizada numa feira pode oferecer boas
oportunidades de venda, alm de propiciar excelentes indicaes
mercadolgicas, novos relacionamentos e a abertura para novos mercados.

Algumas outras boas razes:

1. Mais retorno para seu investimento em marketing. Segundo um
estudo do Exhibit Surveys Inc. o custo mdio por visitante nos EUA de 177
dlares, enquanto uma visita a um cliente no campo custa l 295 dlares.
Embora os nmeros reflitam uma realidade norte-americana, servem como um
dado adicional a considerar.

2. Menos trabalho para mais resultados. Segundo um estudo da
Fundao McGraw-Hill, 54 por cento dos pedidos feitos em feiras no
requerem visitas adicionais do pessoal de vendas;

3. Um estudo da Exhibit Surveys Inc. aponta que apenas 12 por cento da
media de empresrios visitantes de um estande nas feiras norte-americanas
informam j terem sido procurados antes pela empresa expositora no perodo
de 12 meses precedentes.

4. Mais contatos em menos tempo. Em mdia se consegue alcanar
mais prospects em um perodo de trs dias numa feira do que durante trs
meses de trabalho visitando clientes no campo.
5. Mais facilidade para obter acesso a pessoas chave. Em uma feira
mais fcil conseguir a ateno de pessoas chave do que obter reunies
pessoais nas empresas.
6. Demonstrao dos equipamentos e produtos. Quantos equipamentos
e produtos seu pessoal de campo consegue levar em suas visitas? Uma feira
permite que seus clientes possam ver equipamentos em funcionamento e tocar
ou experimentar seus produtos.
7. Atrair a ateno da imprensa. Tenha preparado material de divulgao
e pastas de press-releases para eventuais reprteres e pessoal da mdia. Suas
chances de conseguir publicidade sem custo muito boa.
8. Realizar pesquisas a baixo custo. Uma feira pode facilitar a realizao
de pesquisas junto aos visitantes. (Veja dica abaixo)

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# Dica D aos entrevistados a opo de responderem por email depois que
acabar a feira. Tenho uma recente experincia bem sucedida mostrando que
mais fcil conseguir a cooperao dos respondentes desta forma. Nesta
experincia as pessoas eram abordadas pelos pesquisadores que ofereciam
duas opes: responder a pesquisa no ato (e poucas se dispunham a faz-lo)
ou fornecer seu email para o envio de um questionrio on line. Tambm se
perguntava quando enviar o link para o questionrio. Com o envio dos emails
na data combinada, obtivemos mais de 50 por cento de aproveitamento. (E
penso que no ser preciso acrescentar que estes emails se transformaram em
um belo reforo do mailling list, no mesmo?...).

Tipos de Feiras.

Para participar de uma feira com sucesso essencial conhecer a
natureza do evento, seu pblico, proposta expositiva, etc. De forma geral, as
feiras formam em quatro categorias:

Grandes Feiras Temticas de Interesse Geral. Estas feiras exibem grande
variedade de produtos de uma determinada industria. Normalmente so
abertas ao pblico e a visitas de homens de negcio. O pblico pode ser
internacional, nacional, regional ou local. Destina-se s grandes empresas. O
salo do automvel um exemplo deste tipo de feira. Para empresas menores,
o grande problema, alm do custo elevado, claro, a dificuldade em atrair o
pblico certo. Como so feiras grandes e de grande afluncia, no nada fcil
separar o joio do trigo e atrair para o stand um nmero considervel de clientes
potenciais dentro do perfil desejado. Em alguns casos mostras desta categoria
se valem de pavilhes especializados ou reas demarcadas para direcionar o
interesse especifico de parte do publico. Outra frmula que adotam a
realizao conjunta de duas ou mais feiras voltadas para um mesmo pblico.

Grandes feiras de negcios especializadas. Estas so feiras horizontais e
mais genricas, mas destinadas basicamente a visitantes profissionais. O
acesso do pblico em geral costuma ser restrito, sendo algumas vezes
admitido em dias ou horrios determinados. Feiras deste tipo so focadas em
setores industriais ou comerciais especficos. As feiras Hospitalar, em So
Paulo, e o Hospital Business, no Rio de Janeiro, esto nesta categoria.

Feiras dedicadas. Estas feiras costumam ser associadas a congressos e
eventos paralelos. Abrangem a maioria das feiras comerciais. Tipicamente
verticais, estas feiras pequenas podem ser importantes em seus respectivos
campos, uma vez que costumam ser mostras altamente especializadas. Dada
a sua natureza de feiras de eventos, tendem a atrair um publico restrito mas
altamente qualificado. Com custo muito mais baixo, so mais econmicas e
freqentemente permitem alcanar melhor relao custo x benefcio que as
grandes feiras. Tambm favorecem a pesquisa de aceitao de equipamentos
e produtos.

Feiras de consumo. Grandes feiras de temtica ampla, abertas ao grande
pblico e destinadas promoo junto aos consumidores e at a venda de
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varejo dos artigos expostos. Exemplos de feiras deste tipo so a Fenasoft
Discount e a UD.


O que preciso saber antes de decidir participar em uma feira

Uma medida recomendvel que qualquer anlise de retorno ou
realizao do planejamento para participar de uma feira deve ser precedida do
levantamento de dados e da coleta de informaes sobre o evento.

Outro passo fundamental a definio da estratgia para atrair o
pblico, selecionar o pblico relevante que deve ter atendimento diferenciado,
expor os equipamentos, produtos e servios, distribuir brindes e material
promocional e demonstrar os produtos, equipamentos e servios. So estas
definies preliminares que vo estabelecer as necessidades de infra-estrutura,
equipamentos, materiais de uso e consumo durante a feira, logstica e
transportes, pessoal, etc.

Os itens seguintes figuram entre as informaes mais importantes para
ajudar na anlise da convenincia de participar de uma feira. (A lista pode
tambm ser usada como um check-list para lembrara itens na elaborao do
planejamento e do oramento.).

1. Tipo de feira;
2. Tamanho da feira;
3. Proposta temtica da feira;
4. Misso da feira;
5. Regulamento da Feira;
6. Localizao geogrfica da Feira;
7. Acesso feira;
8. Aspecto geral da Feira (pavilhes, portes de entrada, recepo, etc.);
9. Sistemas de sinalizao e localizao para orientao interna dos
visitantes;
10. Planta da feira com identificao das reas dedicadas a produtos ou
servios;
11. Pontos de entrada e sada, com rota de circulao do publico;
12. Disponibilidade e localizao de restaurantes, lanchonetes, etc.
13. Disponibilidade, conforto e higiene de sanitrios e banheiros;
14. Relao de empresas participantes com nome e pas de origem;
15. Relao de concorrentes diretos e indiretos;
16. Locais das portas de acesso e sada do publico;
17. Localizao do estacionamento e vagas aos expositores;
18. Perfil do pblico-alvo;
19. Perfil real dos visitantes das feiras anteriores;
20. Critrios de admisso do pblico;
21. Durao e horrio de funcionamento da feira;
22. Formas de divulgao e promoo geral do evento pelo organizador;
23. Divulgao da feira junto ao seu pblico-alvo de interesse;
24. Reputao da feira junto ao seu pblico-alvo especfico;
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25. Retrospecto da feira nos anos anteriores (qualidade dos contatos,
negcios realizados e retorno sobre o investimento);
26. Produtos e servios admitidos para exposio;
27. Tamanho e custo mdio de montagem dos stands;
28. Tamanhos mdio, maior e menor dos estandes concorrentes;
29. Localizao dos estandes das empresas concorrentes;
30. Custo da locao do espao;
31. Limitaes aos expositores (tamanhos e formatos dos estandes, uso de
udio-visuais, tipos de iluminao e anncios luminosos, uso do espao
vertical com anncios.).
32. Relao de alternativas no convencionais (uso de banners suspensos
da estrutura do teto, iluminao suspensa do teto, uso de estandes com
mais de um andar, permisso para circulao de personagens
caracterizados, homem-sanduche, pesquisadores, uso da rea externa
com outdoors, estacionamento de veculos caracterizados, bales de
gs, projetores de luz ou laser, etc.).
33. Necessidade de pr-aprovao dos estandes
34. Disponibilidade de gua, esgoto, eletricidade, telefone, Internet etc.
35. Lista dos servios oferecidos aos expositores;
36. Tabela de preo dos servios aos expositores;
37. Tipos e custo das taxas da prefeitura (taxa de publicidade, alvar, etc);
38. Documentao para entrada e sada de mercadorias (notas fiscais);
39. Documentos para a realizao de vendas (se for o caso);
40. Alternativas para os estandes (padronizados ou construdos);
41. Disponibilidade de auditrios (internos ou externos)
42. Ar condicionado
43. Servio de segurana, especialmente noturno;
44. Extintores de incndio (caso necessrio);
45. Equipamentos de proteo individual (caso necessrio);
46. Servio de limpeza;
47. Critrios comerciais da administrao da feira;
48. Critrios para a distribuio de brindes, sacolas e material promocional;
49. Critrios para uso de instrumentos musicais ou aparelhagem de som (se
for o caso);
50. Critrios para a realizao de shows e sorteios nos estandes (se for o
caso);
51. Licena das entidades de proteo do direito autoral (em caso de uso de
msica ao vivo ou gravada no local do estande);
52. Critrios para a existncia de bar com bebidas alcolicas nos estandes;
53. Nmero de expositores concorrentes ou com tipos similares de produtos;
54. Servios colocados disposio do expositor;
55. Tempo para a montagem e desmontagem da feira;
56. Acesso e horrios para carga e descarga;
57. Meios de transporte interno para abastecimento antes e durante a feira;
58. Documentao para a entrada e sada das mercadorias;
59. Calendrio, localizao e horrio de eventos paralelos;
60. Critrios para o acesso de fotgrafos e cinegrafistas;
61. Credenciamento de funcionrios e prestadores de servio terceirizados;
62. Localizao dos portes especiais para acesso dos expositores;
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63. Como resolver problemas que ocorram ao longo da participao na feira;
64. Possibilidade de Fornecimento de mailling list com os dados dos
visitantes da feira;
65. Possibilidade de registro dos visitantes por coletores de dados;
66. Relao das organizaes e entidades promotoras da feira;
67. Distribuio aos visitantes de um Guia da Feira;
68. Briefing Geral para os expositores no perodo pr-feira;
69. Congressos e eventos paralelos;
70. Evento de abertura data, horrio e perfil dos convidados;

O Oramento.

Pensar nos custos to importante quanto pensar nas vendas. Fazer
um oramento extremamente importante para evitar surpresas
desagradveis. Especial ateno deve ser dedicada aos custos indiretos ou
escondidos. A lista abaixo vai ajudar a identificar este tipo de custos que
podem passar desapercebidos, mas acabar se revelando significativos.
Especialmente no caso da aplicao de multas pelo descumprimento de algum
aspecto legal. No descuide. Nada funciona to bem nos trs nveis de
governo como a cobrana de impostos...

Alguns destes custos escondidos so os seguintes (Como estas taxas
variam de um local para outro, veja a relao completa com o promotor da sua
feira).

Taxa de publicidade. Esta taxa cobrada por muitas prefeituras. Em So
Paulo a Taxa de Licena para Funcionamento Fiscalizao de Anncios e
Catlogos para a Prefeitura do Municpio de So Paulo (DARM).

Direitos Autorais. No caso de retransmisso de msica ou aparelhos sonoros
preciso pagar taxas correspondentes aos Direitos Autorais, de acordo com a
Lei 9610/98, que so cobrados pelo ECAD.

Obrigaes trabalhistas. preciso cumprir todas as obrigaes trabalhistas
previstas na CLT e Legislao em vigor, tanto para funcionrios quanto a
prestadores de servios. Veja com seu contador quais as que se aplicam em
seu caso para que no venha a ter problemas junto fiscalizao do Ministrio
do Trabalho.

IPI e ICMS. A exposio e a venda de produtos na feira precisam cumprir as
exigncias legais com relao ao IPI e ICMS. Veja com seu contador quais so
em seu caso.

Algumas feiras tm o cuidado de enviar um auditor especializado para
verificar nos estandes se est tudo em ordem, alertando para a falta de algum
documento. Verifique se a feira que voc tem em mente oferece este servio.

Despesas diretas.

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As despesas diretas so os custos diretamente ligados ao evento.
Incluem a locao do espao, a montagem do estande e sua operao durante
a feira, taxas municipais e taxas de servios como energia, gua, telefone, etc.
O custo do pessoal diretamente contratado para o atendimento tambm uma
despesa direta.

Despesas indiretas

Utilizando uma frmula clssica das definies contbeis, despesas
indiretas seriam todas aquelas despesas ligadas ao evento e que no esto
includas como despesas diretas. Deste modo no se tem grandes dvidas
sobre onde colocar os demais custos como reembolso de txis e refeies de
pessoal, etc.

A seguir uma relao de possveis despesas diretas:

1. locao de espao na feira;

2. construo ou montagem do stand;

3. gastos com vitrines, material grfico, displays, banners, posters e quaisquer
outros materiais promocionais;

4. Taxas da prefeitura local;

5. servios de instalao e fornecimentos de eletricidade, gs, gua, lixo,
telefone e Internet;

6. Servios de aluguel de vasos com plantas decorativas ou flores;

7. Prmio das aplices de seguro Usualmente so requeridos os seguintes
tipos de seguro: De Responsabilidade Civil, Contra Danos aos Seus Bens e
Contra Danos a Terceiros;

8. Locao de equipamentos, mveis, aparelhos de ar condicionado, etc.

9. Transporte dos equipamentos, produtos e material expositivo.

Outros custos que podem ser considerados diretos ou indiretos,
dependendo da filosofia contbil adotada:

Material de exposio.

Engloba os custos diretamente ligados ao material a ser exposto. Alm
do custo do material, eventual depreciao ou desgaste, devem ser includos
os custos de instalao, operao, material para uso em demonstrao,
consumo de energia. etc


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Material de Promoo.

O custo de catlogos, folhetos e material impresso bastante elevado.
Assim deve ser considerada uma estratgia para a distribuio deste material.
Todos os envolvidos no estande devem ser informados dos procedimentos.
Uma boa prtica treinar o pessoal no local, dando a orientao na forma de
uma simulao.
O ideal que se tenha dois ou at trs nveis de material. Um folheto de
baixo custo para distribuio geral, que pode ser at em P&B, um folheto mais
elaborado para visitantes qualificadas (uma boa estratgia solicitar um carto
de visitas ou o preenchimento de uma ficha de visitante em troca deste material
melhor) e um numero limitado de pastas completas e bem preparadas para
clientes ou prospects importantes. Tambm no esquea de preparar um
material para a imprensa. Uma pasta com um texto de apresentao da
empresa, nmeros relativos a sua participao no mercado e fotos dos
produtos, equipamentos e dirigentes da empresa, com textos alusivos. Os
textos e fotos podem ser em apresentados em CD-Rom, o que garante
qualidade a preo irrisrio. No esquea que as fotos para uso grfico
precisam ser em alta resoluo.

Alguns itens a serem lembrados:
-Anncios na mdia e em revistas especializadas ou tcnicas;
-Distribuio de brindes e material na feira;
-Convites de visitao ao estande por mala direta, correio e emails;
-Anncio no catlogo da feira;
-Divulgao em revistas especializadas e tcnicas;
-Servios de assessoria de imprensa, relaes pblicas e fotografia;
-Recepo a visitantes VIP;
-Eventos especiais, etc.

Outros materiais que podem ser teis no atendimento:

- Fichas de Cadastro
- Manuais de produtos e equipamentos
- Mapas de localizao da empresa, suas fbricas, escritrios, assistncia
tcnica, etc.
- Informaes para possveis representantes
- Bloco de Pedidos ou Ordens de compra
- Quadro de avisos e recados
- Malote para o escritrio
- Registro de visitas

Equipamentos e Sistemas de apoio:

- Sistemas de comunicao no ambiente da feira (bipes, fones ou rdio-
comunicao).
- Escala de planto
- Quadro de responsabilidades (Tarefas com responsvel)
- Escala de transporte (malote dirio)
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- Livro de ocorrncias (so importantes a anotao de visitas VIP, recados,
descrio de problemas diversos, assim como lembretes, solues, idias e
sugestes para prximas feiras).
- Lista com telefones para contatos de emergncia com diretores, contador,
advogado, assessoria de imprensa, RP, agencia de propaganda, etc.

Informaes que devem estar disponveis no Estande.

Um aspecto freqentemente negligenciado a necessidade de
informaes relacionadas diretamente ou indiretamente com a empresa e os
produtos que vende. s vezes um cliente inesperado, uma autoridade ou um
acionista que tem interesse numa rea no prevista ou convencional da feira e
que surge sem aviso. Nestas circunstancias um mau atendimento pode ter
repercusses muito negativas, enquanto um bom atendimento tende a ter um
efeito altamente favorvel.

No caso de produtos da rea da sade, muito importante dispor de
cpias da documentao de certificao dos produtos, literatura explicativa,
manuais de operao, listas de acessrios, etc.

Outras informaes que devem estar disponveis e podem contribuir
para o sucesso da feira:

- Endereos e cartes de filiais, representantes, distribuidores, revendedores,
etc.
- Listas com clientes e usurios de equipamentos, produtos e servios;
- Listas de referencias de usurios e clientes, com nome e fone para contato;
- Folhas cadastrais
- Endereos e Cartes das empresas de Assistncia Tcnica;
- Nome e endereo de empresas de consultoria ou suporte;
- Relao de profissionais internos com suas respectivas reas de atuao e
ramal telefnico;
- Telefone de prestadores de servio como locadoras de mo de obra,
locadoras de equipamentos, txi, guincho, seguro, empresas areas, moto-
boys, servios de transporte nacional e internacional, etc.
- Catlogos gerais da empresa e listas de preos. Mesmo para produtos no
expostos;
- Listas de preos para referencias;
- Tabelas de converso de medidas, cotao de moedas, etc.
- Taxas de frete;
- Diferenas de legislao, taxas e impostos entre estados;
- Legislao relativa aos produtos e servios;

# Dica: organize uma pasta com todo o material e leve-a para todas as feiras.
Escolha um modelo de capa bem grossa, resistente, destas que tem parafusos
para prender os envelopes plsticos. Na capa de baixo faa um furo e coloque
um ilhs ou simplesmente faa um furo. Passe por este furo um cabo de ao de
amarrar bicicleta e prenda a pasta com um bom cadeado na sala de trabalho
do estande. Para evitar que tirem os materiais da pasta, grampeie cada a ponta
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de sada de cada envelope plstico. Deste modo voc garante que as
informaes estaro sempre disponveis.

A aparncia do estande.

Em princpio nem deveria ser necessrio enfatizar este ponto, mas basta
a visita a qualquer feira para observar que um grande numero de estandes
causa uma primeira impresso desagradvel por se apresentar incompleto,
desarrumado ou mal atendido. E no uma questo de tamanho. Estandes de
todo o tipo e tamanho sofrem do mesmo mal.

A origem deste problema pode estar em um planejamento inadequado
ou em uma administrao desleixada. Os prejuzos, no entanto, so imensos.
Meses de preparao e um grande investimento podem ser desperdiados em
questo de horas ou dias.

A primeira regra a ser observada que um estande deve estar completo
e a postos durante todo o tempo, do instante da abertura ao instante final da
feira.

Nunca se sabe quando aquele cliente especial vai aparecer. Alis, minha
experincia mostra que ele - provavelmente um veterano freqentador de feiras
ir aparecer fora dos momentos maior afluncia de visitantes. Este tipo de
visitante, que vai para a feira sabendo exatamente o que quer encontrar, tende
a ir ou bem cedo ou bem no final do expediente, horrios mais favorveis para
conseguir ser atendido sem atropelos. Claro, o freqentador veterano sabe que
por um estande se conhece a empresa. Assim estes so sempre os melhores
horrios para identificar as empresas mais disciplinadas e organizadas ou,
inversamente, para flagrar empresas desleixadas e desorganizadas, do tipo
das que no se recomendam como parceiras de negcios.

O recomendvel, assim, que j na hora da cerimnia da abertura
oficial do evento o estande se apresente terminado(!), os produtos expostos e
arrumados, o material pronto, a equipe impecvel e posicionada.

# Dica. Diariamente, antes de comear a feira, rena seu pessoal para um
briefing. Repasse as instrues e recomendaes e faa todos treinarem
seus sorrisos...Ao comear, todos devem mostrar feies alegres e inteira
disposio para dar as boas vindas aos visitantes.

importante que o estande exale um perfume de eficincia, que tenha
uma atmosfera convidativa, que se mostre acolhedor. Nunca demais repetir
que tudo deve ser feito para que nenhum nico cliente se sinta pouco a
vontade. Conversao animada, risos espalhafatosos ou se sinta
atrapalhando alguma confraternizao do pessoal de atendimento. O
profissionalismo deve imperar e o mote deve ser o mesmo de uma tropa de
escoteiros: sempre alerta...


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Gesto de suprimentos do estande.

Cada minuto desperdiado numa feira dinheiro jogado pela janela.
Cada contato perdido tem um alto custo de oportunidade. Dado o fato de que
toda feira uma aposta de alto custo, que tem tempo certo (e curto...) para ser
aproveitado, na ponta do material e da infra-estrutura sempre melhor pecar
um pouco por excesso do que por falta. Sempre dentro dos limites do bom
senso, lgico.

Neste contexto, a administrao dos suprimentos ao estande da maior
relevncia. preciso garantir as quantidades necessrias de brindes, produtos
para degustao ou distribuio, folhetos e brindes, cartes de visita, etc,
olhando sempre para a demanda que vai sendo verificada. Tambm vital um
sistema de comunicao eficiente entre os responsveis pelo estande,
sobretudo se estes tambm circularem pela feira para observar a concorrncia,
estabelecer parcerias ou mesmo rever amigos. Em casos assim s um celular
no costuma ser suficiente. No mnimo as figuras mais importantes devem ter
uma segunda bateria. Uma boa idia a aquisio ou o aluguel de um conjunto
de rdio comunicao ou telefonia local.

Crie uma regra estabelecendo que, nos momentos de freqncia
reduzida, o responsvel pelo estande aplique um check-list para verificar os
itens crticos e reorganizar as coisas.

# Dica Faa com que seja preenchido um formulrio de check list novo em
cada verificao, marcando hora e identificando quem o realizou. Fazendo isto
disciplinadamente se pode detectar muitos problemas com antecedncia e
garantir que no se est esquecendo de alguma coisa importante. Inclua no
check list a verificao da presena de todas as pessoas que devem estar a
postos, os materiais promocionais que devem estar vista, os equipamentos
que precisam funcionar, as torneiras que precisam abrir e tudo o que seja vital
para o sucesso da feira.

O comportamento do pessoal da recepo.

Independentemente da hierarquia, todos os profissionais que respondem
pelo atendimento do estande devem se portar segundo as mesmas regras. O
cliente no sabe quem quem no estande e, para ele, todos ali representam a
empresa.

- Como receber o visitante
Como regra geral, todos na recepo devem estar com seus trajes ou
uniformes impecveis, todos devem exibir crachs bem visveis e com o nome
escrito em tamanho e letras que permitam a leitura no mnimo um metro, e
posicionar-se de modo a no impedir a entrada dos visitantes ou a invadir seu
espao vital, uma rea a partir do qual uma pessoa se sente desconfortvel
por ter invadida sua rea psicolgica de defesa.

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Esta distancia varia de acordo com o tamanho do estande, mas para
estande de 25 metros quadrados significa que os recepcionistas devem
respeitar uma rea de passagem de no mnimo um metro. O layout do estande
deve levar em conta as posies dos recepcionistas de tal modo que um
visitante possa entrar no estande sem tropear em um vendedor e sem temer
ser abordado contra sua vontade.

# Dica: marque com um x discreto no piso do estande o local aproximado em
que os recepcionistas devem se posicionar.

A postura dos recepcionistas deve ser a de mostrar disponibilidade, sem,
contudo, saltar sobre o visitante. No por isto que o recepcionista deve se
imaginar invisvel. Ou tratar o visitante como se este o fosse. A melhor poltica
receber o visitante com os olhos e, estabelecido o contato visual, um rpido
cumprimento adequado.

# Dica: No invada o espao vital do visitante. Estabelea o contato visual e
limite-se a um bom dia ou boa-tarde. Espere o visitante aproximar-se ou
aguarde um sinal dele para aproximar-se.

Est mais do que demonstrado que uma abordagem afobada, agressiva
ou desajeitada contra-producente. Pode at levar pessoas genuinamente
interessadas a engatarem uma resposta fria do tipo: s estou olhando...

Comprovadamente, o melhor deixar o visitante se aclimatar. Dar um
tempo para que ele se sinta vontade no estande. Claro, alguns visitantes
tomam a iniciativa. Ento s dar a ele o atendimento que solicita. Mas se o
visitante prefere olhar com calma, o ideal e manter-se atento. Se o visitante sair
do estande, tudo bem. A maioria vai visitar seu estande apenas movido por
curiosidade. Mas se o visitante mostrar interesse por algum item em particular,
ento chegada hora de entrar em ao.

A melhor forma de conseguir criar um clima propcio ao dilogo e
abordar o visitante com uma pergunta light, mas especfica. Perguntas
genricas do tipo posso ajudar no ajudam nada...O ideal oferecer uma
observao especfica sobre o produto de interesse do visitante. Por exemplo:
- este aparelho que o senhor est vendo o nico do mercado que funciona
com bateria interna....
Ou ento
- esta luva cirrgica de super-latex, um novo material que permite menor
espessura e favorece um ganho na sensibilidade ao tato...
Comentrios previamente estudados assim, que vo direto ao diferencial so
capazes aguar o interesse dos visitantes que interessam. Um cirurgio
certamente vai querer saber mais sobre esta nova luva cirrgica. Um motorista
de ambulncia mostrar que no sabe do que se trata mostrando um olhar
vtreo ou simplesmente continuando desinteressado. A vantagem deste mtodo
que no se vai perder tempo atendendo meros curiosos...

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# Dica: Coloque as perguntas introdutrias deste tipo em um cartaz discreto,
porm visvel da rea de atendimento. Deste modo os atendentes podero
lembrar o que perguntar na hora que precisam...

Atividades Pr e Ps Feira

A feira um momento de atividade concentrada em que a empresa faz
uma aposta de alto custo na expectativa de alcanar resultados estratgicos.
Para obter estes resultados a empresa precisa no s de um bom
planejamento como de uma slida preparao.

Independentemente dos resultados obtidos na feira, sempre possvel
capitalizar em cima do trabalho realizado. Assim como possvel retirar um
aprendizado til para as prximas mostras.

A seguir esto algumas destas atividades pr e ps-feira que podem ser
de grande ajuda para a criao de um modelo de participao bem sucedido
para a empresa.


Atividades Pr Feira

- Pesquisa de mercado;
- Elaborao de um plano de marketing;
- Preparo de listagem de prospects a serem contatos;
- Reunir os nomes para a listagem de mala direta;
- Preparao do material promocional;
- Envio de informaes com informao da localizao do estande aos clientes
e prospects;
- Envio de convite (telemarketing, mala direta, fax, Internet);
- Seleo do pessoal e treinamento.

Avaliao Ps-Feira

A avaliao ps-feira importante subsdio para definir futuras
participaes. Existem muitas formas de se avaliar a performance da
participao na feira, mas na prtica prefervel escolher alguns indicadores
que permitam medir o desempenho e que sejam consistentes, permitindo sua
utilizao futura tanto para comparar diferentes eventos como para comparar a
evoluo ano a ano de um mesmo evento.

O relatrio de avaliao deve considerar:

- Cumprimento dos objetivos e das prioridades pr-definidas
Exemplos:
- nmero de pedidos,
- volume de vendas,
- visitas ao estande,
- lanamento de produto,
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- insero no mercado,
- busca de representantes / distribuidores / revendedores,
- sondagem comercial / pesquisa, etc.

O PERA.

Uma das ferramentas da gesto com produtividade, o conhecido PERA
pode ser to til para a gesto da participao nas feiras quanto nas demais
reas administrativas.

O Pra aplicado para sua participao em feiras e exposies quer
dizer:

1. P - Planejar as atividades e chegar at dois oramentos
a. Oramento de gastos
b. Oramento de resultados (oramento>metas>parmetros);
2. E - Executar as atividades dentro do tempo/cronograma previsto;
3. R Produzir um relatrio que registre os avanos em comparao
com o planejado e o orado;
4. A Avaliar sistematicamente a evoluo das atividades de modo a
detectar eventuais problemas ( todo desvio do planejado um
problema, por definio) e introduzir as correes de rumo a curtos
intervalos, de modo a prevenir a necessidade de grandes correes.

A SORTE.

A TAP Transportes Areos Portugueses - usou anos atrs em seu
material publicitrio uma definio de sorte que se tornou clssica:

A sorte a preparao quando encontra oportunidades

Portanto, a todos os que estiverem preparados, formulo meus sinceros
votos de Boa Sorte!

.....

So Paulo, maio de 2003.